пронумеровать и прошнуровать журнал какие требования
Вопрос: Можно ли, чтобы журнал инструктажа на рабочем месте был ежеквартальным? Т.е. его напечатаем с фамилиями, оставим немного места для новеньких, а потом пустое место перечеркнем и заведем новый. В журнале вводного инструктажа заполняет сотрудник своей рукой графы фамилия, должность. Это ошибка? (информационный портал Роструда «Онлайнинспекция.РФ», сентябрь 2016 г.)
1. Можно ли, чтобы журнал инструктажа на рабочем месте был ежеквартальным? Т.е. его напечатаем с фамилиями, оставим немного места для новеньких, а потом пустое место перечеркнем и заведем новый. 2. В журнале вводного инструктажа заполняет сотрудник своей рукой графы фамилия, должность. Это ошибка?
1. Требования к оформлению журналов: Страницы журнала регистрации инструктажа на рабочем месте (первичного, повторного, внепланового и целевого) должны быть пронумерованы, прошнурованы, подписаны лицом, ответственным за его ведение, и скреплены печатью организации.
2. Заполняет ответственное лицо.
Информационный портал Роструда «Онлайнинспекция.РФ», сентябрь 2016 г.
Актуальная версия заинтересовавшего Вас документа доступна только в коммерческой версии системы ГАРАНТ. Вы можете подать заявку на получение полного доступа к системе бесплатно на 3 дня.
Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.
Текст материала опубликован на информационном портале Роструда «Онлайнинспекция.РФ» и размещен в Системе ГАРАНТ в соответствии с письмом Федеральной службы по труду и занятости (Роструда) от 02 июля 2015 г. N 2169-ТЗ.
Инструкция: нумеруем страницы в журналах правильно
Как правильно нумеровать страницы в журнале: простым карандашом, в правом верхнем углу каждого листа, не задевая текст, в валовом порядке арабскими цифрами.
Где найти правила по нумерации и прошиванию документов
Законодатель обязал нумеровать и прошивать собранные в дело бумаги, но не сообщил, как правильно нумеровать страницы документов и как нужно производить шнуровку. Что это для нас? Свобода действий и снижение ответственности. Как хотим, так и нумеруем. Как умеем, так и прошиваем.
Однако на практике стоит придерживаться определенных правил. На что ориентироваться? Еще недавно это делали с оглядкой на рекомендации Росархива по разработке инструкции по делопроизводству, утвержденные Приказом № 76 от 23.12.2009, на ГОСТ Р 51141-98 и на отраслевые своды правил делопроизводства (Приказ Минкультуры № 536 от 08.11.2005, Приказ МНС № БГ-3-09/198 от 18.04.2003). Теперь они утратили силу.
Сегодня для работы используют «Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления», утвержденные Приказом Росархива от 24.12.2020 № 199, и Приказ Минкультуры России от 31.03.2015 № 526, утверждающий организацию работы с архивными документами. Изложенные там правила удобны, понятны и практичны.
Как нумеровать журналы
Чтобы понять, с какой страницы начинается нумерация журнала или дела, как и чем пронумеровывать, смотрим Приложение № 20 к указанным выше методическим рекомендациям, которое так и называется: «Правила оформления дел и подготовки дел к передаче на архивное хранение».
Итак, если нам требуется что-то пронумеровать, например произвести нумерацию страниц в журнале по охране труда, делаем следующее:
Шаг. 1. Открываем первую страницу.
Шаг 2. В правом верхнем углу первого (верхнего) листа ставим цифру 1.
Шаг 3. Переворачиваем страницу и на следующей таким же образом ставим цифру 2. Таким образом нумеруем все листы до самого нижнего в возрастающем порядке номеров.
Нумерацию делаем по следующим правилам:
Пронумеровав все, составляем лист-заверитель, где указываем количество листов документа, их физическое состояние, особенности, которые хотим отметить. Все подписывается составителем с указанием должности и даты составления. Можете воспользоваться установленной формой (Приложение № 23 к вышеуказанным Методическим рекомендациям Росархива). Подойдет обычный формат А4, который либо подшивается в журнал самым последним, либо приклеивается на внутреннюю сторону обложки журнала. Вот образец бланка:
С вопросом о том, как нумеровать страницы в журнале инструктажа или любого другого журнала правильно, как нужно пронумеровать сформированные дела, разобрались. Теперь требуется все прошнуровать.
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как составить журнал регистрации уведомлений о начале ежегодных отпусков. Используйте эти инструкции бесплатно.
Как и какими нитками шнуровать
Чтобы ничего не выпало и не потерялось, документ прошнуровывается. Для объемных журналов или стопок бумаг используем прочный материал — прошивные нитки ЛШ-210, банковский шпагат или любую прочную нить, например капроновую или лавсановую. При небольшой толщине допускается использование простой швейной нити. Сложите ее в несколько раз и прошивайте. Вот как это делается правильно:
Шаг 1. Просматриваем страницы журнала или дела, чтобы оценить величину левого поля. Когда его размер слишком узкий — приклеиваем полоску бумаги, которую будем использовать для прошивки.
Шаг 2. Выравниваем все.
Шаг 3. На левом поле, отступив 2 см от края текста, делаем отверстия. Используем шуруповерт, дырокол, шило, иглу.
Шаг 4. Берем нить и прошиваем все страницы.
Шаг 5. Оба конца используемой нити пропускаем через среднее отверстие на наружную сторону обложки.
Шаг 6. Завязываем обе нити узлом.
Шаг 7. Лишнюю длину нитей отрезаем так, чтобы остались кончики около 5–6 см.
Шаг 8. На завязанный узелок крепим специальную наклейку или приклеиваем кусок бумаги размером 6 на 4 см. Вот образец:
Всего прошито, пронумеровано
и скреплено печатью
__________ (_______________________________________) листов
Подпись _____________________ /___________________________/
«______» _____________________20 ____ г. М.П.
Шаг 9. После высыхания (если пользовались клеем) заносим информацию о том, сколько листов в документе пронумеровано и прошнуровано, кем и когда это сделано, подпись ответственного лица.
Шаг 10. Заверяем запись печатью организации (если есть).
Прошивка Книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них и Приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки и вкладышей имеет важную особенность: их следует скрепить сургучной печатью или опломбировать (пункт 41 Правил, утв. постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 «О трудовых книжках»).
Есть ли наказание за неправильную нумерацию или шнурование
При работе с журналами административная ответственность отсутствует. Ответственное лицо, допустившее ошибку в работе с такими документами, в том числе при их нумерации, можете привлечь к дисциплинарной ответственности на основании ст. 192 ТК РФ. Но необходимо соблюдать условие: обязанность, которую работник не сделал или сделал плохо, допустив ошибку, возложена на него трудовым договором или должностной инструкцией.
Ошибки в нумерации и несоблюдении правил шнурования Книги учета движения трудовых книжек и Приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки и вкладышей чреваты наказанием на основании ст. 5.27 КоАП РФ.
В 2005 г. закончила СПб Институт управления и права, направление «Менеджмент организации», в 2008 г. специализация «Трудовое право и кадровое делопроизводство». С 2008 года работаю на предприятии прецизионной механообработки.
Как правильно нумеровать документы, страницы, листы, при подшивке, в делопроизводстве, для архива
Нумерование листов, последующая сшивка документов, довольно важное и ответственное дело. К нумеровке прибегают бухгалтера, юристы, нотариусы. Она важна для ИП, государственных учреждений, предприятий. Однако сегодня, в силу новых технологий и компьютеризации всех отраслей, документирование становится больше электронным. Но стоит отметить, что и бумажные носители все еще актуальны, востребованы при обращении во многие государственные инстанции.
Как правильно нумеровать страницы документа
Прежде чем говорить о нумерации страниц, давайте разберемся, какие документы необходимо нумеровать для сшивания.
Ознакомлению предоставлен не полный список документов, которые подлежат нумерованию. Начиная с 2013 года нет четко оговоренных правил по нумерованию документации для не государственных предприятий и частных предпринимателей/ИП. Поэтому, нумероваться и подшиваться может значительно больше количество документации.
Правила нумерации страниц документов:
Как правильно нумеровать документы при подшивке
Прошивка документов требует внимательности и терпения. Ведь листы нужно складывать так, чтобы при прошивке они не торчали в разные стороны.
Нумеровка листов начинается сразу после титульного описания.
Лист документа может иметь две страницы, лицо обязательно четное, а тыльная часть не четная. Если же расположения текста с одной стороны, тогда нумеруют только одну сторону.
Во время подшивку в общую пачку могут вкладываться разные документы: листы разных форматов, конверты и т.д.
В одну пачку допустимо вложить до 250 листов, не более. Титул/опись можно приклеить к твердой обложке.
Как правильно нумеровать сшитые документы
Подготовленная и прошнурованная ранее папка с документацией нумеруется так же, как и та, которая только готовится к прошивке.
Все, что будет выявлено и невозможно исправить, обязательно прописывается в конце на фиксаторе. Все изменения могут не вместиться. В таком случае допускается описание на всей последней странице.
Как правильно нумеровать страницы документа по ГОСТу
На сегодняшний день нет закона или положения, которые регламентируют правила комплектования документации для подшивки. Существуют положения ведомственных структур, которые устанавливают правила подачи документов в определенных отраслях.
Все три положения говорят о едином порядке нумеровки и сшивания/шнуровки документов. Внимательно следуя этим инструкциям, вы сможете избежать многих ошибок.
Как правильно нумеровать документы для архива
На архивирование идет документация юридических и государственных предприятий, ИП, через год. Могут быть отклонения от правил, если делопроизводство не завершилось. По завершению определенного срока, сшитая документация сдается в архивы. Архивы могут быть государственными, региональными, муниципальными.
Если не предусмотрено иное, документация хранится в архиве:
Правила подачи сшитых документов в архив:
При сдаче документации папка должна иметь твердую обложку. Обложка из простого картона не принимается, это должен быть особенный, безкислотный. На ней нужно указать аббревиатуру предприятия, подразделений, обозначить дело, прописать дату начала и завершения, сколько листов, длительность сохранности документации.
Если сшитая документация хранится меньше 25 лет, обложку можно не цеплять. В таком случае достаточно одной описи.
Правила нумерования документов для сдачи в архив:
Важно! Оттиск должен быть размещен таким образом, чтобы он разместился и на прямоугольной наклейке и на листе рядом. Это же касается и подписи лица оформлявшего данную документацию.
Как правильно нумеровать и шнуровать документы
Нумеровать документацию нужно только по ГОСТу. Данные правила действуют для всех субъектов предпринимательской деятельности, предприятий, государственных учреждений.
Правильного сшивания бумаг есть несколько способов. Единственное что следует исключить в работе, так это степлер. Он категорически запрещен.
Технология шитья/шнуровки:
Где правильно нумеровать страницы в документе
Для нумеровки выделяют только верхнюю часть листа, угол.с правой стороны. Номера пишутся только простым карандашом.
Полное описания правил нумерации документов для подшивки с последующей сдачей в архив. Даже если документация не подлежит сдаче в будущем, вы готовите ее для визита в государственное учреждение, правила по оформлению остаются неизменны.
Подводим итоги:
Нумеровка документов вопрос довольно щепетильный, требует определенной последовательности и внимания, Справиться с такой работой под силу каждому. Следуя несложным правилам, вы с легкостью проведете подготовку необходимых документов.
Об Авторе
Смотрите также
Слова скорби по умершему своими словами, стихами. Слова скорби о маме, о папе, от дочери, от сына. Стих в память о маме от дочери, от сына
День народного единства шаблоны, 80 шаблонов: вытынанки, трафареты. Оформление ко дню Народного Единства: окно шаблоны, зал, сцена, стенд
Поделка символ года Тигр. Аппликация на тему дикие животные, аппликации к году Тигра: из бумаги, листьев, ткани, из природного материала
2 комментария
С листами и страницами напутали….»одна страница может иметь два листа»-это круто
Разрушаем Миф о Ведении Журналов По Охране Труда!
Обучение по охране труда и смежным направлениям в Виртуальной производственной среде с использованием Электронных тренажёров + выдача удостоверений. Как это?
Приветствую, уважаемые друзья! Наверняка многие из специалистов по охране туда делают “это самое”, а именно – сшивают и нумеруют журналы регистрации вводного инструктажа, журналы регистрации инструктажа на рабочем месте (далее – журналы по охране труда). Угадал?
Дело по вышиванию крестиком может и приятное, но вот требования нумеровать, сшивать и скреплять печатью журналы по охране труда закреплены только в некоторых межотраслевых/отраслевых правилах.
Например, только в Межотраслевыми правилами по охране труда на автомобильном транспорте есть требования сшивать, нумеровать и скреплять печатью журнал регистрации инструктажа на рабочем месте.
По крайней мере мне, на данный момент, известно только об этих правилах. И то, за это спасибо Игорю Панюгину. Я ещё в самом начале своей профессиональной деятельности из одного учебного центра твёрдо уверовал, что вообще нет ни одного НПА, в котором содержаться требования по сшиванию, нумерации и скреплению печатью журналов вводного и на рабочем месте. Да и так, у кого спрашиваю, никто не знает. А вот Игорь Панюгин знал, и подсказал.
Касательно других журналов, Правилами по охране труда при эксплуатации электроустановок предусмотрено сшивать, нумеровать и т.д. следующие журналы:
– Журнал учёта работ по нарядам и распоряжениям;
– Журнал учёта проверки знаний правил работы в электроустановках для организаций электроэнергетики.
Правилами по охране труда при работах на радиорелейных линиях связи:
– Журнал учёта работ по нарядам и распоряжениям.
Не исключено, что требования сшивать, нумеровать и скреплять печатью определённые журналы содержатся и в других правилах по охране труда.
Если в межотраслевых/отраслевых правилах относящихся к вашему виду деятельности нет таких требований, и на проверке государственный инспектор труда скажет, что вы нарушили, то смело попросите его показать, где написано чёрным по белому, что журналы по охране труда надо нумеровать, сшивать и скреплять печатью.
На этой оптимистичной ноте разрешите откланяться! До новых заметок!
Лично моё мнение, что документ на двух и более листах необходимо сшивать и нумеровать, поскольку работать с пронумерованными документами легче, а сшивка позволяет защититься от разных манипуляций.
Так и будем сшивать (копировать, архивировать и т.п. …и складывать в шкафчик) покуда не научимся работать по законам, а не потакать “мнениям и домыслам” инспекторов (ГИТ, РТН и т.д.) … большинство их них работает по понятиям и наитию, пока в суд на их действия не подадут. Если есть юрист адекватный, то на раз отшивает предписания таких инспекторов по формальным признакам. Так и вы не отставайте … вместо того чтобы “дырить и шить” нормативные правовые акты почитайте)))
По данному вопросу есть ответ Минтруда, следующим:
По мнению Департамента, содержание журналов по охране труда должно соответствовать содержанию журналов, приведенных в ГОСТ 12.0.004-90, при этом полагаем возможным внесение дополнительных сведений, не изменяя содержания граф, указанных в формах журналов. При этом необходимо отметить, что каких-либо требований, связанных с необходимостью шнуровки журналов, нумерации страниц, печати и подписи, скрепляющей журнал, законодательно не установлено. Вместе с тем, полагаем, что указанные требования могут быть установлены локальными нормативными актами работодателя, связанными с организацией делопроизводства в хозяйствующем субъекте.
А делопроизводство как же? Эти, как вы выражаетесь “вышивания крестиком”, пятую точку прикрыть могут от пинков судьбы. Да, может прямо и не прописано, но прошивая документ (журнал) вы защищаете его листы от изъятия
а ещё лучше издать даже приказ по предприятию как вести журналы….и прописать все требования
Установленных конкретно правил законодательно не существует.
Есть отдельные инструкции которые выдавали отдельные министерства и т.д.
Но не забываем, что есть такие документы как ДСТУ ГОСТ и т.д. по деловодствуа именно: ДСТУ 4163-2003 и многих других инструкций, а также ISO/TR 15489-1, ISO/TR 15489-2 и т.д.
Мы зоне РФ, так что ДСТУ нам точно не указ…
Страницы журнала должны быть пронумерованы и защищены от изъятий и вложений. Такое требование встречается для определенных журналов в некоторых отраслевых Правилах работы с персоналом. Например, в организациях электроэнергетики.
Причем, речь как видим не о шнуровке, а о защите от изъятий и вложений 😉
Вижу уже что некоторые на личности перешли из-за спора нужно ли шнуровать и нумеровать журнал или нет. Ну нельзя же так!
Во первых – что трудно прошить и пронумеровать журнал? Это понятно когда куча разных предприятий и множество журналов по охране труда и т.д. Но когда два-три журнала совсем нетрудно их прошить и пронумеровать. А когда много – можно передать их нескольким ответственным людям на прошивку
Во вторых к черту требования разных правил их напридуманно куча уже – нужно только одну идею реализовать – продавать сразу прошитые и пронумерованные журналы с твердой обложкой и страницами хрен выдерешь. Все точка – заниматься рукоделием не нужно.
В-третьих в наш компьютерный век можно любой журнал напечатать сразу с подписями и шнуровкой. Проку то от него? Вот вам еще идея – ставим на производстве вендинговый автомат с дактилоскопическими датчиками и стендом- монитором. Работник проводит пальцем и проходит различные процедуры – прошел инструктаж, получил спецодежду, прошел обучение, направлен на медосмотр, уволен за пьянку и т.д. Гарантия 100%. Инженер не нужен.
Не пугайте инженеров)
У меня вопрос: Какой документ устанавливает единые требования при выдаче, утверждении и выполнении нарядов на производство работ, в том числе на работы повышенной опасности. Если вообще в российских нормативных документах что-то подобное?
С 01.07.2016 прекращается применение ГОСТ 12.3.002-75 «ССБТ. Процессы производственные. Общие требования» на территории Российской Федерации. Взамен с 01.07.2016 вводится в действие на территории Российской Федерации ГОСТ 12.3.002-2014 (приказ Росстандарта от 28.09.2015 N 1368-ст).
ГОСТ 12.3.002-2014 устанавливает общие требования безопасности к производственным процессам с позиций предотвращения неблагоприятного воздействия на работающих вредных и (или) опасных производственных факторов. Стандарт предназначен для применения при разработке конструкторской и технологической документации при проектировании, внедрении в производство и осуществлении деятельности производственных процессов всех видов экономической деятельности. Требования стандарта являются основой для установления требований безопасности в стандартах, технических условиях, технологических регламентах, эксплуатационных и других конструкторских документах на группы производственных процессов.
ГОСТ 12.3.002-2014 Система стандартов безопасности труда. Процессы производственные. Общие требования безопасности применяется для целей технического регламента. Документ включен в Перечень стандартов, в результате применения которых на добровольной основе обеспечивается соблюдение требований технического регламента Таможенного союза “О безопасности машин и оборудования” (ТР ТС 010/2011), утвержденный Решением Комиссии Таможенного союза от 18 октября 2011 года N 823. Правила применения межгосударственных стандартов установлены п.4 ГОСТ 1.2-2009 “Межгосударственная система стандартизации. Стандарты межгосударственные, правила и рекомендации по межгосударственной стандартизации. Правила разработки, принятия, применения, обновления и отмены”
Нитки да иголки: как правильно прошить документы – пошаговая инструкция
Содержание
Чтобы обеспечить целостность документации, представить отчет в налоговую или сдать важные бумаги в архив и другие организации, нужно выполнить прошивку документов. Это гарантия безопасности, ведь так не сможет произойти потери или подмены отдельных листов. Последовательная нумерация и скрепление листов решит множество проблем.
Однако, несмотря на простоту этой процедуры, здесь нельзя допускать ошибки. В статье мы рассмотрим, как правильно прошнуровать и пронумеровать документы нитками, а также образцы и способы прошивки.
Какая документация требует прошивания
Обычно сшиванию подлежат бумаги, предназначенные для регистрационных и контролирующих органов, а также те, что сдают в архивы, отправляют на проверку или имеют ценность для владельца.
Перечень документов, которым, как правило, требуется прошивание листов:
Делопроизводитель должен понимать, что это сложный и кропотливый процесс, поэтому он обязан позаботиться о добросовестном исполнении и качестве сшивания. Потому что он несет ответственность в случае расформирования документации или ее потери.
Как правильно прошивать документы по ГОСТу
В наше время регламентированной формы правильной подшивки не существует. Однако имеются предписания Росархива, установленные приказом от 23.12.2009 № 76, также есть ГОСТ Р51141-98 «Делопроизводство и архивное дело» и инструкции Центрального банка России. Вместе с тем есть требования к прошивке бумаг, которые разрабатывались другими ведомствами.
Из-за недостатка информации, предпринимателю сложно разобраться в процессе, ведь каждый отдельный орган требует соблюдать свои правила.
Инструменты и подготовительная работа
Чтобы подшивать документы нитками, необходимо определить толщину документации, и тогда можно правильно подобрать нужные типы инструментов.
Обычно прошивку делают с использованием следующих предметов:
После подготовки всех инструментов нужно:
Инструкция прошивки важных бумаг
Подойти к этой процедуре нужно с большой серьезностью. Если прошивка будет некачественная и слабая, то страницы можно легко разъединить, чего допустить нельзя, так как основной целью процедуры является невозможность добавить новую информацию или потерять часть.
Кроме того, для предоставления документов в государственные органы, все должно быть правильно прошнуровано, пронумеровано и скреплено печатью по образцу на фото, иначе листы не смогут принять.
Два прокола
Это самая простая процедура, с которой не возникнет сложности. Отверстия делают иглой или дыроколом. Проткнуть их надо с левой стороны, отступая где-то 1-2 см.
Затем, как будут сделаны 2 дырки, можно подшивать – для этого надо пропустить нитку через прокол в документе несколько раз и в конце завязать узлом на задней странице. В верхнем правом углу каждого листа проставить порядковый номер.
Три прокола
Для начала надо отметить местонахождение отверстий. Если не нужно иное расположение, то они должны находиться в центре левого края страницы на равном расстоянии в 3-5 см.
Чтобы прошить документы нитками в три дырки, необходимо завести иголку в средний прокол с задней стороны, затем вывести на лицевую сторону через верхнее отверстие. Протягиваем нить через нижнее отверстие с обратной стороны, а потом через лицевую проводим в среднюю дырку. Оставляем отрезок примерно 7 см и связываем.
Четыре прокола
Если документ большой толщины, то для надежности его подшивают в 4 дырки. В таком случае лучше воспользоваться шилом или двумя иголками. Для начала иглой помечают, где будут находиться отверстия. Обычно расстояния между ними примерно в 3-5см.
Далее порядок процесса, как правильно прошивать документы ниткой, следующий:
Свободные концы связывают и обрезают. Крепление выполняют с помощью канцелярского клея и квадратного куска чистой бумаги.
Важно! Если пакет документов состоит из более 10 страниц, рекомендуется использовать дырокол или прошиватель.
Заключение
Иглы и нитки, чтобы сшивать договоры и другие документы, используются в каждом офисе, ведь прошивание самый проверенный и надежный метод скрепления важных бумаг.
Также сшивание необходимо при передаче в налоговую службу или Пенсионный фонд. Потому что документация, скрепленная с помощью клея и степлера, не принимается. Это будет нарушением предъявляемых к юридическим лицам требований.
Работая с большим объемом информации, требуется систематизировать ее и правильно хранить. Только после сшивания можно быть уверенным, что подмена или потеря листов невозможна.
В организации всегда должны присутствовать приспособления для подшивки документов: нитки, иглы, дыроколы. Эти товары можно найти в интернет-магазине Офисмаг.