digital workplace что это
Intranet, Office 365, Digital Workplace. Как пройти по цифровому минному полю
Большинство организаций проходит этап Цифровой Трансформации. Она затрагивает многие срезы и департаменты в организации. Какие-то могут допустить ошибку, и ее цена будет невелика. Другим просто нельзя ошибиться и допустить потери продуктивности, знаний или репутации организации.
Разные организации находятся на разных стартовых позициях. От «у нас нет Интранета» до «у нас полноценный мобильный личный кабинет». Мы видели много таких разных отправных точек. В этой статье я хочу их перечислить. На самом деле, понимая свою отправную точку, вы можете видеть и обойти разложенные перед вами мины. Ниже приведены некоторые сценарии. Возможно увидите здесь что-то знакомое…
У нас нет интранета и платформы для совместной работы. Зато есть электронная почта и календарь.
Возможно, сейчас вы сейчас скажете «Ого!». Но организации, которые находятся здесь, могут начать строить свою дорожную карту с чистого листа и без скептицизма типа «вот пять лет назад мы пробовали, ничего не получилось». Очевидно, что начинать двигаться надо, но зато проект может пройти быстро, и также быстро принести результаты.
У нас есть интранет, мы сделали его очень давно, это по сути внутренний сайт компании, совместной работы или обмена документами здесь нет.
Я бы сказал, что это вторая по величине группа организаций. Их интранет это их большая корова, которая так и не полетела. И основная причина топтания на месте состоит в том, что так и не решено, на чем развивать проект. Это должен быть SharePoint или Google? Нужен ли модуль управления контентом или надо разобраться с функциями совместной работы?
У нас есть интранет на SharePoint. Мы потратили деньги и время, но бизнес так и не стал его использовать. Странное чувство.
Самая большая группа. И это неловкое чувство неудачи, связанное с SharePoint. Однако, внедрение SharePoint может быть успешным. Просто большинство относятся к нему, как к платформе для совместной работы. А это не так. Это суперкрутой набор для разработчика (Software Development Kit), который в ряде случаев может действительно стать платформой для совместной работы. Многие проекты на SharePoint выходят из-под контроля, добавляется большое количество дополнений и доработок, а бизнес в это время потихоньку теряет к нему интерес. С другой стороны – вы заплатили деньги за технологию, и хотите, чтобы она работала. С SharePoint возможно все, только несите деньги.
Мы строим совместную работу на базе Office 365 и Yammer. Теперь будущее – наше. Майкрософт нам обещал! Это будет потрясающе!
Ну вот, мы видим, как повторяется история. Из Office 365 используются все те же электронная почта и календарь, остальные функции еще слишком грубоваты, чтобы обычный пользователь их принял. С этим утверждением не согласятся ИТ профессионалы, но зато поддержат обычные пользователи. Все больше и больше компаний видят изначальные ограничения Office 365. Чем быстрее мы поймем, что обслуживаем сотрудников, а не ИТ проекты, тем быстрее примем и преодолеем недостатки Office 365.
Мы в Office 365, но бизнесу он не нравится. Не адаптивный и не дружественный. Менеджеры проекта раскатывают на всех Yammer, ставят галочку в напротив «совместной работы» и начинают новые проекты. Не круто!
Что ж. Если вы находитесь в такой ситуации – это не очень хорошо. Должен найтись герой, который на основе опыта бизнес пользователей сможет пойти к директору по ИТ и объяснить ему ситуацию. Самое плохое, что для исправления нужно еще добавить бюджета. Вам надо найти решение, которое обладает удобным для пользователя интерфейсом и решает бизнес проблему. Это больше чем просто сделать Office 365 красивым. Вам надо соединить удобный интерфейс с бизнес логикой. С чего начать, что делать?
Некогда мы использовали стороннее решение для купленного SharePoint, и это здорово сработало! У нас есть совместная работа, Интранет и стратегия по построению Цифрового Рабочего Места. Теперь мы перешли на Office 365, и при этом мы используем все то же самое стороннее решение. Мы просто храним теперь все в Office 365 вместо SharePoint, мы немного поколдовали с Active Directory, и, пожалуй, всё. Конечные пользователи даже не знают, что их документы теперь хранятся в облаке Office 365. Всё во благо пользователей!
Так хочется оказаться здесь… Ни одно решение не может быть статическим и окончательным. Все развивается, и вам надо развиваться вслед за ним. Какие изменения ожидают вас в будущем?
От SharePoint 2010/2013 к Office 365
От интранета к цифровому рабочему месту и личному кабинету
От собственного датацентра к облачным сервисам
От социализации к интеграции бизнес приложений в совместную работу
И было бы здорово иметь одно решение, которое позволило бы все это… Хотите узнать больше?
Примечание переводчика: дальше идет немного рекламы от автора, поэтому мы ее удаляем )))
От переводчиков. Если вы знаете о других сценариях, не упомянутых в статье, расскажите нам. Мы передадим их автору!
Carwin Heierman консультирует крупные организации по вопросам совместной работы и цифровой трансформации. Выбор поставщика и реализация проекта являются его ключевыми компетенциями. Помимо вопросов совместной работы Карвин консультирует компании по вопросам управления IT-инфраструктурой и аналитики Office 365.
Цифровое рабочее место: что же это на самом деле?
Сколько организаций – столько и определений цифрового рабочего места (digital workplace). Однако в свете последних тенденций было бы крайне полезно окончательно избавиться от путаницы в том, чем на самом деле является цифровое рабочее место, а чем – нет.
Определение термина «Цифровое Рабочее Место»
Чаще всего под цифровым рабочим местом понимается виртуальный эквивалент физического рабочего места. Он требует тщательного планирования и управления в связи с его фундаментальной ролью в производительности, вовлеченности и здоровом рабочем климате.
Понимание концепции цифрового рабочего места варьируется между организациями. Тем не менее, по своей сути она включает в себя три основных элемента:
Цифровое рабочее место предоставляет организациям пять возможностей (внешнее кольцо на рис.):
Технологии Цифрового Рабочего Места
Видимые части цифрового рабочего места – это технологии и методы работы, которые позволяют людям объединяться, общаться и взаимодействовать, не обязательно находясь лицом к лицу. Одна из статей Deloitte показывает это следующим образом:
«Цифровое рабочее место включает в себя все технологии, которые люди используют с целью выполнения работы на современном рабочем месте… Эти технологии варьируются от HR-приложений и бизнес-приложений до электронной почты, мгновенных сообщений, а также корпоративных социальных коммуникации и виртуальных встреч».
Электронная почта, интранет и веб-конференции являются типичными элементами цифрового рабочего места. Тем не менее, именно акцент на сотруднике делает цифровое рабочее место чем-то большим, нежели чем просто собирательным термином для всех указанных технологий.
Чем НЕ является Цифровое Рабочее Место
Почему всё это имеет значение
Эффективное цифровое рабочее место отделяет работу от физического местоположения на протяжении большей части времени. Подобное «освобождение» человека имеет ряд важных последствий не только для того, где работают люди, но и для того, как формируются команды и как люди собираются вместе, чтобы решить локальные проблемы. Вице-президент Microsoft в Западной Европе Klaus Holseс формулировал это так:
«В будущем успешными будут те компании, которые сломают барьеры между людьми, их рабочим местом и технологиями, а также дадут возможность сотрудникам быть продуктивными и креативными, где бы они ни находились. Это требует такой корпоративной культуры, которая ставит на первое место именно людей».
Цифровое рабочее место: повышаем эффективность и вовлеченность сотрудника
В чем заключается концепция Digital Workplace и какие инструменты выбрать для ее реализации.
Чем малый и средний бизнес отличается от крупных корпораций? Можно назвать много разных факторов. Но давайте остановимся на различиях в деятельности персонала.
Очевидно, что в малых и средних компаниях сотрудники (как рядовые, так и занимающие руководящие позиции) вынуждены решать большое количество разнородных бизнес-задач, активно коммуницировать с коллегами и контрагентами, работать с большим объемом различной информации. И «новая экономическая ситуация» только способствует росту подобной нагрузки.
А значит, задачи, связанные с автоматизацией совместной работы, вспомогательных бизнес-процессов, управлением проектной работой, корпоративным контентом (информацией), становятся критически важными для бизнеса.
Для решения каждой конкретной задачи давно придуманы специализированные информационные системы (ИС) (BPMN, ECM, PM и пр.). Однако осилить затраты на внедрение таких ИС не всегда может даже средний бизнес. Поэтому на практике какие-то задачи решаются с помощью open-source ПО, какие-то на условно-бесплатных облачных приложениях (иногда даже без ведома ИТ-подразделения), что-то работает на приложениях, дописанных к системам учета (как правило 1С).
И в результате внедрение ИС вместо повышения эффективности деятельности персонала зачастую может оказать обратный эффект. Когда каждое подразделение использует свое приложение для автоматизации бизнес-задач, а админ хватается за голову от необходимости администрировать и поддерживать все это многообразие, о совместной работе и эффективном взаимодействии говорить не приходится. Добавим сюда отсутствие единого пользовательского интерфейса, сложность адаптации, и станет понятным, почему сотрудники изо всех сил стараются избежать использования корпоративных систем.
Чтобы решить эту проблему, потребовалось полностью изменить подход к автоматизации. Если раньше основной упор делался на автоматизацию бизнес-процессов, и действия пользователя были жестко ограничены этими рамками, то теперь фокус сместился на самого пользователя и инструменты, позволяющие организовать его эффективную работу. И так возникла концепция Цифрового рабочего места (Digital workplace), в которой сотрудник стал, прежде всего, потребителем контента и сервисов, необходимых именно ему «в нужное время в нужном месте».
Вот что говорит на этот счет Gartner:
«Digital Workplace обеспечивает новые, более эффективные методы работы, повышает вовлеченность и гибкость сотрудника, использует стили и технологии, ориентированные на потребителя»
Идеи цифрового рабочего места изначально закладывались в экосистему MS Office 365, но только с появление MS Teams они обрели четкую форму.
Цифровое рабочее место на платформе MS Teams в большей степени соответствует описанным выше требованиям, а также предоставляет еще несколько приятных бонусов как пользователям, так и администраторам:
Простота интеграции с приложениями и службами Microsoft, речь в том числе и о наземных сервисах и службах, таких как AD.
Поддержка популярных офисных форматов файлов (Microsoft Office, PDF).
Доступность для малого и среднего бизнеса за счет гибкой системы лицензирования и выгодной стоимости.
Более подробно об архитектуре и возможностях, а также конкретных бизнес-сценариях, реализуемых на платформе Teams, мы расскажем в следующих статьях.
Digital Workplace меняет привычное понимание рабочего места
Шаг вперед от традиционного интранета к цифровой среде будущего
Digital Workplace – это платформа для коммуникации между сотрудниками, позволяющая работать с документами, выполнять задачи и общаться с коллегами, находясь за пределами офиса.
Концепция цифрового рабочего места предполагает не только возможность продолжать работу вне стен офиса, но и способность рабочей среды адаптироваться под задачи сотрудника. Цифровое рабочее пространство помогает сотруднику собирать требуемые аналитические данные и отслеживать статус текущих проектов, а также предоставляет удобные инструменты для обсуждения и согласования задач с коллегами.
Для сотрудников цифровое рабочее место – это единая платформа для удобной работы, систематизации данных, поиска и персонализацию контента. Основные преимущества для руководителей: автоматизация сбора отчетов о работе сотрудников, удобство в управлении задачами и мониторинге их исполнения, автоматическое добавление данных о сотрудниках из кадровой системы и единое окно доступа к необходимым корпоративным сервисам (CRM, ERP, СЭД и т.д.). В целом для компании Digital Workplace стимулирует развитие инноваций и увеличение продуктивности сотрудников, помогает в привлечении и удержании кадров, а также является важным этапом цифровой трансформации бизнеса и создает конкурентного преимущества компании.
Digital Design имеет опыт создания цифровых рабочих мест для различных групп сотрудников: от мобильного персонала до топ-менеджмента. Среди готовых продуктов можно выделить «Мобильное рабочее место руководителя» (приложение для менеджмента крупных предприятий, предлагающее комфортную и безопасную удаленную работу с корпоративными бизнес-сервисами), ИСКО «Ареопад» (систему для автоматизации коллегиальных органов крупных распределенных организаций, позволяющую принимать решения в удаленном режиме), Автоматизированное рабочее место обходчика (систему, координирующую сотрудников, выполняющих осмотр оборудования, и их руководителей).
Digital workplace, каким он должен быть после 2020 года
За последние несколько месяцев технология цифрового рабочего места эволюционировала сильнее, чем за последние несколько лет. Мы в digital-интеграторе “Улей” стояли “на передовой” массовой миграции сотрудников своих клиентов в режим home-office и теперь, когда пыль осела, можем смело сказать, что всё прошло гораздо более гладко, чем мы предполагали.
Наше общее мнение заключается в том, посление несколько месяцев бизнес действительно максимально был на стороне своих сотрудников. Несмотря на условия полной неизвестности и стресса, главной целью предпринимателей было сохранить свою команду. С другой стороны, сотрудники наших клиентов были гораздо более терпеливыми и гибкими, имели гораздо более высокий уровень самоорганизации и цифровой культуры, чем об этом принято думать.
Пройдя через этот опыт, мы постарались собрать основные тренды digital workplace и нафантазировать полезные функции, которые должны появится в ближайшем будущем.
Рабочий день сотрудника начинается задолго до того, как он переступает порог офиса. Представьте, как было бы удобно, если бы сотрудники, решившие поработать из офиса, могли бы забронировать место на парковке перед офисом, свободный рабочий стол или переговорную комнату заранее? Что, если бы в офисном кофейном ларьке можно было бы сделать заказ по пути из метро, и в этот же момент отправить на печать все важные документы, чтобы не тратить на это рабочее время.
Разработка digital workplace будет развиваться не только вокруг бизнес-задач, но и вокруг потребностей самих сотрудников. Кроме того, благодаря цифровизации удаленные работники смогут получать те же неформальные бонусы и привилегии, что и офисные работники: пицца по пятницам, необходимая канцелярия, предоставление оборудования, программного обеспечения и т.д.
Минимальный функционал цифровых рабочих мест для управления встречами на наш взгляд включает в себя следующие позиции:
Не смотря на текущую ситуацию на рынке труда, в глобальном масштабе конкуренция за талантливых сотрудников выходит на пиковый уровень. После перехода на удаленку, рабочая миграция больше не сдерживается релокационными расходами и условиями жизни в той или иной стране или регионе. Разница курсов валют дает возможность работодателям делать выгодные зарплатные предложения, не изменяя при этом свой фонд оплаты труда. Именно поэтому традиционная для экономических кризисов “эпоха работодателя” в этот раз будет самой короткой в истории человечества. Всё это означает, что скорость с которой бизнесу нужно развивать цифровые рабочие места, лояльность к бренду и корпоративную культуру увеличивается с каждым днём.
Кроме того, важным становится быстро развивать сотрудников, оперативно оценивать имеющиеся в команде навыки и формировать команды под новые задачи бизнеса. Инвестиции в человеческий капитал в долгосрочной перспективе становятся самыми выгодными.
Пандемия опровергла опасения бизнеса о сложности перехода на удаленный формат работы и представила множество вариантов быстрой и успешной установки дешевых цифровых рабочих мест. Весь полученный опыт ставит перед IT-департаментами несколько важных вопросов:
На эти вопросы сложно дать ответы прямо сейчас, и мы с любопытством вместе с нашими клиентами и партнерами наблюдаем за тем, как будут развиваться события вокруг перехода на удаленку. Тем не менее, уже сейчас стало очевидным то, что рабочие места в глобальном смысле никогда уже не будут такими же как до 2020 года.