Docusign что это в россии
(1).jpg)
Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с АО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.
Программа разработана совместно с АО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.
Российское юридическое лицо при взаимодействии с иностранным контрагентом подписывают документы (договор, заказы, первичные документы) простой электронной подписью с использованием иностранной системы DocuSign. Российское и иностранное юридические лица имеют договор с DocuSign.
Возможны ли претензии со стороны налоговых органов при использовании данных электронных документов для подтверждения расходов?
По данному вопросу мы придерживаемся следующей позиции:
Организация вправе использовать для целей налогообложения прибыли в качестве оправдательных электронные документы, подписанные простой электронной подписью с использованием иностранной системы. Для этого контрагентами должно быть заключено соответствующее соглашение.
Налоговые риски в таком случае исключить нельзя, но они несущественны.
Рекомендуем также ознакомиться с материалом:
— Комментарий к письму Министерства финансов Российской Федерации от 13.04.2015 N 03-03-06/20808 (А.Б. Сухов, журнал «Акты и комментарии для бухгалтера», N 8, август 2015 г.).
Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
аудитор, член РСА Завьялов Кирилл
Ответ прошел контроль качества
Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.
© ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС», 2021. Система ГАРАНТ выпускается с 1990 года. Компания «Гарант» и ее партнеры являются участниками Российской ассоциации правовой информации ГАРАНТ.
Все права на материалы сайта ГАРАНТ.РУ принадлежат ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС». Полное или частичное воспроизведение материалов возможно только по письменному разрешению правообладателя. Правила использования портала.
Портал ГАРАНТ.РУ зарегистрирован в качестве сетевого издания Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзором), Эл № ФС77-58365 от 18 июня 2014 года.
ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС», 119234, г. Москва, ул. Ленинские горы, д. 1, стр. 77, info@garant.ru.
8-800-200-88-88
(бесплатный междугородный звонок)
Редакция: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3145), editor@garant.ru
Отдел рекламы: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3136), adv@garant.ru. Реклама на портале. Медиакит
Если вы заметили опечатку в тексте,
выделите ее и нажмите Ctrl+Enter
Используем DocuSign для автозаполнения и подписывания документов
Статья была впервые опубликована здесь.
Мы делаем это стоя. В зимней одежде. Под пристальным взглядом чиновника, сотрудника банка или страховой службы. Даже если делать это дома с комфортом, остаётся риск совершить ошибку и начать заново. Я говорю о работе с бумажными документами и договорами, ведь чаще всего это происходит именно так.
Избежать ошибок такого рода помогает автоматизация заполнения. В этой статье я расскажу про то, как помогал одному нашему клиенту автоматизировать заполнение и подпись бланков страховых компаний с помощью сервиса DocuSign. После его введения количество клиентов и их лояльность повысились.
Что такое DocuSign?
DocuSign — это сервис, позволяющий загружать, отправлять на подписание, просматривать, подписывать и отслеживать статус документов. Делать это можно как из интерфейса сайта, так и с помощью собственного клиента, который должен использовать API и Embedded View для просмотра и подписи документов.
Правовой статус
DocuSign может работать как с факсимильными, так и с цифровыми подписями. Если вы планируете работать на западном рынке, то проблем с этим возникнуть не должно. В России вам нужно учитывать, использование факсимиле определяется законодательством или специальным соглашением сторон. Есть ряд случаев, в которых использовать факсимиле нельзя. Более подробно об этом можно прочитать на портале «Гарант».
Безопасность
Безопасность документов и электронных подписей сертифицирована в соответствии со стандартом ISO 27001, определяющим основные положения в области систем информационной безопасности.
HIPAA Compliance
DocuSign позволяет работать с документами и электронными подписями в полном соответствии с HIPAA (Health Insurance Portability and Accountability Act, или закон США «О перемещаемости и подотчётности страхования здоровья», изданный в 1996 году). Закон определяет стандарты по обеспечению конфиденциальности информации о здоровье: состоянии здоровья, прохождении лечения или оплате медицинских услуг.
Начало работы
Наша цель — заполнять и отправлять бланки с помощью DocuSign.
Предположим, что нам нужно отправлять один и тот же разным людям. Мы могли бы отправлять его по почте вручную, однако для этого в DocuSign существует специальный механизм. Механизм оперирует следующими сущностями:
Процесс работы с документами состоит из:
Разберём каждый шаг по отдельности
Регистрация
Остаётся подтвердить свою учетную запись, и мы готовы идти дальше.
Создание шаблона
Для создания шаблона:
3. Загрузите документы.
4. Добавьте получателей. Для повторного использования и отправки шаблона разным получателям можно задать только название роли (например, employee для роли сотрудников компании).
5. Нажмите кнопку Next.
После этого мы попадём на экран добавления полей в документ, которые в дальнейшем сможет заполнять его получатель. Если получателей несколько, поля могут быть назначены для каждого из них.
У каждого поля есть ряд параметров. На параметре Data Label стоит заострить своё внимание. Его можно использовать как идентификатор при работе с данными шаблона или документа через API. Стоит отметить, что Data Label — не уникальное значение, поэтому поля с ним могут дублироваться. Это полезно, если вам нужно автоматически заполнить сразу несколько полей с именем одного и того же человека.
Отправление документа
Чтобы отправить документ получателям, которые его затем заполнят и подпишут, необходимо нажать на кнопку Use напротив выбранного шаблона. После этого откроется окно, в котором нужно ввести имена и email’ы получателей.
После того, как вы отправили документ, выбранным получателям придут уведомления с просьбой проверить, заполнить и подписать документ. В письме будет ссылка на форму с документом. Если у этого документа только один получатель, то после подписания его статус будет заменён на Completed, что будет видно в интерфейсе DocuSign. После этого заполненный и подписанный документ можно скачать. В случае, если получателей два и больше, статус документа останется прежним (Sent).
Всё то, что мы сейчас проделали вручную (отправили документ нужным получателям, а получатели заполнили его), можно делать автоматически, используя API. Об этом пойдёт речь в следующем разделе.
Начало работы с API
У DocuSign есть два интерфейса API: SOAP и REST. Мы будем рассматривать второй вариант, поскольку он более нагляден, а также содержит в себе наиболее полную реализацию методов. REST API позволяет подписывать документы, отправлять документы на подпись, а также автоматизировать документооборот.
Для работы с REST API нам нужно авторизоваться. Для этих целей в API добавлена возможность передавать данные для авторизации в специальном заголовке, в котором должно быть имя пользователя, пароль, а также Integrator Key.
Для начала разберёмся, как получить Integrator Key, а затем вернёмся к составлению запросов к API.
1. Получаем Integrator Key.
Integrator Key (также Client ID) — это уникальный идентификатор для получения доступа к DocuSign API. Для одного аккаунта может быть зарегистрировано несколько таких ключей. Сделано это для того, чтобы разделить окружения и использовать свой ключ для каждого из них. Изначально в новых аккаунтах ключей нет, поэтому придётся его создать. Для этого вам необходимо зайти в свой аккаунт и выполнить эти шаги:
Готово. Теперь ключ можно найти в секции My Integrator Keys.
2. Создаём запросы к DocuSign.
Нашим первым запросом к DocuSign должен быть запрос на получение информации об аккаунте. Там же будет находиться так называемый baseUrl — url, который должен использоваться для составления последующих запросов к DocuSign.
3. Получение шаблона.
Предположим, что у вас уже есть база шаблонов, которую проще всего слелать через интерфейс DocuSign. Мы будем использовать шаблон, который уже создали ранее. В качестве примера возьмём согласие на обработку персональных данных, в котором нам необходимо заполнить поля с данными о получателе документа.
Первое, что нам нужно сделать, это получить нужный шаблон. Мы можем сделать это, если знаем его идентификатор. Идентификатор можно получить, перейдя на страницу шаблона в вашем аккаунте.
Данные о полях шаблона содержатся в свойстве tabs, которое принадлежит свойству recipients. Из всего ответа сейчас нас интересует именно оно:
В DocuSign существует семь типов получателей: Agents, Carbon Copies, Certified Deliveries, Editors, In Person Signers, Intermediaries, и Signers. В нашем шаблоне мы используем только Signers*, поэтому и рассматривать мы будем только этот тип.
*Своим названием этот тип говорит о том, что его получатели должны подписать документ. Это вовсе не обязательно: если не назначить этому пользователю поля, которые он должен заполнить (или подписать), то ему будет достаточно открыть документ и просмотреть его.
Как уже было упомянуто выше, у каждого получателя есть свойство tabs, в котором содержатся все поля в документе. Поля делятся ещё на несколько типов. Мы не будем рассматривать все из них и в целях экономии времени возьмем только textTabs (поля для ввода текста) и signHereTabs (поля для подписей). Это два основных поля, которые чаще всего встречаются в документах.
Перейдём к автозаполнению.
4. Заполнение полей и отправка документа получателям.
Для того, чтобы DocuSign сам подставил нужные значения, при создании документа необходимо передать список всех получателей, добавив свойство tabs для получателей, которым вы хотите заполнить поля.
Поле обязательно должно содержать свойства name, tabLabel, xPosition, yPosition, а также значение поля ввода value. Мы уже говорили про tabLabel выше — это поле пригодится нам для его идентификации. Например, с полем с tabLabel, равным nameFull, можно однозначно сопоставить полное имя получателя и добавить его в value.
В нашем документе есть поля для заполнения: nameFull, idNumber, idIssuedBy, idType и addressFull.
Зададим значение для этих полей и отправим документ:
nameFull: «Иван Петров»
idNumber: «1234 567890»
idIssuedBy: «УВД»
idType: «паспорт»
addressFull: «Московский проспект, 12, кв. 221»
Чтобы создать документ, выполним такой запрос:
В ответе будет содержаться идентификатор созданного документа (envelopeId), дата последнего изменения статуса (statusDateTime) и сам статус (status):
Документ заполнен и отправлен, и получателю не нужно заботиться о том, чтобы вписывать свои данные самостоятельно. Вот так выглядит форма заполнения документа:
Сертификация
Что сделать, чтобы пройти сертификацию?
1. Заполнить и отправить форму запроса на сертификацию в Developer Center, в которой вы укажете:
2. Использовать ваше приложение в выбранный временной интервал, сделать не менее 20 транзакций с DocuSign.
3. Если всё в порядке, то вы получите Post Certification Guide для подготовки к релизу. Обычно на этот процесс уходит не более недели, но я не рекомендую делать это перед самым релизом — без сертификации документы не будут иметь юридической силы, а вы не будете иметь доступа к поддержке DocuSign.
Заключение
В этом примере мы максимально поверхностно рассмотрели особенности интеграции с DocuSign, а также создали клиент для автозаполнения шаблонов и отправки документов на подпись. Я надеюсь, что этих знаний вам будет достаточно для того, чтобы понять, использовать ли сервис и продумать более сложную интеграцию или нет.
7 фактов о сервисе для подписи документов DocuSign в России
В этом материале мы разобрались, как легко перейти на электронную подпись документов с помощью сервиса DocuSign. Напомню, что сервис позволяет загружать документы, ставить на них свою предварительно в этом сервисе созданную подпись, отправлять документы на подпись другим людям и следить за статусом документа.
А теперь интересное. Насколько вся эта it-красота работает в России? Технически оно, понятно, работает. А что с юридической стороны? Юристы Теплицы социальных технологий проанализировали DocuSign на применимость к современному российскому законодательству. Получились следующие факты.
1. Правовой статус сервиса DocuSign в России в настоящее время не определен
В России существует свой сервис электронного документооборота (ЭДО) со своими операторами электронного документооборота, своей сертификацией и криптографией. DocuSign не интегрирован в российский ЭДО, что затрудняет пользование им при подписании документов в настоящее время.
2. Сервис DocuSign точно можно использовать как цифровое факсимиле
Факсимильное воспроизведение подписи гражданское законодательство признает аналогом собственноручной подписи. Сам смысл понятия «факсимиле» оно не раскрывает, поэтому воспользуемся такой формулировкой: «факсимиле – штамп, обеспечивающий точное воспроизведение собственноручной подписи должностного лица и служащий для удостоверения его полномочий».
Факсимильное воспроизведение подписи может использоваться при оформлении документов, как и собственноручная подпись. Но случаи применения факсимиле, которые прямо предусмотрены законодательством, немногочисленны. Поэтому на практике очень часто возникает вопрос, в отношении каких документов проставление факсимиле допускается, а в каких случаях лучше воздержаться от его использования и требовать «живую» подпись.
Российское законодательство допускает использование факсимиле при оформлении некоторых видов документов (часть 2 статья 160 Гражданского кодекса РФ). Одним из инструментов для проставления факсимиле (в том числе для создания шаблонов и обмена документами) является сервис DocuSign.
3. Как цифровое факсимиле DocuSign можно использовать в договорах гражданско-правового характера
Для того чтобы использовать DocuSign в режиме факсимиле, обе стороны договора должны согласиться использовать факсимиле. Для этого в договоре необходимо в обязательном порядке это отразить.
Вот как, например, это можно сделать: «В соответствии с п. 2 ст. 160 Гражданского кодекса РФ Стороны соглашаются при подписании настоящего договора и приложений к нему использовать факсимильное воспроизведение подписи с помощью средств механического или иного копирования, либо иного аналога собственноручной подписи, в том числе при помощи сервиса DocuSign. При этом договор и любые приложения к нему, подписанные факсимиле, имеют такую же юридическую силу, как и с обычной подписью».
Либо стороны заключают между собой отдельное соглашение, в котором прописывают договоренности об использовании факсимиле, включая согласие обеих сторон, виды документов, признаваемых юридически значимыми с факсимильной подписью, возможные случаи использования факсимиле и иные условия, которые стороны посчитают необходимыми.
Кроме этого, мы советуем зафиксировать возможность использования факсимиле в учетной политике организации, внутренних приказах и положениях организации. Также можно обозначить определенный круг лиц, которые будут допущены к использованию факсимиле и нести ответственность.
4. DocuSign нельзя использовать для проставления факсимиле на первичных документах бухгалтерского учета
Факсимильное воспроизведение подписи запрещается использовать, когда это прямо предусмотрено законом или правовыми актами. Например, в соответствии с письмом Министерства налоговой службы от 1 апреля 2004 года: «факсимиле не допускается использовать на доверенностях, платежных документах, других документах, имеющих финансовые последствия».
Единого мнения по этому вопросу нет, и споры ведутся до сих пор. Высказываются разные мнения, с разных позиций – налоговиков, судов. Например, в части проставления факсимиле на счетах-фактурах есть два совершенно противоположных мнения. Договоры, которые могут быть заключены между сторонами с проставлением факсимиле, могут быть абсолютно разными.
Потенциально это все те договоры, которые предусмотрены Гражданским кодексом РФ. Например, любые возмездные и безвозмездные договоры, купля-продажа, поставка товара, мена, дарение, государственные контракты, аренда, подряд. Кроме того, Гражданский кодекс не содержит абсолютно все типы существующих договоров. Стороны могут заключать любые, например, смешанные договоры, которые содержат в себе признаки нескольких видов договоров.
Помимо этого, запрещается проставлять факсимиле:
Кроме этого, призываем быть осторожными и проявлять должную осмотрительность при оформлении документов налогового законодательства.
5. DocuSign отвечает требованиям неквалифицированной электронной подписи (но есть нюанс)
Электронная подпись, проставленная с помощью сервиса DocuSign, соответствует требованиям статьи 11 Федерального закона от 06.04.2011 «Об электронной подписи», а именно подпадает под определение неквалифицированной электронной подписи (НЭП), а именно:
Иными словами, российское законодательство предполагает, что зарубежные электронные цифровые подписи могут быть использованы. Однако мы полагаем, что российскими судами сервис DocuSign не будет квалифицирован как подпадающий под определение неквалифицированной электронной подписи (НЭП). Что, в свою очередь, будет нести существенные риски по использованию сервиса DocuSign.
6. Российское законодательство признает электронные подписи иностранного государства
Это установлено частью 1 статьи 7 Федерального закона от 06.04.2011 «Об электронной подписи». Часть 3 статьи 7 говорит о том, что «признание электронных подписей, созданных в соответствии с нормами права иностранного государства и международными стандартами, соответствующими признакам усиленной электронной подписи, и их применение в правоотношениях в соответствии с законодательством Российской Федерации осуществляются в случаях, установленных международными договорами Российской Федерации.
Такие электронные подписи признаются действительными в случае подтверждения соответствия их требованиям указанных международных договоров аккредитованной доверенной третьей стороной, аккредитованным удостоверяющим центром, иным лицом, уполномоченными на это международным договором Российской Федерации, с учетом настоящего Федерального закона» (часть 3 статьи 7 соответствует положениям Типового закона ЮНСИТРАЛ от 05.07.2001 «Об электронных подписях», подписанного в Вене).
Иными словами, электронная подпись иностранного государства будет признана и ее законное применение будет оправдано только в том случае, если это установлено международными договорами РФ.
7. DocuSign использовать можно, но пока только для факсимиле
Команда Теплицы рекомендует использовать сервис DocuSign для проставления факсимиле. Так вы сможете отказаться от бумажного документооборота и упростить процедуру подписания документов. Но для проставления цифровых подписей сервис пока мы не рекомендуем.
Итак, выводы
И все же. Как разгрузить работу организации, если полностью перейти на электронные подписи пока не получится? В силу ограничений закона, например. Но ведь в любой работе есть масса документов, где нужна подпись. И не обязательно это учетные документы, подпадающие под требования закона. Это могут быть различные анкеты, формы, согласования внутренней работы. Те документы, где подпись нужна, но они по факту не являются отчётными документами.
Тогда можно хорошо разгрузить документооборот, согласуя эти моменты через DocuSign. В вашей организации наверняка есть такие бумаги, которые уже давно можно перевести в электронный вид, соблюдая при этом требования законов.
К тому же напомню, что для НКО есть и весомая финансовая выгода. Теперь российские некоммерческие организации могут получить доступ к сервису с помощью программы TeploDigital.
eSignature Legality in Russia
Electronic signatures are legally recognized in Russia and are provided for in Federal law No. 63-FZ of 6 April 2011 «On Electronic Signature» («Federal Law 63-FZ»).
Classification of Law
Civil Law
Russia’s legal system is a mixture of Roman civil law and Anglo-American common law systems. Civil law operates in areas such as family relations, property, succession, contract, and criminal law, while statutes and principles of common law origin are evident in such areas as constitutional law, procedure, corporations law, taxation, insurance, labour relations, banking and currency.
Civil law systems are based on concepts derived from old Roman law, distinguishable by their reliance on having a comprehensive set of rules and principles codified and easily accessible to both citizens and legal professionals. Codified laws are regularly revised to reflect the current environment, and have stronger emphasis in civil law countries than any precedent set by earlier court cases. Civil law countries cover more than 65% of world’s legal system, including the majority of continental Europe, Central and South America, the Middle East, Asia and Africa.
E-Signature Legality Summary
In the Russian Federation, the use of electronic records and electronic signatures is regulated by both federal laws and secondary legislation. The main applicable law regarding electronic signatures is Federal Law 63-FZ, which regulates the use of electronic signatures for:
Other applicable regulations with regard to electronic signatures are Order of the FSB of the Russian Federation No. 795 of 27 December 2011 «On the Approval of the Requirements for the Form of a Qualified Electronic Signature Verification Key Certificate» and Order of the FSB of the Russian Federation No. 796 of 27 December 2011 «On the Approval of the Requirements for Electronic Signature Facilities and Requirements for the Facilities of the Certification Authority.»
Types of Electronic Signature
The types of electronic signatures used in the Russian Federation regulated by Federal Law 63-FZ are a simple electronic signature and an enhanced electronic signature. For enhanced electronic signatures, there is a distinction made between an enhanced “unqualified” electronic signature and an enhanced “qualified” electronic (digital) signature.
According to section 1 of article 2 of Federal Law 63-FZ, an electronic signature is information in an electronic form attached to or otherwise linked to other information in an electronic form (the information to be signed) and used to identify the person signing the information.
Pursuant to section 2 of article 5 of Federal Law 63-FZ, a simple electronic signature is an electronic signature which, using codes, passwords, or other means, confirms that an individual has created an electronic signature.
Pursuant to section 3 of article 5 of Federal Law 63-FZ, an enhanced unqualified electronic signature is an electronic signature which (i) is obtained as a result of the cryptographic transformation of information using an electronic signature key; (ii) allows the person, who signed the electronic document, to be identified; (iii) allows any alteration of the electronic document after it has been signed to be detected; and (iv) is created by means of an electronic signature.
According to section 4 of article 5 of Federal Law 63-FZ, an enhanced qualified electronic (digital) signature is an electronic signature that meets all the attributes of a simple electronic signature and the following additional attributes: (i) an electronic signature verification key is specified in the qualified (digital) certificate of the electronic signature; and (ii) electronic signature tools with Federal Law 63-FZ confirmation of compliance requirements are used for creating and verifying the electronic signature.
Documents That May be Signed Electronically
As a general rule, it is possible to enter into a contract electronically if the contract belongs to a category of contracts that can be entered into in a simple written form (i.e., without special requirements to its execution). The simple written form is generally permissible for any contract, except for certain types of contracts specified in the law.
Such contracts generally require (i) through a signer accepting an electronic offer to enter into the schedule of services by implicative actions (e.g., clicking «agree» button and making the payment), (ii) using a simple or an enhanced unqualified electronic signature, provided that the parties agreed so in a «wet-ink» written paper document; or (iii) using an enhanced qualified electronic (digital) signature.
Further Guidance
Transactions with real property require an enhanced qualified electronic (digital) signature if done electronically.
If the validity or authenticity of an electronic signature is challenged, the party seeking to rely on the electronic signature may need to provide further evidence to support the validity of the electronic signature, such as authenticating the signer (to ensure that it was the person who expressed the will to enter into the contract), applying a tamper-evident seal to the document to ensure it was not altered since signing, and to maintain an audit log that captures all the signer’s actions during the signing session. An enhanced qualified electronic (digital) signature is presumed to be legally equivalent to a «wet-ink» signature without the need of additional proof.
The enforceability of an electronic signature depends on several factors: the availability of the required type of electronic signature (simple, enhanced unqualified/ enhanced qualified); and the absence of legal restrictions on signing a contract using an electronic signature.
DISCLAIMER: The information on this site is for general information purposes only and is not intended to serve as legal advice. Laws governing the subject matter may change quickly, so DocuSign cannot guarantee that all the information on this site is current or correct. Should you have specific legal questions about any of the information on this site, you should consult with a licensed attorney in your area.
