Популярный сервис цифровой подписи DocuSign теперь поддерживает инфраструктуру GlobalSign
Подпись DocuSign добавляется в документ PDF в программе Adobe Acrobat Reader DC
Если работники сидят в карантине и не могут выйти в офис, то как подписывать документы?
GlobalSign и DocuSign заключили соглашение о технологическом партнёрстве. Это значит, что сервис цифровой подписи Digital Signing Service (DSS) от GlobalSign будет интегрирован в экосистему DocuSign Trust Service Provider (TSP). Пользователи TSP смогут легко использовать цифровые подписи, сгенерированные на бэкенде от GlobalSign.
Всё это работает на платформе DocuSign Agreement Cloud, которая объединяет более десятка приложений и более 350 таких «интеграций» для удобного создания цифровых сигнатур, управления и подписи документов.
Цифровая подпись документов в последнее время получила значительный импульс в глобальном масштабе. И дело даже не в массовом переходе работников на удалённую работу. На самом деле соответствующие проекты были запущены ещё раньше. В первую очередь, из-за множества инициатив по цифровизации государственных сервисов в проектах электронных правительств: от Латинской Америки до Европы и Японии, а также на более традиционных рынках. Решение DSS-DocuSign идеально подходит, чтобы реализовать эти сервис по электронному документообороту и соблюсти нормативные требования своих стран.
Облачная служба Digital Signing Service от GlobalSign — это масштабируемая платформа с поддержкой API для быстрого развёртывания цифровых подписей, которая обеспечивает:
Конечно, в качестве альтернативы платным проприетарным проектам можно организовать «облачный» сервис на своих серверах, открыв пользователям доступ к API. Например, в рамках европейского проекта CEF Digital разработано open-source решение Digital Signature Service (код на GitHub, демо). Однако следует помнить, что у него будут все преимущества и недостатки опенсорсных проектов, которые поднимаются своими силами.
7 фактов о сервисе для подписи документов DocuSign в России
В этом материале мы разобрались, как легко перейти на электронную подпись документов с помощью сервиса DocuSign. Напомню, что сервис позволяет загружать документы, ставить на них свою предварительно в этом сервисе созданную подпись, отправлять документы на подпись другим людям и следить за статусом документа.
А теперь интересное. Насколько вся эта it-красота работает в России? Технически оно, понятно, работает. А что с юридической стороны? Юристы Теплицы социальных технологий проанализировали DocuSign на применимость к современному российскому законодательству. Получились следующие факты.
1. Правовой статус сервиса DocuSign в России в настоящее время не определен
В России существует свой сервис электронного документооборота (ЭДО) со своими операторами электронного документооборота, своей сертификацией и криптографией. DocuSign не интегрирован в российский ЭДО, что затрудняет пользование им при подписании документов в настоящее время.
2. Сервис DocuSign точно можно использовать как цифровое факсимиле
Факсимильное воспроизведение подписи гражданское законодательство признает аналогом собственноручной подписи. Сам смысл понятия «факсимиле» оно не раскрывает, поэтому воспользуемся такой формулировкой: «факсимиле – штамп, обеспечивающий точное воспроизведение собственноручной подписи должностного лица и служащий для удостоверения его полномочий».
Факсимильное воспроизведение подписи может использоваться при оформлении документов, как и собственноручная подпись. Но случаи применения факсимиле, которые прямо предусмотрены законодательством, немногочисленны. Поэтому на практике очень часто возникает вопрос, в отношении каких документов проставление факсимиле допускается, а в каких случаях лучше воздержаться от его использования и требовать «живую» подпись.
Российское законодательство допускает использование факсимиле при оформлении некоторых видов документов (часть 2 статья 160 Гражданского кодекса РФ). Одним из инструментов для проставления факсимиле (в том числе для создания шаблонов и обмена документами) является сервис DocuSign.
3. Как цифровое факсимиле DocuSign можно использовать в договорах гражданско-правового характера
Для того чтобы использовать DocuSign в режиме факсимиле, обе стороны договора должны согласиться использовать факсимиле. Для этого в договоре необходимо в обязательном порядке это отразить.
Вот как, например, это можно сделать: «В соответствии с п. 2 ст. 160 Гражданского кодекса РФ Стороны соглашаются при подписании настоящего договора и приложений к нему использовать факсимильное воспроизведение подписи с помощью средств механического или иного копирования, либо иного аналога собственноручной подписи, в том числе при помощи сервиса DocuSign. При этом договор и любые приложения к нему, подписанные факсимиле, имеют такую же юридическую силу, как и с обычной подписью».
Либо стороны заключают между собой отдельное соглашение, в котором прописывают договоренности об использовании факсимиле, включая согласие обеих сторон, виды документов, признаваемых юридически значимыми с факсимильной подписью, возможные случаи использования факсимиле и иные условия, которые стороны посчитают необходимыми.
Кроме этого, мы советуем зафиксировать возможность использования факсимиле в учетной политике организации, внутренних приказах и положениях организации. Также можно обозначить определенный круг лиц, которые будут допущены к использованию факсимиле и нести ответственность.
4. DocuSign нельзя использовать для проставления факсимиле на первичных документах бухгалтерского учета
Факсимильное воспроизведение подписи запрещается использовать, когда это прямо предусмотрено законом или правовыми актами. Например, в соответствии с письмом Министерства налоговой службы от 1 апреля 2004 года: «факсимиле не допускается использовать на доверенностях, платежных документах, других документах, имеющих финансовые последствия».
Единого мнения по этому вопросу нет, и споры ведутся до сих пор. Высказываются разные мнения, с разных позиций – налоговиков, судов. Например, в части проставления факсимиле на счетах-фактурах есть два совершенно противоположных мнения. Договоры, которые могут быть заключены между сторонами с проставлением факсимиле, могут быть абсолютно разными.
Потенциально это все те договоры, которые предусмотрены Гражданским кодексом РФ. Например, любые возмездные и безвозмездные договоры, купля-продажа, поставка товара, мена, дарение, государственные контракты, аренда, подряд. Кроме того, Гражданский кодекс не содержит абсолютно все типы существующих договоров. Стороны могут заключать любые, например, смешанные договоры, которые содержат в себе признаки нескольких видов договоров.
Помимо этого, запрещается проставлять факсимиле:
Кроме этого, призываем быть осторожными и проявлять должную осмотрительность при оформлении документов налогового законодательства.
5. DocuSign отвечает требованиям неквалифицированной электронной подписи (но есть нюанс)
Электронная подпись, проставленная с помощью сервиса DocuSign, соответствует требованиям статьи 11 Федерального закона от 06.04.2011 «Об электронной подписи», а именно подпадает под определение неквалифицированной электронной подписи (НЭП), а именно:
Иными словами, российское законодательство предполагает, что зарубежные электронные цифровые подписи могут быть использованы. Однако мы полагаем, что российскими судами сервис DocuSign не будет квалифицирован как подпадающий под определение неквалифицированной электронной подписи (НЭП). Что, в свою очередь, будет нести существенные риски по использованию сервиса DocuSign.
6. Российское законодательство признает электронные подписи иностранного государства
Это установлено частью 1 статьи 7 Федерального закона от 06.04.2011 «Об электронной подписи». Часть 3 статьи 7 говорит о том, что «признание электронных подписей, созданных в соответствии с нормами права иностранного государства и международными стандартами, соответствующими признакам усиленной электронной подписи, и их применение в правоотношениях в соответствии с законодательством Российской Федерации осуществляются в случаях, установленных международными договорами Российской Федерации.
Такие электронные подписи признаются действительными в случае подтверждения соответствия их требованиям указанных международных договоров аккредитованной доверенной третьей стороной, аккредитованным удостоверяющим центром, иным лицом, уполномоченными на это международным договором Российской Федерации, с учетом настоящего Федерального закона» (часть 3 статьи 7 соответствует положениям Типового закона ЮНСИТРАЛ от 05.07.2001 «Об электронных подписях», подписанного в Вене).
Иными словами, электронная подпись иностранного государства будет признана и ее законное применение будет оправдано только в том случае, если это установлено международными договорами РФ.
7. DocuSign использовать можно, но пока только для факсимиле
Команда Теплицы рекомендует использовать сервис DocuSign для проставления факсимиле. Так вы сможете отказаться от бумажного документооборота и упростить процедуру подписания документов. Но для проставления цифровых подписей сервис пока мы не рекомендуем.
Итак, выводы
И все же. Как разгрузить работу организации, если полностью перейти на электронные подписи пока не получится? В силу ограничений закона, например. Но ведь в любой работе есть масса документов, где нужна подпись. И не обязательно это учетные документы, подпадающие под требования закона. Это могут быть различные анкеты, формы, согласования внутренней работы. Те документы, где подпись нужна, но они по факту не являются отчётными документами.
Тогда можно хорошо разгрузить документооборот, согласуя эти моменты через DocuSign. В вашей организации наверняка есть такие бумаги, которые уже давно можно перевести в электронный вид, соблюдая при этом требования законов.
К тому же напомню, что для НКО есть и весомая финансовая выгода. Теперь российские некоммерческие организации могут получить доступ к сервису с помощью программы TeploDigital.
Используем DocuSign для автозаполнения и подписывания документов
Статья была впервые опубликована здесь.
Мы делаем это стоя. В зимней одежде. Под пристальным взглядом чиновника, сотрудника банка или страховой службы. Даже если делать это дома с комфортом, остаётся риск совершить ошибку и начать заново. Я говорю о работе с бумажными документами и договорами, ведь чаще всего это происходит именно так.
Избежать ошибок такого рода помогает автоматизация заполнения. В этой статье я расскажу про то, как помогал одному нашему клиенту автоматизировать заполнение и подпись бланков страховых компаний с помощью сервиса DocuSign. После его введения количество клиентов и их лояльность повысились.
Что такое DocuSign?
DocuSign — это сервис, позволяющий загружать, отправлять на подписание, просматривать, подписывать и отслеживать статус документов. Делать это можно как из интерфейса сайта, так и с помощью собственного клиента, который должен использовать API и Embedded View для просмотра и подписи документов.
Правовой статус
DocuSign может работать как с факсимильными, так и с цифровыми подписями. Если вы планируете работать на западном рынке, то проблем с этим возникнуть не должно. В России вам нужно учитывать, использование факсимиле определяется законодательством или специальным соглашением сторон. Есть ряд случаев, в которых использовать факсимиле нельзя. Более подробно об этом можно прочитать на портале «Гарант».
Безопасность
Безопасность документов и электронных подписей сертифицирована в соответствии со стандартом ISO 27001, определяющим основные положения в области систем информационной безопасности.
HIPAA Compliance
DocuSign позволяет работать с документами и электронными подписями в полном соответствии с HIPAA (Health Insurance Portability and Accountability Act, или закон США «О перемещаемости и подотчётности страхования здоровья», изданный в 1996 году). Закон определяет стандарты по обеспечению конфиденциальности информации о здоровье: состоянии здоровья, прохождении лечения или оплате медицинских услуг.
Начало работы
Наша цель — заполнять и отправлять бланки с помощью DocuSign.
Предположим, что нам нужно отправлять один и тот же разным людям. Мы могли бы отправлять его по почте вручную, однако для этого в DocuSign существует специальный механизм. Механизм оперирует следующими сущностями:
Процесс работы с документами состоит из:
Разберём каждый шаг по отдельности
Регистрация
Остаётся подтвердить свою учетную запись, и мы готовы идти дальше.
Создание шаблона
Для создания шаблона:
3. Загрузите документы.
4. Добавьте получателей. Для повторного использования и отправки шаблона разным получателям можно задать только название роли (например, employee для роли сотрудников компании).
5. Нажмите кнопку Next.
После этого мы попадём на экран добавления полей в документ, которые в дальнейшем сможет заполнять его получатель. Если получателей несколько, поля могут быть назначены для каждого из них.
У каждого поля есть ряд параметров. На параметре Data Label стоит заострить своё внимание. Его можно использовать как идентификатор при работе с данными шаблона или документа через API. Стоит отметить, что Data Label — не уникальное значение, поэтому поля с ним могут дублироваться. Это полезно, если вам нужно автоматически заполнить сразу несколько полей с именем одного и того же человека.
Отправление документа
Чтобы отправить документ получателям, которые его затем заполнят и подпишут, необходимо нажать на кнопку Use напротив выбранного шаблона. После этого откроется окно, в котором нужно ввести имена и email’ы получателей.
После того, как вы отправили документ, выбранным получателям придут уведомления с просьбой проверить, заполнить и подписать документ. В письме будет ссылка на форму с документом. Если у этого документа только один получатель, то после подписания его статус будет заменён на Completed, что будет видно в интерфейсе DocuSign. После этого заполненный и подписанный документ можно скачать. В случае, если получателей два и больше, статус документа останется прежним (Sent).
Всё то, что мы сейчас проделали вручную (отправили документ нужным получателям, а получатели заполнили его), можно делать автоматически, используя API. Об этом пойдёт речь в следующем разделе.
Начало работы с API
У DocuSign есть два интерфейса API: SOAP и REST. Мы будем рассматривать второй вариант, поскольку он более нагляден, а также содержит в себе наиболее полную реализацию методов. REST API позволяет подписывать документы, отправлять документы на подпись, а также автоматизировать документооборот.
Для работы с REST API нам нужно авторизоваться. Для этих целей в API добавлена возможность передавать данные для авторизации в специальном заголовке, в котором должно быть имя пользователя, пароль, а также Integrator Key.
Для начала разберёмся, как получить Integrator Key, а затем вернёмся к составлению запросов к API.
1. Получаем Integrator Key.
Integrator Key (также Client ID) — это уникальный идентификатор для получения доступа к DocuSign API. Для одного аккаунта может быть зарегистрировано несколько таких ключей. Сделано это для того, чтобы разделить окружения и использовать свой ключ для каждого из них. Изначально в новых аккаунтах ключей нет, поэтому придётся его создать. Для этого вам необходимо зайти в свой аккаунт и выполнить эти шаги:
Готово. Теперь ключ можно найти в секции My Integrator Keys.
2. Создаём запросы к DocuSign.
Нашим первым запросом к DocuSign должен быть запрос на получение информации об аккаунте. Там же будет находиться так называемый baseUrl — url, который должен использоваться для составления последующих запросов к DocuSign.
3. Получение шаблона.
Предположим, что у вас уже есть база шаблонов, которую проще всего слелать через интерфейс DocuSign. Мы будем использовать шаблон, который уже создали ранее. В качестве примера возьмём согласие на обработку персональных данных, в котором нам необходимо заполнить поля с данными о получателе документа.
Первое, что нам нужно сделать, это получить нужный шаблон. Мы можем сделать это, если знаем его идентификатор. Идентификатор можно получить, перейдя на страницу шаблона в вашем аккаунте.
Данные о полях шаблона содержатся в свойстве tabs, которое принадлежит свойству recipients. Из всего ответа сейчас нас интересует именно оно:
В DocuSign существует семь типов получателей: Agents, Carbon Copies, Certified Deliveries, Editors, In Person Signers, Intermediaries, и Signers. В нашем шаблоне мы используем только Signers*, поэтому и рассматривать мы будем только этот тип.
*Своим названием этот тип говорит о том, что его получатели должны подписать документ. Это вовсе не обязательно: если не назначить этому пользователю поля, которые он должен заполнить (или подписать), то ему будет достаточно открыть документ и просмотреть его.
Как уже было упомянуто выше, у каждого получателя есть свойство tabs, в котором содержатся все поля в документе. Поля делятся ещё на несколько типов. Мы не будем рассматривать все из них и в целях экономии времени возьмем только textTabs (поля для ввода текста) и signHereTabs (поля для подписей). Это два основных поля, которые чаще всего встречаются в документах.
Перейдём к автозаполнению.
4. Заполнение полей и отправка документа получателям.
Для того, чтобы DocuSign сам подставил нужные значения, при создании документа необходимо передать список всех получателей, добавив свойство tabs для получателей, которым вы хотите заполнить поля.
Поле обязательно должно содержать свойства name, tabLabel, xPosition, yPosition, а также значение поля ввода value. Мы уже говорили про tabLabel выше — это поле пригодится нам для его идентификации. Например, с полем с tabLabel, равным nameFull, можно однозначно сопоставить полное имя получателя и добавить его в value.
В нашем документе есть поля для заполнения: nameFull, idNumber, idIssuedBy, idType и addressFull.
Зададим значение для этих полей и отправим документ:
nameFull: «Иван Петров»
idNumber: «1234 567890»
idIssuedBy: «УВД»
idType: «паспорт»
addressFull: «Московский проспект, 12, кв. 221»
Чтобы создать документ, выполним такой запрос:
В ответе будет содержаться идентификатор созданного документа (envelopeId), дата последнего изменения статуса (statusDateTime) и сам статус (status):
Документ заполнен и отправлен, и получателю не нужно заботиться о том, чтобы вписывать свои данные самостоятельно. Вот так выглядит форма заполнения документа:
Сертификация
Что сделать, чтобы пройти сертификацию?
1. Заполнить и отправить форму запроса на сертификацию в Developer Center, в которой вы укажете:
2. Использовать ваше приложение в выбранный временной интервал, сделать не менее 20 транзакций с DocuSign.
3. Если всё в порядке, то вы получите Post Certification Guide для подготовки к релизу. Обычно на этот процесс уходит не более недели, но я не рекомендую делать это перед самым релизом — без сертификации документы не будут иметь юридической силы, а вы не будете иметь доступа к поддержке DocuSign.
Заключение
В этом примере мы максимально поверхностно рассмотрели особенности интеграции с DocuSign, а также создали клиент для автозаполнения шаблонов и отправки документов на подпись. Я надеюсь, что этих знаний вам будет достаточно для того, чтобы понять, использовать ли сервис и продумать более сложную интеграцию или нет.
Без бумаги: как подписывать документы в DocuSign
Перейти на электронную подпись документов несложно. Непривычно – да. Но несложно. Как это сделать с помощью сервиса DocuSign – сегодня и разберем. Благо для НКО есть и весомая финансовая выгода. Теперь российские некоммерческие организации могут получить доступ к сервису с помощью программы TeploDigital.
Подробнее о юридическом статусе DocuSing в России читайте в этом тексте.
Для чего нужна еще одна электронная подпись?
Многие пользователи Интернета уже и так имеют несколько электронных подписей. Называются они, правда, немного иначе, но суть та же. Сама по себе электронная подпись подтверждает личность человека для заключения, например, договора.
Как мы сегодня подтверждаем свою личность в интернет-сервисах? Через электронную почту, отпечаток пальца, распознавание лица, код безопасности – это самые известные способы. После этого мы получаем доступ к почтовому ящику, интернет-банку, облаку документов (зачастую весьма важных) и многим другим сервисам.
Подробнее о том, что такое электронная подпись и как она работает, читайте здесь.
У всех этих способов одна задача – подтверждение личности. Именно поэтому многие уже давно пользуются подобными сервисами. Иначе, если нет интернет-банка, нужно ехать в банк (с паспортом), дождаться очереди к специалисту и попросить сделать выписку со счета. Интернет-банк в этом случае сокращает весь квест до пары кликов в мобильном приложении.
Похожая схема и с заключением договоров. Любая новая сделка – это подписание документа. Подписать физически (авторучкой) или электронно – вот здесь уже варианты. После подписи документ отправляется обычной, не электронной почтой. Еще один вариант – сделать скан документа и отправить почтой электронной. Или можно подписать в сервисе DocuSign. Тогда документ даже распечатывать не нужно. Здесь-то и появляется выгода и новые возможности от использования электронной подписи:
Что такое DocuSign
Чтобы совсем вкратце, но тем не менее по делу – сервис позволяет загружать документы, ставить на них свою предварительно в этом сервисе созданную подпись, отправлять документы на подпись другим людям и следить за статусом документа: когда подписан, кем и так далее. Есть у сервиса и мобильные приложения, для кого-то это будет весомым доводом в пользу сервиса.
Приятно, что у DocuSign есть ознакомительный период. За 30 дней вполне можно разобраться, подходит ли вам сервис и стоит ли переходить на постоянное пользование им. Регистрация обычная – логин/пароль. При входе в систему встречает окошко с предложением настройки, и здесь можно посмотреть на схему работы.
Перечень возможностей DocuSign. Скриншот сайта docusign.com.
Помимо создания своей подписи, что логично, можно также сделать шаблон документа. Пригодится, когда у вас есть типовой документ, в котором нужно лишь менять реквизиты второй стороны. Изначально интерфейс сайта на английском языке, но можно поменять на русский.
Также стоит упомянуть, что вся работа сервиса сертифицирована по стандартам безопасности. Зашифровано, передается по протоколу https и все такое. Было бы странно, если иначе.
Как работает сервис
Посмотрим схему работы на примере одного документа. Сначала нужно создать свою подпись. Сделать это можно прямо на стартовом экране.
Скриншот добавления собственной подписи.
На втором шаге пишете сверху свое имя и инициалы. Там же можно выбрать готовый вариант подписи из того, что сгенерировал сервис. Или создать свою подпись на вкладке «Нарисуйте». Но делать это лучше стилусом на планшете или пальцем на экране смартфона. То, что получается мышкой, никуда не годится. Я пробовал, и это вообще не то. На вкладке «Передать» можно загрузить на сайт свою, уже отсканированную подпись.
Скриншот окна создания подписи.
За образец для опытов я взял договор на создание сайта, найденный на просторах Интернета. Первым делом нужно загрузить документ на сайт.
Скриншот окна загрузки нового документа.
Затем нажать «Далее» и перейти к добавлению получателей. Указать имя и фамилию, адрес почты – все стандартно, понятно и логично.
Скриншот добавления получателей документа для подписи.
Если нужно собрать несколько подписей, то можно задать очередность подписания. Тогда третий человек сможет поставить подпись только после второго, а второй – после первого. Пригодится, когда нужно соблюсти схему согласования документа.
Шаблон документа можно создавать очень гибким, заранее проставляя необходимые поля для заполнения. Весь перечень есть на боковой колонке, их можно перетаскивать прямо на документ.
Скриншот создания макета документа.
После того как документ отправлен на подпись, получателю приходит письмо со ссылкой на документ. Перейдя по ней, можно подписать документ, загрузив свою отсканированную подпись, или так же создать, нарисовав ее на экране. После подписания автору приходит уведомление, что документ подписан и все участники сделки могут сохранить его себе, скачав по ссылке.
Как видите, схема работы не самая сложная. Принцип понятен, а что еще нужно? Всего лишь, чтобы обе стороны решили для себя, что будут пользоваться такой возможностью и принимают ее за рабочую версию взаимоотношений.
Сколько стоит?
Смотрим сразу на цены по программе TeploDigital. Есть два варианта.
Для сравнения: вот ссылка на коммерческие расценки. Когда есть выбор, это всегда хорошо.
