Документы для оприходования товара
Контур.Бухгалтерия — веб-сервис для малого бизнеса!
Быстрое заведение первички, автоматический расчет налогов, отправка отчетности онлайн, электронный документооборот, бесплатные обновления и техподдержка.
Для организации эффективного производства важно вести грамотный складской учет. Знание документов, с помощью которых товары оприходуются на склад, поможет защитить свои права и вести учет правильно. Верно оформленное документальное сопровождение защитит от проблем с полученным товаром и облегчит общение с налоговыми органами.
Документы для оформления поступления товара
Оприходование товара включает в себя прием и первичный учет поступлений. Принимать товар может материально-ответственное лицо или лицо по доверенности. Поступление товаров сопровождается оформлением первичных документов поставщиком. К ним относятся:
Счет-фактуру выписывают, если поставщик платит НДС. Счет-фактура позволяет зачесть НДС на полученный товар к возмещению. Организации и предприниматели, работающие по упрощенной системе налогообложения, не платят налог на добавленную стоимость и могут не составлять счет-фактуру, а если документ выставлен поставщиком на ОСНО — не принимать к возмещению входящий НДС.
Перед тем как принять товар, проверьте правильность оформления накладной: в ней должны содержаться реквизиты покупателя и поставщика, наименование товара, количество, цена, стоимость, НДС.
Облачный сервис Контур.Бухгалтерия позволяет хранить всю информацию о товарах в одном месте и упрощает процедуру оприходования товара.
Для оприходования товара после приемки на накладной ставят печать и подписи ответственных лиц. Накладную составляют в двух экземплярах: один остается у покупателя, а другой передают продавцу. Для покупателя накладная — приходный документ, а для продавца — расходный.
Универсальный передаточный документ (УПД)
Этот документ представляет собой сразу товарно-транспортную накладную и счет-фактуру. Законодательно введен с 2013 года и не обязателен к применению. Вы можете самостоятельно решить, желаете ли составлять два документа или только УПД. Как и счет-фактура, УПД дает основание для получения налогового вычета.
Применение универсального документа упрощает процесс передачи и принятия ТМЦ. С его помощью оформляйте поставку товаров, работ или услуг и передачу имущественных прав. Подписывает УПД уполномоченное лицо, ответственное за оформление первичных документов или сделки купли-продажи.
В законодательно закрепленной форме УПД есть поле статуса. Оно определяет, вместо какого документа вы представляете УПД:
Статус документа изменяет порядок его заполнения: для статуса 2 не нужно заполнять некоторые строки, изменяется номер УПД и необходимые подписи. Для использования УПД в организации нужно утвердить его форму. Официальная форма носит рекомендательный характер, и организация может вносить в нее изменения. Но все обязательные реквизиты первичных документов должны соответствовать требованиям.
Приемка товаров
Облачный сервис Контур.Бухгалтерия позволяет хранить всю информацию о товарах в одном месте и упрощает процедуру оприходования товара.
На первом этапе приемки товаров проверяем, соответствует ли вид и количество товара сведениям в сопроводительных документах. Это нужно чтобы обеспечить полноту учета. Второй этап — приемка товара по качеству и укомплектованности. Приемку товаров выполняет материально-ответственное лицо в присутствии представителя поставщика, если в договоре не оговорены другие условия.Если весь товар на месте и брак не обнаружен, подтвердите соответствие штампом организации и подписью.
По результатам приемки товара составляется акт ТОРГ-1 и товарный ярлык ТОРГ-11. Данные товарного ярлыка нужны для проведения инвентаризационной описи.
Нарушение сроков проверки и правил приема лишит вас прав на выставление претензии к поставщику или перевозчику. Для отдельных видов товаров, сроки установлены законодательно, для остальных оговариваются в договоре. Оформление возврата некачественного товара зависит от момента обнаружения брака:
В завершение приемки, оприходуйте поступившие ТМЦ по фактическому количеству и сумме.
Что делать, если нет сопроводительных документов
Облачный сервис Контур.Бухгалтерия позволяет хранить всю информацию о товарах в одном месте и упрощает процедуру оприходования товара.
Для бухучета главное — документы. Если нет документа, нет и объекта учета. Когда договор поставки в наличии, но поставщик не представил сопроводительные документы, поступившие товары тоже нужно оприходовать.
Для таких случаев предусмотрен акт приемки ТОРГ-4. При отсутствии товарной накладной и счета, затрудняется определение цены, по которой приходуют товар. Цену нужно взять из договора, а если договора нет, то товар приходуется по рыночной цене. Акт ТОРГ-4 содержит информацию о фактическом наличии поступившего товара.
Акт приемки составляет специальная комиссия, принимающая товар. ТОРГ-4 оформляют в двух экземплярах, один передается материально-ответственному лицу поставщика, а другой в бухгалтерию.
Оприходование товара — проводки
В бухучете отражение приобретения товаров различается и зависит от метода передачи прав собственности.
Отсрочка платежа. Право собственности переходит в момент передачи товара покупателю. В фактическую себестоимость принятых товаров включайте расходы на доставку и заготовительные расходы.
| Дебет | Кредит | |
|---|---|---|
| Оприходованы товары (без НДС) | 41 | 60 |
| Начислен НДС | 19 | 60 |
| Расходы на доставку | 41 | 60 |
| Начислен НДС на доставку | 19 | 60 |
| НДС принят к вычету | 68 | 19 |
| Погашена задолженность | 60 | 50(51) |
Предоплата. В договоре указано, что право собственности на товар переходит после его оплаты.
| Дебет | Кредит | |
|---|---|---|
| Перечислена оплата поставщику | 60 | 50 (51) |
| Оприходованы товары (без НДС) | 41 | 60 |
| Начислен НДС | 19 | 60 |
| НДС к вычету | 68 | 19 |
В рамках оприходования товара стоит отметить ситуации, связанные с возвратом товара поставщику. В зависимости от того, был ли принят товар к учету и был ли он оплачен — проводки изменяются.
Автор статьи: Елизавета Кобрина
Вести учет поступлений товаров станет проще с использованием автоматизированных программ. Облачный сервис Контур.Бухгалтерия позволяет хранить всю информацию о товарах в одном месте и упрощает процедуру оприходования товара. Заносите накладные, счет-фактуру и данные об оплате счетов. Ведите учет поступлений и выбытия ТМЦ.
Приемка товара
Вы открыли свой бизнес, и теперь нужно понять, что такое приемка товара, и как принимать товар в магазине или на складе. Это достаточно непросто, ведь существует масса нюансов.
Главное — знать, какие документы нужны, чтобы оформить приход товара на склад. Их несколько, и они обязательны для корректного ведения учета и защиты ваших прав. Верно заполненные документы — гарантия, что вы не потеряете деньги и в случае чего защитите свои интересы в суде. Если вы не позаботились о правильном оформлении приемки товаров, вы не вправе что-то требовать от поставщиков и транспортных компаний и можете понести убытки.
Все документы, которые вам понадобятся, можно скачать в МоемСкладе: у нас есть пустые бланки, заполненные образцы, чтобы проверить себя, и инструкции по оформлению.
Но намного удобнее делать все онлайн. В МоемСкладе вы можете вести учет товаров, оформлять приемки и отгрузки. Не понадобится снова и снова заполнять бумаги от руки, риск ошибки — минимальный. С нашим сервисом легко начать работать: он очень простой, есть удобные видеоинструкции. Зарегистрируйтесь и попробуйте прямо сейчас: это бесплатно!
Документальное оформление поступления товара
Для того чтобы сотрудник организации имел право получать товар, его надо наделить статусом материально-ответственного лица и закрепить это доверенностью. Тогда он сможет ставить печать в приходной накладной и расписываться в ней. В противном случае документальное оформление поступления товара ляжет полностью на плечи руководителю компании.
Товар можно получить и без печати. Для этого сотруднику, получающему товар, потребуется предъявить поставщику доверенность по форме М-2, выписанную на его имя, и документ, удостоверяющий личность.
Приемка товарно-материальных ценностей в первую очередь регулируется договором поставки. В нем содержатся все данные о товаре и его передаче в собственность. Корректное документальное оформление приемки товаров предполагает использование унифицированных форм первичных документов: начиная с ТОРГ-1 и заканчивая ТОРГ-14. Они утверждены постановлением Госкомстата России от 25.12.98 N 132.
Не так давно у предпринимателей появилась альтернатива при ведении первички. В октябре 2013 года ФНС России разработала и представила универсальный передаточный документ (УПД). Его форма содержит обязательные реквизиты, предусмотренные для счетов-фактур и первичных учетных документов. По сути УПД — это комбинация товарной накладной и счета-фактуры и их заменяет. Организации могут применять его либо для расчетов по НДС и в качестве первичного документа, либо только как первичку, например, для подтверждения расходов. Если вы принимаете товар в магазин или на склад с использованием УПД, то почти все, что написано ниже про комплект документов для приемки, вас не касается. За исключением транспортной накладной. Тем не менее, советуем полностью ознакомиться с текстом статьи, чтобы понять логику процесса приемки товара.
Итак, если вы не ведете приемку при помощи УПД, то главным документом здесь будет являться товарная накладная ТОРГ-12. Если товар везут со склада поставщика на ваш склад, то оформляется товарно-транспортная накладная (ТТН), которая отличается от товарной тем, что в ней есть транспортный раздел. Эти документы могут быть одновременно приходным документом для получателя товара и расходным — для поставщика. Именно поэтому накладные оформляют в двух экземплярах. Обратите внимание, что в новой форме ТТН отсутствует описание товара — этот блок находится в УПД или в ТОРГ-12. Поэтому, как говорилось выше, с УПД вам понадобится только транспортная накладная, то есть всего два документа.
Вам привезли товар, с ним все хорошо и на него есть накладная. Теперь нужно проверить, корректно ли она заполнена: проверьте количество, артикулы, название компаний и другую важную информацию. Если с этим все в порядке, то можно ставить печать организации и подпись.
Вторым документом, которым, как правило, сопровождается товар, является счет-фактура. Если вы — плательщик НДС, то вы должны тщательно следить за тем, чтобы эти документы аккуратно собирались для каждого прихода товара на склад. Без счета-фактуры от поставщика вы не сможете зачесть НДС, а значит, будете переплачивать государству. Этот документ обязаны делать фирмы, платящие НДС. Не делают это те, кто работает по упрощенной системе налогообложения. Печать в таком документе не ставится — достаточно подписи бухгалтера и генерального директора. При возврате вы должны будете запросить у поставщика корректировку счета-фактуры — ведь НДС будет облагаться только поставленная вам часть товара.
Достаточно часто с товаром и этими документами привозят счет, в котором должна стоять печать организации и подпись руководителя. По закону это является основанием для оплаты вами поставленного товара. На практике же время оплаты обычно регулируется условиями договора, и очень часто именно после оплаты товара поставщику осуществляется поставка.
Недостача товара при приемке. Некачественный товар
Если товар вам привезли, но что-то забыли, то в накладной вычеркиваются те строки, товаров по которым нет. Каждое такое действие подтверждается подписью того, кто принимает товар на складе или в магазине. И не забудьте про корректировку счета-фактуры.
Если товар по качеству отличается от того, что указано в договоре или сопроводительных документах, нужно отказаться от него и составить акт о расхождении по количеству и качеству по форме ТОРГ-2 для отечественных товаров, или по форме ТОРГ-3 — для импортных. Бланк заполняется материально-ответственным лицом в присутствии представителя компании-поставщика, при этом с его согласия можно составить акт и при его отсутствии.
Если вам по каким-то причинам нужно вернуть товар надлежащего качества, требуется оформить бланк накладной ТОРГ-12. Целесообразно письменно зафиксировать согласие поставщика на это. Например, в виде заключения дополнительного соглашения к договору купли-продажи или отдельного соглашения о возврате товара. В них указывается количество и стоимость возвращаемых товаров, а также причина возврата.
Как вести приход и расход товара в магазине
Традиционно эти процессы относят к операциям складского учета. МойСклад, облачный сервис для управления торговлей, позволяет не только точно вести приход и расход товара в магазине, но и в целом эффективно управлять компанией.
В считанные минуты вы сможете оформить приход товара на склад, напечатать все необходимые документы прямо из сервиса. После введения номенклатуры в МойСклад остатки товара будут считаться автоматически. Вы также сможете быстро составлять заказы поставщикам, хранить товар на нескольких виртуальных складах, печатать штрих-коды и многое другое.
Приемка товара заказчиком
Антикризисное предложение до 11 ноября
Какими документами подтверждается приемка товара заказчиком
При обнаружении несоответствий в этой статье оставьте оставьте заявку и получите скидку 30% на любой курс по госзакупкам
Из этой статьи вы узнаете:
Какой документ подтверждает приемку товара заказчиком, и каким образом он должен быть оформлен? Ответы на данные вопросы обязан знать любой грамотный специалист, работающий в сфере закупок, – иначе не избежать определенных проблем.
Приемка товара (а также работ и услуг) – завершающий этап исполнения контракта. При этом соответствующий документ обязан быть составлен максимально грамотно – только это позволит в дальнейшем минимизировать риски возникновения споров по выполненному контракту.
Документы, подтверждающие приемку товара заказчиком
В соответствии со ст. 458 Гражданского кодекса РФ, заказчик или уполномоченное лицо становится собственником приобретаемой продукции в момент, когда продавец передает ему эту продукцию.
Какой документ подтверждает приемку товара заказчиком? Единого бланка для подтверждения факта передачи не разработано. Это может быть акт, расписка, товарная накладная, товарно-транспортная накладная, инвентаризационная опись, квитанции о приемке грузов к перевозке или другой документ.
На практике факт, что товар был принят заказчиком, подтверждают составлением одного из вышеперечисленных документов, указав в нем наименование продукции, ее количество и стоимость, другие требуемые реквизиты и полномочия представителей обеих сторон сделки, которые должны лично расписаться и расшифровать свою подпись.
В бухучете сдачу-приемку товара документально подтверждают путем оформления товарных накладных по форме № ТОРГ-12, а в случае привлечения сторонней организации для перевозки груза – товарно-транспортных накладных (ТТН). Некоторые инспекторы налоговой службы считают, что факт приемки необходимо подтверждать другими бумагами – специальными актами или документами по унифицированной форме № ТОРГ-1.
Товарная накладная по форме № ТОРГ-12 – это документ первичного учета, на его основании списывают товарно-материальные ценности либо ставят их на баланс в зависимости от того, кем выступает организация – заказчиком или поставщиком. То есть товарная накладная может оформляться и как расходный, и как приходный документ.
Первичная документация становится юридически значимой, как только ее оформляют в соответствии со всеми правилами, а уполномоченные лица подтверждают своей подписью.
Если заказчик не производит своевременно платеж после получения товара, возможно взыскание с него оплаты через суд. В ходе разбирательства поставщик обязательно подтверждает, что заказ был выполнен. Как правило, судебные инстанции признают приемку проведенной, если им предоставляют накладную по форме № ТОРГ-12, подписанную уполномоченным лицом заказчика и заверенную его печатью.
В настоящее время решение принимается в пользу налогоплательщиков, оформляющих накладные № ТОРГ-12.
При организации учетной политики компаниям необходимо обозначить форму № ТОРГ-12 как документ, который подтверждает факт передачи заказа. Эксперты утверждают, что это позволит избежать претензий со стороны налоговой.
Какой документ подтверждает приемку товара заказчиком в случае государственных контрактов? Результаты их исполнения должны фиксироваться в соответствии со ст. 94 и рядом пунктов ст. 34 закона № 44-ФЗ. Стоит отметить, что этот нормативный документ регламентирует приемку не только товаров, но и работ и услуг.
Правила составления документов, которые подтверждают приемку, содержит не только 44-ФЗ. У многих ведомств имеются свои рекомендации, как оформлять такие акты (к примеру, конкретные требования разработаны в строительной сфере). Документальная фиксация факта передачи заказа – обязанность покупателя, при этом требования к ней закона не являются жесткими.
После того как товар принят, обычно составляют двусторонний акт, в котором перечисляют переданные товары или оказанные услуги и описывают претензии при их наличии. Этот документ подтверждает факт передачи продукции.
Каким образом оформляется акт приемки товара
Участникам рынка нужно знать не только, какой документ подтверждает факт приемки товара заказчиком, но и как его нужно оформлять.
При осуществлении закупок по 44-ФЗ приемка проводится в соответствии с требованиями ст. 94 и некоторых пунктов ст. 34 этого нормативного акта. Госконтракт содержит описание процедуры передачи, ее сроки и порядок документального оформления. Поэтому сторонам заранее известно, как она будет проходить и как ее нужно подтверждать.
Заказчик должен сформировать комиссию из не менее чем 5 своих работников. Прежде чем подписать документ, который подтверждает приемку товара (работ, услуг), необходимо провести экспертизу объекта закупки. Она позволяет выявить возможные его недостатки и определить степень соответствия указанным в техническом задании на закупку требованиям.
Допускается проведение как внутренней экспертизы (собственными силами фирмы-заказчика), так и внешней (для которой привлекаются специализированные компании и независимые эксперты). При заключении госконтракта с единственным поставщиком заказчик обязан привлекать внешних экспертов.
Если комиссия подтверждает полное соответствие закупаемого объекта выдвинутым к нему требованиям, то осуществляется его приемка.
Закон требует оформления при передаче заказа по госконтракту следующих документов, которые подтверждают, что обе стороны выполнили свои обязательства:
Приемочный акт подтверждает, что заказчик принял товар. Унифицированной формы для этого документа не существует, поэтому допускается его произвольное составление. Хотя для некоторых сфер деятельности профильными ведомствами все же разработаны определенные правила оформления документов, которые подтверждают исполнение госконтракта (к примеру, для строительной отрасли).
Хотя единой формы документов, которые подтверждают приемку, нет, в них обязательно нужно включать следующее:
Кроме того, акт должен быть подписан уполномоченным членом приемочной комиссии и представителем поставщика.
В случае отказа представителя поставщика подтверждать факт передачи товара своей подписью правомерно одностороннее проведение заказчиком приемки.
Что делать сторонам, если товар не принят заказчиком
Часто бывает, что во время экспертизы выявляется несоответствие объекта закупки заявленным в техзадании требованиям. В таких случаях закон № 44-ФЗ позволяет заказчику не принимать товар или работу. Для этого ему нужно составить мотивированный отказ, указать его причину и потребовать устранения недостатков в установленные сроки.
При согласии поставщика с обнаруженными недостатками он проводит их устранение (при наличии такой возможности), после чего товар принимается повторно.
Если же продавец уверен в качестве своей продукции, то он инициирует проведение независимой экспертизы, чтобы доказать, что им были выполнены все условия госконтракта.
Если экспертиза подтверждает соответствие объекта закупки заявленным условиям, поставщик может потребовать от покупателя принять заказ и произвести оплату путем направления в его адрес досудебной претензии. Если заказчик никак не отреагирует на претензию в течение 30 дней с момента ее получения, то возможна подача поставщиком иска в арбитражный суд.
Необходимо отметить, что при отказе заказчика принимать товар из-за наличия несоответствий и нежелании поставщика устранять их допускается одностороннее расторжение контракта (если в нем есть соответствующий пункт, предусматривающий такую возможность).
Если заказчик расторгает контракт в одностороннем порядке, то продавца заносят в реестр недобросовестных поставщиков. Поэтому, помимо принуждения заказчика через суд произвести приемку, продавцу требуется принять участие в заседании ФАС по вопросу внесения данных о нем в реестр недобросовестных поставщиков, а также обжаловать в суде одностороннее расторжение покупателем контракта.
Приведем пример из судебной практики. Компанией по госконтракту была осуществлена поставка заказчику компьютеров. Он выявил их несоответствие требованиям спецификации и контракта, поэтому отказал в приемке. Поставщик устранил обнаруженные недостатки, дополнив комплектацию ПК петлями для висячего замка и безвинтового крепления карт расширения.
Однако заказчик все равно не стал принимать товар, сославшись на то, что дополнительные детали были установлены без его согласия и согласия производителя, при этом технические характеристики системного блока были изменены. После получения отказа в приемке поставщик направил в суд иск, потребовав заставить покупателя исполнять обязательства по госконтракту.
В ходе разбирательства выяснилось, что контракт не содержал требования об обязательном заводском производстве всех комплектующих с учетом специфических особенностей поставляемого товара, то есть поставщик мог собрать ПК из составных частей разных производителей.
Также было отмечено, что при рассмотрении дела в судах первой и апелляционной инстанций требовалось привлечение производителя системного блока. Он должен был оценить, можно ли доукомплектовывать компьютеры и действительно ли от этого системный блок существенно изменяется. Однако к нему не обращались.
После оценки всех материалов суд встал на сторону поставщика и удовлетворил его требования, обязав заказчика принять компьютеры (Постановление Арбитражного суда Северо-Кавказского округа от 18.08.2014 по делу № А53-20477/2012).
Порядок возврата некачественного товара
Если закупка осуществляется по 44-ФЗ, то в ТЗ и спецификации покупатель прописывает требуемые ему характеристики товара. К сожалению, поставщики не всегда обеспечивают соответствие им своей продукции. При поступлении закупаемого объекта с недостатками заказчик может пойти двумя путями:
Если покупатель по объективным причинам не принимает товар, то он должен составить письмо с мотивированным отказом (этот документ, как правило, подтверждают все члены приемочной комиссии, ставя в нем свои подписи). В него включают сведения о продавце, номер контракта, дату приемки, наименование объекта закупки, номер товарной накладной или УПД. Также в письме указывают, по какой характеристике выявлено несоответствие, ее требуемое и фактическое значение. Этот документ является основанием для приостановки приемочных мероприятий.
Помимо этого, по результатам экспертизы составляют заключение, в котором обосновывают отказ в приемке, ссылаясь на конкретные пункты госзаказа. После поставщика обязуют провести замену продукции в сроки, установленные в контракте, за свой счет и своими силами. Повторную передачу объекта закупки можно также проводить с привлечением экспертов.
Как быть, если водитель, доставивший груз, не может ждать, пока проведут осмотр и приемку? Он должен отдать документы заказчику, и тот примет товар в одностороннем порядке.
Если при этом несоответствий продукции заявленным требованиям выявлено не будет, продавец потом просто заберет подписанные документы. В случае же обнаружения недостатков и оформления акта, который их подтверждает, заказчик должен сделать следующее:
Если по условиям госконтракта продукция должна быть поставлена в один этап и выявляется несоответствие части заказа установленным требованиям, допускается частичная приемка заказа. При этом продавец аннулирует накладную и оформляет новую на принятое количество товара, а затем осуществляет допоставку. В таком случае заказчик обязан оштрафовать поставщика за то, что тот не исполнил обязательства. Размер штрафа прописывается в контракте.
