Разрабатываем положение о работе с дебиторкой
С одной стороны, дебиторская задолженность естественна для современных рыночных отношений. Она возникает в том числе потому, что организации стремятся увеличить свою конкурентоспособность, предоставляя отсрочку платежа за поставленные товары, продукцию (выполненные работы, оказанные услуги). С другой — дебиторка отвлекает деньги из оборота организации, вынуждает обращаться за дорогими заемными средствами. Чтобы минимизировать связанные с ней риски, дебиторскую задолженность надо держать под контролем. Эффективен в данном случае комплексный подход — от превентивных мер до налаженного механизма ее взыскания. Соблюдать разработанные правила управления дебиторкой проще, если они зафиксированы в одном документе.
Положение о работе с дебиторкой. Когда необходимо и как разработать
Единый документ, определяющий порядок работы с дебиторской задолженностью в организации, поможет упорядочить работу с дебиторами. Такой ЛПА особенно нужен при значительном числе дебиторов и наличии структурных подразделений в самой организации.
Это может быть Регламент или Положение о работе с дебиторской задолженностью (далее — Положение).
Вместе с тем организация может не ограничиваться одним документом и при необходимости урегулировать вопросы управления дебиторкой в нескольких ЛПА. Например, отдельно разработать:
— Политику управления дебиторской задолженностью. В этом документе можно в общих чертах прописать порядок формирования системы предоставления коммерческих кредитов, оценки покупателей, анализа дебиторской задолженности;
— Положение об организации работы по взысканию дебиторской задолженности;
— Регламент проверки контрагентов как документ, в котором будут отражены принципы и порядок проведения такой проверки;
— ЛПА, регламентирующий предоставление скидок как меру стимулирования исполнения выгодных поставщику условий оплаты (например, предоплата вместо оплаты с отсрочкой);
— Положение о порядке списания безнадежной к получению дебиторской задолженности.
В рамках подготовки Положения:
1) назначают ответственное(-ых) за подготовку проекта Положения лицо (лиц). Учитывая комплексный подход к управлению дебиторкой, работу над проектом целесообразно поручить группе работников, каждый из которых будет отвечать за определенный(-ые) раздел(-ы) исходя из своей компетентности. Например, начальник юридического отдела может разработать порядок досудебного, судебного и внесудебного взыскания дебиторской задолженности, а руководитель финансовой службы — порядок учета и анализа дебиторки;
2) устанавливают срок подготовки;
3) непосредственно создают проект Положения и при необходимости согласовывают его с теми структурными подразделениями, которые прямо задействованы в работе с дебиторской задолженностью;
4) руководитель организации утверждает Положение;
5) с Положением ознакомляют работников.
Какие разделы включить в Положение о работе с дебиторкой
Установленной формы такого ЛПА нет. Организация разрабатывает ее самостоятельно, определяя содержание документа исходя из собственных целей, специфики деятельности и иных факторов. В частности, нужно решить, какие именно структурные единицы в Положении выделить и как их назвать.
Как вариант, рассмотрим, что предусмотреть в Положении, цель которого охватить все аспекты работы с дебиторской задолженностью — начиная с момента ее возникновения и заканчивая взысканием дебиторки, возникающей в результате реализации продукции.
Глава 1. Общие положения
В первой главе ЛПА, как правило, называются цели и задачи, для достижения и решения которых он разрабатывался. В частности, документ может быть направлен на то, чтобы:
— системно предупреждать возникновение просроченной дебиторки;
— сокращать период погашения задолженности;
— не допускать превышения плановых значений размера дебиторской задолженности.
Здесь же можно перечислить лиц, ответственных за работу с дебиторами. Помимо названных выше работников финансовой и юридической служб, ключевую роль в процессе управления дебиторской задолженностью отводят и специалисту по продаже, поскольку непосредственно этот сотрудник тесно взаимодействует с представителем контрагента, обладает необходимой информацией, в том числе о финансовом положении последнего.
Кроме того, в данной главе при необходимости можно раскрыть специфические термины и сокращения, встречающиеся в Положении.
На заметку
В случае когда терминов, сокращений много, целесообразно отвести для них отдельную главу. Например, «Термины и их определения. Сокращения».
Глава 2. Кредитная политика
Здесь определяют, на каких условиях продукция отгружается в кредит. В частности:
1) на какой срок предоставляется отсрочка (рассрочка) платежа;
2) какие штрафные санкции будут действовать в случае несвоевременной оплаты.
Штрафные санкции считаются мерами, предупреждающими несвоевременную оплату. Регламентируя их применение в Положении, как вариант, можно предусмотреть включение в договоры условий:
— о взыскании не зачетной неустойки (напомним, она применяется по общему правилу и означает, что убытки возмещаются в части, не покрытой неустойкой), а штрафной. В этом случае убытки будут взыскиваться в полной сумме сверх неустойки ;
— градации неустойки (в виде пеней или процентов) в зависимости, скажем, от суммы сделки, периода отсрочки (рассрочки);
3) будут ли применяться скидки (бонусы) за соблюдение условий оплаты и т.п.;
4) какие инструменты минимизации договорных рисков используются. К примеру, к ним относят:
— способы обеспечения исполнения обязательств. Это залог, удержание имущества должника, поручительство, гарантия (в том числе банковская), задаток и т.д. ;
— сохранение права собственности на продукцию за поставщиком до ее оплаты ;
— расчеты посредством аккредитива. В таком случае по поручению покупателя оплату производит банк. Для этого поставщик передает последнему документы о выполнении своего обязательства по поставке (например, ТТН).
Кроме того, определяя, предоставлять ли отсрочку (рассрочку) платежа контрагенту, целесообразно учитывать его репутацию и платежеспособность. Поэтому иногда систему кредитных условий разрабатывают индивидуально для каждого покупателя. И делают это на основании его оценки (рейтинга). Обычно объем собираемых о контрагенте сведений зависит от суммы сделки: чем выше риск нарушения обязательства, тем больше информации о нем надо получить.
В таком случае в Положении стоит прописать критерии, по которым контрагента будут оценивать. Это может быть:
— общее время работы с клиентом;
— размер уставного фонда;
— репутация покупателя в деловой сфере;
— текущий статус (действующий, в стадии ликвидации и т.д.);
— нахождение в спецреестрах (например, лжепредпринимателей).
Глава 3. Порядок оперативного учета и анализа дебиторской задолженности
Как было отмечено выше, организации важно контролировать имеющуюся дебиторку. В таких целях ведется ее оперативный учет.
В связи с этим в данной главе Положения можно прописать, на кого возлагаются функции по ведению учета, какие инструменты используются, по каким критериям оценивается существующая задолженность.
Так, в зависимости от объемов реализации продукции, объемов дебиторской задолженности, финансовых возможностей организации можно выбрать:
1) табличные формы. Например, можно вести реестр дебиторской задолженности в Microsoft Excel. Такие таблицы просты в использовании и имеют достаточный функционал (позволяют составлять сводные отчеты по контрагентам, визуализировать данные для облегчения восприятия). В частности, с помощью этого инструмента можно завести карточку на каждого контрагента, в которой будут указываться название последнего, поставки (реквизиты договоров, суммы задолженности, в том числе просроченной, срок просрочки), информация по погашению долга (действия, предпринятые ответственными сотрудниками, даты и суммы платежей, штрафных санкций). Однако у него есть и недостатки. Среди последних, к примеру:
— высокая вероятность ошибок. Так, пользователь может ненамеренно изменить формулу, что приведет к некорректному указанию данных;
— сложность заполнения реестра, если у компании большое количество клиентов и отгрузок;
2) специально разработанное программное обеспечение (ПО) либо модули, встроенные в существующую систему бухчета или ERP-систему (т.е. системы управления ресурсами и планирования деятельности предприятия). Использовать специальное ПО дороже, однако при наличии большого количества контрагентов — удобнее. Такие программы, в частности:
— позволяют заключать сделки, отвечающие требованиям кредитной политики, и настраивать условия работы индивидуально для каждого клиента;
контролируют сроки погашения задолженности, уведомляя ответственных специалистов организации о возникшей просрочке;
отправляют при необходимости напоминания об оплате (уведомления о просрочке) представителю должника;
анализируют дебиторку в разрезе каждого контрагента и по организации в целом (сроки просрочек, обеспеченность исполнения);
оценивают оборачиваемость дебиторской задолженности, период ее погашения, удельный вес в общем объеме оборотных активов и т.п.
Глава 4. Порядок взыскания дебиторской задолженности
В организации должен быть налажен контроль за своевременным исполнением покупателем обязательств по оплате. Рекомендуется периодически поддерживать контакт с представителем контрагента, напоминая ему о необходимости проведения оплаты.
Однако не всегда превентивные меры защищают от образования долга. На случай появления просроченной дебиторской задолженности в организации должен быть налажен эффективный механизм ее взыскания. Для этого в Положении стоит зафиксировать:
— порядок взаимодействия специалистов — от выявления просрочки до взыскания дебиторки;
— сроки и порядок выполнения действий по взысканию долгов в досудебном, судебном, внесудебном порядке, а также в рамках исполнительных производств.
Порядок взыскания дебиторки можно изложить в одной главе или разложить на отдельные, например по способам или стадиям взыскания долга.
Как оформить Положение о работе с дебиторкой
Положение оформляют, учитывая требования делопроизводства. В частности :
— набирают текст на компьютере гарнитурой шрифта Times New Roman размером не меньше 13 пт;
— печатают через одинарный межстрочный интервал;
— выравнивают по ширине листа.
Положение приобретет юридическую силу только после того, как его утвердит руководитель организации :
— либо проставив дату и подпись в грифе утверждения на самом Положении;
— либо издав распорядительный документ.
С утвержденным Положением ознакомляют работников, задействованных в работе с дебиторской задолженностью. В частности, бухгалтеров, специалистов по продаже, юристов и их руководителей.
О том, что работник ознакомился с ЛПА, свидетельствуют его подпись, расшифровка подписи и дата ознакомления. Их, как вариант, можно проставлять:
— на последнем листе Положения;
— листе ознакомления — приложении к Положению;
— листе ознакомления — приложении к трудовому договору работника;
Эффективная работа с дебиторской задолженностью
Увеличение дебиторской задолженности снижает финансовую устойчивость компании. Нехватка оборотных средств не только приводит к зависимости от внешних источников финансирования, но и негативно сказывается на платежеспособности, рентабельности, продуктивности бизнеса в целом. Эффективная работа с дебиторской задолженностью обеспечивает финансовую стабильность и способствует динамичному развитию. Давайте разберемся, как правильно организовать работу с задолженностью на предприятии.
Причины возникновения
Возникновение дебиторской задолженности в бизнесе – это не отклонение, а скорее норма. Важно держать ее объем на приемлемом уровне. Задача руководства компании – разобраться в причинах возникновения, разработать мероприятия по борьбе с дебиторской задолженностью и обеспечить контроль их выполнения.
Среди основных причин возникновения можно выделить следующие:
Многие компании провоцируют долги сознательно, особенно в условиях финансового кризиса. Ограниченность в финансовых ресурсах заставляет их затягивать с платежами.
Рост долгов перед вами рано или поздно скажется на эффективности бизнеса. Поэтому важно разобраться в причинах возникновения дебиторской задолженности, разработать методы борьбы с нею и минимизации рисков ее возникновения в будущем.
Этапы работы с дебиторской задолженностью
Работу по возврату дебиторской задолженности можно условно разделить на несколько этапов:
Работа с долгами должна проводиться комплексно. На каждом из этапов используются свои методы, которые предприятие выбирает самостоятельно.
Методы борьбы с дебиторской задолженностью
Система работы с дебиторской задолженностью разрабатывается каждой компанией самостоятельно, зависит от специфики бизнеса, масштабов убытков, наличия ресурсов и других факторов.
Работа с дебиторами должна проводиться на постоянной основе. Необходимо проводить анализ величины задолженности, ее структуры, оценивать платежеспособность клиента и выбирать оптимальные методы работы с должниками, которые принесут результат.
Телефонные звонки, отправка писем
Звонить контрагенту необходимо не только тогда, когда он просрочил платеж. Хороший результат дает профилактика. Напомните партнеру, что через несколько дней наступает дата, когда нужно рассчитаться за товары или услуги. Во многих случаях напоминание о близком сроке платежа работает. Если же платеж просрочен, телефонный звонок – это самый простой метод «давления» на должника. Важно правильно наладить процесс:
Если должник не идет на контакт или уклоняется от расчетов, необходимо переходить к более действенным методам. Первый шаг – это рассылка писем. Рекомендуется наладить автоматическую рассылку писем параллельно с телефонными звонками. Вначале рассылаются письма с напоминанием о сроках платежа, в случае просрочки – с требованием оплатить долг. Для работы с должниками должен быть разработан шаблон письма-напоминания и письма-требования.
Письма с напоминанием о сроках платежа можно высылать на электронную почту. Строгие письма-требования рекомендуется отправлять с уведомлением о получении. Если дело дойдет до судебного разбирательства, они будут свидетельствовать о том, что вы пытались выйти на контакт с клиентом и разрешить вопрос.
Переговоры
Сознательные контрагенты, у которых возникли временные финансовые трудности, обычно идут на контакт и пытаются договориться об отсрочки платежа. Соглашаться на это или нет, зависит от конкретной ситуации. Переговоры – это один из этапов работы с дебиторской задолженностью и провести их нужно. Важно перед их проведением подготовиться – собрать данные о должнике и разработать стратегию ведения переговоров.
Ведение переговоров – целая наука. Часто их проведение является крайней мерой, когда сроки стали критичными и превысили 90 дней. Если речь идет о крупной сумме, целесообразно к ведению переговоров привлекать руководителей высшего звена, которые не только владеют техниками переговоров, но и уполномочены принимать соответствующие решения. Можно привлекать целую команду специалистов (например, юристов, финансовых аналитиков и т. д.).
Если в ходе переговоров достигнуты какие-либо договоренности, это обязательно должно быть зафиксировано и отражено в соответствующих документах.
Привлечение сторонних специалистов по взысканию
Если у компании нет достаточных ресурсов для борьбы с дебиторской задолженностью, она может привлекать для этих целей сторонних специалистов в формате аутсорсинга. Этот подход позволяет эффективно работать с должниками, оптимизировать расходы и не отвлекать персонал компании от решения основных производственных задач.
Такой формат работы имеет ряд преимуществ:
Аутсорсинг для борьбы с проблемной задолженностью используется не только малым и средним бизнесом, которому сложно организовать эффективную систему работы, но и крупным бизнесом, который стремиться оптимизировать свою деятельность и рационально использовать ресурсы.
Продажа долга
В некоторых случаях выгоднее продать задолженность, чем тратить время и средства на ее возврат. Законом разрешена переуступка прав требования денежных средств или других активов третьему лицу. Продажа позволяет сразу получить деньги, пусть и меньшую сумму (за вычетом дисконта). Такой шаг целесообразен, если компания остро нуждается в деньгах или задолженность признана безнадежной.
Обращение в суд
Взыскание долга через суд – крайняя мера. Обычно на нее идут, если работа с дебитором не дала желаемого результата. Это касается долгов, просрочка по которым превысила 90 дней. Предварительно компания высылает письмо-претензию, в котором требует выполнять обязательства до указанного срока. В нем указываются требования к должнику, сумма претензии, доказательства, подтверждающие обстоятельства, реквизиты для уплаты долга.
Направление такой претензии является формой досудебного урегулирования спора. Если вы не получили ответ, можно готовить документы для передачи в суд. Подготовка искового заявления должна выполняться профессиональным юристом, чтобы исключить риск проиграть дело. Если в штате такового нет, рекомендуется привлекать адвокатов извне или обращаться в юридическую контору.
Ответственные за дебиторскую задолженность компании
Управления рисками позволяет не допустить бесконтрольный рост задолженности, эффективно планировать деятельность и обеспечить финансовую стабильность. Управление дебиторской задолженностью подразумевает разработку мероприятий, направленных на недопущение возникновения задолженности и снижения ее объема.
В условиях современного бизнеса свою эффективность доказала система ответственности и мотивации сотрудников. Практика показала, что заинтересованность персонала в оперативном получении платежей позволяет существенно сократить объемы дебиторской задолженности.
Внедрение такой системы на предприятии подразумевает:
В штат может быть введена отдельная единица или отдел, отвечающий за работу с должниками. Если речь идет о небольшой компании, которая не может себе этого позволить, ответственность за данное направление работы возлагается на бухгалтеров, сотрудников юридического отдела, линейных руководителей.
Непосредственно к работе с дебиторами привлекаются и рядовые сотрудники. Как правило, это работники отделов продаж, которые непосредственно контактируют с покупателями. Важный момент – разработка системы мотивации, которая учитывает взаимосвязь между объемом, качеством задолженности и вознаграждением персонала. Должна быть предусмотрена и система наказания. Но наказание должно применяться исключительно к сотрудникам, которые показывают низкую эффективность. Нельзя наказывать сотрудников за ситуацию, на которую они не в силах повлиять.
Профилактика возникновения
Лучший метод борьбы с долгами – профилактика их возникновения. Профилактические мероприятия должны проводиться беспрерывно. Их цель – предотвращение финансовых рисков.
Для поддержания уровня дебиторской задолженности на приемлемом уровне необходимо:
Рост дебиторской задолженности и ухудшение ее качества приводит к снижению платежеспособности предприятия. Дефицит оборотных средств влечет за собой увеличение кредиторской задолженности, как следствие – снижение рентабельности, иногда ведет к сокращению объемов производства и даже банкротству. Эффективная работа, направленная на уменьшение задолженности должна проводиться постоянно, включать в себя не только работу с должниками, но и профилактические мероприятия. Используйте эти инструменты комплексно, это позволит обеспечить финансовую стабильность и процветание вашего бизнеса.
Как управлять дебиторской (кредиторской) задолженностью БУ
Автор: Орлова О. Е., эксперт информационно-справочной системы «Аюдар Инфо»
Современная система денежных расчетов предполагает как данность несовпадение сроков оплаты и отгрузки товаров (оказания услуг). В результате такого несовпадения в балансе организаций, включая БУ, возникают дебиторская и кредиторская задолженности. Расскажем о том, как происходит управление задолженностями, в чем заключается специфика этого процесса в бюджетных учреждениях.
Механизм возникновения дебиторской и кредиторской задолженностей
Дебиторская задолженность образуется за счет как доходных, так и расходных операций. Когда БУ оказывает услуги и предоставляет своим потребителям отсрочку платежа, то у него возникает дебиторская задолженность по доходам. Когда БУ выступает покупателем товаров (работ, услуг) и производит предоплату, то у него возникает дебиторская задолженность по расходам. Сальдо дебиторской задолженности в балансе показывает, сколько средств должны учреждению третьи лица. При погашении (взыскании) дебиторской задолженности пополняются денежные средства БУ или ему поступает иное имущество.
Зеркальные операции приводят к формированию кредиторской задолженности. Если БУ получает от потребителей предоплату услуг, у него возникает кредиторская задолженность по доходам, погашение которой производится путем оказания услуг. Если учреждение выступает покупателем товаров (работ, услуг) и получает от поставщика отсрочку платежа, у БУ образуется кредиторская задолженность по расходам, ее погашение производится деньгами. Таким образом, кредиторская задолженность представляет собой денежную оценку возникших, но не исполненных обязательств.
Роль дебиторской и кредиторской задолженностей
У коммерческих организаций доля «дебиторки» в активах и доля «кредиторки» в пассивах обычно велики. Связано это с тем, что частный бизнес развивается в основном за счет внешних источников, формируя многочисленные связи с контрагентами. Подобный выбор развития (со ставкой на внешние связи, а не на капитал) выгоден, так как позволяет экономить средства, финансируя вместо одного два и больше проектов. Но, как известно, обратной стороной выгоды являются риски. В данном случае они выражаются в зависимости от финансового «самочувствия» третьих лиц. Чем больше дебиторская и кредиторская задолженности в балансе, тем вероятнее возникновение денежных проблем при кризисах, спаде в экономике и других внешних неблагоприятных факторах.
Деятельность БУ отличается небольшим количеством расчетов со сторонними лицами. Учреждения развиваются за счет средств собственника их имущества, что резко снижает зависимость от внешней среды. Одновременно БУ, конечно, лишаются потенциала, который им могли бы придать свободные средства других организаций.
Особенности формирования дебиторской и кредиторской задолженностей БУ
Размер и состав обеих видов задолженности у БУ ограничен нормативно. Выданные авансы в основном попадают в зону действия законодательства о госзакупках, главная цель которого заключается в обеспечении равной конкуренции и противодействии коррупции. БУ при заключении контрактов (договоров) о поставке товаров (выполнении работ, оказании услуг), предусматривающих авансовые платежи, обязаны соблюдать требования, определенные нормативными правовыми актами. В частности, федеральные бюджетные учреждения обязаны учитывать ограничения, предусмотренные п. 18 Положения о мерах по обеспечению исполнения федерального бюджета, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 09.12.2017 № 1496. Причем такие ограничения распространяются и на договоры, оплачиваемые за счет собственных доходов БУ.
Дебиторская задолженность клиентов БУ также имеет особенность, вызванную в данном случае отраслевой спецификой. Коммерческие организации идут на предоставление отсрочек из-за высокой конкуренции на рынке товаров массового производства, и потому такая практика наиболее характерна для торговли и производства. В сфере услуг отсрочка клиентам менее распространена. Поэтому использование отсрочек в отношении с потребителями услуг БУ, скорее всего, ограничится задачами тактического характера, такими как поощрение крупного корпоративного клиента, сегментирование покупателей, управление сезонностью, ликвидация излишков материальных ценностей.
В части «кредиторки» гражданским законодательством (гл. 42 «Заем и кредит» ГК РФ) предусмотрены следующие способы привлечения средств: заем, банковский кредит, коммерческий кредит, товарный кредит. Получение банковских кредитов хоть и не запрещено, но считается не соответствующим целям создания такой организационно-правовой формы, как бюджетное учреждение (Письмо Минфина РФ от 30.01.2017 № 02-05-12/4613). Однако государство не ограничивается препятствованием в привлечении кредитов учреждениями, но тщательно следит за размером, динамикой кредиторской задолженности, стараясь свести ее к минимуму. Это стремление учредителей вполне объяснимо: привлечение средств в крупном размере провоцирует возникновение финансовых проблем БУ, решение которых, возможно, потребует выделения субсидии на погашение долгов.
Планирование дебиторской и кредиторской задолженностей
При планировании дебиторской задолженности нужно ответить на вопрос о желаемой цели (максимальный денежный поток, максимальная прибыль, максимальная выручка, минимальные убытки, минимальные риски) и способах ее достижения. При планировании кредиторской задолженности определяются источники финансирования и способы их привлечения, а также предпочтительные параметры финансирования (минимальная ставка по привлеченным средствам, максимальный срок заимствования).
Цели планирования закрепляются в локальных актах. Даже у коммерческих организаций положения о дебиторской, кредиторской задолженности чаще всего сводятся к регламенту взыскания дебиторской задолженности и погашения кредиторской задолженности. По мнению автора, это связано с относительной неразвитостью рынка и частыми кризисными явлениями, в результате чего компании прописывают в локальных актах в основном меры по борьбе с «просрочкой». Что же касается государственных учреждений, их стремление к искоренению неблагополучной дебиторской и кредиторской задолженностей выражено еще сильнее, так как соответствует государственной политике.
Примерная структура Положения о дебиторской и кредиторской задолженности такова:
1. Цели и задачи политики по управлению дебиторской, кредиторской задолженностью.
3. Лимиты дебиторской и кредиторской задолженностей.
4. Порядок оценки кредитоспособности контрагента.
5. Меры по своевременному погашению дебиторской (кредиторской) задолженности.
6. Контроль исполнения Положения.
Организация управления задолженностью
Организация управлением дебиторской задолженностью включает разработку условий продаж и условий закупок, непосредственную договорную работу, оценку кредитоспособности должников, а также расчет показателей, отражающих качество «дебиторки», например, скорость ее оборота.
К сведению: на первом плане стоит задача управления рисками, а не доходами.
Организация управлением кредиторской задолженностью связана с повседневным исполнением требований кредиторов, что предполагает ранжирование поставщиков и иных заимодавцев по важности, а платежных документов – по срокам погашения с целью определения приоритета платежей.
По мнению автора, в первую, самую важную группу кредиторов следует включить сотрудников и налоговые органы.
На втором месте находятся поставщики, обеспечивающие БУ жизненно важными услугами (коммунальные и телекоммуникационные услуги, техобслуживание, страхование и пр.). Такие контрагенты, зная о своей незаменимости, в случае задержек с оплатой их услуг прекращают обслуживание, для них это самый эффективный способ борьбы с «просрочкой».
На третье место можно поставить всех остальных кредиторов, которые и страдают в первую очередь при финансовых трудностях должника. Ценность данной группы кредиторов заключается не только в том, что можно относительно безнаказанно задерживать платежи в их адрес, но и в том, что они, как правило, конструктивно относятся к переговорам об отсрочке погашения долга, правда, требуя в дальнейшем взамен некоторых уступок (по цене, по объему, иным условиям).
Безусловно, свою роль в управлении дебиторской и кредиторской задолженностями вносит государство, в частности это выражается в казначейском сопровождении госконтрактов (Порядок осуществления операций по казначейскому обеспечению обязательств при банковском сопровождении государственных контрактов, утвержденный Приказом Минфина РФ № 122н и ЦБ РФ № 4474-У от 31.07.2017). С недавних пор в качестве полной или частичной замены авансовых платежей начала применяться такая специальная форма расчета, как казначейский аккредитив. В ближайшем будущем она должна полностью вытеснить авансовые платежи и, как следствие, привести к исключению образования дебиторской задолженности по расходам.
Учет дебиторской, кредиторской задолженности
Учет дебиторской и кредиторской задолженностейпредполагает формирование их реестров в различных разрезах:
по срокам, оставшимся до погашения (свыше года, от шести месяцев до года, от трех до шести месяцев, от одного до трех месяцев; до востребования и менее одного месяца);
по видам контрагентов (поставщики, покупатели, банк, бюджет, сотрудники, прочие дебиторы и кредиторы);
по покрытию обеспечением (необеспеченная, обеспеченная залогом, обеспеченные поручительством или гарантией);
по правовому критерию (срочная и просроченная).
Напомним, что в состав отчетных форм пояснительной записки бухгалтерской отчетности БУ входят «Сведения по дебиторской и кредиторской задолженности учреждения» (ф. 0503769). Данную форму можно считать примером отчетности, в которой производится классификация задолженностей по следующим признакам: краткосрочная и долгосрочная, срочная и просроченная; связанная с денежными и неденежными расчетами.
Контроль дебиторской и кредиторской задолженностей
Контроль задолженности заключается в установлении разного рода лимитов и нормативов, расчете и создании резервов по сомнительным долгам, работе с просроченной задолженностью и иных мероприятиях контрольного характера. В целях снижения рисков рекомендуется утвердить следующие лимиты: максимальный срок отсрочки, максимальная сумма задолженности в отношении одного дебитора (кредитора), максимальная совокупная сумма дебиторской (кредиторской) задолженности. В качестве базового показателя, по отношению к которому разрабатываются нормативы, можно принять размер чистых активов, например, установить, что лимит задолженности в отношении одного кредитора (дебитора) составляет 5% величины чистых активов.
К сведению: доля просроченной кредиторской и дебиторской задолженности по расходам определяет качество финансового менеджмента.
В особом контроле нуждаются просроченные долги. Как отмечалось выше, «просрочка» отражается в форме 0503769. Кроме этого, в соответствии с Приказом Минфина РФ от 29.12.2017 № 264н доля просроченной кредиторской задолженности и дебиторской задолженности по расходам входит в число показателей, определяющих качество финансового менеджмента.
Управление просроченной дебиторской, кредиторской задолженностью
Задолженность, по которой обязательства не исполнены в предусмотренный правовым основанием срок, считается просроченной (п. 69 Инструкции № 33н). Гражданским законодательством предусмотрены различные способы работы с проблемными долгами: реструктуризация, получение обеспечения по долгу (залог, поручительство), отступное, переуступка права требования, перевод долга, судебное взыскание.
Прекращение обязательства путем предоставления отступного в виде уплаты денежных средств или передачи иного имущества (ст. 409 ГК РФ) возможно при наличии у должника объекта, свободного для распоряжения (например, БУ может погасить свои долги основными средствами, не относящимися к особо ценному имуществу). Зачет встречного однородного требования (ст. 410 ГК РФ) является самым очевидным, быстрым и простым способом прекращения обязательств и носит скорее технический характер. Обязательство также может быть прекращено новацией, то есть заключением соглашения сторон о замене первоначального обязательства, существовавшего между ними, другим обязательством (ст. 414 ГК РФ). Например, БУ может погашать свой долг услугами, а не деньгами.
Система управления как дебиторской, так и кредиторской задолженностью БУ имеет ярко выраженный акцент в сторону контроля размера задолженности и недопущения возникновения «просрочки». То есть на первом плане стоит задача управления рисками, а не доходами (прибылью, денежным потоком), в этом проявляется специфическое отличие государственного сектора от коммерческого. И, действительно, учредителя в первую очередь волнует бесперебойная работа БУ в целях осуществления полномочий органов государственной власти и местного самоуправления. Поэтому в глазах учредителя все риски, связанные с «дебиторкой» и «кредиторкой», – это прежде всего угроза выполнению государственного задания.
Вместе с тем государство обозначило намерение обеспечить доступ к оказанию государственных (муниципальных) услуг негосударственным организациям. Последние же, не скованные нормативными рамками, получают преимущества по сравнению с учреждениями госсектора. В частности, одним из преимуществ является свободное формирование дебиторской и кредиторской задолженностей. Поэтому в будущем не исключена либерализация управления финансами БУ, в противном случае учреждениям будет чрезвычайно сложно конкурировать с частным сектором за бюджетные средства.
