Mds проект что это
Аутсорсинг печати позволяет сосредоточиться на основном бизнесе компании, передав организацию процесса печати профессионалам.
Не нужно думать, где купить принтеры, сколько они стоят, где хранить запас тонера. И тем более, что делать, если устройство сломалось или не печатает.
Единственное, о чем нужно подумать — где, сколько и что вы хотите печатать. Остальное предоставьте нам.
MDS-проект (Managed Document Services) – услуги по управлению документооборотом.
Мы не просто берем на себя технический процесс обеспечения вас печатной техникой, расходными материалами и сервисом. Мы полностью управляем процессом печати и оптимизируем его, чтобы вы несли минимальные затраты, получая максимальную прибыль от вашего основного бизнеса.
Аутсорсинг печати позволяет сосредоточиться на основном бизнесе компании, передав организацию процесса печати профессионалам.
Не нужно думать, где купить принтеры, сколько они стоят, где хранить запас тонера. И тем более, что делать, если устройство сломалось или не печатает.
Единственное, о чем нужно подумать — где, сколько и что вы хотите печатать. Остальное предоставьте нам.
MDS-проект (Managed Document Services) – услуги по управлению документооборотом.
Мы не просто берем на себя технический процесс обеспечения вас печатной техникой, расходными материалами и сервисом. Мы полностью управляем процессом печати и оптимизируем его, чтобы вы несли минимальные затраты, получая максимальную прибыль от вашего основного бизнеса.
Группа компаний КИТО уважает право на конфиденциальность личной информации и заботится о сохранении личных (персональных) данных в тайне. Компания собирает ваши личные (персональные) сведения исключительно в целях исполнения Продавцом своих обязательств перед клиентом, продажи товаров и предоставления услуг, предоставления справочной информации, а также в целях продвижения товаров.
Настоящая Политика конфиденциальности устанавливает обязательства Администрации сайта «www.kito.ru» по неразглашению и обеспечению режима защиты конфиденциальности персональных данных, которые Пользователь предоставляет по запросу Администрации сайта при регистрации на сайте компании или при оформлении заказа для приобретения Товара.
Пользователь соглашается с тем, что Администрация сайта вправе передавать персональные данные третьим лицам, в частности, курьерским службам, организациями почтовой связи, операторам электросвязи, исключительно в целях выполнения заказа Пользователя, оформленного на Сайте компании, включая доставку Товара.
К настоящей Политике конфиденциальности и отношениям между Пользователем и Администрацией сайта применяется действующее законодательство Российской Федерации.
Политика конфиденциальности вступает в силу с момента ее размещения на Сайте компании.
Kyocera рассказала о преимуществах MDS-проектов для заказчиков
В конце ноября в Москве состоялся ежегодный IV Всероссийский MDS Форум, организованный корпорацией Kyocera Document Solutions при участии аналитической компании IDC. Главной темой обсуждения стали последние тенденции в развитии рынка услуг для систем управления и документооборота (Managed Document Services, MDS) в корпоративном секторе.
В непростых условиях современного ИТ-рынка задача оптимизации затрат приобретает особую значимость для компаний. Выбор MDS, как заявил Денис Будник, специалист по продажам комплексных решений Kyocera Document Solutions Russia, позволяет им получить заметный результат.
Согласно исследованиям, проведенным компанией Photizo Group, переход от хаотично организованного документооборта к выстроенной MDS-системе позволяет предприятиям сократить текущие затраты, выделяемые на обслуживание документооборота, до 30%. Эти статистические данные подтверждаются успешными проектами, проведенными Kyocera с такими компаниями, как Deloitte, AEG, O2, Johnson&Johnson, РЕСО, MINI, VOLVO, AEG на международном рынке. Среди российских компаний, также перешедших на MDS, можно назвать ДИТ г. Москвы, Страховая группа МСК, Столичный ювелирный завод АДАМАС.
Печать и документооборот входят в TOP-5 наиболее затратных статей расхода компаний. При непродуктивном подходе затраты могут достигать 3-5% от ежегодной прибыли компаний. Причину сохранения таких «резервов» в Kyocera видят в следующем: руководители многих компаний еще не до конца осознали размер затрат, которые уходят на печать. По данным IDC, 90% компаний на рынке до сих пор не осознали потенциала MDS. Однако без перехода на MDS-технологии ситуация в этом сегменте рынка не будет меняться в лучшую сторону.
Организационные решения MDS Kyocera
Для внедрения MDS Kyocera предлагает пять организационных шагов: аудит; оптимизация; внедрение; управление; постоянная оптимизация инфраструктуры заказчика. Их прохождение гарантирует компаниям получение в итоге управляемого инфраструктурного решения.
Однако начинать требуется с комплексного исследования. Оно позволяет заказчику получить полное понимание текущего состояния его парка устройств печати, размера затрат в различных разрезах, оценить сезонные нагрузки, взять под контроль типы установленного оборудования и их расположение. Без знания этих параметров невозможно правильно оценить ситуацию. Партнер Kyocera и заказчик должны уже на старте проекта взять под контроль все факторы, влияющие на продуктивность решаемых бизнес-задач.
Проблемы на пути внедрения MDS
Денис Будник выделил основные проблемы, с которыми сталкиваются компании на этапе подготовки внедрения MDS.
Первая проблема связана с отсутствием контроля, когда любой желающий может воспользоваться функцией печати. В результате у компаний вырастает затраты, не имеющие отношения к ее бизнесу. Они становятся особенно существенными при цветной печати, где расходы на каждый отпечаток выше.
Вторая проблема – это неконтролируемое насыщение компаниями устройствами печати. В результате там появляется «зоопарк» разнотипных устройств, и из-за частых конфликтов при печати, появляется перерасход ресурсов. Процесс управления печатью превращается в «ребус», потому что постоянная перенастройка отдельных устройств выходит из управления.
MDS позволяет добиться оптимизации на площадке заказчика. Там «появляются» разделенные и контролируемые устройства. Учитываются многочисленные факторы, сказывающиеся на эффективность процесса печати: тип помещения (Open Space или персональное устройство), текущая загрузка и пр. Компания получает в итоге оптимизацию закупок, выводит из тени управление поставками, снижает количество поставщиков, перераспределяет загрузку обслуживающего персонала. Попутно решаются проблемы ограниченности склада, которые раньше приводили к простоям и непроизводительным потерям.
Внедряя MDS, Kyocera переводит заказчика в режим проактивного управления поставками расходных материалов. Возникающие инциденты (отсутствие бумаги, окончание тонера и др.) теперь закрываются без перехода в фазу их возникновения. Как следствие, снижается административный цикл задач обслуживания и сокращаются простои.
И последняя среди названных проблем при «стихийной» печати – это неудобный или сложный пользовательский интерфейс. Он возникает не из-за ошибки производителя – он желает предоставить быстрый доступ ко всем реализованным функциям, а как результат, перегружает интерфейс. Окно настройки заданий печати становится перегруженным, а из-за частых ошибок при выборе параметров, возникают многочисленные ошибочные задания печати.
Kyocera нашла, как бороться с этой проблемой. Компания оптимизирует интерфейс путем установки ярлыков. После этого процесс управления печатью максимально адаптируется под типовые задачи конкретной компании.
За MDS будущее рынка печати
Переход от дистрибуции устройств печати к MDS-оптимизации позволил Kyocera стать одной из немногих компаний на рынке, кто сохранил стабильный рост в увеличении собственной доли, отметил Константин Макаренков, ведущий аналитик IDC по рынку устройств печати и обработки изображений. Направление MDS стремительно наращивает популярность.
Так, объем от реализации услуг управления печатью (MPS) в мире достиг в 2013 г. 18,9 млрд долл. Согласно прогнозу IDC, к 2018 г. выручка от реализации услуг управления печатью достигнет 30 % общего дохода от продаж решений офисной печати. Вместе с тем количество распечатываемых страниц в мире будет сокращаться приблизительно на 7 % в год в период до 2019 г. Поэтому выбор в качестве поставщиков компаний, которые опираются на MDS-решения – это возможность решать проблему комплексно, а не ограничиваться только получением функции печати.
Как остановить информационное цунами в офисе? Всё о системе KYOСERA Managed Document Services
Иногда кажется, что для кардинальной оптимизации документооборота и улучшения работы в офисе необходимо приложить массу усилий. Разнообразие офисной техники, сложность внутренних сетей и управления ими, множество различных операций, которые выполняют с входящими и исходящими данными работники офиса представляются непроходимым лабиринтом, в котором бушует информационное цунами. Однако универсальное решение есть – его разработала компания KYOCERA, назвав MDS (Managed Document Services).
MDS – глобальный ответ на вопрос об оптимизации документооборота
Насыщенность и техническая сложность документооборота в офисе современной компании или производственной площадки сегодня крайне высока. Без особых методов его оптимизации всем вовлечённым в процесс сотрудникам приходится тратить непропорционально много сил и средств на самые простые операции. Растущая сложность влияет и на рыночные показатели бизнеса: как показывает статистика, плохо продуманное информационное взаимодействие внутри компании, неэкономная печать документов и ситуационное обслуживание технической базы офисной техники может «съедать» до 2-5 процентов прибыли.
Тем временем, вот уже более 10 лет существуют различные схемы и системы по структурированию документооборота – от достаточно простых до охватывающих буквально все его аспекты.
К первому типу решений можно отнести концепцию MPS (Managed Print Services), что означает «Система управления печатью». Она предусматривает оптимизацию офисной печати входящих и исходящих документов на бумаге, редко выходя за рамки этой задачи.
Гораздо большая комплексность и универсальность лежит в основе концепции MDS (Managed Document Services), представленной в 2007 году компанией KYOCERA Document Solutions.
KYOCERA Document Solutions – дочернее предприятие крупной японской корпорации KYOСERA (состоит из 208 компаний), которая была основана в 1959 году и в настоящее время занимает третье место в мире по выпуску солнечных батарей и лидирующее положение в Японии и мире по производству широкого ряда продукции: от потребительских товаров до электронных компонентов. В свою очередь компания KYOCERA Document Solutions – это специализированное предприятие, занимающееся на мировом рынке производством и продажей печатной офисной техники, сопутствующих расходных материалов, разработкой и внедрением систем и сервисов их обслуживания – включая систему управления документооборотом MDS.
Согласно концепции, система MDS предлагается KYOCERA Document Solutions в качестве единой совокупности услуг по оптимизации и сокращению издержек документооборота. В свою очередь, под документооборотом KYOCERA Document Solutions подразумевает печать, хранение, отправку и защиту документов от несанкционированного доступа, администрирование и предоставление тем или иным группам пользователей определенных прав на использование документов, установку и программное обслуживание корпоративных серверов облачной печати и так далее. В рамках системы MDS компания KYOCERA Document Solutions способна предоставить заказчику – через авторизированных партнёров – аппаратную основу в виде всей необходимой офисной печатной техники, программное обеспечение, услуги настройки, администрирования и обслуживания. При этом, KYOCERA Document Solutions находится в постоянном контакте с заказчиком и оперативно корректирует и масштабирует предоставленные в рамках системы MDS элементы поддержки.
В настоящее время концепция MDS от KYOCERA Document Solutions считается экспертами одной из самых эффективных. К примеру, исследования компании Photizo Group показали, что её внедрение сокращает расходы по документообороту на 30 процентов. Цифру в 30 процентов подтверждает и международное исследовательское агентство IDC, один из лидеров аналитики рынка печатных устройств.
Успешными примерами использования системы MDS стали проекты KYOCERA Document Solutions, проведёнными для компаний Deloitte, AEG, O2, Johnson & Johnson, РЕСО, MINI, VOLVO, AEG, «ДИТ», ERGO, Столичный ювелирный завод «АДАМАС».
Как выстраиваются проекты MDS?
Теперь давайте посмотрим, как именно происходит взаимодействие KYOCERA Document Solutions с компанией-клиентом, желающей получить эффективный, удобный и ориентированный именно на её нужды проект по оптимизации документооборота.
Первым шагом работы KYOCERA Document Solutions с клиентом в рамках проекта MDS всегда становится проведение комплексного исследования существующей в компании системы документооборота. В его ходе изучается существующий парк печатной техники, просчитывается стоимость печати документов, устанавливается график нагрузки на технику, его сезонность и подверженность иным временным факторам. Также фиксируется режим доступа к оборудованию со стороны сотрудников. Режим обслуживания техники и так далее.
Всё это делается для обнаружения типичных проблем документооборота, среди которых эксперты KYOCERA Document Solutions традиционно выделяют четыре главных.
Первая типичная проблема – это отсутствие контроля за доступом к технике со стороны сотрудников компании. Из-за того, что любой желающий может распечатать документ возрастает нагрузка на оборудование. А с её ростом растёт и стоимость отпечатка – особенно при использовании полноцветного режима.
И хорошо, если сотрудники печатают документы исключительно в рамках своих рабочих задач. Не секрет, что во многих компаниях печатная техника используется и в личных нуждах.
Вторая проблема – это неоптимальная закупка и использование печатного оборудования. Без чёткого понимания задач и заранее выстроенной стратегии документооборота в офисах компаний скапливается слишком много техники. Нередко она представлена всеми имеющимися на рынке марками – что приводит к техническим проблемам, несовместимости, перерасходу ресурсов. Всё это компания пытается решить, раздувая штат обслуживающего технику персонала – что опять-таки сказывается на стоимости печати и прибыли.
Третья проблема относится к функциональности современных печатающих устройств. Она стала весьма широкой, что многие производители с гордостью демонстрируют через пользовательский интерфейс. В результате работа с устройством становится крайне неинтуитивной. В крайних случаях интерфейс печати и сканирования современных МФУ и принтеров становится настолько сложен, что сотрудников приходится специально обучать его использованию. Разумеется, это сказывается на длительности отдельных операций документооборота.
Проведя аудит в компании клиента и выявив имеющие место быть проблемы документооборота, KYOCERA Document Solutions переходит к следующим шагам по внедрению проекта MDS.
Эти шаги могут включать частичное или полное обновление парка офисной техники для оптимизации его работы, уменьшению затрат на расходные материалы, унификации процессов. Также обновляется сопутствующее серверное оборудование, обновляется программное обеспечение, создаются облачные сервисы, сервисы, связанные администрированием и защитой информации.
Но даже передав обновлённую систему заказчику, KYOCERA Document Solutions продолжает оказывать полноценную поддержку проекту. В частности, регулярно проводится аудит эффективности, решаются возникающие технические вопросы, а главное – отслеживаются изменения в самой компании, требующие обновления системы MDS.
Таким образом, проект MDS в том виде, который предлагается KYOCERA Document Solutions – это полностью замкнутый цикл, постоянно учитывающий и реагирующий на изменения как внешние (появление новых моделей офисной техники, новых сетевых технологий, новых способов оптимизации документооборота), так и внутренне (изменение задач внутри компании, её рост, появление новых сотрудников…).
Главное, что остаётся в проекте MDS неизменным – это его основные цели: достижение экономии при документообороте и создание оптимально работающей системы управления бизнес-процессами печати.
Из чего на практике состоит проект MDS?
Каким же практическим инструментарием обладает KYOCERA Document Solutions для создания своих проектов MDS? Давайте рассмотрим их более детально.
Как уже было сказано выше, создавая проект MDS для нового клиента, KYOCERA Document Solutions может предложить в качестве варианта обновить и унифицировать парк используемой офисной техники. Производство принтеров и печатающих устройств – одно из магистральных направлений корпорации KYOCERA, в котором она достигла существенных технологических успехов.
Так, ещё в 1992 году KYOCERA создала концепцию печатающих устройств ECOSYS. Все модели, входящие в линейку ECOSYS отвечают трём требованиям концепции: экологичности, экономичности и системности. Помимо этого, МФУ и принтеры ECOSYS используют оригинальную конструкцию с долговечным барабаном из аморфного кремния и требуют замены не всего тонер-картриджа, а только лишь тубы с тонером. Эти технические особенности значительно снижают стоимость эксплуатации печатающих устройств и цену на расходные материалы для них.
Ещё одна линейка печатающих устройств KYOCERA, отлично вписывающихся в концепцию оптимизации документооборота MDS – это TASKalfa. Высокопроизводительные модели KYOCERA TASKalfa отличаются наличием «интеллектуального» вычислительного блока. Интерфейс устройств TASKalfa разработан с учётом использования большого сенсорного дисплея, где отображаются как все необходимые настройки, так и меню программируемой оболочки системы MDS. Интерфейс устройств линейки TASKalfa полностью настраивается под конкретные требования пользователя. При этом доступ к отдельным опциям или функциональным блокам может быть ограничен через ввод специальных PIN-кодов или с помощью ключа с радиочастотной RFID-меткой. Таким образом, доступ к печатающему оборудованию компании и различным операциям с документами можно администрировать выдачей сотрудникам специальных пластиковых карт или PIN-кодов.
Помимо замены техники, условия проектов MDS от KYOCERA предполагают услугу создания программной платформы на базе инструментов KYOCERA Document Solutions. Её установка абсолютно опциональна, и при необходимости специалисты KYOCERA Document Solutions смогут оптимизировать документооборот компании и на базе старого ПО.
Серверная среда Kyocera Net Manager (KNM) может быть установлена на любой офисный компьютер, работающий под управлением операционной системы Microsoft Windows. При установке Kyocera Net Manager лицензируется клиенту по количеству подключённых устройств.
Функциональность Kyocera Net Manager позволяет создать в офисной сети «виртуальный принтер» для концентрации всего документооборота, настроить и администрировать политику печати, вести мониторинг работы печатающих устройств компании.
Система Kyocera Net Manager с её «виртальным принтером» и хранением документов в одном месте прекрасно дополняется пакетом Scannervision.
Данный программный продукт собирает все цифровые копии документов в единую базу, позволяя быстро искать, сравнивать и редактировать нужные данные. При этом, в Scannervision очень развиты механизмы автоматизации – включающие специальную систему тэгов и штрих-кодов, а также встроенный язык программирования. Благодаря им пакет не только умеет напрямую сканировать печатные копии документов, оцифровывая их в нужный формат, но самостоятельно находить нужные файлы в сетевых и локальных папках, приходящих на электронные адреса компании письмах и любых других источников. При этом, распознавать Scannervision умеет не только обычные текстовые документы, но и чеки, записи на стандартных бланках, формы запросов и тому подобные бумаги.
Комплекс Kyocera Net Manager и Scannervision отличается высокой эффективностью, значительно оптимизируя документооборот и повышая надёжность и безопасность работы с документами. Очень весомым его достоинством также следует считать масштабируемоть под актуальный объём задач. Так, Kyocera Net Manager позволяет дублировать сервера, объединять несколько серверов с предустановленным комплексом KNM в единую сеть (например, объединять географически разбросанные филиалы компании) – задавая внутри неё единую политику администрирования и управления.
Растущая прибыль – главный козырь MDS
Как мы видим, оптимизация документооборота в офисе или на предприятии в рамках концепции MDS состоит из весьма логичных, достаточно просто реализуемых и технологически вполне доступных элементов.
Предлагая её клиенту, компания KYOCERA Document Solutions:
MPS/MDS-услуги в России: куда движется рынок?
Сергей Лебедев
Сергей Лысанов
Александр Надольский
Артем Пчелин
Управляемые услуги печати (Managed Print Services, MPS) или управляемые услуги документооборота (Managed Document Services, MDS) нельзя назвать совсем уж новыми рыночными веяниями. Однако в условиях, когда норма прибыли с поставок аппаратных средств печати — принтеров, многофункциональных устройств (МФУ) и расходных материалов — неуклонно снижается, для многих вендоров переход к предоставлению таких услуг становится чуть ли не единственной возможностью отстоять и даже расширить свою долю на рынке печати.
Рынок этот в посткризисные годы развивается далеко не самым активным образом. Согласно данным IDC, в 2011-м по сравнению с предыдущим годом российский сегмент устройств печати увеличился в денежном исчислении лишь на 1,4% — до 940 млн. долл. Существенная доля этого объёма образована тендерными поставками, в стремлении выиграть подряды на которые поставщики ведут весьма агрессивную ценовую политику. Вдобавок даже в рознице стоимость печатающих устройств и расходных материалов к ним неуклонно снижается — за счёт всё более активных действий вендоров второго и третьего эшелонов.
В итоге аппаратные элементы офисных систем печати (и документооборота в целом) всё заметнее приближаются по своей продажной цене к производственной себестоимости, а то и оказываются ниже неё. Привычные услуги в области печати — текущий ремонт оборудования, долгосрочное техническое обслуживание, мониторинг инсталлированной базы печатных устройств — тоже не обеспечивают значительной прибыли. К тому же такие услуги никак не персонифицированы относительно их поставщика: клиент с равным успехом может воспользоваться предложениями любого авторизованного сервисного центра, и сами эти центры не делают существенной разницы между конкретными потребностями различных клиентов.
MPS/MDS в этом отношении — решительно иной подход, позволяющий в гораздо большей степени задействовать уникальные компетенции поставщика печатных услуг. По итогам предварительного аудита печатного парка и бизнес-процессов поставщик оказывается в состоянии предложить заказчику в высшей степени адекватный комплекс сервисов, включая даже полный или частичный аутсорсинг печати как таковой. В выигрыше, таким образом, остаются все участники рыночного взаимодействия.
Мировой рынок MPS/MDS уже в значительной мере развит; всё заметнее он проявляет себя и в России. По данным недавнего отчёта IDC об исследованиях российского сегмента услуг комплексного управления печатью, объём его достигает 49,5 млн. долл. — на 20% больше, чем годом раньше. Сумма эта, впрочем, не слишком велика по сравнению с общей ёмкостью отечественного печатного рынка, которая, напомним, приближается к 1 млрд. долл. Значит, наряду с взаимной заинтересованностью поставщиков и заказчиков в развитии MPS/MDS этот сегмент подвержен и влиянию определённых факторов, сдерживающих его развитие.
Вопросы внутренней эффективности
В недавнем исследовании IDC сделан вывод, что на современном российском рынке MPS/MDS постоянно появляется и исчезает множество мелких игроков. Нехватка стратегически значимых инициатив на этом рынке может быть обусловлена тем, что серьёзные международные аутсорсинговые операторы пока выжидают более благоприятной конъюнктуры — в ситуации, когда основными потребителями управляемых услуг печати выступают крупные компании, аффилированные с зарубежными бизнес-структурами. В этом ожидании поставщики тщательно изучают имеющийся спрос на свои услуги, а также реализуют пилотные проекты для оценки перспективности российского рынка и окупаемости возможных инвестиций.
Как отмечает Сергей Лысанов, руководитель подразделения услуг печати HP, если на начальном этапе развития рынка услуг печати в России действительно преобладали западные заказчики, то сейчас вклад российских заказчиков в общей структуре бизнеса уже гораздо более существенен. Директор по бизнес-операциям Konica Minolta Артем Пчелин согласен с тем, что российский рынок аутсорсинга печати берет свое начало на Западе. На этапе становления данного сегмента на нашем рынке в начале 2000-х первыми крупными потребителями этих услуг являлись российские офисы известных международных компаний, руководство которых уже имело к тому времени возможность оценить на практике все преимущества такой бизнес-модели.
С развитием рыночных отношений идея аутсорсинга получала все большее распространение и вызывала заинтересованность у многих компаний, в том числе и отечественных, с наиболее зрелыми внутренними бизнес-процессами и корпоративной культурой. В последнее время доля российских организаций, передающих непрофильные бизнес-процессы на аутсорсинг, стабильно возрастает. При этом отечественный рынок MPS/MDS уже развивается по собственному, специфическому пути — хотя и с учётом накопленного мирового опыта.
По мнению Сергея Лебедева, директора по маркетингу ООО «ОКИ Системс Рус», в большинстве случаев компании, рассматривающие переход на MPS, не готовы полностью заменить парк существующей у них печатной техники на новое оборудование от одного вендора, так как некоторые печатающие устройства были приобретены совсем недавно и зачастую от разных производителей. Это ограничивает предложения поставщиков, и в таких ситуациях возможно использование лишь “дилерского” MPS, когда дилер берёт на себя поддержание не только новых устройств, но и тех, что используются у заказчика в настоящий момент. Вендор, конечно, не будет обеспечивать поддержку “чужих” устройств.
Существенный момент внедрения управляемых услуг печати состоит в том, что нужно оценивать не только объём печати и тип печатаемых документов, но и степень изношенности имеющегося оборудования, а также затраты на поддержание его в работоспособном состоянии. Немалое значение имеет содержание собственной технической службы, одной из функций которой является обслуживание печатающих устройств предприятия. При полном переходе на MPS эту службу можно либо совсем ликвидировать (если помимо сервиса печати будет предложен ещё и сервис по обслуживанию ИT-инфраструктуры), либо сократить её численность. Это одна из важнейших составляющих, определяющих экономию от MPS. Понятно, впрочем, что значительной она будет лишь для крупных государственных или коммерческих структур, которые обладают развитой ИТ-службой.
Наконец, подчёркивает Сергей Лебедев, в самом массовом по количеству компаний (по оценкам экспертов — до 95%) сегменте малого бизнеса очень сильно распространено использование альтернативных расходных материалов (совместимых, восстановленных и заправляемых). Услуги же MPS всегда за очень редким исключением предлагаются на базе оригинальных расходных материалов. В этом случае и для таких заказчиков выгоду от внедрения MPS ни показать, ни ощутить будет невозможно. По оценкам европейских поставщиков управляемых услуг печати, у них эта проблема стоит далеко не так остро, поэтому и распространение MPS в среде малого бизнеса за рубежом намного шире.
Акцент на важности более скромных по размеру бизнеса заказчиков для развития всего рынка MPS/MDS делает и Александр Надольский, менеджер по предпродажной подготовке проектов компании Ricoh Rus. По его мнению, рынок услуг по аутсорсингу печати и оптимизации документооборота в России хотя и находится на начальном этапе развития, но является вполне самостоятельным. И растущий интерес к подобного рода услугам со стороны не только крупных, но и средних российских компаний подтверждает это.
Нельзя упускать из вида и такую специфику отечественных заказчиков услуг печати, как доминирование специалистов широкого профиля в составе ИТ-служб большинства компаний на отечественном рынке. Такие специалисты крайне редко рассматривают управление процессом печати как действительно важную часть своей профессиональной деятельности. В результате расходы на обслуживание парка печатающих устройств (особенно на фоне серьезных затрат на ПО, внедрение бизнес-приложений, развитие ИТ-инфраструктуры) представляются им незначительными. Поэтому решения о покупке той или иной печатной техники часто бывают поспешными и несбалансированными.
Более того, расходы на печать очень часто даже не попадают в структуру ИТ-бюджетов, поскольку затраты на покупку расходных материалов для печатной техники (парк которой нередко в несколько раз превышает реальные потребности организации) в крупных компаниях иногда буквально “размазаны” между подразделениями и относятся к их собственным операционным расходам. И до определенного момента предприятие просто не сознает, сколько денег реально уходит на обслуживание принтеров и МФУ. “Удивительно, — указывает Александр Надольский, — но инициаторами запуска MPS-проектов часто выступают вовсе не ИТ-директора, а руководители финансовых служб и отделов закупок, которые видят общую картину расходов на обслуживание техники в консолидированном бюджете”.
Сергей Лебедев также сомневается в способности корпоративных ИТ-подразделений самих по себе, без привлечения сторонних специалистов, оптимизировать работу офисной подсистемы печати. Ведь сам термин “оптимизация” имеет различные оттенки с точки зрения специалиста ИТ-инфраструктуры и провайдера услуг MPS. Первый отдаст предпочтение хорошо известному но, скорее всего, далеко не самому экономически целесообразному бренду, чтобы “в случае чего” ему не пришлось оправдываться перед руководством за выбранную экзотику, с которой случилась какая-то неприятность. Да и материалов по ремонту и обслуживанию продукции известных брендов в Интернете можно найти гораздо больше. Оптимальная с точки зрения специалиста ИT-инфраструктуры ситуация выглядит просто: оборудование работает, а если что, его легко можно восстановить. Вопрос цены в данном случае в расчет не принимается.
Провайдер MPS, напротив, в основу оптимизации ставит сокращение затрат для клиента. При этом оборудование совсем не обязательно будет от широко известных брендов, но зато заметно более экономичное и производительное. Артем Пчелин подчёркивает, что для MPS известны определенные критерии и параметры, при анализе которых можно с уверенностью говорить о целесообразности или нецелесообразности привлечения профессионального провайдера как с экономической, так и с организационной точки зрения. Поставщик услуг должна иметь в своём распоряжении специальную группу консалтинга, которая совместно с заказчиком будет проводить индивидуальный анализ и оценку каждой конкретной ситуации.
Сергей Лысанов дополнительно указывает, что опыт его компании подтверждает вывод, который был сформулирован в специализированном отчете Gartner 2009 г., посвященном анализу глобального рынка MPS: “Хотя большинство организаций в принципе могло бы активно и эффективно управлять своим парком печатающих устройств самостоятельно, на практике большинству из них не хватает времени, опыта, необходимых людских ресурсов, инструментов, фокуса, и в итоге они не делают этого сами”.
Долгосрочное планирование
На 80% рост российского рынка MPS/MDS, как свидетельствуют оценки IDC, обусловлен реализацией крупных проектов. Эксперты отмечают, что целью MPS обычно является снижение затрат заказчика. Но оценить действенность такого снижения довольно сложно, поскольку каждый заказчик будет формулировать свои специфические цели и задачи при переходе на аутсорсинг печати, подходить к ним с собственными мерками эффективности.
Так, в российских реалиях нередко возникает ситуация, когда заказчик — не получая прямой материальной выгоды — принимает решение внедрять управляемые услуги печати по ряду других причин, таких как изменения в порядке отчетности предприятия, оптимизация его непрофильных активов и организационной структуры, упрощение всей системы корпоративной печати. В итоге организация печати на предприятии становится более простой и прозрачной, а сам заказчик приобретает ценный опыт передачи важного элемента своих бизнес-процессов на аутсорсинг — что, в свою очередь, может побудить его к дальнейшей оптимизации деловой активности.
Как подчёркивает Сергей Лысанов, при наведении порядка в принтерном хозяйстве приходит более ясное понимание дополнительных возможностей современных систем управления печатью, что лучше помогает поддержать как нынешний, так и будущий бизнес и в результате добиться вполне ощутимой “прибавки к бизнесу”. Именно стремление лучше понимать, во что обходится печать сейчас, каким образом эту ситуацию можно исправить, как уровень затрат соотнесен с существующими практиками сравнимых организаций, часто является побудительным мотивом для начала проектов по внедрению MPS/MDS.
Артем Пчелин отмечает, что наиболее “продвинутые” клиенты формулируют перед поставщиком услуг MDS/MPS главную цель проекта лаконично, но ёмко: это гарантированное получение качественного отпечатка любым пользователем через определенное время после отправки документа на печать. По мнению Сергея Лебедева, вопрос экономии на ИT действительно может оказаться актуальным, — но справедливо это лишь для крупных компаний, тратящих большие средства на оплату услуг квалифицированных специалистов в своём штате. Тема эта традиционно скользкая: напрямую об увольнениях никто говорить не хочет, однако именно таким способом может быть достигнута заметная экономия зарплатного фонда и оборотных средств предприятия в целом.
Материальная выгода от заключения MPS-контракта между заказчиком и поставщиком услуг проявляется в том, что из бюджета первого исключаются статьи расхода на приобретение оборудования, оптимизацию документооборота и повышение прозрачности этого процесса; возрастает эффективность работы сотрудников за счет концентрации их внимания на основной деятельности компании. Но на данном этапе развития рынка услуг MPS в России, как свидетельствует Александр Надольский, именно серьезная, порядка 30—40%, экономия чаще всего является решающим фактором для заказчиков.
Он же предостерегает от обманчивой лёгкости, с которой инфраструктуру печати можно выделить из общей ИТ-инфраструктуры предприятия. Процесс печати, по его мнению, чаще всего абсолютно непрозрачен: в большинстве российских компаний — особенно крупных — никто не знает, кто, сколько и на чем печатает. Так что печать — довольно специфичный сегмент, особенно с точки зрения сервисного обслуживания, и вряд ли можно говорить об аутсорсинге печати как о способе приобретения универсального опыта в реализации аутсорсинговых проектов в целом.
По опыту Сергея Лысанова, здесь всё же возможно продвижение с двух сторон: как от передачи печати на аутсорсинг в качестве первого опыта ИТ-аутсорсинга, так и от естественного расширения уже существующей корпоративной системы управления ИТ-услугами на область услуг печати. Артем Пчелин склонен видеть в комбинировании печатных услуг с современными решениями в области электронного документооборота очень актуальную и масштабную, но все же отдельную тему для обсуждения. В любом случае уровень информатизации в современном мире не оставляет серьёзным игрокам рынка MPS шансов абстрагироваться от ИТ в широком смысле, сконцентрировавшись исключительно на печати.
Настрой Сергея Лебедева ещё более оптимистичен: он рассматривает MPS как наименее болезненное нововведение, способное принести выгоду за счет замены аппаратного парка (а данном случае — печатной техники). При этом люди учатся использовать не собственную технику, а арендованную. Ведь гораздо страшнее перевести на аутсорсинг серверы, рабочие станции, сетевое оборудование, когда слишком многое может рассматриваться через призму обеспечения конфиденциальности внутренних данных.
Критерии успеха
Артем Пчелин также убеждён, что реальный MPS-проект — это в некотором смысле “совместная жизнь” заказчика с провайдером. Так что секрет успеха и долголетия такого союза весьма прост: прежде всего, партнёры должны одинаково “смотреть на жизнь”. Применительно к бизнесу это означает безупречную профессиональную репутацию, высокую квалификацию в области проектного управления, зрелость бизнес-процессов, высокий уровень корпоративной культуры, неприемлемость применения разного рода “серых” схем. И чем больше общего найдут друг в друге партнёры в ходе предпроектных переговоров, тем успешнее и эффективнее окажется проект.
“Здесь, как зачастую и в человеческих отношениях, чем лучше стороны узнают друг друга заранее, тем крепче будет брак”, — почти теми же словами комментирует Сергей Лысанов оценки успешности проектов по внедрению MPS/MDS. Принципиально важным условием успеха он считает детальность предварительной проработки будущего проекта с учетом понимания последовательности работ и механизмов контроля со стороны заказчика за предоставлением услуг, наличия совместной рабочей группы и поддержки согласованных целей и задач проекта на высоком управленческом уровне заказчика.
Солидарен с этим и Сергей Лебедев, который отмечает, что предварительное изучение ситуации, предшествующее какому бы то ни было разговору о конкретных устройствах, является наиболее значимой и важной стороной проекта. Если клиент не готов предоставить провайдеру информацию об офисной печати либо разместить у себя на площадке устройства или ПО для контроля объёмов печати, то ничего хорошего из этого не выйдет. Без знания точных входных данных не представляется возможным предложить грамотное решение по аутсорсингу печати. Правильно проведенный аудит, который становится отправной точкой проекта, считает одним из главных условий достижения его целей и Александр Надольский.
Если “сердечное взаимопонимание” между заказчиком и поставщиком достигнуто, и речь идёт о крупном контракте — а такие, напомним, составляют до 80% отечественного рынка MPS/MDS, — предприятия предпочитают иметь дело с крупными поставщиками услуг. Но “крупные” в данном случае практически созвучно с “иностранными”; что же тогда остаётся на долю локальных игроков на российском рынке MPS?
Сергей Лысанов подтверждает, что когда речь заходит о крупных проектах, для заказчиков чрезвычайно важными становятся гарантии их успешности (в том числе неизменности ценообразования на весь период действия контракта) со стороны крупных поставщиков услуг, которые зачастую могут дать только авторитетные производители. Вместе с тем локальные участники рынка тоже, безусловно, будут иметь свою заметную нишу — как в реализации относительно небольших и средних проектов, так и в выполнении возможных интеграторских функций в случае комплексных проектов, для которых услуги печати могут быть одним из элементов общего решения.
По мнению Артема Пчелина, на рынке MPS заметна внутренняя сегментация. Российский рынок MPS весьма ёмок, популярность самой идеи аутсорсинга возрастает, так что компании среднего и малого бизнеса постепенно тоже проявляют интерес к таким услугам. Во многом этому способствует успешная реализация крупных MPS-проектов лидерами рынка, о результатах которых ни клиенты, ни поставщики не стесняются делиться информацией, в том числе и в СМИ. Поэтому действительно профессиональные провайдеры MPS, будь то вендоры или локальные компании, могут в среднесрочной перспективе рассчитывать на определенную долю рынка в своем сегменте.
Как подчёркивает Сергей Лебедев, предложить услуги по аутсорсингу печати крупным компаниям могут лишь сильные провайдеры с разветвленной сетью, дотягивающейся до всех точек, где работает заказчик. Да и инфраструктура таких компаний должна быть чётко выстроенной и эффективной. Небольшим компаниям очень сложно обеспечить весь набор функций, необходимых для нормальной реализации проектов MPS. Вероятнее всего, по его мнению, на российском рынке скорее будут востребованы услуги крупных, географически распределенных провайдеров. Небольшие местные компании вряд ли смогут справиться с этой задачей и обеспечить рентабельность такого бизнеса.
Солидарен с этим и Александр Надольский: едва ли в ближайшее время появится большое количество локальных операторов, предоставляющих исключительно услуги по аутсорсингу печати. А вот российские системные интеграторы со временем, возможно, сумеют составить конкуренцию крупным игрокам на рынке печати, так как интеграторы будут готовы охватить MPS-сервис в рамках комплексных проектов по аутсорсингу ИТ-инфраструктуры в целом. В рамках подобных контрактов уже вендор будет выступать в качестве субподрядчика, предоставляя экспертизу и технику.
Конкуренция и перспективы
Нынешний российский сегмент MPS, хоть он и невелик по сравнению с общим объёмом рынка печати, уже успел стать ареной упорного противостояния ведущих глобальных вендоров. Как отмечают сразу несколько аналитических агентств (IDC, Quocirca, Forrester Research), мировой лидер этого сегмента — компания Xerox — и у нас удерживает передовые позиции. Вместе с HP они, по данным IDC, занимают более половины российского рынка, — с этой оценкой согласен Сергей Лысанов. В число других лидеров услуг по управлению офисной печатью входят Ricoh и Lexmark, а к группе “Сильные игроки” (по версии Quocirca и Forrester Research — “Strong Performers”, в терминологии IDC — “Major Players»; таковыми являются компании, демонстрирующие глубокое понимание рынка, его тенденций и умение их использовать для собственного роста) относятся Canon и Konica Minolta. Аналитики особо отмечают также Oce, Kyocera Document Solutions, Toshiba, OBS и OKI Data, которые попали в группу компаний, демонстрирующих высокую конкурентоспособность, нацеленных на интенсивное развитие и рост.
Александр Надольский подтверждает, что сегодня основными поставщиками MPS-услуг являются крупные производители офисной печатной техники. Пока их круг весьма ограничен, но так как рынок постепенно растет, появляются новые игроки. О своем желании начать освоение российского рынка MPS в 2011 г. объявили сразу несколько вендоров, и компания Ricoh, которая признана одним из лидеров этого сегмента в Европе, также начинает развивать это направление в России.
На жесткую конкуренцию на рынке MPS от производителей указывает Сергей Лебедев. Уровни цен на расходные материалы, предлагаемые в рамках крупных MPS-контрактов, экстремально низкие и позволяют конкурировать даже с совместимыми расходными материалами. А вот по мнению Артема Пчелина, говорить о конкуренции между сегментами не стоит из-за различных уровней сервиса, составов предлагаемых услуг и “целевых аудиторий” потенциальных клиентов: слишком уж различаются конкурентные условия в разных рыночных сегментах MPS.
Если одним заказчикам достаточно просто избавиться от необходимости самостоятельно следить за техническим состоянием парка техники, не пренебрегая многократной перезаправкой картриджей, то другие рассчитывают получить действительно высококлассный комплексный сервис в области управления документоёмкими бизнес-процессами компании, включая разнообразные дополнительные услуги в области печати, как, например, организацию принт-румов в своих офисах, печать маркетинговых материалов, внедрение электронного документооборота и т. д. Konica Minolta в России работает именно в этом сегменте.
Что же касается перспектив развития услуг печати в России, то Сергей Лысанов смотрит на них с большим оптимизмом, ожидая высоких двузначных величин темпов роста этого рынка. Ведь любая структура, которая печатает по миллиону страниц в месяц, может рассчитывать на заметный выигрыш от внедрения MPS-проекта. Так, по отраслевой принадлежности многих десятков проектов, которые HP уже поддерживает в России, внедрением их занимаются производственные и добывающие предприятия, оптово-розничные и фармацевтические фирмы, банковские и страховые структуры, телекоммуникационные и ИТ-компании и т. д. Уже в ближайшем будущем ожидается более активное участие и государственных структур.
Артем Пчелин особо подчёркивает, что российский рынок MPS огромен. Ситуация на московском рынке, который в значительной степени уже поделен между ведущими игроками, для России в целом не показательна. Солидные игроки в последнее время активно и небезуспешно развивают это направление в регионах. Что касается отраслевой сегментации перспективных направлений развития MPS, то здесь он выделяет всего два сегмента: коммерческие и государственные организации. Последние, в основной своей массе, готовы к переходу на аутсорсинг в гораздо меньшей степени по целому ряду причин, однако у Konica Minolta в России есть положительный опыт работы и с такими заказчиками.
По мнению Сергея Лебедева, в крупных компаниях, которые много печатают для собственных нужд, услуги MPS имеют реальные перспективы для развития. Здесь не важны сферы деятельности компаний, услуга MPS специфична лишь по отношению к типу документов и количеству отпечатков за период времени. На основании этих данных провайдер подбирает оборудование, необходимое для решения задач конкретного заказчика. Существуют даже примеры аутсорсинга для полиграфических компаний — где, как нетрудно догадаться, требования и по качеству печатной продукции, и по её себестоимости довольно высоки. Но и в этом случае аутсорсинг возможен только для крупных компаний, поскольку небольшие не выдержат ценовой конкуренции.
Наиболее активными потребителями MPS-услуг сегодня являются крупные промышленные холдинги, нефтегазовые предприятия, а также компании финансового сектора, банки с разветвленной филиальной сетью, которые работают на высококонкурентном рынке и используют все доступные им средства оптимизации расходов, указывает Александр Надольский. Решающим фактором в пользу печати пока являются большие объемы, но есть уверенность, что и средние компании, в том числе региональные, поймут преимущества MPS уже через два-три года.
