Инструкция: как рассчитать резерв отпусков
Резерв отпусков — это средства на оплату отпускных и компенсаций за неиспользованный отпуск, а также на взносы во внебюджетные фонды, которые планируются в текущем периоде. Бухгалтерский и налоговый учет ведется по особым правилам.
Для чего нужен резерв отпусков
ТК РФ предоставляет всем работникам права на ежегодный оплачиваемый отпуск. Каждый работодатель несет обязательные расходы на:
Компании и ИП планируют отдых всех сотрудников заранее. Для этого составляется особый документ — график отпусков. Продолжительность ежегодного отдыха для работников составляет 28 календарных дней, но для некоторых категорий предусмотрен удлиненный отпускной период (ст. 115 ТК РФ). Компенсация за не использованные работником отпускные дни выплачивается при увольнении.
Поэтому организации необходим запас денег, из которого будут выплачиваться не только отпускные или компенсации, но и взносы во внебюджетные фонды. Такой запас создается в текущем периоде, а используется в будущем. Например, создание резерва на оплату отпусков на 2021-й формировалось в 2020 году. А в текущем работодатели зарезервируют деньги на 2022 год.
Эксперты КонсультантПлюс разобрали создание и восстановление резерва на оплату отпусков в налоговом учете. Используйте эти инструкции бесплатно.
Кто создает
В бухгалтерских нормативах закреплено, кто обязан создавать резерв отпусков — это обязанность не только государственных организаций, но и всех юрлиц. Исключение сделано только для организаций, которые ведут упрощенный бухучет. Для коммерческих организаций и НКО обязанности прописаны:
Бюджетные учреждения формируют запасы по ФСБУ, утвержденным Приказом Минфина № 124н от 30.05.2018 «Резервы. Раскрытие информации об условных обязательствах и условных активах».
С какой периодичностью это делать
Главная задача — сделать так, чтобы у организации всегда были деньги на выплату отпускных и компенсаций. На отчетную дату объем зарезервированных денег равняется той сумме, которую пришлось выплатить работникам, если бы они одновременно ушли на ежегодный отдых. Законом установлены правила резерва на оплату отпусков — в ПБУ 8/2010 и приказе Минфина № 124н отчетной датой назначают конец года, то есть 31 декабря. Но специалисты считают, что оптимальный вариант — формирование резерва по отпускам в налоговом и бухгалтерском учете в последний день каждого квартала.
Как рассчитать
Минфин предложил три методики расчета. Они изложены в приложении 3 к Письму Минфина России от 20.05.2015 № 02-07-07/28998. Вот как рассчитать резерв отпусков на 2021 год:
Подходящий вариант организация тоже выбирает сама и закрепляет его в учетной политике.
Методика 1: персонифицированный расчет
Если организация решает считать отпускной запас по каждому сотруднику, используется такая формула:
Также надо определить сумму запаса на оплату страховых взносов. Для этого используется формула:
Просуммировав оба полученных значения, получим сумму, которая резервируется для оплаты отдыха.
Пример расчета по методике 1
Приведем пример расчета резерва на оплату отпусков в 2021 году: в организации числятся три работника. Данные по ним таковы:
Для начала считаем отпускные и взносы по каждому работнику.
Ставки по страховым взносам составляют:
Таким образом, суммарная ставка для расчета = 22 + 2,9 + 5,1 + 0,2 = 30,2 %.
Расчет для Иванова:
Итого на Иванова понадобится 10 000 + 3020 = 13 020.
Аналогично получаем цифры для Петрова (18 658,20 руб.) и Сидорова (10 416 руб.).
Суммируем значения по всем работникам. Итого необходимо зарезервировать 13 020 + 18 658,20 + 10 416 = 42 094,20.
Методика 2: расчет по учреждению
В этом случае используется такая формула:
Сумму страховых взносов определяем так:
Пример расчета по методике 2
Рассмотрим еще один вариант формирования резерва на отпуска в бухгалтерском и налоговом учете с примером расчета в 2021 г. Допустим, у сотрудников учреждения накопилось 450 дней отпуска, а средняя дневная зарплата составляет 1500 рублей.
Дополнительная сумма составит 1500 руб. × 450 дн. = 675 000.
Суммарная ставка 30,2 %, поэтому сумма на оплату страховых взносов = 675 000 × 0,302 = 203 850.
Итого необходимо зарезервировать 675 000 + 203 850 = 878 850.
Методика 3: по категориям работников
Самая сложная формула, выглядит она так:
Запас на страховые взносы считаем по формуле:
Пример расчета по методике 3
Пускай на начало года данные по категориям сотрудников таковы:
Резервная сумма = 2000 руб. × 300 дн. + 1200 руб. × 200 дн. = 840 000.
Суммарная ставка 30,2 %, следовательно, сумма на оплату страховых взносов = 840 000 × 0,302 = 253 680.
Итого следует зарезервировать 840 000 + 253 680 = 1 093 680.
Как отразить в учете
В бюджетном учете начисление финансового запаса и все другие операции с ним отражаются специальными проводками. Мы подготовили пример, как формируется резерв отпусков в таблице с бухгалтерскими записями для бюджетного учета:
| Содержание операции | Бухгалтерская запись | |
|---|---|---|
| Дебет | Кредит | |
| Формирование | ||
| На отпускные | КРБ.1.401.20.211 | КРБ.1.401.60.211 |
| На страховые взносы | КРБ.1.401.20.213 | КРБ.1.401.60.213 |
| Начислены расходы | ||
| По выплате отпускных | КРБ.1.401.60.211 | КРБ.1.302.11.730 |
| По выплате страховых взносов | КРБ.1.401.60.213 | КРБ.1.303.00.730 |
| Уточнение в сторону увеличения (в сторону уменьшения — методом «красное сторно») | ||
| По выплате отпускных | КРБ.1.401.20.211 | КРБ.1.401.60.211 |
| По выплате страховых взносов | КРБ.1.401.20.213 | КРБ.1.401.60.213 |
Какие проводки использовать
Помимо этого, бухгалтеру коммерческой организации и НКО понадобятся такие проводки:
Для отпускных и компенсаций:
Что делать, если резервной суммы не хватило
В этом случае начисляйте отпускные в обычном порядке: в дебет счета 401 20 «Расходы текущего финансового года».
Затем доначислите средства в запас в обычный срок в порядке, который установлен в учетной политике (ежемесячно, ежеквартально).
Закончила факультет журналистики МГУ им. Ломоносова. С 2016 года пишет про бухгалтерский и кадровый учет, госзакупки.
Как рассчитать резерв отпусков на 2021 год
Формирование резерва на оплату отпусков — это аккумулирование средств, которые предназначены для выплаты будущих отпускных сумм работникам. Расчеты можно сделать несколькими способами.
Кто обязан создавать
Обязанность создать оценочное обязательство по отпускам в бухгалтерском учете предписывает ПБУ 8/2010, утвержденное приказом Минфина №167н от 13.12.2010. Что такое резерв отпусков — это оценочное денежное выражение обязательства работодателя по выплате отпускных сумм работников, сформированное на определенную дату.
Правила его формирования организация определяет самостоятельно и предусматривает в своей учетной политике. При его создании в расходах признается сумма оценочного обязательства, а не выплата отпускных. Последние будут начисляться за счет оценочного обязательства. Для их учета используется счет 96 плана счетов бухучета, к которому открывается отдельный субсчет «Резерв на оплату отпусков».
Резерв на оплату отпусков, проводки:
Все ли организации обязаны создавать в бухучете резерв на оплату отпусков — это обязаны делать все компании, за исключением тех, кто вправе вести бухучет в упрощенной форме. Право ведения упрощенного бухгалтерского учета установлено законом о бухучете №402-ФЗ для следующих организаций:
Эксперты КонсультантПлюс составили подробное руководство, как создать и использовать резерв отпусков в бухучете организации. Используйте эти инструкции бесплатно.
Методики создания оценочного обязательства в бухучете
Согласно пункту 15 ПБУ 8/2010 создать оценочное обязательство необходимо как минимум один раз в год по состоянию на 31 декабря (то есть отчетную дату).
В таком случае на 31 декабря единовременно резервируется сумма отпускных, которую предполагается выплатить в будущем году, одной проводкой. Например, допустимо взять объем выплат, аналогичный выплатам за отчетный год.
Такой принцип формирования является наиболее простым для учета, но некорректен для признания расходов, поскольку на отчетную дату у компании еще нет обязательств к выплате отпускных сумм сотрудникам: они могут уволиться, компания примет новых сотрудников, и оценка окажется неверной.
Более правильным является равномерное признание расходов на формирование резерва в течение всего года. Если использовать такой метод, то необходимо оценить сумму неиспользованных дней отдыха по состоянию на 31 декабря и ежемесячно определять стоимость накопленных отпусков и делать доначисление резервируемых сумм. Можно оценить возможную сумму накоплений на будущий год и включать эту величину равномерно:
Налоговый учет
Отвечая на вопрос, кто обязан создавать резервы по отпускам в налоговом учете, обратимся к положениям НК РФ, содержащимся в статье 324.1. В налоговом учете создание такого оценочного обязательства является правом, а не обязанностью компании. Но если вы хотите избежать учета временных разниц, то есть смысл принять решение о том, чтобы предусмотреть начисление резерва на оплату отпусков в налоговом учете. В этом случае в расходах тоже учитываются отчисления в резерв, но не учитываются отпускные и начисленные на них страховые взносы.
Порядок создания описан в Налоговом кодексе в статье 324.1. Если компания примет решение о его формировании, то в учетной политике необходимо отразить:
Процент отчисления рассчитайте по формуле:
Ежемесячные отчисления рассчитывайте так:
На конец каждого года необходимо провести инвентаризацию оценочного обязательства. Для этого:
Для облегчения учета и минимизации временных разниц следует принять решение о создании оценочного обязательства и в налоговом учете. Причем стоит разработать правила его создания в бухучете, аналогичные тем, которые установлены в Налоговом кодексе.
Минфин в 2012 году в письме №03-03-06/4/29 высказал мнение, что компенсацию неиспользованного отпуска нельзя начислять за счет резерва, а следует включать в затраты в момент начисления. Такая позиция является спорной, поскольку суммы, за которые выплачивается компенсация, уже были включены в расходы при формировании оценочного обязательства. Следование ей ведет к завышению расходов, к тому же создает временную разницу с бухгалтерскими данными.
Пример расчета отпускного оценочного обязательства
ООО «Компания» создает оценочное обязательство на выплату отпускных. По состоянию на 31.12.2020:
Резерв на отпуска в бух и налог учете с примером расчета:
Сумму превышения фактически начисленного и расчетного резервирования отпускных сумм учитываем 31.12.2020 в составе внереализационных доходов в размере:
Другие способы расчетов
Еще одним способом, как рассчитать резерв отпусков, является расчет по каждому сотруднику отдельно. Для расчетов используйте следующую формулу:
При этом необходимо зарезервировать и средства, необходимые для уплаты страховых взносов. Считается такой резерв так:
Оба значения (резерва и запаса расходов на взносы) суммируются. Все данные берутся на день расчетов.
Особенности формирования оценочного обязательства в бюджетном учреждении
Бюджетные и автономные учреждения при отражении операций используют собственный план счетов, установленный приказом Минфина №157н от 01.12.2010. Минфин в письме №02-07-07/28998 от 20.05.2015 рекомендует, как считать резерв отпусков на 2021 год в бюджетном учреждении: определяется оценочное обязательство ежемесячно исходя из данных о неиспользованных днях отдыха на последний день месяца.
Производить расчет резерва отпусков на 2021 год в бюджетном учреждении предлагается одним из трех методов.
Метод 1. Персонально по каждому сотруднику:
Метод 2. По учреждению в целом:
Метод 3. По отдельным категориям (например, отдельно по каждому структурному подразделению):
Пример, как формируется резерв отпусков в бюджете на 2021 год
Средняя дневная зарплата сотрудников — 1000 руб.
Число неиспользованных отпускных дней на 31.12.2020 — 125.
Сумма резервируемых отпускных на 01.01.2021 составит:
Зарезервированы денежные средства на будущие отпускные платежи
Отражение резерва на оплату отпусков в бухгалтерском учете
Резерв на отпуск как оценочное обязательство
Согласно ПБУ 8/2010 «Оценочные обязательства», организации должны формировать некие взвешенные по сумме обязательства на счетах бухгалтерского учета. То есть бухгалтерская отчетность должна содержать не только данные о документально подтвержденных обязательствах компании перед контрагентами и третьими лицами, но и информацию по планируемым расходам, которые неизбежны.
С появлением этой информации бухгалтерский баланс становится наиболее достоверным, поскольку отражает наиболее реалистичную картину финансового положения предприятия. Рассмотрим подробнее, что такое резерв на оплату отпусков.
Каждому работнику, в соответствии с трудовым законодательством, положено как минимум 28 календарных отпускных дней, причем в ряде законодательно установленных случаев эта цифра может быть и больше. Таким образом, на каждую из отчетных дат мы имеем дни отпуска, которые работниками еще не использованы (трудно представить себе организацию, в которой все сотрудники разом отгуляли 28 дней отпуска). Соответственно, на каждую отчетную дату существуют оценочные обязательства компании перед работниками по оплате этих дней и, как следствие, некие обязательства перед фондами по выплате страховых взносов.
Кто обязан отражать эту информацию в отчетности? В соответствии с п. 3 ПБУ 8/2010 отражать данные начисления обязаны все компании, за исключением малых предприятий (эмитенты ценных бумаг к таким исключениям не относятся), которые могут применять упрощенный способ ведения учета. Признаки таких компаний указаны в законе «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ.
Таким образом, если компания не подходит под определение субъекта малого бизнеса, начисление оценочных резервов становится обязательным, а отсутствие данной информации на бухгалтерских счетах может быть расценено как нарушение правил учета доходов и расходов. Ответственность за это наступает по двум основаниям:
ВАЖНО! Если компания создает резерв на оплату отпусков, необходимо прописать это в учетной политике — равно как и саму процедуру расчета данного резерва.
Отражение резерва на отпуск в бухгалтерском учете
Расчет и отражение резерва на отпуск в бухгалтерском учете должны производиться на каждую отчетную дату. Согласно действующим законодательным требованиям бухгалтерский баланс составляется раз в год — то есть 31 декабря и будет отчетной датой.
Однако точнее и корректнее (в первую очередь для управленческого учета) формировать резервы на отпуск ежемесячно, поскольку данный вид резерва зависит от количества работников и отгулянных отпусков — а эти величины могут меняться очень часто. При этом надо понимать, что ежемесячный подсчет резерва является трудоемким. Организации необходимо самостоятельно определить желаемую периодичность расчетов и зафиксировать ее в учетной политике.
В бухучете для отражения подобных сведений предназначен счет 96. На нем аккумулируются все планируемые затраты компании, в том числе по оплате отпусков. При этом для каждого вида расходов открывается отдельный субсчет.
Рассмотрим типовые проводки по начислению и списанию резервов в корреспонденции со сч. 96:
Резерв отпусков
За каждый отработанный год сотруднику предоставляется право на отдых минимум 28 дней. Обязательно формируется график отпусков, по которому работники выбирают путевки, а работодатель рассчитывает отпускные. Полученная сумма направляется в резерв отпусков.
Когда создается?
Резерв обязателен для всех компаний, кроме тех, что функционируют на упрощенной системе. Рассчитать сумму можно для одного из трех периодов:
Самый простой вариант – ежегодный учет. Вам нужно рассчитать сумму на весь год и отправить в резерв. Если никаких изменений по сотрудникам не произойдет, то вы избежите лишней работы. На самом деле – это очень рискованный способ. Увольнение и прием на работу новых сотрудников приведут к ошибке данных, в итоге проблем станет только больше. Резерв каждый месяц – самый точный, но для некоторых трудозатратный, поэтому можно использовать компромисс – ежеквартальный учет.
Налоговый учет
Отчитываться по резерву в налоговую – это добровольное решение. Если вы заносите в расходы резерв отпусков, то уже вносить сами отпускные и страховые выплаты не нужно. В случае решения в пользу ведения учета, вы избегаете временных разниц, но вам нужно внести дополнения в учетную политику:
Рассчитать процент отчислений можно по формуле: «Расчет отпускных со страховыми взносами» делим на «Сумму расходов на оплату труда со страховыми взносами».
В декабре по данным резерва нужно провести инвентаризацию. Вычислить число оставшихся дней по каждому сотруднику и сумму выплат отпускных на каждого сотрудника. После подсчетов нужно сравнить фактическую сумму с резервом. Если сумма в резерве больше, то ее списывают в нереализованные расходы, а если меньше, то ее нужно восполнить.
1С производит учет резерва и начислений в автоматическом и ручном режиме. Автоматический режим недоступен крупным компаниям, штат которых превышает 60 человек. Владельцы бизнесов поменьше могут настроить самостоятельное заполнение. Перейдем к настройке: «Зарплата и кадры», «Настройка зарплаты», «Порядок учета зарплаты».
Выбираем организацию и нажимаем «Изменить». В новой вкладке нам нужен раздел «Резервы отпусков». Ставим галочку в пункте «Формировать резерв отпусков».
Инвентаризация пройдет автоматически в декабре. Указанное количество дней будет уменьшаться. Если деньги за этот период еще останутся в резерве, то они будут отправлены на счет 91.01 «Прочие доходы». Теперь нам нужно перейти к самому учету. Он возможен только после перечисления зарплаты за месяц. Снова выбираем «Зарплата и кадры», но теперь нас интересует раздел «Резервы отпусков». В открывшемся окне нажмите «Создать».
Заполняем новый документ:
Осталось только провести и нажать «Показать проводки и другие движения документа», чтобы убедиться в правильности заполнения. Сам учет резерва будет проходить по следующим счетам:
Теперь попробуем создать резерв для компаний с большим штатом сотрудников.
Создание резерва вручную
Ручное управление не сложнее, чем настройка автоматического учета. Сначала нам нужно снова проделать путь: «Зарплата и кадры», «Настройки зарплаты», «Порядок учета зарплаты», «Настройки учета зарплаты». Само окно «Резервы отпусков» будет выглядеть немного иначе. Ставим галочку напротив строки «Формировать резерв отпусков».
Возвращаемся в меню «Зарплата и кадры», «Резерв отпусков». В новом окне заполняем: месяц, организацию, дату. В строке «Операция», мы нажимаем «Корректировка остатков». В таблице представлено два раздела: «Обязательства и резервы текущего месяца» и «Обязательства и резервы по сотрудникам». Начинать заполнение лучше с сотрудников. В таком случае резервы текущего месяца заполнятся автоматически.
Нажимаем кнопку «Добавить». Появилась новая строка, где нужно указать сотрудника, подразделение. В графе «Способ отражения» выберите как учитываются затраты на оплату труда в подразделении. Следующая графа: «Обязательство (резерв)». В строке «БУ» нужно указать сумму резерва для бухгалтерского учета, а в строке «НУ» – для налогового. Таким же образом заполняется пункт «Страховые взносы». Здесь указываются суммы для Бухгалтерского учета (БУ) и налогового (НУ), только здесь в сумму входят взносы по страховке на случай недееспособности сотрудника. В колонке «ФСС НС и ПЗ» нужно вбить сумму для обоих учетов на случай несчастного случая.
Проверяем введенные данные и нажимаем «Провести». Теперь можно посмотреть движение документа. Если все получилось верно, то учет будет проведен по счетам: 96.01.1 и 96.01.2.
Списание оценочных обязательств
Способ проведения списания зависит от автоматического или ручного режима. Пользователям автоматического режима нужно перейти в меню «Зарплаты и кадры», «Все начисления», «Отпуск». В новом окне заполните данные по отпуску сотрудника. После чего проводим документ и смотрим результат проводки.
Проводим страховые взносы: «Зарплата и кадры», «Все начисления», «Начисление зарплаты».
В ручном режиме списание происходит с помощью документа «Начисление заработной платы». Для оплаты нужно указать счет 96.01.1 и резерв из справочника «Оценочные обязательства и резервы». Получить информацию о расходах на оплату труда и отпусков можно из отчета «Анализ расходов на оплату труда». Для этого пройдите по пути: «Зарплата и кадры», «Отчеты по зарплате».
Отчеты
После того, как все операции проведены мы можем составить отчеты по проделанной работе:
Резерв отпусков – это обязательный бухучет, который можно рассчитать за месяц, квартал и год. Вести налоговый учет при этом не обязательно, но он избавит вас от учета временной разницы. Владельцы небольших компаний могут настроить автоматическое заполнение. Бухгалтеры компаний, где больше 60 человек в штате заполняют учет вручную. Если у вас остались вопросы или возникли сложности, вы можете обратиться в службу поддержки «АСТЭК».
Создание резерва на оплату отпусков в налоговом учете
Какие особенности формирования резерва на оплату отпусков?
Как уже говорилось, вопрос о наличии резерва на оплату отпусков в налоговом учете решает само предприятие (ст. 324.1 НК РФ). Однако он неприемлем для хозсубъектов, ведущих учет кассовым способом (ст. 273 НК РФ).
Резерв позволяет осуществить равномерное в течение года распределение издержек по:
Указанное распределение помогает предприятиям отражать в налоговом учете практически равные показатели расходов ежемесячно. Резерв стоит сделать в тех случаях, когда в летний период у предприятия образуются убытки из-за увеличения расходов на оплату отпусков.
Об отражении перерасчета отпускных в ежеквартальном отчете по НДФЛ см. в статье «Как в 6-НДФЛ отразить пересчет отпускных?».
ВАЖНО! Возмещения за «неотгулянный» отпуск не входят в резерв (письмо Минфина РФ от 03.05.2012 № 03-03-06/4/29).
Наличие резерва так же, как его неиспользование, прописывается в учетной политике (далее — УП) по налоговому учету. Кроме того, в УП указывается:
ПО = Расходы на оплату отпуска (будущие) / Расходы на оплату труда (будущие).
Будущие суммы расходов на оплату отпуска и оплату труда — это:
ООО «Мечта» отразило в УП резерв в налоговом учете на 2021 год. Для расчета ПО ООО использует показатели 2020 года. По данным бухучета за 2020 год:
Ставка по взносам — 30,2% (в т.ч. травматизм).
Отпускные вместе со взносами в 2021 году = 800 000 × 30,2% + 800 000 = 1 041 600 руб.
Оплата труда с учетом страховых взносов в 2021 году = 10 000 000 × 30,2% + 10 000 000 = 13 020 000 руб.
ПО = 1 041 600 / 13 020 000 × 100% = 8%.
ВАЖНО! Расчет ПО может быть осуществлен в совокупности по всем сотрудникам компании или по группам согласно выполняемым обязанностям (письмо Минфина России от 07.12.2012 № 03-03-06/1/632).
Резерв = ПО × фактические расходы на оплату труда
Пример расчета суммы резерва рассмотрим в следующем разделе.
Отметим, что методы создания резерва в целях бухгалтерского учета могут отличаться от вышеуказанного, в связи с чем в учете образуются временные разницы согласно ПБУ 18/02 «Учет расчетов по налогу на прибыль организаций» — отложенные налоговые обязательства (ОНО) и отложенные налоговые активы (ОНА). Если в налоговом учете резерв не создавался, то возникает ОНА, который списывается по ходу использования резерва в целях бухучета.
Проверьте, правильно ли вы рассчитали резерв отпускных в налоговом учете с помощью разъяснений от КонсультантПлюс. Получите бесплатно пробный доступ к системе и переходите к Готовому решению.
Как учитывается резерв на оплату отпусков в целях исчисления налога на прибыль?
С учетом п. 1 ст. 318 НК РФ суммы резерва на оплату отпусков в налоговом учете могут относится как к прямым, так и косвенным расходам, в связи с чем условия их распределения необходимо закрепить в УП (письмо Минфина России от 16.09.2013 № 03-03-06/1/38134).
В целях применения гл. 25 НК РФ суммы резерва — это расходы на оплату труда (п. 24 ст. 255 НК РФ).
ВАЖНО! Сами расходы на оплату отпуска, покрываемые за счет резерва, в целях гл. 25 НК РФ не признаются (письмо Минфина РФ от 01.04.2013 № 03-03-06/2/10401).
ООО «Мечта» начислило в январе 2021 года зарплату в сумме 700 000 руб. (продолжение примера 1).
Сумма резерва на 31.01.2021 = (700 000 × 30,2% + 700 000) × 8% = 72 912 руб., данная сумма будет отражена в налоговом регистре за январь 2021 года в качестве расходов на оплату труда и учтена при исчислении налога на прибыль.
Из указанного примера видно, что сумма резерва позволяет учесть расходы на отпускные, выраженные резервом, несмотря на то что в январе в отпуске никто не находился. В связи с чем выплаты даже по массовым отпускам в последующих месяцах, будут списаны за счет равномерных отчислений в резерв и не вызовут скачок расходов по налогу на прибыль.
Следует отметить, что по окончании года проводится инвентаризация резерва (абз. 1 п. 3 ст. 324.1 НК РФ), в соответствии с которой порядок учета сумм резерва может меняться.
Итогами инвентаризации может быть:
Результат инвентаризации отражается в акте или бухгалтерской справке.
Рассмотрим порядок учета резерва при наступлении любого из результатов:
Сумма резерва 2021 года − 790 000 руб., фактически израсходовано 750 000 руб. (в т. ч. страховые взносы). Остаток резерва 790 000 – 750 000 = 40 000 руб., указанная сумма будет отражена в составе внереализационного дохода.
Сумма резерва составила 790 000 руб., сумма реальных затрат — 800 000 руб. (в т. ч. страховые взносы). На покрытие расходов за счет средств резерва не хватило 800 000 – 790 000 = 10 000 руб. — расходы по оплате труда.
Следует отметить, что указанный алгоритм применим, если организация не планирует в будущем году создавать резерв. Если же о наличии резерва свидетельствует УП будущего периода, то остаток инвентаризации необходимо сравнить с резервом неиспользованных отпусков, который является уточнением резерва. Данный резерв определяется с учетом расходов на оплату неиспользованного отпуска.
ВАЖНО! Сумма уточненного резерва определяется по каждому сотруднику по формуле: Средний дневной заработок × Количество дней неиспользованного отпуска (письмо Минфина России от 11.01.2013 № 03-03-06/1/4).
На 31 декабря 2020 года остаток резерва составил 15 200 руб. УП предусмотрено формирование резерва на оплату отпусков 2021 года в налоговом учете. Оплата труда в 2020 году менеджера Молоткова составила 900 000 руб., остаток дней отпуска — 5. Тариф по взносам — 30,2% (в т. ч. травматизм).
Рассчитаем резерв по неиспользованному отпуску:
Средний дневной заработок (900 000 + 900 000 × 30,2%) / 12 / 29,3 = 3 332,76 руб.
Резерв 3 332,76 × 5 = 16 663,80 руб.
16 663, 80 – 15 200 = 1 463,80 руб.
Сумма 1 463,80 признается расходом на оплату труда, а сумма резерва 16 663,80 переносится на 2020 год.
На 31 декабря 2020 года остаток резерва составил 25 100 руб. УП предусмотрено формирование резерва на оплату отпусков 2020 года в налоговом учете. Расходы на оплату труда в 2020 году составили: бухгалтер Соткова — 500 000 руб. количество неиспользованных дней отпуска — 3, сотрудник отдела персонала Матвеева — 600 000 руб., неиспользованный отпуск — 4 дня.
Рассчитаем резерв по неиспользованному отпуску.
Средний дневной заработок:
Сотковой — (500 000 + 500 000 × 30,2% ) / 12 /29,3 = 1 851,54 руб.
Матвеевой — (600 000 + 600 000 × 30,2% ) / 12 / 29,3 = 2 221,84 руб.
Резерв 1 851, 54 × 3 + 2 221,84 × 4 = 14 441,98 руб.
25 100 – 14 441,98 = 10 658,02 руб. — внереализационный доход.
ВАЖНО! При определении количества дней неиспользованного отпуска контролирующие органы рекомендуют учитывать только отпуска текущего года без учета прошлых лет (письмо Минфина России от 28.10.2013 № 03-03-06/1/45507).
Узнать, как складывается судебная практика по вопросу уменьшения налога на прибыль на величину резерва на оплату предстоящих отпусков, можно с помощью аналитической подборки от КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе, получите пробный оналйн-доступ бесплатно.
Итоги
Создание резерва на оплату отпусков в налоговом учете необходимо прописать в УП — только в этом случае возможно его существование. Порядок отражения сумм резерва за текущий год при исчислении налога на прибыль во многом зависит от того предусмотрен УП резерв на следующий год или нет.
