Автоматизация Facilities Management
Управление инфраструктурой организации — это важное направление деятельности любой корпорации. Между тем работа в данной области даже в крупных компаниях зачастую недостаточно автоматизирована. Это связано с тем, что специализированные решения дороги и тяжеловесны, плохо интегрируются с существующим информационным окружением, а универсальные платформы автоматизации не обладают нужной функциональностью и не содержат готовых шаблонов бизнес-процессов, реализованных в соответствии с лучшими практиками. Давайте разберёмся, какие решения сегодня представлены на рынке автоматизации Facilities Management, и попытаемся понять, есть ли золотая середина между этими крайностями.
Что такое Facilities Management
На русский язык англоязычный термин Facilities Management (FM) переводят по-разному. Всё зависит от того, какой смысл в него вкладывают. Самые расхожие вариации: «управление помещениями», «управление инфраструктурой» (физической), «управление недвижимостью». И это не столько трудности перевода, сколько вопрос его адаптации под конкретные задачи. От толкования термина зависит в том числе и выбор инструмента автоматизации Facilities Management.
Выбор этот непрост. На мировом рынке профильного ПО представлено порядка сотни продуктов, в той или иной степени относящихся к автоматизации FM. Причём делятся они на ряд подвидов, которые отличаются специализацией и базовой функциональностью: CAFM (Computer Aided Facility Management), CIFM (Computer Integrated Facility Management), TIFM (Total Integrated Facility Management), UIFM (Ubiquitous Infrastructure & Facilities Management), IWMS (Integrated Workplace Management System), CMMS (Computerized Maintenance Management System) и пр. На фоне этой пёстрой иерархии рынок ITSM-систем кажется скучноватым.
Профессионалы отрасли под Facilities чаще всего понимают обобщённое «объекты», а вот под Facilities Management — более конкретное «управление инфраструктурой организации». Инфраструктура здесь — комплекс физических активов, который создаёт функциональную среду: инженерные системы и оборудование, офисные и технические помещения, ИТ-инфраструктура и т. д.
В современном понимании главный элемент Facilities Management — space (помещение), если у́же — workspace (рабочее пространство), которое связано с персоналом и производственными процессами. Персонал, нанимаемый собственником помещения или здания, отвечает за эффективность инфраструктуры организации. Повышает эту эффективность как раз таки ПО для автоматизации Facilities Management, объединяя людей, физическое окружение, процессы и технологии.
Виды систем автоматизации FM
К «материнскому» типу FM-систем относятся CAFM — Computer Aided Facilities Management (системы автоматизации управления инфраструктурой). Концепцию CAFM придумал в 1970-х Брюс Форбс, основатель ARCHIBUS — компании, которая и сегодня входит в число ведущих вендоров FM-решений. Концепция подразумевала создание программного обеспечения, которое помогало бы оптимизировать жизненный цикл объекта недвижимости, а также сократить издержки владения.
Сейчас CAFM — обобщающая аббревиатура для вообще всех универсальных FM-систем. Наиболее близка ей по смыслу IWMS — интегрированная система управления рабочим пространством. Часто эти аббревиатуры объединяют: CAFM/IWMS. Тем не менее, несмотря на отсутствие смыслообразующего FM, аббревиатура IWMS как обозначение универсального ПО для автоматизации Facilities Management используется всё охотнее. К примеру, аналитическое агентство Gartner публикует ежегодные обзоры именно IWMS-рынка.
Целевая аудитория CAFM/IWMS-решений — средние и крупные заказчики с объектами общей площадью от 100 тыс. м 2 и более 1000 сотрудников в штате. В основную функциональность CAFM/IWMS входят модули управления:
Из общих тенденций CAFM/IWMS, которые отмечают отраслевые эксперты, — внедрение машинного обучения и инструментов аналитики, упрощение пользовательского интерфейса, переход в облака (SaaS-модель) и ориентация на глобальный рынок — как минимум на присутствие в США и Европе.
Примеры CAFM/IWMS-систем
Рассмотрим для примера три облачных решения из числа топовых: Spacewell, IBM Tririga и FM: Interact.
Spacewell
Spacewell — многоплатформенный FM-инструмент. Источник: Spacewell.com
Spacewell — программное обеспечение для комплексного управления объектами, недвижимостью и рабочим пространством. Платформа предлагает широкую FM-функциональность, в том числе гибко настраиваемые, автоматизированные и прозрачные процессы (Workflow), интеграцию с инструментами САПР, BI-аналитику и другие интеллектуальные сервисы — например, сбор данных об объектах в реальном времени с помощью IoT-датчиков.
Spacewell подходит для всевозможных операционных задач эксплуатации зданий, для долгосрочного планирования их жизненного цикла, для управления договорами аренды и контроля других процессов, необходимых арендодателям.
В 2019 году Spacewell поглотила компанию Axxerion — нидерландского производителя популярной облачной платформы для управления техническим обслуживанием зданий (класс систем CMMS). В результате Spacewell расширила технические возможности своей FM-системы и закрепилась на рынке CMMS-решений.
IBM Tririga
У IBM Tririga есть русскоязычная версия. Источник: ibm.com
IBM Tririga — интегрированное решение для управления рабочим пространством. Из базовых возможностей: управление объектом, инфраструктурой и энергоснабжением, управление капитальными проектами и учёт аренды, управление конфигурацией рабочего пространства и резервированием. Также ПО помогает повысить финансовую и экологическую эффективность объекта.
Как и в Spacewell, в IBM Tririga применяются новые технологии — AI и IoT, которые помогают анализировать и визуализировать данные о состоянии зданий, составлять прогноз по заполнению пространства и оптимизировать его.
Одна из сильных сторон IBM Tririga — многофункциональный модуль управления арендой, который предоставляет пользователям информацию о текущей и предыдущей стоимости активов, сумме амортизации, предстоящих обновлениях и изменениях в договорах. Также модуль показывает финансовую информацию: контракты на недвижимость, арендные расходы и пр.
IBM Tririga — интегрированное решение для управления рабочим пространством. Из базовых возможностей: управление объектом, инфраструктурой и энергоснабжением, управление капитальными проектами и учёт аренды, управление конфигурацией рабочего пространства и резервированием. Также ПО помогает повысить финансовую и экологическую эффективность объекта.
Как и в Spacewell, в IBM Tririga применяются новые технологии — AI и IoT, которые помогают анализировать и визуализировать данные о состоянии зданий, составлять прогноз по заполнению пространства и оптимизировать его.
Одна из сильных сторон IBM Tririga — многофункциональный модуль управления арендой, который предоставляет пользователям информацию о текущей и предыдущей стоимости активов, сумме амортизации, предстоящих обновлениях и изменениях в договорах. Также модуль показывает финансовую информацию: контракты на недвижимость, арендные расходы и пр.
FM: Interact Software
FM: Interact — в числе лучших IWMS-платформ по версии Gartner. Источник: fmsystems.com
FM: Interact — веб-платформа для автоматизации управления недвижимостью, рабочим пространством, размещением, ремонтом, переездом, обслуживанием, имуществом, активами, умными зданиями (домами) и т. д. Функциональность FM: Interact достаточна широкая, то есть мало отличается от конкурентов из топ-10. Из ограничений — САПР-интеграция только с AutoCAD (и на это пеняют некоторые клиенты).
Разработчики FM: Interact акцентируют внимание на том, что софт помогает снизить эксплуатационные расходы. В частности, обещают 15-процентное снижение средних затрат на оптимальную организацию рабочего пространства, экономию на недвижимости (за 5 лет — до 20 млн долларов) благодаря использованию инструментов аналитики, 80-процентное снижение средних затрат на переезды и многое другое. Впрочем, всё это релевантно, пожалуй, лишь для крупных западных заказчиков.
Facilities Management vs ESM
Несмотря на продвинутую функциональность, у продуктов класса CAFM/IWMS один существенный недостаток: это вещь в себе. Потому что функциональность здесь узкоспециализированная, ограниченная только задачами Facilities Management. В организациях, бизнес которых связан с FM, остальным подразделениям — ИТ, АХО, HR и т. д. — приходится пользоваться собственными инструментами автоматизации. Например, ИТ-отделы используют ITSM-системы. Отсюда и тенденция к расширению «зоопарка» прикладного ПО, который усложняет внутренние бизнес-процессы и менеджмент.
Скажем больше: CAFM/IWMS-системы — препятствие на пути цифровой трансформации, такой же рудимент, как и ERP. Это ПО, которое в силу специфики несовместимо с понятием сквозного потока ценности (Value Stream), проходящего через все подразделения компании. Цифровая трансформация требует, чтобы FM-инструменты интегрировались в общий сервисный подход к управлению организацией. Чтобы отдел управления объектами, как и другие подразделения, использовал общий для всех инструмент автоматизации. А также, что особенно важно, тесно взаимодействовал с ИТ-отделом. Единственная практическая концепция, которая удовлетворяет этим требованиям, к тому же опробованная рынком, — Enterprise Service Management (ESM).
ESM-платформа SimpleOne как замена специализированным FM-решениям
На ESM-платформе SimpleOne можно развернуть отдельный модуль для автоматизации процессов Facilities Management. Технические возможности платформы не уступают возможностям полноценных CAFM/IWMS-систем, во всяком случае, по набору базовых функций и уровню автоматизации FM-процессов. Эти процессы в SimpleOne можно использовать из коробки либо организовать миграцию бизнес-процессов из существующей CAFM/IWMS-системы и гибко настроить их в новой среде с помощью no- и low-code-инструментов.
В настоящий момент FM-функциональность SimpleOne интенсивно расширяется. Активно развиваются такие инструменты управления недвижимостью, как:
Заключение
Главное преимущество включения Facilities Management в общий сервисный подход к управлению компанией с помощью ESM-платформы — создание полнофункциональной, комфортной рабочей среды, в которой все подразделения работают как единая сервисная команда. В такой команде каждый участник вносит вклад в поток создания ценности. А руководство благодаря единому инструменту автоматизации может этот вклад адекватно измерить и оценить.
Рекомендации от экспертов. Блог Okdesk
Facility management (FM) — это профессиональное управление обслуживанием недвижимых активов. В зависимости от назначения объекта в сегменте facility management выделяют управление коммерческими и жилыми зданиями. Также может отличаться сфера ответственности управления — компании, функционирующие на данном рынке в зависимости от ответственности и полномочий могут управлять объектом целиком (управляющие компании) или обслуживать отдельные элементы инфраструктуры объектов (facility-операторы). И в первом, и во втором случае отношения собственника с оператором или управляющей компанией регулируются договором оказания услуг.
Зачем управлять обслуживанием недвижимостью
Пренебрежительное отношение к обслуживанию и управлению недвижимым имуществом чревато постепенным ухудшением его потребительских характеристик и скорейшим приходом в негодность ключевых элементов инфраструктуры. Если одни проблемы ведут к неудобствам для пользователей объекта, другие могут поставить крест на самой возможности его использования. И все эти проблемы приходят неожиданно — по хорошей традиции в самый неподходящий момент.
Такой недальновидный подход обязательно найдёт своё отражение в снижении арендной ставки, приведет к оттоку покупателей, посетителей и арендаторов. Грамотный подход к facility management позволяет управлять этими рисками, прогнозируя и предупреждая их — проводя регулярное обслуживание, наблюдая за состоянием важной инфраструктуры и предвидя поломки. Это междисциплинарное направление позволяет решать высокоуровневые задачи по автоматизации зданий, повышению энергоэффективности бизнеса, снижению воздействия на окружающую среду.
Из чего состоят услуги управления недвижимостью?
Facility management включает в себя все процессы, связанные с эксплуатацией и обслуживанием объекта и прилегающей территории — от ремонта инженерной инфраструктуры, до управления климатом в переговорных комнатах и перемещения тяжелой мебели между локациями. В широком смысле в это понятие включают даже проектирование и строительство зданий, а также их последующую реконструкцию или снос. Условно процессы и услуги, входящие в facility management, можно разделить по следующим направлениям:
Управление инфраструктурой
В этот набор услуг входит всё, что касается эксплуатации инженерной инфраструктуры здания — отопления, водоснабжения и канализации, вентиляции, кондиционирования и т. д. Задача сводится к обслуживанию всей инфраструктуры для поддержания ее в рабочем состоянии, устранению и предотвращению аварийных ситуаций.
Пожарная и физическая безопасность
Речь идет об услугах, связанных с обеспечением пожарной безопасности объекта, контролем доступа на территорию и охраной ценных объектов. Помимо выполнения пожеланий собственника эти процессы направлены на соответствие требований регуляторов, без которого деятельность предприятия может быть приостановлена.
Бюджетное планирование
Сюда входят процессы расчета бюджетов, учета затрат на эксплуатацию и обслуживание объекта. В зависимости от масштабов и сферы бизнеса в перечень процессов могут входить как стандартные, так и экзотические, вроде управления кредитами на реконструкцию.
Клининг
К этой категории относятся все процессы, связанные с уборкой помещений и вывозом мусора. Все они позволяют поддерживать чистоту в здании (как в личных помещениях, так и в местах общего пользования) и на прилегающей территории.
Почему facility management востребован по всему миру?
Услуги по управлению и эксплуатации объектов, как и любой другой вид деятельности, требует высокого уровень квалификации исполнителей. Доверяя объект профессионалам, собственники рассчитывают на сохранение его потребительских качеств в долгосрочной перспективе. Модель аутсорсинга обслуживания недвижимых активов имеет ряд существенных преимуществ:
Наличие экспертизы
Профильные компании знают, как решать те или иные задачи, связанные с обслуживанием отдельных элементов инфраструктуры. Как правило, они имеют в штате специалистов, у которых есть все необходимые допуски и сертификаты для качественного проведения работ. При обслуживании собственной недвижимости для подобных квалифицированных специалистов не всегда найдутся задачи на полный рабочий день. В этом случае есть смысл обращаться к подрядчику.
Оборудование для обслуживания
При обращении к аутсорсеру компания не должна приобретать специализированное оборудование — от альпинистского снаряжения до поломоечных машин. Все это основное средство производства для обслуживающей компании, которая сфокусирована на управлении недвижимыми активами.
Быстрое устранение неполадок на объекте
Заказывая обслуживание недвижимого актива, как услугу, собственник может договориться о SLA — сроках реакции на те или иные обращения. Риск компании будет застрахован ответственностью аутсорсера по договору.
Понятная структура затрат и экономия
Договор на обслуживание подразумевает понятные и прогнозируемые платежи. За счет профессиональной оптимизации аутсорсера затраты на обслуживание становятся меньше и разбиваются на длительный период времени — необходимость вкладываться в срочный ремонт не возникает неожиданно.
Стандарты управления недвижимостью в мире
Мировой рынок управления недвижимостью сформировался около 30 лет назад. В рамках этой отрасли действует международная ассоциация International Facility Management Association (IFMA), основанная еще в 80х годах прошлого века. Она занимается выявлением и распространением лучших практик, а также формулирует стандарты оказания услуг в этой сфере.
Сегодня этот рынок продолжает развиваться, вслед за тем, как меняются сами объекты недвижимости. Заказчики активно внедряют технологии интернета вещей, поэтому и отрасль цифровизируется, стремится накапливать данные и переходит от обслуживания инцидентов к предиктивной аналитике, которая помогает снизить риски для бизнеса.
Состояние рынка Facility Management в России
Рынок управления недвижимостью в России развивается с середины 90х годов прошлого века. Он постепенно перенимает общемировые тенденции, но очевидно менее развит.
В целом в России рынок более консервативен. Доля недвижимости, управляемой по схеме аутсорсинга, растет, но довольно медленно. В двух столицах доля внешнего управления доходит до 70%. Однако в регионах идея аутсорсинга пока приживается плохо.
Комплексным фасилити менеджментом в основном интересуются крупные собственники недвижимости — от 20-30 тыс. кв. м. При этом у нас активно развивается модель совмещения собственного управления и аутсорсинга отдельных услуг.
В последние годы российский рынок фасилити менеджмента претерпевает трансформацию. Еще до пандемии высокая конкуренция привела к снижению прибыли. Одновременно заказчики стали обращать внимание на «чистоту» бизнеса аутсорсера — оформление всего персонала по ТК, оплату налогов и т. п. Из-за этого компании вынуждено подняли цены. Свое влияние оказали государственные структуры, выводящие собственные управляющие компании и вкладывающие деньги в повышение маржинальности их бизнеса, что подтолкнуло цифровизацию отрасли.
Преобразование рынка, вызванное воздействием этих факторов на фоне снижения темпов застройки, началось до 2020 года и еще не закончено. Участники отрасли еще до пандемии отмечали смену игроков, особенно в среднем сегменте, и появление компаний с узкой специализацией. Ковид усугубил эти процессы. Отрасль управления недвижимыми активами серьезно пострадала в результате локдаунов и дополнительных требований Роспотребнадзора, хотя о масштабах проблем говорить пока рано.
На данный момент можно констатировать, что выросла популярность складских помещений, в то же время офисный сегмент серьезно «просел», появился спрос на гибкие пространства — офисы свободной планировки, коворкинги. По прежнему под высоким давлением находится сегмент ТРЦ — и без того активно развивающаяся интернет-торговля усилилась вследствие ограничений социальных контактов.
В России в сегменте обслуживания объектов недвижимости действует Ассоциация клининговых и фасилити операторов (АКФО). При участии ФНС Ассоциация запустила Инфоресурс ФМ, где есть реестр facility-операторов.
Инструменты автоматизации FM
Для Facility Management есть специализированные инструменты автоматизации, которые включают в себя отдельные блоки систем разных классов. Их внедрение, как правило, сопровождается приобретением непрофильных компетенций, закупкой лицензий и серверных мощностей, наймом высококвалифицированных дорогостоящих сотрудников, что в конечном счёте отражается на их стоимости. Да и заказчики систем подобного рода очень часто исходят из сиюминутных потребностей в автоматизации, что с течением времени превращает их в «чемодан без ручки».
Мир ускоряется — следствия решений принятых вчера можно наблюдать уже сегодня. Экономический кризис, возникший вследствие пандемии коронавируса, показал, что с «тяжелыми» отраслевыми решениями достаточно сложно оперативно вносить изменения в сложившиеся рабочие процессы. Потребность в гибкости со стороны арендаторов и собственников объектов должна найти свое отражение в выборе инструментов автоматизации.
На сегодняшний день на рынке доступны облачные системы, комбинированное использование которых не уступает в функциональности специализированным инструментам автоматизации FM. При этом они позволяют сравнительно легко адаптироваться под быстро меняющийся рынок, а их совокупная стоимость использования в разы ниже. Стоит ещё отметить дружественный интерфейс таких систем, который позволяет осуществлять настройки, вносить изменения и запускать работу без участия программистов.
Облачные системы класса helpdesk в данном вопросе на практике продемонстрировали свою эффективность, являясь своего рода ядром гибкой ИТ-инфраструктуры современных УК и facility-операторов. Для задач FM они позволяют:
Helpdesk легко можно интегрировать с другими системами. Например, с системой мониторинга инженерных систем, чтобы вовремя реагировать на аварии или системой финансового учета, чтобы учитывать платежи арендаторов.
Собственники объектов недвижимости выбирают УК и facility-операторов в том числе исходя из экономической целесообразности, которые в свою очередь должны аналогичным образом подходить к выбору инструмента автоматизации.
Facility Management – управление инфраструктурой: TRIM для управления эксплуатацией недвижимости
Вы здесь
Содержание термина «Facility management», как и русскоязычного аналога «фасилити менеджмент», это управление недвижимостью, инженерной и социальной инфраструктурой, пространством здания.
Появление этого термина связано с обобщенным представлением об организации, согласно которому она выполняет производственные и непроизводственные функции. Первые находятся в компетенции производственного менеджмента, вторые — фасилити менеджмента. В сфере ответственности фасилити менеджмента оказываются все обеспечивающие функции, необходимые для производственной деятельности организации. В числе этих функций — организация досуга, питания и транспортного обслуживания персонала, охрана объектов, обеспечение средствами связи и коммуникации, спортивно-оздоровительные мероприятия, а также целый пласт функций, связанных с эксплуатацией объектов недвижимости организации.
Последние включают в себя:
Возможности TRIM ориентированы именно и, прежде всего, на процессы эксплуатации объектов недвижимости, хотя TRIM может использоваться также для планирования и обеспечения другой деятельности фасилити менеджера.
Таким образом, заказчиками TRIM являются любые организации, эксплуатирующие здания и инженерное оборудование зданий — лифты, мусоропровод, системы электроснабжения, отопления, водоснабжения, вентиляции, кондиционирования, освещения, слаботочные системы (охранная и пожарная сигнализация, видеонаблюдение, системы приема и распределения эфирного, кабельного и спутникового телевидения, телефонные и компьютерные сети) и т.д.
Прежде всего, это организации, для которых эксплуатация зданий и инженерного оборудования является основным видом деятельности:
Использовать TRIM для управления эксплуатацией недвижимости могут и другие организации, имеющие здания и сооружения:
Особенности и задачи, с которыми сталкивается менеджмент в сфере эксплуатации недвижимости:
В таких условиях эффективное управление процессами эксплуатации недвижимости становится невозможным без использования информационной системы. НПП «СпецТек» предлагает свои решения для управления процессами эксплуатации, технического обслуживания и ремонта недвижимости:
В настоящее время НПП «СпецТек» располагает не только этими базовыми решениями, но и отраслевыми наработками, доведенным до уровня типовых, которые охватывают все задачи управления эксплуатацией недвижимости. EAM/MRO-система TRIM в этом отношении обладает достаточной гибкостью и адаптивностью к потребностям заказчика.
Отраслевое решение: возможности и выгоды
Отраслевое решение для организаций, эксплуатирующих недвижимость, имеет все базовые возможности TRIM. Решение учитывает специфику задач управления недвижимостью, и обладает следующими возможностями:
Facility management — Фасилити менеджмент
Facility management
Facility management — Управление объектом (FM) является профессиональной дисциплиной управления, направленной на эффективное оказание услуг по поддержке обслуживаемых организаций. Facility management включает в себя несколько дисциплин для обеспечения функционирования определенной среды путем интеграции людей, систем, зданий, процессов и технологии.
Определение и сфера применения
Междисциплинарная деловая функция профессионального фасилити менеджмента заключается в координации спроса и предложения услуг в рамках государственных и частных организаций. Термин «Facility» характеризуется всем тем, что построено или установлено, для определенной цели, которая, в общем-то содержит все «материальные активы, необходимые для поддержки функционирования организации». Примеры: недвижимое имущество, здания и сооружения, техническая инфраструктура, системы освещения, транспорт, IT-услуги, мебель и другое используемое в повседневной жизни организации оборудование и техника.
Европейский стандарт по управлению объектами определяет фасилити менеджмент как «интеграция процессов в рамках организации, которая способна поддерживать и развивать согласованные услуги, направленные на поддержку и повышения эффективности своей основной деятельности».
Международная организация по стандартизации готовит к публикации первые два международных стандарта касающихся управления объектами в 2017 году. Недавняя информация от ИСО обрисовывает то, что делается в рамках этой работы, в том числе по разработке стандарта системы управления для Facility Management.
Область применения фасилити менеджмента
FM охватывает два основных направления:
Первое относится к физической антропогенной среде с акцентом на инфраструктуру для деятельности и обеспечения пространства. Второе охватывает людей и организации, и непосредственно связано с психологией труда и профессиональной физиологией. По данным Международной Ассоциации по Фасилити менеджменту (IFMA): «Facility management — это практика координации физической работы людей и работы организации в целом. Она объединяет принципы управления бизнесом, архитектуру, поведенческие и технические науки». В 2009 году IFMA определила ключевые компетенции управления объектами, как:
Британский Институт Фасилити менеджмента также принимает европейское определение FM и предлагает учебную программу направленную на подготовку специализированных кадров в области управления объектами в соответствии с европейской системой квалификаций.
Facility management помимо бизнес-услуг может также охватывать другие виды деятельности. Они называются непрофильные функции, и различаются в зависимости от области бизнеса. Фасилити менеджмент является также предметом непрерывных инноваций и развития, основанных на постоянном стремлении к сокращению расходов и повышения ценности для основного бизнеса государственных или частных организаций.
Фасилити менеджмент поддерживается непрерывным обучением и повышением квалификации специалистов. Часто координируется через FM институты или ассоциации. В Европе существуют официальные программы по специальности бакалавриата и магистратуры.
Facility management в качестве научной дисциплины
Facility management был признан в качестве научной дисциплины в 1990-х годах. Исследовательские работы в области фасилити менеджмента в Европе начались в университетах Великобритании, Нидерландов, а также некоторых скандинавских стран, где академии и научно-исследовательские центры начали создавать курсы по подготовке бакалавров и магистров.
Исследования фасилити менеджмента в Европе зарождались в «Центре управления инфраструктурой» (CFM), который был основан в Глазго в 1990 году, и в «Центре для людей и зданий» в Делфтском Техническом Университете, который вскоре превратился в Норвежский Университет Науки и Технологии. В 2010 году профессор Антье Дзюнганс (председатель исследовательской группы EUROFM 2010-2012) провел опрос с активным участием ученых и преподавателей из 9 стран мира и 17 университетов от имени Европейской исследовательской группы по Facility management (Junghans, 2012).
Сегодня 50 университетов и научно-исследовательских институтов представлены в EUROFM. Немецкой Ассоциацией Фасилити Менеджмента (GEFMA) было сертифицировано 16 FM программ и курсов в университетах Германии. Университет Моратува, Шри-Ланка является ведущим FM образованием в азиатском регионе с 2006 года.
Роль FM менеджера
Работа фасилити менеджера основана на обеспечении бизнес-функций. Самое главное предназначение фасилити менеджера заключается в сохранении жизни людей и обеспечении безопасности.
Руководители предприятий должны работать на двух уровнях:
Это достигается за счет управления:
EHS : Охрана окружающей среды, здоровья и безопасности
Функция FM департамента организации включает контроль и управление множеством вопросов в области окружающей среды и безопасности. Невыполнение этого требования может привести к появлению нездоровых условий, которые в свою очередь могут привести к заболеваниям сотрудников, получению травм, потере бизнеса, уголовным наказаниям и страховым выплатам. Доверие клиентов и инвесторов бизнеса может подорвать антиреклама при провалах в обеспечении безопасности.
Пожарная безопасность
Угроза пожаров несет в себе один из самых высоких рисков утраты жизни, потенциального повреждения или закрытия бизнеса. В Facility management включается обслуживание, проверка и испытания всего противопожарного оборудования и систем безопасности, ведение документации и получение сертификатов соответствия.
Физическая безопасность
Защита сотрудников и бизнеса часто входит в функционал управления объектами недвижимости, в дополнение может быть включено обеспечение безопасности оборудования. Охрана может находиться под контролем отдельного департамента.
Техническое обслуживание, испытания и поверка
Техническое обслуживание, испытания и график проверок используются для того, чтобы убедиться в том, что объект работает безопасно и эффективно, и направлены на обеспечение максимально продолжительного срока службы оборудования и уменьшения рисков выхода из строя. Эта работа часто выполняется с использованием автоматизированной системы управления объектом недвижимости.
Клининг
Оперативные задачи
Функция управление объектом недвижимости несет в себе ответственность за повседневное функционирование объекта, здания или сооружения, эти задачи могут быть переданы на аутсорсинг или выполняться сотрудниками обслуживающей организации. Это по большому счету вопрос политики. С учетом оперативности принимаемых мер, необходимых во многих видах деятельности, с менеджмента часто требуют ежедневные отчеты и выполнение определенных процедур.
Некоторые вопросы требуют больше, чем простое периодическое техническое обслуживание, например те, которые могут остановить или помешать деятельности бизнеса или которые имеют последствия для безопасности. Многие системы управления объектами недвижимости имеют функцию «одного окна» (например как в нашем кейсе), чтоб сотрудники имели возможность связаться по телефону или по электронной почте. Ответы на звонки являются приоритетной работой, может быть просто слишком жарко или слишком холодно, не работает освещение, кончилась краска в принтере, пролито кофе, или проблемы с торговым автоматом и тд.
Помощь может потребоваться при бронировании конференц-зала, парковки и множества других услуг, это часто определяет систему работы департамента управления объектом. Facility management может быть разделен на две части, которые включают в себя «административные» услуги, например прием гостей, почты и тд, и «технические» услуги, например служба электриков, сантехников, плотников.
Планирование непрерывности бизнеса
Все организации должны иметь план обеспечения непрерывности, который позволит в случае пожара или крупной поломки, быстро восстановить работоспособность бизнеса. Здесь очень важный момент в том, что использовано именно слово «бизнес», а не объект недвижимости, потому что Facility management предусматривает заботу о клиентах в целом, а не о об отдельном сооружении в частности. В крупных организациях может быть реализована возможность оперативного перемещения персонала в другое место, пока будет вестись процесс восстановления возможности для продолжения работы.
Распределение пространства и локальные изменения
Во многих организациях офисные пространства, подвержены частым изменениям. Этот процесс называется отток персонала и процент перемещении сотрудников в течение года известен как текучка. Данные процессы, как правило, планируются в фасилити менеджменте с использованием систем автоматизированного проектирования. В дополнение к удовлетворению потребностей бизнеса, особое внимание уделяется соблюдению нормативных требований, связанных с управлением офисным пространством, которое включают в себя:
Facility management может также включать в себя дополнительные функции, такие как торговля, столовая или место, где сотрудники могут приготовить напиток и отдохнуть.
