Такой нужный Workflow. Или все же DocFlow?
В статьях про ECM-системы встречаются термины Docflow и Workflow. Кто-то считает одно частным случаем другого, а кто-то двумя независимыми механизмами. Попробуем разобраться.
В описаниях ECM-систем очень часто можно встретить два родственных термина: Docflow и Workflow. Дословно они обозначают «поток документов» и «поток работ» соответственно. Некоторые производители систем утверждают, что у них есть оба механизма, другие же пропагандируют точку зрения, что эти механизмы взаимозаменяемы и имея только один из них можно легко смоделировать другой.
В самом деле, что такое Docflow? Это возможность маршрутизации документа между исполнителями в соответствии с заранее определенными требованиями. При этом происходит изменение стадии жизненного цикла документа в зависимости от его текущего положения в маршруте. С термином Workflow постоянные читатели DIRECTUM-Journal знакомы лучше. Фактически это механизм, позволяющий передавать поручения от одного участника процесса к другому в соответствии с заранее заданным маршрутом. При этом вместе с поручением могут передаваться и сопутствующие документы.
А что такое поручение? Фактически это текст (текстовый документ), содержащий в себе сведения о работе, которую надо выполнить. Таким образом, создав текстовый документ и маршрутизировав его должным образом, мы получим реализацию Workflow через механизм Docflow. В то же время, создав поручение требуемым исполнителям и вложив в него необходимый документ, мы получим Docflow через механизм Workflow.
Так в чем же разница? Видимо в реализации механизмов в каждой конкретной ECM-системе. Если в системе достаточно удобно создавать документы и маршрутизировать их, при этом есть возможность описания действий, которые необходимо выполнить каждому участнику маршрута и можно подкреплять сопроводительные документы к основному, то можно смело утверждать, что в системе есть и Docflow и Workflow (просто начинали с Docflow, а потом он развился до универсального механизма). Аналогично можно утверждать о наличии обоих механизмов, но с противоположным путем эволюционирования, если в системе есть мощный механизм выдачи поручений и контроля за их исполнением и при этом поручения могут сопровождаться документами, которые участвуют в процессе и «живут» (проходят свой жизненный цикл) вместе с ним.
А если что-то делать менее удобно, то значит что полноценный механизм пока только один и эволюция продолжается. Вероятно, я что-то упустил. Что ж, в этом случае дополняйте!
Спасаемся от бумажного потопа, или как провести с пользой Международный день без бумаги
Уже совсем скоро, 27 октября, пройдет Международный день без бумаги, который во всем мире проводит ассоциация AIIM, а в России – проект DOCFLOW. Нам очень нравится эта инициатива, ведь она позволяет людям задуматься о том, как можно сделать работу с документами более удобной, быстрой и безопасной, а заодно и сохранить гектар-другой лесов – они могут пригодиться для других целей.
Многие понимают, что работа с электронными документами быстрее и удобнее, чем с бумажными, что такие документы не горят в огне и их труднее залить чаем, что их проще защитить от посторонних глаз и что найти их в электронных архивах легче, чем работать с архивами бумажными. Да, понимают многие, но решиться хотя бы частично отказаться от бумажного документооборота не так-то просто. Зная это, проект DOCFLOW в преддверии Международного дня без бумаги проводит специальный конкурс, чтобы помочь недостаточно решительным и поддержать тех, кто уже на пути в безбумажный мир.
В конкурсе могут участвовать как компании, так и частные лица. Призы – сертификаты на прохождения курса AIIM по управлению корпоративным контентом AIIM ECM Practitioner, потоковый сканер, корпоративная и профессиональная версии ABBYY FineReader 11. Главный приз в «личном зачёте» – Apple iPad 2.
Участникам конкурса предлагается совершить на выбор некоторое количество «безбумажных» подвигов: например, сдать макулатуру, снять видеоролик о безбумажных технологиях, поделиться с друзьями и коллегами в блогах или соцсетях советами по сокращению излишнего расхода бумаги (своими или какими-то из подборки DOCFLOW) и самим их применить на практике, сделать отчет с фотографиями и/или видео о том, как они провели Международный день без бумаги, поддержать Международный день без бумаги на Facebook и многое другое. За каждый «подвиг» участник конкурса получает баллы в виде «спасенных деревьев».
Победит тот, кто «спасет» больше всего деревьев. Подробные условия участия – на сайте DOCFLOW.
Напоследок – несколько советов от DOCFLOW о том, как избежать бумажного потопа:
Docflow системы
Современный бизнес сложно представить без использования систем электронного документооборота. Большая часть компаний уже внедрила подобные системы в свою работу, и доля таких компаний постоянно возрастает. Высокая популярность системы Docflow связана с тем, что она построена по российским стандартам делопроизводства и документационного обеспечения.
Что такое Docflow
Проект Docflow создан в 1995 году, с тех пор он постоянно развивается. Его востребованность связана с тем, что внедрение систем электронного документооборота (СЭД) становится необходимостью, без применения новых технологий невозможно эффективное развитие бизнеса. Компании используют СЭД для решения следующих задач:
Компания Forward Telecom помогает с Docflow системой, это наиболее эффективный способ внедрения электронного документооборота. Система реализована на SharePoint, что обеспечивает взаимодействие сотрудников друг с другом во время работы над документами. В качестве базовой платформы используется SharePoint Server 2016 или SharePoint Server\Foundation 2013, при этом отсутствуют известные ограничения, в Docflow используются специальные настройки для расширения функциональности.
Особенности системы
Демонстрация Docflow системы показывает все её особенности и преимущества перед другими способами внедрения электронного документооборота. В первую очередь, эта система полностью готова к использованию, на полный запуск потребуется несколько дней.
Docflow представляют собой готовую методологию автоматизации делопроизводства, которая выходит за традиционные рамки документационного обеспечения. Она позволяет управлять электронными документами (в том числе, неструктурированными), деловыми процессами, договорами, совещаниями, а также взаимодействовать с клиентами и выполнять различные канцелярские операции. Всё это при относительно доступной стоимости Docflow системы, благодаря чему она активно используется в малом и среднем бизнесе, а не только на крупных предприятиях.
Система содержит в себе множество компонентов и различных инструментов. Например, реализована возможность выполнения различных действий с документами через обычный веб-браузер, что значительно упрощает работу многих сотрудников. Это делает проще и обслуживание, ведь пропадает необходимость установки большого количества программного обеспечения. Универсальный инструмент интеграции позволяет загружать документы из Галактики, 1С и других ERP-систем.
Наличие единой базы данных и системы идентификации документов предотвратит вероятность утечек и потерь важной документации. На бумажную копию можно нанести, который поможет быстро найти электронную версию.
Forward Telecom выполнит демонстрацию Docflow системы, чтобы клиент мог понять все её достоинства на наглядных примерах. Электронный документооборот сам по себе способен заметно оптимизировать работу компании, однако выбор эффективной системы и правильное её внедрение улучшит показатели в разы.
Достоинства Docflow систем
В настоящее время практически отсутствуют компании, в которых бы совсем не применялся электронный документооборот. Бизнес по достоинству оценил, насколько эффективен такой подход к обработке и хранению документов. Внедрение системы Docflow обладает следующими преимуществами:
Систему характеризует отличная масштабируемость. Она в равной степени подходит для малого бизнеса и для крупных компаний, где десятки тысяч пользователей хранят миллионы документов. Иногда возникают ситуации, когда необходим обмен документами между разными организациями, при этом они применяют разные системы электронного документооборота. При использовании Docflow это не является проблемой. Система обеспечивает полную безопасность, применяются сертифицированные средства криптографической защиты.
Внедрение электронного документооборота следует доверить профессионалам, обладающим должным уровнем компетентности. Чтобы добиться максимальной эффективности, нужно настроить систему под нужды конкретной компании, это важно. Также необходимо правильно рассчитать бюджет. Стоимость Docflow системы не так высока, но не стоит забывать о выполнении работ по её внедрению. Впрочем, затраты окупятся в скором времени благодаря оптимизации работы компании.
Electronic Document Management System (Docflow)
Электронный документооборот начал внедряться на предприятиях, когда Интернет стал получать широкое распространение: появились сети, цены на услуги связи стали приемлемыми. СЭД должен был автоматизировать работу с документами. Система успешно справилась с задачей и стала эффективным инструментарием для ведения делопроизводства: регистрация исходящих и входящих писем, локальных правовых актов, поиск в базе. Сегодня СЭД представлена в госучреждениях и коммерческих предприятиях. Программное обеспечение не стоит на месте: появляются новые функциональные возможности, и постепенно СЭД становится комплексным решением для автоматизации документооборота в организации, его архивирования и пр.
Электронный документооборот отвечает следующим требованиям:
На сегодняшний день система обросла новыми полезными функциями для упрощения работы с контрагентами, своевременной обработки их заявлений. У каждой конкретной программы есть и другие функции, которые позволяют решать и более мелкие, но тем не менее важные задачи.
Типология СЭД
СЭД классифицируется по-разному. Однако самым показательным является вариант категоризации по функциональным особенностям. Какого бы разработчика мы ни взяли для примера, каждый будет раскрывать свою программу с точки зрения ее функциональности и круга решаемых задач. Естественно, в системе могут быть (они и есть) технологические решения, характерные для программ других вендоров. Тем не менее программа отдельно взятого производителя имеет как свои достоинства, так и недостатки. Когда СЭД классифицируется по функциональным возможностям, за основу берутся ее сильные стороны.
Далее представлена стандартная классификация.
В нашей стране, например, СЭД классифицируется также и по стране — производителю программного обеспечения. Такого нет ни в одном другом государстве. Эта классификация выглядит так:
Мы будем рассматривать только два примера программного обеспечения импортного производства. Это EMC Documentum, а также программа Lotus Domino.Doc. Остальные СЭД, фигурирующие в нашем обзоре, произведены в нашей стране.
Рейтинг программ для СЭД
При оценивании СЭД, представленных в рейтинге, мы сравнивали пять функционалов. Именно их показатели определили наш выбор программ, предназначенных автоматизировать документооборот. Программное обеспечение оценивалось по десятибалльной шкале.
| Место | Программное обеспечение | Стоимость | Логичность и понятность | Функциональные возможности | Соответствие нормативно-правовой базе России | Качество технической поддержки | Сумма баллов |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Дело | 8 | 8 | 10 | 10 | 10 | 9,2 |
| 2-4 | 1С: Архив | 9 | 7 | 10 | 10 | 9 | 9 |
| 2-4 | CompanyMedia | 9 | 9 | 9 | 10 | 8 | 9 |
| 4-6 | EMC Документация | — | 9 | 10 | 8 | 8 | 8,8 |
| 4-6 | Логика | 9 | 10 | 9 | 10 | 6 | 8,8 |
| 4-6 | ЕВФРАТ | 9 | 10 | 9 | 10 | 6 | 8,8 |
| 7 | DIRECTUM | 10 | 8 | 8 | 10 | 7 | 8,6 |
| 8 | Lotus Domino.Doc | — | 8 | 8 | 9 | 9 | 8,5 |
| 9 | OPTIMA-WorkFlow | 10 | 8 | 8 | 9 | 7 | 8,4 |
| 10 | LanDocs | 8 | 7 | 7 | 10 | 8 | 8 |
Отметим, что представленная таблица может иметь погрешности, так как в некоторых случаях оценка ставилась с учетом сугубо субъективного мнения автора. Тем не менее мы постарались быть максимально объективными и глубоко проанализировали ПО. В обзоре представлены только качественные программы. Их можно уже выбрать для внедрения СЭД в организации.
СЭД возглавляет наш ТОП-10. Программное обеспечение используется не только в России, но и активно внедряется на предприятиях бывших союзных республик. Программу можно применять на крупных предприятиях и в небольших. Если требуется автоматизировать делопроизводство и документооборот, будьте уверены, «ДЕЛО» отлично показывает себя в деле.
Есть незначительный минус. Это немного устаревший дизайн визуальной части программы и некоторая сложность работы для новичков.
Чтобы оценить, сколько средств заложить в бюджет для покупки программного обеспечения, рассчитайте количество рабочих мест. Чем оно больше, тем меньше средств потребуется для обеспечения программой одного рабочего места. Так, если на предприятии планируется организовать от одного до пяти рабочих мест, то стоимость «оснащения» компьютера одного сотрудника обойдется в 13,4 тыс. руб. Если рабочих мест от 201 до 500, нужно предусмотреть 11 тыс. руб. на одно рабочее место. Дешевле обойдется приобретение лицензии на софт внедрившим на предприятии систему Microsoft SQL Server. Цена оснащения одного рабочего места составит 9,5 тыс. руб. и 7,2 тыс. руб. соответственно.
Логика
Программное обеспечение «Логика СЭД» было известно под названием «Босс-Референт». Ребрендинг произошел в 2012 г. Программа — достойный аналог системы «ДЕЛО». Ребрендинг не повлиял на функциональность и работоспособность софта. Он, как и прежде, рекомендуется к установке в государственных и частных предприятиях для упорядочения и облегчения работы с документами.
Программа обладает следующими преимуществами:
Есть и небольшие недостатки:
Одна лицензия стоит 5,9 тыс. руб., если количество рабочих мест менее 50. Когда к софту подключается 50–199 специалистов, оснащение одного рабочего места оценивается в 5,2 тыс. руб. Минимальная стоимость ПО — 4,9 тыс. руб., при условии, что в программе работают свыше 200 сотрудников.
ЕВФРАТ
При разработке этого программного обеспечения учитывались требования менеджмента качества ISO 9000, а также ГОСТы, разработанные на уровне Правительства РФ и регламентирующие порядок ведения делопроизводства на предприятии. Основное отличие софта заключается в том, что в нем предусмотрены функциональные возможности, не встречающие в других программах для СЭД. Платформа весьма современная.
Программа обладает следующими преимуществами:
Минусов немного, но они есть, как и в других программах:
Цена за лицензионное ПО рассчитывается на каждое рабочее место. Чем больше сотрудников будет пользоваться софтом, тем меньше средств нужно предусмотреть в расчете на один компьютер. Минимальная стоимость — 5,2 тыс. руб., максимальная — 7,3 тыс. руб. Можно размещать ПО на серверах производителя этой СЭД. Тогда достаточно заключить соглашение об абонентском обслуживании. Предусмотрена гибкая тарификация в четырех вариантах. Ежемесячная плата составит минимум 10 тыс. руб. и максимум 95 тыс. руб.
1С:Архив
Пожалуй, это программное обеспечение подходит для всех типов предприятий. Софт входит в топ давно и прочно. Он считается надежной системой для документооборота. Функциональные возможности позволяют централизованно хранить документы разного вида и содержания. При этом реализуется доступ к документации с возможностью их редактирования строго определенными лицами — например, это могут быть руководитель, управделами.
Преимуществ софта достаточно много. Вот основные из них:
Есть небольшие минусы, в числе которых необходимость обеспечения рабочих мест нормальными компьютерами. Требуется также немного обучить персонал работе с софтом, т. к. он сложен для восприятия.
Минимальная стоимость ПО — 12 тыс. руб., максимальная — 57 тыс. руб. Именно 12 тыс. стоит обновление программного обеспечения предыдущего поколения.
DIRECTUM
Основное достоинство ПО DIRECTUM — его простота и функциональность. Область применения — малые организации и средний бизнес. На начальном этапе перевода делопроизводства на электронный вариант можно использовать описываемый софт, впоследствии полностью отказавшись от бумажных документов.
Из минусов выделим:
Есть отдельная лицензия на СЭД, а также в пакете с другим программным обеспечением. Минимальная цена — 7,8 тыс. руб. для оборудования одного рабочего места. Пакетное предложение варьируется в пределах 148,2 тыс. руб. (если на 20 рабочих мест) — 2,01 млн руб., когда предстоит подключить к системе 200 сотрудников.
OPTIMA — WorkFlow
Программное обеспечение находится в середине нашего топа. Софт постоянно развивается, но пока по функциональным возможностям ему далеко до лидеров рейтинга.
Преимущества программы следующие:
Из минусов стоит отметить, что при пользовании софтом возникают те или иные ошибки. Их постепенно исправляют с помощью обновлений программы.
Цена варьируется от 55 тыс. до 75 тыс. руб.
EMC Documentum
Производитель ПО — всемирно известное предприятие EMC. Это лучшая иностранная программа, представленная на отечественном рынке IT-технологий.
Преимущества софта следующие:
К минусам можно отнести следующие моменты:
Нет определенной стоимости. С компанией придется договариваться персонально.
LanDocs
Программа представлена в 1997 году. Ее разработчик — российское предприятие «ЛАНИТ». В софте предусмотрен основной функционал для ведения документооборота на предприятии.
Из плюсов стоит отметить следующие факторы:
Серверная лицензия стоит минимум 30 тыс. руб. и максимум 216 тыс. руб. Если оснащать по количеству рабочих мест, то одна лицензия стоит от 5,6 тыс. руб. до 8,4 тыс. руб. в зависимости от того, сколько сотрудников подключится к системе.
CompanyMedia
Это программное обеспечение с довольно широкими возможностями. Оно позволяет автоматизировать не только процесс ведения документооборота, но также ряд бизнес-процессов. Настройки гибкие, есть дополнительные модули.
Отметим несколько недостатков:
Минимальная стоимость — 4 тыс. руб., максимальная — 99 тыс. руб. На цену влияют необходимость повышения квалификации сотрудников, внедрение других программ и пр.
Lotus Domino.Doc
Программное обеспечение создано в рамках платформы Notes/Domino и считается одним из ее приложений. Обеспечена многоуровневая защита информации. В софте создана возможность архивирования документации в больших объемах.
Программа импортная, поэтому ее недостатки связаны с особенностями интерфейса и ряда функциональных возможностей.
На официальной странице производителя можно рассчитать, сколько будет стоить СЭД в зависимости от нужд предприятия.
В качестве послесловия
В завершение обзора хочется сделать несколько обобщений. Система электронного документооборота не способна оказывать существенное влияние на прибыльность предприятия. У нее совершенно иные задачи, и в первую очередь — упорядочение информации, возможность удобной навигации в базе данных. Если вы работали без СЭД (особенно это касается небольших предприятий) и не испытывали особых трудностей с поиском корпоративной информации, подумайте, стоит ли вкладываться в софт. Ваша цель — извлечение прибыли, а не погоня за модными нововведениями.
В случае, когда у вас большое предприятие со сложной структурой, наличие СЭД поможет отказаться от ряда бумаг без ущерба для базы корпоративной информации.
DocFlow 2002: все о мире электронного документооборота
Компании «Ксерокс (Россия и СНГ)» и «Лоция Софт» в рамках DocFlow 2002 провели пресс-конференцию, где представили интегрированное решение по управлению технической документацией, позволяющее расширить спектр услуг, предоставляемых компаниями своим заказчикам. Данное решение построено на базе инженерных систем Xerox и программного обеспечения PartY ARC компании «Лоция Софт», предназначенного для организации электронного архива инженерной и конструкторской документации.
По утверждению участников пресс-конференции, система PartY ARC адаптирована для работы с инженерными машинами Xerox и будет распространяться в комплекте с цифровыми системами, предлагаемыми компанией «Ксерокс (Россия и СНГ)» на российском рынке.
PartY ARC базируется на однопользовательской лицензии продукта PartY компании «Лоция Софт» и поставляется с Runtime-версией системы управления базами данных Sybase Adaptive Server Anywhere.
Программное обеспечение семейства PartY компании «Лоция Софт» построено на базе клиент-серверной архитектуры. Данные системы позволяют решать организационные и технические вопросы управления документацией предприятий с тысячами автоматизированных рабочих мест.
Компания «АйТи» представила на DocFlow 2002 новые решения и разработки на базе системы электронного документооборота «БОСС-Референт».
Кроме того, представители «АйТи» рассказали о новых проектах автоматизации предприятий и организаций, выполненных компанией. Центральное место в экспозиции стенда «АйТи» занял программно-аппаратный комплекс, позволяющий перевести в электронный вид всю цепочку обработки документов, так называемая «сканирующая линейка». Эта технология уже используется в МНС России, в УМНС по г. Москве, в Министерстве природных ресурсов РФ. Выставочный рабочий макет объединяет программный продукт компании ABBYY, оборудование фирмы Xerox и систему «БОСС-Референт».
В рамках выставки-конференции компания «Оптима» представила новую версию собственной системы управления потоками работ и организации конфиденциального документооборота OPTiMA-WorkFlow 1.16. Ее отличия от предыдущей заключаются в повышенном удобстве работы пользователя и администратора системы.
Так, в новой версии системы поиск документов стал более «эргономичным» для пользователя. К примеру, пользователи могут сохранять поисковые запросы, останавливать поиск, экспортировать результаты поиска в MS Excel и задавать запрос по образцу. Кроме того, OPTiMA-WorkFlow 1.16 имеет более мощный интерфейс прикладного программиста (API), который позволяет использовать не только внутренние функции самой системы, но и функции тех документов, с которыми система работает. Переработан дизайн интерфейса, который теперь соответствует правилам оформления приложения под Windows.
По словам генерального директора компании HBS Станислава Макарова, по сравнению с предыдущей версией повысилась производительность сервера, улучшен пользовательский интерфейс. Пользователи DOCSFusion при наличии действующего контракта на поддержку могут получить в компании HBS русскую версию 4.0 вне зависимости от того, где они покупали продукт.
В рамках выставки DocFlow-2002 компанией «Электронные офисные системы» была проведена презентация новой версии системы автоматизации делопроизводства «Дело».
Помимо этого, в новой версии тщательно переработан пользовательский интерфейс, добавлен ряд новых сервисных возможностей, в частности, реализованы механизмы для массового сканирования регистрируемых бумажных документов, модифицирован API и т.д. В рамках выставки компания ЭОС также провела лотерею, в которой были разыграны две многопользовательские версии системы. В лотереи приняли участие гости выставки и посетители сайта компании.
