Порядок уничтожения документов
Уничтожение документации – необратимое действие, направленное на избавление от документов, которые больше не участвуют в делопроизводстве и не несут необходимой к использованию информации. Уничтоженные документы, по умолчанию, не могут быть восстановлены. Необратимость данной процедуры требует особо ответственного отношения к отбору документов, подлежащих уничтожению, и к самой процедуре.
Закон разрешает уничтожать только те документы, для которых истек предписанный законодательством срок хранения.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Рекомендуется выждать еще некоторое время после официального истечения срока хранения документов во избежание непредвиденных ситуаций, при которых эти бумаги могут потребоваться.
Налоговый Кодекс РФ регламентирует все вопросы, касающиеся бумаг, связанных с налоговой отчетностью. Порядок хранения и уничтожения документации описан в Законе о бухгалтерском учете N 129 от 21 ноября 1996 г. Перечень № 41, действующий еще с советских времен (утвержден главным архивным управлением при Совмине СССР 15 августа 1988 г. и отредактирован Росархивом 06.10.2000 г.), содержит перечисление сроков хранения различных типов документации.
Документы, составленные после 2010 года, следует хранить в течение времени, обозначенного в приказе Минкультуры от 25.08.2010 № 558. Соответствующие формы актов приведены в Правилах работы архивных подразделений.
Отбор документов, более не нужных
Оценка документации, подлежащей утилизации, проводится обычно ежегодно. Необходимо из всего архива выбрать те бумаги, хранить которые дольше уже нет необходимости, а этот срок может отличаться для разных типов документации. Одному человеку, даже в небольшой организации, справиться с такой работой очень сложно, велика вероятность ошибки. Поэтому правилами архивного дела рекомендуется назначать для проведения экспертизы специальную комиссию минимум из трех человек.
Рекомендуемый состав комиссии:
ВАЖНО! Акт о выделении к уничтожению документов от КонсультантПлюс доступен по ссылке
Лица, включенные в состав комиссии, утверждаются специальным приказом руководства. Можно менять состав ежегодно, а можно утвердить экспертов раз и навсегда.
Задачи комиссии:
ВАЖНО! Если на некоторых документах, отобранных для уничтожения, имеется гриф секретности, их нужно оформить отдельным актом.
Даты отбираемых документов
Комиссия рассматривает только документацию заявленного в приказе временного промежутка. При этом срок хранения документа должен истечь на 1 января указанного в приказе года. Например, если начальник дал указание оценить документацию по 2012 год, то архивная масса, датированная 2013 годом и позже, не рассматривается, хотя ее сроки могут уже закончиться. Бумага, на которой стоит 2014 год, имеющая срок хранения 3 года, не может быть утилизирована до 2018 года, поскольку на начало 2017 года 3 полных года еще не прошли.
Акт составлен, что дальше?
Акт составлен, подписан главной экспертной комиссии и согласовывается ее членами, визируется руководством.
ВНИМАНИЕ! Если часть документации фирмы принято передавать на хранение в фонды государственного архива, то акты нужно обязательно согласовывать с архивной экспертной комиссией.
Подготовка к уничтожению:
НЕЛЬЗЯ! Категорически запрещается использование «осужденных» на утилизацию документов в других целях, например, в качестве черновиков и т.п.
Как утилизировать документы?
Небольшой объем бумаг может быть уничтожен силами самой организации, например, с помощью измельчителя (шредера). Самостоятельно сжигать бумаги не рекомендуется во избежание проблем с пожарной инспекцией. При уничтожении своими силами нужно составить акт в свободной форме.
Крупные партии документов нужно доставить для уничтожения в специальные компании. При этом к акту присоединяется квитанция, выданная компанией-уничтожителем, о том, что документы приняты на утилизацию.
Некоторые организации пользуются услугами агентств по сбору макулатуры, это значительно дешевле, но в таком случае не исключена нежелательная утечка информации.
Срок не истек, но больше хранить нельзя
Иногда приходится уничтожать документы, которые еще должны были бы храниться, но стали непригодными к прочтению и дальнейшему хранению. Такое случается, если хранимые бумаги были необратимо испорчены или повреждены. Причины повреждений могут быть различными – от банального несоблюдения правил хранения до чрезвычайных ситуаций и катастроф.
При оценке таких бумаг в акте надо отметить причину невозможности дальнейшего хранения документации.
Какие документы лучше сохранить!
Существуют обстоятельства, когда не стоит избавляться от документов даже с истекшим сроком. Сохранить во что бы то ни стало стоит такие бумаги:
Бухгалтерские документы имеют свои особенности касательно сроков хранения. Несмотря на то, что законодательно их уничтожение регламентируется теми же законодательными актами, что и для других бумаг, в отношении данных бухучета действуют дополнительные законодательные нормы, прописанные в Налоговом кодексе и ФЗ «О бухгалтерском учете»:
Уничтожение электронных архивов
Часто значительная часть документооборота ведется в электронной форме. Своевременная очистка электронного ресурса столь же необходима, как избавление от бумажной макулатуры.
С точки зрения закона, разницы в виде носителя не существует (ст. 5 ФЗ-125). Процесс уничтожения и актирования аналогичен тому, что проводится с бумагами.
Нюанс состоят в следующем: документ необходимо уничтожить вместе с носителем (диском, флэш-картой). Если же он записан на жестком диске компьютера, простое нажатие кнопки «delete» и перемещение файла в корзину не гарантирует его уничтожения. Даже спустя 8 циклов перезаписи можно восстановить уничтоженные файлы по «магнитному эху» (по стандартам Пентагона, это возможно и через 50 циклов).
Поэтому уничтожать электронные файлы можно либо долгой перезаписью, либо утилизацией винчестера (допустимо электромагнитное излучение, химическое воздействие, физическое разрушение). Только так можно быть уверенным, что документация уничтожена окончательно и не попадет в чужие руки.
НЕ ЗАБУДЬТЕ! При уничтожении электронного файла нужно вывести из употребления все копии, сделанные с него на другие носители, в том числе бумажные.
Ответственность несёт руководитель
Если уничтожены документы, которые должны были быть сохранены, то даже в случае правильного актирования ответственность несет руководитель. За нарушение сроков хранения документации и нарушение правил утилизации КоАп предусмотрены серьезные штрафы – от 2 до 3 тыс. руб., а за повторные нарушения – еще выше.
Что делать, если приглянулась машина, но она в утиле?
Приветствую.
Наверняка именно Вы, кто сейчас это читает, да и почти каждый, кто посещает этот небезызвестный сайт, нет — нет, да встречали объявления о продаже машин в хорошем/отличном состоянии, но, увы, «утилизированных».
Как говорится, и хочется, и колется: машины со справкой, как правило, раза в два дешевле своих аналогов в подобном состоянии с заветными ДОКУМЕНТАМИ, но для инспектора ГИБДД пилот «утиля» на дороге — легкая и желанная добыча…
Если машина нужна на запчасти, то болгарку в руки и пили-снимай-разбирай что угодно) Но что если Вам хочется ездить именно на ЭТОЙ машине по особенным, лишь вам известным причинам? Как ни странно, в этом случае закон на Вашей стороне и позволяет вполне спокойно восстановить учёт желанного транспортного средства.
По счастливому стечению обстоятельств я, в своё время, стал владельцем одной из таких машин-призраков. Так как у меня имелись те самые, одному мне известные причины хотеть ездить именно на ней, я вплотную занялся вопросом восстановления документов.
Поэтому тем, кого также затронул этот вопрос и пока никак не разрешился, эта запись может оказаться весьма полезна. Так что милости прошу, усаживайтесь поудобнее, речь сейчас пойдёт о том,
КАК ВОССТАНОВИТЬ ДОКУМЕНТЫ НА УТИЛИЗИРОВАННЫЙ АВТОМОБИЛЬ.
ВНИМАНИЕ! Я буду рассматривать ситуацию, когда утилизировал авто предыдущий владелец (т.е. более сложную). Если автомобиль утилизировали Вы, то всё намного проще, далее поймёте, в каких местах и почему.
Поехали!
Для того, чтобы превратить безымянное ведро с гайками и справкой об утилизации в, однако, целый автомобиль, нам понадобится немного терпения, смекалки, отваги и решительности. Ну и само ведро, конечно же!
1) Выбираем жертву (то есть отделение регистрации транспортных средств, которое вы будете штурмовать). По личному опыту советую выбирать поближе к местонахождению ведра, т.к. по закону перемещение на нём по дорогам общего пользования Вам пока запрещено, а значит придётся прибегать к услугам эвакуатора.
2) Сгрузив ведро с эвакуатора где-то неподалёку от отделения, вооружаемся справкой и идём в ближайшую Газельку, вросшую в землю, дабы застраховать ваше имущество и пройти техосмотр. Страховщики и, по совместительству, техосмотрщики за скромную плату всё объяснят и выпишут бланк ОСАГО и талон ТО. Если авто утилизировали не Вы, то указать страхователем надо Вас, а собственником — Предыдущего владельца. Это никаких проблем в дальнейшем вызвать не должно (у меня не вызвало).
Теперь на руках у Вас:
— Справка об утилизации
— Страховка
— Талон ТО
3) Сгребаем эти три бумаги в охапку, дополняем их копиями паспортов (Вашего и хозяина ведра), а также рукописной доверенностью от хозяина на Ваше имя (форму для заполнения можно получить заранее в отделении, нотариально заверять не обязательно). Теперь у Вас охапка аж из 5 документов, с ней Вы отправляетесь прямиком в отделение и берёте талон в очередь. Какой именно брать талон (на какую процедуру) лучше проконсультироваться инспектора, ибо в каждом отделении порядки свои.
4) Ура, Вы дождались-таки очереди! Вежливо и не спеша объясняем инспектору ситуацию, затем по одному передаём ему требуемые документы. Если все предыдущие операции были проделаны верно (и я упомянуть ничего не забыл), то после нескольких минут сканирования-печатания, в дополнение к имеющимся бумагам, Вы получите заявление на регистрацию Т.С. и платёжку на сумму 3300 рублей (ПТС+СТС+номера).
5) С платёжкой следуем в ближайший банк с целью оплаты государственной пошлины, затем с машиной на площадку осмотра (или наоборот, порядок выполнения этих операций роли не играет). В банке вы получите чек, на площадке — пару печатей, росписей и галочек в бланке заявления.
6) Снова сгребаем все бумаги в охапку (немало уже набралось!) и движемся в сторону кабинета того же инспектора, что принимал документы в начале (он-то Вас помнит, историю повторять не придётся). Аккуратно кладём ему всё это добро на стол, разъясняем, что где лежит и покидаем кабинет.
7) Мучительное ожидание.
8) Ура! Голос женщины из окошка называет Вашу фамилию, вслед за этим из окна высовываются ПТС, СТС, номера и страховка с талоном ТО. Расписываетесь в получении и счастливый покидаете отделение.
Если машину утилизировали Вы, то… Поздравляю! Теперь вы хозяин не ведра с гайками, а автомобиля! Если же нет, то радоваться, безусловно, стоит, но довольно сдержанно, и вот почему: хозяин автомобиля остался прежним, хоть учёт и восстановлен. Так что вам предстоит ещё пара пунктов…
9) По стандартной процедуре купли-продажи переводим автомобиль с прошлого хозяина на себя. Тут рассказывать нечего, процедура всем знакома.
10) РАДУЕМСЯ ЖИЗНИ, ведь теперь Вы точно обладатель автомобиля с документами, да ещё и на Вас оформленными))
Итог:
— Ведро с гайками превратилось в автомобиль с документами, возросло в цене в два раза как минимум.
— Вы, надеюсь, довольны.
— Всё полностью легально, ни копейки на карман никому не дано (ну если только ТО на Вашей совести))
Весь процесс занял лично у меня около трёх часов от приезда в Отделение Регистрации ТС до завершения прикручивания номеров.
Эту запись я создал, так как сейчас в интернете информации по поводу восстановления учёта очень мало и она очень размыта.
Очень надеюсь, что время потратил не зря, и кому-то мой монолог будет полезен.
Так что большое спасибо за внимание и уделённое время, всем привет!
Как проверить машину на утиль, и чем грозит покупка утилизированного авто
Как проверить машину на утилизацию перед покупкой? Можно ли восстановить документы на утилизированный автомобиль? Как уберечься от мошенников и что делать, если купил автомобиль в утиле? Об этом рассказывает «Автокод».
.jpg)
Содержание
Что значит «машина утилизирована»
Процесс утилизации подразумевает переработку подержанного автомобиля. При этом кузов освобождается от всех комплектующих из пластика и резины. Снимаются двигатель, электропроводка, стекла, колеса, приборы и т.д. Сам кузов измельчается в шредере, прессуется и отправляется на переплавку. Процесс трудоемкий, однако многие промышленные предприятия охотно покупают вторичное сырье, так как оно гораздо дешевле.
Машина утилизирована означает, что она снята с учета и юридически больше не существует. Часто случается, что документы на машину утилизированы, а сам автомобиль продолжает ездить или даже продается. Правда при покупке такого авто у нового владельца возникают проблемы с регистрацией машины.
О том, как проверить авто на утиль по гос. номеру или VIN, мы расскажем ниже.
Почему утилизируют авто с пробегом
Причины утилизации авто могут быть разными. Машину сдают на переработку, если она:
Не удивляйтесь, но в утиль могут попасть и машины, на которых, как говорится, еще и «муха не сидела».
Почему утилизируют новые автомобили
Происходит это по двум причинам:
Можно ли купить утилизированный автомобиль
«Позвольте! — скажет кто-то из читателей. – Как такое возможно? Ведь утилизированные машины разбираются и перерабатываются!». Не так все просто!
В соответствии с Приказом МВД РФ №1001 от 24 ноября 2008 г. восстановление регистрации сданного в утиль автомобиля невозможно. Но это относится лишь к тем машинам, которые оказались на пунктах переработки. Если авто туда не попало, поставить его на учет вполне возможно. Поэтому полученная в ГИБДД справка вовсе не означает, что машина в скором времени окажется в пункте приема. Многие владельцы получают данный документ только для того, чтобы не платить налоги за транспортное средство, которое ими не используется. А некоторые при этом пытаются еще и заработать на его продаже.
Если вы сознательно хотели приобрести утилизированную машину (цены на подобные авто обычно в полтора-два раза ниже средних по рынку) – по-большому счету ничего страшного в такой покупке нет. Главное – знать, как зарегистрировать утилизированный автомобиль.
Как восстановить документы, если машина в утиле
Для подачи заявления на регистрацию транспортного средства необходимо обратиться в ГИБДД, имея на руках следующие документы:
После проверки представленных бумаг, вам выдадут заявления (его естественно нужно заполнить) и платежку на 3,3 тыс. руб. Далее необходимо оплатить госпошлину и, приложив полученную в банке квитанцию к остальным документам, вновь посетить ГИБДД для получения ПТС и свидетельства о регистрации. При удачном стечении обстоятельств можно уложиться в 1-2 дня. Затем составляется стандартный ДКП (договор купли-продажи), и вы – полноценный хозяин законно зарегистрированного авто.
Что делать, если машина утилизирована, но при покупке вы не знали об этом
.jpg)
Чтобы избежать проблем, лучше заранее проверить авто по базе ГИБДД на утилизацию. Если утилизированная машина уже куплена, существует несколько способов «разрулить» ситуацию.
Первый вариант
Отыскать владельца и потребовать от него восстановить регистрацию. Недостаток времени у бывшего владельца – не аргумент. Пусть выписывает на вас генеральную доверенность. А далее порядок действий такой же, как было описано в предыдущем разделе статьи.
Второй вариант
Применим в том случае, когда хозяин машины заявит, мол, я не я, и хата не моя, и откажется что-либо делать для восстановления регистрации машины. При наличии договора купли-продажи на продавца можно смело подавать в суд. Статья 451 ГК РФ предусматривает, что грубое нарушение правил ДКП может служить основанием для расторжения сделки и возврата денежных средств. Ваш иск скорее всего будет удовлетворен, однако судебные разбирательства могут занять немало времени.
Третий вариант
Если самостоятельно найти старого хозяина не удалось, обращайтесь в ГИБДД с заявлением о розыске владельца машины. При этом можно, например, указать, что авто просто найдено вами посреди дороги. Если собственника найдут, примените один из двух описанных выше способов.
Можно ли ездить на утилизированной машине
.jpg)
Специального наказания за передвижение на утилизированном авто в КоАП РФ не предусмотрено. Однако по ряду причин такая езда может обойтись в кругленькую сумму. В том числе, в соответствии со ст. 12 Кодекса об административных правонарушениях передвижение на незарегистрированной машине обойдется в 500 руб. Повторное нарушение увеличит штраф до 5 тыс. руб. Также сотрудники ГИБДД будут иметь полное право отправить машину на штрафстоянку. Там она будет пребывать до устранения нарушений (то есть пока вы ее не зарегистрируете).
Как проверить авто на утилизацию
Осуществить проверку можно, например, следующими двумя способами.
Обратиться в ГИБДД
Для проверки машины потребуется предъявить ПТС, паспортные данные продавца и покупателя, а также номер государственного регистрационного знака.
Воспользоваться сервисом онлайн-проверки «Автокод»
Достаточно ввести в форму поиска госномер транспортного средства или vin-код. Проверка авто на утилизацию займет не более 5 минут. Также вы получите сведения о пробеге, количестве собственников, наличии штрафов, ДТП, ограничений и другую информацию о машине.
Автокод подходит, если нужно проверить один или несколько автомобилей. Если вам нужно постоянно пробивать большое количество машин, воспользуйтесь сервисом безлимитных проверок авто «Автокод Профи». Подписка на безлимитные проверки авто стоит 2 500 рублей в месяц. «Автокод Профи» позволяет добавлять комментарии к отчетам, создавать свои списки ликвидных ТС, быстро сравнивать варианты и хранить данные об автомобилях в упорядоченном виде.
Уничтожение документов с истекшими сроками хранения (акт)
Накопились документы: как с ними поступить, чтобы не нарушить закон
Наша жизнь тесно связана с огромным количеством бумаг. Даже в обычной квартире можно обнаружить залежи разного рода макулатуры (к примеру, счета на оплату или копии личных документов). В компаниях и учреждениях бумажные завалы образуются в несравнимо больших объемах (распорядительные, административно-хозяйственные, бухгалтерские, кадровые и другие документы).
Обычному гражданину избавиться от ненужных бумаг можно без особых проблем — провести генеральную уборку и выбросить весь ненужный бумажный хлам. Никаких особых процедур при этом соблюдать не потребуется — даже если случайно будет уничтожено что-то ценное, наказания не последует. Правда, в такой ситуации придется потратить время и средства на восстановление утраченного документа.
Совсем иные требования предъявляются к уничтожению документов, образовавшихся в процессе деятельности различных компаний. Избавиться от приказов, распоряжений, кадровых и первичных бухгалтерских документов, а также от множества иных документов без соблюдения особой процедуры не получится. Кроме того, уничтожить документы можно только по истечении законодательно установленных сроков их хранения.
ВАЖНО! Обязанность по сохранению архивных документов (в том числе по личному составу) в течение сроков их хранения возложена на государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждан, занимающихся коммерческой деятельностью, в соответствии с п. 1 ст. 17 закона «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 № 125-ФЗ.
В случае несоблюдения этого закона предусмотрены различные виды ответственности (ст. 27 закона № 125-ФЗ).
Описание процедуры уничтожения — можно ли обойтись одним актом
Какова же процедура уничтожения документов с истекшими сроками хранения?
Для любых документов (неважно, распорядительных, бухгалтерских или кадровых) существует единый порядок их уничтожения. Он заключается в следующем:
О том, какими могут быть сроки хранения документов, читайте в статье «Срок хранения бухгалтерских документов в организации».
Одним актом здесь не обойтись, да и в одиночку избавиться от документов не получится. Не следует преуменьшать в данном случае роль экспертной комиссии. К примеру, если при экспертизе будет выявлено, что в одном деле подшиты документы с истекшим сроком хранения одновременно с бумагами, имеющими постоянные или длительные сроки хранения, то такой комплект документов потребуется расшить и расформировать. Документы, не подлежащие уничтожению к определенной дате, оформляются в самостоятельные дела.
Или другой пример: если экспертиза документов постоянного хранения выявила наличие одновременно оригиналов, копий или их дубликатов (то есть повторяющуюся информацию), то дальнейшему хранению подлежат оригиналы, а остальные документы уничтожаются. Всё это решает экспертная комиссия.
В ее обязанности также входит определение возможности восстановления текста поврежденных документов. К уничтожению могут быть отобраны документы, большая часть текста которых недоступна для прочтения и не подлежит восстановлению. Если возможно восстановление текста, поврежденный документ не уничтожается, а в последующем реставрируется или фотокопируется.
Результаты экспертизы документов должны найти отражение в протоколе ЭК, форма которого законом не регламентирована. А при оформлении акта на уничтожение документов лучше использовать форму, приведенную в приложении № 4 к Основным правилам работы архивов организаций, одобренным решением коллегии Росархива от 06.02.2002.
Как составить акт на уничтожение документов
До того момента, как произойдет уничтожение документов с истекшим сроком хранения, ответственным за их ликвидацию лицам придется изрядно потрудиться. Во-первых, отобранные документы необходимо упорядочить и описать — для этого предназначен акт «О выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению».
В акте не требуется описывать каждое дело — достаточно указать их общее количество и крайние сроки завершения делопроизводства. Например, в акте в отношении приказов по административно-хозяйственной деятельности достаточно привести следующую информацию:
Кроме заполнения табличной части акта, в нём требуется указать и другую важную информацию: итоговые цифры единиц хранения, подлежащих уничтожению, с указанием временного периода дел; отметку о согласовании приведенной в акте информации с экспертной комиссией (в том числе отдельно указываются дата и номер протокола ЭК об утверждении описей дел постоянного хранения). Акт утверждается руководителем фирмы. Особое место в нем отводится для даты составления — этот реквизит заслуживает отдельного внимания. Об этом поговорим далее.
Как не ошибиться с датой акта
Чтобы не нарушить требования закона и случайно не избавиться от документов, срок хранения которых еще не истек, необходимо правильно исчислять эти сроки. При этом нужно учесть следующее:
При конкретизации даты уничтожения документов следует помнить, что в акт на уничтожение разрешено включать те документы, срок хранения которых истек к 1 января года составления акта. К примеру, дело 2015 года со сроком хранения 5 лет допустимо включить в акт не ранее 2021 года.
Когда оформить акт, если сроки хранения документов неизвестны
В процессе хозяйственной деятельности у организации могут появиться документы, не перечисленные в законодательно определенных перечнях. Рано или поздно вопрос об их уничтожении также возникает.
В любом случае до оформления акта на уничтожение необходимо конкретизировать сроки хранения таких документов. В соответствии с п. 2.2.5 Основных правил работы архивов организаций для определения сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями, ЭК организации вправе обратиться с запросом к специалистам архивного учреждения.
Только после того, как срок хранения будет определен, можно решать дальнейшую судьбу таких документов (уничтожить или продолжать хранить).
Нюансы оформления акта на уничтожение бухгалтерских документов
На особенностях уничтожения бухгалтерских документов необходимо остановиться отдельно. Несмотря на то что сроки их хранения также установлены перечнем-2010 и на них распространяется общая процедура хранения и уничтожения документов в соответствии с законом № 125-ФЗ, существует еще ряд нормативных документов, требования которых необходимо учитывать.
Так, в ст. 23 НК РФ установлено, что налогоплательщик обязан сохранять в течение 4 лет данные бухучета и иные бумаги, необходимые для расчета и уплаты налогов. А ст. 29 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ устанавливает срок хранения в 5 лет для первичных бухгалтерских документов, учетных регистров, учетной политики, бухотчетности и иных документов, связанных с организацией и ведением бухучета.
Подробнее о том, в течение какого периода необходимо хранить такие документы, как счета-фактуры, читайте в материале «Какой срок хранения счетов-фактур?».
То есть если учетный регистр, справка или иная бумага каким-либо образом относится к разряду бухгалтерских, оформлять акт на уничтожение ранее истечения 5-летнего срока нельзя. Если это произойдет, ответственность за неправомерное уничтожение будет нести руководитель фирмы.
Однако это еще не все. Сказанное выше относилось к тем компаниям и предприятиям, деятельность которых в течение всего срока их существования была безубыточной. Если же получен убыток и его переносили на последующие периоды, все документы, подтверждающие размер такого убытка, запрещено уничтожать в течение всего срока переноса (ст. 283 НК РФ).
Когда все законодательно установленные сроки хранения истекут, акт на уничтожение оформляется в обычном порядке.
Акт оформлен — как избавиться от макулатуры
Законом не определены конкретные способы уничтожения документов с истекшим сроком хранения. Поскольку на момент составления акта эти документы уже не представляют для компании никакой ценности и, по сути, являются макулатурой, способ избавления от них возможен любой. Например, можно:
Первый способ может обернуться для фирмы значительными материальными расходами на оплату услуг по утилизации, а передачу документов придется оформлять приемо-сдаточным актом или накладной с указанием количества дел и их веса. Для обеспечения конфиденциальности потребуется отправить в спецорганизацию своего работника с целью контроля за процедурой уничтожения документов.
Во всех остальных случаях без оформления дополнительных документов также не обойтись — об этом поговорим в следующем разделе.
Оформляем факт уничтожения документов
Акт «О выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению» является не единственным документом, который требуется оформить в подобной ситуации. Еще одну бумагу (обычно ее также именуют актом) составляют, чтобы подтвердить сам факт уничтожения утративших практическое значение и устаревших документов. Для этого акта не предусмотрено типовой формы, поэтому он составляется в произвольной форме. При этом важно указать в нем всю необходимую информацию.
Чтобы впоследствии к этому документу не было претензий, в нем нужно отразить следующее:
Образец акта об уничтожении документов разработали эксперты КонсультантПлюс. Получите бесплатный пробный доступ к К+ и переходите к образцу.
Документы уничтожены по акту — могут ли наказать руководителя?
Если акт о выделении к уничтожению документов сформирован верно (с соблюдением всей процедуры по организации и проведению экспертизы документов и оформлению результатов работы ЭК), руководитель всё равно может быть привлечен к ответственности в том случае, если документы были уничтожены преждевременно и сроки их хранения не соблюдались.
ВАЖНО! В соответствии со ст. 15.11 КоАП РФ за грубое нарушение сроков хранения учетных документов возможен штраф в размере от 5 000 до 10 000 руб.
Если у юрлица отсутствуют средства на организацию и содержание отдельной архивной службы, но он не хочет быть наказан, ему необходимо назначить ответственных работников, в функции которых будет входить непрерывный контроль за хранением документов и своевременным уничтожением дел с истекшими сроками хранения.
Как составить акт, если уничтожить требуется документы в электронной форме
В соответствии со ст. 5 закона № 125-ФЗ отражение документов в составе архивного фонда не зависит от способа создания и вида носителя.
В п. 2 ст. 29 закона № 402-ФЗ указано, что документы и средства, воспроизводящие электронные носители информации, а также проверяющие подлинность ЭЦП, надлежит хранить не менее 5 лет после года, в котором они в последний раз использовались для составления бухгалтерских отчетов.
В настоящее время огромные объемы документации могут храниться в компании в электронном виде, а также на специальных носителях (дисках, флеш-картах и др.). Если ЭК определит отсутствие практической значимости электронных документов и (или) срок их хранения истечет, информация подлежит уничтожению вместе с носителем. При этом могут применяться те же способы уничтожения, что и для бумажных документов (измельчение, сжигание, изменение формы и др.).
Кроме того, могут применяться и специальные способы — стирание или перезапись файлов (абз. 2 разд. 9.9 ГОСТа 15489-1-2007, утв. приказом Ростехрегулирования от 12.03.2007 № 28-ст).
Особой процедуры (в том числе по оформлению акта) для этого законом не предусмотрено, поэтому необходимо придерживаться общего порядка, описанного ранее для бумажных документов. При этом не следует забывать о следующем:
О том, как уничтожают печати, читайте в статье «Порядок списания и уничтожения печатей (нюансы)».
Итоги
Уничтожение документов с истекшими сроками хранения происходит после завершения работы экспертной комиссии с обязательным оформлением акта. Затем в отношении всех отраженных в акте документов проводится процедура физической ликвидации — это действие тоже оформляется отдельным актом.
Способы избавления от документов могут быть различными — законом этот момент не регламентируется. Допустимо сдать их на утилизацию в специализированную компанию, воспользоваться офисным шредером или применить иной способ.
