какой пастой подписывают официальные документы
Как использовать факсимильную подпись
Факсимиле можно использовать по соглашению сторон или в соответствии с правилами документооборота внутри компании. Такая подпись не подойдет для документов, которые влекут серьезные финансовые или юридические последствия
Виктор Подгорский
Чтобы ускорить и упростить работу, можно визировать некоторые документы факсимильными подписями. Но использовать их разрешено только в некоторых случаях. В статье разберем, на какие документы можно ставить факсимиле и как это делать.
Что такое факсимиле
Факси́мильная подпись, или факси́миле, — оттиск печати, который воспроизводит подпись человека. Еще есть цифровой вариант факсимиле — картинка с изображением подписи, которую вставляют в электронные документы.
С помощью факсимиле можно визировать бумаги без участия человека, которому принадлежит подпись. Например, когда нужно быстро и сразу подписать несколько сотен почетных грамот, секретарь может их «проштамповать».
Когда можно использовать факсимиле
В законе нет единого списка документов, для которых можно использовать факсимильную подпись. Есть два варианта, когда документ можно подписать факсимиле:
По договору с контрагентом. Соглашение об использовании факсимильной подписи можно оформить отдельно либо включить такое условие в текст основного договора. В любом случае нужно перечислить документы, для которых разрешено использовать факсимиле. Первичное соглашение нужно заверить собственноручно.
Для внутренних документов. Чтобы использовать факсимиле внутри компании, издают распоряжение или приказ руководителя, а также готовят соответствующее положение. В нем перечисляют случаи использования факсимильной подписи и указывают ответственного за ее хранение.
Перед этим нужно проверить, не запрещает ли закон использование факсимильной подписи на каких-либо из перечисленных документов. Например, по трудовому кодексу нельзя подписывать факсимиле кадровые документы: трудовые договоры и книжки, приказы и распоряжения.
Когда нельзя использовать факсимиле
Компании и ИП не доверяют факсимильным подписям, потому что штамп может изготовить и использовать кто угодно. Большинство деловых бумаг уполномоченные люди должны подписывать лично, а факсимиле используют для документов, которые не влекут серьезных последствий.
Использование факсимильной подписи запрещено:
Эти запреты содержатся в соответствующих законах и других нормативных актах, например в Гражданском и Налоговом кодексах, письмах Минфина и Налоговой службы.
Контрагенты неправомерно подписывали счета-фактуры факсимиле, и суд взыскал с компании вычеты по НДС, пени и штраф
Что случилось. Налоговая доначислила ООО «Суворовские конфеты» НДС, пени и штраф за необоснованное возмещение налога по счетам-фактурам, подписанным факсимильными подписями. Общество подало апелляционную жалобу.
Почему налоговая права. 169-я статья налогового кодекса запрещает использование факсимиле на счетах-фактурах, товарных накладных и других документах, имеющих финансовые последствия. Поэтому представители ООО «Суворовские конфеты» лишились возможности произвести налоговый вычет того, что неправильно оформили первичные бухгалтерские документы.
Постановление суда. Апелляция согласилась с налоговой и сослалась на постановление Президиума Высшего Арбитражного Суда, который в 2011 году выразил аналогичную позицию по подобному делу. Суд решил, что инспекция правомерно не приняла к вычету неправильно оформленные документы и доначислила НДС, пени и штраф.
Как изготовить факсимильный штамп
Факсимиле заказывают в организациях, которые делают печати и штампы.
Процесс изготовления штампа обычно занимает не больше суток и состоит из нескольких этапов:
Сначала заказчик передает исполнителю качественную подпись на бумаге или присылает ее скан по электронной почте. Специалисты обрабатывают изображение в графическом редакторе, чтобы оно было четким и равномерным.
Затем заказчик выбирает автоматическую или ручную оснастку, на которую будут крепить клише с подписью. Использование факсимиле на автоматической оснастке удобнее и позволяет делать более четкие оттиски, но такое устройство обойдется дороже ручного штампа.
Чтобы сохранить исходный масштаб и выбрать подходящий размер оснастки, при отправке скана нужно указать размеры оригинальной подписи в миллиметрах.
Специалисты делают электронный макет и на его основе изготавливают клише из резины или фотополимера.
Эксперты рекомендуют изготавливать клише из резины, потому что они:
На завершающем этапе клише крепят на оснастку, и факсимиле готово. После изготовления его передают ответственному сотруднику заказчика, который будет хранить и использовать штамп.
Как отличить факсимиле от оригинальной подписи
Есть несколько очевидных отличий факсимильной и собственноручной подписей:
Самый надежный метод проверить факсимиле в договоре — заказать экспертизу.
Реквизит «Подпись»: для каких случаев он обязателен
Казалось бы, в чем состоит сложность просто подписать документ? Если речь идет о типографском бланке какого-то отчета, так там вообще есть специальное поле для подписи. Но нюансов на самом деле очень много, и реквизит «Подпись» требует серьезного и внимательного подхода. Ведь при неправильном применении могут возникнуть тяжелые юридические последствия. Разберемся, как же правильно подписывать различные официальные документы.
Место имеет значение
Оформление реквизита «Подпись» всегда начинается с выбора правильного места для него. Обычно он всегда располагается под текстом, в самом конце бланка. Это связано с тем, что подписать бумагу означает удостоверить то, что в ней сказано. Вот типичный пример реквизита «Подпись», когда руководитель компании подписал официальное письмо к партнерам:
Обратите внимание, что для проставления подписи от текста нужно отступить 3 межстрочных интервала. Поскольку полномочия разных должностных лиц на подписание тех или иных документов отличаются, перед подписью принято указывать должность того, кто ее поставил. Должностные права и обязанности определяются учредительными документами, внутренними нормативными актами организации:
Иногда автографов может быть несколько, тогда они располагаются одна под другой в соответствии с иерархией лиц, которые их поставили.
Интервал между такими автографами обычно составляет одну строчку. Если, например, договор или акт сверки подписывают должностные лица двух организаций, то их автографы со всеми сопутствующими данными располагаются на одной строчке по разным краям бланка. При этом сам автограф располагается на строчку ниже наименования должности вместе с расшифровкой.
Очень важно помнить, что подписывать нужно именно текст, поэтому отрывать его заверение от основного документа и располагать этот реквизит на отдельном листе категорически нельзя. При недостатке места на другой лист переносится весь последний абзац написанного в бумаге. Страницы при этом должны быть пронумерованы. От краев документа этот реквизит обычно расположен по центру, но в некоторых случаях (обычно в типографских бланках) может быть смещен к левому краю.
Состав реквизита
В состав реквизита «Подпись» всегда входят такие данные, их всего три:
Перед тем, как подписать, необходимо указать должность, отступая от левого поля документа, а расшифровка делается после:
Генеральный директор ООО «ВЕСНА» ИВАНОВ С.П. Иванов
При использовании фирменного бланка организации название фирмы можно не дублировать и указать только должность подписанта. Вне зависимости от этого обстоятельства должность всегда указывается с заглавной буквы. Это не зависит от того, закончился ли текст точкой, таблицей или какими-то диаграммами и схемами. Название должности обязательно должно соответствовать штатному расписанию. Если этим пренебречь, весь документ может быть признан недействительным, так как в нем указана несуществующая должность, а значит, и лицо, ее занимающее.
Между названием должности и расшифровкой необходимо оставить достаточно места для самого размашистого автографа.
Внешний вид и содержание
К самой личной подписи никаких требований нет, и быть не может. Каждый человек подписывается так, как считает нужным и удобным. Конечно, в идеале в любой закорючке должны быть намеки на первые буквы фамилии и имени, но это необязательно. Более того, обычно облеченные властью граждане стараются сделать свой автограф максимально индивидуальным и сложным, чтобы его было сложнее подделать. Ставить точку после автографа не нужно. А вот расшифровка должна соответствовать паспортным данным. Особенно это касается таких взаимозаменяемых букв, как «е» и «ё».
Факсимиле
Если документов, которые требуют визы руководства, в организации много, то для таких «поточных» бумаг в крупных компаниях принято использовать факсимиле, то есть заменитель личного автографа. Оттиск ставят на письмах и претензиях, а также внутренних документах. Законодательно этот вопрос никак не урегулирован, поэтому желательно избегать проставления факсимиле на отчетах и договорах, то есть на тех бумагах, которые имеют важное юридическое значение.
Подписи третьих лиц
Иногда руководителя нет на месте, факсимиле использовать нельзя, а заверить какой-либо документ нужно срочно. Казалось бы, для таких целей у директора есть заместитель или даже несколько. Но вот правом подписи он может и не обладать, если это не прописано специально. Если в таких документах, как трудовой договор или учредительные документы, не сказано о праве заместителя заверять официальные бумаги, отбывая в командировку или отпуск, директор должен делегировать это право отдельным приказом с указанием точной должности и персоналии.
При указании такой должности в бумагах перед автографом ее нельзя сокращать. Например, неправильным будет такой вариант:
Первый зам. директора ООО «ВЕСНА» ВАСИН Г.Д. Васин
Нужно писать только так:
Первый заместитель генерального директора ООО «ВЕСНА» ВАСИН Г.Д. Васин
Если в компании принято, то словосочетание «генеральный директор» можно указать с заглавной буквы. Допустимы оба варианта. Другие названия должностей при заверении официальных бумаг сокращать также не нужно.
Отдельно нужно отметить практику, которая сложилась в некоторых организациях. При отсутствии нужного человека, например директора, за него бумагу может подписать другое лицо, например секретарь, поставив свой личный автограф, а перед должностью поместив косую черту, примерно так:
/Генеральный директор ООО «ВЕСНА» ВАСИН С.П. Иванов
Но такая косая черта недопустима! Также нельзя использовать предлог «за» перед должностью. Подписывать имеет право только тот человек, данные которого указаны в бланке. С подписью другого лица бумага будет недействительной. Более того, этот вариант не заверит ни один нотариус, и его можно легко оспорить в суде. Поэтому таких ситуаций, а также исправлений этого важного реквизита желательно не допускать.
Документы подделывать будем?
Чтобы избежать штрафа или снизить налоги, бухгалтеры некоторых фирм составляют документы задним числом или изготавливают «липовые» договоры, счета-фактуры, акты выполненных работ и т.д. К радости таких умельцев определить подделку не так-то просто.
Предположим, у вас намечается арбитражный спор с налоговой инспекцией. А документов, подтверждающих вашу правоту, нет. Многие, не задумываясь, оформляют их задним числом. Причем подписи, печати ставят подлинные.
Или другая ситуация. Директор дал установку уменьшить налоги. С этой целью бухгалтер самостоятельно (или вместе с директором) составил документы, подтверждающие, что некая несуществующая фирма оказала им услуги или поставила товар. Подделать печать сейчас проще простого. Мастерских по их изготовлению масса.
Легко ли доказать подделку документа? Спросим у экспертов.
Коварство шариковой ручки
Сначала остановимся на составлении бумаг задним числом. Оказывается, время написания документа можно установить по записям (например, подписи), сделанным шариковой ручкой. О таком исследовании нам рассказал директор Бюро независимой экспертизы «Версия» Шаповалов Станислав Евгеньевич: «Паста шариковой ручки — это, в принципе, та же краска, которой мы красим стены. Помимо пигмента, дающего цвет, в пасте есть связующий элемент — загуститель. Благодаря ему краска хорошо ложиться. Ученые обратили внимание, что со временем загуститель твердеет. По научному этот процесс называется полимеризацией. Чем тверже загуститель, тем старше запись на документе. Чтобы определить степень полимеризации (загустения), нужно извлечь из пасты легко летучий компонент (например, фенилгликоль или бензиловый спирт) и определить его концентрацию на поверхности и в «глубине» подписи. Чем меньше соотношение этих значений, тем больше загустение, а значит, старше подпись. Степень концентрации эксперты определяют с помощью специального прибора — хроматографа с масс-селективным детектором. Такое исследование называется физико-химической экспертизой давности выполнения подписи. Других достоверных методик сейчас нет. Есть, конечно, всякие попытки. Например, некоторые эксперты проводят исследования подписи с точки зрения почерковедения. Метод основан на том, что со временем подпись человека приобретает какие-то новые признаки и теряет старые. Если иметь образцы, сделанные в разное время, то можно установить, когда была сделана подпись, представленная на экспертизу. Пока этот метод находится в стадии разработок. Фактического материала о том, как же меняется подпись человека, накоплено мало, поэтому пока я оцениваю этот метод достаточно критично».
Пасты старятся примерно за два года. Если документу больше двух лет, обращаться к экспертам уже не имеет смысла: именно такой ответ они и дадут. Точность срока в пределах двух лет зависит от того, сколько времени прошло с момента нанесения подписи на бумагу. Если она сделана, например неделю назад, то эксперт назовет вам точную дату. Если прошло несколько недель или месяцев, то точность будет считаться соответственно в неделях или месяцах. Ну а если давность записи больше года, то эксперт установит срок с погрешностью в полгода. Тогда в заключении будет написано, что документ был составлен от года до полутора лет (или от полутора до двух лет) назад. «Точнее не получится, — утверждает Станислав Шаповалов, — Подписи, сделанные одной ручкой и в одно и то же время, часто дают разные результаты. Причем зависит это не от бумаги, она может быть разной: новой, старой, картонной, желтой и т.д., а от того, где и в каких условиях хранился документ. Одно дело, если он лежал в комнате, и другое — в каком-нибудь архиве, в подвале. Там температура, как правило, ниже. Если документ сильно погреть, например, положить на батарею или провести по нему утюгом, то он искусственно состарится. Паста быстро высохнет, и эксперт уже не сможет определить давность написания подписи. Зато он точно установит, что документ был состарен искусственно, и отразит это в своем заключении. А значит, для суда будет понятно, что бумаги подделаны».
Пишем чернилами «Радуга»
До сих пор речь шла о шариковых ручках. А как быть с перьевыми? Оказывается, тут все зависит от материала письма. «Если вы перо обмакнете в пасту шариковой ручки, то результат будет тот же самый, — объяснил Станислав Евгеньевич, — А вот, если вы используете краситель на водной основе, например, чернила, то давность таких записей эксперт уже не определит. Ученые пока не обнаружили, что в чернилах со временем что-то меняется. За исключением того, что в течение минуты после написания из них высыхает вода». Дальше эксперт свою мысль не продолжил, но и так понятно, что, составляя документ задним числом, лучше писать, например, чернилами «Радуга». Не придерешься, не подкопаешься.
То же самое можно сказать и об оттиске печати. Если вы используете чернила, то давность печати установить нельзя, а вот если специальную мастику, в которой есть загуститель, то можно. Но сроки здесь меньше, чем для пасты шариковой ручки. Легко летучий компонент, содержащийся в мастике, испаряется за полгода. Дальше с мастикой уже ничего не происходит. Значит, более или менее точно установить время, когда была поставлена печать, можно только в пределах первых шести месяцев.
Очень похожую мастику используют в гелевых ручках и струйных принтерах. «Чаще всего она на органической, а не на водной основе. Давность здесь так же можно установить в течение полугода, — пояснил Станислав Шаповалов, — А вот материалы, используемые в лазерном принтере, со временем не изменяются. Значит, определить по ним, когда был напечатан документ, эксперт не сможет. Правда есть одна возможность установить подделку документа, напечатанного на лазерном принтере. Я имею в виду случаи, когда бухгалтер печатает нужный текст на листах, где уже стоят подпись руководителя и печать фирмы. Если текст частично заходит на печать, то эксперт может точно установить, что первично. Если печать была поставлена поверх текста, то все нормально, а если наоборот, то документ поддельный».
Некоторые криминалисты считают, что давность документа, изготовленного на принтере (или на ксероксе), можно определить по тому, как распределился на бумаге печатный материал. Чем дольше служит картридж, тем хуже качество печати: появляются полосы или не пропечатываются буквы. Теоретически эксперт может установить, что документ, на котором, например две полосы, был изготовлен в промежутке времени между появлением первой и третьей. На практике провести такое исследование практически невозможно. Сложность в том, что, во-первых, нужны образцы печати, сделанные в разное время. Во-вторых, нет гарантии, что эти образцы печатались на одном и том же принтере, и картридж не менялся. И, в-третьих, используя один и тот же картридж, вы можете по-разному напечатать документ. Достаточно картридж вытащить, встряхнуть и поставить обратно. И печать будет уже другой.
Бывают ситуации, когда нужно изготовить документ на печатной машинке. Эксперты Бюро «Версия» считают, что по составу красящего материала, содержащегося на ленте машинки, установить давность документа нельзя. А вот по истиранию печатных элементов — можно. Чем дольше работает машинка, тем больше истираются буквы. По их отпечатку на бумаге можно сказать, когда был сделан текст. Но для этого нужны образцы печати на этой машинке за предыдущие годы.
Ну а теперь поговорим о составлении «липовых» бумаг, позволяющих уменьшить платежи в бюджет. Бухгалтеры, оформляющие документы от имени вымышленных фирм, должны знать, что по записям, сделанным от руки, эксперты могут установить, кто их написал. «Бывает, что достаточно одной подписи, — говорит Станислав Шаповалов, — Конечно, если она сделана в виде какой-то закорючки, я бы не стал делать категоричный вывод. Но некоторые почерковеды делают. Здесь много субъективного. Для почерковедческой экспертизы годятся даже копии документов. Главное, чтобы они были не совсем уж «слепые». Сначала почерковед определит, нет ли признаков технической подделки документа, а проще говоря, не вмонтирована ли подпись с помощью ксерокса. Если с этим все в порядке, то оснований для отказа от экспертизы нет».
Предприниматель Бабушкин включил в состав затрат расходы на закупку рыбопродуктов. Чтобы подтвердить их оплату, он представил налоговикам счета-фактуры и квитанции к приходным ордерам.
Установив, что поставщики рыбопродуктов на налоговом учете не состоят, инспекторы отправили счета-фактуры и квитанции на экспертизу. Эксперты определили, что рукописный текст в документах написан самим предпринимателем.
Арбитражный суд по иску инспекции оштрафовал Бабушкина за умышленную недоплату налогов (ч. 3 ст. 122 НК РФ), а также взыскал с него недоимку и пени (постановление Федерального арбитражного суда Восточно-Сибирского округа от 29 апреля 2003 г. по делу № А74-2210/02-К2-Ф02-1126/03-С1).
Этот пример — скорее исключение, чем правило. Как показывает практика, налоговики не часто прибегают к помощи экспертов. «В наше Бюро налоговые контролеры обращаются редко (один-два раза в год), как правило, когда действительно есть за что бороться: большие суммы недоимки по налогам и обоснованные подозрения в том, что документы поддельные», — рассказал Станислав Шаповалов.
Чаще всего, налоговики, заподозрив неладное, просто не признают расходы фирмы со всеми вытекающими отсюда последствиями: штраф, взыскание недоимки и пеней. Хотя по Гражданскому кодексу они сначала должны обратиться в суд с требованием признать сделку по поддельным документам недействительной.
Если фирма не хочет платить штраф и обращается в суд, инспекторы, как правило, ссылаются на то, что поставщики предприятия на налоговом учете не состоят, по указанному в документах адресу «не проживают» и вообще не зарегистрированы как юридические лица. Однако это не доказывает, что предприятие знало об обмане поставщика или специально подделало документы, чтобы уменьшить налоги. Если вы будете настаивать, что бумаги получены от реального предприятия, и вы не знали, что у него нет государственной регистрации, инспекторам будет трудно убедить судей в обратном.
Большинство арбитров в такой ситуации принимают положительные для фирмы решения (постановления Федеральных арбитражных судов Уральского округа от 14 января 2003 г. по делу № Ф09-2842/02АК, Московского округа от 6 марта 2003 г. по делу № КА-А41/974-03, Центрального округа от 16 мая 2003 г. по делу № А14-9037-02/290/24).
Но, к сожалению, бывают исключения.
В ходе проверки МУП «Кондитерский цех» налоговики установили, что поставщики фирмы — ООО «Дилма» и ООО «Торговый Дом «Хлебный» не состоят на налоговом учете, имеют вымышленный ИНН и не зарегистрированы как юридические лица.
Контролеры начислили предприятию предъявленный к возмещению НДС, налог на прибыль, пени и оштрафовали по первому пункту статьи 122 Налогового кодекса. Не согласившись с этим, фирма обратилась в суд.
Судьи признали сделки с незарегистрированными поставщиками недействительными и на этом основании в иске отказали (постановление Федерального арбитражного суда Уральского округа от 7 мая 2003 г. по делу № Ф09-1227/03-АК).
В этом примере арбитры вообще не стали выяснять, знал ли «Кондитерский цех», что у его поставщиков отсутствует государственная регистрация, или нет. А значит, не установили вину предприятия. Это противоречит пункту 6 статьи 108 и статье 109 Налогового кодекса РФ. Фирму или предпринимателя нельзя привлечь к налоговой ответственности, если они не виноваты (ст. 109 НК РФ). Убедить судей в обратном обязаны налоговики. Пока вина не доказана, фирма считается невиновной. Не забывайте, что все сомнения в виновности предприятия должны трактоваться в его пользу (п. 6 ст. 108 НК РФ).
В. Шилкина, эксперт ПБ
Бератор нового поколения
ПРАКТИЧЕСКАЯ ЭНЦИКЛОПЕДИЯ БУХГАЛТЕРА
То, что нужно каждому бухгалтеру. Полный объем всегда актуальных правил учета и налогообложения.
Мы пишем полезные статьи, чтобы помочь вам разобраться в сложных проблемах бухучета, переводим сложные документы «с чиновничьего на русский». Вы можете помочь нам в этом. Это легко.
*Нажимая кнопку отплатить вы совершаете добровольное пожертвование
Можно ли подписывать документы черной ручкой: требования, особенности и рекомендации
Как же часто каждый сталкивается с проблемой поиска необходимой документации. Войдя в круговорот бюрократических лабиринтов, порой оказывается очень трудно из них выйти. Ведь так много непонятных правил, которые нужно было знать раньше. Пожалуй, многим знакомы ситуации, когда ради получения одной единственной бумажки необходимо добыть ещё десять. И вот, рядовой гражданин, не подозревающий о том, что его ждет, начинает бегать из окошка в окошко, из инстанции в инстанцию.
А к множеству официальных преград, добавляются ещё и неофициальные, такие как: неуважительное отношение, колоссальные очереди, необоснованные придирки к почерку, месту печати, цвету пасты ручки. Если с остальными претензиями ещё возможно поспорить, отстаивая свои права, то вот какой ручкой можно составлять и подписывать документ? Этот вопрос требует более детального и углубленного разбора. Хоть тема и может показаться незначительной, но все же рано или поздно каждый сталкивается с ситуацией, где будет иметь значение какую ставить подпись на документах, цвет ручки важен ли при этом или нет.
Черный
Большинство обывателей предпочитают черный в повседневном обиходе. С точки зрения статуса, данный цвет является более респектабельным и презентабельным. Считается, что лицам начальствующим лучше ставить подписи именно черными чернилами. Потому что психологами доказано, что даже на подсознательном уровне этот цвет оставляет впечатление надежности и стабильности. Также он свидетельствует о твердых намерениях. Поэтому людям, занимающим руководящие посты, рекомендуется пользоваться чернилами только лишь черного цвета. Наглядным примером такой показательной разницы в отношениях может являться обычная школа. Все отлично помнят, что учителя все заполняли черной ручкой.
При этом ученикам позволялась использовать в тетрадках исключительно синие чернила. Известен случай, когда у учащегося закончилась синяя паста, и он продолжил ведение тетради черной ручкой, которая оказалась под рукой. После проверки учитель оставил в тетради комментарий: «Черной ручкой будешь писать, когда станешь профессором!». И после этого ученик раз и на всю жизнь осознал, как важен выбор цвета чернила, исходя из жизненных ситуаций разных характеров.
Возможна подделка подписи
Все же остается нерешенным вопрос о том, можно ли подписывать документы черной ручкой. Хотя в век электронных технологий человек все больше приходит к использованию печатных символов, но все-таки какие-то рукописные документы остаются актуальными и на сегодняшний день.
Ведь если печатный текст можно подделать, просто перепечатав его, то скопировать почерк человека гораздо сложнее. Поэтому и сегодня пользуются актуальностью такие рукописные символические значения как дата, подпись, подтверждение «Копия верна» и так далее. Хотя можно и рукописный текст подделать при помощи программ вроде Photoshop или же просто умелым обращением с печатной техникой, такой как принтеры и сканеры. Но все же далеко не каждого проведешь даже такими уловками. Так как внимательный сотрудник заметит разницу между настоящими чернилами и копией.
Можно ли? Варианты решения данного вопроса
Можно ли подписывать документы ручкой черного цвета? На сегодняшний день не существует единого для всех распоряжения об этом. Подобные вопросы, зачастую решаются на местах. То есть каждая организация, будь то частная структура или же государственное учреждение, сами для себя устанавливают правила пользования чернилами. В одних заведениях будет позволяться подписывание документов черной или синей ручкой, в других выбор будет остановлен на одном определенном цвете. В некоторых будет четкое разграничение и разъяснение, кому и какой ручкой можно пользоваться, а кому нельзя.
Допустим, начальствующие лица могут пользоваться только черными цветами, подчиненные синими. Или же все сотрудники смогут писать черным цветом, а вот для посетителей обязательным будет лишь синий. Могут быть и другие варианты. Например, для всех обязательным будет использование черной ручки, а возможно и такое, что и вовсе не будет никаких ограничений. Для того, чтобы не попасть в неловкую ситуацию, нужно поинтересоваться у сотрудников или у других посетителей актуальными вопросами по заполнению документов и внутренних правил организации, то есть можно ли подписывать документы черной ручкой, какой срок подачи и рассмотрения их, сколько экземпляров необходимо составить для полноценной работы.
Документы электронные и бумажные
Хоть документы в электронном виде и заполняют жизненное пространство все больше и больше, но все же материальный обладает большей юридической силой. Потому что его тяжелее подделать, как об этом уже говорилось ранее.
Во все времена важной проблемой являлось хранение документов, особенно если они были изготовлены из бумаги. В среднем, срок годности бумажной продукции составляет около одного века. Далее его разрушают тление, влажность, выветривание. И это является большой проблемой. Потому что, например, многие потомки не могут доказать наследственное право из-за того, что документы попросту испортились.
Выбор бумаги для документов
Так что при выборе бумаги и чернил необходимо смотреть на качество. Желательно, не скупиться. Особенно, если документы ваши будут предназначены для длительного использования. Бумага должна обладать достаточной плотностью. Также она быть сделана из качественной целлюлозы.
Выбор чернил. Можно ли подписывать документы черной ручкой?
К чернилам, конечно же, предъявляются свои отдельные требования. Они должны быть надежными в хранении отведенной им информации. Необходимо проследить, чтобы чернила не боялись солнечного света. Так как при длительном ультрафиолетовом облучении происходит выгорание цветовых пигментов. В результате чего нанесенные данные могут потускнеть так, что их невозможно будет прочесть.
Также при выборе следует смотреть на отношение их к воде. Если же краска моментально расплывается и портится при попадании жидкости на поверхность бумаги, то такой ручкой лучше не пользоваться для важных записей. И самое главное – некоторые чернила могут утратить свой цвет просто от времени. Это, как правило, дешевые ручки. Их не стоит использовать, когда речь идет об информации, которую нужно хранить годами, а порой даже и столетиями. Ну и нельзя не затронуть вопрос о цвете, о том, можно ли подписывать документы черной ручкой? Конечно же, да. И не просто можно, а и нужно. Так как в сроке длительности именно черные пигменты превосходят все остальные.
Надежные ручки и чернила – залог сохранности информации на документах
Можно ли подписывать кадровые документы черной ручкой? Освещая этот вопрос, все же следует упомянуть о ещё одном аспекте в использовании чернил.
Важно помнить ещё одну причину, почему стоит выбирать надежные. Это постоянные использования документов для ксерокопирования и цветного копирования. Если на документ будут нанесены некачественные чернила, то от постоянных облучений они будут терять цвет. Это, конечно же, плохо отразится на их качестве.
Небольшое заключение
Важно всегда бережно относиться к документам, к их заполнению и хранению. Ведь они являются важным аспектом в жизни. При обращении с документами необходимо всегда быть аккуратным и внимательным. Приходя в организацию для работы, нужно разузнать, как правильно заполнять бумаги, можно ли подписывать документы черной ручкой, сколько экземпляров должно быть, в каком порядке их подавать. Только обладая данной информацией, можно не чувствовать себя неловко при столкновении с бюрократическими организациями.