С какими вопросами обращаются в архив
(1).jpg)
Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с АО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.
Программа разработана совместно с АО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.
Обзор документа
Информация Федерального архивного агентства «Часто задаваемые вопросы, связанные с деятельностью архивов организаций”
Распространяется ли частная собственность на документы, создаваемые в организации?
Архивные документы, создаваемые в организациях, действующих на территории Российской Федерации, относятся к частной собственности в том случае, если организации не являются государственными или муниципальными. К частной собственности относятся также архивные документы, создаваемые в общественных объединениях со дня их регистрации в соответствии с законодательством Российской Федерации об общественных объединениях, а также в религиозных объединениях после отделения церкви от государства. Законодательство называет все эти организации общим термином “негосударственные организации”.
Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125 “Об архивном деле в Российской Федерации”. Ст. 9, п. 1.
Какие документы относятся к Архивному фонду Российской Федерации?
В состав Архивного фонда Российской Федерации входят находящиеся на территории Российской Федерации архивные документы независимо от источника их происхождения, времени и способа создания, вида носителя, форм собственности и места хранения, в том числе юридические акты, управленческая документация, документы, содержащие результаты научно-исследовательских, опытно-конструкторских и технологических работ, градостроительная документация, кино-, фото-, видео- и фонодокументы, электронные и телеметрические документы, рукописи, рисунки, чертежи, дневники, переписка, мемуары, копии архивных документов на правах подлинников, а также архивные документы государственных организаций, находящихся в иностранных государствах. Документы Архивного фонда Российской Федерации включаются в состав Архивного фонда Российской Федерации на основании экспертизы ценности документов, подлежат постоянному хранению и находятся на государственном учете.
Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125 “Об архивном деле в Российской Федерации”. Ст. 3, п. 4; ст. 5; ст 6, ч. 1.
Может ли организация иметь в составе своего архива документы Архивного фонда Российской Федерации?
Документы Архивного фонда Российской Федерации могут храниться в архиве негосударственной организации:
Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125 “Об архивном деле в Российской Федерации”. Ст. 6, п. 7; ст. 10, ч. 3, 4; ст. 11.
Что необходимо делать с документами предшественника предприятия, если у них истекают строки ведомственного хранения?
Поскольку выделение к уничтожению архивных документов возможно только после проведения экспертизы ценности, негосударственная организация, временно хранящая документы, находящиеся в федеральной собственности, собственности субъекта Российской Федерации или муниципальной собственности, должна заключить соответствующий договор с государственным, муниципальным архивом (органом местного самоуправления муниципального района, городского округа), музеем, библиотекой либо организацией Российской академии наук. До проведения в установленном порядке экспертизы ценности документов уничтожение документов запрещается.
Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125 “Об архивном деле в Российской Федерации”. Ст. 6, ч. 6, 7.
Что делать с документами по личному составу уволенных работников?
Для документов по личному составу установлен 75-летний срок хранения, после чего они подвергаются экспертизе ценности; по ее результатам они могут быть полностью или частично оставлены на постоянное хранение. При ликвидации негосударственных организаций, в том числе в результате банкротства, образовавшиеся в процессе их деятельности документы по личному составу передаются ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим в упорядоченном состоянии на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив на основании договора между ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим и государственным или муниципальным архивом. При этом ликвидационная комиссия (ликвидатор) или конкурсный управляющий организует упорядочение архивных документов ликвидируемой организации, в том числе организации, ликвидируемой в результате банкротства.
Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125 “Об архивном деле в Российской Федерации”. Ст. 22, п. 4б; Ст. 23, ч. 10.
Как определяется судьба архивных документов организации в случае ее ликвидации или реорганизации?
При ликвидации негосударственных организаций, в том числе в результате банкротства, образовавшиеся в процессе их деятельности и включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации архивные документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, передаются ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим в упорядоченном состоянии на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив на основании договора между ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим и государственным или муниципальным архивом. При этом ликвидационная комиссия (ликвидатор) или конкурсный управляющий организует упорядочение архивных документов ликвидируемой организации, в том числе организации, ликвидируемой в результате банкротства.
Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125 “Об архивном деле в Российской Федерации”. Ст. 23, ч. 10.
До приватизации организация являлась источником комплектования госархива. Является ли ее правопреемник источ. комплектования?
До приватизации организация являлась источником комплектования государственного архива. Является ли ее правопреемник источником комплектования?
Негосударственная организация не может автоматически остаться источником комплектования государственного или муниципального архива. Находящиеся в федеральной собственности, собственности субъекта Российской Федерации или муниципальной собственности документы Архивного фонда Российской Федерации, образовавшиеся в деятельности предшественника негосударственной организации, должны быть переданы ею на постоянное хранение в соответствующий архив. В соответствии с федеральным архивным законодательством негосударственная организация вправе заключить договор с государственным или муниципальным архивом, музеем, библиотекой, организацией Российской академии наук о передаче на хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, образующихся в ее деятельности.
Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125 “Об архивном деле в Российской Федерации”. Ст. 18, ч. 4; Ст. 21, ч. 3.
С какими запросами могут обращаться граждане в архивы негосударственных учреждений?
Федеральным архивным законодательством установлено, что все организации при наличии у них соответствующих архивных документов обязаны бесплатно предоставлять пользователю архивными документами оформленные в установленном порядке архивные справки или копии архивных документов, связанные с социальной защитой граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством Российской Федерации. В то же время условия доступа к архивным документам, находящимся в частной собственности, за исключением архивных документов, доступ к которым регламентируется законодательством Российской Федерации (например, акционеры имеют право доступа к документам предприятия, акциями которых они владеют), собственник или владелец таковых вправе устанавливать самостоятельно.
Если организация решила передать свои документы, включая док. АФ РФ, на гос.хранение, чем руководствоваться при выборе архива?
Если организация решила передать свои документы, включая документы Архивного фонда РФ, на государственное хранение, чем руководствоваться при выборе архивного учреждения?
Негосударственная организация вправе выбрать любой государственный или муниципальный архив, музей, библиотеку или организацию Российской академии наук для заключения с ним (ней) договора о хранении документов Архивного фонда Российской Федерации (равным образом она вправе заключить договор и о хранении иных архивных документов). Однако по практическим соображениям целесообразно заключать договор по месту фактического расположения негосударственной организации.
Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125 “Об архивном деле в Российской Федерации”. Ст. 21, ч. 3.
Сколько архивных фондов может быть создано в организации?
Чем руководствоваться при определении сроков хранения документов негосударственной организации?
При определении сроков хранения своих архивных документов негосударственная организация должна руководствоваться кодексами и федеральными законами Российской Федерации, Указами Президента Российской Федерации, постановлениями Правительства Российской Федерации, подзаконными актами, нормативными документами специально уполномоченного Правительством Российской Федерации федерального органа исполнительной власти, перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным руководителем Федеральной архивной службы России 6 октября 2000 г., отраслевым перечнем по профилю организации. Кроме того, должны учитываться законы и иные нормативные и правовые акты того субъекта Российской Федерации, на территории которого расположена негосударственная организация.
Каков правовой статус перечней документов?
Поскольку федеральным законом установлено, что специально уполномоченный Правительством Российской Федерации федеральный орган исполнительной власти утверждает перечни типовых архивных документов с указанием сроков их хранения, их следует отнести к категории подзаконных актов (документов).
Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125 “Об архивном деле в Российской Федерации”. Ст. 6, ч. 3.
Какими перечнями документов необходимо руководствоваться при определении сроков хранения документов негосудар. организаций?
Какими перечнями документов необходимо руководствоваться при определении сроков хранения документов негосударственных организаций различного профиля?
Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным руководителем Федеральной архивной службы России 6 октября 2000 г., отраслевым перечнем по профилю деятельности организации. Если в деятельности организации образуется научно-техническая и производственная документация, следует использовать Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2007 г. № 1182 и зарегистрированный Минюстом России 27 сентября 2007 г., рег. № 10194.
Имеют ли приоритет перечни перед закон. актами при определении сроков хранения документов, созданных до приватизации организации?
Имеют ли приоритет перечни перед законодательными актами при определении сроков хранения документов, созданных до приватизации организации?
Сроки хранения определенных категорий документов, установленные законодательными актами, приоритетны для любого периода деятельности организации. При этом следует помнить, что закон не имеет обратной силы и при определении срока хранения архивных документов, образовавшихся до вступления в силу закона, установившего новый срок хранения, нужно руководствоваться действовавшим в этот период перечнем типовых архивных документов или отраслевым перечнем.
Можно ли руководствоваться в работе негосударственных организаций Правилами работы архивов организаций?
Действующие Правила работы ведомственных архивов не ограничивают сферу их применения. Правила работы архивов организаций в настоящее время готовятся к утверждению и также не имеют ограничений по сфере применения.
Надо ли при хранении разделять дела постоянного, долговременного и временного сроков хранения
В архиве негосударственной организации архивные документы постоянного срока хранения формируются в дела, хранятся и учитываются отдельно от дел с документами, имеющими временный срок хранения, а также от дел с документами по личному составу. Для удобства работы дела с документами долговременных сроков хранения могут также храниться отдельно.
Правила выемки документов и предоставления их органам
Архивные документы могут быть изъяты по постановлению должностного лица, уполномоченного проводить следственные действия, если они являются вещественными доказательствами. В соответствии с п. 8 ст. 26 (глава 6) Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ “Об архивном деле в Российской Федерации”архивные документы, изъятые в качестве вещественных доказательств, подлежат возврату собственнику или владельцу архивных документов.
Обзор документа
Негосударственная организация, временно хранящая документы, находящиеся в государственной или муниципальной собственности, должна для определения их судьбы (архив или уничтожение) провести в установленном порядке экспертизу ценности документов.
Рассмотрены вопросы хранения документов по личному составу уволенных работников. Разъяснена судьба документов при ликвидации негосударственных организаций.
Организации при наличии у них соответствующих архивных документов, не находящихся в частной собственности, обязаны бесплатно предоставлять пользователю оформленные в установленном порядке архивные справки или копии архивных документов, связанные с соцзащитой граждан.
Негосударственная организация вправе выбрать любой государственный или муниципальный архив, музей, библиотеку или организацию РАН для заключения с ним (ней) договора о хранении документов Архивного фонда России и иных архивных документов.
Разъяснено, каким законодательством регулируется порядок и сроки хранения определенных категорий документов. Указаны перечни, которыми следует руководствоваться при определении сроков хранения. Определен правовой статус перечней как подзаконных актов.
С какими вопросами обращаются в архив
8.2. Исполнение запросов граждан
и организаций социально-правового характера
8.2.1. Информация социально-правового характера по запросам граждан и организаций выдается в форме архивной справки, архивной копии и архивной выписки.
Архивные справки, выписки и копии выдаются на основании письменного запроса пользователя, который должен содержать наименование (и адрес при пересылке) организации (архива), которой они адресованы; изложение существа запроса; фамилию, имя и отчество обращающегося; его адрес, контактные телефоны; дату и личную подпись.
Обращения граждан, в которых отсутствуют фамилии, адреса и подписи обращающихся, считаются анонимными и не подлежат рассмотрению; при личном обращении при наличии фамилии и адреса недостающая информация может быть восполнена.
Срок исполнения запросов социально-правового характера граждан и организаций по материалам архива не должен превышать 30 дней со дня регистрации обращения. При сложных запросах срок может быть продлен, но не более чем на 30 дней с обязательным уведомлением об этом заявителя.
Пересылка непрофильных запросов по принадлежности в другие организации или архивы, а также информирование об этом заявителя должны осуществляться в 5-дневный срок с момента обращения.
8.2.2. Архивные справки составляются на основании документов (подлинников и заверенных копий), хранящихся в архиве; использование незаверенных документов, относящихся к вопросу обращения, оговаривается в тексте справки («незаверенная копия»). При отсутствии в архиве документов, содержащих сведения по запрашиваемому вопросу, архивная справка может быть выдана по хранящимся в архиве печатным материалам, относящимся к предмету обращения, с точным и полным указанием источника.
Архивные справки составляются по установленной форме (приложение 42) на бланке архивной справки или общем бланке организации.
В справку включаются только сведения, упоминаемые в документах.
В тексте архивной справки не допускаются комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию использованных документов.
После текста справки помещаются архивные шифры документов, послуживших основанием для составления текста справки (номера фондов, описей и дел, а также номера листов в деле).
Архивная справка подписывается руководителем организации или подразделения, в состав которого входит архив, и руководителем архива; право подписи справки устанавливается в положении о службе ДОУ или в положении об архиве организации. Справка заверяется печатью организации; второй экземпляр архивной справки заверяется руководителем архива и хранится в делах архива в соответствии с номенклатурой дел.
8.2.3. Архивные копии и выписки из документов выдаются в соответствии с запросом. Идентичность подлиннику выданных архивных копий и выписок заверяется подписью руководителя организации или уполномоченного им лица (руководителя подразделения, в состав которого входит архив) и гербовой печатью организации.
Выписка производится только из документа, в котором содержится несколько отдельных, не связанных между собой вопросов. Выписка должна воспроизводить полный текст части документа, относящейся к запросу.
Отдельные слова и выражения подлинного документа, а также исправления, подчистки, вызывающие сомнение в их достоверности, оговариваются словами: «Так в документе» или «В тексте неразборчиво».
Машинописные архивные копии и выписки изготавливаются на бланке письма организации с обозначением названия документа: «Архивная копия», «Архивная выписка». При изготовлении ксеро- или фотокопий документа бланк организации, как правило, не используется.
После текста архивной копии или выписки указывается архивный шифр документа. Если копия или выписка занимают более одного листа, архивный шифр указывается на обороте каждого листа. Все листы архивной копии или выписки должны быть скреплены, пронумерованы и на месте скрепления заверены архивом.
8.2.4. Архивные справки, копии и выписки из архивных документов направляются заявителям по почте с сопроводительным письмом, подписанным руководителем организации или структурного подразделения, в состав которого входит архив. Архивные справки, копии и выписки могут выдаваться под расписку на руки заявителям при предъявлении паспорта или иного документа, удостоверяющего личность; их родственникам или доверенным лицам при предъявлении нотариально заверенной доверенности, оформленной в соответствии с законодательством.
Получатель архивной справки, копии или выписки расписывается на втором экземпляре получаемого документа, остающемся в делах архива, с указанием данных паспорта или другого документа, удостоверяющего личность получателя.
8.2.5. Архив в соответствии с законодательством обеспечивает: право граждан на доступ к документированной информации о них; право знать, кто и в каких целях использует и использовал эту информацию. Отказ гражданину в доступе к документам о нем может быть обжалован в судебном порядке.
Архив организации обязан предоставить информацию бесплатно по требованию тех организаций и лиц, которых она касается. Ограничения возможны лишь в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации. Архив может исполнять тематические запросы юридических лиц, а также запросы физических лиц имущественного и финансового характера на платной основе. Перечень таких услуг и размер оплаты утверждаются руководителем организации.
8.2.6. Допускается изъятие из архивных дел и выдача владельцам или их родственникам подлинных личных документов о гражданском состоянии, об образовании, трудовых книжек и других не полученных в свое время владельцем документов.
Подлинные личные документы выдаются с разрешения руководителя организации заявителям по предъявлении паспорта, иного документа, удостоверяющего личность, их родственникам или доверенным лицам нотариально заверенной доверенности. Подлинные личные документы могут быть высланы заявителю ценным письмом.
Органами правопорядка из архива могут быть изъяты документы в соответствии с законодательством Российской Федерации.
8.2.7. При отсутствии в архиве запрашиваемых сведений отрицательный ответ составляется на бланке письма организации. В нем указывается факт отсутствия в документах архива интересующих заявителя сведений и даются рекомендации, куда следует обратиться за необходимой информацией. В случаях отрицательного ответа, содержащего сведения об отсутствии в архиве необходимых документов вследствие их гибели или утраты, текст письма должен быть заверен печатью организации.
Предоставление государственных услуг и обращения граждан
Административные регламенты
Базовые нормативные затраты на оказание государственных (муниципальных) услуг в сфере архивного дела
Раздел Федерального архивного агентства на портале «Государственные услуги»
Формы запросов и обращений в Федеральное архивное агентство
Порядок рассмотрения обращений граждан (физических лиц), организаций (юридических лиц), общественных объединений, государственных органов и органов местного самоуправления; нормативные правовые акты, регулирующие вопросы рассмотрения обращений
Согласно статье 33 Конституции Российской Федерации граждане Российской Федерации имеют право обращаться лично, а также направлять индивидуальные и коллективные обращения в государственные органы и органы местного самоуправления.
На бумажном носителе обращения направляются по адресу: Софийская наб., 34/1, Москва, 115035. В обязательном порядке указывается фамилия, имя, отчество (последнее – при наличии) гражданина, адрес, по которому должен быть направлен ответ, ставится личная подпись и дата.
В электронном виде обращения направляются по электронному адресу rosarchiv@gov.ru или путем заполнения специальной формы на сайте Росархива. В обязательном порядке указывается фамилия, имя, отчество (последнее – при наличии) гражданина, адрес, по которому должен быть направлен ответ, ставится дата.
Письменное обращение подлежит обязательной регистрации в течение трех дней с момента поступления в Росархив.
Письменное обращение, поступившее в Росархив, рассматривается в течение 30 дней со дня его регистрации.
Более подробно с порядком рассмотрения обращений можно по нижеследующим ссылкам:
Справочные телефоны Росархива:
8-495-190-55-33 – приемная руководителя Росархива (представляет информацию по организационным вопросам работы структурных подразделений Росархива, в том числе о телефонах должностных лиц, о приеме граждан по личным вопросам);
8-495-190-55-37 – Общий отдел (представляет информацию по вопросам регистрации и рассмотрения обращений граждан).
8-495-190-55-73 – Отдел использования и международных связей (предоставляет информацию по вопросам исполнения тематических и социально-правовых запросов)
8-495-190-55-41 – Аракчеева Галина Владимировна, начальник Общего отдела (ответственный за организацию приема физических и юридических лиц, обеспечение рассмотрения обращений)
Адрес электронной почты для направления запросов о получении информации в соответствии с федеральным законом «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления»: rosarchiv@gov.ru
Часы работы Росархива: понедельник, вторник, среда, четверг с 9.00 до 18.00, пятница – с 9.00 до 16.45.
Прием граждан должностными лицами Росархива осуществляется в соответствии с графиком приема, утвержденным руководителем Росархива.
Судебный и административный порядок обжалования нормативных правовых актов, решений, действий (бездействия) Росархива, подведомственных ему организаций и их должностных лиц
Положениями статьи 46 Конституции Российской Федерации каждому гражданину гарантируется судебная защита его прав и свобод (часть 1), право на обжалование в суде решений и действий (или бездействия) органов государственной власти, органов местного самоуправления, общественных объединений и должностных лиц (часть 2).
Судебный порядок обжалования нормативных правовых актов, решений, действий (бездействия) Росархива, подведомственных ему организаций и их должностных лиц определяется Кодексом административного судопроизводства Российской Федерации (главы 21, 22 раздела IV).
Внесудебный (административный) порядок обжалования нормативных правовых актов, решений, действий (бездействия) Росархива, подведомственных ему организаций и их должностных лиц определяется:
