Enterprise Content Management — как быстро принимать правильные решения?
С развитием информационных технологий успешность компаний и организаций все больше зависит от эффективности методов работы с неструктурированной информацией – документами, электронной почтой, электронными формами, всем тем, что является основными информационными сущностями в современном бизнесе. Сегодня происходит революция мировоззрения в рамках которого неструктурированная информация перестает быть продуктом бизнеса, и становится высокоэффективным бизнес-инструментом.
От эффективности и дальновидности стратегии в области управления неструктурированной информации во многом зависит и продуктивность организации в целом. Так, уже сейчас для многих крупных и средних организаций решение задач по управлению неструктурированной активный контент вкупе с технологией бизнес-процессов, можно существенно информацией однозначно ассоциируется с использованием функционала специализированной Enterprise Content Management платформы.
Основная задача платформы ECM (Enterprise Content Management, управление корпоративным контентом) — автоматизировать процессы работы с информацией и контентом, как в вопросах хранения и использования контента, так и в вопросах автоматизации документарных бизнес-процессов.
Современный рынок предлагает различные варианты подходов к решению данных задач, но сейчас мы расскажем о парадигме Agile ECM от компании IBM. Agile ECM — это адаптивная технология, которая помогает организовать наиболее эффективный режим работы с неструктурированной информацией и обладает встроенными аналитическими возможностями и возможностями управления бизнес-процессами, что позволяет повысить гибкость и эффективность бизнеса, предоставляя данные, необходимые для принятия важнейших ежедневных решений – тогда, когда эти данные нужны больше всего. Именно это является большим конкурентным преимуществом в принятии быстрых и, главное, правильных решений.
Решения IBM Agile ECM являются комплексными и позволяют одновременно решать четыре типа задач:
1. Управление контентом. Помимо базовых возможностей по управлению корпоративными электронными архивами Agile ECM использует технологию активного контента, которая подразумевает возможность автоматического реагирования системы на события, происходящие с хранимыми документами (объектами). Используя повысить достоверность и актуальность информации, используемой для принятия решений. Контроль над информацией и автоматизация процессов помогут обеспечить «прозрачность» процессов и более эффективный учет для заинтересованных сторон.
2. Управление бизнес-процессами. Бизнес-процессы должны быть эффективными, они должны объединять сотрудников, бизнес-системы и информацию. Подход, который использует IBM к управлению корпоративным контентом сочетает в себе возможности управления бизнес-процессами и управления данными. Этот подход позволяет активизировать содержимое в приложениях и реализовывать решения на основе событий и имеющейся информации. Такой подход поможет принять правильное решение, даже если соответствующее событие происходит впервые.
3. Управление соответствием нормативным требованиям. Корпоративное управление и мандаты соответствия привели к увеличению числа упущений в связи с появлением множества новых нормативных документов и правоприменительных инициатив. Здесь необходим гибкий подход, помогающий принимать взвешенные, экономически эффективные решения. Каждый мандат соответствия содержит собственный набор требований, но у всех есть одно общее свойство: необходимость обеспечения более высокого уровня прозрачности и контроля над содержимым и процессами для снижения риска. Продукты IBM для управления соответствием нормативным требованиям позволяют архивировать электронную почту и другие электронные сообщения (например, записи), а также управлять ими, помогая обеспечивать соответствие и снижая затраты на управление системами хранения данных.
4. Поиск информации. Для принятия эффективных и своевременных бизнес-решений компании должны обеспечить доступ к нужной информации сотрудникам, занятым умственным трудом, руководителям, заказчикам и партнерам. Чтобы сохранить конкурентоспособность, нужно выгодно отличаться от других. Этого можно достичь, превратив пассивные хранилища содержимого в активные источники бизнес-информации с помощью надежных и ориентированных на пользователя решений для поиска, классификации и анализа содержимого. Получив контроль над неструктурированными данными, появляется возможность принимать более правильные решения, позволяющие повысить степень удовлетворенности заказчиков и достичь желаемых результатов.
Основой в решениях IBM Agile ECM являются линейки продуктов IBM FileNet и IBM OmniFind.
Для того, чтобы можно было эффективно управлять информацией, процессами и соответствием нормативным требованиям IBM предлагает интегрированную платформу, которая обеспечивает не только стабильное взаимодействие указанных выше решений, но и интеграцию с широким рядом ИТ-систем и продуктов, представленных на рынке (например, платформа отлично интегрируется с Lotus Quickr, MS SharePoint, Lotus Symphony, Microsoft Office, SAP, а также поддерживает формат XML), тем самым снижая затраты и повышая эффективность.
Решения IBM Agile ECM на рынке идут под девизом «Быстро принимать правильные решения» и это не случайно. Этот девиз стал реальностью для компаний, которые, используя эти решения, более качественно обслуживают заказчиков, эффективнее используют рабочую силу, получают весомую отдачу от вложений – и все благодаря правильному управлению и своевременной доставке информации.
Ibm filenet что это
 |
| Алексей Гостев |
 |
| Артур Панчоян |
На февральской конференции «Экосистема ECM в условиях кризиса», организованной PC Week/RE, были представлены возможности, которые предоставляет платформа IBM FileNet для управления корпоративной информацией, и примеры их практической реализации.
Современные возможности FileNet
Как известно, FileNet представляет собой платформу, на основе которой возможно создание и настройка систем управления неструктурированной информацией. Программные решения, созданные на ее базе, позволяют осуществлять долгосрочное хранение и классификацию документов любого типа, работать с текстовыми документами различных форматов, изображениями, аудиозаписями, сообщениями электронной почты, видеофайлами. А также, обеспечивать контроль жизненного цикла документов, что, в свою очередь, гарантирует качественную поддержку бизнес-процессов на предприятии и в любом из его подразделений.
Эксперты подсчитали, что ежедневно компаниями создается до 15 Пб различного рода информации, 80% из которых — это внутренние документы, электронная почта, социальные среды и т. д. Поэтому самой распространенной на сегодня проблемой для предприятий является управление всевозрастающим разноформатным информационным потоком.
«Информация, которая появляется сегодня в организациях, по большей части не структурированная. И проблема заключается в ее эффективном управлении, умении выявить из общего потока необходимую информацию для решения на ее основе конкретной бизнес-задачи. Вариантом для управления жизненным циклом графических документов может быть IBM Production Imaging Edition», — отметил Алексей Гостев, менеджер по решениям компании IBM.
Это решение сочетает в себе работу с изображениями, их сбор и автоматизацию и включает в себя четыре модуля:
1. IBM Datacap Taskmaster Capture — сканирование и распознавание документов, извлечение из них необходимой информации, размещение изображений и метаданных в хранилище.
2. IBM FileNet Content Manager — средство хранения и управления графически представленных документов.
3. IBM Business Process Manager — автоматизация и обслуживание бизнес-процессов, а также автоматическое перенаправление скан-копий документов в зависимости от их содержания.
4. IBM Content navigator+Daeja ViewOne Pro — просмотр документов, составление аннотаций и при необходимости редактирование некоторых фрагментов.
По словам г-на Гостева, решение полностью интегрировано и предоставляется как полноценный продукт, не вызывая при этом необходимости переключения между процессами сканирования, распознавания и последующего архивного хранения. «Все эти задачи включены в единый интерфейс, что позволит организациям сократить расходы, улучшить качество обслуживания своих клиентов и быстро найти нужный документ благодаря единой базе данных», — пояснил он.
В процессе решения разнообразных бизнес-задач пользователь работает с различной информацией. Эта работа зачастую не имеет установленных правил и шаблонов, но требует быстрого свободного доступа к информации и достаточных полномочий исполнителя, который может самостоятельно управлять и контролировать ресурсы для достижения цели. Сегодня такие бизнес-задачи находят свое отражение в решениях кейс-менеджмента.
IBM Case Manager — это комплексный подход и интегрированные инструменты для управления кейсами. Решение объединяет контент, процессы и людей, что дает всестороннее представление о ситуации.
«Case Manager способен решать самые разные бизнес-задачи. Функционал позволяет реализовывать концепцию „единого окна“ в ходе обращения граждан, автоматизировать работу с тендерами, финансовый документооборот, кадровую и договорную работу. Примером может служить прием на работу новых сотрудников. Для этого можно создать кейс, который начинается с оценки человека, проверки его документов, соответствия его квалификации необходимым требованиям. В результате появляется много документированной информации, которую специалист зафиксирует в кейсе. И он будет иметь продолжение, если соискателя возьмут на должность. Тогда в первые дни он будет знакомиться с действующими в организации инструкциями и письменно подтверждать это», — рассказал г-н Гостев.
По его словам, преимущество подобных кейсов в том, что ИТ-департамент, как и компания в целом, приобретает актуальную среду, на основе которой можно быстро реализовывать различные задачи, используя при этом уже готовые наработанные шаблоны вместо того, чтобы всякий раз начинать работу с нуля. «Суть решения заключается в способности обеспечить своевременную доставку всего создаваемого в рамках кейса контента нужному специалисту благодаря тому, что решение поддерживает гибкие маршруты. Кроме того, оно организует отправку уведомлений о происходящих в кейсе изменениях; имеет инструменты коммуникаций для всех, кто работает над кейсом; поддерживает систему контекстного и атрибутивного поиска; ведет аналитику, мониторинг и обеспечивает хранение всей истории кейса», — сообщил г-н Гостев.
Тема особенностей хранения информации и документов в зависимости от сферы деятельности предприятий не теряет своей важности. Одной из актуальных задач сегодня является хранение документа в нескольких папках одновременно, при этом избегая создания его многочисленных копий, без изменений и потери данных.
«Classification Engine в режиме реального времени позволит работать с любым видом контента и автоматически или полуавтоматически классифицировать и каталогизировать информацию. После настройки системы в зависимости от требований и видов имеющихся документов эта технология при вводе нового документа, исходя из его контекста, определит, например, что в 97% случаев он относится к договорной документации и осуществит его учет в нужной папке. При этом можно настроить его автоматическую отсылку в несколько папок. Таким образом пользователь избегает размножения одного и того же документа. Кроме того, решение позволит отслеживать все его изменения, создание новых версий, сроки архивирования. А Content manager on demand — специализированное хранилище для типизированных документов, (счета, отчетность) — позволит их быстро обработать», — рассказал г-н Гостев.
Он также отметил, что представленные решения имеют возможность работы через мобильные приложения.
Проекты и внедрения
О примерах внедрений решений на платформе IBM FileNet рассказал Артур Панчоян, архитектор решений компании «Логика бизнеса». Одним из них является автоматизация процессов обработки первичной бухгалтерской документации компании «РН-Учет» — сервисного предприятия «Роснефти», в задачи которой входит финансовый аутсорсинг, обработка документов, получаемых из территориально-распределенных по стране предприятий.
«Перед „Роснефтью“ стояла задача централизации всех функций по финансовому учету плюс снижения трудоемкости и повышения скорости подбора документов для государственных органов. Было использовано решение „Логика ECM. Финансовые документы“, созданное на платформе IBM FileNet», — пояснил г-н Панчоян.
По его словам, сроки реализации проекта были очень небольшие — всего четыре месяца. «Сегодня система функционирует в 18 центрах обработки информации заказчика. Бумажный массив документов переведен в электронный вид, который хранится в электронном хранилище данных на базе FileNet», — сообщил г-н Панчоян.
Он отметил также, что для созданных изначально на бумаге документов были реализованы потоковый ввод и распознавание, а также полный цикл обработки и передачи документов в хранилище. Кроме того, предусмотрена возможность гибкой настройки рабочих процессов и автоматическая маршрутизация документов. Для электронных документов предусмотрено автоматизированное выполнение полного объема бизнес-процессов. Хранение также осуществляется на базе IBM FileNet и имеет гибкие механизмы поиска и составления отчетности.
«Применение платформы FileNet обеспечивает обработку большого объема информации, что в результате делает поисковые запросы эффективными и быстрыми, позволяет увеличить скорость получения документов, их подборку для запросов внутренних и внешних аудиторов. Часто повторяющиеся и аутентичные запросы можно сохранять и постоянно получать по ним необходимые документы на регулярной основе», — добавил г-н Панчоян.
Он подчеркнул, что в результате внедрения были отмечены снижение риска потери оригиналов документов за счет уменьшения использования бумаги, возросшая скорость поиска информации, сокращение затрат на содержание архива и времени между поступлением документа и его учетом в системе. Благодаря созданию объединенного центра обслуживания снизились затраты на ведение и учет бухгалтерской документации, а также обработку и логистику «первички».
Другой проект, о котором рассказал гн-Панчоян, был реализован в Россельхозбанке. Там была поставлена и решена задача быстрого и эффективного доступа к клиентским документам, используя систему «Электронный архив».
«Любая операция в банке подтверждается определёнными документами, которые электронным образом „сшиваются“ в клиентское досье, из которого следует, возможна ли выдача кредита клиенту. Нужную информацию можно посмотреть в информационной системе банка, но для ее подтверждения нужны документы. Ранее сотрудник был вынужден обращаться в большое количество отделов, которые обрабатывали документы. Далее их копировали или отправляли по электронной почте. В условиях территориально распределенных офисов это отражалось на оперативности обслуживания клиента. И не потому, что сотрудники банка плохо работали, а в результате потраченного на поиск той или иной информации времени », — пояснил г-н Панчоян.
Таким образом, были поставлены следующие задачи: повысить оперативность и качество обслуживания клиента, сократить срок передачи документов между офисами и подразделениями банка, организовать централизацию хранения документов, снизить риск их потери. Требовалось создание системы управления клиентскими документами для банковских операций и интеграция электронного хранилища данных (ЭХД) с информационной банковской системой.
«Решение обеспечивает сканирование документа и его загрузку в хранилище. Процесс предусматривает корректную загрузку документа, которую проверит специальное подразделение. Надо отметить, что отдел, который осуществляет ввод документа, и упомянутое подразделение территориально удалены друг от друга. Кроме того, используются штатный встроенный модуль поиска и модуль построения отчетов», — рассказал г-н Панчоян.
На сегодняшний день, по его словам, в 78 филиалах банка обрабатывается 10 типов документов объемом 4 млн. страниц в месяц.
«В системе увеличивается как общее количество документов, и число пользователей. К ней подключаются новые департаменты, что влечет за собой необходимость загрузки новых видов документов. К примеру, если отделу банка кроме уже загруженных в систему необходим документ, с которым другие департаменты не работают. Благодаря внедренному решению это стало возможным», — резюмировал г-н Пачоян.
IBM FileNet — комплексная корпоративная платформа для управления неструктурированной информацией и бизнес-процессами. Ведущие аналитические агентства (Gartner, Forrester Research) называют FileNet самой мощной и функциональной ECM-платформой.
Автоматизация документооборота и делопроизводства
«Логика: СЭД» на платформе IBM FileNet упрощает и ускоряет работу с документами в рамках одной или нескольких организаций. Продукт обеспечивает повышение эффективности работы за счет автоматизации комплекса документоориентированных процессов.
Продукт обеспечивает информационную поддержку основных процессов управления документопотоками организации:
входящей, исходящей и внутренней корреспонденцией;
организационно-распорядительными и нормативными документами;
IBM FileNet — комплексная корпоративная платформа для управления неструктурированной информацией и бизнес-процессами. Ведущие аналитические агентства (Gartner, Forrester Research) называют FileNet самой мощной и функциональной ECM-платформой и ориентиром для всего рынка ECM.
На базе IBM FileNet реализован продукт «Логика: Платформа», который является основой для построения «Логики: СЭД» в компании заказчика. Совместно с вендорским решением, «Логика: Платформа» обеспечивает надежное долговременное хранение и классификацию документов, оперативно предоставляет документы для обеспечения бизнес-процессов, дает пользователю набор сервисов для управления контентом и бизнес-процессами.
| Разработчики: | IBM |
| Технологии: | BPM, CMS — Системы управления контентом, СЭД |
Комплексная корпоративная платформа для управления неструктурированной информацией FileNet — один из наиболее востребованных на мировом рынке программных продуктов, владельцем которого с 2006 года является IBM (приобретена у одноименной компании).
FileNet P8 Platform
FileNet P8 представляет собой программную платформу и готовый инструментарий для создания и развертывания систем управления неструктурированной информацией и интеграции приложений. Пакет FileNet Business Process Manager, в свою очередь, включает продукты, ориентированные на управление бизнес-процессами, инструменты мониторинга и визуализации деловой активности предприятия, а также решения для ведения корпоративного репозитария контента.
Решение обеспечивает надежное долговременное хранение, классификацию документов различных типов: текстовых файлов, сканов, сообщений электронной почты, голосовых сообщений, изображений, видеофрагментов и др. FileNet позволяет оперативно предоставлять документы для обеспечения бизнес-процессов, контролировать выполнение корпоративных требований к документам: обеспечивать точность и непротиворечивость информации, соблюдать срок ее хранения.
Основные компоненты платформы
FileNet Case Foundation — управляет рабочими потоками между пользователями и системами в процессах, основной составляющей которых являются данные и пользователи (ранее известна как FileNet BPM).
FileNet Capture Advanced Document Recognition (ADR) автоматизирует извлечение метаданных, классификацию и разделение изображений документов.
FileNet Capture Desktop — это простое в использовании решение по сбору документов для приложений, которыми оперируют рабочие группы и отделы.
IBM FileNet Capture Professional выполняет сохранение, распределение данных и управление ими для приложений уровня предприятия.
FileNet Content Manager — это базовое решение по управлению контентом для платформы FileNet P8.
FileNet Content Services — это репозиторий документов корпоративного класса, предназначенный для управления критически важным содержимым через Web-интерфейс.
FileNet Image Manager Active Edition обеспечивает безопасное хранение образов документов в больших объемах и управление ими.
FileNet Image Services обеспечивает хранение больших объемов фиксированных данных и управление ими в среде с высоким уровнем доступности.
FileNet Report Manager обеспечивает максимальные возможности доступа к данным путем сбора и хранения выходных данных компьютера и потока данных печати.
FileNet System Monitor выполняет мониторинг работоспособности систем IBM FileNet, увеличивая время их бесперебойного функционирования и снижая стоимость владения.
FileNet eForms обеспечивает создание и обработку электронных форм для целей управления корпоративной информацией.
IBM Production Imaging Edition — интегрированный пакет для обеспечения всего цикла работ с изображениями — сканирование, распознавание, верификация, бизнес-процессы, архив и т.д.
IBM Case Manager — (Advanced Case Management)обеспечивает процесс обработку кейсов(пакетов документов)для целей повышение эффективности использования корпоративной информацией.
IBM Content Analytics обеспечивает корпоративного уровня поиск и предоставляет инструмент анализа и mining’а по текстовой информации на 14 языках, включая русский.
Платформа IBM FileNet P8 — унифицированная корпоративная среда нового поколения для интегрированных продуктов IBM FileNet P8. Обеспечивает наиболее важные потребности управления соответствием нормативным требованиям, содержимым и процессами на всех уровнях организации.
Платформа управления бизнес-процессами и корпоративным контентом от IBM
Платформа управления бизнес-процессами и корпоративным контентом от IBM
 |
| Рис. 1. Бизнес-объекты позволяют описать не только информационное содержание, но и различные аспекты существования объекта. |
 |
| Рис. 2. Архитектура платформы IBM FileNet. |
На основе платформы FileNet корпорация IBM создала интегрированную систему управления корпоративным содержанием и бизнес-процессами.
Корпорация IBM (www.ibm.com) уже много лет по праву считается одним из лидеров на рынке средств управления документами и контентом. Еще больше «Голубой гигант» укрепил свои позиции в этой быстро развивающейся сфере ИТ, купив в конце 2006 г. компанию FileNet, ведущего игрока в сегменте средств управления корпоративным содержанием (Enterprise Content Management, ECM). В октябре прошлого года на конференции IBM Information on Demand была представлена единая ECM-система, включающая платформу FileNet P8 4.0 и набор компонентов IBM Content Management 8.4.
Данное ПО представляет собой полный комплекс корпоративных средств высокопроизводительного управления информацией, включая управление неструктурированными документами и бизнес-процессами, контроль за соблюдением нормативных требований, а также инструменты быстрой разработки приложений. Интеграция функциональных возможностей и компонентов решения осуществлена на базе открытой, основанной на стандартах J2EE распределенной сервисной архитектуры и обеспечивает интероперабельность с самыми разными СУБД, корпоративными приложениями, ОС, порталами, средствами обеспечения информационной безопасности, администрирования и управления, функционирующими на разных серверных платформах. В целом платформа содержит серверные компоненты, инструменты разработки и набор специализированных приложений для интегрированного управления корпоративными бизнес-процессами и контентом.
ECM-стратегия IBM
Основу системы IBM ECM составляет платформа FileNet, в архитектуре которой используются общие компоненты, что обеспечивает возможность интеграции с различными функциональными модулями, в том числе и решениями IBM. В целом техническая политика IBM традиционно нацелена на поддержку открытых гетерогенных сред, включая различные базы данных, порталы, Интернет-серверы и хранилища контента. Стратегию IBM ECM определяют следующие основные принципы.
Контент содержится в разных хранилищах. Доступ к любому контенту организован путем поддержки хранилищ от разных поставщиков. Пользователям не приходится адаптировать приложения, они могут их быстро развертывать.
Ключевые услуги в области хранения и предоставления контента становятся все сложнее. Перспективные приложения, такие, как контент-аналитика или Master Data Management, все более востребованы клиентами.
Для инноваций требуется «активный» контент. Активный контент становится движущей силой бизнес-процессов. В центре внимания IBM — обеспечение тесной взаимосвязи между решениями для управления бизнес-процессами и контентом.
Инструменты разработки приложений: IBM создает сервисы и пакеты для разработчиков (Software Development Kits, SDK), с тем чтобы увеличить число разработчиков, которые реализуют взаимодействие с решениями IBM ECM, применяя контент в интересах специфичных бизнес-процессов своих пользователей.
Упрощение взаимодействия пользователей с системой ECМ: по мере того как компании находят все новые пути использования информации, увеличивается число точек и услуг доступа к контенту. Помимо использования порталов и приложений CEVA (Content Enabled Vertical Applications) пользователи смогут применять новые возможности работы с информацией через интерфейсы на базе технологий Web 2.0.
Концепция платформы FileNet
Неотъемлемая часть задач эффективного управления предприятием — организация потоков документов, циркулирующих в компании, и информационное обеспечение бизнес-процессов. В основу интегрированного подхода к управлению бизнес-процессами и корпоративным контентом в IBM ECM положена централизация неструктурированных документов в корпоративных репозитариях и сквозной контроль за ними, с тем чтобы можно было не только сохранять и предоставлять необходимые документы бизнес-процессам, но и обеспечивать выполнение требований нормативных актов по точности и непротиворечивости информации и срокам ее хранения.
Централизованное управление документами позволяет более конструктивно подойти к решению прикладных задач: изменения в документах в процессе их жизненного цикла могут рассматриваться как события, запускающие прикладные задачи и управляющие ходом их выполнения. Например, в банковской системе комплект документов о кредите, который запрашивает клиент, может автоматически направляться в различные подразделения, в том числе в подразделение финансовой безопасности, а затем в отдел работы с клиентами с отправкой соответствующих уведомлений исполнителям. Электронные образы документов могут иметь особые метки, отражающие правила использования и статус документа. При создании документа его сразу же относят к той или иной категории, определяют список исполнителей, контрольные сроки передачи в подразделения и принятия окончательного решения, а также порядок вывода в архив. Для международной компании может потребоваться в рамках единой системы обеспечить выполнение правил перевода исполненных документов в архив и хранения копий в соответствии с требованиями национального законодательства.
Таким образом, в интегрированной системе управления корпоративным контентом и бизнес-процессами решается триединая задача.
Динамическое управление контентом призвано обеспечивать управление неструктурированными документами различных типов (текстовые и отсканированные документы, сообщения электронной почты, голосовые обращения, изображения, видеофрагменты и т. д.) и ведение соответствующих репозитариев (баз данных контента), в том числе описаний процессов. Доступ к функциональным возможностям средств управления контентом должен быть организован со стороны системы управления бизнес-процессами, исполняемых бизнес-процессов, корпоративных приложений и офисных систем, а также со стороны средств контроля соответствия информации нормативным требованиям.
Управление бизнес-процессами должно опираться на централизованный механизм управления контентом и обеспечивать быстрое развертывание решений в подразделениях; при этом механизм управления процессами должен обеспечивать управление потоками работ (заданий), доступом к необходимым документам и их обработкой.
Контроль выполнения нормативных требований должен обеспечивать интегрированные средства контроля содержания файлов, электронных записей и сообщений электронной почты на основе системы общекорпоративных правил, постоянный мониторинг состояния документов и создание необходимых копий для ретроспективного анализа содержания.
Централизованное управление контентом
Ключевой элемент системы FileNet — репозитарий данных, сервисами которого пользуются как компоненты систем управления контентом и бизнес-процессами, так и корпоративные приложения. В соответствии с потребностями бизнеса в общекорпоративном репозитарии поддерживаются различные хранилища цифровых объектов (objectstore), которые могут быть реализованы в форме баз данных, каталогов файловых систем и даже специализированных решений для обработки и накопления изображений или сетевых устройств хранения данных. В общем случае в хранилище цифровых объектов могут содержаться структурированные и неструктурированные документы самой разнообразной природы: XML-документы (в том числе спецификации самих бизнес-процессов), документы в формате офисных программ, Web-страницы, фотографии и другие изображения, видео- и голосовые файлы, шаблоны, электронные формы и т. д.
Ключевым понятием в архитектуре FileNet выступает бизнес-объект (рис. 1). Такие бизнес-объекты соответствуют структурам данных, используемых процессами, транзакциями и событиями; они позволяют описать не только информационное содержание, но и различные аспекты существования объекта, в том числе связь с процессами и правила использования, права доступа пользователей к объекту и их полномочия. Например, бизнес-объект «Кредит» на рис. 1 указывает процессы, в которых участвует данный объект, правила их выполнения и иные элементы жизненного цикла. Иерархические отношения между бизнес-объектами и атрибутами обеспечивают наследование свойств и повторное использование структур данных. Отдельные компоненты бизнес-объекта могут представлять собой самостоятельные сущности, управляемые соответствующими компонентами информационной системы компании: электронные письма, отсканированные образы документов, данные транзакционных систем и т. д. Связывание (агрегация) компонентов бизнес-объектов происходит динамически и опирается на средства управления контентом и интеграции корпоративных приложений.
Управление процессами
Механизм управления процессами отвечает за управление потоками работ (заданий) при выполнении бизнес-процессов и ведение соответствующих репозитариев. Обеспечивается описание процессов, их изменение, анализ, моделирование и управление исполнением процессов; эти функции могут осуществляться прикладными системами или сотрудниками компании.
Определение процесса включает в себя описание последовательности действий (работ) и ресурсов, необходимых для выполнения процесса. Процессы описываются с помощью графического редактора. Они состоят из шагов, которые связываются в последовательности действий (route). Шаг процесса может быть конкретной бизнес-задачей, возложенной на исполнителя-человека или автоматизированной с помощью некоторого приложения или системной функции. Существует шесть разновидностей шагов процесса:
Процессы могут не только обращаться к подпроцессам, но и ветвиться и распараллеливаться, а также взаимодействовать между собой, при этом процессы могут осуществляться как внутри компании (ее различными подразделениями), так и вне ее, например, партнерами или клиентами. Конфигурация и описание компонентов процесса можно динамически корректировать. Спецификация процесса представляет собой XML-документ, который при исполнении процесса служит шаблоном для управления потоком работ и сопровождающих документов и их распределения по исполнителям. Работам можно назначать приоритеты, контрольные сроки завершения и нормативное время выполнения. По этим атрибутам может быть организовано уведомление исполнителей и контролирующих их работу сотрудников, а также инициализация альтернативных ветвей процесса.
Бизнес-процессы могут автоматически запускаться при изменении состояния объектов в репозитарии. Например, при создании объекта «клиент» инициализируется поток работ, связанных с регистрацией нового клиента. Благодаря поддержке разветвленной модели событий процессы в FileNet не рассматриваются как монолитные конструкции, а, напротив, компонуются из повторяющихся элементов, что обеспечивает гибкость. Управление по событиям строится по схеме публикации и подписки. При описании события указывается, какие процессы должны запускаться при его наступлении. События могут быть внутренними, связанными с изменением содержания документов, или внешними, например, возникающими при обработке транзакций в корпоративной системе управления ресурсами. Связав ключевые события, возникающие в ходе выполнения транзакции, с бизнес-процессами «по подписке», удается реализовать достаточно тонкую оркестровку процессов.
Оркестровка процессов позволяет объединять и координировать выполнение бизнес-процессов, причем отдельные элементы композитных решений могут исполняться как самостоятельные единицы работ под контролем собственного механизма управления бизнес-процессами в различных подразделениях и даже за пределами компании. Механизм управления бизнес-процессами оснащен средствами слежения за ходом их моделирования, динамической реконфигурации и настройки (с помощью консоли или программных интерфейсов), мониторинга и анализа рабочих параметров процессов и результативности деятельности. При анализе могут применяться технологии и инструменты OLAP, средства генерации отчетов и индикаторные панели. Пользователи работают с системой с помощью Web-приложения, оснащенного всеми необходимыми интерфейсами для работы с документами, событиями и уведомлениями.
Интеграция
Известно, что 80% объемов данных, используемых и порождаемых бизнес-процессами, не имеют четко выраженной структуры, и только 20% являются структурированными и могут поддерживаться системами управления базами данных. Поэтому очень важно не только уметь накапливать, классифицировать, обрабатывать и хранить неструктурированные документы (контент), но и интегрировать управление процессами и контентом, обеспечив доступ процессов ко всем имеющимся документам с соблюдением требований разграничения доступа, информационной безопасности и выполнения нормативных требований. Документы становятся доступными процессам в виде вложений. Процессы могут обращаться не только к «внутренним» документам, хранящимся в репозитарии, но и к внешним — по ссылкам URL или унифицированным именам.
Поскольку процессы могут включать не только задачи, реализуемые человеком, но и автоматизированные функции информационных систем, важно обеспечить интеграцию процессов и программных компонентов. Механизм управления процессами FileNet P8 Process Engine использует открытый интерфейс прикладного программирования, и, таким образом, все его функциональные возможности доступны внешним приложениям. В системе предусмотрены средства интеграции с Microsoft Office, Microsoft Outlook и Lotus Notes, благодаря чему пользователи могут работать с документами, находящимися в репозитарии системы, в привычной им среде, функциональные возможности которой расширены за счет специфических меню FileNet P8.
Средство FileNet Application Connector для SAP R/3 (ACSAP R/3) обеспечивает интеграцию с приложениями mySAP через интерфейсы SAP ArchiveLink и Kpro на уровне бизнес-документов, баз данных и отчетов, подготовленных в среде SAP, а также внешних документов.
При помощи портлетов функции системы FileNet P8 могут встраиваться во внешние порталы, поддерживаемые, например, BEA WebLogic и IBM WebSphere.
Архитектура платформы FileNet
Платформы IBM FileNet реализована в виде иерархической структуры, в которой выделяются три основных слоя: хранилища контента, ядра платформы и наборов функциональных компонентов (рис. 2).
Ядро платформы реализовано в виде набора следующих базовых сервисов.
Сервисы для приложений обеспечивают интеграцию с внешними программными средствами и доступ с их стороны к данным, функциональным компонентам и возможностям платформы FileNet через средства межпрограммного взаимодействия и Web-интерфейс.
Сервисы организации контента обеспечивают хранение и управление различными видами неструктурированных документов и поддерживают такие структурные единицы, как документы, папки, сохраненные запросы, шаблоны, отчеты и т. п.
С помощью сервисов объединения контента проводится извлечение данных из различных источников и их интеграция.
Сервисы организации процессов поддерживают создание и моделирование бизнес-процессов.
Сервисы создания нередактируемых версий документов обеспечивают фиксацию результатов выполнения бизнес-процессов и их архивирование в соответствии с требованиями нормативных актов.
Кроме того, в состав ядра платформы входят средства разработки, интеграции, обеспечения безопасности, а также управления и администрирования.
Верхний, функциональный слой системы FileNet состоит из трех наборов компонентов прикладного характера.
Компоненты управления контентом выполняют основной набор ECM-функций: захват, извлечение, ввод, классификацию и федеративную интеграцию неструктурированных документов из корпоративных и внешних информационных систем и репозитариев, сообщений, поступающих по электронной почте и другим каналам, а также контента Web-сайтов. Среди них выделяются следующие функциональные сервисы.
Content Manager — единое средство управления структурированными и неструктурированными данными в цифровой форме в масштабе всего предприятия. Обеспечивает управление различными видами документов (сообщения электронной почты, факсы, документы на бумаге, электронные файлы, Интернет-страницы и т. д.). Реализует концепцию «активного контента», позволяющую автоматизировать управление бизнес-процессами.
Image Manager — решает задачи организации больших объемов графических данных (изображений) и предоставляет высокоэффективные средства архивирования, индексирования и иерархического хранения данных.
Web Content Manager — с помощью этого компонента и средств публикации обеспечивается внешнее представление информации на порталах и рабочих местах пользователей.
Team Collaboration Manager — средство коллективной работы пользователей с документами и бизнес-процессами.
SharePoint Integration — обеспечивает интеграцию с Microsoft SharePoint.
Capture — инструмент автоматического сканирования документов с возможностью их классификации и интеграции с бизнес-процессами.
Document Publisher — средство доставки и публикации документов.
Web Site Manager — инструмент общего управления Web-сайтами.
Компоненты управления бизнес-процессами автоматизируют функции управления документооборотом и жизненным циклом электронных документов.
Business Process Manager — средство создания, управления и оптимизации комплексных процессов в масштабе предприятия. Предусмотрены средства быстрой разработки решений, полная интеграция с компонентами FileNet и возможность работы на различных программно-аппаратных платформах.
Forms Manager предоставляет сервисы для создания, использования и маршрутизации электронных форм с возможностью их интеграции в среду управления бизнес-процессами для межпроцессного взаимодействия на основе отслеживания наступающих событий.
Business Activity Monitor — средство мониторинга эффективности процессов в реальном времени.
Business Process Framework — инструментальная среда создания клиентских решений для работы с бизнес-процессами компании.
Компоненты обеспечения нормативных требований предоставляют необходимые средства контроля и доступа к процессам обработки информации и хранимым документам.
Records Manager — средство управления электронными документами как бизнес-записями.
Email Manager — средство управления и архивирования сообщений электронной почты.
Records Crawler — средство захвата электронных документов из различных источников для дальнейшего декларирования.
Обновленное семейство IBM Content Management
На прошлогодней конференции IBM Information on Demand было представлено обновленное семейство продуктов IBM Content Management 8.4, с помощью которых организации могут совершенствовать свой контент и связанные бизнес-процессы, выделяя свои товары и услуги на фоне конкурентов. В частности, эти продукты можно интегрировать с программными продуктами IBM FileNet Records Crawler и IBM FileNet Business Process Management (BPM). Первый из них ведет автоматический мониторинг конкретных областей с целью обнаружения документов, удовлетворяющих определенным правилам, применения правил обработки, а также сбора контента файловой системы в IBM Content Manager. Эти новые возможности позволяют управлять контентом файловой системы Windows с целью сокращения затрат и рисков. Второе решение, IBM FileNet BPM, повышает эффективность и оперативность процессов, продуктивность сотрудников, а также усовершенствует процедуры принятия решений благодаря автоматизации, рационализации и оптимизации процессов.
В семействе IBM Content Management применяется интерактивный клиент IBM WEBi v1.02, предоставляющий пользователям доступ к документам из репозитория IBM Content Manager через Web-браузер. Его применение позволяет упростить для большого количества пользователей доступ к контенту, а также дает возможность его комбинировать и многократно использовать для поддержки выполнения бизнес-задач и повышения продуктивности. Кроме того, это решение, основанное на технологиях AJAX и DOJO, включает средства поиска и извлечения контента и служит примером применения открытых стандартов для предоставления преимуществ клиентам, использующим решения для управления корпоративными отчетами, интеграции и управления контентом.
Один из ключевых функциональных компонентов — решение IBM Content Manager, предоставляющее удобные средства установки и различные варианты развертывания. Это стратегическая, открытая платформа для управления контентом, которая дает организациям возможность выбрать оптимальный подход для своего бизнеса. Пользователям предлагается простой Web-клиент, предоставляющий доступ к документам из репозитория Content Manager. Инфраструктура на базе технологий Web 2.0 и AJAX поддерживает гибкую, динамичную ECM-среду, а удобный интерактивный интерфейс повышает продуктивность работы пользователей, совершенствуя общекорпоративные взаимодействия и методы получения доступа к информации.
Обновленный компонент IBM Document Manager обеспечивает улучшенную интеграцию с IBM Content Manager, позволяя повысить продуктивность и экономически эффективно управлять всем жизненным циклом сложной бизнес-документации в ходе разработки продукта или реализации проекта.
Для управления отчетами используется решение IBM Content Manager OnDemand, с помощью которого выполняется сбор больших объемов формируемых компьютерными системами данных и автоматизированное управление их хранением. Новый Web-клиент системного администрирования позволяет выполнять множество типичных функций с использованием браузера. Благодаря реализованной в новой версии поддержке LDAP клиенты могут управлять базовой аутентификацией непосредственно на сервере, а использование 64-разрядного пространства повышает производительность. Новая функция поддержки картотек позволяет организовывать папки в электронные картотеки, упрощая навигацию по структуре папок.
Задачи интеграции неструктурированного контента в реальном времени решаются с помощью программного компонента IBM WebSphere Information Integrator Content Edition, в состав которого входит более 20 готовых интерфейсов сопряжения (коннекторов) для популярных репозиториев управления контентом. Более высокая производительность ускоряет доступ к контенту, хранящемуся в репозиториях сторонних поставщиков, и повышает скорость выполнения приложений, поддерживающих операции обслуживания клиентов. В числе дополнительных усовершенствований — поддержка новых ОС, новых Web-стандартов и ключевых функций обеспечения доступности. Используя решение IICE, клиенты могут внедрять средства интеграции, обеспечивающие защиту их инвестиций в хранилища контента и ориентированные на контент приложения.
Модуль IBM CommonStore позволяет сократить операционные расходы, связанные с растущими объемами хранилищ электронной почты и данных систем обмена сообщениями, управляя электронной почтой и электронными сообщениями для соблюдения нормативных требований. В новой версии реализована поддержка Lotus Domino 8.0 и Microsoft Exchange 2007. Кроме того, в функции поиска по сообщениям электронной почты внесены усовершенствования для улучшенной поддержки технологий eDiscovery, в том числе повышена производительность операций с электронными архивами, исключены ограничения на размер экспортируемых файлов pst и nsf, а также реализована поддержка функций блокирования/разблокирования IBM Records Manager.
По материалам корпорации IBM.
Другие статьи из раздела
Другие статьи по схожей теме
Chloride
Демонстрация Chloride Trinergy
Впервые в России компания Chloride Rus провела демонстрацию системы бесперебойного электропитания Chloride Trinergy®, а также ИБП Chloride 80-NET™, NXC и NX для своих партнеров и заказчиков.
NEC Нева Коммуникационные Системы
Завершена реорганизация двух дочерних предприятий NEC Corporation в России
С 1 декабря 2010 года Генеральным директором ЗАО «NEC Нева Коммуникационные Системы» назначен Раймонд Армес, занимавший ранее пост Президента Shyam …
компания «Гротек»
С 17 по 19 ноября 2010 в Москве, в КВЦ «Сокольники», состоялась VII Международная выставка InfoSecurity Russia. StorageExpo. Documation’2010.
Новейшие решения защиты информации, хранения данных и документооборота и защиты персональных данных представили 104 организации. 4 019 руководителей …
МФУ Panasonic DP-MB545RU с возможностью печати в формате А3
Хотите повысить эффективность работы в офисе? Вам поможет новое МФУ #Panasonic DP-MB545RU. Устройство осуществляет
Adaptec by PMC
RAID-контроллеры Adaptec Series 5Z с безбатарейной защитой кэша
Опытные сетевые администраторы знают, что задействование в работе кэш-памяти RAID-контроллера дает серьезные преимущества в производительности …
Chloride
Трехфазный ИБП Chloride от 200 до 1200 кВт: Trinergy
Trinergy — новое решение на рынке ИБП, впервые с динамическим режимом работы, масштабируемостью до 9.6 МВт и КПД до 99%. Уникальное сочетание …
