какой международный стандарт регламентирует работу с цифровыми объектами
Какой международный стандарт регламентирует работу с цифровыми объектами
НАЦИОНАЛЬНЫЙ СТАНДАРТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
РУКОВОДСТВО ПО ПРИМЕНЕНИЮ ГОСТ Р 53625-2009 (ИСО/МЭК 19796-1:2005)
Information technologies. Guide for the application of GOST R 53625-2009 (ISO/IEC 19796-1:2005)
Дата введения 2011-01-01
Предисловие
1 РАЗРАБОТАН Государственным образовательным учреждением высшего профессионального образования Московским государственным технологическим университетом «Станкин»
2 ВНЕСЕН Техническим комитетом по стандартизации ТК 461 «Информационно-коммуникационные технологии в образовании (ИКТО)»
3 УТВЕРЖДЕН И ВВЕДЕН В ДЕЙСТВИЕ Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 15 декабря 2009 г. N 1258-ст
5 ПЕРЕИЗДАНИЕ. Октябрь 2018 г.
Введение
Международная организация по стандартизации (ИСО) и Международная электротехническая комиссия (МЭК) совместно разрабатывают международные стандарты в области информационных технологий в рамках Первого совместного Технического комитета (СТК 1 ИСО/МЭК) «Информационные технологии», объединяющего в настоящее время 37 Подкомитетов (ПК).
В 1999 г. в составе СТК 1 ИСО/МЭК был образован 36-й Подкомитет (ПК 36) «Информационные технологии в обучении, образовании и подготовке».
В составе ПК 36 образованы семь рабочих групп (РГ), разрабатывающих международные стандарты по следующим направлениям:
От Российской Федерации функции постоянно действующего национального рабочего органа СТК 1 ИСО/МЭК ПК 36 выполняет ТК 461 «Информационно-коммуникационные технологии в образовании (ИКТО)», активно участвующий в разработке международных стандартов, осуществляющий разработку комплекса национальных стандартов ИКТО.
Разрабатываемый ПК 36 международный стандарт ИСО/МЭК 19796* состоит из пяти частей, объединенных общим названием: «Информационная технология. Обучение, образование и подготовка. Менеджмент качества, обеспечение качества и метрики». В настоящее время разработаны две части указанного международного стандарта:
— Часть 1. Общий подход (ИСО/МЭК 19796-1:2005);
— Часть 3. Эталонные методы и метрики (ИСО/МЭК 19796-3:2009).
В стадии разработки следующие три части стандарта:
— Часть 2. Гармонизированная модель качества;
— Часть 4. Лучшие практики и руководство по реализации (Технический отчет);
— Часть 5. Руководство по использованию ИСО/МЭК 19796-1 (Технический отчет).
В настоящем стандарте сохранена структура содержания национального стандарта ГОСТ Р 53625-2009, за исключением приложений и использованы фрагменты текста стандарта (выделены тонкой линией), способствующие пониманию и правильному применению основных положений стандарта.
1 Область применения
Настоящий стандарт необходимо использовать совместно с ГОСТ Р 53625 в целях разработки общего подхода к менеджменту качества и обеспечению качества систем электронного обучения и их основных компонентов. Настоящий стандарт имеет универсальный характер и применим к образовательным учреждениям всех уровней образования, различным формам электронного обучения (мобильное, сетевое, автономное, смешанное) и специфике дистанционных образовательных технологий.
2 Нормативные ссылки
В настоящем стандарте использованы нормативные ссылки на следующие стандарты:
ГОСТ Р ИСО 9000 Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь
ГОСТ Р ИСО 9001 Системы менеджмента качества. Требования
ГОСТ Р ИСО 9241-3 Эргономические требования при выполнении офисных работ с использованием видеодисплейных терминалов (ВДТ). Часть 3. Требования к визуальному отображению информации
ГОСТ Р 52653 Информационно-коммуникационные технологии в образовании. Термины и определения
ГОСТ Р 53620 Информационно-коммуникационные технологии в образовании. Электронные образовательные ресурсы. Общие положения
ГОСТ Р 53625 (ИСО/МЭК 19796-1:2005) Информационная технология. Обучение, образование и подготовка. Менеджмент качества, обеспечение качества и метрики. Часть 1. Общий подход
3 Термины и определения
В настоящем стандарте применены термины по ГОСТ Р ИСО 9000, ГОСТ Р 52653, ГОСТ Р 53625 и ГОСТ Р 53620.
4 Сокращения
В настоящем стандарте применены следующие сокращения:
5 Разработка общего подхода
Разработка общего подхода к качеству применительно к образовательному учреждению или системе электронного обучения имеет концептуальное значение для всех последующих видов деятельности в области менеджмента качества и обеспечения качества. Вариативность существующих подходов обуславливается необходимостью их идентификации, анализа и сравнения, гармонизации в рамках разработанной модели процесса, а также локализации и адаптации в соответствии с внутренними и внешними факторами.
При разработке общего подхода существенное значение имеет учет предвходящих факторов, связанных с менеджментом качества и обеспечением качества, наличием нормативных документов, квалификацией персонала, инфраструктурой информационно-коммуникационного обеспечения, спецификой применяемых информационно-образовательных сред и электронных образовательных ресурсов.
Поэтапный характер процесса разработки общего подхода к качеству обусловлен его влиянием на деятельность по руководству и управлению организацией, эффективность ее деятельности и конкурентоспособность на рынке образовательных услуг.
Принятый организационный подход к качеству должен быть реализуем с точки зрения необходимых ресурсов и сроков переходного периода к новой модели менеджмента качества.
Этапы разработки общего подхода к качеству должны соответствовать ГОСТ Р 53625 (подраздел 5.1, приложение ДА, рисунок ДА.1).
Разработка общего подхода к качеству для организации, осуществляющей образовательную деятельность с применением электронного обучения, должна выполняться в соответствии со следующими этапами (приложение ДА, рисунок ДА.1):
а) объединение подходов к качеству, содержащихся в стандартах, профилях и лучших практиках;
б) анализ и сравнение подходов к качеству на основе эталонной структуры для описания подходов к качеству (ЭСПК) и эталонных критериев качества (ЭКК);
в) разработка гармонизированной модели;
г) локализация и адаптация гармонизированной модели в соответствии с национальными, отраслевыми и корпоративными требованиями.
Объединение подходов к качеству является ответственным этапом разработки общего подхода, определяющим содержание последующих этапов в соответствии с концептуальным выбором основополагающих принципов и требований к менеджменту качества по ГОСТ Р 53625 (подраздел 5.2, приложение ДА, рисунок ДА.2).
5.2 Принципы и требования
Разработка общего подхода к качеству должна выполняться на основе применения основополагающих принципов и требований (приложение ДА, рисунок ДА.2), с учетом взаимосвязи подходов к качеству на основе эталонных структур:
а) всеобщего менеджмента качества;
в) региональных и национальных документов по стандартизации;
г) региональных и национальных объединений и организаций в области образования и электронного обучения;
д) нормативных документов образовательных учреждений (организаций) и корпоративных структур.
6 Модель процесса
Стандарт ГОСТ Р 53625 предусматривает два варианта разработки подходов к качеству. По первому варианту (подход 1) в качестве основы выбирается один подход к менеджменту качества и обеспечению качества, который на последующих этапах разработки детализируется в соответствии с идентификацией и описанием процессов. Реализация первого варианта целесообразна в случаях, когда в организации существуют достаточно развитые подходы к менеджменту качества, основанные на процессном подходе (например, при наличии системы менеджмента качества, сертифицированной по ГОСТ Р ИСО 9001). В этом случае может быть обеспечено более гармоничное сочетание требований стандарта ГОСТ Р 53625, учитывающего особенности электронного обучения и других стандартов и подходов в области менеджмента качества.
Второй вариант предусматривает сочетание двух подходов (подходы 2 и 3), что обеспечивает гармонизацию и объединение подходов в согласованную модель. Второй вариант более сложен и предусматривает последовательную реализацию двух указанных подходов. Подход 2 предусматривает идентификацию, описание, анализ и сравнение процессов в соответствии с выбранными подходами. При этом идентификацию и описание рассматриваемых процессов необходимо выполнять в соответствии со структурой и метриками, определенными в стандарте ГОСТ Р 53625.
Какой международный стандарт регламентирует работу с цифровыми объектами
ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019
НАЦИОНАЛЬНЫЙ СТАНДАРТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу
ИНФОРМАЦИЯ И ДОКУМЕНТАЦИЯ. УПРАВЛЕНИЕ ДОКУМЕНТАМИ
Понятия и принципы
System of standards on information, librarianship and publishing. Information and documentation. Records management. Part 1. Concepts and principles
Дата введения 2020-01-01
Предисловие
1 ПОДГОТОВЛЕН Федеральным государственным унитарным предприятием «Российский научно-технический центр информации по стандартизации, метрологии и оценке соответствия» (ФГУП «Стандартинформ»), Федеральным государственным бюджетным учреждением науки «Всероссийский институт научной и технической информации Российской академии наук» (ВИНИТИ РАН), Историко-архивным институтом (Российский государственный гуманитарный университет), Федеральным бюджетным учреждением «Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела» (ВНИИДАД) Федерального архивного агентства на основе собственного перевода на русский язык англоязычной версии международного стандарта, указанного в пункте 4
2 ВНЕСЕН Техническим комитетом по стандартизации ТК 191 «Научно-техническая информация, библиотечное и издательское дело»
Наименование настоящего стандарта изменено относительно наименования указанного международного стандарта для приведения в соответствие с ГОСТ Р 1.5-2012 (пункт 3.5) и для увязки с наименованиями, принятыми в существующем комплексе национальных стандартов Российской Федерации
Введение
Международный стандарт ИСО 15489-1 является частью серии стандартов ИСО 15489 «Информация и документация. Управление документами».
Международный стандарт ИСО 15489-1 содержит понятия и принципы создания, ввода в систему и управления документами. Данный стандарт является основополагающим и содержит дальнейшие руководства и инструкции в отношении основных концепций, технических приемов и практических методов создания, ввода в систему и управления документами.
О документах и управлении документами
Документы являются одновременно свидетельствами деловой деятельности и информационными активами. Они отличаются от других информационных ресурсов на основании их доказательной роли при совершении деловых операций и их опоры на метаданные. Метаданные документов используются для определения и сохранения контекста, а также применения соответствующих правил по управлению документами.
Управление документами включает в себя следующее:
a) создание документов и их ввод в систему с целью доказательства ведения деловых операций;
b) принятие надлежащих мер по защите их аутентичности, достоверности, целостности и пригодности для использования в условиях изменяющейся во времени деловой среды и требований к управлению документами.
Все чаще документы создаются и хранятся в цифровой среде, что открывает ряд новых возможностей для использования документов. Цифровая среда также обеспечивает большую гибкость в отношении внедрения средств управления документами внутри и между системами, которые осуществляют управление документами.
Изменяющиеся модели ведения деловой деятельности расширяют круг ответственности в отношении документов, преодолевая традиционные границы организаций и юрисдикций. Это требует от специалистов в области управления документами понимания и удовлетворения различных потребностей внутренних и внешних заинтересованных сторон, что может включать в себя повышенные ожидания в отношении прозрачности принятия решений от коммерческих организаций и государственных структур, со стороны общественности, клиентов, пользователей услуг, документных субъектов документного взаимодействия и других лиц, заинтересованных в создании, вводе в систему и управлении документами.
С учетом вышеизложенных факторов в ИСО 15489-1 признается важность:
a) роли документов как важнейшего инструмента деловой деятельности и формирования информационных активов;
b) расширения возможностей использования документов в цифровой среде;
c) систем и правил создания, ввода в систему и управления документами, выходящих за рамки традиционных организационных границ например, в совместной и многоуровневой рабочей среде;
d) средств управления документами, которые могут быть независимы от других компонентов документных систем;
e) периодического анализа деловой деятельности и контекста для определения, какие документы должны быть созданы, введены в систему и как следует ими управлять в дальнейшем;
f) управления рисками при разработке стратегий управления документами и использовании подхода к управлению документами, который по сути представляет собой стратегию управления рисками.
Поскольку положения и принципы ИСО 15489-1 применяются в различных деловых и технологических средах, требуются разные подходы к внедрению средств управления документами, процессов и систем. В ИСО 15489-1 не представлены подробные рекомендации по внедрению средств управления для конкретных условий, в которых происходят создание, ввод в систему и управление документами. В ИСО 15489-1 определены ключевые понятия и установлены принципы высшего уровня, на основе которых могут быть разработаны процессы, средства и системы управления документами в любой среде.
Основанные на положениях ИСО 15489-1 подходы к созданию, вводу в систему и управлению документами обеспечивают доступ к официальным свидетельствам деловой деятельности для тех, кто в них нуждается, и до тех пор, пока это требуется.
a) повышению прозрачности и подотчетности;
b) формированию эффективной политики;
c) согласованному принятию решений;
d) управлению рисками в деловой среде;
e) обеспечению непрерывности деловой деятельности в случае катастроф (чрезвычайных ситуаций);
f) защите прав и обязанностей организаций и частных лиц;
g) защите и поддержке в судебных разбирательствах;
h) соблюдению положений законодательных и нормативно-правовых актов;
i) расширению возможностей демонстрировать корпоративную ответственность, включая достижение целей в области устойчивого развития;
j) сокращению издержек за счет повышения эффективности ведения деловых операций;
k) защите интеллектуальной собственности;
l) научно-исследовательской деятельности, основанной на фактических данных;
m) формированию деловой, персональной и культурной специфики;
n) защите корпоративной, персональной и коллективной памяти.
Политика, распределенная ответственность и процедуры создания, ввода в систему и управления документами поддерживают программы управления корпоративной информацией.
Связь с другими стандартами
Международный стандарт ИСО 15489-1 разработан как автономный ресурс. Тем не менее он является частью международных стандартов и технических отчетов в целом ряде аспектов создания, ввода в систему и управления документами. Они перечислены в разделе «Библиография», и к ним можно обратиться за более подробной информацией по конкретным аспектам управления документами.
В ИСО 15489-1 установлены следующие требования:
a) определение ролей и ответственности;
b) систематические процессы;
c) мониторинг и оценка;
d) пересмотр и совершенствование.
Руководителям и другим лицам, заинтересованным во внедрении, эксплуатации и улучшении СУД, рекомендуется использовать стандарт ИСО 15489-1 совместно с международными стандартами серии ИСО 30300.
1 Область применения
Настоящий стандарт определяет понятия и принципы, на основе которых разрабатываются подходы к созданию, вводу в систему и управлению документами. В стандарте описаны понятия и принципы, относящиеся к:
a) документам, метаданным документов и документным системам;
b) политике, распределению ответственности, мониторингу и обучению, обеспечивающему эффективное управление документами;
c) периодическому анализу деловой среды и определению требований к документации;
d) средствам управления документами;
e) процессам создания, ввода в систему и управления документами.
Настоящий стандарт относится к созданию, вводу в систему и управлению документами независимо от их структуры или формы во всех видах деловой и технологической среды с течением времени.
2 Нормативные ссылки
В настоящем стандарте нормативные ссылки отсутствуют.
3 Термины и определения
В настоящем стандарте применены следующие термины с соответствующими определениями:
3.1 доступ (access): Право, возможность, средства, обеспечивающие поиск, использование или извлечение информации.
3.2 деятельность (activity): Основная задача, выполняемая деловой структурой в рамках ее функций (см. 3.11).
3.3 агент (agent): Отдельное лицо, рабочая группа или организация, ответственная за/или вовлеченная в процессы создания, ввода и/или управления документами.
3.4 схема классификации деловых операций (business classification scheme): Инструмент для связи документов с контекстом их создания.
3.5 классификация (classification): Систематическая идентификация и/или упорядочение деловой деятельности и/или документов по категориям в соответствии с логически структурированными условиями, методами и процедурными правилами.
3.6 конвертирование (conversion): Процесс перевода документов из одного формата в другой.
3.7 уничтожение (destruction): Процесс уничтожения или удаления документов без какой-либо возможности их восстановления.
Какой международный стандарт регламентирует работу с цифровыми объектами
ГОСТ Р 7.0.101-2018/ИСО 30301:2011
НАЦИОНАЛЬНЫЙ СТАНДАРТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу
ИНФОРМАЦИЯ И ДОКУМЕНТАЦИЯ. СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТАМИ
System of standards on information, librarianship and publishing. Information and documentation. Management system for records. Requirements
Дата введения 2018-08-01
Предисловие
1 РАЗРАБОТАН Федеральным бюджетным учреждением «Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела» (ВНИИДАД) Федерального архивного агентства на основе собственного перевода на русский язык англоязычной версии стандарта, указанного в пункте 4
2 ВНЕСЕН Техническим комитетом по стандартизации ТК 191 «Научно-техническая информация, библиотечное и издательское дело»
Наименование настоящего стандарта изменено относительно наименования указанного международного стандарта для приведения в соответствие с ГОСТ Р 1.5-2012 (пункт 3.5).
При применении настоящего стандарта рекомендуется использовать вместо ссылочных международных стандартов соответствующие им национальные стандарты, сведения о которых приведены в дополнительном приложении ДА
6 ПЕРЕИЗДАНИЕ. Июнь 2020 г.
Введение
Эффективность организации во многом зависит от внедрения и поддержания системы управления, которая обеспечивает постоянное улучшение деятельности и отвечает потребностям всех заинтересованных сторон. Системы управления обеспечивают методологию принятия решений и управления ресурсами для достижения целей организации.
Создание документов и управление ими являются неотъемлемой частью любого вида деятельности или делового процесса организации, обеспечивая деловую результативность, подотчетность, управление рисками и непрерывность деловой деятельности, а также давая организациям возможность извлекать пользу из обладающих ценностью информационных ресурсов, таких как деловые, коммерческие активы и ресурсы знаний, делать вклад в обеспечение сохранности коллективной памяти в ответ на вызовы глобальной и электронной среды.
Стандарты на системы менеджмента (ССМ) предоставляют инструментарий для руководства по применению системного и контролируемого подхода к организационному руководству в среде, которая способствует эффективности деловой практики.
Стандарты на системы управления документами, подготовленные ИСО/ТК 46/ПК 11, разработаны для оказания помощи организациям всех видов, независимо от структуры и численности персонала, а также группам организаций с совместной деловой деятельностью по внедрению, функционированию и улучшению деятельности результативной системы управления документами (СУД). СУД позволяет осуществлять управление в организации в соответствии с установленной политикой и целями в области управления документацией, а также обеспечивать достижение этих целей. Это обеспечивается:
a) распределением функций и ответственности;
b) систематизированными процессами;
c) измерением и оценкой;
d) анализом и улучшением.
Применение политики и установление целей в области управления документами, базирующимися на соответствующих требованиях организации, гарантирует, что официальная и достоверная информация, а также доказательства деловой деятельности управляемы и доступны для тех, кому они необходимы в течение установленного времени. Результатом успешного применения грамотно разработанных политики и целей в области управления документами являются документы и системы документации, соответствующие целям организации.
Внедрение в организации СУД позволяет также обеспечить прозрачность и прослеживаемость решений, принятых руководством, и осознать суть общественных интересов.
ИСО 15489 является основополагающим стандартом, в котором представлена наиболее эффективная практика в работе с документами.
Структура стандартов на СУД, подготовленных ИСО/ТК 46/ПК 11, как опубликованных, так и находящихся в процессе разработки, представлена на схеме 1.
Настоящие стандарты предназначены:
1) для руководства, которое принимает решения по установлению и внедрению систем управления в организации;
2) работников, ответственных за внедрение СУД, специалистов по управлению рисками, аудиту, документации, информационным технологиям и защите информации.
На схеме 2 показана структура СУД и связь с потребителями и заинтересованными сторонами.
1 Область применения
Настоящий стандарт определяет требования к СУД для оказания помощи организации в выполнении ее обязательств, миссии, стратегии и целей. Он устанавливает требования к разработке и применению политики и целей в области документов, а также содержит информацию о процессах измерения и мониторинга деятельности.
СУД может быть разработана для организации или нескольких организаций, если они ведут совместную деловую деятельность. В тексте настоящего стандарта применение термина «организация» не ограничено одной организацией и также распространяется на иные организационные структуры.
Настоящий стандарт применим в любой организации, которая желает:
a) установить, внедрить, сохранять и улучшать СУД для обеспечения своей деятельности;
b) обеспечить соответствие СУД принятой политике управления документами;
c) продемонстрировать соответствие настоящему стандарту путем:
1) выполнения обязательств по оценке и декларированию соответствия самой организацией, или
2) подтверждения декларирования сторонней организацией, или
3) сертификации СУД сторонней организацией.
Настоящий стандарт может быть внедрен вместе с иными ССМ. Особенно такое внедрение является целесообразным для предоставления свидетельств совместимости требований к документации и документам, закрепленных в иных ССМ.
2 Нормативные ссылки
В настоящем стандарте использована нормативная ссылка на следующий стандарт:
3 Термины и определения
Для целей настоящего документа применяются термины и определения, приведенные в ИСО 30300.
4 Организационная среда
4.1 Понятие организации, ее внешней и внутренней среды
При формировании и анализе СУД организация должна принимать во внимание внешние и внутренние факторы, соответствующие организации и ее деятельности.
Выявленные и учтенные при формировании и анализе СУД внешние и внутренние факторы должны быть документально зафиксированы.
Внешняя среда организации может включать (перечень не является исчерпывающим):
a) социальную и культурную, правовую, нормативную, финансовую, технологическую, экономическую, естественную и конкурентную среды, которые могут быть представлены как на международном, так и на национальном, региональном или локальном уровнях;
b) важные факторы и тенденции, которые могут оказать влияние на цели организации;
c) взаимосвязи с внешними заинтересованными сторонами и их взгляды, ценности и ожидания.
Внутренняя среда организации может включать (перечень не является исчерпывающим):
1) руководство организации, организационную структуру, обязанности и полномочия, подотчетность (структуру подчинения);
2) политику, цели, а также стратегии их достижения;
3) потенциал организации, под которым понимаются ресурсы и знания (например, финансы, время, люди, процессы, системы и технологии);
4) информационные системы, информационные потоки и процессы принятия решений (как формализованные, так и не формализованные);
5) взаимосвязи внутри организации, организационную культуру, взгляды и ценности сотрудников организации;
6) стандарты, локальные нормативные акты и шаблоны, принятые в организации;
7) структуру и объем договорных отношений.
4.2 Деловые, правовые и иные требования
При разработке и анализе целей управления документами организация должна учитывать деловые, правовые, нормативные и иные требования, связанные с созданием и управлением документами.
Организации необходимо оценить и документально зафиксировать деловые, правовые, нормативные и иные требования, оказывающие влияние на ее деятельность, которым она должна соответствовать и подтверждение соответствия которым обязана предоставлять.
Деловые требования включают все требования для надлежащего осуществления операций или деловой деятельности организации. Они возникают в процессе осуществления текущей деловой деятельности, планирования и развития, управления рисками и планирования непрерывности осуществления деятельности.
Правовые требования включают требования, связанные с созданием и управлением документами. Источниками правовых требований являются:
a) нормы права и судебная практика, включая законы и нормативные акты, регулирующие сферу деловой деятельности в целом и в отдельных отраслях;
b) законы и нормативные акты, относящиеся непосредственно к доказательству, документам и архивам, доступу, конфиденциальности, защите данных и информации, а также электронной коммерции;
c) основополагающие нормативные документы организаций, уставы или соглашения, участником которых является организация;
d) договоры и иные соглашения, которые организация согласно действующему законодательству обязана соблюдать.
Иные требования включают добровольные обязательства, выполняемые организацией:
— добровольно применяемые кодексы, отражающие передовой опыт;