Быстрое наращивание объема цифровых данных, хранимых в корпоративной сети компании, часто создает трудности в поиске необходимых данных. Согласно оценке экспертов, средний пользователь тратит десятую часть своего рабочего времени на работу с файлами. При этом возможности реляционных баз данных общего назначения ограничены. Пользователю часто требуется не только просто сохранить, найти или извлечь необходимую информацию. Кроме этого, нужно сохранять метаданные к изображениям, аудио- и видеофайлам, отслеживать их версии и права доступа к ним, конвертировать их в различные форматы. Для выполнения всех этих операций предназначены системы управления цифровыми архивами (digital asset management, DAM).
Аналитики отмечают, что в конце прошлого года началась консолидация DAM-рынка. Это выразилось в нескольких крупных поглощениях и установлении новых партнерских связей. В частности, компания Documentum приобрела компании Bulldog и BoxCar. Это позволило Documentum уйти от своей первоначальной ориентированности на управление в основном веб-контентом и стать крупным игроком на рынке систем Enterprise Content Management. В отличие от Documentum, компания Interwoven придерживается другой стратегии. Она сохраняет веб-ориентированность своих продуктов для управления контентом, но предусматривает возможность их расширения продуктами от других поставщиков. В связи с этим Interwoven заключила соответствующие партнерские соглашения с компаниями Artesia и IBM.
Для удовлетворения растущих потребностей пользователей DAM-системы в ближайшее время, по мнению экспертов, должны приобрести новые функциональные возможности. В частности, поисковые системы, кроме традиционного поиска по ключевым словам, должны предоставить возможность поиска по фрагменту изображения или нескольким нотам песни. С другой стороны, для полноценного использования DAM-систем необходимо улучшить существующую IT-инфраструктуру. Например, в компании COCA-COLA большинство пользователей вынуждены использовать DAM-систему лишь в качестве каталога, так как IT-департамент компании считает, что внутрикорпоративная сеть не выдержит пересылки больших объемов данных. Поэтому сейчас, например, найдя необходимое ему изображение в хранилище компании, сотрудник посылает заказ в соответствующую службу. Через некоторое время ему по почте присылают заказанное изображение на CD.
Американская футбольная лига (National Football League, NFL) также использует на своих сайтах возможности DAM-системы, в частности, для ограничения доступа к контенту. Компания WebWare сопровождает несколько сайтов NFL. Один из сайтов предназначен для зарегистрированных спортивных журналистов. Зайдя на него, можно скачать, например, фотографии игроков и тренеров. На сайте для рядовых пользователей можно получить фрагменты игр с низким разрешением. Для получения по почте изображения с высоким разрешением в виде фотографии пользователь должен послать соответствующий заказ. В то же время существует B2B-система, в рамках которой коммерческие партнеры NFL могут скачать те же изображения с высоким разрешением.
Как Digital asset management системы помогают перейти на удалёнку и быть продуктивнее: кейс австрийского агентства POLAK and FRIENDS
Всем агентствам знакома история, когда через пару лет нельзя найти очередную «финальную» версию баннера прошлогодней кампании или приходится 3 часа искать фото в разных папках для срочного поста в Instagram. На удалёнке с этим стало ещё сложнее, поэтому, возможно, стоит обратить внимание на DAM-системы. Что это такое — рассказывает автор одной из них.
Всем привет, меня зовут Александр, CMO в Daminion Software. Наша компания уже более 10 лет внедряет собственную Digital asset management (DAM) систему в крупных компаниях и организациях на территории США и Европы. У нас более 600 клиентов. Из всемирно известных, кто не под NDA: The United Nations (ООН ), MIT (Массачусетский технологический институт), University of Cambridge (Кембриджский университет).
Расскажу, как это работает.
Что такое Digital asset management
перевод звучит не очень понятно: «система управления цифровыми активами», но дословно оно так и есть. По сути, это сервис, похожий на Google Drive, но с новыми возможностями:
Как повысить эффективность диджитала для недвижимости?
Для чего нужна DAM-система
Реальный пример: попробуйте за 1,5 минуты найти третью версию баннера, запущенного вами в рекламу 12 февраля 2018 года. А то вот клиенту/начальнику вспомнился тот баннер, но он хочет немного его подправить и взять в работу. Знакомо, не так ли? Так вот, в нашей системе вы этот баннер быстро найдёте.
При этом DAM-система может быть как облачной, так и локальной. Само собой, с огромным числом пользователей, которые могут работать одновременно и при необходимости — удалённо.
Ещё одним несомненным плюсом DAM-систем является наличие гибких прав доступа.
Реальный пример
К вам устроился новый сотрудник и случайно удалил. И тут оказывается, что он удалил тот самый баннер от 12 февраля 2018 года, который так понравился клиенту/начальнику. А дизайнер, который делал этот баннер, не работает с вами уже год, переехал в Израиль и не пользуется социальными сетями.
Что делать? Правильно. Переделывать всё с нуля и пройти 9 кругов согласований.
Но баннер — это не так страшно, как заказная фотосъёмка или съёмка рекламного ролика. Увы, такие истории тоже есть в нашей копилке.
Вот для того, чтобы такого никогда не случилось, DAM-систему обычно настраивают под определённого человека.
Есть все права, может делать всё, что посчитает нужным. Обычно такую учётную запись оставляют за IT-отделом.
Загружает контент в систему, вносит правки только в те файлы, которые он сам загрузил. Не имеет доступа к файлам других сотрудников.
Выбирает подходящие креативы, присваивает им теги, переносит файлы в раздел текущего проекта. При необходимости оставляет комментарии для исправления прямо внутри макета или фото. При этом исходник остается в первозданном виде.
Назначает людей на проекты, ограничивая доступ к тем или иным медифайлам. Утверждает готовые макеты, маркируя их так, как принято в компании. Отправляет проект заказчику, формируя ссылку на него внутри Daminion.
Небольшой пример того, как внедрение DAM-системы помогло креативному агентству в работе.
Клиент: POLAK and FRIENDS.
POLAK и FRIENDS — рекламное агентство из Зальцбурга, ориентированное на компании из Австрии, Баварии и Европы в целом. Специализируются на полном цикле обслуживания, креативном маркетинге и сложных проектах. Подавляющее большинство клиентов из сферы промышленности, торговли, туризма, услуг и технологий. Слово основателю агентства, Ханцу Полаку.
Managing Director and founder of POLAK and FRIENDS
«Наше агентство использует Daminion чуть более года. Это идеальное решение для хранения, а также аккуратной организации и обработки нашего фотоархива, который содержит более 120 000 фотографий и видео и продолжает расти с каждым днём».
Проблема
Одна из наших основных специализаций — креативный маркетинг и рекламные концепции. Уже 9500 рабочих дней наше агентство работает над созданием корпоративных дизайнов, выстраиванием брендов, а также разработкой онлайн- и офлайн-кампаний. Разумеется, за это время у нас накопился огромный архив изображений, видео и прочего.
С львиной долей заказчиков мы работаем не первый год. Иногда для создания новых креативов мы используем прошлые наработки. И в последнее время это стало для нас серьёзной проблемой: поиск нужных файлов занимал до 3 часов рабочего времени, так как нужно было перелопатить все папки и файлы.
Ещё одной проблемой стало возросшее количество фотосессий для наших клиентов. Фотографы присылали нам по несколько сотен уже отобранных ими фотографий, из которых нам предстояло выбрать лучшие и согласовать их с клиентом. Сортировка превратилась в ад.
Решение
Есть возможность тегировать каждую фотографию так, как мы этого хотим, и помечать каждую из них информацией об авторских правах, так что и годы спустя мы сможем найти фото, используемые без нашего разрешения.
Мы резко оптимизировали рабочие процессы с тех пор, как начали использовать DAM-систему.
После окончания фотосессии для клиентов наш фотограф присылает большое количество фотографий в разных форматах и для трёх разных целей (RAW, для печати и для использования в сети), которые мы отсматриваем и оцениваем перед тем, как передать их на утверждение заказчику.
Уже на этом этапе можно оценить функциональность Daminion. Мы начали экономить уйму времени на подборе нужных кадров, правильных ракурсов, на внутренней классификации и оценке фотографий.
Все функции для организации архива фотографий и видео в Daminion очень просты и понятны, а расширенный функционал для поиска и сопоставления фотографий нам нравится больше всего
Итогом внедрения DAM-системы стало то, что мы стали экономить до 3–4 часов в день на поиске нужных файлов. Это перестало быть нудным квестом для нас.
Благодаря тому, что есть возможность настроить Daminion на удалённый доступ, у нас освободилось ещё немного времени: если съёмки проходили не в Зальцбурге, то нам больше не приходится ждать, пока фотограф вернётся в офис для начала работы с фото и видео. Он выгружает всё удалённо, и это позволяет нам работать быстрее и эффективнее с нашими заказчиками.
Managing Director and founder of POLAK and FRIENDS
«A picture is worth 1000 words… but only when you can find it
В связи с тем, что сейчас в стране достаточно тяжелая экономическая ситуация, Daminion дает всем российским компаниям бесплатный доступ к DAM системе на 3 месяца. Надеемся, что для кого-то наш софт может стать удобным инструментом для работы на удаленке.
Как организовать командную работу с медиаконтентом, если у вас 200 тысяч фото и видео
Представьте, что вы спортивная команда или крупное СМИ. Каждый день вы генерируете сотни и тысячи фото и видео. Рано или поздно вы столкнётесь с проблемой: где всё это хранить, как структурировать и быстро находить нужные файлы.
В этой статье расскажу, как компании решают эту проблему в 2020 году: какие данные прячут ваши фото, как организовать корпоративную медиабиблиотеку, почему Google Drive и Dropbox для этого не подходят и что такое Digital Assets Management.
Вот вам задачка. Есть 250 тысяч фото с названиями вроде IMG_2012482.jpg, которые вы снимали по всему свету последние 10 лет. Всё хранится на внешнем жёстком диске. Как вам найти фото, сделанное в июле 2010 года в Ялте у памятника Ленину? Конечно, у самых дотошных всё хорошо. Они пройдут в «2010» → «Крым» → «Ялта» и вуаля!
Но в большой компании очень сложно долго поддерживать чёткую структуру каталогов. Один сотрудник был в командировке и отправил фото по почте, SMM-щики обмениваются баннерами в мессенджерах, а отчёт с последней презентации хранится просто на флешке. Если и получается хранить все данные в одном месте, чаще всего это выглядит так (и это даже неплохо):
Вот, что не так на этом скриншоте:
По данным International Data Corporation, сотрудники тратят до 30% рабочего времени на поиск нужного фото. Это много. И прежде чем перейти к решению проблемы — три абзаца скучной теории.
Что вы видите, когда смотрите на фотографию? Изображение, набор пикселей. Помимо этого, у любой фотографии, снятой на цифровой фотоаппарат, есть специальный набор данных — метаданные.
Метаданные, или «данные о данных», — скрытая информация о фото. В них можно найти дату съёмки, модель и настройки камеры. А ещё в метаданных может храниться геолокация места, где был сделан снимок, данные о фотографе, описание и авторские права.
Метаданные можно посмотреть, открыв «Свойства» любой фотографии на компьютере. Обычно они создаются камерой автоматически, но есть сервисы, которые помогают их редактировать и дополнять. А ещё по метаданным можно искать. Когда, помимо самого изображения, у нас есть набор полей с информацией — намного проще всё организовать и привести в порядок.
Существует целый рынок сервисов, которые помогают организовать хранение, сортировку, поиск по большому объёму медиафайлов и отладить рабочий процесс в команде. Их называют Digital Assets Management Software, или кратко DAM.
Действительно, зачем внедрять какое-то стороннее ПО, обучать ему сотрудников и выстраивать процессы, когда есть облачные сервисы? Люди к ним привыкли и умеют в них работать. Но не всё так однозначно.
Google Drive отлично подходит, когда вы работаете в одиночку или небольшой командой. Проблемы начинаются, когда количество сотрудников и контента увеличивается.
Корпорации ещё не придумали такое ПО, которое закроет потребности одновременно и простых пользователей, и компаний.
Часто приходится использовать связку сервисов, например Dropbox для хранения фото, Vimeo для хранения видео. Всё это затрудняет поиск, передачу и распространение контента, тормозит работу.
Digital Assets Management, или DAM, — это ПО, которое позволяет загружать, хранить, организовывать и отслеживать все цифровые активы в одном месте, управлять и делиться ими. Если проще — это корпоративная медиабиблиотека.
Загрузив фото или видео в систему DAM, вы сможете быстро разметить их тегами, сложить в коллекции по темам, назначить доступ нужным сотрудникам, искать, делиться внутри команды и выгружать. С помощью поиска по метаданным можно легко найти фото или видео по дате съёмки, автору и GPS-координатам.
Медиаконтента с каждым годом генерируется всё больше, а управлять им всё сложнее. К концу 2018 года количество фото в интернете оценивалось в 5 трлн, и эта цифра растёт в геометрической прогрессии.
DAM-системы используют рекламные и медиа-агентства, спортивные компании и FMCG, где так или иначе приходится работать с большим количеством фото и видео. В России этот рынок только зарождается, в США уже накоплено большое количество кейсов.
Представьте: вы работаете SMM-специалистом в футбольном клубе. Чтобы получать много лайков, вам нужно быстро публиковать фоточки в Instagram для фанатов, моментально находить самые подходящие кадры, а прямо во время игры нужно что-то публиковать в Twitter. Вы сидите в офисе, а фотографы — на передовой, на поле. Как быстро организовать процесс передачи контента от фотографа к SMM-щику?
Обычно происходит вот как. После игры фотографы собирают весь отснятый контент на жёсткий диск, не сортируя передают всю стопку в офис и забывают об этом. А ещё хуже, когда начинают пересылать архивы по почте: бедным менеджерам приходится тратить кучу времени на разбор и организацию этого бардака.
Как в таком хаосе быстро найти, например, «прыжок игрока под тринадцатым номером во время празднования второго забитого гола?»
Кроме SMM, фото нужны для других целей. Например, баннеры или афиша. Хуже всего, если отделы начинают друг другу передавать файлы разными средствами связи — по почте или в мессенджерах (которые ещё и могут сжимать фото с потерей качества).
Но DAM-системы нужны не всем компаниям. Если у вас маленькая команда или мало файлов, вполне подойдёт Google Drive или даже внешний жёсткий диск. Ниже — рекомендации по созданию корпоративной медиабиблиотеки для небольших команд.
Если у вас нет денег на внедрение сложной DAM-системы, а жить в порядке всё равно хочется, вот простой чеклист, который здорово облегчит вам жизнь:
На данном этапе ваша главная цель — создать структуру для контента, с которым вы работаете прямо сейчас. Не нужно начинать с разбора старых архивов, этим всегда можно заняться позже, после внедрения системы.
Структура здесь — самое сложное. Чтобы её выстроить, нужно понимать разницу между просмотром и поиском.
Для этого вернёмся к нашему кейсу с футбольным клубом.
Просмотр — это когда я хочу найти несколько лучших кадров с прошлого матча. Ничего конкретного. Я хочу открыть папку с фото этого матча, просто скроллить и выбирать. У меня нет конкретной цели, я хочу посмотреть и выбрать лучшее.
Поиск — это когда есть конкретная цель. Например, наша задача «найти прыжок игрока под 13 номером». Я уже точно знаю, что хочу получить, мне просто нужно быстро это найти.
Если вы строите корпоративную библиотеку на ПК или условном Google Drive, создавайте структуру, ориентированную на быстрый просмотр файлов.
К сожалению, удобный поиск в таких системах выстроить не получится — нет возможности искать по метаданным и тегам. Можно ориентироваться лишь на названия файлов.
Структура должна быть многоуровневая и описывать вашу организацию. Вот пример из головы — структура для бизнеса по строительству загородных домов.
У каждой компании структура будет своя, потому что каждый бизнес уникален. Здесь тяжело дать какой-то универсальный рецепт.
После создания структуры заполните её актуальными материалами, которые вы отобрали в третьем пункте нашего чеклиста. И с этого дня весь новый контент распределяйте по нужным папкам. Теперь это будет делать легче, потому что вы уже знаете заранее, куда положить каждый файл.
Когда вы и ваша команда будете довольны рабочим процессом, эту модель можно масштабировать на старые архивы, начать разбирать завалы.
Хранить всю библиотеку на внешних жёстких дисках очень дёшево. Единственный расход — покупка дополнительных дисков. На этом плюсы, пожалуй, заканчиваются. Из минусов: отсутствие резервного копирования, нет настройки прав доступа, невозможно искать по метаданным. Этот вариант хорошо подходит для фрилансеров или небольших команд на два-три человека.
В облаках вы платите деньги за место — это дороже, но удобнее. Можно настроить индивидуальный доступ для каждого сотрудника. Такой системой управлять проще. Ещё она безопаснее — один сотрудник уже не может по ошибке удалить все материалы.
Но проблема с поиском никуда не уходит. К тому же часто один сервис не может удовлетворить все потребности, приходится использовать связки (Google Drive + Vimeo, Dropbox + Flickr), а это уже тормозит весь рабочий процесс.
Единственный минус DAM — цена. Подходит не всем и не у всех будет окупаться, но если у компании медиаконтент — ключевой актив, вокруг которого завязана вся работа, внедрение DAM может сильно ускорить процессы. Новости начнут писаться быстрее, SMM будет реагировать моментально, все данные будут в безопасности с резервным копированием.
Расскажите, как у вас в компании работают с фото и видео? Есть ли какая-то система или полный хаос? Также буду рад ответить на ваши вопросы в комментариях.
Автор: Сергей Фомин, основатель и генеральный директор Picvario.
DAM-системы: динамично развивающаяся отрасль корпоративного софтверного рынка
Быстрое наращивание объема цифровых данных, хранимых в корпоративной сети компании, часто создает трудности в поиске необходимых данных. Согласно оценке экспертов, средний пользователь тратит десятую часть своего рабочего времени на работу с файлами. При этом возможности реляционных баз данных общего назначения ограничены. Пользователю часто требуется не только просто сохранить, найти или извлечь необходимую информацию. Кроме этого, нужно сохранять метаданные к изображениям, аудио- и видеофайлам, отслеживать их версии и права доступа к ним, конвертировать их в различные форматы. Для выполнения всех этих операций предназначены системы управления цифровыми архивами (digital asset management, DAM).
Аналитики отмечают, что в конце прошлого года началась консолидация DAM-рынка. Это выразилось в нескольких крупных поглощениях и установлении новых партнерских связей. В частности, компания Documentum приобрела компании Bulldog и BoxCar. Это позволило Documentum уйти от своей первоначальной ориентированности на управление в основном веб-контентом и стать крупным игроком на рынке систем Enterprise Content Management. В отличие от Documentum, компания Interwoven придерживается другой стратегии. Она сохраняет веб-ориентированность своих продуктов для управления контентом, но предусматривает возможность их расширения продуктами от других поставщиков. В связи с этим Interwoven заключила соответствующие партнерские соглашения с компаниями Artesia и IBM.
По мнению MetaGroup, в ближайшее время DAM-системы будут развиваться по нескольким направлениям. Во-первых, к 2004 году большинство DAM-систем будет построено на основе серверов приложений, соответствующих спецификации Java 2 Enterprise Edition (J2EE). Это, в долгосрочной перспективе, удешевит и сделает более гибкой разработку DAM-систем. Во-вторых, будут предприняты шаги по интеграции DAM-систем со средствами создания контента. Два основных игрока на рынке средств создания контента компании Avid и Quark пока предлагают закрытые решения, не предусматривающие возможности интеграции с продуктами других поставщиков. Ожидается, однако, что вскоре обе компании последуют примеру другого крупного участника этого сектора рынка компании Adobe, предлагающей открытые решения Photoshop и Illustrator, и сделают свои продукты более открытыми. Кроме этого, в будущем DAM-системы должны быть более тесно интегрированы с платформой Macintosh, на которой по-прежнему создается наибольший в мире объем рукотворного контента. В-третьих, предполагается, что в дальнейшем DAM-системы будут гибко вписываться в рабочие циклы компании и предоставлять более обширные возможности настройки DAM-системы под конкретный проект. Сложность рабочих циклов в крупнейших медиакомпаниях и сегодняшняя неспособность DAM-систем учитывать эти сложности, например, условия контрактов, гонорары актеров, права интеллектуальной собственности, пока препятствуют проникновению DAM-систем на этот многомиллионный рынок.
Для удовлетворения растущих потребностей пользователей DAM-системы в ближайшее время, по мнению экспертов, должны приобрести новые функциональные возможности. В частности, поисковые системы, кроме традиционного поиска по ключевым словам, должны предоставить возможность поиска по фрагменту изображения или нескольким нотам песни. С другой стороны, для полноценного использования DAM-систем необходимо улучшить существующую IT-инфраструктуру. Например, в компании COCA-COLA большинство пользователей вынуждены использовать DAM-систему лишь в качестве каталога, так как IT-департамент компании считает, что внутрикорпоративная сеть не выдержит пересылки больших объемов данных. Поэтому сейчас, например, найдя необходимое ему изображение в хранилище компании, сотрудник посылает заказ в соответствующую службу. Через некоторое время ему по почте присылают заказанное изображение на CD.
Кроме компании COCA-COLA, удачным было развертывания DAM-системы в автомобильном концерне DaimlerChrysler. Концерн работает со множеством рекламных агентств. Изображения автомобилей и сопутствующая маркетинговая информация хранятся в различных базах данных, часть из которых находится в DaimlerChrysler, часть в рекламных агентствах. С помощью DAM-системы от компании Artesia удалось объединить данные с различных сайтов DaimlerChrysler, из множества печатных изданий и рекламных агентств. Директор департамента е-коммерции DaimlerChrysler Билл Вэдон (Bill Whedon) приводит следующий пример использования DAM-системы: «Предположим, что одному из маркетинговых подразделений компании понадобилось изображение желтого Jeep Wrangler Sport на пустынном ландшафте. Поиск в DAM-системе показал, что уже существует изображение такого джипа, только белого, в пустыне. Компьютерное перекрашивание джипа будет стоить на несколько десятков тысяч долларов дешевле, чем организация новой съемки».
Американская футбольная лига (National Football League, NFL) также использует на своих сайтах возможности DAM-системы, в частности, для ограничения доступа к контенту. Компания WebWare сопровождает несколько сайтов NFL. Один из сайтов предназначен для зарегистрированных спортивных журналистов. Зайдя на него, можно скачать, например, фотографии игроков и тренеров. На сайте для рядовых пользователей можно получить фрагменты игр с низким разрешением. Для получения по почте изображения с высоким разрешением в виде фотографии пользователь должен послать соответствующий заказ. В то же время существует B2B-система, в рамках которой коммерческие партнеры NFL могут скачать те же изображения с высоким разрешением.
Еженедельные обозрения на CNews.ru
Редакция готова рассмотреть к публикации материалы (статьи, описания систем/продуктов/услуг), подготовленные специалистами вашей компании, для публикации в следующих обозрениях:
