Каким образом списывается депонированная заработная плата с учета?
В соответствии с п. 6.5 Порядка ведения кассовых операций [1] не полученные в срок заработная плата, стипендии, пособия должны быть депонированы.
В силу этой нормы в последний день выдачи наличных денег, предназначенных для выплаты заработной платы и осуществления других выплат, кассир в расчетно-платежной ведомости (платежной ведомости) проставляет оттиск печати (штампа) или делает запись «Депонировано» напротив фамилий и инициалов работников, которым не выданы наличные деньги. Он подсчитывает и записывает в итоговой строке сумму фактически выданных наличных денег и сумму, подлежащую депонированию, сверяет указанные суммы с итоговой суммой в расчетно-платежной ведомости (платежной ведомости), проставляет свою подпись на расчетно-платежной ведомости (платежной ведомости) и передает ее для подписания главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии – руководителю). На фактически выданные суммы наличных денег оформляется расходный кассовый ордер.
Согласно п. 270 Инструкции № 157н [2] депонированная заработная плата отражается с использованием счета 304 02 «Расчеты с депонентами». Таким образом, кредиторская задолженность по сотрудникам, имеющаяся на счете 302 11 «Расчеты по заработной плате», не должна превышать месячную задолженность, образовавшуюся за последний месяц текущего финансового года. Суммы превышения должны быть отражены на счете учета депонентов, то есть на счете 304 02 «Расчеты с депонентами».
Как долго учитывать неполученную заработную плату на счете 304 02, учреждение определяет по результатам годовой инвентаризации. Напомним, что в соответствии с п. 371 Инструкции № 157н задолженность учреждения, не востребованная кредитором, принимается к забалансовому учету для наблюдения в течение срока исковой давности в сумме задолженности, списанной с балансового учета. Напомним, что для учета такой задолженности используется забалансовый счет 20 «Задолженность, не востребованная кредиторами».
Списание суммы кредиторской задолженности, не востребованной кредиторами, отражается по кредиту счета 0 401 10 173 «Чрезвычайные доходы от операций с активами» (с одновременным отражением списанной суммы на забалансовом счете 20).
По результатам инвентаризации расчетов, проведенной в бюджетном учреждении, была выявлена не реальная к выдаче кредиторская задолженность, числящаяся на депоненте по О. И. Петровой в сумме 2 273 руб. по коду вида финансового обеспечения 2 «Приносящая доход деятельность». Согласно приказу руководителя учреждения данная задолженность была списана на доходы учреждения.
В соответствии с Инструкцией № 174н [3] в бухгалтерском учете будут сделаны следующие записи:
Как в 2021 году отразить в балансе депонированную зарплату
Вы знаете, что упоминание о депонировании не выданной в срок зарплаты с 2021 года из порядка ведения кассовых операций исключено. Но это не значит, что оно исчезло из жизни. А теперь еще и срок годового баланса приближается. Долги перед депонентами, если они еще у вас есть, нужно показать в отчете.
Как изменились правила ведения кассовых операций
Исходя из положений Указания ЦБ РФ от 5 октября 2020 г. № 5587-У, из порядка ведения кассовых операций исключено требование об отражении в расчетно-платежной ведомости суммы депонированной заработной платы, не полученной до последнего дня установленного срока. Отменен третий абзац подпункта 6.5 старых правил.
Но в абзаце первом осталось требование об обязательной сдаче денежных средств из кассы в банк течение 5 дней.
Что из этого следует?
Во-первых, не выданную в срок сумму зарплаты не нужно сдавать в банк. Ее можно использовать для выдачи заработной платы другим работникам, либо оставить в кассе, если установлен лимит остатка наличных и он не превышен.
Во-вторых, при превышении установленного лимита деньги подлежат сдаче на расчетный счет в банк в обычном порядке.
Кто такие депоненты
Депоненты – это работники, не получившие своевременно заработную плату по причине, не зависящей от работодателя.
Причем они появляются только при неполучении зарплаты наличными из кассы. При осуществлении выплат на банковские карты или иным способом вопрос о депонентах смысла не имеет.
Депонированные суммы подлежат передаче по принадлежности, а значит, предназначенная для выплаты сумма зарплаты должна быть передана конкретному работнику. И пока она не выдана, она является долгом.
Упростите себе задачу. Все об отчетности уже собрано в одной книге
«Годовой отчет под редакцией В.И.Мещерякова» уже в продаже. Есть несколько вариантов покупки: просто книга, пакете информизданий для бухгалтерии и с подпиской на преcсу.
Где показать депонированную зарплату
А где в балансе показать сумму депонированной заработной платы, то есть той, которая которая не была выдана работникам из кассы по состоянию на отчетную дату? Напомним, причина невыдачи – не вина работодателя, а субъективная причина, обусловленная личными обстоятельствами работника.
Сумму депонированной зарплаты учитывают по кредиту счета 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», субсчет 4 «Расчеты по депонированным суммам». В балансе учитывают кредитовое сальдо по этому счету, не погашенное на отчетную дату.
Депонирование заработной платы отражают проводками:
Дебет 70 Кредит 76-4
– депонирована не полученная работниками заработная плата.
При выдаче депонированной заработной платы в учете делают записи:
Дебет 50 Кредит 51
– получены денежные средства в банке на выдачу депонированной заработной платы;
Дебет 76-4 Кредит 50
– депонированная заработная плата выдана сотрудникам.
Таким образом, если на отчетную дату работник так и не получил свою зарплату, то образуется кредитовое сальдо по счету 76, а не 70.
Читайте в бераторе «Практическая энциклопедия бухгалтера»
электронное издание
100 БУХГАЛТЕРСКИХ ВОПРОСОВ И ОТВЕТОВ ЭКСПЕРТОВ
Полезное издание с вопросами ваших коллег и подробными ответами
наших экспертов. Не совершайте чужих ошибок в своей работе!
Свежий выпуск издания доступен подписчикам бератора бесплатно.
Выбор читателей
Изменения бухгалтерского и налогового законодательства с 2022 года
Новые правила взыскания алиментов вступили в силу. А вот будут ли работать?
Новый перечень доходов для удержания алиментов на детей. Таблица
Мы пишем полезные статьи, чтобы помочь вам разобраться в сложных проблемах бухучета, переводим сложные документы «с чиновничьего на русский». Вы можете помочь нам в этом. Это легко.
*Нажимая кнопку отплатить вы совершаете добровольное пожертвование
Как вести учет депонированной зарплаты
Ситуаций, при которых работник не может получить заработную плату из кассы в установленный день, довольно много. Это может быть и служебная командировка, и внезапный отпуск по семейным обстоятельствам, и болезнь.
Чтобы избежать таких случаев, работодатели предпочитают перечислять зарплату на банковские карты работников. Однако требовать перейти на банковскую книжку нельзя, поэтому некоторые учреждения продолжают выдавать деньги из кассы. Определим, как правильно отразить в бухгалтерском учете депонированную заработную плату, проводки дадим ниже.
Определимся с понятиями
Депонированная зарплата — это денежная сумма, которая должна была быть выдана работнику через кассу учреждения (наличными деньгами), но из-за отсутствия сотрудника на рабочем месте в дни выдачи начислений осталась в кассе.
Отметим, что такие суммы наличности являются целевыми, то есть имеют строгое назначение: выплата начисленных доходов сотрудникам. Следовательно, израсходовать эти средства на другие цели нельзя, и если в течение пяти рабочих дней заработная плата не получена подчиненным, то наличка должна быть возвращена в банк на расчетный счет учреждения (п. 6.5 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У).
Как организовать учет
Бухгалтер-кассир организации в день выплат заполняет специальную зарплатную ведомость. В документе отражены список работников, начисленные суммы, а также пустая графа, в которой работник оставляет подпись, чем подтверждает получение денег. Если в дни выплат сотрудник не явился за зарплатой, то напротив его фамилии делается запись «депонировано».
По итогам зарплатной ведомости кассир составляет специальный реестр депзарплаты. В этом реестре необходимо отразить Ф.И.О. работников, которые не явились за деньгами, сумму и дату образовавшейся задолженности. Также в реестр можно включить прочую информацию о сотруднике: табельный номер, должность, наименование отдела или цеха.
За неполученной заработной платой работник вправе обратиться в любой рабочий день. То есть дожидаться следующего месяца не нужно. Такое обращение лучше оформить письменным заявлением, на основании которого кассир создает расходный кассовый ордер.
Обратиться за невыплаченной зарплатой гражданин может в течение трех лет. После истечения этого срока сумма учитывается в составе внереализационных расходов.
Как списать депонированную зарплату
Как правильно депонировать заработную плату, если сотрудник по каким-либо причинам не смог ее получить, и как в дальнейшем списать такую сумму.
Порядок, место и сроки выплаты заработной платы регулируются статьей 136 Трудового кодекса. Она должна выплачиваться не реже чем два раза в месяц, в дни, предусмотренные правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным либо трудовым договором.
Предназначенная для выплаты заработной платы, стипендий и т. д. сумма наличных денег устанавливается согласно расчетно-платежной ведомости (платежной ведомости). Срок выдачи наличных денег на эти выплаты определяется руководителем и указывается в ведомости. Продолжительность срока выдачи наличных денег по выплатам не может превышать пяти рабочих дней (включая день получения наличных денег с банковского счета на указанные выплаты) (п. 4.6 Положения).
На форуме сайта www.buhgalteria.ru вопрос депонирования и списания заработной платы стал горячей темой для обсуждения.
С первым вопросом к участникам форума обратилась «Наташка»:
«Наташка» «Подскажите, пожалуйста, какие нужно сделать проводки в случае депонирования не выплаченных сотрудникам сумм?»
На помощь пришел, как всегда, гуру форума «Олег»:
«Олег» «Все просто. В бухгалтерском учете нужно отразить данные операции следующими проводками:
ДЕБЕТ 20, 26, 44 КРЕДИТ 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»
— начислена заработная плата;
ДЕБЕТ 50 «Касса» КРЕДИТ 51 «Расчетные счета»
— поступили в кассу денежные средства на выплату заработной платы;
ДЕБЕТ 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» КРЕДИТ 50 «Касса»
— заработная плата выдана сотрудникам;
ДЕБЕТ 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» КРЕДИТ 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», субсчет 4 «Расчеты по депонированным суммам»
— депонирована не полученная в срок заработная плата;
ДЕБЕТ 51 «Расчетные счета» КРЕДИТ 50 «Касса»
— депонированная заработная плата сдана в банк».
«Наташка» «Спасибо. А что делать с заработной платой, по которой истек срок исковой давности? Как списывать в таком случае?»
«Мариночка» «Ничего сложного. Депонированная заработная плата, по которой истек срок исковой давности, признается в бухгалтерском учете в составе прочих расходов (п. 7 ПБУ 9/99 «Доходы организации», утв. приказом Минфина России от 6 мая 1992 г. № 32н). Со счета, на котором находились депонированные суммы (счет 76-4), на счет 91 «Прочие расходы». Проводка выглядит так:
ДЕБЕТ счета 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», субсчет 4 «Расчеты по депонированным суммам», КРЕДИТ 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет «Прочие доходы»
— списана депонированная заработная плата по истечении срока исковой давности».
«Олег» «Нет, не нужно ничего писать».
К обсуждению присоединилась «Наталья Петровна»:
«Наталья Петровна» «Для того чтобы получить депонированную заработную плату, сотрудник вправе обратиться как в письменной, так и в устной форме.
Организация должна выплатить ему денежные средства в кратчайшие сроки. Как правило, при наличии денежных средств деньги выдаются в день обращения».
«Наташка» «Какие документы оформляются для выплаты депонированной заработной платы?»
С новым вопросом к участникам форума обратилась «Катя»:
«Катя» «Как уплачивается НДФЛ с депонированных сумм?»
«Олег» «В общем порядке».
«Наталья Петровна» «Независимо от того, получил сотрудник или нет заработную плату, с нее необходимо начислить и уплатить в бюджет НДФЛ, определяемый в соответствии с пунктом 6 статьи 226 Налогового кодекса».
«Катя» «А как вообще правильно депонировать заработную плату?»
«Наталья Петровна» «В последний рабочий день, предназначенный для выдачи наличных денег, стипендий и других выплат, кассир в расчетно-платежной ведомости проставляет оттиск штампа или делает надпись «депонировано» напротив фамилий работников, которым не проведена выдача наличных денег. Далее необходимо подсчитать и записать в итоговой строке сумму фактически выданных наличных денег и сумму, подлежащую депонированию и сдаче в банк. В конце эта сумма сверяется с той, что указана в расчетно-платежной ведомости. Также нужно составить реестр депонированных сумм. Как правило, он оформляется в произвольной форме».
«Катя» «А что именно нужно прописать в реестре?»
«Наталья Петровна» «Реестр депонированных сумм содержит:
— фирменное наименование компании;
— фамилию, имя, отчество (для ИП);
— дату оформления реестра депонированных сумм;
— период возникновения депонированных сумм;
— номер расчетно-платежной ведомости;
— фамилию, имя, отчество работника, не получившего заработную плату;
— его табельный номер;
— сумму невыплаченных наличных денег;
— итоговую сумму невыплаченных наличных денег по реестру;
— подпись и расшифровку подписи кассира.
Вы также можете установить дополнительные реквизиты в реестре депонированных сумм».
Нумерация реестров депонированных сумм осуществляется в хронологической последовательности с начала календарного года. После того как кассир оформил реестр депонированных сумм, в расчетно-платежной ведомости после общей выданной сотрудникам суммы указывается депонированная сумма и ставится подпись кассира. Затем документ передается на подпись главному бухгалтеру.
На фактически выданные суммы наличных денег по расчетно-платежной ведомости оформляется расходный кассовый ордер, номер и дата которого указывается в ведомости.
Непростой вопрос участникам форума задала «Настя»:
«Настя» «В нашей компании образовалась неистребуемая задолженность по заработной плате. Стала читать кодексы и так и не смогла понять, когда ее правильно списать. При этом у меня появились сомнения, какой период считать сроком исковой давности: три месяца или три года. Разъясните, пожалуйста, эту ситуацию».
«Олег» «Минфин России придерживается позиции, что это три месяца. По истечении трех месяцев вы должны списать указанные суммы во внереализационный доход и исчислить с них налог на прибыль».
«Настя» «В данном случае нельзя применять срок исковой давности, установленный Гражданским кодексом России?»
«Олег» «Почему же, можно. Только это может привести к разногласиям с контролирующими органами».
«Настя» «Вы не можете разъяснить почему?»
«Олег» «Существует две позиции, какой период считать сроком исковой давности, а именно:
— задолженность списывается по истечении трех месяцев. Данное правило установлено статьей 392 Трудового кодекса России;
— задолженность подлежит списанию по истечении трех лет. Такое положение закреплено в статье 196 Гражданского кодекса России.
Позиция чиновников Минфина заключается в том, что такой вид кредиторки подлежит списанию по истечении трех месяцев. Их точка зрения выражена в письмах Минфина России от 2 апреля 2009 г. № 03-03-06/1/211, от 7 октября 2009 г. № 03-03-06/1/651. В своих разъяснениях чиновники указывают, что исковой давностью признается срок в три года (ст. 196 ГК РФ). При этом для отдельных видов требований законом могут устанавливаться специальные сроки исковой давности, сокращенные или более длительные по сравнению с общим сроком (ст. 197 ГК РФ). Однако трудовым законодательством определено, что работник имеет право обратиться в суд за разрешением индивидуального трудового спора в течение трех месяцев со дня, когда он узнал о нарушении своих прав.
Предусмотренный Трудовым кодексом срок более короткий, чем в Гражданском кодексе. Таким образом, по истечении трех месяцев сумма кредиторки по заработной плате списывается в доходы (внереализационные) и с нее исчисляется налог на прибыль. Однако истечение трехмесячного срока не лишает работника права обра-титься за выплатой заработной платы. В таком случае компания должна выплаченную сумму отразить в составе внереализационных расходов».
«Наталья Петровна» «Федеральная налоговая служба России, как всегда, не согласна с решением Минфина и в письме от 6 октября 2009 г. № 3-2-06/109 высказала противоположную позицию. Налоговики отмечают: срок в три месяца не может рассматриваться в качестве срока исковой давности для списания в целях налогообложения прибыли кредиторской задолженности по депонированной заработной плате, поскольку статья 392 Трудового кодекса определяет срок, в течение которого работник вправе обратиться в суд, а не к работодателю, по причине нарушения работодателем его права. Депонирование заработной платы, не полученной работником в кассе в установленный срок, само по себе не является нарушением права работника на получение заработной платы, а обусловлено исполнением работодателем Положения.
Право работника на получение заработной платы будет нарушено, если, обратившись впоследствии к работодателю с требованием о выплате депонированной заработной платы, работник получит отказ. Именно с этого дня, а не со дня возникновения у работодателя кредиторской задолженности по депонированной заработной плате, начнется течение трехмесячного срока для обращения в суд.
На основании изложенного, для целей налогообложения прибыли сумма кредиторской задолженности по депонированной зарплате подлежит включению во внереализационные доходы».
«Олег» «Доход в виде кредиторской задолженности, по которой истек срок исковой давности, учитывается в составе внереализационных доходов в последний день того отчетного периода, в котором истекает срок исковой давности (письмо Минфина России от 29 сентября 2009 г. № 16-15/100975)».
«Настя» «Получается, что по истечении трехлетнего срока эта сумма автоматически включается в доход компании?»
«Олег» «Ну, практически. Должна быть проведена инвентаризация и подписан приказ (распоряжение) руководителя о списании кредиторской задолженности».
«Маслова Н.О.» «Наша компания совмещает общий режим обложения и ЕНВД. Заработная плата сотрудника, который был занят в спецрежимной деятельности, была депонирована. В течение трех лет сотрудник за ней не явился. Скажите, пожалуйста, можно ли списать такие суммы в доход?»
«Олег» «Компании, применяющие спецрежим в виде ЕНВД, не уплачивают налог на прибыль. Следовательно, облагаемого дохода в данном случае не возникает».
«Маслова Н.О.» «Спасибо за ответ».
Д.В. Сенаторова, ведущий специалист по кадрам
Выбор читателей
Изменения бухгалтерского и налогового законодательства с 2022 года
Новые правила взыскания алиментов вступили в силу. А вот будут ли работать?
Новый перечень доходов для удержания алиментов на детей. Таблица
Мы пишем полезные статьи, чтобы помочь вам разобраться в сложных проблемах бухучета, переводим сложные документы «с чиновничьего на русский». Вы можете помочь нам в этом. Это легко.
*Нажимая кнопку отплатить вы совершаете добровольное пожертвование
Депонирование зарплаты
Сроки выплаты заработной платы определяют соглашением между администрацией и работниками организации и фиксируют в коллективном (трудовом) договоре. Заработную плату выплачивают в течение пяти рабочих дней, начиная с установленной даты ее выдачи, включая день получения денег в банке. Не полученную в срок заработную плату депонируют. Подробнее об этом читайте в нашей статье, подготовленной экспертами Бератора.
По истечении пяти дней, установленных для выдачи заработной платы, кассир должен построчно проверить в расчетно-платежной ведомости расписки в получении денег и суммировать выданную заработную плату. Напротив фамилий тех, кто не получил заработную плату, в графе «Деньги получил» (при выдаче денег по форме № Т-49) или «Подпись в получении» (при выдаче денег по форме № Т-53) ставят штамп или пишут от руки «Депонировано».
Учет депонентов
Реестр депонированных сумм заполняют в произвольной форме. Как правило, он включает следующие реквизиты:
Реестр депонированных сумм может содержать дополнительные реквизиты, например, о выплате депонированных сумм.
Нумерация реестров депонированных сумм осуществляется в хронологической последовательности с начала календарного года.
Если реестр депонированных сумм оформляет руководитель, соответствие записей в реестре депонированных сумм и данных расчетно-платежной или платежной ведомости заверяет он сам.
Депонированные суммы сдаются в банк, и на сданные суммы составляется один общий расходный кассовый ордер.
Сумму депонированной заработной платы отразите проводкой:
ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 76-4
– депонирована не полученная работниками заработная плата;
ДЕБЕТ 51 КРЕДИТ 50-1
– депонированная заработная плата внесена на расчетный счет.
Налогообложение депонированных сумм
Налог на доходы с депонированной зарплаты уплачивают в бюджет по правилам статьи 226 Налогового кодекса. Порядок зависит от источника выплаты.
А вот взносы в ПФР, ФСС, ФФОМС заплатить придется в срок в любом случае, поскольку рассчитаться с внебюджетными фондами фирма должна не позднее 15-го числа следующего месяца (п. 5 ст. 15 Федерального закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ).
Депонированную заработную плату выдают работникам по расходному кассовому ордеру.
Дату и номер расходного кассового ордера указывают в книге депонентов (или реестре депонированной заработной платы).
При выдаче депонированной заработной платы в учете делают записи:
ДЕБЕТ 50-1 КРЕДИТ 51
– получены денежные средства в банке на выдачу депонированной заработной платы;
ДЕБЕТ 76-4 КРЕДИТ 50-1
– депонированная заработная плата выдана работникам.
Получить за…
В случае смерти работника не полученную ко дню его смерти заработную плату выдают совместно проживавшим с ним членам семьи, а также лицам, находившимся на иждивении умершего независимо от того, проживали они с ним совместно или нет (письмо Минфина России от 4 июня 2012 г. № 03-04-06/3-147).
Выдать заработную плату обратившимся за ней нужно не позднее недельного срока со дня подачи ими работодателю соответствующих документов:
Членами семьи являются супруги, родители и дети (усыновители и усыновленные) (ст. 2 СК РФ), а также признаются братья и сестры, дедушка и бабушка, внуки, пасынок и падчерица, отчим и мачеха (гл. 15 СК РФ).
В состав заработной платы должны быть включены все полагающиеся работнику стимулирующие и компенсационные выплаты, включая денежную компенсацию за все неиспользованные отпуска (ст. 141 ТК РФ).
Если работник скончался, находясь на больничном, то организация-работодатель на основании листка нетрудоспособности обязана за все дни болезни рассчитать пособие. В этом случае в строке «Приступить к работе» должна быть запись «Умер» и указана дата смерти.
В статье 137 Трудового кодекса содержится перечень удержаний, которые из зарплаты работника для погашения его задолженности работодателю при увольнении в связи со смертью производить не нужно. Это, к примеру, возмещение неотработанного аванса, выданного работнику в счет заработной платы; погашение неизрасходованного аванса, выданного под отчет в связи со служебной командировкой или переводом на другую работу в другую местность.
Со дня смерти работника должны быть прекращены отчисления из его зарплаты для уплаты алиментов (п. 1 ст. 418 ГК РФ), поскольку это обязательство также неразрывно связано с личностью работника.
Выплатить деньги можно первому из обратившихся лиц, которое предъявит оригинал свидетельства о смерти работника. Если одновременно за выплатой обратятся сразу несколько человек, то вопрос о том, какую сумму кому из них выдать, можно решить соглашением сторон (составить письменное соглашение), либо в судебном порядке.
Если в течение четырех месяцев со дня открытия наследства (дня смерти гражданина), суммы, невыплаченные ему при жизни, не получены никем из его членов семьи, они включаются в состав наследства и наследуются на общих основаниях (п. 2, 3 ст. 1183 ГК РФ).
При этом следует депонировать невыплаченные суммы, известить об этом нотариуса по месту жительства умершего работника и ждать его распоряжений.
При объявлении гражданина умершим днем открытия наследства является день вступления в законную силу решения суда об объявлении его умершим (ст. 1114 ГК РФ).
Если депонированная зарплата не востребована
Списание невостребованной заработной платы следует отразить записью:
ДЕБЕТ 76-4 КРЕДИТ 91-1
– невостребованная заработная плата включена в состав прочих доходов.
