Национальная библиотека им. Н. Э. Баумана
Bauman National Library
Персональные инструменты
Microsoft Access
Microsoft Office Access или просто Microsoft Access — реляционная система управления базами данных (СУБД) корпорации Microsoft. Входит в состав пакета Microsoft Office. Представляет собой графический пользовательский интерфейс и инструменты для разработки программного обеспечения.
Имеет широкий спектр функций, включая связанные запросы, связь с внешними таблицами и базами данных. Благодаря встроенному языку VBA, в самом Access можно писать приложения, работающие с базами данных.
В отличие от других настольных СУБД, Access хранит все данные в одном файле, хотя и распределяет их по разным таблицам, как и положено реляционной СУБД.
Содержание
История [Источник 1]
Проект Omega
Первая попытка Microsoft продать продукт реляционная база данных была в середине 1980-х годов, когда Microsoft получила лицензию на продажу R:Base. В конце 1980-х годов Microsoft разработала собственное решение под кодовым названием Omega.
Проект Cirrus
После того, как проект Omega был отменен, некоторые из его разработчиков были назначены проекту Cirrus (большинство из них были назначены команде, создавшей Visual Basic). Его целью было создать конкурента для приложений как Paradox или dBase, которая будет работать в Windows. После того, как Microsoft приобрела FoxPro, появились слухи о том, что проект Microsoft может быть заменен на него, но компания решила разработать их параллельно. Предполагалось, что проект будет использовать Extensible Storage Engine (Jet Blue), но в итоге была предоставлена поддержка только Microsoft Jet Database Engine (Jet Red). Проект использовал часть кода как из проекта Omega, так и из предварительной версии Visual Basic. В июле 1992 года бета-версии Cirrus отправлены разработчикам, а имя Access стало официальным названием продукт.
Структура программного продукта
Во многих приложениях каждый документ или объект является отдельным файлом. База данных Access является единым файлом, который может хранить множество различных объектов баз данных. Каждый раз для работы с определенной базой данных вы открываете один и тот же файл. Ниже перечислены типы объектов, с которыми можно работать в базе данных Access:
В базах данных Access информация вводится и обрабатывается с помощью форм, а хранится в виде таблиц. Формы являются электронными аналогами бумажных бланков и содержат области для ввода данных, называемые полями. Совокупность полей формы образует записи.
Технология работы с MS Access
Вы можете запускать MS Access и завершать её работу любым из стандартных способов, предусмотренных в среде Windows.
Разработка базы данных разбивается на следующие основные этапы:
1. Определение цели создания базы данных.
2. Определение нужных полей в базе данных.
Каждое поле содержит определенные фактические данные. Например, может потребоваться следующая информация о заказчиках: название компании, адрес, город, страна и номер телефона. Для каждого типа сведений следует создать отдельное поле. При составлении схемы полей учитывайте следующее.
Каждая таблица должна содержать информацию только на одну тему. Список нужных полей подскажет, какие требуются таблицы. Например, если будет использоваться поле «Дата Найма», оно принадлежит теме сведений о сотрудниках, т.е. должно содержаться в таблице «Сотрудники». Потребуются также таблицы «Клиенты», «Товары» и «Заказы».
4. Определение таблиц, к которым относятся поля.
При решении вопроса, к какой таблице должно относиться каждое поле, необходимо учитывать следующие принципы разработки.
Для связывания в Microsoft Access сведений, хранящихся в разных таблицах, например, для связывания клиента со всеми его заказами, каждая таблица базы данных должна содержать поля или набор полей, однозначно определяющих каждую запись. Такое поле или набор полей называют первичным ключом.
6. Определение связей между таблицами.
После разбиения сведений на таблицы и определения полей первичного ключа необходимо выбрать способ, которым Microsoft Access будет вновь объединять связанные сведения. Для этого следует определить связи между таблицами базы данных Microsoft Access. При этом полезно изучить связи в существующей базе данных с хорошо организованной структурой, например, в учебной базе данных «Борей».
7. Усовершенствование структуры базы данных.
После создания нужных таблиц, полей и связей необходимо еще раз просмотреть структуру базы данных и выявить возможные недочеты. Желательно это сделать на данном этапе, пока таблицы не заполнены данными.
9. Использование средств анализа Microsoft Access.
В Microsoft Access существуют два инструмента, помогающие усовершенствовать структуру базы данных Microsoft Access. Мастер анализа таблиц позволяет проанализировать структуру таблицы, предложить подходящие новые структуры и связи, а также разделить таблицу на новые связанные таблицы, если это имеет смысл. Анализатор быстродействия исследует всю базу данных и дает рекомендации по ее улучшению, а также может выполнить эти рекомендации.
Импорт или источники ссылок
Microsoft Access также может импортировать или напрямую связываться с данными, хранящимися в других приложениях и базах данных.
Microsoft Office Access 2007 и более поздние версии могут импортировать или связать:
Переход на SQL Server
Чтобы масштабировать приложения Access для корпоративных или веб-решений, один из возможных способов заключается в переносе на Microsoft SQL Server или эквивалентную базу данных сервера. Конструкция клиент-сервер значительно снижает затраты на обслуживание и повышает безопасность, доступность, стабильность и ведение журнала транзакций.
В Access 2010 включена функция, называемая мастером Upsizing Wizard, которая позволяет пользователям обновлять свои базы данных до Microsoft SQL Server, базы данных клиент-сервер ODBC. Эта функция была удалена из Access 2013. Дополнительное решение, помощник по миграции миграции SQL Server для доступа (SSMA), по-прежнему доступно для бесплатной загрузки из Microsoft.
Доступны различные варианты обновления. После переноса данных и запросов на SQL Server база данных Access может быть связана с базой данных SQL. Однако некоторые типы данных являются проблематичными, в первую очередь «Да / Нет». В Microsoft Access существует три состояния для типа данных Yes / No (True / False):
Соответствующий тип данных SQL Server является двоичным, и только два состояния, допустимые значения, ноль и 1. Независимо от того, SQL Server по-прежнему является самым простым переносом и наиболее подходит, особенно если пользователь не имеет прав на создание таких объектов, как хранимые процедуры на SQL Server. Получение данных из связанных таблиц оптимизировано только для необходимых записей, но этот сценарий может работать менее эффективно, чем то, что в противном случае было бы оптимальным для SQL Server. Например, в случаях, когда объединения нескольких таблиц по-прежнему требуют копирования всей таблицы по сети.
В предыдущих версиях Access, включая Access 2010, базы данных также могут быть преобразованы в Access Data Projects (ADP), привязанные непосредственно к одной базе данных SQL Server. Эта функция была удалена из Access 2013. Поддержка ADP позволяет напрямую создавать и изменять объекты SQL Server, такие как таблицы, представления, хранимые процедуры и ограничения SQL Server. Представления и хранимые процедуры могут значительно снизить сетевой трафик для объединения нескольких таблиц. К счастью, SQL Server поддерживает временные таблицы и ссылки на другие источники данных за пределами единой базы данных SQL Server.
Наконец, некоторые базы данных Access полностью заменяются другой технологией, такой как ASP.NET или Java, как только данные будут преобразованы. Однако любая миграция может потребовать больших усилий, поскольку язык SQL Access является более мощным дополнением к стандартному SQL. Кроме того, процедуры доступа к приложениям, будь то VBA и макросы, написаны на относительно более высоком уровне по сравнению с имеющимися в настоящее время альтернативами, которые являются надежными и всеобъемлющими. Обратите внимание, что язык доступа Access, позволяющий еще более высокий уровень абстракции, чем VBA, был значительно расширен в Access 2010 и снова в Access 2013.
Во многих случаях разработчики создают прямые веб-интерфейсы данных с использованием ASP.NET, одновременно сохраняя основные процессы автоматизации бизнеса, административные функции и функции отчетности, которые не нужно распространять среди всех в Access для поддержки информационных работников.
Версии [Источник 2]
| Версия | Номер версии | Дата релиза | Jet версия | Поддерживаемые OS | Пакет Office версий |
|---|---|---|---|---|---|
| Access 1.1 | 1.0 | 1992 | 1.1 | Windows 3.0 | |
| Access 2.0 | 2.0 | 1993 | 2.0 | Windows 3.1x | Office 4.3 Pro |
| Access for Windows 95 | 7.0 | 24 Августа, 1995 | 3.0 | Windows 95 | Office 95 Professional |
| Access 97 | 8.0 | 16 Января, 1997 | 3.5 | Windows 95, Windows NT 3.51 SP5, Windows NT 4.0 SP2 | Office 97 Professional and Developer |
| Access 2000 | 9.0 | 7 Июня, 1999 | 4.0 SP1 | Windows 95, [[Windows NT 4.0, Windows 98, Windows 2000 | Office 2000 Professional, Premium and Developer |
| Access 2002 | 10.0 | 31 Мая, 2001 | 4.0 SP1 | Windows NT 4.0 SP6, Windows 98, Windows 2000, Windows Me | Office XP Professional and Developer |
| Access 2003 | 11.0 | 27 Ноября, 2003 | 4.0 SP1 | Windows 2000 SP3 or later, Windows XP, Windows Vista, Windows 7 | Office 2003 Professional and Professional Enterprise |
| Access 2007 | 12.0 | 27 Января, 2007 | 12 | Windows XP SP2, Windows Server 2003 SP1, or newer operating system | Office 2007 Professional, Professional Plus, Ultimate and Enterprise |
| Access 2010 | 14.0 | 15 Июля, 2010 | 14 | Windows XP SP3, Windows Server 2003 SP2, Windows Server 2003 R2, Windows Vista SP1, Windows Server 2008, Windows 7, Windows Server 2008 R2, [[Windows Server 2012, Windows 8 | Office 2010 Professional, Professional Academic and Professional Plus |
| Access 2013 | 15.0 | 29 Января, 2013 | 15 | Windows 7, Windows Server 2008 R2, Windows Server 2012, Windows 8, Windows 10 | Office 2013 Professional and Professional Plus |
| Access 2016 | 16.0 | 22 Сентября, 2015 | 16 | Windows 7, Windows 8, Windows 8.1, Windows 10 | Office 2016 Professional and Professional Plus |
Нет версий Access между 2.0 и 7.0, потому что версия Office 95 была запущена с Word 7. Все продукты Office 95 имеют возможности Object Linking and Embedding | OLE 2, а Access 7 показывает, что это был совместим с Word 7.
Версия № 13 была пропущена.
Установка и работа с Microsoft Access
Знакомство с Microsoft Access.
Microsoft Access – это интерактивная реляционная СУБД (relational database management system – RDBMS) для WINDOWS.
Это программа, которую можно использовать для хранения и извлечения данных в зависимости от отношений, которые установлены. Работа с ней упрощена посредством манипулятора мыши.
Access также предоставляет в распоряжение пользователя механизмы работы с базами данных различных форматов. К примеру, можно прямо обращаться к базам данных dBASE, Paradox или Btrieve без конвертирования их в формат, используемый Access.
В отличие от других настольных СУБД, Access хранит все данные в одном файле, хотя и распределяет их по разным таблицам, как и положено реляционной СУБД.
СУБД – система управления базами данных.
Функции СУБД
1. Определения данных
СУБД должна допускать определения данных (внешние схемы, концептуальную схему, внутреннюю схему, а также все связанные отображения) в исходной форме и преобразовывать эти определения в форму соответствующих объектов.
2. Обработка данных
СУБД должна уметь обрабатывать запросы пользователя на выборку, изменение или удаление соответствующих данных в базе данных или на добавление новых данных в базу данных.
3. Безопасность и целостность данных
СУБД должна контролировать пользовательские запросы и пресекать попытки нарушения правил безопасности и целостности, определенных АБД.
4. Восстановление данных и дублирование
Восстановление и дублирование данных осуществляется СУБД или администратором.
5. Введение словаря данных
Словарь данных – это исчерпывающий набор таблиц или файлов, представляющий собой каталог всех описаний данных.
6. Производительность
СУБД должна выполнять все указанные функции с максимально возможной эффективностью.
Характеристика СУБД Microsoft Access
СУБД MS Access похожа по своему назначению и возможностям на программу электронных таблиц MS Excel. Однако между ними существуют принципиальные и существенные различия:
Объекты СУБД MS Access
Таблицы
Таблицы базы данных могут иметь различное назначение:
Таблицы постоянной информации должны содержать данные, не меняющиеся в течение длительного времени (списки сотрудников, название технических операций).
Таблицы переменной информации – это таблицы, информация об объектах в которых постоянно дополняется или изменяется пользователем.
Запросы
Запросы базы данных представляют собой некоторый набор команд, предназначенных для поиска и обработки информации в таблицах по заданным пользователем условиям. Современные СУБД позволяют формировать запросы:
– на выборку (поиск (выбора) информации в конкретной таблице).
– обновление (предназначены для автоматического обновления данных в отдельных ячейках).
– добавление (предназначены для автоматического добавления записей в таблицы).
– удаление (предназначены для автоматического удаления записей из таблиц БД).
– создание таблиц (создание новых таблиц на основе уже имеющихся).
Формы
Формы при разработке ИС предназначены для организации «дружественного» интерфейса между пользователем и компьютером. По назначению формы можно разделить на следующие группы:
Отчеты
Отчеты – это виды документов для вывода результатов обработки информации. Как правило, отчеты могут соответствовать формам отчетности, принятым на предприятии. Это могут быть формы бухгалтерской отчетности или формы технологической документации.
Отчеты разрабатываются на основе информации, содержащейся в таблицах БД или формирующейся в результате выполнения запросов.
Страницы
Страница доступа к данным – предназначена для связи переданной Web – страницы с базой данных, которая находится на сервере. Web – страница, имеющая подключение к БД, позволяет просматривать, добавлять, изменять и обрабатывать сохраненные данные.
Модули
Модули – объекты, содержащие программы, созданные с помощью языка VBA, применяемые для настройки, оформления и расширения БД. Модули могут быть независимыми объектами или относиться к формам, отчетам.
Макрос
Макрос – программа, состоящая из последовательности макрокоманд. Макрокоманда – это инструкция, ориентированная на выполнение определенного действия над объектами Access и их элементами.
База данных в Microsoft Access
Что такое база данных в Microsoft Access
Базой данных называют инструмент, с помощью которого собирают и организуют различную информацию, включая сведения о товарах, заказах и другие данные.
Microsoft Office Access или Microsoft Access представляет собой реляционную систему управления базами данных (СУБД), является продуктом корпорации Microsoft, входящим в пакет Microsoft Office, обладает широким спектром опций, в том числе связанными запросами, синхронизацией с внешними таблицами и базами данных.
Компьютерная база данных является хранилищем совокупности объектов. Одна база данных может быть масштабнее, чем одна таблица. К примеру, система контроля над складскими запасами, использующая три таблицы, представляет собой не три базы данных, а одну. Access без особых настроек для работы с данными или кодом из стороннего источника включает таблицы, которые хранятся в одном файле с определенным названием совместно с другими объектами, включая формы, отсчеты, макросы и модули.
Осторожно! Если преподаватель обнаружит плагиат в работе, не избежать крупных проблем (вплоть до отчисления). Если нет возможности написать самому, закажите тут.
Файлы баз данных, созданных в формате Access 2007, который также открывается с помощью в Access 2016, Access 2013 и Access 2010, создаются с расширением ACCDB. Базы данных более ранних версий имеют расширение MDB. С помощью Access 2016, Access 2013, Access 2010 и Access 2007 можно формировать файлы в форматах более ранних версий приложения, к примеру, Access 2000 и Access 2002–2003.
Возможности Аccess:
В чем различия между Access и Excel
Ключевое отличие Excel от Access заключается в том, что в первом случае используется формат электронной таблицы, в которой выполняют расчеты и визуально представляют информацию, а Access является системой, позволяющей управлять данными, применяется, чтобы хранить информацию и производить с ней определенные манипуляции.
Excel и Access — продукты корпорации Microsoft. Оба приложения являются компонентами Microsoft Office Suite. Excel включает листы с ячейками, где можно выполнять расчеты, создавать диаграммы и решать другие функциональные задачи. В Аccess есть таблицы, запросы, формы и модули отчетов. В целом, Excel является электронной таблицей, а Access — это СУБД.
Excel представляет собой электронную таблицу, разработку Microsoft для операционных систем Windows, MacOS, Andoird и IOS. Access в виде СУБД сочетает в себе реляционное ядро базы данных Microsoft Jet, графический пользовательский интерфейс и инструментами разработки программного обеспечения. Отличия данных понятий можно рассмотреть на примере нескольких критериев:
В целом, Excel и Access являются приложениями Microsoft. Основное отличие Excel от Access заключается в том, что Excel используют в качестве электронной таблицы для представления расчетов и визуализации данных, а Access необходима для управления базами данных, что существенно упрощает их хранение и управление над ними.
Достоинства и недостатки Microsoft Access
СУБД Access отличается простотой в изучении и применении. Данный системный продукт может с легкостью освоить любой пользователь, даже имеющий невысокий уровень квалификации. Программа включает широкий спектр средств, что позволяет создавать отчеты разной сложности и масштаба, которые формируются на основании табличных форматов. Обычно, Access используют для создания личных баз данных, которые не предназначены для коммерческого распространения.
Эксплуатационные характеристики системы:
Преимущества:
Недостатки:
Существуют некоторые ограничения при работе с Access:
Access целесообразно использовать при разработке несложных приложений и персональных баз данных, которые характеризуются ограниченным объемом сведений в несколько сотен тысяч записей. Подобные системы подходят для применения на небольших предприятиях.
Элементы БД Access
Стандартная версия Access включает определенный набор компонентов. Основными элементами являются:
Таблицы
Кнопка Таблицы имеет вид электронной таблицы. Информация распределяется по строкам и столбцам. По этой причине существенно упрощается процесс импорта электронной таблицы в таблицу базы данных. Отличие заключается в том, что информация структурирована.
Строки называют записями. Они включают в себя информационные блоки. Каждая запись состоит как минимум из одного поля. Поля расположены в соответствии со столбцами. В полях могут располагаться определенные виды данных, в том числе текстовая, цифровая и другая информация. Описать записи и поля можно с помощью визуализации классического стиля каталога карточек библиотеки. Каждая такая карточка соответствует записи в базе данных. Любой фрагмент информации на отдельной карточке соответствует полю в базе данных.
Формы
Используя Формы, создают интерфейс пользователя, в котором можно вводить и редактировать сведения. Как правило, формы включают кнопки с командами и другими опциями управления, предназначенными для реализации определенного функционала. Без форм можно сформировать базу данных путем редактирования имеющихся сведений в таблицах Access. Несмотря на это, многие пользователи применяют формы, чтобы просматривать, вводить и корректировать сведения в таблицах. Благодаря командным кнопкам, можно:
Формы обеспечивают контроль взаимодействия пользователей с данными. К примеру, имеется возможность создания формы, отображающей конкретные поля и выполняющей определенное количество операций, что гарантирует защиту и корректность при вводе данных.
Отчеты
Данная кнопка предназначена для форматирования, сведения и демонстрации информации. Как правило, в отчете заключается ответ на конкретный вопрос пользователя. Отчеты допускается форматировать для отображения сведений в максимально читабельном виде. Пользователю предоставляется возможность формировать отчет в любое время, в котором будет отражена актуальная информация базы данных. Как правило, отчеты форматируют для последующей печати, просмотра на экране, экспорта в другие программы или размещения в электронном сообщении.
Запросы
Запросы предназначены для реализации широкого спектра функций. Ключевой опцией является поиск информации в таблицах. В том случае, когда нужные сведения размещены в разных таблицах, с помощью запроса их можно просматривать в одной. Благодаря запросам, пользователь может фильтровать данные путем определения критериев поиска для отображения только необходимых сведений.
Предусмотрена функция «обновляемых» запросов. С ее помощью можно редактировать данные, которые найдены в основных таблицах. В этом случае правки отражаются не только в таблице запроса, но и в основных таблицах.
Запросы бывают двух видов:
Запрос на выборки предназначен для извлечения данных и преобразования их в подходящий для дальнейшего использования вид. При этом результаты запроса можно вывести на экран, печать или переместить в буфер обмена. Выходные данные запроса допустимо использовать, как источник записей для формы или отсчета.
Запрос на изменение предназначен для выполнения задачи с информацией. С их помощью удобно формировать новые таблицы, пополнять сведения существующих таблиц, обновлять или удалять данные.
Макросы
Данные элементы представляют собой подобие упрощенного языка программирования. С помощью макросов повышают уровень функциональности базы данных. К примеру, при добавлении макроса к командной кнопке, он будет запускаться каждый раз при ее нажатии. В состав макросов сходят команды, по средствам которых решают определенные задачи:
Применяя макросы, представляется возможным автоматизировать большинство операционных процессов, которые ранее выполнялись вручную. Данная опция позволяет значительно сэкономить время при работе с программой.
Модули
Объекты в виде модулей направлены на повышения уровня функциональности баз данных. Модули создают на языке Visual Basic для приложений (VBA). Модули являются набором описаний, инструкций и процедур. Различают модули класса и стандартные элементы. В первом случае они связаны с определенными формами или отсчетами, содержат процедуры по работе с ними. Стандартные модули содержат общие процедуры, которые не связаны с какими-либо объектами. Стандартные модули перечислены в перечне Модули в области навигации.
Какие типы данных используются
Таблицы баз данных предусматривают возможность для работы с разными типами данных. Microsoft Access предназначена для следующих типов данных:
Свойства таблиц и полей в Access
Кроме того, что поля базы данных определяют структуру этой базы, они предназначены для определения групповых свойств сведений, которые записаны в ячейках, принадлежащих каждому из полей. Основные свойства полей таблиц Microsoft Access:
Так как разные поля содержат информацию неодинакового типа, то их свойства могут отличаться, исходя из типа данных. К примеру, перечисленные свойства применяются к полям в основном с текстовым типом. Для полей другого типа характерно наличие или отсутствия этих свойств, либо их дополнение другими свойствами. Данные, представляющие действительные числа, включают важное свойство в виде количества знаков после десятичной запятой. Однако для полей, в которых хранятся изображения, звукозаписи, видео и другие объекты OLE, перечисленные свойства не актуальны.
Информация в базе данных имеет вид двухмерной таблицы. Строки в ней называют записями, а столбцы — полями. Определения «запись» и «поле» используют при описании таблиц, а термины «строка» и «столбец» целесообразно употреблять, когда речь идет о результатах выполнения запросов.
Общие характеристики таблицы определяются свойствами таблицы Access. Заполнять такие свойства не является необходимостью. Для открытия окна свойств таблице в режиме конструктора нужно нажать на кнопку «Свойства» (Ргорегties), расположенную на панели инструментов.
Любая таблица характеризуется следующими свойствами:
