Перевести скрин в текст и расшифровать интервью: 12 проблем, которые решат «Гугл-документы»
Google Docs — это онлайн-версия привычных Word и Pages, но с большими возможностями.
В «Гугл-документах» можно смотреть историю изменений, отправлять файл ссылкой, работать в одном документе всей командой и забыть про сохранение: правки никуда не денутся, даже если выключить компьютер во время работы с онлайн-документом.
Смотрите, что умеет этот сервис.
Узнать значение слова без новых вкладок
Windows: Ctrl + Shift + Y
MacOS: ⌘ + Shift + Y
Чтобы узнать значение, нужно установить курсор на любую букву слова и одновременно нажать три кнопки. Функция работает и с английскими словами, правда, значение выдает на языке оригинала.
Если нужно не значение, а перевод, выберите «Инструменты» → «Перевести документ». В этом случае создастся копия документа с переводом от Google Translate. Доступен перевод на 103 языка.
Сделать скопированный текст единообразным
Когда для материала нужно собирать и вставлять фрагменты текста из других источников, долгое форматирование раздражает. Приходится вручную убирать отступы перед и после абзаца, менять цвет фона, шрифт и кегль. Всего этого можно избежать одним действием.
Чтобы текст вернулся к исходному форматированию, нужно выделить инородный фрагмент и нажать Ctrl + \.
Найти картинку не выходя из документа
Windows и MacOS: «Вставить изображение» → «Найти в интернете»
Когда я готовлю статью, у меня в одной вкладке открыты «Яндекс-картинки». Если мне нужна иллюстрация, то я ищу ее там, сохраняю на компьютер и вставляю в документ.
Но есть способ проще: нужно выбрать «Поиск в Интернете» в меню вставки изображения и двойным нажатием добавить картинку сразу в текст.
Надиктовать текст
Windows: Ctrl + Shift + S
MacOS: ⌘ + Shift + S
Когда нужны свободные руки, можно превратить «Гугл-документы» в личного секретаря, который запишет текст под диктовку.
Создать документ по шаблону
Чтобы не тратить время на верстку типовых документов, есть готовая коллекция шаблонов. Например для резюме, рассылки по электронной почте, презентации проекта, рекламной брошюры, доклада и делового письма.
В шаблонах уже настроены отступы, шрифты, плашки, разделители и места под изображения.
Не перепечатывать текст со скрина
Windows и MacOS: следовать инструкции
Вот как быстро перевести нарисованные символы в текст:
Чтобы не перепечатывать текст со скриншота или pdf вручную, его можно загрузить в «Гугл-драйв» и открыть в «Гугл-документах». Это бесплатное файловое хранилище от Гугл, где можно хранить все онлайн-документы и другие файлы. Сервис добавит картинку в новый документ, а ниже вставит символы, которые получится распознать.
Не скролить большой документ
Windows и MacOS: «Вставка» → «Закладка»
Если у вас большой документ, а показать нужно определенный фрагмент текста, то поможет закладка. Добавить ее в начало абзаца можно в меню «Вставка».
После этого останется скопировать адрес закладки и переслать ее.
Поставить задачу
Windows: Ctrl + Alt + M
MacOS: ⌘ + Option + M
Если вы работаете с документом в команде, можно оставить комментарий с задачей для коллег.
Для этого нужно добавить комментарий комбинацией клавиш и в появившемся окне через @ или + написать почту нужного человека. Ему на почту придет письмо с оповещением, а после выполнения задачи он отметит комментарий как выполненный.
Редактировать изображение
Windows и MacOS: «Выделить картинку» → «Параметры изображений»
В «Гугл-документах» есть встроенный редактор изображений. Он не конкурент «Фотошопу», но справится с простыми задачами. Например, можно настроить яркость, контраст и прозрачность, добавить рамку, обрезать изображение и изменить цветовую палитру.
Научить «Гугл-документы» правильным словам
Windows и MacOS: «Инструменты» → «Настройки» → «Замены»
Кроме стандартного исправления опечаток автозамена в «Гугл-документах» помогает вводить сложные символы.
Так, три точки превращаются в многоточие, два минуса (—) и знак «больше» (>) сливаются в стрелочку (→), написанная через косую черту (/) дробь принимает вид ½, а буква «c» в скобках становится значком ©. Все варианты замен можно посмотреть в настройках инструментов.
Расширить функционал
Кроме стандартных функций есть сервисы сторонних разработчиков. По сути, это приложения, которые расширяют функционал «Гугл-документов».
Научить «Гугл-документы» новым командам
Высший уровень использования «Гугл-документов» — создание собственных инструментов. Для этого есть сервис Google Apps Script, который работает на основе JavaScript. В нем можно создавать собственные приложения, которые помогут изменять файлы и настраивать «Гугл-документы» под себя.
Путеводитель по облачным офисам
Часть 1: Google Docs
Онлайн-редакторы хоть и не являются полной заменой настольных офисных пакетов, однако имеют свои несомненные плюсы, среди которых — возможность совместной работы с документами. Не менее важны «облачные» свойства онлайн-офисов и прилежащих к ним сервисов, это позволяет использовать их для хранения файлов и документооборота.
Документы Google
Сервис Документы Google, или Google Docs, появился в результате слияния двух компонентов — Writely (текстовый процессор) и Google Spreadsheets (работа с электронными таблицами), созданных компаниями Upstartle и 2Web Technologies соответственно. Оба продукта перешли в распоряжение Google и были интегрированы с Google Accounts в 2006 году. В 2012 году онлайн-офис был отнесен к Google Drive, дополненный к этому моменту другими приложениями.
Интерфейс
Оформление офисных приложений Google Документы выполнено в стиле, характерном для других сервисов Google — Gmail, Calendar и т. п. Поэтому при глобальном обновлении дизайна, проводимом Google не так уж и редко, изменения затрагивают все приложения Документов.
Большинство функциональных элементов имеют серый, белый и синий тона. Нет цветных значков, строгий стиль. В принципе, подобный уход в минимализм также характерен и для Microsoft, как будет видно в случае с набором приложений Office Web Apps.
Панель инструментов располагается в один ряд, выше расположено меню, кнопки для комментирования и предоставления доступа. Ненужные панели в любой момент можно скрыть, оставив на виду только панель инструментов. Также несложно убрать линейку и/или панель формул посредством раздела меню «Вид». Таким образом, редактирование в браузере становится более комфортным за счет расширения рабочего пространства и концентрации на самых необходимых инструментах.
В целом редактирование документов происходит без подтормаживаний. Нестабильная работа может наблюдаться при открытии нескольких десятков документов — но в данном случае все упирается в ресурсы браузера. Из недостатков нужно отметить сбои, которые пусть и редко, но все же происходят на серверах Google — в такие моменты редактировать документ невозможно.
Инструментарий Writely
На панель инструментов вынесены основные операции, вспомогательные команды вынесены в полосу меню. Разработчики почему-то посчитали, что вставка объектов (таблицы, рисунки, спецсимволы и т. д.) не нужна на панели для быстрого доступа, поэтому данная группа также перенесена в меню. Вообще говоря, многие команды меню и панели дублируются.
Для шрифтов доступны базовые возможности: выбор стиля абзаца (с предосмотром), гарнитуры (ограничен набором из 8 шрифтов), стиля начертания (среди которых нет зачеркнутого, хотя в компоненте Sheets он встречается). Также доступны настройки выравнивания, отступов, интервала.
Любопытно, что в документ можно внедрить дополнительные шрифты. и кроме того, предусмотрен расширенный список шрифтов по умолчанию. Так, если изменить язык документа на английский, результат удивит. Почему разработчики скрыли опцию добавления пользовательского шрифта в русскоязычные документы — непонятно.
В документ можно добавить закладки, внутренние ссылки (якоря), оглавление. Практически все, что необходимо для создания структуры и разметки, в текстовом процессоре реализовано. Замечено, что в документ нельзя добавить цифровую подпись для защиты либо водяной знак. В последнем случае есть альтернативный способ с использованием пользовательского css-стиля, но это, разумеется, не слишком удобно и очевидно.
Проверка орфографии в наличии: можно добавить в словарь новые термины, в контекстном меню предлагаются варианты исправления. Однако указать вручную язык проверки текста нельзя, единственный обходной вариант — изменить его в настройках документа («Файл → Язык…»).
С горячими клавишами можно ознакомиться в памятке (Ctrl + /), при наведении на значок команды или через меню.
Приложения офиса
В состав Google Диск входят приложения для работы с текстовыми документами (компонент Writely, или Docs), таблицами (Sheets), презентациями (Slides), формами (Forms), рисунками (Drawings). Согласно странице описания, основных компонентов всего три — Документы, Таблицы и Слайды. Доступ к любому из них можно получить на стартовой странице Google Диск.
Sheets
Процессор Sheets (или Spreadsheets) позволяет работать с электронными таблицами, функциями, производить вычисления. В данной онлайн-версии можно отметить несколько примечательных особенностей в сравнении с любым табличным офлайн-процессором — скажем, MS Excel. Во-первых, доступно подключение скриптов Google Apps Script (своего рода альтернатива VBA-сценариям), что открывает широчайшие возможности для создания приложений, автоматизации и др.
Во-вторых — интеграция с формами для сбора данных в таблицы. Forms не упоминаются в справке Google как компонент документов, однако это немаловажная часть офисных приложений. Формы тесно взаимодействуют с таблицами Sheets. С помощью приложения можно создавать анкеты, голосования, формы для сбора данных, которые в дальнейшем удобно просматривать в виде таблиц. При этом для построения опросов голосований и т. д. можно использовать текстовые поля, переключатели и другие интерактивные элементы.
Список функций по сравнению с MS Excel ограничен и доступен только в англоязычной реализации. Впрочем, к этому несложно привыкнуть, тем более что нужно понимать: это не калька формул из офисного офлайн-пакета. Со списком можно ознакомиться в разделе Список функций Таблиц Google. Можно заметить, что в Sheets есть собственные функции: например, для импорта данных из HTML и XML, функции Google и др.
Работа с ячейками стандартна: сортировка, фильтрация, создание диапазонов, условное форматирование. При этом никаких подвисаний не замечено, хотя при захвате больших диапазонов возникают паузы. Отсутствуют некоторые привычные команды. К примеру, для такой простой задачи, как поиск дубликатов, приходится задействовать Apps Script или другие обходные решения.
В Sheets можно строить несложные сводные таблицы. Есть средства для построения диаграммам: линейных, комбинированных, столбчатых, круговых, гистограмм и др. Есть и менее распространенные их виды — организационная, географическая. Пожалуй, не хватает лишь диаграмм Ганта (доступна как гаджет, причем не в лучшей реализации).
Slides (Presentations)
Приложение для работы со слайдами предназначено для создания презентаций с последующим экспортом в PDF, PPTX или для непосредственного просмотра в браузере. Поддерживаются эффекты переходов, анимация, шаблоны. В презентацию можно добавить видео, диаграммы из смежных приложений Документов, объекты WordArt и т. п.
Есть некоторые особенности Slides, которые следует перечислить для последующего сравнения с другими сервисами. Во-первых, мультивыделение слайдов, причем помимо стандартных операций с буфером обмена можно массово вносить изменения — изменять переходы, менять структуру макетов. Во-вторых, вставка примечаний. Как показывает сравнение облачных офисов, далеко не везде эта возможность очевидна и удобно реализована. В-третьих, достаточно простой, не перегруженный интерфейс.
Drawings
Приложение Drawings (в русском варианте звучит более размыто — «Рисунки Google») позволяет создавать чертежи с помощью линий, фигур, текста. Работу упрощают направляющие, привязка к сетке и автоматическое распределение.
Сервис можно использовать как для создания скетчей, несложного проектирования, так и для создания графиков и диаграмм. Сильная сторона Drawings — возможность совместной работы над документом. Без этого, пожалуй, ценность программы уменьшилась бы, ведь графических редакторов подобного рода — в достатке.
Совместная работа
Одно из главных облачных преимуществ Документов Google — удобство совместной работы с документами и распределения ролей. Можно вкратце перечислить несколько важных функций.
Все изменения в процессе работы с документом отображаются в реальном времени в виде курсоров различных цветов в тех позициях, где происходит редактирование (в случае с компонентом Writely). В Sheets и Slides подсвечиваются соответствующие ячейка/слайд.
В боковой панели доступен чат, поэтому в документе можно вести обсуждение, в интерфейсе Диска такой возможности не обнаружено. Доступно также комментирование текста, ячеек и слайдов.
Права доступа достаточно просты в управлении. Можно открыть общий доступ к документу, а также добавить пользователя и указать его уровень доступа (редактор, владелец, комментирование, чтение).
Контакты несложно объединить в группы, что делает распределение прав более оперативным, особенно при работе в команде.
Раньше в Google Docs были доступны коллекции, но после «ребрендинга» в Google Диск они заменены папками. И если до этого можно было добавить файл в несколько коллекций, то сейчас эта возможность отсутствует. Можно предположить, что сделано это по причине невозможности синхронизации коллекций и папок в локальном хранилище. К тому же при использовании папок не возникает сложностей с правами доступа для групп пользователей. С другой стороны, с тегами (как, например, в Zoho Docs) в Документах Google было бы гораздо удобней наводить порядок.
Поддерживаемые форматы документов
Документы
Поддерживается два ISO-стандарта документов — OpenDocument (открытие/экспорт) и Office Open XML (только открытие), плюс проприетарные форматы. В итоге список импорта/экспорта в текстовом процессоре Docs выглядит так: Word, ODF, RTF, PDF, HTML и ZIP. При загрузке документов на сервис файлы могут быть средствами сервиса конвертированы из MS Office в формат для дальнейшего редактирования.
Таблицы
Импорт: XLS, CSV, TXT и ODS
Экспорт: XLS, CSV, TXT, ODS, PDF и HTML
Презентации
Импорт: PPT и PPS
Экспорт: PDF, PPT и TXT
Изображения
Экспорт: PNG, JPEG, SVG и PDF
Кроме указанного списка, также существует отдельный перечень форматов, поддерживаемых универсальным просмотрщиком Google Drive, который доступен и для мобильных устройств (см. ниже).
Хранение файлов
Кнопка «Сохранить» на панели инструментов в приложениях Google Документы отсутствует, все изменения сохраняются автоматически. В документах ведется учет предыдущих версий с возможностью их открытия в режиме предпросмотра или загрузки на компьютер.
Как уже было сказано, хранилищем файлов является Google Диск. 5 ГБ под хранение выделяется бесплатно. Максимальный размер документов может составлять 1 024 000 символов или 1 МБ для текстовых файлов, загруженных для редактирования на сервис Google. Для таблиц ограничение составляет 400 000 ячеек, для презентаций — 50 МБ, что составляет примерно 200 слайдов.
Благодаря приложению Google Диск, документы можно редактировать как в режиме офлайн, так и в онлайне (еще в 2012 году для этого приходилось использовать сторонние сервисы вроде Dropbox). Стоит также отметить удобную загрузку документов через веб-интерфейс: их можно выборочно упаковать на сервере и передать на компьютер по e-mail либо скачать через браузер.
Для более удобной работы с MS Office есть смысл присмотреться к альтернативной синхронизации документов — Google Cloud Connect for Microsoft Office. После установки программы в MS Office появится панель синхронизации с Google Docs.
Мобильная версия
Приложение Google Drive доступно для платформ Android и iOS. В мобильной версии доступно редактирование документов, оптимизирован интерфейс под различные экраны и сохранены такие важные функции, как совместная работа с документами и синхронизация. Как дополнение, в мобильных устройствах можно использовать просмотрщик Google Drive, который существенно расширяет список поддерживаемых форматов.
Кроме того, мобильная веб-версия Drive доступна по адресу https://drive.google.com/m.
Тарифы
Google Диск бесплатен, тарифы с увеличенным дисковым пространством указаны здесь. Для образовательных и некоммерческих организаций действуют скидки. Можно также использовать Документы в составе набора облачных служб Google Apps.
[+] Бесплатность и отсутствие существенных ограничений
[+] Удобный, не отвлекающий дизайн
[+] Продуманная совместная работа в облаке
[+] Интеграция с сервисами Google
[+] Регулярные нововведения
[+] Галерея шаблонов
[−] Изредка наблюдаются сбои в работе
[−] Нет возможности персонализации рабочего пространства (брендинга)
Полное руководство по Google Docs: все, о чем вы не знали, но боялись спросить
Обновил Сергей Ломакин
«Документы» – бесплатный веб-сервис от Google, не уступающий MS Word. Читайте и сохраняйте наше руководство – такой концентрации лайфхаков для работы в Google Docs нет больше нигде.
Плюсы и минусы Google Docs
Сравнивать будем с главным конкурентом – MS Word.
Начало работы в Google Docs
Для начала вам нужен аккаунт Gmail. Если еще не зарегистрировались, сделайте это. Сразу после регистрации вы сможете пользоваться GooGle Docs. Для этого перейдите по ссылке.
Вы попадете в главное меню сервиса. Здесь находится список последних документов, с которыми вы работали, и кнопка «Создать». Нажмите на нее.
После этого вы попадете на страницу, визуально напоминающую MS Word, и сможете приступить к работе с текстом.
Другой способ начать работу – через Google Диск. Он создается автоматически, как только вы регистрируетесь в Gmail. Зайдите в сервис и нажмите кнопку «Создать»:
Создаем пустой документ или используем шаблон:
Если вы уже создавали какие-то файлы, просто откройте их, чтобы продолжить работу.
Чтобы вернуться в главное меню, щелкните по логотипу Google Docs в верхнем левом углу.
Как открыть docx-файл
В Google Docs можно работать с документами, созданными в Microsoft Word, без ограничений. Для этого нужно зайти в меню «Файл» и нажать «Открыть».
Выберите пункт «Загрузка» и укажите путь к документу на компьютере.
Как сохранить документ в Google Docs
Как только вы создаете документ, он автоматически сохраняется на Google Диске. Чтобы переименовать файл, кликните по названию в левом верхнем углу и впишите новый текст.
По умолчанию все документы сохраняются в корневой каталог вашего Google Диска. Вы можете поместить их в любое другое место. Для этого кликните на значок «Переместить объект». Создавайте папки и размещайте в них свои проекты.
Вы также можете перемещать объекты в самом Google Диске. Просто перетягивайте их в нужные папки, как будто работаете с Проводником Windows.
Если вам нужно сохранить файл не в облаке, а на компьютере, просто скачайте его. Откройте меню «Файл», «Скачать» и выберите нужный формат.
Работа с текстом в Google Docs
Панель инструментов
Здесь находится большинство инструментов, нужных для работы с текстом.
Если на экране не хватает места для всех инструментов, часть из них скрывается за иконкой с тремя точками (кнопка «Развернуть»).
Работа с изображениями
Вы можете вставлять в текст изображения, если они нужны. Просто скопируйте картинку в документ или «перетащите» ее с сайта.
Другой способ – инструмент «Изображение» в меню «Вставка».
Здесь вы можете сделать снимок с веб-камеры, указать ссылку на картинку, загрузить файл с компьютера или даже использовать поиск Google.
После загрузки изображения вы можете задать его размеры, повернуть и настроить обтекание текстом. Изображение можно копировать, переставлять, превращать в гиперссылку, выравнивать по любому краю листа или по центру.
В контекстном меню есть раздел «Настройки изображения». Здесь можно изменить прозрачность, яркость, контрастность и цветопередачу картинки.
В Google Docs можно обрезать картинки, убирая ненужные части изображения. Для этого в контекстном меню выберите пункт «Обрезать изображение» и с помощью рамок укажите область, которую нужно оставить.
Двойной щелчок по картинке тоже вызывает рамку для обрезки.
Работа со списками
Списки создаются с помощью кнопок «Маркированный список» и «Нумерованный список» на панели инструментов. Вы можете переключаться между ними в любой момент.
Новый пункт списка создается с помощью клавиши Enter. Если нужно написать что-то с новой строки, не создавая новый пункт, используйте Ctrl+Enter. А двойное нажатие на Enter, если вы находитесь во вложенном списке, создаст пункт на уровень выше.
Стрелочки возле кнопок позволяют выбрать внешний вид маркеров (арабские или римские цифры, точки или галочки и т.д.).
Уже созданные маркеры можно менять, если выделить их, а затем кликнуть правой кнопкой мыши. Вы можете назначить уникальный маркер для каждого пункта в списке.
В нумерованном списке вы можете сбросить счетчик на любом пункте и начать нумерацию заново. Это делается через контекстное меню.
Чтобы создать многоуровневый список, используйте кнопки «Уменьшить отступ» и «Увеличить отступ». Просто выделите нужные пункты и сдвигайте их влево-вправо.
Работа с таблицами
В меню есть вкладка «Таблица». Откройте ее и выберите пункт «Вставить таблицу». На появившейся сетке задайте количество столбцов и строк (максимум 20х20). Это ограничение действует только в момент создания таблицы. Позднее можно будет добавить еще строки и столбцы.
Теперь вы можете заполнять ячейки текстом и изображениями.
Если нужно создать еще строку или столбец, кликните правой кнопкой мыши по таблице и в контекстном меню выберите «Вставить».
Вы можете создать новую строку выше или ниже выбранной ячейки, а новый столбец – правее или левее текущего.
Аналогичным способом удаляются ненужные элементы.
Вы можете объединять несколько ячеек в одну. Для этого выделите их, вызовите контекстное меню в нажмите «Объединить ячейки». Отменяется действие тоже через меню.
Чтобы изменить размеры строки или столбца, наведите курсор на линию и перетащите ее в нужную сторону.
Если вы щелкните по ячейке, на панели инструментов появятся новые кнопки. С их помощью можно стилизовать таблицу, сделать ее более наглядной.
Вот так выглядят элементы форматирования таблицы:
Если выделить одну или несколько ячеек, в правом верхнем углу появится значок-стрелка. Он вызывает меню, в котором можно выделить определенные линии, а не все подряд.
Через контекстное меню можно вызвать свойства таблицы.
Здесь задается выравнивание, отступы, размеры ячеек и параметры линий-границ.
Если выделить всю таблицу и нажать Del, вы удалите только содержимое ячеек. Избавиться от самой таблицы можно командой «Удалить таблицу» в контекстном меню.
Работа с диаграммами
Вы можете создавать в документе графики и диаграммы с помощью инструмента «Диаграмма», который находится во вкладке «Вставка».
На выбор дается 4 вида диаграмм:
В Google Docs диаграммы обрабатываются с помощью внешнего приложения (тоже бесплатного), которое называется «Таблицы». Поэтому вместе с графиком сразу же создается отдельный файл – исходный документ для Google Таблиц. В него вы и будете вносить данные для таблицы.
Выделите созданный объект и нажмите «Открыть исходный документ» в верхнем правом углу.
В самой таблице вы можете изменить названия строк и столбцов, добавить новые параметры и изменить значения существующих. Просто кликайте по ячейке в таблице и выписывайте нужные данные.
Внешний вид диаграммы изменяется через контекстное меню.
Когда закончите настраивать диаграмму в «Таблицах», возвращайтесь в Google Docs и нажмите кнопку «Обновить», которая появится на графике.
Если нажмете кнопку «Удалить ссылку», диаграмма потеряет связь с данными и превратится в обычный рисунок.
Гораздо проще сначала создать диаграмму в Google Таблицах, а потом импортировать ее в документ. Для этого откройте раздел «Вставка», «Диаграмма» и нажмите «Из таблиц». Выберите таблицу и созданную в ней диаграмму, чтобы вставить ее в текст.
Работа с рисунками
Рисунки – инструмент, с помощью которого можно создавать наглядные схемы и поясняющие майнд-карты, добавлять надписи и стрелки к изображениям. Это небольшой графический редактор внутри Google Docs.
Чтобы создать новый объект, откройте закладку «Вставка» и выберите пункт «Рисунок».
В открывшемся окне можно рисовать фигуры, писать текст и добавлять изображения.
Если выделить уже нарисованную линию, можно изменить ее толщину, цвет, стиль (сплошная, пунктир), добавить метки на концах (например, стрелки).
Внутри большинства фигур автоматически создается текстовое поле, в котором можно что-нибудь написать.
Здесь же есть инструмент WorAart, который создает текст с заливкой и контурами.
Кстати, в Google Docs установлен шрифт Impact. Знаете, что это значит? Правильно, здесь можно создавать мемы в пару кликов, чтобы оживить скучный контент. Загрузили картинку, добавили WordArt текст, сохранили. Очень удобно.
Если вы хотите сохранить рисунок на локальном диске, откройте «Действия», нажмите «Скачать» и выберите нужный формат.
Если рисунок нужен в самом документе, кликните по кнопке «Сохранить и закрыть» в правом верхнем углу.
Чтобы отредактировать уже созданный рисунок, выделите его и нажмите «Изменить».
Работа с формулами
Нет, это не те формулы, которые сами все считают. Это просто база символов, которые используют для написания математических формул.
Откройте раздел «Вставка» и выберите пункт «Формула».
Все, можно начинать писать.
Некоторые символы просто вставляются в текст. В другие (например, квадратный корень или предел) нужно что-то вписывать. Ничего сложного.
Настройка стилей в Google Документах
Есть четкие требования к оформлению документов? Например, размер основного текста – 14 пунктов, шрифт Times New Roman. Заголовки – 18 пунктов, полужирные, тем же шрифтом.
Чтобы каждый раз не настраивать куски текста вручную, создайте стили текста: Google Docs будет по умолчанию применять оформление ко всем новым документам. Для этого выберите нужный стиль (например, заголовок) на панели инструментов и напишите что-нибудь.
Выделите текст и задайте нужные параметры. Укажите шрифт, размер, цвет, задайте междустрочный интервал, добавьте эффекты.
Не снимая выделение с текста, откройте список стилей и наведите курсор на нужный уровень заголовка. Появится стрелка, открывающая дополнительное меню.
Нажмите «Обновить в соответствии с выделенным фрагментом».
Теперь все заголовки в документе будут создаваться с указанными параметрами.
Если вы хотите, чтобы правило распространялось и на другие файлы, откройте список стилей. Выберите раздел «Настройки» и нажмите «Сохранить как стили по умолчанию».
Когда вы создадите новый документ, в нем уже будут доступны настроенные вами стили.
История изменений в Google Docs
Представьте ситуацию: вы неделю писали крутейший лонгрид, а затем удалили его часть. Потом добавили еще немного и вдруг решили, что прошлый вариант был все же лучше. Расстроились и пытаетесь вспомнить, что же там было? Зря.
Откройте меню «Файл» и нажмите «История версий».
В правом нижнем углу есть кнопка «Смотреть историю версий». Нажмите на нее.
Теперь нажмите на значок перевернутого треугольника:
Откроется огромная история версий документа. Вы можете выбрать любой этап и посмотреть, чем он отличается от текущего текста. Отсюда можно скопировать удаленные фрагменты или просто откатиться к нужной версии:
Полезные сервисы в Google Документах
Есть несколько полезных сервисов, которые могут облегчить вашу работу в Google Docs. Они запускаются во вкладке «Инструменты» в меню.
Статистика
Очень полезный инструмент для копирайтеров. Показывает краткую сводку данных о тексте: сколько написано страниц, слов, символов.
Вызывается с помощью кнопки «Статистика» во вкладке «Инструменты» или сочетанием клавиш Ctrl+Shift+C.
Проверка правописания
Мало чем отличается от той, которая есть в MS Word. Вы запускаете проверку, система показывает все слова, которых нет в словаре, и предлагает варианты исправления.
Cловарный запас Google наверняка не содержит некоторых частоупотребляемых вами слов. Старайтесь постепенно добавлять в словарь термины, которых система не знает, и в итоге через пару месяцев получите идеальный проверки, настроенный под вас.
Автозамена
Открывается кнопкой «Настройки» во вкладке «Инструменты»:
Этот инструмент позволяет настроить замену одних символов и слов на другие.
Пример прост. На клавиатуре нет тире. Дефис есть, подчеркивание есть, а тире нет. Конечно, можно его ставить через Alt+0150Ю но это не очень удобно. Проще задать комбинацию символов (например 2 дефиса), которая будет автоматически заменяться на нужное тире.
Работать с инструментом просто. В левое поле пишете исходные символы, в правое – конечные.
Здесь же можно разрешить или запретить заменять прямые кавычки парными: стандартных для России «елочек» Google почему-то не знает. Но эта беда решается банальной автозаменой: “ и ” меняются на « и ».
Голосовой ввод
Сказочно удобный инструмент. Позволяет наконец-то дать глазам отдохнуть. Конечно, большие тексты с кучей сложных слов вы не надиктуете, но что-то простенькое – легко.
Робот хорошо распознает русскую речь и понимает команды «запятая», «точка», «новая строка», «абзац», «восклицательный знак», «вопросительный знак».
Запускается кнопкой «Голосовой ввод» в разделе «Инструменты» или комбинацией Ctrl+Shift+S.
Когда значок с микрофоном красный, идет запись. Чтобы поставить на паузу, кликните по нему.
Номер страницы, колонтитулы, сноски, оглавление
Эти вещи вряд ли пригодятся копирайтерам, но будут очень полезны при работе с рефератами, дипломами, технической документацией и книгами (почему бы и не написать книгу в Google Docs?).
По умолчанию номер находится в правом углу колонтитула, но вы можете переместить его куда угодно.
Чтобы убрать сноску, нужно удалять ее номер, а не поле внизу страницы.
Как подключить новые шрифты в Google Docs
По неведомым причинам Google не разрешает подключать новые шрифты русскоязычным пользователям. Не всегда, но такое случается. Откройте список шрифтов. Там, где у всех людей находится кнопка «Другие шрифты», у вас может не быть ничего (если ваш язык по умолчанию не русский).
Но это не страшно: ограничение легко обойти. В меню «Файл» откройте вкладку «Язык» и выберите English. Не бойтесь, язык интерфейса не поменяется.
Теперь снова откройте список шрифтов – их станет больше раз в 5. И нужная кнопка «Другие шрифты» тоже появится. Нажмите на нее.
Отметьте нужные шрифты и нажмите «Ок», чтобы добавить их в ваш список.
Работать будут только те шрифты, что установлены на вашем компьютере.
Если вы захотите использовать проверку правописания, не забудьте переключить язык документа обратно на русский.
Настройки доступа в Google Документах
Небольшой пример, знакомый многим копирайтерам. Вы написали текст, отправили его клиенту. Он почитал и захотел что-то поменять. Набросал в конце документа список правок – выслал вам обратно. Вы переделали, и несчастный файл полетел через почту или Skype в третий раз. А ведь таких «перебрасываний» может быть не 2-3, а десятки. Это же жуть, как неудобно!
Собственно, именно в этом заключается главная фишка Google Docs. Каждый ваш документ – это отдельная страничка на сайте. Вам достаточно просто 1 раз отправить ссылку, и человек в любой момент сможет зайти и посмотреть, как продвигаются дела, написать комментарии или принять участие в работе.
При этом вы можете работать над файлом одновременно. Вы даже будете видеть, что делает коллега или клиент прямо сейчас.
Не беспокойтесь насчет конфиденциальности. Без вашего разрешения никто не сможет найти документ и прочитать его. Вы сами настраиваете уровни доступа для каждого человека. По умолчанию документ виден и доступен только создателю.
Доступ по ссылке
Самый простой способ показать кому-то свой Google документ – отправить ему ссылку. Для этого кликните по кнопке «Настройки доступа» в правом верхнем углу экрана.
Нажмите «Включить доступ по ссылке».
Теперь вы можете выбрать один из 3 уровней доступа для пользователей, которые перешли по ссылке:
Теперь вы сможете скопировать ссылку и отправить ее кому угодно или разместить на сайте. Люди могут передавать эту ссылку по цепочке. Фактически, таким образом вы выкладываете документ в свободный доступ.
Удалить документ можете только вы. Даже если недоброжелатель сотрет все содержимое, вы всегда сможете восстановить текст через историю изменений.
Доступ определенным пользователям
Если вы хотите, чтобы вашу работу мог увидеть не кто попало, а только определенные люди, выдайте им личный доступ.
Вы можете отправить приглашение пользователям по почте и предоставить им один из 3 уровней доступа. Инвайтинг работает только с людьми, у которых есть учетная запись Gmail. Иначе говоря, вы можете дать индивидуальный доступ только человеку, у которого есть почтовый ящик в зоне @gmail.com.
Нажмите на кнопку «Настройки доступа» справа вверху. Введите email-адреса или имена (если они есть в вашей адресной книге) и выберите, какие права хотите предоставить этим людям.
Доступ к папке с файлами
Если вам нужно настроить доступ для группы файлов, а не для одного документа, проще всего делать это через Google Диск. Вам нужно собрать все файлы в папку, а затем настроить доступ для нее.
Выделите папку, вызовите контекстное меню и выберите пункт «Открыть доступ».
Принцип такой же, как и в Google Docs:
Совместная работа над документом
После того, как вы раздали доступы нужным пользователям, они могут приступать к работе. Те, кому разрешено только смотреть, ничего сделать не смогут. Те, кому разрешено редактировать вольны делать что угодно.
Но самая любопытная часть – это комментирование. Комментаторы не могут править текст самостоятельно, но могут давать советы.
Комментарии
Вы (и другие пользователи) можете писать заметки на полях. Для этого выделите фрагмент текста, вызовите контекстное меню и нажмите «Оставить комментарий». Или просто щелкните по значку, который появляется справа, как только вы что-то выделяете.
Здесь можно написать свое замечание по поводу фрагмента текста или добавить напоминание.
Оставляйте небольшие напоминания, когда работаете самостоятельно – это очень удобно.
Чтобы убрать комментарий, кликните по галочке. Заметка отправится в архив.
Если нужно удалить комментарий бесследно, нажмите на кнопку в виде трех точек и выберите пункт «Удалить».
Чтобы посмотреть архив, кликните по кнопке «Комментарии» в правом верхнем углу.
Посоветовать правки
Очень интересная функция. Позволяет дописывать текст и удалять существующие фрагменты. При этом действие происходит не сразу, а с разрешения владельца.
Чтобы перейти в режим правок, выделите любое слово или предложение и выберите пункт «Предложить правки».
Теперь вы будете не редактировать текст, а советовать правки коллегам или самому себе, если работаете самостоятельно. Пользователи с уровнем доступа «Комментирование» всегда находятся в этом режиме.
На полях будут появляться комментарии с предложением одобрить или забраковать правки. Если дадите добро, изменения сразу вступят в силу.
Закладки
Закладка – это ссылка на определенное место в документе. С закладками не надо объяснять коллеге: «посмотри здесь на 12-ой странице раздел с инструкциями, я там кое-что изменил». Вместо этого сразу кидаете ссылку на нужное место.
Чтобы поставить закладку, выделите нужный фрагмент и нажмите «Вставка» → «Закладка».
Слева перед строкой появится голубой флажок. Нажмите на него, а затем на пункт «Ссылка». Теперь можно скопировать ссылку из адресной строки и отправить человеку, которому хотите показать документ. Он кликнет по ней и попадет в эту часть документа.
Интеграция с Google Keep
Google Keep – это сервис для заметок. Там можно оставлять напоминания по работе, хранить картинки или ссылки на важные статьи. Все эти заметки доступны при работе в Google Docs.
Чтобы открыть панель Google Keep, выделите какую-нибудь часть текста или изображение, нажмите правой кнопкой мыши на выделение и в контекстном меню откройте «Сохранить в Google Keep».
Каждую заметку можно вставить в основной текст. Для этого перетащите ее мышкой в нужное место или нажмите «Добавить в документ».
А можно сделать наоборот: создать заметку для Keep из документа. Выделите нужный фрагмент в документе, нажмите правую кнопку мыши и выберите «Сохранить в блокнот Keep».
Это полезно, если надо сохранить для себя иллюстрации или ключевые моменты статьи.
Плагины для Google Документов
Плагины делают жизнь проще. Они добавляют новые функции и меняют интерфейс. Обязательных и незаменимых дополнений нет, но есть довольно полезные.
Плагины можно поделить на 2 категории: для браузера и для самого сервиса. Первые устанавливаются через Интернет-магазин Google.
Чтобы установить плагины для самого Google Docs, нужно нажать на эту кнопку:
Откроется платформа Google Workspace Marketplace:
Найдите в списке нужное и щелкните по нему, чтобы подключить. Оно привяжется к вашему аккаунту и будет работать на всех устройствах. Например, мы установили три дополнения:
Галерея шаблонов в Google Docs
В Google Docs есть заготовки документов для разных задач: рецепт, доклад, план совещания. В галерее они разделены по категориям: резюме, письма, личное, работа и образование. Шаблонов не так много, но если нужно быстро набросать формальный документ и не хочется изобретать колесо, удобно взять заготовку со стилями и структурой. Тем более, цвета, шрифты, иллюстрации вы сможете заменить на свои.
Чтобы выбрать шаблон и создать по нему документ, зайдите на главную страницу Google Docs. Если не видите вверху экрана галерею шаблонов, откройте Главное меню → Настройки и поставьте галочку напротив «Отображать недавние шаблоны на главных экранах», кликните «Ок».
Чтобы открыть всю коллекцию заготовок, нажмите «Галерея шаблонов» в правом верхнем углу.
Галерею шаблонов можно открыть из любого файла Google Docs. Откройте меню «Файл», выберите пункт «Создать» → «Из шаблона».
Если вам регулярно нужно создавать документы с одинаковым оформлением и структурой, можете создать свою папку шаблонов и складывать туда копии контент-планов, техзаданий, чек-листов.
Быстрые клавиши в Google Docs
Когда зарабатываешь профессиональным созданием текстов и долгое время пользуешься редактором, быстро осознаешь всю прелесть и пользу быстрых клавиш. Они здорово экономят время. Если делаешь все на автомате, от содержания не отвлекаешься совсем.
Помимо «Ctrl + C» и «Ctrl + V» в Google Docs работает еще 140 быстрых клавиш. Вот десяток полезных сочетаний:
Посмотреть все быстрые клавиши можно в справке по Google Docs.
Ответы на вопросы по Google Docs
За 2 года под статьей накопилось более 100 комментариев, часть из которых – ваши вопросы. Чтобы вам не пришлось искать ответы, мы решили собрать их здесь.
Нужно, чтобы слева была таблица, а справа от нее текст. Но я не нашла функцию «Обтекание» в настройках таблицы.
Функции обтекание действительно нет. Но можно добавить лишний столбец справа, объединить ячейки и убрать границы.
Возможно ли в «Гугл Документе» включить отображение непечатаемых символов: пробел, перенос каретки и т. д.?
В Google Docs эта функция не предусмотрена по умолчанию, но можно поставить дополнение Show, которое делает непечатаемые символы видимыми.
Как поставить короткое тире в «Гугл Документе»?
Это можно сделать двумя способами:
Как поставить кавычки-елочки?
Самый простой способ – поставить раскладку Бирмана и использовать сочетания:
Можно ли вставить в гугл-документ видеоплеер, например, трейлер на 2 минуты?
Нет, видео вставляются только в «Google Презентации». Возможный выход – конвертировать видео в gif.
Можно ли в договор, сделанный в Google Docs, вставить акцептор, то есть специальное окно, где можно поставить галочку, обозначая свое согласие с договором?
Это можно сделать через вставку спецсимволов: «Вставка» → «Специальные символы». Чтобы не искать по разделам, введите в строку поиска Ballot Box.
Как просматривать комментарии и отвечать на них с мобильного устройства?
Фрагменты с комментариями подсвечиваются бежевым. Кликните по такому тексту, внизу откроется комментарий. Там же можно ответить на него.
Как сделать заливку текста?
С помощью инструмента «Цвет фона текста» на панели инструментов.
Как сделать, чтобы прямая речь в диалогах не превращалась в список?
Нажимаем пункт меню «Инструменты» → «Настройки. ». В появившемся диалоговом окне убираем галочку напротив пункта «Автоматически распознавать списки», кликаем «ОК».
Чем Google Docs полезен для интернет-маркетологов
Пожалуй, проще ответить на вопрос, чем Google Docs не может быть полезен. В нем можно делать почти все, что и в MS Word: готовить статьи для блога, писать отчеты, составлять списки дел. Можно создать документ-корзину, в который вы будете скидывать все полезное, что нашли в интернете.
Встроенный графический редактор позволяет быстро клепать картинки с надписями: онлайн-редакторы мемов больше не нужны.
При этом вы защищены от типичных проблем в духе: «ой, я забыл сохранить», «завис комп – пропал файл», «умер жесткий диск и все проекты вместе с ним».
Google Docs избавляет вас от необходимости постоянно пересылать коллегам и клиентам кучу файлов. Отправили ссылку или инвайт, и все. Если кому-то непременно нужен docx- или pdf-документ, он сможет скачать его самостоятельно.
К тому же, сервис не требует установки. Все, что вам нужно – браузер и интернет. Вы можете открыть свои файлы на любом компьютере или телефоне, не таская с собой флешку. Главное – придумайте для Gmail-аккаунта пароль понадежнее.
В Google и «Яндексе», соцсетях, рассылках, на видеоплатформах, у блогеров
