Наблюдение и голосование за задачу
JIRA также позволяет пользователям просматривать (watch) конкретную задачу, подписываясь на уведомления о любых обновлениях, относящихся к этой задаче (при условии, что ваш администратор JIRA настроил для проекта соответствующую схему уведомлений).
Если у пользователей есть дополнтельные разрешения (см. ниже), они могут просмотреть списки избирателей и наблюдателей задачи. Пользователь может управлять списком наблюдателей, то есть добавлять других пользователей JIRA в список наблюдателей. Это полезно, если ему нужно привлечь внимание кого-то к определенной задаче. Списки избирателей и наблюдателей отображаются в правой части экрана при просмотре задачи:
Голосование за задачу
Чтобы проголосовать за задачу:
1. Найдите или просмотрите задачу, за которую хотите проголосовать, и получите доступ к ее странице «Просмотр задачи»(View issue).
2. Чтобы проголосовать за задачу, нажмите «Проголосовать за эту задачу» (Vote for this issue).
Чтобы просмотреть список пользователей JIRA, которые уже голосовали за задачу:
1. Найдите или просмотрите задачу, за которую хотите проголосовать, и получите доступ к ее странице «Просмотр задачи»(View issue).
2. Нажмите «Количество голосов» (Number of votes), чтобы просмотреть список пользователей, которые проголосовали за задачу.
Наблюдение за задачей
Чтобы просмотреть задачу:
2. Нажмите «Начать наблюдение за этой задачей» (Start watching this issue), чтобы мгновенно стать наблюдателем задачи.
В любое последующее время при входе в систему нажмите эту кнопку еще раз, чтобы остановить просмотр задачи.
Для того, чтобы просмотреть существующих пользователей, добавить новых или удалить имеющихся из задачи, необходимо выполнить следующие шаги:
1. Найдите или просмотрите задачу, которую хотите просмотреть, и получите доступ к ее странице «Просмотр задачи»(View issue).
2. Выполните одно из следующих действий:
Нажмите «Количество наблюдателей» (Number of watchers), чтобы открыть всплывающее окно «Добавить наблюдателей» (Add Watchers).
Выберите «Дополнительные действия» (More Actions)> «Наблюдатели» (Watchers), чтобы открыть страницу «Наблюдатели» (Watchers).
Комбинация клавиш ‘.’ + начать вводить наблюдателей
3. Используйте страницу «Добавить наблюдателей» (Add Watchers) или «Наблюдатели» (Watchers), чтобы:
Просмотреть список существующих пользователей, которые следят за задачей;
Добавить пользователей в качестве новых наблюдателей задачи;
Удалить существующих наблюдателей.
Советы:
Разрешения
Обязательные разрешения проекта
JIRA включает следующие разрешения проекта для управления теми, кто может просматривать / редактировать списки избирателей и наблюдателей:
Эти разрешения проекта предоставляются вашим администратором JIRA через схему разрешений.
Дополнительные глобальные разрешения
При добавлении наблюдателей задачи для доступа к:
Однако, если у вас нет этого разрешения, вы можете добавить пользователей, указав их имена:
Кроме того, администратор JIRA также должен убедиться, что опция JIRA «Разрешить пользователям голосовать за задачи» (Allow users to vote on issues) не была не отключена. (Дополнительную информацию см. в разделе «Настройка опций JIRA»).
Настройка просмотра отдельных Issue в Аtlassian Jira
Настраивая Jira столкнулся с тем, что не могу дать доступ пользователю системы к отдельному Issue в конкретном проекте.
Конечно, выход есть — это настройки Security Level, но мне, к сожалению, не подошел данный способ, хотя он лежит в основе придуманного варианта настройки. Метод проб и ошибок очень развивает познавательные способности и прочно закрепляет полученные навыки, но отнимает много времени, поэтому делюсь тем, что получилось у меня и приглашаю к обсуждению. Надеюсь, это будет полезно и сэкономит некоторое время администраторам Jira.
Проблема настройки через Security Level заключается в том, что доступ к Issue предоставляется всем пользователям конкретной Группы/Роли, а мне необходимо было, чтоб только определенные пользователи в Группе/Роли «А» видели некоторые Issue проекта. Добавлять в общий Security Level Scheme отдельных пользователей задача неподъемная для рядового пользователя системы, а сотрудник с правами администратора и так всегда занят. Перехожу от словоблудия к рецепту.
Имеем Atlassian JIRA v 6.3.8 Server Instance.
1. Устанавливаем add-on JIRA Watcher Field
Бесплатен. Позволяет добавлять Watchers в момент создания Issue, для этого необходимо добавить Custom Field «Watchers», в используемый Screen Schemes. Еще этот add-on позволит использовать Custom Field в настройке Security Level
2. Настраиваем Permission Scheme
В Permission Scheme проекта добавляем необходимую группу или роль в Project Permissions, правило Browse Projects. Стоит отметить, что при добавлении Группы все участники будут видеть проект «П», в списке проектов, но без Issue. При добавлении Роли, проект будут видеть только те, кто был добавлен в Роль в настройках проекта. Администрировать конкретный проект может гораздо больше пользователей, чем администрировать всю Jira, и без вреда для целостности системы. Дальше можно внести Группу/Роль еще в несколько правил. К примеру, Create Issues позволит пользователям создавать Issue в рамках проекта и видеть только их (нужно добавить Reporter в Security Level), плюс те, в которых они Watchers, можно еще разрешить оставлять комментарии, редактировать их, добавлять вложения и т.д.
3. Настраиваем Security Level Scheme
Добавляем новый Security Level Scheme и создаем в нем Security Level, в котором добавляем все Группы/Роли, которые должны видеть всегда все Issue проекта, НЕ добавляем, Группы/Роли, которые должны видеть только определенные Issue. И добавляем:
User Custom Field Value (Watchers) — даст возможность добавленному пользователю в Watchers видеть Issue;
Reporter — пользователь будет видеть только созданные им же Issue;
Current Assignee (по желанию) — позволит открыть доступ к Issue пользователю из Группы/Роли «А» без добавления его в Watchers, просто назначив на него Issue.
В результате таких не хитрых манипуляций можно давать доступ к конкретному Issue определенному пользователю, как в момент создания Issue, так и потом, редактируя Watchers или Assignee.
Using watchers and @mentions effectively in Jira
Jira makes it easy to keep others in the loop and stay on top of issues you care about. For notifications to be effective you can’t overwhelm your audience. Jira has three notification methods known as notification schemes, watchers, and @mentions. In this blog article we will focus on watchers and @mentions as they apply to all users. Let’s look at how we can use both to send just the right amount of notifications to ourselves as well as our team. For reference, notification schemes are set by a Jira Admin and can be customized per project.
Watch: Stay tightly connected to an issue
When a person watches an issue they get a more complete set of notifications during the entire lifecycle of the issue. The system administrator can set what notifications watchers receive using notification schemes. By default, watchers see all of the major events in an issue’s lifecycle: all field changes, reassignments, and comments.
Why would you want to watch an issue? If there’s a critical issue in your program you’ll want to stay on top of all of the updates the team gives on that issue. Watching helps you stay connected to that issue from the point of discovery all the way to resolution. Keep in mind that watching can generate a lot of email traffic though, so be specific in the issues you choose to watch.
In Jira 6 we released a new feature called bulk watch (and unwatch). This feature allows you to directly select issues from list view in the issue navigator conveniently to watch.
@mentions: Just reach out once
If you want to ping someone about an issue, but don’t feel like they need ongoing notifications, @mentions are a perfect solution. Let’s look at a couple of examples where @mentions save time and ensure that everybody is on the same page.
Say you and a coworker both discover the same issue; obviously, only one of you should file it. In the description you can quickly use an @mention to loop your colleague in on the issue. When you submit the issue to Jira, they will get one notification that the issue was filed. That way, they don’t file the issue thinking that you didn’t. The benefit of using an @mention over adding them as a watcher is that they only get notified once.
Often times when working on an issue you need feedback from your manager or a coworker. You could certainly reassign it, but that’s a fairly heavyweight operation to just ask a question. By using @mentions, you can quickly direct conversation in comments to get needed feedback and keep you moving forward. That way the issue always stays assigned to you and on your radar.
Filters and dashboards: Keeping an eye on notifications
We can all agree it’s not hard to get lost in email. With Jira’s powerful filtering and dashboards it’s easy to create a view that shows all issues that you are involved with as a watcher or as an at mention. I’d like to place a gadget on my dashboard that shows all of the issues I’m watching and a separate gadget that shows all of the issues I’ve been at mentioned in recently. The issues I’m watching are issues I’m waiting on from someone else and the issues I’m at mentioned in people are waiting on me. Having two gadgets makes the responsibility division clear.
Issues I’m watching
To generate a list of all the issues I’m watching, we can use the following JQL, also known as Advanced Searching. If you are unfamiliar with JQL see our tutorial series.
This returns all of the issues I’m watching that are not fully closed. Use the following query to see only issues that haven’t been resolved.
Issues I’m mentioned in
For @mentions, we are looking for our username text in any text field. This will pick up all at mentions in comments, description, and other text fields. I arbitrarily set the restriction to only include issues that have been updated in the last 7 days. Once I get notification of an at mention, I’m usually quick to respond. That way the other party gets the information they need from me quickly. I found seven days is enough time for me to respond (vacations notwithstanding).
Displaying on a dashboard
You can then display these two queries on a dashboard to give a convenient place to follow all the issues you are watching and mentioned in. Since we are using the currentuser() function you can share these queries and dashboards with your team. When your team members view this dashboard Jira customizes the content for them.
Twitter tip!
Once a release winds down you may want to stop watching all the issues in that release. You can use the bulk change feature to do that!
Most satisfying #Jira action: Advanced Search, watcher = currentUser(), Bulk Action, Select All, Stop Watching.Ahhhh…
Ready for more Jira tips and tricks? Sign up for our monthly Jira Insiders newsletter, and click below for more tips and best practices blogs.
Did you find this post useful? Share it on your social network of choice so you can help your fellow Jira users keep their teams in the loop, too!
The Blog
stefaan@idalko.com January 10, 2019 Uncategorized
An important part of using Jira effectively is being able to track issues that are important to you.
Fortunately, Jira makes this incredibly simple with its “watching” functionality.
By watching an issue you sign up to receive email notifications whenever the issue is updated, allowing you to monitor work as it happens.
In this guide to watching issues we’ll provide all the details on this functionality. From how to add watchers in Jira to how to filter watched issues.
Here is the overview:
How to watch jira issues
A good way to get notified of issue updates, and to keep track of changes, is to watch an issue in Jira.
How do you actually start watching an issues?
First, find the issue you want to watch and go to the “View Issue” page.
Then click “Start watching this issue”.
How to stop watching an issue in Jira
To stop watching a Jira issue, just go to the same page and click “Stop watching this issue”.
How to watch Jira issues in bulk
You might be wondering if there’s a way to do this faster. There is.
You can use the bulk watching functionality in Jira. This allows you to choose to watch multiple issues at once.
To start watching Jira issues in bulk, first go to the search tool to find the issues that you’d like to watch.
Then use the bulk change wizard:
To note, bulk operations are configured to an individual’s account. And is not done by default in some versions of Jira.
And a final note, you can also use this tool to stop watching multiple issues.
How to autowatch Jira issues
You can configure your Jira to autowatch issues, based on a certain criteria.
In fact, we’ve created a custom workflow in which specific users are automatically added as watchers to an issue whenever it is created.
The following script will iterate over all users that have the role ‘ProjectWatcher’ and automatically be added as a watcher:
There’s also the option to autowatch by default, which makes the user a watcher as soon as they comment on an issue. If you’d like to do this, check in with your admin.
If you are an admin and want to make the change, follow these steps;
How to see who is watching an issue in Jira
If you have the appropriate permissions then you can see the watcher list on the right when looking at the “View issue” page.
If you click on the number displayed to the right of “Watchers”, then you can see all the individual watchers.
If you’re not the admin of your Jira, you can request the admin to grant the following permissions.
If you are an admin, you can edit these settings by going to “Project Settings” and then “Permissions” before making the changes you need.
How to add watchers in Jira
Once you are on the “View issue” page for the issue you want to edit you can:
You can also use these screens to review watchers and to remove watchers.
Is there a way to check the issues you are watching in Jira?
There’s more than one way to do this, in fact.
The first is to go to search and simply create a filter for issues in watchedIssues().
The second is to go to search and use the JQL query:
watcher = currentUser() AND resolution = Unresolved ORDER BY priority DESC, updated DESC
This will pull up a list of unresolved issues that you’re watching, ordered by priority.
You can also use this search for what issues other users are watching.
This of course also allows you to see which users are following issues that you have created.
And if you have the appropriate permissions you can add and remove issues from other users’ watch lists.
How to get a summary version rather than watching individual issues
Jira has got you covered.
Rather than receiving a notification for every update, a subscription lets you track a filter with a consolidated version of the change history sent in a single email.
This is extremely useful if you want to be kept up to date with the big picture without having to follow every change and update.
To set up a subscription:
Jira will then keep you up to date on all the issues matching the filter settings at an interval of your choice.
If you want, you can also watch the issues directly to provide additional information when needed.
Does this crossover with Issue Voting?
Issue voting allows you to give an issue a point to indicate that it should be prioritized.
Doing so, though, doesn’t enable email alerts in the way that watching an issue does.
Clicking “Vote for this issue” on the “View Issue” renders a vote. And you can then click again to remove your vote.
You can also see who has voted on an issue from the “View issue page” by clicking on the number of votes.
Jira apps for issue watching
There are several apps which can help you manage how you watch issues in Jira.
Component Watcher for Jira Cloud
This app allows you to see all the watchers for components of a project from a single location.
You can also add and remove watchers using a Jira dashboard gadget. And you can get notifications by email for user groups.
The app is useful for getting updates on the specific components you’re interested in. And also for filtering by criteria such as Issue Type, Priority and Status.
Related issues for Jira Cloud
The Related Issues app allows you to connect issues in order to have other issues visible from the “View Issue” page.
This allows you to quickly get a sense of the wider context of issues.
By seeing similar issues alongside one another, it can be particularly useful to flag if problems are recurring or if work is being duplicated across multiple tasks.
Note: Jira Server users can get similar functionality from the Related issue panel app and the Related Issues app. These allow one or more customizable panels to be added to issue pages. The apps call up relevant issues based on rules that can be refined and targeted as needed using JQL.
Watcher Custom Field for Jira
Watcher Custom Field enables a new custom field type so watchers can be modified whenever issues are created or changed.
The app can be used throughout Jira (including in permission schemes, issue security schemes and workflows) and also allows users to search for watchers from the issue navigator.
The new functionality can be deployed wherever custom fields can be used; and, as standard, is only accessible to users that have the “Manage Watcher List” permission.
Conclusion
Watching issues is a crucial way of keeping track of what is going on in your Jira instance.
Of course, you shouldn’t watch every issue that passes through the system. And we’ve explained the reasons why here.
But if you get the balance right, then you’ll have a laser focus on the work that is being done and the issues that are being updated across your Jira instance.
To recap: in this guide we’ve covered:
If we’ve missed anything out or if you have any other questions, let us know in the comments below.
SUBSCRIBE TO OUR NEWSLETTER
iDalko is a Platinum Atlassian Solution Partner based in Belgium, France and Ukraine offering Atlassian services & consultancy surrounding the Atlassian toolset. The company is also known for its popular Jira apps Table Grid & Pivot Gadget and the cross-company integration tool, Exalate.
EXALATE
Connect multiple Jira instances and any other trackers at the flip of a switch. Learn more
TABLE GRID FOR JIRA
View and edit tabular data, stored in local or external databases, from within your Jira issues. Learn more
Jira watchers что это
Jira — это инструмент управления проектами, который помогает оптимизировать работу команды. Принцип работы сервиса похож на диспетчер задач в компьютере: с его помощью отслеживают запущенные процессы (проекты) и контролируют число ресурсов (сотрудников). В Jira проджект-менеджер грамотно распределяет сотрудников для выполнения задач и планирует работу. Например, если в работе уже четыре проекта, в которых задействованы все разработчики, значит, новый проект запускать не стоит, нужно дождаться завершения хотя бы одного.
Agile-разработка с Jira
В Jira работают Samsung, Coca Cola, Visa, Dropbox и Audi. NASA использует Jira для создания ПО, которое управляет беспилотными исследовательскими аппаратами в космосе, например марсоходом Curiosity. Еще все эти компании придерживаются методологии Agile.
Agile — это гибкая система разработки, в которой сложные задачи разбиваются на итерации — небольшие этапы. После каждого из них команда постепенно выдает готовые части продукта, их тестируют и оценивают. Одну итерацию называют спринтом ( англ. sprint — бег на короткую дистанцию). В конце спринта команда подводит итоги и ставит себе задачи на следующий.
Главные принципы Agile:
Есть два подхода к работе над проектом, основанные на Agile.
1. Методика Kanban — это способ визуализации задач с помощью досок, на которых задачи располагаются в соответствии со статусом. Стандартная канбан-доска делится на три колонки:
К этим колонкам можно добавлять другие. Например, между задачами в работе и завершенными поставить колонку с этапом тестирования. Такие доски используют для разных процессов — в команде маркетинга или при любой проектной работе.
2. Методика Scrum — в ней собраны все принципы гибкой разработки: деление на спринты, взаимодействие в команде и с заказчиком, нацеленность на рабочий продукт. Для визуализации рабочего процесса в Scrum тоже используют доски, на которых отслеживается процесс разработки. Отличие от канбан-досок в том, что самую важную роль играют спринты и задача не может находиться в работе дольше, чем длится спринт. Доски бывают физическими — тогда команда перемещает задачи, переклеивая стикеры. Такую методику скрам-мастера рекомендуют для небольших команд, у которых все разработчики в одном офисе. В Jira виртуальные скрам-доски выглядят так:
Для чего используют Jira
Этот инструмент создавали для отслеживания статуса задач и ошибок, но со временем его функционал расширился. Сегодня в Jira можно управлять процессом разработки от идеи до запуска готового продукта. Кроме IT-команд, ее используют маркетологи, аналитики, тестировщики и другие специалисты.
Для чего может помочь Jira:
Начните свой путь в IT
Попробуйте себя в IT-профессиях. Получите все курсы по программированию, аналитике данных, Data Science по цене одного.
Как пользоваться Jira
Зайдите на сайт проекта и зарегистрируйтесь с помощью электронной почты, Slack, Microsoft или Google-аккаунта.
После регистрации придумайте имя проекта. Система рекомендует выбирать простое и понятное, например название компании, чтобы никто из команды его не забыл. Но нужно уникальное имя — некоторые уже могут быть заняты.
После регистрации инструменты для управления будут доступны.
Интерфейс
Внешне Jira похожа на любой другой таск-менеджер.
В верхней строке меню шесть вкладок:
В рабочей области отображаются доски с колонками и задачи, которые в зависимости от статуса перемещаются между этими колонками. Есть несколько типов задач:
Боковое меню состоит из элементов управления проектами:
В нижней части бокового меню расположены компоненты проекта:
Создание первого проекта
После регистрации в Jira кнопка «Создайте проект» появится в рабочей области в самом центре экрана:
Шаг 1. Jira предлагает на выбор три шаблона проектов, которые подходят для разных методов работы команд:
В первых двух шаблонах рабочий процесс разбит на колонки «К выполнению», «В работе» и «Готово», и в них доступны одинаковые типы задач: эпик, история, баг, задание, подзадача.
Шаг 2. При выборе шаблонов Kanban и Scrum Jira предлагает выбрать тип управления проектом:
Шаг 3. Проекту присваиваются название и ключ:
После этого новый проект будет создан, и внутри него уже можно создавать задачи:
Создание задачи
Добавить задачу в проект можно двумя способами: кликнуть на кнопку «Создать» в верхнем меню или на «+ Создать задачу» в колонке «К выполнению». Во всплывающей форме заполняются атрибуты задачи:
Повышение производительности Jira
Компания Atlassian поддерживает комьюнити пользователей Jira и создает обучающие материалы, с помощью которых легче внедрить этот инструмент в работу. Например, на официальном сайте есть инструкция «Шесть базовых шагов для начала работы с Jira».
Вот что рекомендуют специалисты из Atlassian, чтобы повысить эффективность работы в Jira.
Дробить большие задачи на мелкие. В тайм-менеджменте есть прием — разделить слона (большую и трудную задачу) на бифштексы (мелкие и простые задачи), потому что так слона удобнее есть. Этот принцип применим не только к масштабным проектам, но и к простым заданиям, которые выдаются сотрудникам. Если в задаче несколько шагов или действий, стоит разделить ее на подзадачи, каждую из них расписать внятно и подробно, а не пытаться уместить алгоритм выполнения в одном описании, потому что в нем сотрудник может запутаться.
Каждая задача должна состоять из одного понятного действия. Например, «Составить дизайн-макет продукта» — это не задача, а этап работы, который состоит из цепочки действий: провести интервью с заказчиком, создать бриф, собрать референсы, обсудить дизайн с командой разработки, согласовать референсы с заказчиком, создать «рыбу» макета и так далее. Описанные шаги — это даже не половина работы над дизайн-макетом, а только малая часть, и каждый из шагов — отдельная задача.
Комментировать задачи. Комментарии — это архив обсуждений проекта, к которому обращаются, если возникли разногласия или ошибки. Они помогают команде не держать в голове мысли по поводу проекта, а фиксировать их под карточками задач и доносить друг до друга нюансы работы.
Допустим, в проекте возникла ошибка — кнопка в приложении вместо нужной страницы отправляет пользователя на главную. Один из разработчиков вспоминает, что подобная ошибка возникала в работе над предыдущим проектом и в комментариях обсуждали, в чем ее причина и как это можно исправить.
Готовиться к спринтам. Подготовка — это составление списка задач, расстановка приоритетов, оценка целей, сроков выполнения работы и сложности. На планирование создатели Jira советуют отводить не менее двух часов в неделю, а при оценке сложности использовать разные способы и обозначения. Например, можно использовать размеры одежды для обозначения величины задач, где XS — это небольшая, простая в решении задача, а XXL — объемная и сложная, которая не решается за один спринт.
Аналоги Jira
Это тоже инструмент для управления процессами на основе канбан-досок, который разработали Fog Creek, но в 2017 году его выкупила компания Atlassian, и теперь и Trello, и Jira принадлежат ей. Trello считается интуитивно понятным инструментом, который подходит любым, даже небольшим командам.
Работа, как и в Jira, организована по методу Kanban, задачи располагаются на досках и делятся на колонки: запланированные, в работе и завершенные. Для каждой задачи заводится новая карточка с названием, описанием, метками, исполнителем и другими атрибутами. Но в отличие от задач в Jira, карточки в Trello могут содержать подзадачи, списки или чек-листы.
Инструмент для управления процессами, организующий задачи в группы, которые и называются Basecamp, то есть «базовый лагерь». Таких групп шесть: новостная лента (Message Board), лист задач (To-dos), общий чат (Campfire), календарь (Schedule), автоматический чек-лист (Automatic Check-ins), документы и файлы (Docs & Files).
Преимущество Basecamp — это Campfire, чат для общения в команде, своего рода лагерный костер, где все собираются и обсуждают задачи, — а также автоматические чек-листы, благодаря которым можно не задавать коллегам вопросы о готовности задач, а отслеживать их самостоятельно.
Asana предлагает пользователям выбрать вариант контроля процессов: доски, список задач, таймлайн или календарь. Принцип управления процессом похож на Jira и другие планировщики: проект делится на задачи и подзадачи, у задач есть авторы и исполнители, их распределяют на доске в соответствии со статусом и располагают на таймлайне.
В Asana предусмотрено три уровня коммуникации: общение происходит в комментариях к задаче, в проекте или внутри команды, — это отличает ее от других таск-менеджеров. Для обмена файлами предусмотрена интеграция с Dropbox, Google Диском, Adobe Creative Cloud и другими сервисами.
Позиционирует себя как простая альтернатива другим планировщикам. У Wrike есть готовые шаблоны, выбор которых зависит от целей проекта, — например «Управление маркетинговой кампанией», «Запуск продукта», «Планирование нового проекта» и Канбан-доска.
Wrike, как и Jira, позволяет создавать дашборды с отчетами, отслеживать загруженность команды, чтобы предотвратить переработки и выгорание. Также в планировщике есть система контроля версий. Документы в форматах Word и Excel редактируются прямо во Wrike, скачивать их не нужно.
