Как оформляется прием работника на работу?
Порядок приема на работу
Прием человека на работу — кадровая процедура, с которой начинаются трудовые взаимоотношения работодателя и работника. Ошибки при оформлении документов чреваты для компании претензиями со стороны государственных органов, а в случае инцидента между сторонами — судебным разбирательством.
Порядок приема на работу новичка зависит от того, в какую именно организацию он трудоустраивается (на государственной службе у кадровых процедур есть свои нюансы).
Прием работника на работу оформляется в 2 этапа:
В соответствии со ст. 65 ТК РФ для трудоустройства гражданину понадобятся:
ВНИМАНИЕ! Если новый сотрудник на предыдущем месте работы выбрал электронную трудовую книжку, то вместо бумажной трудовой он должен принести СТД-Р.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Если для работника ваша компания не будет основным местом работы, трудовую книжку он представлять не должен. Если же работник устраивается на работу впервые, трудовую книжку и СНИЛС ему оформляет работодатель.
Перечень документов для приема на работу не является закрытым. Отдельные законодательные акты устанавливают для определенных профессий или категорий граждан обязанное наличие дополнительных документов. Например, иностранцы при приеме на работу представляют полис ДМС, разрешение на работу или патент, разрешение на временное проживание в РФ, вид на жительство (ст. 327.3 ТК РФ). У водителя при трудоустройстве запросят водительское удостоверение, у продавца — личную медицинскую книжку (п. 1 приказа Роспотребнадзора от 20.05.2005 № 402).
Многие работодатели при приеме на работу требуют свидетельство об ИНН, хотя этот документ не входит в перечень, установленный ТК РФ. Однако мы рекомендуем его запрашивать, поскольку с 2016 года налоговики ужесточили правила проверки сведений о доходах сотрудников по НДФЛ (письмо управления налогообложения имущества и доходов физических лиц ФНС России от 23.11.2015 № 11-2-06/0733), в том числе правильности заполнения ИНН работника.
Кроме того, согласно ФЗ «О приостановлении действия отдельных положений законодательных актов…» от 29.12.2015 № 385-ФЗ организации и предприниматели, использующие наемный труд, обязаны ежемесячно отчитываться в ПФР по форме СЗВ-ТД. Среди сведений, которые страхователь должен представлять, есть и ИНН (подп. 3 п. 2.2 ст. 2 закона № 385-ФЗ).
При приеме на работу работник пишет заявление на имя руководителя. По закону для коммерческих организаций эта процедура необязательна, однако заявление о приеме на работу составляется во многих компаниях. В нем работник указывает должность, а также дату, с которой приступит к работе. Руководитель визирует заявление и передает его в отдел, занимающийся оформлением кадровых документов.
ВАЖНО! Для устройства на госслужбу заявление необходимо (ст. 26 ФЗ «О государственной службе» от 27.07.2004 № 79-ФЗ).
Оформление документов при приеме на работу
На основании заявления работника и распоряжения руководителя кадровая служба производит оформление работника в штат. Порядок действий такой:
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Перечисленные внутренние регламентирующие акты должна иметь каждая компания. В статье «Кадровые документы, которые должны быть в организации» вы найдете перечень обязательной кадровой документации и размер штрафов за ее отсутствие.
Все кадровые документы, которые необходимо оформить при приеме сотрудника на работу, эксперты КонсультантПлюс собрали в единую подборку. Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.
Подробнее о порядке заполнения формы Т-2 вы можете прочесть в этой статье.
Итоги
Мы рассмотрели документы, обязательные для оформления трудоустройства согласно ТК РФ и иным законодательным актам. Прочие кадровые документы составляются в зависимости от должности сотрудника и установленных правил кадрового делопроизводства в организации.
Проведение инструктажей по охране труда
В соответствии с ч. 1 ст. 212 ТК РФ на работодателя возлагаются обязанности по обеспечению безопасных условий и охраны труда, для чего организуется проведение инструктажей работников в области охраны труда.
Важно! Работодатель обязан за свой счет обеспечить разработку и утверждение правил и инструкций по охране труда для работников с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации (при его наличии), а также программ проведения инструктажа.
Порядок проведения инструктажа по охране труда утвержден Постановлением Минтруда РФ и Минобразования РФ от 13.01.2003 № 1/29.
Важно! Работодатель (или уполномоченное им лицо) обязан проводить инструктаж по охране труда для всех поступающих на работу лиц, а также для работников, переводимых на другую работу.
Проведение инструктажей по охране труда включает в себя:
Важно! Инструктажи по охране труда делятся на: вводный инструктаж по охране труда, первичный инструктаж на рабочем месте, повторный инструктаж, внеплановый инструктаж и целевой инструктаж.
Любой вид инструктажа проводится в индивидуальном порядке.
I. Вводный инструктаж по охране труда
Вводный инструктаж по охране труда проводится:
При необходимости по решению руководителя предприятия вводный инструктаж по охране труда проводится и для лиц, посещающих производственные подразделения предприятия и (или) находящихся на подконтрольных предприятию территории и объектах в иных целях.
Вводный инструктаж по охране труда проводит специалист по охране труда или работник, на которого приказом работодателя (или уполномоченного им лица) возложены эти обязанности.
Вводный инструктаж по охране труда проводится по программе, разработанной на основании законодательных и иных нормативных правовых актов РФ с учетом специфики деятельности организации и утвержденной в установленном порядке работодателем (или уполномоченным им лицом)
II. Первичный инструктаж на рабочем месте
Первичный инструктаж на рабочем месте проводится до начала самостоятельной работы непосредственно на рабочем месте:
Важно! Первичный инструктаж на рабочем месте может не проводиться с работниками, внесенными в перечень профессий работников, освобожденных от первичного инструктажа.
Перечень профессий и должностей работников, освобожденных от прохождения первичного инструктажа на рабочем месте, утверждается работодателем.
В список освобожденных от проведения первичного инструктажа на рабочем месте могут быть включены работники:
Первичный инструктаж на рабочем месте проводится руководителями структурных подразделений организации.
Первичный инструктаж на рабочем месте проводится по программам, разработанным и утвержденным в установленном порядке в соответствии с требованиями законодательных и иных нормативных правовых актов по охране труда, локальных нормативных актов организации, инструкций по охране труда, технической и эксплуатационной документации.
Первичный инструктаж на рабочем месте с персоналом подрядных (субподрядных) организаций, выполняющих работы на подконтрольных предприятию – организатору обучения территории и объектах, проводит непосредственный руководитель (производитель) работ – представитель подрядной (субподрядной) организации совместно с руководителем подразделения или с ответственным за проведение подрядных работ на рабочих местах (в рабочей зоне, территории) данного подразделения.
Порядок безопасного выполнения этих работ, включающий порядок инструктирования работающих, может быть оформлен отдельным документом, являющимся неотъемлемой частью договора на выполнение подрядных (субподрядных) работ (оказания услуг)
III. Повторный инструктаж
Повторный инструктаж проводится со всеми работниками, прошедшими первичный инструктаж на рабочем месте.
Повторный инструктаж проводится непосредственно на рабочем месте по программам, разработанным для проведения первичного инструктажа на рабочем месте.
Важно! Повторный инструктаж проводится не реже одного раза в шесть месяцев.
Повторный инструктаж может быть при необходимости по распоряжению организатора обучения ограничен только проведением проверки знаний требований охраны труда в объеме сведений, содержащихся в программе первичного инструктажа на рабочем месте.
IV. Внеплановый инструктаж
Внеплановый инструктаж проводится:
Внеплановый инструктаж может быть при необходимости распоряжением работодателя заменен на целевое специальное обучение и проверку знаний требований охраны труда.
Внеплановый инструктаж проводят по программам, разработанным и утвержденным организатором обучения в установленном порядке, либо непосредственно по новым инструкциям по охране труда и (или) безопасному выполнению работ на данном рабочем месте, или по иным необходимым для инструктажа локальным нормативным актам и документам в соответствии с целями внепланового инструктажа
V. Целевой инструктаж
Целевой инструктаж проводится:
Перечень работ и массовых мероприятий, перед выполнением которых проводится целевой инструктаж, устанавливается организатором обучения самостоятельно с учетом специфики его производственной деятельности и соответствующих национальных нормативных требований.
Целевой инструктаж проводят по программам целевого инструктажа, разработанным и утвержденным в установленном порядке в соответствии с характером выполняемых работ или массовых мероприятий, перед выполнением которых проводится целевой инструктаж, либо непосредственно по инструкциям по охране труда и (или) безопасному выполнению работ, или по иным необходимым для целевого инструктажа локальным нормативным актам и документам
Важно! Конкретный порядок, условия, сроки и периодичность проведения всех видов инструктажей по охране труда работников отдельных отраслей и организаций регулируются соответствующими отраслевыми и межотраслевыми нормативными правовыми актами по безопасности и охране труда.
Первичный на рабочем месте, повторный, внеплановый и целевой инструктажи проводит непосредственный руководитель работ (мастер, прораб, преподаватель и т.д.), прошедший в установленном порядке обучение по охране труда и проверку знаний требований охраны труда.
Важно! Проведение всех видов инструктажей регистрируется в соответствующих журналах проведения инструктажей.
Проведение целевого инструктажа фиксируется либо в наряде на выполнение работ, в том числе в наряде-допуске, либо в специальном журнале целевых инструктажей.
Все записи в журналах удостоверяются подписями инструктируемого и инструктирующего (инструктора по охране труда) с обязательным указанием даты и времени проведения инструктажа.
Важно! Инструктаж по охране труда завершается устной проверкой приобретенных работником знаний и навыков безопасных приемов работы лицом, проводившим инструктаж.
Зачем нужен вводный инструктаж при приеме на работу
В любой сфере деятельности организации — от офиса до производства нужно позаботиться об охране труда сотрудников. Форс-мажорные ситуации на рабочих местах влекут за собой множество проблем, проверок, а, бывает, и штрафов. Поэтому вводный инструктаж по технике безопасности при приеме на работу — не формальность. О нюансах этого мероприятия рассказывают специалисты Бухгалтерии.ру.
Задачи вводного инструктажа
Обязанность работодателей ознакомить сотрудников с требованиями по охране труда регламентируется ст. 225 ТК РФ. При вводном инструктаже нужно знакомить сотрудника:
В каждой организации эти пункты разные.
Понятия «инструктаж» и «обучение» работников не идентичны. В процессе инструктажа нужно довести до работника действующие нормы и правила. Проведение инструктажа — обязанность работодателя. А обучение сотрудников работодатели могут проводить на свое усмотрение.
Нормативные акты по проведению инструктажей
Порядок проведения инструктажей и виды инструктажей по охране труда регламентируются ГОСТ 12.0.004-2015 «ССБТ. Организация обучения безопасности труда. Общие положения» (далее — ГОСТ 12.0.004-2015) и Порядком обучения по охране труда и проверки знаний требований охраны труда работников организаций, утвержденном постановлением Минтруда России и Минобразования России от 13.01.2003 № 1/29.
Для кого нужно проводить вводный инструктаж
Перечень лиц, которые должны получить инструкции от работодателя, приведен в абзаце 1 п. 2.1.2 Порядка обучения.
Допускать к работе лиц, которые не прошли вводный инструктаж, работодатель не имеет права.
Кто проводит вводный инструктаж
Лица, которые могут инструктировать новых сотрудников по охране труда, перечислены в п. 2.1.2 Порядка обучения. Это могут быть:
Сотрудник, который проводит инструктаж, должен пройти обучение и проверку знаний по охране труда в аккредитованном образовательном центре.
Если директор является единственным учредителем фирмы и с ним заключен трудовой договор, он должен провести вводный инструктаж самому себе (письмо Роструда от 27.04.2017 № ПГ/08346-03-3).
Программа вводного инструктажа
Работодатель самостоятельно разрабатывает программу по проведению инструктажа с учетом специфики деятельности компании. Примерный перечень вопросов для составления программы можно найти в приложении Б к ГОСТ 12.0.004-2015.
В программе перечисляется перечень вопросов, которые нужно довести до инструктируемого лица, и время, на них отведенное.
Такую программу нужно утвердить приказом по организации. В приказе нужно указать сотрудника, отвечающего за проведение инструктажа. Такого сотрудника нужно ознакомить с приказом, где работник должен поставить подпись и дату ознакомления.
Журнал вводного инструктажа
Итак, сотрудник ознакомлен с требованиями охраны труда, успешно устно ответил на вопросы — вводный инструктаж по технике безопасности закончен. Об этом нужно сделать запись в специальном журнале регистрации. В такой записи должны быть дата инструктажа, сведения об инструкторе и инструктируемом, структурное подразделение организации, где будет трудиться сотрудник, подписи указанных лиц.
Административная ответственность
Статья 5.27.1 КоАП РФ регламентирует ответственность при допуске к исполнению трудовых обязанностей лицо без прохождения инструктажа.
К должностному лицу или предпринимателю может быть применен штраф в размере от 15 000 до 25 000 рублей. Для организации штраф больше — от 110 000 до 130 000 рублей.
Вам надо по-другому работать с наличкой. Кого прижмут налоговики и банки? Забирайте запись, пожалуй, лучшего вебинара «Клерка»: «Как будут контролировать наличку по 115-ФЗ».
Только до завтра можно забрать запись со скидкой 60%. Программу вебинара смотрите здесь
