Электронный обмен данными (EDI)
Сфера применения
В современных условиях даже небольшая коммерческая фирма «пропускает» через себя огромное количество коммерческих и финансовых документов.
Использование традиционных схем бумажной или даже электронной (посредством e-mail) работы с документами существенно ограничивает потенциал развития бизнеса из-за присущих этим схемам недостатков.
Типовая схема оформления торговых сделок предполагает следующие действия:
На основе информации из документов генерируются новые бумажные документы и передаются в иные ведомства.
Что плохо
Можно сформулировать основные негативные стороны такой схемы работы:
Также применение традиционных схем работы с документами существенно ограничивает (или делает практически невозможным) внедрение новых активно развивающихся бизнес-процессов и новейших технологий, таких как VMI (Vendor Managed Inventory – запас, управляемый поставщиком) и CPFR (Collaborative Planning, Forecasting & Replenishment – совместное планирование, прогнозирование и пополнение), которые позволяют существенно увеличить оборот между партнерами и повысить их конкурентноспособность на рынке.
Где же выход?
Существует решение, которое позволяет преодолеть все названные ограничения и предоставить новые возможности. Это система электронного обмена данными – EDI (Electronic Data Interchange).
Что это такое?
EDI – это технология автоматизированного обмена электронными сообщениями в стандартизированных форматах между бизнес-партнерами.
При этом документы, имеющие в изначальном («человеческом») виде удобную и специфическую для каждой фирмы форму, прозрачно передаются между различными партнерами в стандартном «электронном» формате (при помощи конвертора (на входе) и деконвертора (на выходе соответственно)).
Технология гарантирует как правильность конвертации данных, так и саму доставку сообщений адресатам и последовательность доставки сообщений. При этом обеспечиваются достоверность и конфиденциальность передаваемой информации.
В классическом виде EDI предполагает полностью автоматизированное взаимодействие между информационными системами партнеров, исключая участие человека. Каждая сторона может выступать как отправитель, так и получатель сообщений. Такой вариант интеграции дает максимальный эффект при внедрении данной технологии.
На современном этапе развития технологии EDI позволяют не просто экономить деньги, но и упростить и оптимизировать процессы управления и принятия решений, а в целом оптимизировать и повысить эффективность бизнеса.
Как устроен EDI?
Базовые принципы:
Практика электронной коммерции, основанной на системах EDI насчитывает уже более 30 лет и обобщается в стандартах выполнения торговых операций и представлении структурированных деловых документов.
При разработке стандартов электронного документооборота было проанализировано использование данных “бумажных” документов, применяемых в экономической деятельности.
Было предложено выделить наиболее повторяющиеся данные, и в них выделить соответствующие поля данных. В последствии для их заполнения была разработана система таблиц – глобальные справочники данных и технология их синхронизации.
Стандарты
EDI базируется на следующих основных стандартах:
В основе архитектуры системы GS1 лежат ключевые идентификаторы, основными из которых являются:
Ключевые идентификаторы системы GS1 являются:
Зачем нужен GLN?
Номер GLN – это глобальный уникальный цифровой код, идентифицирующий участника в цепи поставок (контрагента или его структурное подразделение или объект).
Присвоение идентификационных номеров GLN регулируется стандартами системы GS1 для того, чтобы гарантировать уникальность каждого отдельного номера во всем мире. Для получения GLN-номера предприятие должно стать членом национальной ассоциации GS1( в РФ такой организацией является GS1 Russia – ГС1 РУС.).
Идентификационные номера GLN ежедневно широко используются более чем 200.000 компаний, занимающихся различными видами предпринимательской деятельности
Преимущества идентификационных номеров GLN
Использование идентификационных номеров GLN обеспечивает компаниям универсальный метод идентификации объекта как внутри, так и за пределами компании.
При полном соблюдении стандартов GS1 по номеру GLN становится возможным извлечение из глобального регистра участников системы GS1 (GEPIR) следующей информации:
Основные виды сообщений
Основными считаются следующие сообщения EDI :
Технология работы
Технология EDI предполагает использование единого способа идентификации товаров и контрагентов на базе стандартов GS1: идентификация товарных позиций ведется с использованием кодов GTIN (штриховых кодов), идентификация контрагентов ведется с использованием GLN-номеров. Присвоение кодов GTIN и GLN номеров осуществляет национальная ассоциация GS1 (в РФ – Ассоциация Автоматической Идентификации ЮНИСКАН/ГС1 РУС).
Для перехода к использованию технологии EDI необходимо подключение партнеров к специализированной платформе обмена коммерческими сообщениями (платформа электронной коммерции), использование средств преобразования сообщений к стандартному формату и передачи «стандартизированных» сообщений адресату. Такая схема взаимодействия позволяет один раз подключиться к EDI и единообразно обмениваться сообщениями со всеми партнерами, а не создавать и настраивать способ обмена документами с каждым контрагентом.
Интеграцию систем, преобразование и передачу сообщений между партнерами осуществляют специализированные компании – авторизованные провайдеры EDI. Провайдер предоставляет своим клиентам надежный канал передачи сообщений всем контрагентам (доступ к своей платформе обмена коммерческими сообщениями) и поддерживает оговоренный уровень сервиса. Важно участие именно авторизованного провайдера, т.к. это гарантирует как высокий технический уровень предоставляемых услуг и уровень сервиса, так и соответствие услуг стандартам GS1, что в свою очередь дает возможность осуществлять роуминг с другими провайдерами (в т.числе и с международными).
Первоначально сообщения передавались по специализированным (частным) сетям и каналам связи, что могли позволить себе лишь крупные компании. Появление Интернет и возможность использования его в качестве канала передачи EDI-сообщений произвело революцию и EDI стал доступен малому бизнесу и индивидуальным предпринимателям.
Типичная цепочка взаимодействия контрагентов при использовании EDI выражается следующей схемой:
При этом все сообщения передаются максимально оперативно и с уведомлениями о гарантированной доставке.
В настоящее время доступны два варианта подключения (интеграции) к EDI:
Гарантии достоверности и конфиденциальности
Провайдер обеспечивает достоверность, конфиденциальность, оперативность и гарантированность передачи сообщений.
Безопасность и конфиденциальность обеспечиваются шифрованием сообщений и использованием алгоритмов защиты информации и протоколов и каналов передачи конфиденциальной информации (содержимое EDI-сообщений не доступно никому, кроме отправителя и получателя (даже администраторам платформы)).
Достоверность – использованием технологий передачи сообщений, исключающих возможность коррекции документа в процессе передачи (проверка контрольных сумм сообщений на каждом участке и т.д.).
Гарантированность доставки – механизмом оповещений о местонахождении сообщений и автоматическим оповещением отправителя о доставке сообщения.
Удобство и выгоды
Основные преимущества технологии:
Преимущества появляются за счет:
Использование справочников данных и ключевых идентификаторов существенно снижает объем передаваемых сообщений, что также повышает эффективность технологии.
Наиболее восприимчивые области применения:
Практические рекомендации по внедрению
Чтобы начать обмениваться документами по EDI необходимо:
Для более детального знакомства с технологией EDI и практикой ее применения приглашаем посетить наш семинар «Электронный обмен данными (EDI)»
GTIN и GLN: что нужно знать импортеру
Штрихкоды GTIN и GLN используют в магазине Амазон, сервисе Google Merchant Center, магазинах Европы, США и Канады. Рассказываем, что это за международные штрихкоды и как российское государство стало контролировать импорт с помощью GTIN и GLN.
Как создали коды GTIN и GLN
Чтобы ускорить прием товаров в магазинах, в 1973 году американские ритейлеры приняли правила функционирования «универсального кода продукта». На английском «universal product code» — UPC. Это линейный штрихкод с 12 цифрами.
Систему выдачи штрихкодов нужно было вести централизовано, поэтому создали Совет по единому коду. Штриховой код позволил ритейлерам не только эффективнее принимать товар к учету и списывать при реализации, но и избегать путаницы в данных о продукте.
В 1974 первым магазином, в котором просканировали штрихкод UPC, стал Troy’s Marsh Supermarket.
Система кодирования товаров стала популярной в США и Канаде. Поэтому в 1977 году в Европе создали Ассоциацию товарной нумерации, которая занялась разработкой аналога американского штрихового кода. Так появился European Article Number — EAN, который совместим с американским UPC.
Штриховые коды стали удобны не только на внутренних рынках, но и в международной торговле. Поэтому американский Совет и европейская Ассоциация объединили усилия. Вместе разработали единую базу данных и общие правила. В 2005 году объединение сил выросло в организацию глобальной стандартизации — GS1. Так появились глобальные коды GTIN и GLN, которые действуют на всех континентах.
Организация GS1 — некоммерческая организация, которая контролирует систему штрихового кодирования товаров, места производства и других логистических единиц. GS1 ведет базу данных, проверяет достоверность информации, исключает дубликаты.
Штрихкод от GS1 стал единым языком для обмена информацией между бизнесом.
Что такое GTIN и GLN
GTIN — global trade item number, глобальный номер товарной позиции. GTIN — код товара в международной базе GS1. Это как электронный адрес на страницу в интернете, т.е. закодированный путь. Участник системы сканирует штрихкод и получает расширенные данные о товаре.
GLN — global location number, глобальный номер местонахождения. GLN — ссылка в базу данных организации GS1, по которой открывается информация о предприятии. Это юридический и почтовый адрес, финансовые реквизиты, фамилия директора и управляющих, характеристики складских помещений и другое.
Расширенная информация из баз данных организации GS1 доступна компаниям-участницам по платным взносам. Для остальных доступна проверка достоверности штрихкодов GTIN и GLN — сервис GEPIR (global electronic party information registry).
GTIN в системе Честный ЗНАК
Правительство запустило систему Честный ЗНАК в 2019 году. Чтобы проследить, когда товар был импортирован или произведен, перепродан и реализован конечному потребителю. Это позволило государству эффективнее бороться с нелегальными товарами и проверять налоговые отчисления. В 2019 году в единую систему включили маркировку изделий из меха. За 2020 год маркировка стала обязательна для табака, обуви, духов и туалетной воды, фотоаппаратов и ламп-вспышек, шин и лекарств. В январе 2021 года началась маркировка товаров легкой промышленности. С 1 июня 2021 года по 1 декабря 2023 года поэтапно вводится маркировка молочной продукции.
Товары в системе Честный ЗНАК маркируются Data Matrix кодом. Это цифровой двумерный код в виде матрицы белых и черных модулей, которые образуют квадрат или прямоугольник. Такой код позволяет закодировать больше информации, чем обычный линейный штрихкод.
Для единого подхода к информации о товаре государство обязало компании использовать код GTIN. Первые 14 цифр Data Matrix в системе Честный ЗНАК — код GTIN.
Где взять глобальный номер товарной позиции GTIN? В России международную организацию GS1 представляет ЮНИСКАН/ГС1 РУС. Чтобы получить GTIN, нужно вступить в организацию. Взнос равен 25 000 рублей, для зарегистрированных в системе Честный ЗНАК — 3 000 рублей.
GTIN и GLN для деклараций и сертификатов соответствия
Минэкономразвития поменяло порядок регистрации деклараций соответствия в январе 2021 года — ввело поля для международных кодов. Глобального номера местонахождения поставщика GLN и глобального номера товарной позиции GTIN.
Коды выдает организация ЮНИСКАН/ГС1 РУС, участие в которой нужно оплачивать членскими взносами. Бизнес-сообщества не согласились с новой денежной нагрузкой. Поэтому министерство разрешило до 1 июля не вносить данные о GLN и GTIN.
В июне 2021 года Правительство опубликовало новое постановление. Теперь, чтобы получить сертификат и декларацию соответствия, нужно обязательно внести место производства и по наличию код GTIN. С 1 сентября импортеры будут указывать место иностранного производства тремя способами: с помощью глобального номера местонахождения предприятия GLN, координат ГЛОНАСС, и третьего идентификатора, если он позволит определить место автоматически.
🌟 Подробнее об указании местонахождения иностранного изготовителя в декларациях и сертификатах соответствия — статья в разделе новостей.
Уточнен порядок регистрации деклараций о соответствии в части указания международных кодов GLN и GTIN
Принято Постановление Правительства Российской Федерации от 19 июня 2021 г. № 936 «О порядке регистрации, приостановления, возобновления и прекращения действия деклараций о соответствии, признания их недействительными и порядке приостановления, возобновления и прекращения действия сертификатов соответствия, признания их недействительными», которое в том числе определяет порядок указания при регистрации деклараций о соответствии УНП/GLN (уникального номера предприятия/Global Location Number, глобального номера расположения, далее – GLN) и международного кода GTIN (Global Trade Item Number, далее – GTIN).
Постановлением определено, что наименование и местонахождение изготовителя продукции, адрес (адреса) мест (места) осуществления деятельности по изготовлению продукции, в том числе с указанием GLN, указывается в заявлении о регистрации деклараций в случае декларирования соответствия продукции, произведенной за пределами территории Российской Федерации и государств-членов Евразийского экономического союза.
В заявлении также указывается информация об отсутствии сведений о GLN или другой индивидуальный идентификатор, позволяющий в автоматическом режиме идентифицировать адрес (адреса) места (мест) осуществления деятельности по изготовлению продукции. Индивидуальный идентификатор должен быть включен в перечень, формируемый национальным органом по аккредитации на основе информации, предъявляемой заявителями, с учетом наличия соглашения с регистрирующим органом (оператором системы), осуществляющим присвоение соответствующих идентификаторов.
При отсутствии сведений о GLN или другом индивидуальном идентификаторе в заявлении указывается определяемые по сигналам Глобальной навигационной спутниковой системы ГЛОНАСС географические (геоцентрические) координаты (широта, долгота) места (мест) осуществления деятельности по изготовлению продукции.
GTIN указывается в заявлении о регистрации декларации при наличии и по выбору заявителя в информации об объекте декларирования, позволяющей ее идентифицировать.
Что такое GS1, GLN и GTIN, где их взять?
В сфере сертификации есть понятие GS1, GLN и GTIN. Необходимо разобраться, что они собой представляют, а также где всё это взять.
Таким образом, если вы хотите получить все возможности международного товарооборота, вам необходимо разобраться с данными понятиями. А если это по каким-то причинам сделать сложно, лучше всего делегировать данный вопрос профессионалам.
GS1, GTIN и GLN
GS1, как и уже и говорилось, является международной некоммерческой организацией, чья деятельность направлена на стандартизацию учёта. Причём в первую очередь речь идёт о регионе ЕС, поскольку сама компания располагается именно там. GS1 ведёт разные классификаторы. Так, GLN — тоже её классификатор. Поэтому если от вас требуют код GS1, необходимо уточнить, о чём идёт речь. А дальше уже — действовать в зависимости от специфики классификатора.
GTIN — это сокращение от Global Trade Item Number. То есть речь идёт о глобальном номере штрих-кода товара, общем обозначении позиции. Если вы когда-нибудь брали в руки импортный товар, то могли увидеть на нём соответствующий код. Периодически поверх него набит или наклеен другой, например, когда в определённой стране должны использоваться национальные коды, или когда у отдельно взятой организации есть такое правило. Однако в любом случае изначальный код, то есть GTIN, должен быть. Без него товар не может быть запущен в гражданский оборот.
Где и как получить GTIN и GLN?
Для получения кодов организации GS1 в неё нужно сначала вступить. Это касается всех классификаторов. GTIN — не исключение. Вступление проводится через уполномоченного представителя. По правилам самой организации, в каждой стране должен действовать только один. В России это некоммерческая организация ГС1 РУС.
Порядок вступления будет следующим:
Собственно, схема получения GLN и GTIN практически одинаковая. Разница только в том, что в заявлении вы будете указывать разные кода.
GTIN и GLN при подтверждении соответствия
29 января 2021 года был опубликован Приказ Минэкономразвития №877 📄 от 30 декабря 2020 года, в котором, среди прочего, есть изменения в Приказ №478 📄 от 31 июля 2020 года в части указания кодов GLN производителя и GTIN продукции в процессе регистрации декларации.
Глобальный идентификатор продукции GTIN можно не указывать, если его нет.
Глобальный локационный номер изготовителя GLN для импортной продукции можно не указывать только до 1 июля 2021 года. Для евразийской же продукции его по-прежнему можно вообще не указывать.
Аналогичные положения по обязательному указанию GLN для импортной продукции и добровольному указанию GTIN содержатся также в Постановлении Правительства №1856 📄 от 18 ноября 2020 года, определяющем правила ведения реестра сертификатов соответствия.
Но к 1 июля 2021 года были приняты Постановление Правительства №936, определяющее порядок регистрации деклараций, и Постановление Правительства №935, вносящее изменение в Постановление №1856.
Изменения касаются указания кода GLN производителя. Точнее, того, что можно указывать вместо него (иной идентификатор или координаты ГЛОНАСС). Но эти положения вступают в силу только 1 сентября 2021 года. Подробнее в текстах конкретных документов ниже.
GTIN и GLN при декларировании (Постановление №936)
Требования по их указанию содержатся в тексте Постановления Правительства №936 (раздел 1, пункт 8). Изменения, действующие с 1 сентября 2021 года, подчёркнуты:
8. Заявление о регистрации декларации о соответствии содержит следующие сведения: [..]
б) наименование и местонахождение изготовителя продукции, адрес (адреса) места (мест) осуществления деятельности по изготовлению продукции, в том числе с указанием глобального номера местоположения GLN (Global Location Number) в случае декларирования соответствия продукции, произведённой за пределами территории Российской Федерации и территорий государств — членов Евразийского экономического союза.
В случае отсутствия сведений о глобальном номере местоположения GLN (Global Location Number) указываются:
информация об отсутствии сведений о глобальном номере местоположения GLN (Global Location Number);
иной индивидуальный идентификатор, позволяющий в автоматическом режиме осуществить идентификацию адреса (адресов) места (мест) осуществления деятельности по изготовлению продукции, из числа включенных в перечень таких идентификаторов, формируемый национальным органом по аккредитации на основе информации, представляемой заявителями, с учётом наличия соглашения с регистрирующим органом (оператором системы), осуществляющим присвоение соответствующих идентификаторов.
В случае отсутствия сведений о глобальном номере местоположения GLN (Global Location Number) и об ином индивидуальном идентификаторе, позволяющем в автоматическом режиме осуществить идентификацию адреса (адресов) места (мест) осуществления деятельности по изготовлению продукции, предусмотренном абзацем четвёртым настоящего подпункта, указываются определяемые по сигналам Глобальной навигационной спутниковой системы ГЛОНАСС географические (геоцентрические) координаты (широта, долгота) места (мест) осуществления деятельности по изготовлению продукции;
в) информацию об объекте декларирования, позволяющую его идентифицировать, в том числе сведения о продукции, включая: [..]
глобальный идентификационный номер торговой единицы (GTIN) (при наличии, по выбору заявителя);
GTIN и GLN при сертификации (Постановление №1856)
Требования по их указанию содержатся в статье 17 Постановления Правительства №1856 (изменения, действующие с 1 сентября, подчёркнуты):
17. Для внесения в единый реестр сведений о сертификате соответствия в единый реестр передаются следующие сведения и электронные образы (скан-копии) документов: [..]
и) наименование и место нахождения изготовителя продукции, адрес (адреса) места (мест) осуществления деятельности по изготовлению продукции, в том числе с указанием глобального номера местоположения GLN (Global Location Number) в случае сертификации продукции, произведённой за пределами территории Российской Федерации и территории стран — членов Евразийского экономического союза;
В случае отсутствия сведений о глобальном номере местоположения GLN (Global Location Number):
указывается информация об отсутствии сведений о глобальном номере местоположения GLN (Global Location Number);
указывается иной индивидуальный идентификатор, позволяющий в автоматическом режиме осуществить идентификацию адреса (адресов) места (мест) осуществления деятельности по изготовлению продукции из числа включенных в перечень таких идентификаторов, формируемый национальным органом по аккредитации на основе информации, представляемой заявителями, с учётом наличия соглашения с регистрирующим органом (оператором системы), осуществляющим присвоение соответствующих идентификаторов.
В случае отсутствия сведений о глобальном номере местоположения GLN (Global Location Number) и об ином индивидуальном идентификаторе, позволяющем в автоматическом режиме осуществить идентификацию адреса (адресов) места (мест) осуществления деятельности по изготовлению продукции, предусмотренном в абзаце четвёртом настоящего подпункта, указываются определяемые по сигналам глобальной навигационной спутниковой системы ГЛОНАСС географические (геоцентрические) координаты (широта, долгота) места (мест) осуществления деятельности по изготовлению продукции; [..]
л) информация об объекте сертификации, позволяющая его идентифицировать, в том числе сведения о продукции, включая: [..]
глобальный идентификационный номер торговой единицы (GTIN) (при наличии, по выбору заявителя);
Требования GTIN и GLN при оценке соответствия по техрегламентам ЕАЭС
Ни в одном из технических регламентов ЕАЭС и ни в любом другом евразийском нормативном документе не содержится никаких требований по указанию идентификаторов GTIN и GLN при прохождении обязательной процедуры оценки соответствия.
