Какой может быть печать организации
7. Использование оттиска печати при оформлении документов
Печать является механическим приспособлением, устройством, содержащим клише печати для последующего проставления оттиска на бумаге. Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах.
Оттиск печати в соответствии с ГОСТ заверяет подлинность подписи на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинности подписи.
Каждая организация для заверения подлинности подписи должностных лиц имеет круглую печать с собственным наименованием. Ряд организаций в соответствии с Федеральным конституционным законом «О Государственном гербе Российской Федерации» использует для заверения подлинности подписей должностных лиц печать с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации или гербовую печать. Требования к гербовой печати установлены ГОСТ Р 51511-2001 (с изменениями N 1 к ГОСТ Р 51511-2001).
Кроме того, в организации могут использоваться печати структурных подразделений и иные круглые и треугольные печати, имеющие узкое функциональное назначение (для пакетов, для пропусков и т.п.). Печати, кроме наименования организации, могут иметь изображения товарных знаков, эмблем, символов, а также иные реквизиты, установленные нормативными правовыми актами.
Для упорядочения использования печатей в организации разрабатывается инструкция по применению печатей. Инструкция утверждается руководителем организации в связи с особой значимостью удостоверения подлинности документа.
Инструкция может иметь следующие разделы:
— перечень печатей, используемых в организации;
— места хранения и должности лиц, имеющих право пользования печатями;
— порядок пользования печатями.
Инструкция должна содержать также перечни документов, заверяемых гербовой печатью (печатью организации), печатью без воспроизведения герба или иной символики, печатью структурного подразделения. Подготовка инструкции должна увязываться с разработкой табеля унифицированных форм документов организации, в котором имеется графа «печать».
В инструкции определяется место хранения печатей и лица, уполномоченные вести организацию хранения, использования печати и осуществляющие контроль за ее правильным применением.
Перечень печатей включает:
— название и количество экземпляров каждой разрешенной для использования печати ;
Разрешенное количество экземпляров каждой печати в нормативных актах не оговаривается. В ГОСТ Р 51511-2001 (с изм. N 1 2002 г.) «Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования» в пункте 3.5 предполагается изготовление гербовой печати для данного юридического лица «не в единственном экземпляре».
— должности лиц, уполномоченных хранить, использовать оттиски печатей и контролировать правильность их использования.
Порядок пользования печатями устанавливается организацией в соответствии с действующими нормативными актами и с учетом специфики документирования своей деятельности.
Правила пользования устанавливаются для оттиска каждой разрешенной печати по следующей примерной схеме:
Оттиск печати службы ДОУ
Должность работника, который проставляет оттиск
Какой может быть печать организации
В 2019 году заверять печатью обязательно:
Формально использование печати именуется «правом» ИП и ООО, фактически — отказ от неё может привести к нарушению закона. Противоречие постепенно устраняется: меняются формы документов, где было место для оттиска, например 2-НДФЛ, декларации по УСН и ЕНВД.
У контрагентов бумаги с печатью вызывают больше доверия: их сложнее подделать.
Требования к печати
В символике оттиска ИП и ООО запрещается использовать:
На любой печати обязательно должна быть косичка (окантовка), она защищает от самонаборных атрибутов.
Для ООО
Дополнительно печать может содержать: наименование на языке одного из народов РФ или зарегистрированный товарный знак. Эти сведения не должны закрывать основные данные, мешать их прочтению.
Для ИП
Можно добавить логотип, собственный торговый знак и даже рисунок. Дополнения не должны закрывать обязательные данные.
Как изготовить печать
Можно заказать одну печать (основную) или несколько. Есть компании, которые изготавливают оттиски в течение часа.
Дополнительные, или специальные, печати могут содержать уточняющие надписи (например, «Для приказов»), слова на другом языке, в случае ООО — быть некруглой формы. Их лучше использовать только для внутреннего документооборота.
Для изготовления печати обычно нужен минимум данных:
Регистрация печати
Если хотите, можно не только завести, но и зарегистрировать печать — ей присвоят уникальный номер для защиты от подделок и последствий утери или кражи. Это можно сделать платно в той же компании, которая изготовила оттиск, ФНС или специализированной службе (есть не во всех регионах). Понадобятся данные об ИП или ООО и эскиз печати.
Какие требования установлены к печати организации
Основное требование к печати общества — наличие на ней информации о его наименовании. Обратите внимание, что организации, не обладающие государственно-властными полномочиями, не могут размещать на печати изображение Государственного герба РФ. Нарушение данного запрета может повлечь для общества штраф до 150 тыс. руб. Такую же ответственность влечет размещение на печати изображения, схожего по внешнему виду до степени смешения с Государственным гербом РФ (ст. 4 Закона от 25.12.2000 N 2-ФКЗ, ст. 17.10 КоАП РФ, Обзор судебной практики Верховного Суда Российской Федерации за третий квартал 2012 года, утвержденный Президиумом Верховного Суда РФ 26.12.2012).
В остальном можете указывать на печати любые сведения. Изготовители печатей, как правило, также предлагают включить в оттиск сведения об ИНН и ОГРН организации.
Цвет печати может быть любой, так как законодательством (в частности, п. 5 ст. 2 Закона об ООО, п. 7 ст. 2 Закона об АО, п. 4 ст. 3 Закона о некоммерческих организациях, п. 3 ст. 2 Закона от 14.11.2002 N 161-ФЗ) не установлены требования к цвету оттиска печати организации.
Наличие печати не обязательно для организации, она может работать и без печати, если закон прямо не обязывает ее иметь. Например, это предусмотрено для некоммерческих организаций и унитарных предприятий. Печать унитарного предприятия должна быть круглой и содержать полное фирменное наименование на русском языке и указание на его место нахождения (п. 4 ст. 3 Закона о некоммерческих организациях, п. 3 ст. 2 Закона от 14.11.2002 N 161-ФЗ).
ООО и АО вправе, но не обязаны иметь печать. Если общество решило иметь печать, то сведения об этом должны содержаться в его уставе (п. 5 ст. 2 Закона об ООО, п. 7 ст. 2 Закона об АО).
Материал статьи взят из открытых источников
Остались вопросы к адвокату по данной тематике?
Задайте их прямо сейчас здесь, или позвоните нам по телефонам в Москве +7 (499) 288-34-32 или в Самаре +7 (846) 212-99-71 (круглосуточно), или приходите к нам в офис на консультацию (по предварительной записи)!
