Надо ли при выплате подотчетных сумм указывать в платежках код вида дохода
ЦБ РФ уточнил, когда в распоряжениях о переводе денежных средств физлицу не указывается код вида доходов. Соответствующие разъяснения даны в письме от 08.06.2020 № 45-1-2-ОЭ/8224.
Ведомство напоминает, что с 1 июня 2020 года работодатели при выплате заработной платы и иных выплат работнику, в отношении которых установлены ограничения или на которые не может быть обращено взыскание, обязаны указывать в расчетных документах коды видов доходов.
Соответствующие нормы закреплены в законе об исполнительном производстве (от 02.10.2007 № 229-ФЗ).
Порядок указания кода вида дохода в распоряжениях о переводе денежных средств утвержден указанием ЦБ РФ от 14.10.2019 № 5286-У.
В своем письме ЦБ РФ уточняет, что исполнение обязанности по указанию данного кода осуществляется вне зависимости от вида правоотношений (трудовые, гражданско-правовые и т.д.), возникающих между плательщиком и получателем.
При этом при переводе денежных средств, не являющихся доходами, в отношении которых статьями 99, 101 закона № 229-ФЗ установлены ограничения, код вида дохода (в соответствии с указаниями № 5286-У) не указывается.
Например, коды не указываются при переводе подотчетных сумм, при возмещении истраченных сотрудником сумм, подлежащих возмещению ему работодателем (при покупке за свой счет ТМЦ для нужд организации, при возмещении средств потраченных на прохождение медосмотра и тп.).
Выдача наличных денег под отчет осуществляется по заявлению подотчетного лица или распоряжению руководителя организации. Заявление подотчетного лица должно содержать запись о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги. Также заявление обязательно должно содержать подпись руководителя и дату.
Подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий 3 рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу, предъявить бухгалтеру авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами. Проверка авансового отчета бухгалтером, его утверждение руководителем и окончательный расчет по авансовому отчету осуществляются в срок, установленный руководителем.
При отсутствии доказательств, подтверждающих целевое расходование подотчетных сумм, такие суммы признаются доходом сотрудника и включаются в базу по НДФЛ. Организация должна исчислить, удержать и перечислить в бюджет с таких сумм НДФЛ. В то же время наличие у сотрудника задолженности по подотчетным суммам не является препятствием для выдачи под отчет новых денежных сумм. Их выдача оформляется распорядительным документом.
Заполнение поля «код вида дохода», если деньги подотчёт: пояснения Центробанка 2020
История вопроса
Напомним: ранее в бухгалтерской среде широко обсуждалось, что нужно ставить в платежке, если деньги не являются доходом работника-физлица, а выданы на служебные нужды. Например, под отчет.
Мнение бухгалтеров склонялось к тому, что в поле 20 «Назначение платежа» нужно указывать код «2», чтобы у банка не возникло обязанности (и возможности) списать выданные под отчет средства в счет погашения долга работника по исполнительному листу.
Однако Центробанк рассмотрел этот вопрос и решил немного иначе, выпустив письмо от 10.07.2020 № 45-1-2-ОЭ/10700 с разъяснениями.
В КонсультантПлюс есть ответ, какой код вида дохода указывать в платежном поручении при перечислении работнику возмещения командировочных расходов:
Учитывая вышесказанное, если организация или индивидуальный предприниматель перечисляют физическому лицу компенсационные выплаты в связи со служебной командировкой, то в распоряжении о перечислении денежных средств надо указать… (читать полностью).
Когда код вида дохода ставить не нужно
ЦБ разъяснил, что в случае безналичного перевода денег, не являющихся доходом, поле для кода вида дохода заполнять вообще не нужно.
В частности, код вида дохода не указывают при переводе денежных средств на банковский счет работника под отчет (или в счет возмещения ему перерасхода по авансовому отчету).
Исключением будет ситуация, когда:
В этих случаях в платежке действительно следует поставить код вида дохода «2».
При перечислении подотчетных сумм какой код указывать в платежном поручении
Письмо Банка России от 10.07.2020 № 45-1-2-ОЭ/10700
Комментарий
При переводе подотчетных денежных средств на карту работника или в счет возмещения ему перерасхода по авансовому отчету код вида дохода не ставится. Исключение составляют случаи, когда такой перевод является по ТК РФ компенсацией, в отношении которой ч. 1 ст. 101 Федерального закона от 02.10.2007 № 229-ФЗ (далее – Закон № 299-ФЗ) установлен запрет на взыскание (например, при возмещении затрат на командировки). Такие разъяснения дал Банк России в письме от 10.07.2020 № 45-1-2-ОЭ/10700.
Банк напомнил, что с 1 июня 2020 г. при перечислении доходов физлицу организация должна указывать соответствующий код вида дохода. Например, код 1 – при перечислении зарплаты или оплаты по ГПД. При переводе средств, не являющихся доходами, в отношении которых статьей 99 Закона № 229-ФЗ установлены ограничения и (или) на которые в соответствии со статьей 101 Закона № 229-ФЗ не может быть обращено взыскание, код вида дохода не указывается.
Дополнительную информацию про указание кода вида дохода можно получить на сайте Банка России в подразделе «Разъяснения» раздела «Национальная платежная система». Однако заметим, что данные рекомендации Банка России вызывают вопросы. Так, коды видов доходов призваны помочь определить, какие ограничения для взысканий установлены для той или иной выплаты.
Отсутствие кода вида дохода фактически означает, что удержание с суммы, зачисленной на счет физического лица, может производиться в полном объеме. Соответственно, если код дохода при перечислении денежных средств под отчет будет отсутствовать, банк, к которому придет исполнительный документ, сможет обратить взыскание на всю сумму, перечисленную работнику в подотчет.
О кодах видов доходов можно прочитать здесь.
Для корректного заполнения платежных поручений в программах 1С необходимо сделать определенные настройки.
Подробнее о настройках в программах см.:
Назначение платежа при перечислении подотчетному лицу
Необходимость правильного назначения платежа подотчетному лицу в платежке
Организации могут выдавать сотрудникам подотчетные суммы путем перечисления средств на их карточные счета в банке, причем карта может быть как личной, так и корпоративной. И хотя законодательно напрямую возможность безналичного подотчета не прописана, в письме Минфина РФ от 25.08.2014 № 03-11-11/42288 имеется четкое разрешение на проведение указанных операций.
ВНИМАНИЕ! С 30.11.2020 изменились некоторые правила выдачи денежных средств под отчет и сроки представления авансового отчета.
Какие именно нововведения в порядке учета кассовых операций вступили в действие с 30.11.2020, рассказали эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе К+ и бесплатно переходите в обзорный материал.
Узнайте о внутреннем документе компании, описывающем нюансы расчетов с подотчетными лицами, из материала «Положение о расчетах с подотчетными лицами – образец».
При этом самое главное, на что следует обращать внимание, — правильное оформление в платежном поручении поля «Назначение платежа».
О роли реквизита «Назначение платежа» узнайте из этой публикации.
Возможен вариант, когда реквизиты для перечисления указаны верно, а в поле назначения содержатся ошибки. Это может обернуться для организации дополнительными расходами либо аннулированием платежного поручения. Об этом поговорим далее.
Последствия неправильного оформления назначения платежа
При неправильном оформлении назначения платежа возможно развитие событий по 2 вариантам:
Однако Минфин России считает данные претензии со стороны налоговой службы неправомерными, о чем указано в его письме от 08.04.2010 № 03-04-06/3-65.
Об ошибках при учете расчетов с подотчетными лицами читайте в статье «Ошибки, допускаемые в учете расчетов с подотчетными лицами».
Оформление платежного поручения при выдаче в подотчет
Чтобы правильно оформить платежное поручение для перечисления денежных средств сотруднику в подотчет, необходимо придерживаться стандартного порядка действий:
Порядок учета командировочных расходов в 2021 году см. по ссылке.
Подробная информация о том, как работать с кодами доходов, есть в системе КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к К+ бесплатно и переходите в Обзор.
Именно код выплаты и указание в назначении платежа, что перечисляемые средства являются подотчетными суммами, позволяет обезопасить организацию от претензий контролеров. Сформулировать назначение платежа можно по следующему образцу:
Подробнее о выдаче подотчетных сумм на командировочные расходы читайте в материале «Выдано в подотчет на командировочные расходы — проводка».
Итоги
Правильно оформленное назначение платежа при перечислении безналичного подотчета позволит избежать претензий контролеров. Самое главное при этом — указывать, что перечисляемые суммы являются подотчетными денежными средствами. Это послужит убедительным доказательством того, что они не являются доходом сотрудника.
Заполняем платежку на выдачу подотчетных
Код дохода для подотчетных сумм в платежном поручении — 2. Новые правила действуют с 1 июня 2020 года.
Код назначения платежа в платежном поручении
Организации ежедневно заполняют платежные документы, в том числе на перечисление денежных средств физическим лицам. С 1 июня 2020 года действуют новые правила их заполнения. В указаниях Центрального банка России №5286-У от 14.10.2019 разобран вопрос, какой код указывать в платежном поручении при перечислении подотчетных сумм в 2021 г. сотрудникам организации.
Речь идет о цифровом значении поля 20 «Наз.пл». По проставленному в поле значению банк определяет возможность направить часть полученных денег на погашение долгового обязательства физлица, если таковое поступило в кредитную организацию.
Банк России допускает использование трех числовых значений, которые используются в следующих ситуациях:
Перечисление под отчет сотруднику
Случаи, когда необходимо возместить сотруднику понесенные расходы, выплатить командировочные или оплатить предоставленный авансовый отчет, часто происходят при функционировании предприятия. И у бухгалтера возникает вопрос, нужно ли заполнять код назначения платежа при переводе под отчет денежных средств.
В этом вопросе имеют место две позиции:
Обе позиции справедливы. С одной стороны, подотчетные суммы являются не дополнительным доходом сотрудника, а компенсацией за понесенные им расходы от имени организации. В то же время корректно заполненное поле 20 поможет избежать ошибок в банке, если у подотчетника имеются непогашенные обязательства, и претензий со стороны налоговой инспекции.
Важно понимать, что необходимо правильно заполнить не только цифровое значение поля, но и безошибочно написать назначение платежа в банковском документе.
Пример 1. Сотрудник направлен в командировку, ему полагаются командировочные выплаты в размере, установленном внутренним положением организации. Бухгалтер определил код дохода командировочных в платежном поручении в соответствии с указаниями ЦБ.
На практике, сотрудники нередко тратят личные средства на нужды организации, а затем оформляют по установленной форме авансовый отчет и прикладывают к нему документы, подтверждающие понесенные расходы. После одобрения авансовый отчет сотрудника подлежит оплате в сумме подтвержденных издержек. Цифровой код дохода по авансовому отчету в платежном поручении — 2.
Пример 2. Сотрудник предоставил в бухгалтерию АО и приложил кассовый и товарный чек из канцелярского магазина. Отчет одобрен руководителем и подлежит оплате.
Из приведенных примеров видно, что код в платежках на возмещение по авансовому отчету и на оплату командировочных совпадает.
К чему приводят ошибки в поле 20
Ошибки в коде назначения платежа приводят к неприятным ситуациям:
