Нужно ли печатать документы из ЭДО
Более 50 % российских компаний на 2020 год уже перешли на электронный документооборот (ЭДО). Несмотря на использование системы, многие все же переносят печатные формы на бумагу. Разберемся, так ли уж нужно распечатывать электронные документы?
Электронные документы — это оригиналы?
Еще недавно любой оригинальный документ был бумажным, но с ЭДО ситуация изменилась.
Если документ создавался изначально в цифровом виде и его подписывали квалифицированной электронной подписью (КЭП), то он равнозначен по своей силе привычному бумажному. То есть он и есть оригинал. Ни к чему лишний раз печатать его визуализацию.
Какие документы можно хранить в электронном виде и насколько долго
Любые, подписанные электронной подписью: первичные документы, счета-фактуры, договоры, заявления, отчеты, накладные, акты и многое другое.
Время действия сертификата, который делает электронную подпись юридически значимой, обычно составляет один год, а что дальше? Документ утрачивает силу?
Нет: когда сотрудник ставит подпись, время подписания и действительность сертификата фиксируются. Это позволит подтвердить, что он действовал в момент подписания. Так что документ сохранит юридическую значимость по истечению года.
Внимание: есть ряд случаев, когда бумажные документы все же необходимы, о них далее.
В каком случае нужно распечатывать электронные документы
Печатать электронные документы бессмысленно, потому что так они теряют свой статус. Однако есть случаи, когда составлять и подписывать документ лучше на бумаге, не переводя его в систему ЭДО.
Например, если:
Помните, что система электронного документооборота позволяет облегчить работу компании и избавить от огромных архивов бумаг. Внимательно изучите, необходим ли бумажный вариант для конкретного документа. Зачастую вы сможете хранить его и пользоваться им электронно.
Подключиться к Диадоку, чтобы использовать все преимущества ЭДО
Обмен электронными документами: частые вопросы бухгалтеров
Автор: Карина Кассис, аналитик Synerdocs.
Операторы электронного документооборота (ЭДО) уже целый год помогают компаниям осуществлять обмен документами в электронном виде друг с другом. Для некоторых, например, обмен электронными счетами-фактурами уже стал естественной частью работы. Но, тем не менее, у представителей компаний (бухгалтеров, делопроизводителей) до сих пор есть множество вопросов о межкорпоративном электронном документообороте. Эти вопросы с определенной периодичностью звучат в интернете, во время переговоров или при встречах с заказчиками. Мы решили собрать самые распространенные вопросы, которые задают операторам ЭДО, и разом ответить на них. О том, нужно ли хранить бумажные копии документов, как обеспечивается шифрование данных и о чем важно знать при представлении электронных документов в суд, читайте ниже.
— Кроме электронных счетов-фактур, какими еще документами можно обмениваться в электронном виде?
Но стоит оговориться: в электронном виде документ может быть легитимным, только если в законодательстве не указано обратное, или это не противоречит логике использования документа. К примеру, в НПА прописаны конкретные требования для документов строгой отчетности и их бланков, которые могут быть только в бумажном виде. Не допускается использование ксерокопий бланков документов, в которых в качестве реквизита используется Государственный герб РФ или герб субъекта РФ (согласно п. 5.7 ГОСТа Р 6.30-2003), что фактически запрещает хранить и обмениваться в электронном виде некоторыми свидетельствами, актами гражданского состояния и т.п.
Также существует ряд документов, перевод которых в электронный вид возможен, но пока не практикуется в силу ряда причин. Например, кадровые документы. Во-первых, некоторые такие документы имеют долговременные, а иногда и постоянные сроки хранения, а практика электронных архивов пока слабо регламентирована в законах. Во-вторых, такие документы напрямую связаны с персональными данными, а значит, необходимо обеспечивать их хранение, согласно особым требованиям законодательства.
— Нужно ли мне после перехода на ЭДО распечатывать и хранить документы на бумаге?
А если вам необходимо представить документ во внешние контролирующие органы или в суд именно на бумаге (если там нет необходимых технических средств для просмотра электронной подписи), то его достаточно распечатать и заверить печатью организации и «живой» подписью уполномоченного лица.
— Что такое СКЗИ и для чего оно необходимо? Придется ли приобретать какие-то лицензии?
Действительно, перед тем, как приступать к обмену документами в электронном виде, необходимо приобрести лицензию СКЗИ.
— Есть ли возможность купить один сертификат электронной подписи и использовать его на всех?
Дело в том, что сертификат электронной подписи выдается исключительно на физическое лицо, действующее от своего имени или от имени юридического лица на основании Устава или доверенности. На основании ст. 14 Федерального закона N 63 «Об электронной подписи» подпись должна содержать информацию, позволяющую идентифицировать конкретную персону, подписавшую документ. И в данном случае им будет являться владелец сертификата ключа.
Разумеется, есть ситуации, когда вы получаете документ, подписанный не конкретной персоной, а, например, государственным ведомством. Это происходит только в том случае, если подписание происходит автоматически в рамках сложных процессов по обработке обращений граждан. Во всех других ситуациях, электронная подпись, прежде всего, подчеркивает персональное участие конкретного лица в подписании документа.
— Как долго можно хранить подписанные электронные документы? Ведь сертификат ключа электронной подписи имеет ограниченный срок годности.
Также в момент подписания документа электронной подписью проставляется штамп времени и результат проверки действительности сертификата, что позволит даже после истечения срока действия сертификата доказать, что ваш документ имеет юридическую силу.
Таким образом, используя усовершенствованную электронную подпись, вы можете не волноваться о юридической значимости ваших документов в электронном архиве.
— Почему стоимость отправки формализованного документа выходит дороже неформализованного?
— У меня уже хранятся документы в электронном виде, надо ли их распечатывать для отправки в ФНС?
Сам процесс истребования выглядит следующим образом. Налогоплательщику от налогового органа через оператора связи приходит сообщение с требованием представить необходимые для проверки документы. Налогоплательщик проводит все необходимые операции для подготовки этих документов – составляет опись в установленном формате, прикладывает все необходимые документы и отправляет в адрес налогового органа.
Важно помнить, что, если истребуемый документ составлен НЕ по установленным ФНС РФ форматам, то предоставить такой документ необходимо на бумажном носителе в виде заверенной копии с отметкой о подписании документа квалифицированной электронной подписью (Письмо Минфина России от 07.07.2011 № 03−03−06/1/409; Письмо Минфина России от 26.08.2011 № 03−03−06/1/521).
— Могу ли я использовать электронные документы в качестве доказательств в суде?
Также на официальном сайте Высшего Арбитражного Суда РФ, предварительно заполнив форму, вы можете отправить документы в арбитражные суды в электронном виде без электронной подписи.
— Правда, что при работе с сервисом обмена, ФНС будет просматривать все наши документы, которыми мы обмениваемся с контрагентами?
Конечно, это не все вопросы на данный момент, но мы уверены, что со временем таких вопросов станет меньше: практический опыт, конкретные прецеденты создадут больше понимания в этой области. Сложно переходить на что-то новое, когда эта история только-только начинается. А также стоит надеяться, что со временем государство позволит создать максимально комфортные и прозрачные условия не только для участников ЭДО, но и для операторов обмена.
Вам надо по-другому работать с наличкой. Кого прижмут налоговики и банки? Забирайте запись, пожалуй, лучшего вебинара «Клерка»: «Как будут контролировать наличку по 115-ФЗ».
Только сегодня можно забрать запись со скидкой 60%. Программу вебинара смотрите здесь
Обмен, передача документов через ЭДО
Обмен документами через ЭДО упрощает ведение документооборота. Когда компания переводит документы в электронный вид, их отправка становится делом одной минуты, и многие рутинные операции уходят в прошлое. Вам не нужно распечатывать документы, переданные через Диадок. Юридическую значимость им придает квалифицированная электронная подпись (КЭП), которую можно получить в любом аккредитованном удостоверяющем центре.
Создавайте документы и обменивайтесь ими через ЭДО
Вы можете создать документ прямо в Диадоке, загрузить его из папки на компьютере или из учетной системы. Все счета-фактуры, акты и накладные проходят в сервисе форматный контроль, который выявляет ошибки и недочеты в их оформлении. Это неверное число символов в ИНН или КПП, пропуски в заполнении обязательных полей, опечатки (цифры вместо букв и наоборот) и др. В результате через Диадок отправляются только корректно оформленные документы.
Как создать документ в Диадоке
В сервисе есть функция редактора документов, которая позволяет формировать счета-фактуры, накладные, акты и УПД. Чтобы создать новый документ, выполните несколько простых шагов.
1. Нажмите на кнопку «Новый документ».
2. В «Редакторе» выберите нужный тип документа. Заполните все обязательные поля.
3. Когда вы внесли все сведения, нажмите кнопку «Перейти к отправке». Также вы можете воспользоваться предварительным просмотром документа и в любой момент сохранить его в черновиках.
4. Выберите получателя. Добавьте другие документы, если нужно. Когда все готово к отправке, нажмите «Подписать» и отправьте документ.
Через оператора ЭДО организации обмениваются юридически значимыми документами. Для их подписания необходима усиленная квалифицированная электронная подпись (КЭП). Если кнопка «Подписать и отправить» не работает, проверьте, выбран ли действующий сертификат КЭП.
Следующий шаг — создать и отправить первый электронный документ
Отправка и прием документов в Диадоке
Через Диадок вы можете отправить контрагентам документы, созданные в сервисе или любой другой программе.
Как отправить документы
Как создать документ в редакторе сервиса и отправить контрагенту, мы описали выше. Чтобы загрузить готовый файл с компьютера, вам также понадобится нажать на кнопку «Новый документ». Выберите нужный файл.
Если документ формализованный, Диадок автоматически извлечет данные из документа. Для документов в произвольном формате поля нужно будет заполнить вручную.
При необходимости напишите комментарий для контрагента и добавьте еще документы, тогда они автоматически свяжутся в пакет.
Как принимать документы по ЭДО
Все полученные документы вы найдете в папке «Входящие». Те, которые вы еще не просмотрели, будут выделены полужирным шрифтом.
Документы, которые нужно согласовать или подписать, автоматически помещаются в папку «Требующие обработки». Действия с документами — согласование, подписание или отказ в подписи — можно выполнить массово, выделив документы галочкой в списке. Либо каждый документ можно открыть, просмотреть и поставить подпись.
Какие документы можно отправлять через ЭДО
Многие бумажные документы можно перевести в электронный вид. Передача формализованных документов возможна только в утвержденном ФНС формате xml (счета-фактуры, УПД, ТОРГ-12), а неформализованные можно отправлять через ЭДО в любом другом формате: docx, pdf, xlsx, jpg.
Как работать с документами из 1С
Когда компания обменивается большим объемом документов, удобнее всего перенести работу с ними прямо в 1С. Готовый модуль Диадока позволяет подписывать, согласовывать, отправлять и получать электронные документы, оставаясь в интерфейсе учетной системы. Переход на ЭДО с использованием модуля Диадока также ускоряет обработку документов: данные переносятся в базу 1С автоматически.
Что нужно знать про обмен электронными документами
Документы можно подписывать на бумаге, а можно электронно. На бумаге долго, электронно — непонятно как.
Короче
Чтобы начать вести электронный документооборот, нужно:
Кому нужны электронные документы
Несмотря на удобство и современность, немногие ведут электронный документооборот. Если предприниматель на упрощенном налогообложении заключает пару контрактов в год, ему, может, не так страшно пару раз отправить печатные документы. Но есть случаи, когда электронный документооборот предельно полезен.
Крупным компаниям электронные документы помогают снизить издержки, если объем внешней корреспонденции превышает несколько сотен документов в месяц. Для них доставка бумаг напрямую влияет на скорость сделок. Издержки на документооборот могут составлять сотни тысяч рублей в год, а риски, связанные с потерями, ошибками и штрафами от налоговой, еще больше увеличивают расходы.
Малому и среднему бизнесу, которому важно получать оплату товара или услуги в день получения документов, электронный документооборот позволяет в разы ускорить исполнение договоров.
Даже если сейчас вы подписываете один акт в полгода, это не значит, что ваш бизнес не вырастет. У вас могут появиться крупные партнеры, которые работают с электронными документами, и они потребуют от вас того же.
Например
У интернет-магазина регулярно копилась дебиторская задолженность на десятки миллионов из-за того, что в накладной в очередной раз допустили ошибку: товар стоит в фуре, на склад принять нельзя. Пока ждут, когда курьер с исправленным документом доедет от поставщика, идут дни. Внедрили электронные документы, и теперь все корректировки в документах занимают меньше часа.
А в крупной энергосбытовой компании во время выездных налоговых проверок инспекторы ежегодно находили нарушения и ошибки в документах. Чек на штрафы достигал 120 000 рублей в год. Дошло до того, что финансовый отдел заранее закладывал эти деньги в бюджет как накладные расходы. Внедрили электронный документооборот, и теперь правильность документов контролируют программы, а не люди. Ошибок больше нет.
Что такое электронный документ
Электронный документ — это обычный док- или пдф-файл, который можно создать и прочитать в любом редакторе. Важно, чтобы он был подписан специальной электронной подписью и отправлен особым образом.
Чтобы партнер, юрист или судья не сомневались, что именно вы подписали электронный документ и никто его не изменил, специалисты по цифровой безопасности придумали электронную подпись. Это как отпечаток пальца, наложенный на уникальный набор битов и байтов вашего документа. Грубо говоря, подписывая что-то электронной подписью, вы говорите: «Я подтверждаю подлинность этого набора битов».
Электронную подпись прикрепляют к любому документу, после чего он считается подписанным. Документ можно прочитать и без подписи. Она лишь гарантирует, что перед вами тот самый неизменный документ, в том виде, в котором его вам отправили. Если поменять что-то в документе и сохранить, поменяется его набор битов — подпись будет недействительной.
Например
Две компании решили подписать электронный контракт. Составили договор, согласовали условия. Теперь одна компания подписывает договор своей подписью и отправляет другой. Та открывает договор и решает что-то втихаря исправить, например сумму штрафов. Исправляет. Сохраняет. Отправляет первой. Та смотрит — оп! — изначальная подпись на этом договоре сломалась. Значит, что-то исправили, злодеи. Потом идут бить морду, наверное.
Где взять электронную подпись
Все то же самое можно сделать прямо в офисе удостоверяющего центра: просто приходите со всеми документами и оформляете заявку. Но в этом случае вам придется ждать, пока пройдет безналичная оплата, — это может занять несколько часов. Наличными оплатить сертификат для фирмы нельзя, как и нельзя получить его удаленно.
Как работает электронная подпись
Юридическая сила электронной подписи описана в федеральном законе «Об электронной подписи».
Закон определяет типы подписей: простую, неквалифицированную и квалифицированную. Подписывать документы можно любой из них, но с оговорками: квалифицированная — для налоговой, торгов и в некоторых случаях для суда; простая и неквалифицированная — для всего остального.
Простая или неквалифицированная подпись
Доступный и дешевый вариант, но с ограниченным применением. Неквалифицированная подпись содержит криптографические алгоритмы, но не подтверждается никаким удостоверяющим центром. Простая вовсе представляет собой лишь комбинацию из логина и пароля, учетную запись на сайте госуслуг или электронный адрес контрагента.
Такие подписи подойдут, если вы не участвуете в электронных торгах, не обмениваетесь электронной первичкой и не отправляете налоговую отчетность. Простую подпись можно использовать для договоров, счетов и актов, но придется подписать отдельное соглашение с контрагентом и зафиксировать согласие сторон доверять такой подписи.
Если у вас десятки контрагентов и разные документы, схема работать не будет. Вам придется с каждым подписать такой документ, и со временем этот процесс будет замедлять, а не ускорять работу. Тогда лучше подумать о другом сертификате электронной подписи.
Чтобы использовать простую электронную подпись, надо распечатать и подписать бумажный вариант соглашения или включить специальный пункт в договор с контрагентом — это требование закона.
Шаблон соглашения по ЭДОPDF, 0,3 КБ
Квалифицированная подпись
Каждый год сертификат квалифицированной подписи необходимо обновлять, что добавляет забот: надо следить за сроком действия и вовремя заказывать перевыпуск.
Для работы с квалифицированной подписью надо установить специальную программу — средство криптозащиты информации. Программа крепит электронную подпись на документ и проверяет подписи других участников обмена.
Некоторые используют облачную электронную подпись, для нее не надо устанавливать программу криптозащиты. Облачная подпись хранится в сервисе обмена, и каждый раз, когда вы подписываете документ, вам на телефон приходит смс с подтверждением действия. Такой сертификат дешевле и удобнее в использовании, но менее безопасен, чем программа криптозащиты.
Зачем нужен оператор документооборота
Подписанный электронный документ можно отправить по обычной электронной почте, но это небезопасно. Если почту взломают, документы окажутся у злоумышленников. Поэтому, например, налоговая инспекция принимает декларации только через специальные сервисы. Через такие же сервисы вы должны обмениваться электронными счетами-фактурами, иначе нарушите приказ Минфина России. Такие сервисы называются операторами документооборота.
Для простого пользователя — это прокачанная электронная почта. Работает через браузер, есть папки с входящими и исходящими, справочник адресов, встроенный поиск, редактор документов. Внутри — высоконагруженный сервис с защищенными каналами связи и шифрованием, которые обеспечивают безопасность передачи документов.
Таких сервисов в России несколько десятков. По цене, функциональности, надежности и скорости работы они примерно одинаковы. Операторов принято выбирать по качеству сервиса: как быстро работает техподдержка, готов ли оператор помогать подключать контрагентов, какие возможности он предлагает и есть ли у него консультанты-аналитики, которые помогут вам внедрить сервис в работу.
Вашему контрагенту тоже придется подключиться к оператору. Он может выбрать вашего или любого другого — тогда обмен пойдет через роуминг, как в сотовой связи.
Сколько стоят электронные документы
Обычно новички покупают минимальный пакет на 300 документов, который очень быстро кончается. Потом надо покупать следующий пакет. Выгоднее купить безлимитный годовой пакет или договориться об индивидуальных условиях.
Переходить на электронные документы выгодно, если вы отправляете 100 и больше документов в месяц или минимум 1000 документов в год. Тогда вы сократите расходы на бумагу и доставку почти в 5 раз.
Как правильно сделать бумажную копию электронного документа
В прошлый раз мы рассказывали, как доказать легитимность электронного документа. Теперь давайте поговорим о копиях. Для чего и кому нужны бумажные копии электронных счетов-фактур, договоров, первички, и как правильно их подготовить.
Подлинник & копия
ГОСТ Р 7.0.8-2013 определяет понятия, которые нам понадобятся:
Подлинник документа – первый или единственный экземпляр документа.
Копия документа – экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа.
Делайте бумажные и электронные копии с подлинников на бумаге и оригиналов в электронной форме. Представим варианты в виде схемы:
Кому нужны бумажные копии
Внедряем ЭДО, сокращаем бумажный документопоток, при этом постоянно упоминаем работу с бумажными копиями. Дело в том, что далеко не все сегодня готовы работать только в электронном виде. Это касается как органов государственной власти, работы по внедрению ЭДО в которых набирают обороты, но этого еще недостаточно, так и бизнеса, который периодически напоминает о своем недоверии к электронным документам.
ТОРГ 12: как заполнять, исправлять и хранить
Аналогичная ситуация с судами. Суды уже работают с электронными документами (подробнее в «Электронные документы в суде»), но существующей нормативной базы и практики еще недостаточно для полноценной работы. Суды принимают электронные документы в качестве письменных доказательств, но судья в ходе заседания рассмотрит документы на бумаге. Такова практика и привычки.
Таких примеров множество. И пока практика просит создания копий, делайте их правильно.
Как подготовить копию
Работать с бумагой умеем, поэтому не будем на этом останавливаться. Создание электронных копий с электронных оригиналов также не вызывает вопросов. Копировать и сохранять файлы учат при первом знакомстве с ПК. Интересно, что при копировании файла мы получим копию, не отличающуюся от оригинала, копия = оригинал.
Поговорим подробнее о создании бумажной копии электронного оригинала. Подготовка такой копии состоит из 3-х шагов:
Важно! На бумажной копии поставьте отметку о подписании документа электронной подписью. Укажите место хранения оригинала. Местом хранения будет определенная информационная система, электронный архив. До сих пор законодательство не закрепило требования к форме и содержанию таких отметок (штампов), что вызывает вопросы.
О том, как выгружать из сервиса обмена бумажные копии электронных документов, чтобы они обладали юридической силой, вам расскажет видеоинструкция:
Отметка о подписании ЭП – неуточненное требование
Впервые штампы упоминались в Требованиях к оформлению документов. Раздел 8.3 определяет, что документ, поступивший по электронной почте может передаваться на исполнение на бумаге со штампом «дубликат» или иным обозначением аналога электронного документа. Правильность ЭЦП (рекомендации 2003 года и изменения относительно терминологии ЭП в них еще не вносились) подтверждается соответствующей отметкой: «ЭЦП верна. Подпись оператора» или «ЭЦП подтверждена. Подпись оператора. Отметку следует проставлять в виде штампа».
Затем в письме России от 2011 года № 03-03-06/1/409 Минфин разъяснил, если истребуемый у налогоплательщика документ составлен в электронном виде не по установленным форматам (о чем мы говорили выше), представление документа производится на бумажном носителе в виде заверенной налогоплательщиком копии с отметкой о подписании документа квалифицированной электронной подписью. А какой должна быть эта отметка до сих пор никто не уточнил.
Если вы отправляли запросы в госведомства, то встречали штампы. Вариант Роскомнадзора:
Даже в органах госвласти отметки отличаются.
Также закон не определяет порядок простановки такого штампа. Он проставляется автоматически, как в сервисах операторов ЭДО СФ, либо вы создаете его собственноручно. В сложившейся ситуации рекомендуем воспользоваться примерами госорганов или операторов ЭДО СФ. Также вы вправе придумать свой вариант штампа, главное, чтобы он содержал информацию о подписании документа ЭП.
Подведем итог. Работа с электронными документами не избавит от бумаги на 100%. Это нормально. Госорганы или контрагенты еще работают в бумаге и для них приходится создавать бумажные копии электронных подлинников. Создание такой копии состоит из трех шагов: поиск документа, печать и заверение. Заверьте копию у нотариуса или самостоятельно. При самостоятельном заверении руководитель организации (уполномоченное лицо) ставит собственноручную подпись, печать организации, отметку «копия верна» и штамп о подписании ЭП. Если вы работаете в сервисе оператора ЭДО СФ, штамп проставится автоматически, иначе создайте его собственноручно.
Делайте правильные копии и только в тех случаях, когда это требуется. Ни в коем случае не создавайте дубли одного и тоже документа в бумажной и электронной формах. Не усложняйте себе работу.
Автор: Карина Кассис, аналитик Synerdocs
