Контрольная работа по теме 4.3 Информационная технология обработки данных в среде динамических (электронных) таблиц
a. табличный редактор, обрабатывающий числовую информацию
b. усовершенствованный калькулятор
c. офисное приложение, с помощью которого можно быстро посчитать, используя
знаки математических операций
d. таблица символов
e. текст, преобразованный в таблицу
2. Как условно называют документы, созданные в Excel
a. книги
b. страницы
c. таблицы
d. листы
e. изображения
3. Для создания абсолютной адресации в Excel необходимо использовать знак
5. Как применить функцию СРЗНАЧ – вычисление среднего значения диапазона ячеек?
6. Что образуется на пересечении столбцов и строк в MS Excel
a. ячейки
b. ярлыки
c. рабочий лист
d. строка
e. столбец
7. Что сочетает в себе адрес ячейки
a. номера столбца и строки, на пересечении которых она расположена
b. двухбуквенные комбинации
c. прописные латинские буквы столбцов
d. заглавные буквы столбцов и строк
e. номер столбца
8. Что означает в MS Excel следующая запись А15:С25
a. диапазон ячеек
b. формула
c. взаимосвязь между ячейками
d. абсолютная ссылка на ячейку
e. относительная ссылка на ячейку
9. С какого символа начинается ввод формул в MS Excel
10. Какой формат используется в MS Excel для записи различных отвлеченных чисел
a. числовой
b. денежный
c. формат даты
d. текстовый
11. Какой формат используется для записи цифровых нечисловых данных
a. текстовый
b. числовой
c. денежный
d. общий
e. процентный
12. Какая команда используется для изменения формата отображения данных в текущей строке:
a. Формат – Ячейки
b. Сервис – Формат ячеек
c. Вид – Ячейки
d. Формат – Таблица
e. Формат – Вид – ячейки
13. Вычисления в таблицах MS Excel осуществляется при помощи
a. формул
b. ячеек
c. листов
d. ссылок
14. Как называется адресация, если при копировании формулы автоматически изменяются
адреса в ссылках в MS Excel
a. относительная
b. абсолютная
c. автоматическая
d. процентная
e. общая
15. Как называется адресация, если при копировании формулы адреса в ссылках не изменяются
в MS Excel
a. относительная
b. абсолютная
c. автоматическая
d. процентная
e. общая
16. Что используется для обозначения всех видов графического представления числовых
данных в MS Excel
a. диаграмма
b. функция
c. ссылки на ячейку
d. рисунок
e. таблица
17. Назовите причину возникновения в MS Excel следующей ошибки: #########
a. числовые данные не помещаются в ячейку
b. в знаменателе формулы получается нулевое значение
c. у функции пропущен обязательный параметр
d. несоответствие типов
e. функция имеет ошибочный параметр
18. Назовите причину возникновения в MS Excel следующей ошибки: #ДЕЛ /0!
a. числовые данные не помещаются в ячейку
b. в знаменателе формулы получается нулевое значение
c. у функции пропущен обязательный параметр
d. несоответствие типов
e. функция имеет ошибочный параметр
19. Назовите причину возникновения в MS Excel следующей ошибки: #ЗНАЧ!
a. числовые данные не помещаются в ячейку
b. в знаменателе формулы получается нулевое значение
c. у функции пропущен обязательный параметр
d. несоответствие типов
e. функция имеет ошибочный параметр
20 Назовите причину возникновения в MS Excel следующей ошибки: #ИМЯ!
a. числовые данные не помещаются в ячейку
b. в знаменателе формулы получается нулевое значение
c. опечатка в имени функции или ячейки
d. несоответствие типов
e. функция имеет ошибочный параметр
Обработка данных в Excel
В электронных таблицах доступны такие средства обработки данных, как сортировка, фильтрация и формирование итогов. Использование этих средств требует представления электронной таблицы в виде базы данных или списка. В этом разделе показано, как представить электронную таблицу в виде базы данных и применить к ней аппарат сортировки, фильтрации и формирования итоговых данных, включая средства сводных таблиц.
Список — это один из способов организации данных на рабочем листе. Список создается как помеченный ряд, состоящий из строк с однотипными данными. Данные, организованные в список, в терминологии Excel называются базой данных (БД). При этом строки таблицы — это записи базы данных, а столбцы — поля записей БД. Чтобы превратить таблицу Excel в список или базу данных, необходимо присвоить столбцам однострочные имена, которые будут использоваться как имена полей записей БД. Следует иметь в виду, что однострочные имена столбцов могут состоять из нескольких строк заголовков, размещенных в одной строке таблицы Excel.
При создании списка или базы данных на рабочем листе Excel необходимо выполнять следующие правила:
1. На одном рабочем листе не следует помещать более одного списка, поскольку некоторые операции, например Фильтрация, работают в определенный момент только с одним списком.
2. Следует отделять список от других данных рабочего листа хотя бы одним незаполненным столбцом или одной незаполненной строкой. Это поможет Excel автоматически выделить список при выполнении фильтрации или при сортировке данных.
3. Список может занимать весь рабочий лист.
4. Имена столбцов должны располагаться в первой строке списка. Excel использует эти имена при создании отчетов, в поиске и сортировке данных.
5. Для имен столбцов следует использовать шрифт, тип данных, выравнивание, формат, рамку или стиль прописных букв, •отличных от тех, которые использовались для данных списка.
6. Чтобы отделить имена столбцов от данных, следует разместить рамку по нижнему краю ячеек строки с именами столбцов. Не рекомендуется использовать пустые строки или пунктирные линии.
Сортировка данных. Список БД можно отсортировать по алфавиту, числам или в хронологическом порядке в соответствии с содержанием определенного столбца или столбцов.
Чтобы отсортировать весь список, достаточно выделить одну ячейку и выбрать в меню Данные команду Сортировка. Excel автоматически выделит весь список. Если в первой строке списка БД находятся имена столбцов, то они не будут включены в сортировку. Необходимо иметь в виду, что в этом случае итоговая строка исходного списка также будет включена в сортировку, поэтому целесообразнее самостоятельно выделять область исходного списка для сортировки.
Команда Сортировка осуществляется через диалоговое окно. В трех окнах ввода окна Сортировка можно задать ключи, по которым она будет выполнена.
В диалоговом окне Сортировка имеется режим Параметры, который позволяет установить порядок сортировки по первому ключу — обычный или определяемый пользователем, задать учет кодировки строчных и прописных букв (учет регистра символов), а также направление сортировки — по возрастанию или по убыванию.
Для быстрой сортировки на панели инструментов Стандартная находятся две кнопки:
Фильтрация данных в списке. С помощью фильтров можно выводить и просматривать только те данные, которые удовлетворяют определенным условиям.
Excel позволяет быстро и удобно просматривать требуемые данные из списка БД с помощью простого средства — автофильтра. Более сложные запросы к базе данных можно реализовать с помощью команды Расширенный фильтр.
Чтобы использовать автофильтр,надо сначала выделить область БД для поиска, с заголовками столбцов. При этом имена столбцов списка Excel преобразует в имена полей записей БД.
Затем выполнить команду Автофильтр в меню Данные.
По команде Автофильтр Excel помещает раскрывающиеся стрелки непосредственно на имена столбцов списка. Щелкнув по стрелке, можно вывести на экран список всех уникальных элементов соответствующего столбца. Если выделить некоторый элемент столбца, то будут скрыты все строки, кроме тех, которые содержат выделенное значение.
Элемент столбца, который выделен в раскрывающемся окне списка, называется критерием фильтра. Можно продолжить фильтрацию списка с помощью критерия из другого столбца. Чтобы удалить критерии фильтра для отдельного столбца, надо выбрать параметр Все в раскрывающемся списке столбца. Чтобы показать все скрытые в списке строки, надо выбрать в меню Данные команду Фильтр, а затем — команду Показать все.
С помощью автофильтра можно для каждого столбца задать Пользовательские критерии отбора записей базы данных, например, вывести на экран только те записи, значения полей которых находятся в пределах заданного интервала. Чтобы задать пользовательский критерий, надо в раскрывающемся списке столбца выбрать параметр Настройка. затем в диалоговом окне Пользовательский автофильтр ввести нужные критерии.
Возможна фильтрация списков в Excel по сложным критериям с использованием команды Расширенный фильтр.
Для фильтрации списка или базы данных по сложному критерию, который будет определен ниже, а также для получения части исходного списка по нескольким заданным столбцам в Excel ис пользуется команда Расширенный фильтр меню Данные. Отличие этой команды от команды Автофильтр состоит в том, что кроме перечисленных выше возможностей отфильтрованные записи можно вынести в другое место рабочего листа Excel, не испортив исходный список.
Чтобы использовать команду Расширенный фильтр, надо сначала создать таблицу критериев, которую следует разместить на;том же рабочем листе, что и исходный список, но так, чтобы не скрывать его во время фильтрации.
Для формирования таблицы критериев необходимо скопировать имена полей записей БД (имена столбцов списка) в ту часть рабочего листа, где будет располагаться таблица критериев.
При этом число строк в этой таблице определяется только числом критериев поиска. Однако включение пустых строк в таблицу критериев недопустимо, поскольку в этом случае будут найдены все записи базы данных. Задание критериев поиска в виде констант требует точной копии имен тех столбцов исходного списка, которые задают условия фильтрации. Кроме таблицы критериев для команды Расширенный фильтр надо определить вид выходного документа. Это означает, что следует скопировать в свободное место рабочего листа имена только тех столбцов списка, ко-1 торые определяют вид выходного документа. Количество строк в выходном документе Excel определит сам.
Таким образом, для выполнения команды Расширенный фильтр надо выполнить три действия:
сформировать в свободном месте рабочего листа таблицу критериев;
сформировать шапку выходного документа;
выделить область поиска в исходном списке.
Использование вычислительного критерия. Ввод вычисляемых критериев поиска в таблицу требует выполнения следующих правил.
1. Формула должна выводить логическое значение истина или
ложь. После выполнения поиска на экран выводятся только те стро
ки, для которых результатом вычисления формулы будет истина.
2. Формула должна ссылаться хотя бы на один столбец в списке.
Использование вычисляемого критерия накладывает существенное ограничение на таблицу критериев. В этом случае имя столбца в таблице критериев, содержащего значение вычисляемого критерия, должно отличаться от имени подобного столбца в исходном списке.
Формирование итогов в электронной таблице осуществляется командой Итоги из меню Данные. Чтобы команда Итоги работала, список должен быть сначала отсортирован. После сортировки можно подсчитать итоги по группам записей. Команда Итоги позволяет подводить итоги более чем по одному полю из группы записей, а также добавлять обрабатываемые поля и применять для вычисления итогов другие функции.
Сводная таблица — это еще один инструмент обработки больших списков с данными. Поскольку в этом случае сразу подводятся итоги, выполняются сортировка и фильтрация списков, то сводная таблица является более мощным инструментом обработки данных, который называется «Мастер сводных таблиц». Для создания сводной таблицы необходимо выполнить следующие шаги:
выделить область списка;
в меню Данные выбрать команду Сводная таблица, по которой на экран выводится окно Мастера сводных таблиц;
щелкнув по кнопке Далее, перейти к следующему шагу.
С помощью мыши можно перетащить поля списка из правой части окна Мастера сводных таблиц в области Строки, Столбца и Данных в том же окне. Таким образом формируется вид выходного документа.
Последний шаг построения сводной таблицы определяет, где будет размещена сводная таблица. Рекомендуется размещать ее на отдельном рабочем листе. При необходимости можно сводную таблицу озаглавить.
Для печати электронной таблицы ее следует предварительно подготовить. Для этого необходимо:
разбить ЭТ на страницы;
установить параметры страницы;
создать необходимые колонтитулы;
создать заголовки для печати, чтобы шапка таблицы выводи
лась на каждом листе;
просмотреть материал, подготовленный для печати.
Чтобы разбить ЭТ на страницы, необходимо вставить горизонтальные разделители конца страницы в требуемых местах ЭТ. Для этого надо выполнить следующее: выделить строку, с которой надо начать новую страницу; в меню Вставка выполнить команду Разрыв страницы;
В результате Excel вставит широкую пунктирную линию (конец страницы) сверху от выделенной строки.
Аналогично можно разбить на страницы остальную часть ЭТ.
Для установки параметров страницы в меню Файл следует выбрать команду Параметры страницы, определив размеры полей, наличие и расположение колонтитулов, а также наличие заголовков таблицы и другие параметры.
1. Что такое электронная таблица и каковы ее основные функции?
2. Укажите типы данных, используемые в электронных таблицах.
3. Какой класс задач решается с помощью электронных таблиц?
4. Чем отличается абсолютный адрес ячейки от относительного?
5. Что такое рабочий лист и рабочая книга?
6. Какие возможности предоставляет Excel при работе с диаграммами?
7. Какими средствами располагает Excel для сортировки и выборки данных?
8. Какие ограничения имеет сортировка в Excel?
9. Что такое фильтрация данных?
10.В чем отличие автофильтра от расширенного фильтра?
11.Как автоматически просуммировать данные в строках и столбцах?
12.Что такое мастер формул?
13.Чем отличается расширенный фильтр от автофильтра?
14.Что такое сводная таблица и как ее создать?
15.Что такое связывание объектов в Excel? Для чего используются связи?
16.Как установить связь между данными разных рабочих листов в
одной рабочей книге?
17.Как установить связь между данными из разных рабочих книг?
18.Какую проблему позволяет решить установление связей между разными таблицами в Excel?
19.Можно ли таблицу, созданную в Excel, вставить в документ Word?
Темы рекомендуемых лабораторных работ
1. Технология обработки электронных таблиц.
2. Организация вычислений средствами электронных таблиц.
3. Средства деловой графики электронных таблиц.
4. Инструментальные средства электронных таблиц.
Какой инструмент управления данными в ms excel не меняет количество обработанных данных
____Работа в MS Excel____
СОДЕРЖАНИЕ
ЗАНЯТИЕ 1. ОСНОВЫ РАБОТЫ В MICROSOFT EXCEL
Microsoft Excel – самая популярная в мире программа электронных таблиц, входящая в стандартный офисный пакет Microsoft Office. Она выдержала уже несколько переизданий, возможности каждой новой версии расширяются, появляются новые формулы, макросы для вычислений, которые используются в бухгалтерском учете, научных и инженерных приложениях. MS Excel – универсальная программа для составления электронных таблиц любой сложности и дизайна, графиков и диаграмм, поэтому современные офисные работники готовят в ней отчеты, экспортируют в Excel данные из других офисных программ.
Приложение Excel, будучи составной частью популярного пакета (имеется в виду Microsoft Office), по массовости своего использования уступает, пожалуй, только другому приложению этого же пакета (имеется в виду редактор Word). Хотя это утверждение основано и не на статистических данных, однако, думается, выглядит вполне правдоподобно. В любом случае, малознакомым широкому кругу пользователей приложение Excel никак не назовешь. У Microsoft Excel есть существенный, и, как представляется, не до конца раскрытый потенциал, и задача данного пособия состоит в том, чтобы показать возможности MS Excel при решении прикладных задач.
Основные функции Excel:
− проведение различных вычислений с использованием мощного аппарата функций и формул;
− исследование влияния различных факторов на данные; − решение задач оптимизации;
− получение выборки данных, удовлетворяющих определенным критериям;
− построение графиков и диаграмм.
Общие сведения о книгах и листах Microsoft Excel
Элементы экрана
Рис. 1.1. Структура рабочего листа
Строка меню.
Под строкой заголовка находится строка меню, в которой перечислены группы команд: Главная, Вставка, Разметка страницы, Формулы, Данные, Рецензирование, Вид. Каждая группа объединяет набор команд, имеющих общую функциональную направленность.
Рис. 1.2. Вид строки меню
Ввод и редактирование данных
Для ввода информации в заданную ячейку нужно установить на нее курсор или нажать мышью на этой ячейке. После этого можно начинать вводить данные. С вводом первого символа вы переходите в режим ввода, при этом в строке формулы дублируется текстовая информация вводимая в ячейку а в строке состояния отображается слово Ввод.
Строка формул Microsoft Excel, используется для ввода или редактирования значений или формул в ячейках или диаграммах. Здесь выводится постоянное значение или формула активной ячейки. Для ввода данных выделите ячейку, введите данные и щелкните по кнопке с зеленой «галочкой» или нажмите ENTER. Данные появляются в строке формул по мере их набора.
Поле имени находится в левом конце строки ввода. Используйте поле имени для задания имен активной ячейке или выделенному блоку. Для этого щелкните на поле имени, введите туда имя и нажмите ENTER. Такие имена можно использовать при написании формул или при построении диаграмм. Также поле имени можно использовать для перехода к поименованной ячейке или блоку. Для этого откройте список и выберите из него нужное имя.
Рис. 1.3. Вид строки формул
Если информация уже введена в ячейку и нужно лишь добавить или скорректировать ранее введенные данные, дважды нажмите мышью на нужной ячейке или нажмите клавишу F2, когда требуемая ячейка выделена. При этом вы переходите в режим ввода и можете внести необходимые изменения в данные, которые находятся в этой ячейке.
Наряду с понятием адреса ячейки в электронной таблице используется понятие ссылки. Ссылка– это элемент формулы, который используется тогда, когда надо сослаться на какую-нибудь ячейку таблицы. В этом случае адрес будет использоваться в качестве ссылки.
Есть два стиля представления ссылок в Microsoft Excel:
— Стиль ссылок R1C1 (здесь R — row (строка), C — column (столбец)).
Ссылки в Excel бывают 3-х видов:
— Относительные ссылки (пример:A1);
Относительные ссылки
Рис. 1.4. Относительная ссылка
Абсолютные ссылки
Если необходимо, чтобы ссылки не изменялись при копировании формулы в другую ячейку, используют абсолютные ссылки. Абсолютная ссылка всегда указывает на одну и ту же ячейку, независимо от расположения формулы, её содержащей. Для создания абсолютной ссылки на ячейку необходимо поставить знак доллара ($) перед той частью ссылки, которая не должна изменяться. Например, если в A1 находится формула =$B$5+$C$8, то при копировании содержимого ячейки A1 в ячейку В2 или A3 в этих ячейках также будетнаходиться формула =$B$5+$C$8, что говорит о том, что исходные данные всегда будут браться из ячеек В5 и С8.
Рис. 1.5. Абсолютная ссылка
Смешанные ссылки
Рис. 1.6. Смешанная ссылка
Кроме понятия ячейки используется понятие диапазона – прямоугольной области, состоящей из нескольких (или одного) столбцов и нескольких (или одной) строк. В качестве адреса диапазона указываются адреса левой верхней и правой нижней ячеек диапазона, разделенные знаком двоеточие ( : ). Например, диапазон A1:C4 содержит 12 ячеек (по 3 ячейки в строках и 4 ячейки в столбцах).
Рис. 1.7. Диапазон ячеек
В Excel можно выделять целые рабочие листы или их части, в том числе столбцы, строки и диапазоны (группы смежных или несмежных ячеек). Для выделения несмежных строк, столбцов или диапазонов необходимо нажать и удерживать в процессе выделения клавишу Ctrl.
Автозаполнение
Информация может вноситься в диапазон вручную или с использованием средства Автозаполнение, которое облегчает копирование данных из ячеек в соседние ячейки.
С помощью перетаскивания маркера заполнения ячейки её содержимое можно копировать в другие ячейки той же строки или того же столбца. Данные в Excel в основном копируются точно так же, как они были представлены в исходных ячейках.
Однако, если ячейка содержит число, дату или период времени, то при копировании с помощью средства Автозаполнение происходит приращение значения её содержимого. Например, если ячейка имеет значение «Январь», то существует возможность быстрого заполнения других ячеек строки или столбца значениями «Февраль», «Март» и так далее. Могут создаваться пользовательские списки автозаполнения для часто используемых значений, например, названий районов города или списка фамилий студентов группы.
Рис. 1.8. Пример автозаполнения по месяцам
В Excel разработан механизм ввода «рядов данных». Под рядами данных подразумеваются данные, отличающиеся друг от друга на фиксированный шаг. При этом данные не обязательно должны быть числовыми.
Для создания рядов данных необходимо выполнить следующие действия:
— введите в ячейку первый член ряда;
— подведите указатель мыши к черной точке в правом нижнем углу выделенной ячейки (в этот момент белый крестик переходит в черный) и нажмите на левую кнопку мыши;
— удерживая нажатой кнопку мыши, выделите нужную часть строки или столбца;
— после того как вы отпустите кнопку мыши, выделенная область заполнится данными.
Понятие формулы
Формулы – это выражение, начинающееся со знака равенства «═» и состоящее из числовых величин, адресов ячеек, функций, имен, которые соединены знаками арифметических операций. К знакам арифметических операций, которые используются в Excelотносятся:сложение; вычитание; умножение; деление; возведение в степень.
Некоторые операции в формуле имеют более высокий приоритет и выполняются в такой последовательности:
возведение в степень и выражения в скобках;
умножение и деление;
сложение и вычитание.
Результатом выполнения формулы является значение, которое выводится в ячейке, а сама формула отображается в строке формул. Если значения в ячейках, на которые есть ссылки в формулах, изменяются, то результат изменится автоматически.
В формуле может быть указана ссылка на ячейку, если необходимо в расчетах использовать её содержимое. Поэтому ячейка, содержащая формулу, называется «зависимой ячейкой», а ячейка содержащая данное – «влияющей ячейкой». При создании на листе формул можно получить подсказку о том, как связаны зависимые и влияющие ячейки. Для поиска таких ячеек служат команды панели инструментов «Зависимости». Значение зависимой ячейки изменится автоматически, если изменяется значение влияющей ячейки, на которую в формуле есть ссылка. Формулы могут ссылаться на ячейки или на диапазоны ячеек, а также на их имена или заголовки.
Перемещение и копирование формул
Ячейки с формулами можно перемещать и копировать. При перемещении формулы все ссылки (и абсолютные и относительные ), расположенные внутри формулы, не изменяются. При копировании формулы абсолютные ссылки не изменяются, а относительные ссылки изменяются согласно новому расположению ячейки с формулой.
Для быстрого копирования формул в соседние ячейки можно использовать средство автозаполнения.
Рис.1. 9. Пример автозаполнения формул
Если при вводе формул или данных допущена ошибка, то в результирующей ячейке появляется сообщение об ошибке. Первым символом всех значений ошибок является символ #. Значения ошибок зависят от вида допущенной ошибки. Excel может распознать далеко не все ошибки, но те, которые обнаружены, надо уметь исправить.
Таблица 1
Сообщения об ошибках в формулах
Ширина ячейки недостаточна для отображения результата вычисления или отрицательный результат вычислений в ячейки, отформатированной как данные типа даты и времени
Нервный тип аргумента или операнда. Например, указание в качестве аргумента ячейки с текстом, когда требуется число
Еxcel не может распознать текст, введённый в формулу, например неверное имя функции
Данные ячейки одного из аргументов формулы в данный момент доступны
Неверная ссылка на ячейку
Невозможно вычислить результат формулы, либо он слишком велик или мал для корректного отображения в ячейки
Результат поиска пересечений двух непересекающихся областей, то есть неверная ссылка
Функции Excel
Excel имеет несколько сотен встроенных функций, которые выполняют широкий спектр различных вычислений. Некоторые функции являются эквивалентами длинных математических формул, которые можно сделать самому. А некоторые функции в виде формул реализовать невозможно.
Знак равенства в начале формулы означает, что введена именно формула, а не текст. Если знак равенства будет отсутствовать, то Excel воспримет ввод просто как текст.
Аргумент функции заключен в круглые скобки. Открывающая скобка отмечает начало аргумента и ставится сразу после имени функции. В случае ввода пробела или другого символа между именем и открывающей скобкой в ячейке будет отображено ошибочное значение #ИМЯ? Некоторые функции не имеют аргументов. Даже в этом случае функция должна содержать круглые скобки:
