facilitation skills что это
facilitation skills
Смотреть что такое «facilitation skills» в других словарях:
Facilitation (business) — Facilitation in business, organizational development (OD) and in consensus decision making refers to the process of designing and running a successful meeting.Facilitation concerns itself with all the tasks needed to run a productive and… … Wikipedia
Facilitation — The term facilitation is broadly used to describe any activity which makes tasks for others easy. For example: * Facilitation is used in business and organisational settings to ensure the designing and running of successful meetings. *Neural… … Wikipedia
facilitation — The process of providing a market for a security. Normally, this refers to bids and offers made for large blocks of securities, such as those traded by institutions. Listed options may be used to offset part of the risk assumed by the trader who… … Financial and business terms
Facilitator — A facilitator is someone who helps a group of people understand their common objectives and assists them to plan to achieve them without taking a particular position in the discussion. The facilitator will try to assist the group in achieving a… … Wikipedia
Communications training — develops necessary skills for individuals to be effective in business. Effective communication is vital for the success of personal interactions and for organizational communication. Communication skills are particular to various situations. It… … Wikipedia
Offender workforce development — is a term used to describe comprehensive career related services delivered to persons with criminal histories. Ideally, the services are provided through a collaborative effort involving public and private sector professionals and may include,… … Wikipedia
Communications Training — In today’s competitive world, effective communication is extremely important for the success of not only personal interactions, but also for organizations and companies. There are different effective communication skills particular to various… … Wikipedia
Dotmocracy — Completed Dotmocracy sheet Dotmoc … Wikipedia
Climate change in Australia — Climate change has become a major issue in Australia due to drastic climate events since the turn of the 21st century that have focused government and public attention.[1] Rainfall in Australia has increased slightly over the past century,… … Wikipedia
Our Whole Lives — The Our Whole Lives logo. Our Whole Lives, or OWL, is a series of six comprehensive sexuality curricula for children, teenagers, young adults (18–35 year olds) and adults published by the Unitarian Universalist Association and the United Church… … Wikipedia
Peer Resource Program — The Peer Resource Program (PRP) is a student outreach organization at St. John s University in Collegeville Township, Minnesota. Members of the PRP are students from both the College of Saint Benedict and Saint John s University who work to… … Wikipedia
facilitation skills
1 facilitation skills
См. также в других словарях:
Facilitation (business) — Facilitation in business, organizational development (OD) and in consensus decision making refers to the process of designing and running a successful meeting.Facilitation concerns itself with all the tasks needed to run a productive and… … Wikipedia
Facilitation — The term facilitation is broadly used to describe any activity which makes tasks for others easy. For example: * Facilitation is used in business and organisational settings to ensure the designing and running of successful meetings. *Neural… … Wikipedia
facilitation — The process of providing a market for a security. Normally, this refers to bids and offers made for large blocks of securities, such as those traded by institutions. Listed options may be used to offset part of the risk assumed by the trader who… … Financial and business terms
Facilitator — A facilitator is someone who helps a group of people understand their common objectives and assists them to plan to achieve them without taking a particular position in the discussion. The facilitator will try to assist the group in achieving a… … Wikipedia
Communications training — develops necessary skills for individuals to be effective in business. Effective communication is vital for the success of personal interactions and for organizational communication. Communication skills are particular to various situations. It… … Wikipedia
Offender workforce development — is a term used to describe comprehensive career related services delivered to persons with criminal histories. Ideally, the services are provided through a collaborative effort involving public and private sector professionals and may include,… … Wikipedia
Communications Training — In today’s competitive world, effective communication is extremely important for the success of not only personal interactions, but also for organizations and companies. There are different effective communication skills particular to various… … Wikipedia
Dotmocracy — Completed Dotmocracy sheet Dotmoc … Wikipedia
Climate change in Australia — Climate change has become a major issue in Australia due to drastic climate events since the turn of the 21st century that have focused government and public attention.[1] Rainfall in Australia has increased slightly over the past century,… … Wikipedia
Our Whole Lives — The Our Whole Lives logo. Our Whole Lives, or OWL, is a series of six comprehensive sexuality curricula for children, teenagers, young adults (18–35 year olds) and adults published by the Unitarian Universalist Association and the United Church… … Wikipedia
Peer Resource Program — The Peer Resource Program (PRP) is a student outreach organization at St. John s University in Collegeville Township, Minnesota. Members of the PRP are students from both the College of Saint Benedict and Saint John s University who work to… … Wikipedia
5 Essential Facilitation Skills for Scrum Masters and How to Develop them
Sep 30, 2019 · 14 min read
Scrum Masters are in a unique position to remove impediments in teams and organisations with facilitation skills.
The goal of the advice in this post is to offer tangible, actionable ways to develop 5 specific facilitation skills: Preparation, Understanding your Role, Time-keeping, Involvement and Wrapping Up.
My story
I’m a Scrum Master with around 20 years’ experience in Software Development and I’m also a certified mediator, so I believe I know a little bit about disagreements in teams and organisations. Put it this way: when people find it hard to agree, progress slows down.
When I s t arted as a Scrum Master, I initially struggled to commit to the role. I perceived that I was not directly adding value any more, the way I did as a Developer. I used to do the work, now I just seemed to talk about the work! A friend offered me some advice.
She said “you’ve actually got a great choice: either you can make great things, or you can make things great.” It really stuck with me as an important difference between the doer role of Developer and the Servant Leader role of Scrum Master. They both add value, just in different ways.
Facilitation helps teams reach agreement. It is one area where development teams often need help, and is a way for Scrum Masters to add value and help make things great.
“you can make great things, or you can make things great.”
The hints and tips in this post were learned over many years. First I observed the positive impact of facilitators as a developer. Then I learned how to become one myself by giving it a try, and I was lucky enough to have colleagues along the way who coached me and gave me feedback. For this feedback, I am eternally grateful. Some of it was painful to hear, but it all helped me to learn and improve.
I still facilitate regularly. Co-located, remote and big room facilitation are all challenges to grapple with, and the process of learning never stops. Advice such as that contained in this post might help, but practice and feedback are the most likely ways to improve.
The advice offered in this post is not intended to be complete. Indeed, I am always looking for more advice myself! I would be appreciative of anyone who wants to discuss this post or suggest additional advice.
Ok, that’s the pre-amble done. Let’s begin with a definition of facilitation, and why it is relevant to Scrum Masters.
Facilitation
Meetings pretty much suck in general, but here’s the thing: they really don’t have to. With effective facilitators at the helm, meetings can reach productive outcomes more often, and suck far less often.
Without effective facilitation, meetings can lack clear outcomes, end in deadlock and feel like purgatory for participants.
To put it another way, ineffective meetings are an impediment to progress.
The Scrum Master Role
The spider sense of Scrum Masters should be tingling at this point:
The Scrum Master serves the Development Team in several ways, including: […]
* Removing impediments to the Development Team’s progress;
* Facilitating Scrum events as requested or needed
The facilitation role of Scrum Masters is called out in the Scrum Guide specifically in relation to the Scrum Events, but I believe effective facilitation skills can be deployed in many more contexts to help remove impediments in organisations.
By design, Scrum Masters have no rank in an organisation: this puts them in a unique position to facilitate conversations in an impartial way.
The list below is not exhaustive, but it is all advice that I learned through feedback and practice. Let’s begin:
1. Preparation
Invite the right people and know your audience
Scrum Masters don’t just dwell inside teams, they traverse networks across teams in order to remove impediments. This means that effective Scrum Masters know how to build and navigate relationships at all levels of the organisation. Relationship building skills are needed, one interaction at a time.
Zuzana Šochová describes relationships as the second level of Scrum Masters. When Scrum Masters have put in the groundwork at this level, they will know meeting participants, understand the relationships in the room, and be equipped to facilitate consensus between participants, even if the meeting involves stakeholders or people outside the normal context of the team.
Scrum Masters: the strength of your relationships in the organisation will only help your facilitation.
Design your session: location, time available, activities, outcomes
These are the basics. Where will the session take place? Sometimes we need to get out of the office to get creativity going.
How much time can you book in busy people’s calendars? Again if you are working on your relationships in the organisation and you know your audience, you will know the answer. If not, ask. Respect the time of others, it is a prized asset.
How about experimentation with facilitation techniques? Is your audience open to exercises like liberating structures, or should you run the meeting in a more conventional style with an agenda, time-boxes and a wrap-up?
Crucially, the desired outcomes of the meeting should be clear to everyone before arranging a time for the meeting. These desired outcomes should be circulated to the people you are inviting so they understand why they are investing their time in your activity.
Will you use flipcharts, whiteboards or powerpoint?
Visual Facilitation is powerful: preparing flipcharts to guide the conversation might be helpful.
Facilitation Skills
Facilitation skills are generally thought of as those needed to run workshops and/or away-days.
Most facilitators will tell you that, in fact, their skills range much more widely and are generally about supporting processes, which may include team building, project management and change management.
It is possible, although perhaps more difficult, to facilitate a process from within, that is, as an insider or even the manager of the process.
However, most often, organisations or teams will bring in an external facilitator to support the process, with all the advantages of neutrality.
What is Facilitation?
Facilitate v.t., to make easy or easier. From facile, easy, working with ease.
Chambers English Dictionary, 1989 edition
Starting the Process of Facilitation
Most good facilitators, brought in to support a process, will start by asking ‘What do you want to achieve?’
This question, which is often surprisingly difficult to answer, is at the heart of good facilitation skills.
It is very easy for teams or organisations to get caught up in the idea of having a workshop, or running a team-building exercise, without having a clear vision of what the process is designed to achieve.
And, as our page on Strategic Thinking clearly shows, it is very hard to get to the right place if you don’t know what the right place looks like, or where it is.
The job of the facilitator is to support clients in getting to the right place for them.
It doesn’t matter if the facilitator agrees with the strategic aims of the client. The facilitator is there to help the client to articulate, and then reach, their aims, not the aims of the facilitator.
One of the first crucial skills of facilitation, is to ask the right questions to help the client develop their aims and objectives.
The Heart of Process Facilitation
At the heart of process facilitation is an understanding that the facilitator is there to support the process.
The facilitator is not a subject expert.
Whatever the facilitator’s views on the subject are, they are not there to give them. Facilitators therefore should have no input into the content of the discussions, events or work more generally.
Work that may be required to support the process includes:
One facilitator’s trick for managing participants who try to вЂhog the limelight’ is to offer them a toffee. This will make it hard for them to talk for a while, and if offered in the right way, may even raise a smile and a wry awareness of the issue.
Facilitating Workshops
Many people feel nervous about the prospect of facilitating workshops.
Workshop facilitation skills have many similarities to presentation skills, many of the steps involved in giving a successful presentation or talk are equally important to successful workshop facilitation. Good preparation including knowing the audience and what is expected can help alleviate some of the nerves.
See our section on Presentation Skills for more information including our page Coping with Presentation Nerves for some tips on how to reduce and control feelings of nervousness.
Tips for Successful Workshop Facilitation:
1. Remember that you’re there by consent
You’re not a teacher, and you don’t have to make the group do what you want.
Actually, you’re there to help them do what they want. If they don’t want to do a particular exercise, or to do it differently, then that’s fine. They’re adults. They can go and have a cup of coffee if that’s what they agree to do.
The process of agreeing to take a break could be as important for the group as anything that you can organise.
2. Watch out for tipping points
There are natural tipping or turning points in every event and every activity.
Use these tipping points, don’t fight them. If you’re running a game for the group, and it’s getting a bit out of hand, then call a halt.
Use the natural point at which it would tip into chaos to tip it into another activity instead, perhaps a summing-up.
3. Ask members of the group to help
Remember, you don’t have to carry the whole process yourself.
It’s quite acceptable to ask others to help, for example, to write points up on the board, or to move tables and chairs about. And if it’s not working, or what you’re doing is very definitely falling flat, ask the group why, or what they’d rather be doing. It is, after all, their event and their time.В
4. Use your physical position in the room
Your physical position has an impact on your effect in the group.
Think about it. If you’re standing, and everyone else is sitting, you’re in a position of authority.
5. Use a variety of activities, table layouts etc.
Everyone likes variety. It keeps us interested, aiding concentration.
Give workshop participants plenty of different things to do, and keep them moving about to keep them awake and focused. By all means get them to move the tables into different layouts for different exercises.
Try getting them to use both left and right hand sides of the brain by introducing some elements of drawing or making into the proceedings. You and participants may both be surprised at what emerges from a process of making something.
Playing a game is a great way to consolidate the learning in a fun way.
6. Prepare thoroughly
Do not underestimate the importance of thorough preparation. People will be able to tell if you haven’t prepared properly, and so will you.
Once you’re a very experienced facilitator, you might occasionally get away with a shortage of preparation if you’ve run very similar workshops before, but don’t expect to be invited back if you try to do it too often.
You do need to do your homework. Know your audience, find out what they want to achieve from the session in advance, and make sure that you have activities planned that will help them to do this.
Facilitation skills are as much about preparation before the event as they are managing the event.
7. Ask questions to keep a discussion going
If a discussion is flagging, have some prepared questions to drop in that might stimulate further discussion.
Also be prepared to accept that a discussion may reach a natural end-point before the planned end of the session, and if so, the group may want to go for a coffee early.
8. Develop a portfolio of ideas and activities
It’s a good idea to experiment with new activities and ideas whenever you can, so that you build up a repertoire of group exercises or games that you like to use.
For future events, if you’re under pressure to produce a new activity from nowhere, you’ll have a go-to list of tried-and-tested workshop activities that you can adapt for almost any situation.
Further Reading from Skills You Need
Learn more about the skills you need to be an effective leader.
Our eBooks are ideal for new and experienced leaders and are full of easy-to-follow practical information to help you to develop your leadership skills.
A Cautionary Conclusion
Although you can learn a lot about facilitation skills by reading and studying, this can only go so far.
More than many other skills, facilitation skills are best acquired through practice, preferably alongside an expert practitioner who can give you feedback and support you if the process does not go to plan.
Роль фасилитатора. Как достичь цели групповой дискуссии?
Как подготовить встречу скрам-команды или иной группы? Что если обсуждение идет не по плану? И вообще, что такое фасилитация групп, из чего она состоит?
Для ответов на эти вопросы совсем не обязательно читать книги и смотреть длинные видео.
Ответы вы найдете ниже в переводе статьи The Role of a Facilitator. Guiding an Event Through to a Successful Conclusion. Эта статья не содержит ни терминов Agile/Scrum, ни жаргона профессиональных фасилитаторов. Но она поможет скрам-мастерам проводить дискуссии на ретроспективах, а начинающим Agile-коучам — более сложные встречи типа PI Planning на десятки и сотни участников.
Из перевода статьи удален раздел “Designing a Realistic Agenda”, поскольку он предназначен не для скрам-мастеров или Agile-коучей, а исключительно для тех, кто профессионально зарабатывает фасилитацией совещаний.
Введение
Итак, вас попросили «фасилитировать» встречу. Что именно стоит за этим словом?
Может быть, вам просто проследить за тем, что все участники встречи представлены друг другу? Или, может быть, стартовать со специальной разогревающей активности (ice breaker)? Состоит ли ваша основная роль лишь в том, чтобы стоять у флипчарта и записывать все идеи? Что вам нужно подготовить? Как вам управлять общением, и как именно собрать воедино все идеи?
Во многих ситуациях с группой — особенно если обсуждения сложные или если люди имеют противоречащие друг другу мнения и интересы — хорошая фасилитация принципиально важна для успеха мероприятия.
В роли фасилитатора, скорее всего, вам потребуется широкий спектр навыков и инструментов, начиная с техник для принятия решений и заканчивая управлением группой и коммуникациями.
Фасилитатор: кто это?
Слово «фасилитировать» (от англ. facilitate) означает «делать проще» или «упрощать процесс». Фасилитатор планирует и ведет групповое мероприятие, а также управляет им, обеспечивая несколько вещей:
Чтобы фасилитировать эффективно, вы должны быть объективны. Это не означает, что вы должны находиться вне данной организации или команды. Это просто означает, что в данном групповом процессе вы должны занимать нейтральную позицию. Вы отступаете на шаг назад от деталей содержания встречи и от вашего персонального видения, фокусируетесь на самом групповом процессе.
«Групповой процесс» – это некий подход к управлению обсуждением, нацеленный на получение пользы от каждого участника и на доведение мероприятия до его успешного завершения. Как именно вы спроектируете групповой процесс [на русском принято говорить “сделаете дизайн встречи” – прим. переводчика] – зависит от многих факторов, и мы изучим это детально ниже в этой статье. Секрет эффективной фасилитации заключается в таком групповом процессе, который развивается, – чтобы вместе с ним также развивались групповые идеи и решения.
Ваша ключевая ответственность как фасилитатора – создание группового процесса и окружения, в котором этот процесс сможет реализоваться во всей красе, тем самым помогая группе достичь общего решения.
Фасилитация может отнять много умственных усилий, т.е. в процессе фасилитирования вам может быть очень трудно думать о содержании встречи и, тем более, вносить в это свой вклад. Также важен нейтралитет. Таким образом, вам стоит подумать о привлечении внешнего фасилитатора, если у вас есть заинтересованность в итогах встречи или если вы обладаете важными для успеха встречи навыками, опытом, информацией или авторитетом.
Что делает фасилитатор?
Чтобы хорошо фасилитировать мероприятие, вы должны понять ожидаемый группой итог мероприятия, а также контекст и ситуацию вокруг него. Затем основной объем вашей работы состоит в следующем.
Ниже мы посмотрим более детально на эти три сферы ответственности фасилитатора.
Дизайн и планирование
Когда у вас есть четкое понимание цели группы, следующим по важности делом является подготовка ко встрече. При этом вам нужно выполнить две ключевых составляющих дизайна и планирования:
Выбор и дизайн группового процесса
Сколько мероприятий – столько и способов спроектировать групповой процесс: это, в некоторой степени, искусство! Дизайн группового процесса – это огромная тема сама по себе, и это то, чему профессиональные фасилитаторы учатся на опыте и на тренингах.
В этой статье мы рассмотрим несколько базовых вариантов и принципов. Помимо них, есть много инструментов и техник от Mind Tools, которые помогут вам фасилитировать эффективно (см. ниже блок «Facilitators’ Toolbox»). Есть также много замечательных книг на тему фасилитации [на английском – прим. переводчика], и мы рекомендуем вам ознакомиться с некоторыми из них, особенно если вы начинающий фасилитатор или если вы предвидите трудности фасилитации какого-либо особо сложного мероприятия.
Вот некоторые факторы и варианты для обдумывания вами:
Фасилитируемая открытая дискуссия может служить простейшим вариантом группового процесса. Но спросите себя, сможете ли вы с этим форматом, учитывая данное число участников, достичь нужной степени вовлечения и управлять дискуссией? Сможете ли покрыть требуемые темы? Сможет ли группа сгенерировать достаточно идей и решений? И сможете ли вы вовлечь каждого, получив его вклад в решения группы?
Если вам нужно наладить вовлеченность в большой группе, попробуйте разделить ее на подгруппы. Вы озабочены тем, чтобы каждый участвовал в достаточной мере? Тогда предусмотрите время, в которое люди обдумают и запишут, что именно они хотели бы привнести. Нужно, чтобы на выходе было много идей? Тогда попробуйте сессию брейншторминга.
Помните: какой бы групповой процесс вы не выбрали, успех определяется фокусировкой на результатах. Найдите наилучший способ достичь целей встречи в целом.
Facilitators’ Toolbox
Вот некоторые инструменты и техники от Mind Tools, которые помогут сделать мероприятие классным:
Кроме того, несколько разделов сайта Mind Tools наполнены полезными инструментами и техниками:
Планирование
Помимо процесса, вам нужно подумать о следующем:
Ведение и контроль мероприятия
Как фасилитатор, на самой встрече вы настраиваете всех участников и вносите ясность про желаемый итог встречи, про иные ожидания, про повестку и про правила мероприятия. Тем самым вы помогаете всем фокусироваться на конкретной задаче. Как в начале, так и в процессе обсуждений, ваша роль – следить за тем, что дискуссия движется вперед по направлению к успешному результату.
Чтобы эффективно вести встречу:
Есть много ситуаций, когда вам как фасилитатору нужно вмешиваться. Отрепетируйте, когда и как вы это будете делать. Выбирайте минимальный уровень вмешательства. И помните, что вы должны оставаться объективным, держать в фокусе ожидаемые результаты, а также позитивность обсуждений.
Наиболее сложные типы вмешательства требуется, когда происходит конфликт, разногласия или раздражение. В этих случаях важно фокусироваться на нуждах группы, но принимать во внимание чувства и позиции обеих сторон (а не только большинства).
Чтобы дискуссия продвигалась вперед:
Фиксация результатов и последующие действия
Последней, но не менее важной сферой ответственности фасилитатора является запись всех результатов мероприятия, сбор их воедино, выкладывание их в общий доступ и контроль за тем, чтобы на основе результатов были запланированы соответствующие действия.
Ключом к успеху при фиксации результатов является понятность участникам трех вещей: что именно, как и кем записывается. Проследите, что обязанности привлеченных к этому людей (включая ваши обязанности) на 100% ясны всем.
Когда говорят о фасилитаторе, обычно в первую очередь в голову приходит как раз образ человека с маркером в руках, стоящего у флипчарта и готового в бешеном темпе записывать все возникающие идеи. Хотя это и является важной функцией, помните, что (с точки зрения тех же идей) функции планирования, проведения и контроля являются более важными. Если встреча плохо спланирована, плохо проведена и не контролируется вами, вам может быть просто нечего записать по ее итогам.
Когда вы записываете результаты и снабжаете их планом действий, необходимо помнить следующее:
Заключение
Чтобы быть эффективным фасилитатором, вам необходимо знать, когда брать на себя функцию лидера, а когда быть нейтральным и пассивным слушателем. Соблюдать этот баланс очень сложно! Ключом к профессионализму фасилитатора является дизайн и эффективная обработка результатов мероприятия, а также фокусировка на групповом процессе и итогах мероприятия вместо конкретного содержания и частных мнений.
Фасилитация – это интересный, плодотворный и важный процесс. Будучи фасилитатором, выделяйте время на обдумывание группового процесса, а также на тренировку навыков, которые вам нужны, чтобы приводить мероприятия к успешному завершению. Гордитесь своей ролью фасилитатора и наслаждайтесь наблюдением за идеями, решениями и итогами!
Русскоязычные книги и видео о фасилитации
Только 2 хорошие книги по фасилитации на русском языке есть в продаже на данный момент (2021):
Руководство фасилитатора
Толстая книга (344 стр.), поэтому некоторым может показаться, что там много «воды». Однако книга обязательна к прочтению начинающими фасилитаторами, хорошо структурирует понимание, автор дает конкретные практические советы.
Быстрый старт в agile ретроспективы
Автор: Алексей Кривицкий
Электронная книга, сборник рецептов и шпаргалок от первого скрам-мастера Украины. Отчасти основана на книге Эстер Дерби и Дианы Ларсен (ее перевода уже нет в продаже), но дополнена 10-летним опытом автора в самых разных скрам-командах.
Более краткие ресурсы по фасилитации для скрам-мастеров:
Практикующих скрам-мастеров также приглашаем прокачать свои навыки на практическом тренинге по фасилитации и получить по нему международный сертификат Agile Team Facilitation.