Как настроить процессы в компании (Часть 1)
Понимание конечного результата.
Для чего вы создали свою компанию? Один из главных вопросов, который мы задаем на стартовой диагностической встрече со всеми нашими клиентами.
Большинство ответов: «Как зачем? Деньги зарабатывать».
Ответ правильный, но деньги вы сможете зарабатывать тогда, когда вы будете давать клиенту, то что он хочет получить.
А как дать клиенту то, что ему нужно? Для начала, стоит определить конечный результат.
Прежде чем разобраться с этим подробнее, начнём с примеров из жизни.
Вспомните сколько раз мы слышали от знакомых или друзей о неудачных попытках похудеть. «Не ем вредности, занимаюсь спортом, но все равно не худею» — декларируют они.
Чаще всего люди не худеют, потому что не имеют чёткого представления о конечном результате этого процесса. Они не ставят конкретную цель: сколько времени на это понадобится, сколько килограммов человек хочет сбросить, как он хочет выглядеть в конце.
Получается, что человек худеет «время от времени»: сегодня позанимается 15 минут и поест на ужин низкоуглеводного салата, а завтра на обед перекусит слойкой, думая, что вечером сожжёт на фитнесе — он ведь худеет. А вечером у него разболится зуб, и уже не до занятий.
А теперь вспомним людей из соцсетей с потрясающими результатами. Они сбрасывают 10, 20 и даже 100 кг. Почему? Потому что точно знают, кого хотят увидеть в зеркале в конце.
Конечный результат для бизнеса.
Жизненный пример про похудение всем понятен. Теперь усложним и переведём в плоскость работы любой компании. Возьмем несколько должностей и попробуем понять, в чём смысл каждой этой должности. Зачем нужна эта должность? Что она дает в результате?
Бухгалтер. Смысл это должности писать отчеты, подписывать акты? Нет, смысл этой должности в результате, который она дает компании: вовремя выставленный клиенту счёт, сданные отчёты, сведенный баланс и ежемесячный порядок с налогами.
Токарь на заводе. Результат деятельности токаря — изготовленная по стандарту деталь без брака.
Руководитель отдела. Его результат — выполнение показателей эффективности отдела, которые складываются из результатов деятельности подчиненных. Показатель эффективности для РОПа — выполненный или перевыполненный план продаж, который складывается из выполненных планов менеджеров продаж.
Ещё усложним. А в чём смысл деятельности собственника? Он намного шире и глобальнее. Для него результат — это рентабельная компания, которая производит то, что удовлетворяет потребности клиента.
Запутались в своем бизнесе? Работаете все больше, а доходы никак не растут?
Получите бесплатный аудит от специалиста «Эвологики».
Что такое ЦКП?
Ценный конечный продукт (ЦКП) — это тот результат, который достигается деятельностью компании или реализацией отдельных бизнес-процессов. В зависимости от специфики продукта потребителем может выступать как внешний клиент, так и подразделение предприятия (например, когда производственная линия поставляет отделу продаж готовую продукцию).
Что означает аббревиатура ЦКП:
Ценный конечный продукт вашей организации
Принципы ЦКП универсальны: они действуют для любой промышленной, экономической или политической группы, независимо от её масштабов. Ценный конечный продукт является основой бизнеса, причём степень его ценности определяется не производителем или продавцом, а исключительно потребителем (если товар или услуга не нужны потребителю, значит, они не имеют никакой ценности и для предприятия).
Вы когда-нибудь задумывались, каков ЦКП вашей компании? Давайте возьмём для примера магазин бытовой техники.
Казалось бы, тут нет ничего сложного: на первый взгляд, ценным конечным продуктом магазина является прибыль от реализации стиральных машин и пылесосов. На самом деле это распространённая ошибка, и продавец, придерживающийся такой точки зрения, неизбежно теряет продажи.
Рассмотрим такую ситуацию: покупательница выбирает телевизор. Консультант, настроенный на продажу телевизора, рассказывает всё о технических параметрах различных марок, акциях, обслуживании. Однако через некоторое время дама уходит из салона без покупки.
Покупательнице не нужна лекция о технических особенностях телевизора, возможно, она даже ничего в них не понимает. Если бы в качестве ценного конечного продукта магазин декларировал не прибыль, а удовлетворение потребностей клиента, консультант построил бы диалог иначе. Он обсудил бы с дамой действительно важные для неё вещи:
Если бы консультант интересовался обстоятельствами конкретной покупки, он смог бы продать данной покупательнице не телевизор, а новый уровень удобства.
Если под ценным конечным продуктом продавца подразумевать довольного клиента, то прибыль превращается из самоцели в показатель, измеряющий ценность предлагаемого продукта. А товар (в данном случае — техника) становится тем, чем он и должен быть: ЦКП завода-изготовителя.
Недаром крупные концерны, разрабатывая стратегические планы, опираются на идеологию компании, а ЦКП непременно отражается в формулировке миссии. Корпоративная культура, транслируемая руководством, помогает рядовым сотрудникам эффективно трудиться на достижение стратегических целей.
Например, ценным конечным продуктом компании «Business Booster» является не программа, а систематизация бизнеса клиента с устойчивым масштабированием при высвобождении личного времени собственника.
ЦКП сотрудников в различных бизнес-процессах
Для увеличения прибыли необходимо определять не только ЦКП предприятия в целом, но и конечный продукт каждого сотрудника, вплоть до уборщиков. Зная, как должен выглядеть результат той или иной деятельности, руководитель и работник могут получить чёткое представление, за что именно выплачивается зарплата по данной штатной единице. Кроме того, определение ЦКП помогает корректно и ясно формулировать положения должностных инструкций.
Внедрение ЦКП способствует разработке эффективной организационной схемы. В результате на предприятии появляется устойчивая структурированность: каждый сотрудник знает свои обязанности, полномочия, рамки ответственности. Систематизированный подход к управлению позволяет свести к минимуму спорные ситуации, срывы сроков, перегруженность сотрудников и, помимо прочего, облегчает процесс обучения стажёров.
Рассмотрим несколько примеров ценного конечного продукта сотрудников разного уровня.
Менеджер по продажам
Практика показывает, что только незначительная часть менеджеров понимает, в чём именно заключается их ЦКП. При опросах сотрудники называют разные варианты:
На самом деле ценным конечным продуктом менеджера по продажам является выручка, приток денег в компанию. При этом важно не путать выручку с прибылью: за прибыль отвечает финансовый директор, поскольку именно он управляет распределением средств.
Выше мы говорили, что ЦКП компании должно заключаться в удовлетворении потребностей клиента. Так почему же «довольный потребитель» сам по себе не является целью работы менеджера? Тому есть несколько причин. Во-первых, ответственность за удовлетворение потребностей клиента лежит на том, кто изготавливает продукт. Во-вторых, заполучить клиента можно разными способами, например, простимулировав покупку большим пакетом бонусов и скидок, наносящим урон компании. В-третьих, если менеджер по каким-то причинам не справляется, и руководителю приходится завершать сделку, то продукт сотрудника уже нельзя назвать конечным.
Руководитель отдела сбыта
У начальника отдела продаж широкий круг обязанностей: организация работы, контроль за показателями, координация, составление отчётности. Все эти действия должны подчиняться концепции ценного конечного продукта руководителя отдела продаж. Если цель менеджера — выручка, то ЦКП руководителя можно сформулировать как обеспечение дохода, превышающего расходы. То есть начальник отдела сбыта знает уровень потребности предприятия в финансовых ресурсах и прилагает все усилия к тому, чтобы поддерживать необходимый объём продаж, контролируя работу каждого менеджера.
Подобный подход справедлив для любого подразделения: ценный конечный продукт руководителя отдела равен совокупности ЦКП его подчинённых.
Маркетолог
Маркетинг — это не только активная реклама. Обязанности маркетолога можно сформулировать следующим образом: подготовка, упаковка, размещение продукции на рынке таким образом, чтобы в результате этих действий у клиента возникло желание приобретать предложенный товар или услугу.
Следовательно, ценным конечным продуктом маркетолога является не освоенный рекламный бюджет, а завершённая кампания, которая обеспечила большой поток откликов от клиентов.
Бухгалтер
Если ЦКП — это завершённый результат, который можно передать в руки потребителю, то что можно назвать ценным конечным продуктом бухгалтера? Ответ частично зависит от круга обязанностей, возложенных на бухгалтера в каждом конкретном случае. На одном предприятии специалист в одиночку «тянет» на себе все финансы, на другом — функционирует целый штат: главбух, бухгалтер по первичной документации, по зарплате, по налогам.
Однако в общем смысле ЦКП бухгалтера заключается в обеспечении сохранности активов организации, которое достигается путём безупречного ведения документов по финансовым операциям (учёту) и выражается в системе отчётности.
ЦКП руководителя
И, наконец, поговорим о ценном конечном продукте руководителя или собственника бизнеса.
Многие руководители ошибочно полагают, что их ЦКП являются такие функции, как организация работы или обеспечение отделов всеми необходимыми ресурсами. На самом деле это именно функции, призванные обеспечить производство ценного конечного продукта, но не более того. А ценный продукт руководителя — это вся деятельность компании. Если вы продаёте юридические услуги на аутсорсинге, то вашим конечным продуктом является не реестр инструкций или договоров, а отсутствие у клиента проблем с законодательством.
Или, допустим, вы занимаетесь установкой стеклопакетов. Тогда ваш ценный продукт можно сформулировать как «оплата договора по качественной установке окон на объекте заказчика».
Обратите внимание, что ЦКП формулируется в прошедшем времени — действие завершено. Если по каким-то причинам заказчик не получил своих окон или не оплатил работу, значит, в данном конкретном случае руководитель не произвёл ЦКП.
Почему менеджеры не понимают свой ЦКП
Ценный конечный продукт каждого сотрудника должен соответствовать стратегическим целям компании. Если менеджер не ощущает себя частью предприятия, то у него не может сформироваться понимание, что его работа — это звено в цепочке других бизнес-процессов. Он не понимает, что должен выдавать конкретный результат, который служит сырьём для деятельности следующего звена. До сотрудника необходимо доносить мысль, что он в определённой степени отвечает за общий успех компании, поскольку некачественное «сырьё» приводит к производству плохой продукции.
Если сотрудник осознаёт важность своего ценного конечного продукта, это повышает его мотивацию, он стремится развиваться в рамках своей области, а не просто «отбывать повинность» ради зарплаты.
Статистика как метод контроля ЦКП
Характеристики конечного продукта определяют потребность предприятия в тех или иных бизнес-процессах, а следовательно, и уровень расходов компании на обеспечение этих процессов. Эффективнее всего осуществлять контроль за продуктами подразделений и отдельных сотрудников с помощью системы статистик.
Любую деятельность компании, начиная с объёма производства и заканчивая уровнем сервиса, можно измерять и оценивать по конкретным показателям. Например, эффективность избранной стратегии наглядно отражается в увеличении прибыли или отсутствии прироста. Продуктивность маркетологов можно оценивать по количеству обращений клиентов: первичных, вторичных или по общему потоку, в зависимости от ориентированности организации на тот или иной сегмент целевой аудитории. Производительность бухгалтера наглядно отражает кривая снижения или возрастания расходов (например, налоговых).
Использование статистики помогает обеспечить рост ценного продукта: графики уровня показателей служат методом контроля для руководителя. А если сотрудник регулярно получает или сам ведёт статистические отчёты, он имеет возможность анализировать результаты своей работы.
Таким образом, система статистик является незаменимым инструментом управления: разработав систему показателей на текущий период, владелец может по первому требованию получать объективную картину положения дел на предприятии и незамедлительно принимать соответствующие меры. Используя этот инструмент, руководитель может эффективно управлять компанией, затрачивая минимум времени и не вникая в специфику деятельности каждого отдела.
Заключение
Важность ценного конечного продукта не всегда можно измерить с помощью денежного эквивалента. Например, успешное совещание можно считать ЦКП руководителя, если в результате были выработаны весомые решения. Вместе с тем ценность не определяется количеством вложенного в продукт труда или времени: многие работники затрачивают массу усилий (и ресурсов компании) только на подготовку к выработке результата или доработку своего/чужого продукта труда.
Ценность продукта измеряется уровнем в его потребности, желанием потребителя получить этот продукт. Поэтому одним из важных компонентов предпринимательского искусства является способность предугадывать колебания спроса в планируемом периоде и соответственно с этим выстраивать стратегию развития компании.
Какой конечный продукт работы бухгалтера
Выпуск №129 от 29 апреля 2011 г
Семинар «Оптимизация налогообложения 2011»
1. Финансовый анализ и оптимизация налогообложения.
2. Кадровая политика при оптимизации.
3. Как грамотно легализовать бизнес? Варианты законного снижения налогов.
4. Как исключить придирки со стороны ОБЭП и налоговиков?
5. Как быть готовым к налоговым проверкам?
6. Какие факторы учитывать при разработке структуры группы компаний?
7. Как сохранить активы компании в 100% безопасности?
8. Как сделать свой бизнес прозрачным и легко управляемым?
В процессе семинара Вы сможете задать любые свои вопросы и получить исчерпывающие ответы на них.
Семинар будет проходить 20 мая.
Вступительное слово
Добрый день, дорогие читатели.
В преддверии сдачи отчётности, мы всё больше задумываемся, как хоть немного снизить бремя, которое лежит на бухгалтерии и увеличить качество работы бухгалтерии так, чтобы это сказалось положительно на всём предприятии.
С этой целью мы публикуем сегодняшнюю статью.
Может в первое время соблюдать все пункты будет сложновато, но как и с зарядкой по утрам, в последствии это даст свои положительные и весьма ощутимые результаты.
ОПИСАНИЕ ЦЕННОГО КОНЕЧНОГО ПРОДУКТА ГЛАВНОГО БУХГАЛТЕРА
Ценный конечный продукт Вашего бухгалтера зависит от того, какие обязанности Вы на него возлагаете. Часто, можно наблюдать такую картину: на бухгалтера вешают все, что только возможно. Если рассматривать эту должность с точки зрения федерального закона «О бухгалтерском учете» статья 1, то мы могли бы следующим образом сформулировать ЦКП главного бухгалтера:
1. Полная, безупречная документация по финансовым операциям, находящаяся в сохранности и всегда доступная.
2. Документация соответствующая ПБУ, НК, совпадающая с данными ИФНС, ПФ, ОМС, ФСС. Отсутствуют претензии со стороны ИФНС и других госструктур.
3. Поддающиеся учету, сохраненные и обладающие ценностью материальные активы.
Если Вы поручили своему бухгалтеру контроль доходов и расходов компании, то дополнительными ЦКП могли бы быть:
А) все средства собраны за проданные услуги и продукты организации.
Б) Довольные кредиторы. Нет просроченных платежей и задолженностей, к чему бы это не относилось.
Ниже приведены ЦКП бухгалтера, для подсчета и вычерчивания графика статистик:
1. Все основные средства поставлены на учет и закреплены за сотрудниками.
2. Порядок и сроки проведения инвентаризации определены руководителем и выпущены в виде указания или приказа.
3. Инвентаризация проведена в соответствии с установленным порядком, в установленные сроки и в тех случаях, когда проведение инвентаризации обязательно (смена на посту и т.д.).
4. Результаты инвентаризации отражены в учете и отчетности того месяца, в котором закончена инвентаризация.
5. Бухгалтерская отчетность составлена и сдана в срок в соответствие с законодательством РФ (данный пункт учитывается только в месяце следующем после отчетного периода).
6. Учетная политика организации установлена и утверждена руководителем организации.
7. Расчетный счет открыт и установлен лимит остатка кассы (согласован с банком).
8. Документы по расчетному счету учтены, систематизированы и пошиты должным образом.
9. Приказ об утверждении подотчетных лиц выпущен и подписан руководителем.
10. Все принятые авансовые отчеты проверены и подшиты.
11. На все наличные приходы и расходы выписаны соответствующие документы.
12. Лимит остатка кассы не превышается.
13. Кассовая книга находится в настоящем времени и подписана в соответствие с законодательством РФ.
14. Кассовые документы (ПКО, РКО, справки) распечатаны и подшиты в соответствие с установленными правилами. Их легко использовать.
15. Заработная плата начислена и своевременно выплачена. Все документы на выплату заработной платы подписаны (утверждены), подшиты должным образом и ими легко пользоваться.
16. Все сотрудники оформлены на работу в соответствии с законодательством РФ.
17. На каждого сотрудника заведен файл, в котором содержится вся информация о нем, нужная бухгалтерии, включая данные о полученной заработной плате, премиальных, отпускных, наличии детей, выплате алиментов и так далее.
18. Все документы, полученные от поставщиков и покупателей, проверены на правильность заполнения, полноты и соответствию законодательству РФ.
19. Все счета полученные организацией оплачены в срок.
20. Все документы полученные от поставщиков и покупателей учтены, систематизированы и подшиты должным образом.
Статистика считается в процентах.
Для подсчета статистики необходимо подсчитать те пункты, которые внедрены, разделить их на 20 и умножить на 100. Так Вы получите процент внедрения и эти данные вы отмечаете на графике статистик.
Пункты, предназначенные для определенного времени, и выполняющиеся не всегда, считаются выполненными в то время, когда их делать не нужно.
Некоторые пункты статистики бухгалтера пересекаются с продуктами отдела кадров и других подразделений компании, это неизбежно.
В любом случае в статистику должны быть включены все основные продукты бухгалтерии в соответствие с законодательством РФ.
Успехов Вам и процветания, уважаемые предприниматели и бухгалтера.
Автор статьи 
Туров Владимир Викторович
Задавались ли Вы когда-нибудь вопросом, во сколько тысяч долларов в год обходится Вам один непродуктивный сотрудник? А руководитель?
Ответ: просто рядовой непродуктивный сотрудник, (аренда, коммунальные расходы, связь, минимальные оклады, налоги….) обходится Вам не менее 12 000 долларов в год.
И все же, главный вопрос даже не в том, сколько мы теряем на бездельниках и «шибко умных».
Обычно руководитель смотрит на то, сколько денег он потратил, какие убытки он понес. Это не главное. Главный вопрос, сколько мы, при имеющихся ресурсах, должны были бы заработать, и не заработали? Вот в чем кроется Ваш успех и Ваши неудачи.
Сколько вы платите кадровому агентству за наем одного руководителя среднего звена?
И оправдывает ли эти затраты кадровое агентство?
Сколько времени вы тратите на » выращивание» руководителя?
Много вопросов.
Но с этим можно что-то сделать. Этому есть решения.
Тел. 8 (498) 720-60-56; 8 (926) 535-91-91
Как убедить генерального директора, что бухгалтерия не зря получает зарплату
Чем поможет эта статья: Достигнуть взаимопонимания с директором с помощью перечня продуктов, которые производит бухгалтерия.
От чего убережет: От выполнения ненужных, но трудозатратных обязанностей.
«Чем вы сегодня занимались все утро?» — спрашивает генеральный директор, заходя в кабинет к главному бухгалтеру. «Изучала изменения в законодательстве», — с уверенностью в голосе говорит она. «Понятно, а полезного ничего не получилось сделать?» — задает второй вопрос начальник. Главбух недоуменно молчит, не зная, что ответить, а директор, расстроившись, выходит из кабинета.
Павел Меньшиков — автор бестселлера «Бухгалтерия без авралов и проблем. Как наладить эффективную работу бухгалтерии», имеет многолетний опыт работы главным бухгалтером.
Поведение руководителя объяснимо. Он ежемесячно выплачивает своим сотрудникам их оклады и хочет быть уверен, что делает это не зря.
Но ведь и бухгалтерия играет в компании очень важную роль — вот только правильно показать результаты своей работы зачастую не может. Поэтому имеет смысл предъявить руководству список продуктов, которые производит бухгалтерия. С его помощью директор наконец-то поймет, на что тратится ваше рабочее время.
Чтобы составить такой список, поговорим о свойствах, которыми обладает каждый продукт, в том числе и бухгалтерский. Это измеримость, наличие заказчика и уровень качества, согласованный с заказчиком.
Любой продукт должен быть измерим, а значит, закончен. Следовательно, нужно полностью отказаться от несовершенной формы глагола «делать» и перейти к совершенной форме «сделать». Неправильно говорить: «Я рассчитывала налоги и готовила декларацию», правильно: «Я рассчитала налоги и подготовила декларацию». Неправильно: «Я договаривалась с налоговой инспекцией», правильно: «Я договорилась с налоговой инспекцией». Со временем этот навык разговора в формате законченных дел должен быть доведен до автоматизма.
Чтобы понять директора, попытаемся встать на его место. Представьте, что вы делаете у себя ремонт и каждый день оцениваете результаты работы мастеров. В один из дней вы обнаруживаете, что ничего не сделано. А рабочие просят оплату, объясняя, что они были на рынке и выбирали плитку на кухню, подходящую по качеству и цене. «Нашли такую плитку?» — «Нет». — «Тогда за что платить? Вот когда купите и она мне понравится, я заплачу за эту работу». И будете совершенно правы, ведь вы платите не за процесс, а за результат. Поэтому когда они найдут красивую и недорогую плитку, вы, возможно, не только рассчитаетесь с ними за дни, потраченные на поиски, но еще и премию дадите.
Нужно отказаться от несовершенной формы глагола «делать» и перейти к совершенной «сделать». Неправильно: «я рассчитывала налоги», правильно: «я рассчитала налоги».
Второе свойство бухгалтерского продукта — наличие заказчика
Иногда бухгалтерия делает работу, которая при более пристальном рассмотрении оказывается никому не нужна. Вот документы от отдела снабжения — истребовать их бывает непросто. Бухгалтер каждый день звонит, беспокоится: «Где документы?» А генеральный директор спрашивает: «Кто вас просил этим заниматься? Я не готов платить вам за это деньги! Те документы, которые приносят своевременно, принимайте к учету в этом месяце. Принесли в следующем месяце — принимайте в следующем. И людей от работы не отвлекайте!»
Пока руководитель, то есть заказчик, не поймет, что получать документы от других отделов вовремя очень важно, он будет недоволен. Попробуйте объяснить, что из-за этого компания теряет, скажем, 270 000 руб. оборотных средств в виде НДС, который замораживается в расчетах с бюджетом из месяца в месяц. Если директор посчитает, что терять такую сумму жалко, то он не будет возражать, чтобы бухгалтерия выполняла эту работу. Но он может отреагировать и по-другому: «Да ладно, что нам эти 270 тысяч? У нас оборот 100 миллионов в месяц, а вы тут со своими копейками!»
А как вы сами отнесетесь к тому, что ваш подчиненный занимается работой, которую вы ему не поручали и находите бесполезной? Если вы уверены в важности той или иной функции, убедите в этом своего начальника. А он примет решение, включать ее в перечень продуктов бухгалтерии или нет.
Если вы уверены в важности той или иной функции, которую выполняет бухгалтерия, убедите в этом своего начальника.
Можете ли вы, положа руку на сердце, назвать хотя бы один квартал, в котором налоговая отчетность вашей компании была безупречной? Чем крупнее организация, чем больше оборотов, документов, проводок, тем больше бухгалтеров участвуют в этом процессе, а отчетность объективно все дальше отходит от идеала. Более того, ничего идеального не бывает в принципе. Невозможно идеально прибраться в квартире, нельзя сделать идеально ровный стол, даже эталон килограмма в Парижской палате мер и весов имеет определенную погрешность.
При этом главные бухгалтеры — люди не просто ответственные, а слишком ответственные. Они постоянно пытаются сделать свою работу лучше и лучше. И если бы не жесткие сроки сдачи отчетности, ни одна декларация так и не была бы сдана, потому что в ней нужно еще кое-что подправить. К чему это приводит — наглядно показывает следующий пример.
Один из поставщиков неправильно оформил счет-фактуру — например, поставил факсимиле вместо подписи. Документ на сумму 1180 руб., в том числе НДС — 180 руб. Бухгалтер с окладом 25 000 руб. начинает звонить поставщику и просить новый счет-фактуру. На «выбивание» документов уходит, предположим, часа три. Снова начинаем считать. На языке цифр — это 426 руб. из зарплаты бухгалтера. То есть он спас 180 руб., а потратил 426 руб.
Генеральный директор спрашивает: «Чем занималась сегодня моя бухгалтерия?» — «Мы спасали НДС». — «Какой?» — «180 рублей». — «Замечательно. Я плачу 25 тысяч рублей, а они мне 180 спасают» При этом вероятность, что налоговая проверит этот период, — 50/50. А шансов на то, что эту оплошность найдут и признают ошибкой еще меньше — процентов десять. Таким образом, общая вероятность, что эта ошибка выйдет нам боком, — всего 5 процентов. А убыток в 426 руб. вполне реальный, 100-процентный.
Поощрения от генерального директора в таком случае ждать не приходится. Если бухгалтерия занимается копейками, а тратит тысячи, о каком увеличении зарплаты может идти речь? Что можно тут сделать? Есть замечательное правило Парето, «20/80». Оно гласит, что 20 процентов усилий дают 80 процентов результата. А чтобы добиться оставшихся 20 процентов, потребуются оставшиеся 80 процентов трудозатрат. Получается, что каждый следующий процент улучшения, начиная с 81-го и заканчивая сотым, дается нам очень непросто и дорого. При этом существенного повышения качества не чувствуется.
Заказчику не нужно избыточное качество продуктов, особенно если оно обходится значительно дороже. Никому не нужна идеально убранная квартира, так как на эту уборку уйдут все выходные. Обычно достаточно навести элементарный порядок. Никому не нужен идеально ровный стол, так как он будет очень дорого стоить. Достаточно, чтобы ножки не шатались. А генеральному директору не нужна идеальная отчетность — лучше заплатить доначисленные налоги за найденные ошибки. При этом 80 процентов сэкономленного времени бухгалтеров можно будет потратить на более существенные, с его точки зрения, дела.
Итак, чтобы повысить эффективность работы бухгалтерии, нужно прежде всего составить список продуктов, которые она производит. Перечень будет содержать как типовые продукты (вроде обработки первичных документов), так и очень специфические (типа сбора денег на подарки сотрудникам по случаю дня рождения). Главное не стесняться и записывать все, на что тратится рабочее время. Далее необходимо проанализировать этот список и распределить продукты на три группы. Первая группа — те продукты, которые вы сами можете выкинуть ввиду их бесполезности. Вторая — продукты, требующие согласования с генеральным директором. И наконец, третья — те, что, без сомнения, являются основными.
Бесполезные продукты — поездки в банк с чековой книжкой. Сколько времени тратится на заполнение чека, дорогу и очередь в кассу? Вместо этого можно оформить корпоративную пластиковую карту, по мере необходимости перечислять на нее деньги с расчетного счета через систему «банк-клиент» и снимать их в любом банкомате. Пример продукта, в котором вы можете сомневаться, — стоит ли терять время в приемной в ожидании генерального директора? Лучше уточнить у него самого, ведь он может и не догадываться, сколько минут или часов вы проводите в ожидании. И пусть начальник, как заказчик, примет решение, что делать. Вполне возможно, вы так и будете продолжать сидеть в приемной, но по крайней мере директор будет в курсе, на что расходуется ваше время.
Чтобы повысить эффективность работы бухгалтерии, нужно прежде всего составить список продуктов, которые она производит.
Одно дело поддерживать уровень не более 1 млн руб. при обороте 10 млн. И другое — не выше 100 000 руб. при том же обороте в 10 млн. Если в первом случае бухгалтер будет тратить два часа в день, то во втором — все восемь. Следовательно, придется брать еще одного сотрудника, который будет заниматься исключительно задолженностью, а также увеличивать расходы на содержание бухгалтерии. Подготовьте соответствующие расчеты, чтобы руководитель выбрал оптимальное соотношение «дебиторки» и расходов на бухгалтерию, то есть те самые 80 процентов результата при 20 процентах трудозатрат.
И напоследок очень важный момент. Не стоит ждать, пока генеральный директор спросит, почему в бухгалтерии трудится так много людей, а результатов нет. Возьмите инициативу в свои руки, подготовьте перечень продуктов, которые производит ваш отдел, чтобы руководитель понимал, на что тратится ваше рабочее время.
Попробуйте рассчитать оптимальные трудозатраты.
Зарплата бухгалтера ООО «Икс» равна 30 000 руб. Из ООО «Игрек» этот бухгалтер получил неправильно оформленный счет-фактуру на сумму 1180 руб., в том числе НДС — 180 руб. Сколько времени имеет смысл потратить на то, чтобы договориться с контрагентом о новом счете-фактуре, при условии, что в месяце 22 рабочих дня, а в рабочем дне 8 часов?
Часовая ставка бухгалтера ООО «Икс» — примерно 170 руб. Поэтому времени на то, чтобы добиваться от контрагента правильного счета-фактуры, можно потратить не более 1 часа.
Вам надо по-другому работать с наличкой. Кого прижмут налоговики и банки? Забирайте запись, пожалуй, лучшего вебинара «Клерка»: «Как будут контролировать наличку по 115-ФЗ».
Только сегодня можно забрать запись со скидкой 60%. Программу вебинара смотрите здесь
