Канцелярия
Канцелярия – структурное подразделение ФКУЗ «МСЧ МВД России по Удмуртской Республике», предназначенное для организации секретного и несекретного делопроизводства. Целью деятельности канцелярии является обеспечение правильного учета документов, своевременная регистрация и передача входящей корреспонденции исполнителям, правильное оформление исходящей корреспонденции; Организация работы с письмами, заявлениями, жалобами граждан, контроль за их исполнением в структурных подразделениях; Организация работы по хранению дел и их уничтожению.
В своей повседневной деятельности канцелярия руководствуется:
— Конституцией Российской Федерации.
— Законодательными и нормативно-правовыми актами органов государственной власти.
— Уставом и локальными нормативными актами учреждения;
— Организационно-распорядительными актами территориальных и отраслевых (ведомственных) органов управления, по отношению к которым учреждение занимает подчиненное положение.
— Организационно-методическими, нормативно-техническими документами по вопросам организации делопроизводства.
Работа работников канцелярии регламентируется соответствующими должностными инструкциями.
Порядок привлечения работников канцелярии к дисциплинарной ответственности устанавливается положением о дисциплине и Правилами внутреннего трудового распорядка учреждения.
Функции и задачи канцелярии:
— прием, регистрация и распределение входящих (поступающих) секретных и несекретных документов, письменных обращений граждан в СЭД;
— регистрация исходящих секретных и несекретных документов в СЭД;
— контроль правильности оформления документов, представляемых на подпись начальнику;
— разработка и ведение номенклатуры особой важности, совершенно секретных, секретных и несекретных дел.
— осуществление хранения, учета и выдачи загранпаспортов сотрудников;
— консультация сотрудников по вопросам работы с документами;
— контроль исполнения документов и поручений;
— организация работы по рассмотрение обращений граждан.
Виды и задачи делопроизводства в органах внутренних дел. Обязанности сотрудников органов внутренних дел по организации и осуществлению делопроизводства
Под делопроизводством понимается деятельность аппарата управления, охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами в процессе осуществления им управленческих функций.
В структуре этой деятельности выделяются два элемента: документирование и документооборот.
Деятельность аппарата государственного управления, в том числе и органов внутренних дел по документированию и осуществлению документооборота, регламентирована множеством нормативных актов. В их числе можно выделить группу специальных актов, изданных для регулирования делопроизводства и группу нормативных актов, основным предметом регулирования которых являются различные общественные отношения, не связанные с осуществлением делопроизводства.
К группе специальных источников нормативного регулирования делопроизводства относится, прежде всего, Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации, которая подготовлена и утверждена Государственной архивной службой России (Росархивом) в соответствии с распоряжением Правительства Российской Федерации от 24 июля 1992г. №1118-р. Типовая инструкция устанавливает общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в министерствах и ведомствах Российской Федерации.
Министерства и ведомства организуют и ведут делопроизводство на основании самостоятельно разрабатываемых индивидуальных инструкций и других нормативно-методических документов, не противоречащих Типовой инструкции.
Делопроизводство в органах внутренних дел, кроме того, регламентируется и ведомственными нормативными актами, изданными в соответствии с Типовой инструкцией[5].
Важная роль в ведомственном нормативном регулировании делопроизводства принадлежит Инструкции по делопроизводству, которая должна быть разработана в каждом органе, учреждении, организации.
Инструкция по делопроизводству должна устанавливать порядок построения и деятельности делопроизводственного подразделения органа, определять лиц, ответственных за определенные участки делопроизводства, функциональные обязанности личного состава органа по осуществлению делопроизводства, порядок взаимоотношений делопроизводственного подразделения с другими службами. Кроме того, с учетом основных положений ГСДОУ Типовая инструкция регламентирует общий порядок подготовки, размножения, приема, рассылки документов, организацию контроля исполнения документов, устанавливает правила систематизации и хранения документов и др.
Вторую группу источников составляют нормативные (законодательные и подзаконные, в том числе и ведомственные) акты, которые, наряду с регулированием различных сторон деятельности органов внутренних дел, регламентируют и некоторые аспекты делопроизводства. Так, уголовно-процессуальный кодекс содержит нормы, закрепляющие структуру и обязательные реквизиты некоторых видов процессуальных документов. Аналогичные нормы
содержатся в Гражданско-процессуальном кодексе и Кодексе об административных правонарушениях.
Нормативные акты МВД России, изданные по вопросам обеспечения режима секретности в органах внутренних дел, устанавливают также и порядок работы с секретными документами.
Приказами МВД России, регламентирующими оперативно-розыскную деятельность органов внутренних дел, одновременно устанавливается порядок оформления, учета, регистрации, хранения оперативно-розыскных документов. Некоторые приказы Министерства, регулирующие конкретные направления деятельности органов внутренних дел, их служб и подразделений, содержат образцы бланков различных видов служебной документации, определяют порядок их заполнения.
Различают общее, специальное, секретное и несекретное делопроизводство.
Реализация основных функций органа управления, т.е. его специальная (внешняя) деятельность, обслуживается специальным делопроизводством. Так, составление и оформление уголовно-процессуальных, оперативно-розыскных, административно-процессуальных документов, отражающих деятельность органов внутренних дел по непосредственной охране общественного порядка и борьбе с преступностью, и организация работы с такими документами являются специальным видом делопроизводства.
Документирование сведений, составляющих государственную и служебную тайны, и организация работы с документами, содержащими такие сведения, осуществляются в органах внутренних дел по специальным правилам, имеющим своим назначением предотвращение случайной утраты соответствующих документов и утечки содержащихся в этих документах сведений. Делопроизводство, осуществляемое по этим специальным правилам, называется секретным делопроизводством. Следует иметь в виду, что по правилам секретного делопроизводства в органах внутренних дел может осуществляться как общее, так и специальное делопроизводство.
Так, многие документы, отражающие кадровую работу, а также некоторые документы, создаваемые в процессе финансово-хозяйственной деятельности
органов внутренних дел, оформляются, хранятся и пересылаются по правилам ведения секретного делопроизводства. В то же время документирование уголовно-процессуальной, административно-юрисдикционной деятельности не требует применения таких правил.
Задачами делопроизводства в органах внутренних дел являются:
1. Обеспечение приема, учета и отправки корреспонденции.
2. Обеспечение контроля за своевременным исполнением и правильным оформлением документов в органе внутренних дел.
3. Обеспечение сохранности государственной и служебной тайн, содержащихся в документах.
4. Обеспечение быстрого нахождения необходимой для реализации функций органа внутренних дел информации в текущих делах и архиве.
5. Правильное и быстрое отражение в документах работы органа, его структурных подразделений и сотрудников.
6. Экономия затрат времени и сил работниками органа внутренних дел на составление, изготовление и поиск документов.
Большая роль в решении этих задач отводится специальным делопроизводственным подразделениям (секретариатам, канцеляриям), которые осуществляют централизованное документационное обслуживание всех служб и подразделений органа внутренних дел.
руководство всеми подразделениями органа по всем вопросам делопроизводства и контроль за своевременностью исполнения и правильностью оформления документов работниками отраслевых и функциональных подразделений. Секретариаты МВД, УВД, кроме того, осуществляют методическое руководство деятельностью канцелярий подчиненных органов внутренних дел и контроль за состоянием делопроизводства в этих органах.
Структура и штатная численность канцелярий органов внутренних дел зависят от уровня органа, объема его работы, количественной характеристики документооборота. В городских и районных органах внутренних дел большинство функций делопроизводственного подразделения выполняется секретарем. При этом секретарь органа функционально связан с инспекторским (оперативным) и руководящим составом органа внутренних дел и его подразделений. Это предполагает необходимость знания всеми сотрудниками органа основных обязанностей секретаря по организации и осуществлению делопроизводства. К ним относятся: оформление и хранение внутренней документации (приказов, планов, отчетов и т.п.); прием и регистрация поступающей в орган внутренних дел корреспонденции, вручение по указанию начальника органа внутренних дел документов исполнителям; регистрация и отправка исходящей корреспонденции; подготовка документов к сдаче в архив, к уничтожению и уничтожение документов; осуществление контроля за соблюдением сроков исполнения и правил оформления документов сотрудниками органа внутренних дел и др.
Общая организация делопроизводства в органе внутренних дел возложена на его руководителя. Он обязан: обеспечить необходимые условия для работников, ведущих делопроизводство, контролировать их работу; принимать исчерпывающие меры, исключающие утрату документов, разглашение содержащихся в них секретных сведений, организовывать периодические проверки фактического наличия всех зарегистрированных документов. Руководитель организует отбор документов для постоянного и временного их хранения, ежегодно, с учетом важности, однотипности и сроков хранения поступающих документов, утверждает номенклатуру дел. Он должен своевременно (в день представления секретарем) рассматривать поступающую в орган внутренних дел корреспонденцию, определять исполнителей, сроки исполнения, а при необходимости и порядок исполнения документов, определять документы, исполнение которых требует особого контроля.
На лиц инспекторского (оперативного) состава органов внутренних дел возложены следующие основные обязанности по осуществлению делопроизводства[7]: своевременное исполнение полученных от работников канцелярии документов и правильное их оформление; неукоснительное соблюдение установленных правил работы с секретными документами. В некоторых случаях на этих работников возлагается выполнение и других обязанностей, связанных с осуществлением делопроизводства. Так, например, на дежурного по органу внутренних дел возлагается прием в праздничные, выходные дни и в вечернее время поступающей корреспонденции. Оперуполномоченные уголовного розыска и подразделений БЭП, НОН и т.д. обязаны лично готовить к отправке некоторые секретные материалы. На специально назначенных работников этих служб возлагаются учет и регистрация секретных документов, создаваемых в процессе осуществления оперативно-розыскной деятельности.
Нам важно ваше мнение! Был ли полезен опубликованный материал? Да | Нет
Делопроизводство — не профессия, а призвание
Интервью со старшим инспектором отдела делопроизводства и режима Управления МВД России по городу Нижнему Новгороду Простатиной Галиной Андрияновной
20 января в системе МВД России отмечается день образования подразделений делопроизводства и режима. Датой образования канцелярии МВД считается 20 января 1803 года, то есть уже 209 лет эта служба продолжает функционировать и совершенствовать свою деятельность.
Это подразделение действительно вносит большой вклад в повышение эффективности управленческой деятельности, обеспечение государственной тайны и работы с обращениями граждан.
Одной из лучших, профессионально грамотной и добросовестно исполняющей служебные обязанности по оценке руководства и коллег является инспектор отдела делопроизводства и режима Управления МВД России по городу Нижнему Новгороду Простатина Галина Андрияновна.
Пока моя собеседница рассказывала о своих первых днях работы в органах внутренних дел, я внимательно рассматривала ее. От неё веяло каким–то спокойствием, размеренностью. Позже она призналась мне, что имя «Галина» переводится как «безмятежность, тихая гладь».
Галина Андрияновна, расскажите о себе. Как Вы попали на работу в органы внутренних дел?
Я всегда очень хотела работать в милиции. Ведь у меня перед глазами на протяжении многих лет было два достойных примера: отец и дед. В милицию я трудоустроилась в 1977 году. Кажется, что это было недавно. Мне тогда только исполнилось 19 лет и вся жизнь была впереди.
С какими трудностями Вам, как женщине, пришлось столкнуться на службе в ОВД?
Как же Вы попали в отдел делопроизводства и режима Управления МВД России по городу Нижнему Новгороду?
32 года я трудилась в органах внутренних дел Ленинского района и только два с небольшим года назад в связи с реформированием системы
Как Вы применяете свои личностные качества: рассудительность, спокойствие и размеренность в повседневной работе?
Вы не думайте, что я всегда такая спокойная. Я ведь по гороскопу представитель огненного знака. Во мне то берет верх огненная страсть и эмоции, то предписываемое именем спокойствие. Так как работа у меня требует немалой усидчивости и аккуратности, огромной внимательности, ответственности и скрупулезности, в равной степени терпения и общительности, то мои личностные качества только помогают мне реализовать себя в любимом деле.
По долгу службы Вам приходится общаться с разными людьми: начальниками, рядовыми полицейскими, которым постоянно «прямо сейчас» необходимы какие-либо документы, «очень надо» быстрее что-то зарегистрировать, которые постоянно спешат и ни минуты не могут ждать, с пришедшими с жалобами, с заявлениями на прием к руководителю нижегородцами. А люди с жалобами, с заявлениями на прием к руководству приходят разные. Как же Вы справляетесь со всем этим в эмоциональном плане?
С высоты прожитых лет я уже по-иному начала относиться к званиям и регалиям, вообще стала проще относиться к жизни. С годами я стала намного терпимее, менее категоричной к людям. В этом мне помогла моя работа. Конечно же, я человек, со своими радостями, печалями, заботами и проблемами. Бывает иной раз и вспылю, но сразу же беру верх над своими эмоциями. Сложный день, плохое настроение – это не повод портить нервы другим людям. Возможно, у них день был в сто раз хуже, чем у меня, а настроение прескверное из-за печальных событий в их жизни. Когда я работала в Ленинском отделе милиции города Нижнего Новгорода был период, когда на прием регулярно приходили несколько жителей, состоящих на учете в психиатрическом диспансере. У кого-то из них инопланетные жители мысли прослушивают, у кого-то соседи лазерными лучами квартиру постоянно сканируют. Терпение нужно было огромное.
Галина Андрияновна рассказала, что в свободное время много читает: «Читать полезно всем и всегда – убеждена она, к сожалению сейчас люди, особенно дети, очень мало уделяют времени книгам, а ведь книги развивают не только интеллект, но и грамотную, правильную речь». Ей нравится и классическая литература, и современные произведения, в которых можно найти шедевры, которые со временем будут востребованы читателями.
«Я считаю себя сильным человеком. Мне судьба посылала много испытаний и я считаю, что прошла их достойно», – заключила Галина Андрияновна. «У меня не сложилась в общем понимании личная жизнь, но кто сказал, что жизнь должна быть стереотипна: муж, дети, внуки? Я убеждена, что данный стереотип неверен, нужно жить не так как все, а так как ты считаешь правильным для себя, как сложились жизненные обстоятельства. Нельзя идти на поводу у мнения большинства и если не получается жить как они, то нельзя извиняться и чувствовать себя ущербной. Я чувствую себя вполне счастливой, не смотря на все трудности, выпавшие в жизни. На работе у нас сложился хороший коллектив и это ли не повод для радости. Знаете, как это важно, ведь на рабочем месте человек проводит большую половину своей жизни, а мы – сотрудники органов внутренних дел еще больше».
Ну что же тут можно добавить? Только в очередной раз пожелать всем сотрудникам подразделений делопроизводства и режима исполнения всех желаний, здоровья и профессиональных успехов.
Секретариат как основа всей правоохранительной системы
За два с лишним века служба делопроизводства в системе Министерства внутренних дел не раз меняла название, но основная ее функция – документационное обеспечение управления в МВД – остается прежней.
Без работы сотрудников этого подразделения деятельность управления и отделов органов внутренних дел трудно представить. Ведь если полиция призвана охранять порядок в обществе, то сотрудникам службы делопроизводства и режима приходится хранить порядок в сложной системе документооборота всего ведомства.
Специалист делопроизводства должен знать не только специфику работы отделов и подразделений, но и обладать такими качествами, как коммуникабельность, тактичность и вежливость. Ну и, конечно же, главными условиями успешной деятельности делопроизводителя являются собранность, внимание, терпение, аккуратность и скрупулезность. В общем, все те качества, которые чаще всего присущи женщинам, которым по плечу эта непростая кропотливая работа.
Сержант полиции Элина Цеова работает в секретариате отдела полиции №3 по обслуживание Северо-Западного района города с 2008 года. За эти годы она многому научилась, и нет задачи, с которой бы она не справилась. Говорит скромно, но уверенно – своей работой она гордится, и менять её на службу в другом подразделение не хочет.
И ведь не зря говорят, что сотрудники секретариата стоят на страже государственной тайны и ежедневно справляются с валом важнейших документов. Через их руки тысячами проходят письма, заявления, жалобы и благодарности граждан, и ни одно из них не должно потеряться или остаться без ответа. В 2015 году общий документооборот управления МВД России по г. Владикавказ составил более ста тысяч входящей и исходящей корреспонденции.
Поздравляя сотрудников секретариата с профессиональным праздником, начальник УМВД России по г. Владикавказ полковник полиции Олег Бароев отметил: «Вы – представители одной из тех служб, работа, которой «на первый взгляд как будто не видна», поскольку не все замечают тот объём, с которым вы справляетесь. Но без вас полиция не смогла бы качественно выполнять свою работу. Это факт. От вашей чуткости, внимательности и профессионализма зависят судьбы людей: ведь за каждой жалобой, за каждым заявлением стоит чья-то проблема, горе, беда. От всей души поздравляю вас с праздником! Желаю успехов в службе, оптимизма, семейного счастья и крепкого здоровья!».
Тема 8.Работа канцелярии органов внутренних дел
В ОВД осуществляется группа режимно – секретной деятельности, которая разделена на две части:
1. секретное делопроизводство;
2. несекретное делопроизводство (возложены обязанности на архивное хранение для документов и как дополнительная обязанность ведение журнала и учёта, заявлений граждан, поступивших по почте).
Основными задачами ОРСД являются:
-защита государственных секретов в деятельности УВД, контроль за своевременной организацией и осуществлением мероприятий по обеспечению сохранности государственных секретов в подразделениях УВД и подчиненных органах внутренних дел;
-предотвращение необоснованного допуска и доступа лиц к государственным секретам;
-организация работы в УВД по рассмотрению обращений граждан, индивидуальных предпринимателей и юридических лиц, контроль за соблюдением порядка рассмотрения обращений в подразделениях УВД и подчиненных органах внутренних дел;
-организация работы с документами в ОВД, контроль за соблюдением требований к порядку документирования управленческой деятельности в подразделениях УВД и подчиненных органах внутренних дел;
-ОРСД в пределах своей компетенции и в соответствии с законодательством:
-осуществляет планирование деятельности УВД по защите государственных секретов, контролирует своевременность и качество выполнения планируемых мероприятий
-осуществляет сбор, обработку и анализ информации (мониторинг) о развитии ситуации ( обстановки ) в сфере защиты.
Заключение
Технологическая практика, это один из завершающих этапов практического обучения будущего специалиста.
В ходе прохождения практики, я научился пользоваться нормативно правовыми актами, составлять проекты процессуальных документов, владеть приёмами осуществления процессуальных действий.
В соответствии с программой за время прохождения технологической практики я:
— сформировал знания о нормативно правовых актах, регулирующих деятельность органов внутренних дел. Познакомился с правилами внутреннего трудового распорядка организации и проводимыми мероприятиями по охране труда и технике безопасности.
-сформировал знания о задачах, принципах и основных направлениях деятельности и структуре органов внутренних дел.
-сформировал знания об условиях прохождения службы в органах внутренних дел, знания о порядке приёма и сроках службы в органах внутренних дел.
-сформировал понятие уголовно-исполнительной инспекции, о правовой основе её деятельности, задачах и функциях, знания о мерах уголовной ответственности, исполнение которых осуществляется уголовно-исполнительной инспекцией.
-сформировал понятие уголовного инспектора, знания об обязанностях участкового инспектора, об осуществлении контроля и оценки его деятельности.
-сформировал понятие инспекции по делам несовершеннолетних, знания о функциях инспекции по делам несовершеннолетних, о полномочиях инспекторов по делам несовершеннолетних.
-сформировал понятие обращения, заявителя, знания о праве заявителя на обращение, о порядке личного приёма заявителя, о правах, обязанностях заявителей и гарантиях их прав, о сроках подачи обращений.
-сформировал понятие о правовой основе деятельности канцелярии органов внутренних дел, знания о правилах хранения документов в канцелярии.
Прибыв на место практики в срок, установленный графиком учебного процесса, со мной был проведен инструктаж по технике безопасности, после чего я преступил к непосредственному выполнению заданий, предусмотренных программой практики, подчиняясь правилам внутреннего трудового распорядка органов внутренних дел. Мною выполнялись указания руководителя практики, строго соблюдались правила охраны труда, техники безопасности. Также я вел дневник о проделанной работе в соответствии с программой практики, ежедневно занося в него кратное содержание учебной программы технологической практики. Помимо дневника, я вел сбор необходимых материалов, на основании которых составлялся отчёт.
В целом, моя технологическая практика прошла успешно и продуктивно: я узнал много нового, а главное – подчеркнул знания о применении белорусского законодательства на практике.
Список литературы
1.Конституция Республики Беларусь от 15.03.1994 (с изм. и доп., принятыми на Республиканских референдумах 24.11.1996 и 17.10.2004).- Минск: Амалфея, 2011.- 48 с.
2.Гражданский процессуальный кодекс Республики Беларусь: текст Кодекса по состоянию на 18.07.2011 г.// Консультант Плюс: Беларусь. Технология Проф [Электрон. Ресурс] / ООО «ЮрСпектр», Нац. Центр правовой информации. Респ. Беларусь. – Минск, 2011.
3.Уголовный кодекс Республики Беларусь: текст Кодекса по состоянию на 13.12.2011 г.// Консультант Плюс: Беларусь. Технология Проф [Электрон. Ресурс] / ООО «ЮрСпектр», Нац. Центр правовой информации. Респ. Беларусь. – Минск, 2011.
4.Уголовно-прцессуальный кодекс Республики Беларусь: текст Кодекса по состоянию на 13.12.2011 г.// Консультант Плюс: Беларусь. Технология Проф [Электрон. Ресурс] / ООО «ЮрСпектр», Нац. Центр правовой информации. Респ. Беларусь. – Минск, 2011.
5.Уголовно-исполнительный кодекс Республики Беларусь: текст Кодекса по состоянию на 13.12.2011 г.// Консультант Плюс: Беларусь. Технология Проф [Электрон. Ресурс] / ООО «ЮрСпектр», Нац. Центр правовой информации. Респ. Беларусь. – Минск, 2011.
6.Об обращении граждан и юридических лиц: Закон Республики Беларусь, 18.07.2011г., № 300-З: // Консультант Плюс: Беларусь. Технология Проф [Электрон. Ресурс] / ООО «ЮрСпектр», Нац. Центр правовой информации. Респ. Беларусь. – Минск, 2012.
7. Закон Республики Беларусь «Об органах внутренних дел» от 17.07.2007г., по состоянию на 13.12.2011 г.
8. Указ Президента Республики Беларусь «Об утверждении положения о прохождении службы в органах внутренних дел Республики Беларусь» от 13.11.2001г. № 671, по состоянию на 15.02.2010 г.
9. Приказ Министерства внутренних дел Республики Беларусь 24.01.2012 № 20 Инструкция по организации деятельности участкового инспектора милиции.
10.Постановление Министерства внутренних дел Республики Беларусь 27.10.2003 N 242 по состоянию на 25.06.2009 г. Инструкция по организации работы инспекций по делам несовершеннолетних органов внутренних дел.
