Ликбез для ИП: кому не нужна касса в 2021 году, а если нужна — как ее выбрать
Предприниматели окончательно запутались — кому касса нужна, а кому нет; если покупать, то какую; как выбрать ОФД и т. д. Вопросов много. Мы постараемся ответить на самые главные.
Спойлер: касса и ОФД необходимы в большинстве случаев, но есть особенности для определенных категорий бизнеса.
Кто не обязан иметь кассу в 2021 году
Отметим, что закон также выделяет особую категорию: местности, отдаленные от сетей связи. Это населенные пункты, в которых население менее 10 тысяч человек (Приказ Минкомсвязи России от 05.12.2016 № 616).
По каждому региону утверждается перечень таких пунктов. В них можно использовать кассу в режиме, не предусматривающем обязательную передачу фискальных документов в ФНС. При этом налоговая может попросить предоставить фискальный накопитель при его замене или снятии кассы с учета.
Ряд предпринимателей на патенте может не применять кассу (без временных ограничений). При этом нужно действовать методом исключения.
Ниже представлен перечень видов деятельности ИП на патенте, при которых онлайн-касса обязательна. Если вашей деятельности в списке нет — никто не заставит вас использовать ККТ.
Поскольку закон позволяет ИП применять не только обычные налоговые режимы и патент, но и быть самозанятыми, то при использовании НПД предприниматели так же, как обычные физлица, могут проводить чеки в приложении «Мой налог».
Из этого правила также есть исключение: если ИП нанимает сотрудника (по трудовому договору), то он обязан в течение 30 календарных дней зарегистрировать онлайн-кассу (см. Федеральный закон № 129-ФЗ от 06.06.2019). При этом предприниматель имеет право пользуется услугами физлиц по договорам ГПХ, т. к. в законе речь только о трудовых договорах.
Наконец, в п. 2 статьи 2 Федерального закона 54-ФЗ перечислены виды деятельности, при которых онлайн-касса для ИП также не обязательна. Вот они:
Внимание! Исключение — магазины, павильоны, киоски, палатки, автолавки, автомагазины и т.п. объекты, обеспечивающие показ и сохранность товара, а также открытые прилавки внутри рынка при торговле непродовольственными товарами.
Если ИП для продажи товара использует автоматы, которые работают не от сети и принимают исключительно монеты (такие можно увидеть установленными в магазинах, в них продают жвачку, шарики, мелкие игрушки), то тоже может обойтись без онлайн-кассы.
В остальных случаях применять кассовую технику нужно в обязательном порядке.
Отдельно про самозанятых
Многие предприниматели, которые подходят под критерии самозанятости, считают, что проще сняться с регистрации как ИП и продолжить деятельность уже в качестве рядового «физика».
Во-первых, лишаться статуса ИП не обязательно, достаточно отказаться от применения других режимов налогообложения (обычно это УСН или ОСНО), дождаться окончания патента (если применяется ПСН) и перейти на НПД (налог на профессиональный доход).
Во-вторых, у вас могут объективные причины, по которым отказ от статуса индивидуального предпринимателя будет невыгоден:
Перед принятием решения об отказе от статуса ИП, обдумайте все возможные последствия.
Выбор кассы
Допустим, вы в число «избранных» не попали и касса вам нужна. Как ее выбрать, по каким параметрам?
Проще всего обратиться в сервисные центры или ЦТО в вашем городе, чтобы переложить груз вопросов на них. Прислушивайтесь к рекомендациям тех, кто не только занимается продажей касс, но также их регистрацией, подключением к ОФД и оказывает другие услуги (например, по работе с маркировкой ). Знакомство со всеми аспектами работы и разными видами деятельности позволит продавцу адекватно подойти к выбору для вас кассы.
Что касается других важных моментов — выбирайте производителя, который уже имеет имя на рынке (АТОЛ, Эвотор и т. п.), т. к. к таким кассам вы всегда легко найдете запчасти и сервис, который будет проводить обслуживание ККТ, такой производитель дорожит своим именем и оказывает качественную поддержку.
Можно купить кассу, установить ее в офисе и пробивать чеки вручную, а можно арендовать онлайн-кассу, при этом физически ее устанавливать никуда не нужно.
Электронные чеки будут формироваться автоматически, а покупатель получит их по sms или на e-mail.
Такое решение предлагают совместно Атол.Онлайн и Платформа ОФД :
Если нарушение будет повторяться, а сумма расчетов без ККТ составит в совокупности 1 миллион рублей и более, то деятельность юрлица или ИП может быть приостановлена на срок до 90 дней.
За ненаправление кассового чека покупателю также установлен штраф, для юридических лиц он составляет 10 тысяч рублей за каждый случай нарушения.
Выбор ОФД
ОФД — оператор фискальных данных. Именно он будет передавать информацию от вашей кассы в ФНС. Договор с ОФД обязателен.
При выборе ОФД рекомендуем обращать внимание на следующие моменты:
В следующей статье мы расскажем о регистрации онлайн-кассы и подключении к ОФД, об интеграции с различными сервисами и первых ошибках, которые оказывается можно исправлять и избежать штрафов. Подписывайтесь на наш блог и следите за публикациями.
Инструкция для ИП: как выбрать онлайн-кассу и не переплатить
При выборе онлайн-кассы индивидуальному предпринимателю нужно определиться: он хочет арендовать или купить устройство. Также важно выбрать тип аппарата и фискального накопителя. Всё это влияет на конечную стоимость кассы. Рассказываем, какие есть варианты и как не переплатить за аппарат.
Шаг 1. Фискальный накопитель: на 15 или 36 месяцев
Фискальный накопитель (ФН) — это память кассы, устройство, которое хранит информацию обо всех проведённых расчётах.
ФН привязан к конкретному кассовому аппарату, с которым он регистрируется в налоговой. При замене кассы нужно заново покупать фискальный накопитель и ставить их на учёт вместе.
Фискальные накопители бывают двух видов в зависимости от срока действия: на 15 или 36 месяцев. Выбирать их нужно с учётом вида деятельности, налогового режима и масштабов бизнеса.
Кому подойдёт ФН на 15 месяцев
Кому подойдёт ФН на 36 месяцев
Кому подойдёт любой ФН — на 15 или 36 месяцев
ФН выпускаются со сроком действия 15 и 36 месяцев, но память может закончиться раньше, если ИП передаёт много информации в налоговую. Тогда придётся заменить ФН до окончания предельного срока.
ФН на 15 месяцев стоит от 8500 ₽. Через 15 месяцев (или даже раньше) его придётся заменить — купить новый и поставить на учёт в налоговой.
ФН на 36 месяцев — от 12 500 ₽. Его придётся менять через три года (или раньше).
Сам кассовый аппарат выбрать сложнее, чем фискальный накопитель.
генеральный директор БИФИТ Касса
При выборе кассы обязательно нужно узнать, необходимо ли вам применять её вообще. Таких ситуаций всё меньше, но они есть. Например, касса не нужна ИП, которые ремонтируют обувь, или самозанятым.
Если кассу всё-таки надо брать, то необходимо проверить, есть ли выбранная модель в реестре ККТ ФНС, а не брать первую попавшуюся. Также нужно проверять периодически работу аппарата: уходят ли чеки в ОФД, всё ли верно печатается, нет ли сбоев и ошибок. Это минимизирует риск переплаты и штрафов.
Кому не нужна онлайн-касса: 5 исключений для ИП
Шаг 2. Облачная или стационарная касса
Для разных видов бизнеса подходят разные решения — в офлайн-деятельности необходима стационарная касса, а для онлайна потребуется облачная касса. Разберёмся, в чём разница и как они работают.
Стационарная касса
Стационарную кассу можно установить в магазине или офисе. Её применяют при непосредственном контакте с клиентами: когда покупатели приходят за покупкой или оплачивают заказ лично. Стационарную кассу можно купить или взять напрокат у производителя.
Кому подходит только стационарная касса
Облачная касса
Выглядит это как приложение на мобильном устройстве или компьютере. Сервис подходит только для дистанционных расчётов с клиентами: например, при продажах на сайте, в соцсетях или на территории клиента.
Облачная касса физически находится не у бизнесмена, ему дают лишь удалённый доступ к ней на условиях аренды — платить нужно за каждый месяц.
Условия, в которых можно использовать облачную кассу
Есть комплект 2 в 1, куда входят кассовый аппарат и облачный модуль, подключённый к сайту. Если клиент оплачивает покупку на сайте, то чек будет отправлен ему на e-mail или в СМС. Когда он платит в магазине наличными или картой, ему выдают бумажный чек.
генеральный директор LIFE PAY
Есть решения, которые позволяют не покупать отдельные кассы для разных каналов продаж. Например, у LIFE PAY доступен режим «материнская касса» — смарт-терминал фискализирует платежи и оформляет чеки вне зависимости от того, как и где платит клиент — в интернет-магазине, курьеру при доставке или в офисе продавца. Во всех случаях приложение направляет покупателю электронные чеки. При этом ИП не нужно покупать по отдельности кассу для офиса, мобильную кассу для курьера и арендовать облачную кассу для интернет-продаж. Также не придётся к каждой кассе приобретать фискальный накопитель. Достаточно одного смарт-терминала с нужным приложением.
Шаг 3. Покупка кассы, аренда или подключение к облачному сервису
ИП сам выбирает подходящее решение, но должен учесть все сопутствующие расходы. Кроме покупки или аренды кассового аппарата, придётся оплачивать и фискальный накопитель, регистрацию в налоговой, подключение и настройку, а также услуги оператора фискальных данных (ОФД) по передаче данных, обновление программного обеспечения, интернет-связь.
Покупка стационарной кассы
Аренда стационарной кассы
Облачная касса
Платёжный агент — сервис, позволяющий работать без кассы, поскольку сам выдаёт чеки клиентам
Мы принимаем платежи от физлиц на двух сайтах. Чтобы сэкономить, нашли такое решение: установили две физические кассы в офисе, подключили их через микрокомпьютер, и теперь специальный сервис автоматически формирует и отправляет чеки нашим клиентам в электронном виде. Это решение дешевле, чем аренда облачных касс.
На старте три года назад мы купили:
Потратили всего 40 000 ₽ и теперь платим по 8000 ₽ ежегодно: 3000 ₽ за услуги ОФД и 5000 ₽ за сервис автоматической фискализации.
Если бы выбрали облачные кассы, то расходы за три года составили бы уже 160 000 ₽ — это стоимость фискальных накопителей и аренда.
Шаг 4. Оптимальная стационарная касса: простая кнопочная, смарт-терминал или POS-система
Автономная касса с кнопочной клавиатурой. Небольшое устройство с маленьким экраном, как у калькулятора, и минимумом возможностей. Это самый простой вариант, но подходит только при ассортименте до 20–30 позиций.
Смарт-терминал с сенсорным экраном. Устройство с большим экраном, напоминает смартфон или планшет. Для работы требуется установка приложений для управления данными о товарах и расчётах. Вариант для любого бизнеса.
POS-система из нескольких компонентов. Комплексное решение, основа которого — фискальный регистратор. Для работы нужно ещё подключение к компьютеру/планшету и другому оборудованию. Подходит крупному бизнесу.
Особенности разных видов стационарных касс
| Критерии | Автономная касса | Смарт-терминал | POS-система |
|---|---|---|---|
| Стоимость | Самый дешёвый вариант | Стоимость средняя | Комплексное решение дороже |
| Изменения вслед за законом | Нужно вызывать специалиста для перепрошивки. Иногда, если это невозможно — менять аппарат | Автоматическое обновление ПО | Автоматическое обновление ПО |
| Скорость работы | Низкая: кассир считает сумму, вносит данные вручную в аппарат | Высокая: интуитивно понятный интерфейс, удобно вводить данные на экране | Очень высокая: вводить данные можно с клавиатуры |
| Автоматизация, учёт и аналитика | Нельзя подключить к сервисам бухучёта, товароучётной системе, программе аналитики | ПО позволяет всё автоматизировать | Больше возможностей для интеграции с разным ПО |
эксперт сервиса Контур.Маркет
Если в магазине мало места, курьеры принимают оплату на выезде или надо рассчитывать гостя прямо за столиком, удобно пользоваться мобильными кассами, например MSPOS-K или MSPOS-E-Ф. По размеру они чуть больше смартфона, в них можно вставлять сим-карту для мобильного интернета или подключаться к Wi-Fi. Для менее активного бизнеса можно купить фискальный регистратор, например Атол 25Ф, и подключить его к компьютеру или ноутбуку. Это решение хорошо подходит для стоек администратора в парикмахерских, салонах красоты или ветеринарных клиниках. Сотрудник сможет принимать оплату, не отходя от рабочего места
Шаг 5. Поиск лучшей стационарной кассы: на что смотреть и какие характеристики сравнивать
После выбора типа кассы остаётся определиться с моделью. Всего в реестре налоговой — около 200 моделей кассовых аппаратов. Чтобы не запутаться, нужно понимать, как их сравнивать. Вот на какие параметры нужно смотреть.
1. Питание
2. Нагрузка
3. Чековая лента
4. Связь
5. Маркировка/подакцизные товары
6. Интеграция с другими системами
Предпринимателю стоит предусмотреть и возможность подключения дополнительного оборудования — сканера штрих-кодов или электронных весов. Например, к кнопочному аппарату многое подключить не удастся — там маловато разъёмов для внешних устройств.
генеральный директор БИФИТ Касса
Чтобы не переплачивать, стоит продумать заранее, как будет использоваться касса — все возможности есть в самом аппарате, с помощью приложения на смартфоне или потребуется подключение к компьютеру. В выбранной модели должны быть все необходимые интерфейсы.
Заранее нужно уточнить, какое используется кассовое ПО, сколько за него придётся платить, можно ли его поменять на сторонние решения и нет ли скрытых платежей.
Если не уточнить эти моменты, то существует большой риск переплаты в будущем или даже замены кассы из-за нехватки функционала для работы.
А чтобы работать спокойно уже после выбора кассы, ИП нужно узнать все требования из 54-ФЗ, которые касаются конкретно его бизнеса. И важно не забывать следить за нововведениями, чтобы быть в курсе и подстраиваться под них.
Какой ккт лучше выбрать для оказания услуг
Внутри онлайн-кассы должен быть фискальный накопитель — устройство, которое записывает и шифрует сведения о расчётах. ФНС ведёт реестр фискальных накопителей, которые произвели в РФ. Если хотите проверить свой, зайдите на сайт ФНС → Проверить ККТ.
Накопители различаются по сроку действия: на 13, 15, 36 месяцев. Когда срок закончится, придётся купить новый фискальник и перерегистрировать кассу. Память фискальника тоже ограничена, но проблемы с ней возникают только при интенсивной розничной торговле.
Выбирайте накопитель в зависимости от вида бизнеса. Малому бизнес подойдёт только накопитель на 36 месяцев. Остальные используют фискальный накопитель на 13 – 15 месяцев.
Есть кассы, в которые сразу встроен фискальный накопитель, а есть те, для которых накопитель нужно купить отдельно. Он стоит 6 000 — 12 000 рублей. Цена зависит от срока действия.
Если использовать накопитель, который не подходит по сроку вашему виду бизнеса, могут оштрафовать: ИП на 1 500 — 3 000 рублей, юрлицо на 5 000 — 10 000 рублей.
Автономность кассы — может ли она работать от аккумулятора без электричества. Это важно для курьеров и для работы на выездах без розеток.
Кнопки, дисплей или принтер чеков:
Скорость печати — важна, если в магазине большой поток клиентов, которые иногда выстраиваются в очередь. Чтобы не задерживать продавца, касса должна быстро печатать чек: низкая скорость печати — 40 мм в секунду, высокая — 80−100 мм. Также увеличить скорость работы с кассой поможет автоотрез: напечатанный чек отрежется сам и не нужно тратить время на то, чтобы ровно оторвать его.
Ширина чековой ленты в принтере — если у вас товары с длинными названиями, выбирайте кассу, которая может напечатать широкий чек, чтобы всё влезло в одну строчку.
Способ подключения к интернету — кабель, wi-fi или сим-карта. Если в торговой точке нет интернета или он плохой, выбирайте кассу, в которую можно вставить симку.
Размер — есть довольно громоздкие модели, для которых надо найти отдельное место на точке. Если у вас островок в торговом центре, кофе с собой или курьерская доставка, выбирайте компактную кассу.
Работа с ЕГАИС — нужна, если вы торгуете алкоголем. Вместе с кассой понадобится 2D-сканер штрихкодов.
Работа с маркировкой — если вы торгуете табаком, шубами, обувью или лекарствами. Число товаров с маркировкой растёт каждые полгода, подробности читайте на сайте ЦРПТ.
Самая дешевая онлайн-касса: на что обратить внимание?
Дорогие и дешевые: как тип ККТ влияет на её стоимость?
Если онлайн-касса представляется вам как высокотехнологичный и дорогой продукт, можете расслабиться. Все не совсем так. Как и в случае с другой цифровой техникой, онлайн-кассы делятся на типы разного ценового сегмента. Разберем главные.
Аппараты на основе POS-систем и высокопроизводительных накопителей
Это оборудование строится по модульному принципу и работает вместе со скоростным фискальным регистратором. Доля такого регистратора в цене ККТ может быть огромной — доходит до 30 000 рублей.
Напомним, что работать без фискального регистратора с POS-системой невозможно. Это один из основных ее форм-факторов. Именно фискальный регистратор записывает данные о транзакциях в накопителе и готовит их к передаче в ОФД, а оттуда — в налоговую.
Можно ли назвать POS-систему хорошим решением для малого бизнеса и ИП? Конечно, нет. Это самая дорогая контрольно-кассовая техника, цена которой доходит до 100 000 рублей. Этот вариант нужно исключить из списка рассмотрения, если ищете недорогую онлайн-кассу.
ККТ на базе бюджетных фискальных регистраторов
Здесь, как и в предыдущем случае, фискальный регистратор работает в связке с вычислительным модулем. Разница заключается в цене и производительности. Недорогой фискальный регистратор стоит около 7 600 рублей, а для работы достаточно вычислительных мощностей простого компьютера или даже мобильного гаджета. Вычислительный модуль может стоить около 10 000 рублей.
Обратите внимание! Если в вашем магазине или офисе уже есть компьютеры или гаджеты, совместимые с интерфейсом регистратора, можно напрямую подсоединить устройство к ним. Никаких дополнительных трат не будет. В комплексной сборке получится одна из самых недорогих онлайн-касс.
Помните, что функционал фискального регистратора минимален. Это устройство может только печатать чеки и передавать информацию в ОФД. На этом все. Чтобы можно было использовать ФР в бизнесе, нужно иметь специальное программное обеспечение и компьютер.
Автономные онлайн-кассы типа «смарт-терминал»
Достаточно дорогие устройства, которые функционируют на системе Android. Оборудуются сенсорным экраном и открывают возможность установки вспомогательных приложений. Например, приложений для автоматической выгрузки данных в 1С или приложений для аналитики.
Есть модули для реализации маркетинговых кампаний, готовые решения для ведения товарного учета, приложения для повышения эффективности менеджеров. Работа с ними воспроизводится в режиме «одного окна». Очень удобно, но дорого. Ориентировочная стоимость автономной ККМ типа «смарт-терминал» составляет 18 000 рублей. Уже не POS-система, но все еще не то, что мы ищем.
Автономные кассы командно-управляемого типа
Самая дешевая онлайн-касса для ИП. Представляет собой полноценный кассовый аппарат. Не нужно докупать никаких вычислительных модулей — устройство готово к регистрации и использованию прямо с момента покупки. В отличие от смарт-терминала, такая ККТ стоит намного дешевле. Она работает без специализированной операционной системы и поддерживает ограниченное число команд.
Дисплей, как правило, отображает только базовую информацию по текущей операции. Например, подтверждение введенной суммы или оповещение о том, что операция была проведена успешно. На мультизадачность автономная касса не рассчитана.
Самую дешевую онлайн-кассу такого типа можно купить за 4—5 тыс. рублей. Еще придется заплатить за фискальный накопитель. Решение хорошее с точки зрения минимизации издержек, но на развитие с такой техникой рассчитывать не приходится. Автономные онлайн-кассы рекомендуются для бизнеса с малым ассортиментом услуг и потоком клиентов.
Какой тип лучше выбрать для экономии?
Рассмотрим их основные отличия:
| Фискальный регистратор | Автономная онлайн-касса |
|---|---|
| Работает только в комплекте с вычислительным модулем (компьютером, телефоном, планшетом), который нужно докупать отдельно | Работает как самостоятельное устройство и не требует покупки никаких дополнительных вещей, кроме фискального накопителя |
| Позволяет добавлять сколько угодно позиций, но эффективно работать с ними можно будет только при настройке программного обеспечения | Память ограниченная. В базу некоторых моделей можно ввести максимум 30 позиций. Есть модели, где можно расширять память с помощью вставки MicroSD |
| Программа не устанавливается в фискальном регистраторе, она находится на подключенном к нему устройстве. С привлечением программистов можно создать недорогую онлайн-кассу для ИП с широким функционалом | Программа уже входит в прошивку. Она заточена на выполнение простейших команд, но не требует никаких дополнительных установок |
| Нет дисплея. Все данные выводятся на подключенное устройство. На корпусе есть только лампочки, свидетельствующие о состоянии (например, доступе к интернету) | Нет дисплея. Все данные выводятся на подключенное устройство. На корпусе есть только лампочки, свидетельствующие о состоянии (например, доступе к интернету) |
| Печатает чеки с высокой скоростью. Скорость печати доходит до 100 мм в секунду, а начинается от 75 мм | Имеет меньшую среднюю скорость печати в сравнении с фискальным накопителем. С другой стороны, это сильно зависит от модели |
| Стоимость сравнима с ценой автономной ККМ, но присутствуют дополнительные издержки: вычислительный аппарат и оптимизация программного обеспечения | Самая дешевая онлайн касса с накопителем дешевле фискального регистратора, если учитывать дополнительные расходы на него |
Самая простая касса для ИП: кому подходит?
Неважно, сколько вы сэкономили на покупке, если выбранная аппаратура непригодна для вашего бизнеса. Самые простые кнопочные аппараты без дополнительного функционала подходят микробизнесу и мелкой рознице. К таким относятся:
Если это не относится к вашему бизнесу, лучше все-таки выделить деньги на смарт-терминал, выбрать более сложную модель или повозиться с фискальным регистратором. С самой простой онлайн-кассой сотрудник не сможет эффективно работать, производительность упадет, как и лояльность клиента.
