Тема 4. Логистика запасов
Описание
4.1. Классификация запасов в логистических системах.
4.2. Ошибки при управлении запасами.
4.3. Ключевые показатели эффективности управления запасами.
Оглавление
1. Тема 4. Логистика запасов
4.1. Классификация запасов в логистических системах.
Товарные запасы находятся у предприятий–изготовителей на складах готовой продукции, а также в каналах распределения у производителей и торговых компаний. Товарные запасы необходимы для бесперебойного обеспечения потребителей разного уровня продукцией.
Основная причина ошибок в складском учете – это отсутствие квалифицированных складских работников – кладовщиков. Опытные кладовщики и без современной информационной системы могут вести и поддерживать складской учет в идеальном состоянии.
Поэтому, конечно, отсутствие квалификации, а также безответственное отношение к работе, являются основной причиной ошибок в складском учете. В случае, если вы нашли нужных сотрудников, вопрос остается только к производительности – сколько номенклатурных позиций может вести вручную один кладовщик.
Вести складской учет, а значит приход товара от поставщиков и отгрузки клиентам, используя бумажные носители или небольшие «самописные» программы может позволить себе только небольшая фирма с небольшим количеством товарных позиций и клиентов. Как только компания «вырастает», ей необходима единая информационная система. Ведение складского учета в корпоративной информационной системе – обязательная составляющая современной компании.
Складской учет – это база основного бизнес-процесса компании – обслуживание клиента, без него не будет продаж, отгрузок товаров клиентам. Поэтому и ведение складского учета входит в базовый функционал любой информационной системы. На сегодняшний день существуют доступные по стоимости информационные системы для ведения основных складских операций.
Следующей распространенной ошибкой в ведении складского учета является то, что инвентаризации проводятся редко. Хотя существуют компании, в которых инвентаризации вообще не проводятся. О важности инвентаризаций и о том, как их проводить написано много.
Кроме инвентаризаций, которые проводятся централизованно, для качественного ведения складского учета необходимо ежедневно выборочно проводить инвентаризации по некоторых позициям. И квалифицированные кладовщики это делают. Здесь важно, чтобы эти выборочные инвентаризации проводились по категориям АВС. То есть, по товарам категории А инвентаризации следует проводить чаще, чем по товарам других категорий.
Третьей главной ошибкой в управлении запасами является то, что компании не используют показатели эффективности управления запасами.
4.3. Ключевые показатели эффективности управления запасами.
Как и любые показатели эффективности, они показывают, на каком уровне находится тот или иной процесс, в данном случае процесс управления запасами. Ведь то, что не измеряется, невозможно улучшить. Измерение эффективности помогает нам определить резервы и направления улучшения работы по управлению запасами. К показателям эффективности относятся:
Рассмотрим первый из них – степень удовлетворения спроса покупателей. Этот показатель показывает процент спроса, который может быть удовлетворен непосредственно из запаса в течение установленного периода. Это показатель доступности запаса в момент, когда он необходим для покупателя. Рассчитывается он как отношение отгруженного товара к заказанному товару.
Показатель рассчитывается в процентах – 80%, 90% и т.д.
О чем говорит такой показатель степени удовлетворения? В первую очередь показатель 80% показывает, что 20% продаж потеряно, потому что был дефицит товаров на складе в тот момент, когда он понадобился клиенту. И 20% является резервом повышения объема продаж и дохода компании.
Второй показатель эффективности управления запасами- оборачиваемость запасов. Во многих компаниях используется этот показатель работы управления запасами и логистики в целом. Если еще кто-то не использует, необходимо вводить это в практику, потому что каждый дополнительный оборот приносит дополнительную прибыль. Но этот показатель обязательно нужно использовать в паре с показателем удовлетворения спроса покупателей, потому что при высокой оборачиваемости могут быть дефициты на складе, а это в целом компании приносит больше потерь, потому что влияет на удержание клиентов.
Рентабельность вложений в запасы (ROI) является вариантом показателя рентабельности инвестиций, который используется при обобщающей оценке эффективности бизнеса и вложений в бизнес. Специфика заключается в том, что рассматривается специальный вид рентабельности и не рассматриваются издержки, которые не зависят от принимаемых логистами решений о закупках (речь идет о накладных расходах, основных средствах, дебиторской и кредиторской задолженности и т.п.). Чем выше показатель рентабельности инвестиций в запасы, тем лучше.
Виды запасов
Вопрос классификации запасов необходим для решения по крайней мере двух задач:
Не существует принципиального различия в процессе работы с запасами продуктов различного вида (сырье, материалы, комплектующие, готовая продукция), так как единственная функция запаса – обеспечение потребности. Определяющим для размера запасов является характер потребности запаса продукта данного вида.
Вид запаса зависит от потребности, которую удовлетворяет запас.
В зависимости от целевого назначения они подразделяются на следующие категории:
Технологические (переходные) запасы, движущиеся из одной части логистической системы в другую.
Текущие (циклические) запасы, создаваемые в течение среднестатистического производственного периода, или запасы объемом в одну партию товаров.
Резервные (страховые или «буферные»); иногда их называют «запасами для компенсации случайных колебаний спроса» (к этой категории запасов относятся также спекулятивные запасы, создаваемые на случай ожидаемых изменений спроса или предложения на ту или иную продукцию, например, в связи с трудовыми конфликтами, повышением цен или отложенным спросом).
Критериями классификации могут стать параметры, определяющие понятие движения: пространство и время. Параметр количества запасов неотделим от параметра времени. Параметр качества запасов связан с конкретной потребностью и не приводит к выделению видов запасов.
Классификация по месту нахождения приведена на рис 2.1.
Все запасы, имеющиеся в экономике, определены как совокупные. Производственные запасы формируются в организациях-потребителях. Товарные запасы находятся у организаций изготовителей на складах готовой продукции, а также в каналах сферы обращения. Запасы в каналах сферы обращения разбиваются на запасы в пути и запасы на предприятиях торговли. Запасы в пути находятся на момент учета в процессе транспортировки от поставщиков к потребителям.
Каждая отдельная организация в логистической цепочке поставщиков и потребителей является, с одной стороны, организацией-поставщиком, а с другой – организацией-изготовителем.
Следовательно, производственные и товарные запасы всегда имеются на предприятии.
Классификация по исполняемой функции запасов позволяет расчленить производственные и товарные запасы на несколько групп. В то же время производственные и товарные запасы в целом имеют свои специфические функции.
Производственные запасы предназначены для производственного потребления. Они должны обеспечивать бесперебойность производственного процесса. Производственные запасы учитываются в натуральных, условно- натуральных и стоимостных измерителях. К ним относятся предметы труда, поступившие к потребителю различного уровня, но еще не использованные и не подвергнутые переработке.
Товарные запасы необходимы для бесперебойного обеспечения потребителей материальными ресурсами.
Производственные и товарные запасы подразделяются на текущие, подготовительные, гарантийные, сезонные, переходящие.
Текущие – обеспечивают непрерывность снабжения производственного процесса между двумя поставками, а организаций торговли и потребителей. Текущие запасы составляют основную часть производственных и товарных запасов. Их величина постоянно меняется.
Подготовительные – выделяются из производственных запасов при необходимости дополнительной их подготовки перед использованием в производстве. Подготовительные запасы товарных средств производства формируются в случае необходимости подготовить материальные ресурсы к отпуску потребителям.
Гарантийные – предназначены для непрерывного снабжения потребителя в случае непредвиденных обстоятельств: отклонения в периодичности и в величине партий поставок от запланированных, изменения интенсивности потребления, задержки поставок в пути. В отличие от текущих запасов размер гарантийных запасов – величина постоянная. При нормальных условиях работы эти запасы неприкосновенны.
Сезонные – образуются при сезонном характере производства продуктов, их потребления или транспортировки. Сезонные запасы должны обеспечить нормальную работу организации во время сезонного перерыва в производстве, потреблении или транспортировке продукции.
Переходящие – это остатки материальных ресурсов на конец отчетного периода. Они предназначаются для обеспечения непрерывности производства и потребления в отчетном и следующем за отчетным периоде до очередной поставки.
Классификация по времени позволяет выделить различные количественные уровни запасов (рис. 2.2).
Максимальный желательный запас определяет уровень запаса, экономически целесообразный в данной системе управления запасами. Этот уровень может превышаться. В различных системах управления запасами максимальный желательный запас используется как ориентир при расчете объема заказа.
Пороговый уровень запаса используется для определения момента выдачи очередного заказа.
Текущий запас соответствует уровню запаса в любой момент учета. Он может совпасть с максимальным желательным уровнем, пороговым уровнем или гарантийным запасом.
Гарантийный запас аналогичен гарантийному запасу в классификации по исполняемой запасом функции и предназначен для непрерывного снабжения потребителя в случае непредвиденных обстоятельств.
Можно также выделить неликвидные запасы – длительно неиспользуемые производственные и товарные запасы. Они образуются вследствие ухудшения качества товаров во время хранения, а также морального износа.
Запасы на предприятии
Виды запасов
Производственные или складские запасы — это инвестированные деньги. Эти деньги являются замороженным капиталом, пока находятся в запасах. Поэтому основная задача в управлении запасами состоит в том, чтобы в идеале полностью их исключить. Однако на практике сведение запасов к нулю является идеалом и практически никогда не осуществимо, поскольку всегда существуют “колебания спроса”.
Во многих организациях производственные запасы принято использовать как критерий эффективности планирования. Однако нужно помнить, что запасы выполняют много функций в организации, и в зависимости от этих функций, производственные запасы делят на несколько видов.
Страховые запасы
BUFFER STOCK INVENTORY или страховые запасы — это запасы товарно-материальных ценностей, расчет величины которых возможен на основе статистических данных. Страховые запасы предназначены для следующих целей:
Подготовительные запасы
ANTICIPATION INVENTORY или подготовительные запасы рассчитываются на основе статистических данных и известных дат событий. К таким событиям можно отнести, например, накопление запасов для удовлетворения сезонного спроса, ожидаемого роста продаж, при плановых производственных остановках у поставщиков, при плановом ремонте и т.д.
Ограждающие запасы
HEDGE INVENTORY или ограждающие запасы, величина которых устанавливается на основе решения руководства. Создаются для следующих целей:
Транспортные запасы
TRANSPORTATION INVENTORY или транспортные запасы рассчитываются на основе известных данных. Транспортные запасы могут трактоваться как материалы или продукция, находящиеся в пути с одного места хранения на другое, к грузополучателю (в сети дистрибьюции или к покупателю). При расчете величины данного типа запасов необходимо принимать во внимание время, расстояние и способ перевозки.
Оборотный задел
CYCLE STOCK или оборотный задел, возникающий вследствие партионности производства и закупок. Он рассчитывается на основании имеющихся исходных данных. а его объем отражает компромисс между стоимостью хранения и стоимостью формирования нового заказа. При большой величине заказа растут издержки хранения изделий в запасах (при редких, но значительных по объему, производственных или заказах на закупку предприятие в среднем поддерживает между заказами крупные запасы, еще не израсходованные производством или сбытом). При незначительном же его объеме увеличиваются издержки, связанные с размещением (запуском) заказов на очередные партии продукции (когда размещаются частые небольшие заказы). Таким образом, следует искать оптимум по сумме издержек хранения и подготовительных затрат, минимизируя тем самым суммарные издержки. Следует отметить, что при стабильном темпе потребления величина такого рода запаса равна половине размера партии. Этот запас может применяться для экономии времени работы оборудования с ограниченным ресурсом времени: увеличение оборотного задела экономит время вследствие меньшего количества подготовительных операций, основная часть времени расходуется с пользой.
Технологический запас в незавершенном производстве
LEAD TIME INVENTORY или цикловой задел отражает запасы, находящиеся в процессе преобразования одной из одной формы в другую (из одной номенклатурной позиции в другую). То есть это начатые производством изделия, не прошедшие еще по всем необходимым операциям технологического процесса. Для таких запасов возможен расчет, так как есть сведения обо всем технологическом процессе (длительность производственного цикла, данные об открытых производственных заказах). Но следует помнить, что при длительном производственном цикле величина данного запаса может быть весьма значительна.
Системы управления запасами
Системы управления запасами номенклатурных позиций могут быть разделены на две основные категории. Классифицирующим признаком является использование того или иного механизма обновления данных об имеющихся запасах.
Системы управления запасами с периодическим обновлением данных
Системы с периодическим обновлением данных о запасе в алгоритме соей работы используют периодический подсчет фактических запасов (обычно в конце планового периода). При этом данные о движении запасов (оприходование, отпуск и др.) не фиксируются в системе. Такие системы просты в эксплуатации, не требовательны к ресурсам предприятия, необходимыми для ее поддержания. Однако здесь очевиден существенный недостаток: нельзя проследить пути движения запасов. Проще говоря, если при очередной инвентаризации появляется расхождение фактических данных с данными в системе, то отследить причину возникновения ошибки не удастся. И как следствие, нет возможности предпринять необходимые шаги для предотвращения этой ошибки в будущем.
Системы с непрерывным управлением данных
В таких системах транзакции с запасами фиксируются по мере их возникновения, регулярно формируются отчеты о запасах, периодически проводится инвентаризация. Система с непрерывным управлением данных позволяет проследить пути движения запасов и адекватно реализовать партионный контроль (то есть проследить пути движения парий номенклатурных позиций или серийных номеров изделий, а также регламентировать работу с партиями продукции, имеющими различный статус, отражающий их различное состояние). Помимо этого, данная система управления запасами позволяет динамически поддерживать механизм резервирования запасов под производственные заказы и заказы на продажу, что придает ей дополнительный плюс. Однако в такой системе необходимо фиксировать абсолютно все операции с запасами.
Операции с запасами
Запасы могут перемещаться. Они могут переходить из одной формы другую: из запасов в материалах — в запасы незавершенного производства, из запасов незавершенного производства — в запасы готовой продукции и т.д. Все изменения запасов в натуральном или стоимостном выражении осуществляются посредством определенных операций.
Первым видом операций с запасами может быть их классификация их на сопровождающие изменение запасов в натуральном или стоимостном выражении и не сопровождающие такое изменение, а только отражающие изменение их местоположение. Сюда можно отнеси все виды отпуска запасов (материалов, деталей, готовой продукции) со складов, все виды оприходования номенклатурных позиций в запасы, а также все виды корректировки их величины (в натуральном выражении посредством инвентаризации или циклического подсчета, в стоимостном выражении посредством переоценки запасов) Ко второму виду — операции внутреннего перемещения запасов, когда запасы не изменяют своих натуральных или стоимостных характеристик, а изменяют только свое местоположение.
Далее все операции первого типа (т.е. все, кроме операций внутреннего перемещения запасов) необходимо разделить на плановые и внеплановые. Различие между ними состоит в том, что для плановых операций должна быть обнаружена и обновлена некоторая информация о резервировании запасов, запланированных сроках получения запасов или о контроле качества запасов, в то время как неплановые операции только обнуляют текущий складской остаток.
Типы операций с запасами
Операции отпуска
Операции получения
Операции списания
Операции непланового списания номенклатурных позиций из запасов, связанные с браком материалов, компонентов и т.п. уменьшают величину складского остатка, однако каждая из них кроме операции списания со склада имеет и дополнительные специфические последствия. Так, операция списания из производства требует дополнительного резервирования компонентов, с тем чтобы отразить рост потребности в них из-за выявленного брака. А операция списания из производства при выполнении операций уменьшает величину запланированных поступлений изготавливаемых номенклатурных позиций.
Операции корректировки
Все операции корректировки величины запасов можно разделить на корректировку в натуральном или стоимостном выражении, а также на корректировку только стоимостном выражении, то есть переоценку запасов по определенным номенклатурным позициям.
Первый тип операций корректировки величины запасов можно разделить на три группы операций:
Второй тип операций корректировки величины запасов — переоценка запасов. Хорошим примером такой операции может быть изменение нормативной стоимости номенклатурной позиции, влекущее за собой в случае применения нормативного метода учета затрат и отражения запасов по нормативной себестоимости корректировку стоимости имеющихся запасов.
Запасы и методы контроля
Почему точность информации о запасах критична? Если данные о запасах будут неточны, предприятие может столкнуться либо с необоснованными заказами, либо с неожиданным дефицитом номенклатурных позиций. Поэтому очень важно применять различные методы контроля данных о запасах. Существует два основных метода контроля данных о запасах: полная инвентаризация и циклический подсчет.
Полная инвентаризация
Проводится по полному перечню номенклатурных позиций, как правило с приостановкой производственных и складских операций, раз в пол года или раз в год. Полная инвентаризация может требовать участия многих людей из разных отделов и служб, не всегда хорошо знакомых с предметной областью. Зачастую, отдельные позиции требуют повторного пересчета из-за больших отклонений. По окончании производится полная сверка данных и проведение в информационной системе необходимых корректирующих операций.
Проведение полной инвентаризации является законодательным требованием, поскольку она обеспечивает достоверность данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности. Основными документами, которыми руководствуются при проведении инвентаризации, являются Федеральный закон от 6 декабря 2011 года N 402-ФЗ “О бухгалтерском учете” (далее — Закон N 402-ФЗ), а также Методические рекомендации по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденные Приказом Минфина РФ от 13 июня 1995 года N 49.
Циклический подсчет
Также называется текущей инвентаризацией. Проводится выборочно, то есть по ограниченному перечню номенклатурных позиций, обычно без приостановки складских или производственных операций. Такой метод дополняет основную инвентаризацию, проводится хорошо подготовленным персоналом и позволяет выявить причины неточности данных о запасах, в то время как полная инвентаризация такой задачи не решает из-за ее нечастого проведения.
Данные методы контроля запасов следует применять в совокупности, когда периодический контроль запасов дополняется их полной проверкой. Существует несколько способов выбора запасов при циклическом методе контроля:
Тема 4.1. Понятие запаса. Виды запасов
Запас – это продукция, которая находится вне процесса ее производственного или непроизводственного потребления. Образование запасов в экономике связано с необходимостью обеспечения непрерывности процессов производства и потребления. Увеличение размера запасов связано с вложением оборотных средств предприятия, что приводит к увеличению издержек, связанных как с образованием самого запаса, так и с его хранением. Дефицит запаса ведет к образованию издержек в связи с невыполнением заказа (дополнительные затраты), издержек, связанных с потерей сбыта (заказчик обращается в другую фирму). Но стоимость дефицита запасов больше, чем потери от упущенных торговых сделок и нереализованных заказов. Это и потери времени на изготовление продукции, потери рабочего времени, образование дорогостоящих перерывов в производстве и т.д.
Целью логистики запасов является организация запаса минимально необходимого размера, обеспечивающего непрерывность процесса производства и потребления.
Стоит отметить, что в условиях современной экономики возникают объективные предпосылки к росту запасов в экономике в целом: увеличение масштабов производства, увеличение масштабов перевозок, рост ассортимента производимой (продаваемой) продукции. Для отдельного предприятия могут возникать условия, стимулирующие увеличение размера запаса предприятия: предполагаемый рост цен на закупаемую продукцию, неуверенность в исполнении поставок, осуществление спекулятивных операций.
Запасы относятся к числу объектов, требующих больших капиталовложений, и поэтому представляют собой один из факторов, определяющих политику предприятия и воздействующих на уровень логистического обслуживания в целом.
Имеется ряд классификаций запасов, которые помогают детализировать решения в сфере управления запасами. Выделяют следующие основные признаки классификации.
По месту нахождения запасы делятся на:
Производственные запасы формируются в промышленных предприятиях и предназначены для производственного потребления. Они должны обеспечивать бесперебойность производственного процесса.
Товарные запасы находятся у предприятий–изготовителей на складах готовой продукции, а также в каналах распределения у производителей и торговых компаний. Товарные запасы необходимы для бесперебойного обеспечения потребителей разного уровня продукцией.
По видам товарно-материальных ценностейзапасы могут включать:
— сырье и материалы (комплектующие, топливо);
— запасы незавершенного производства;
В зависимости от их целевого назначения запасы подразделяются на:
— текущие (переходные) запасы;
— резервные (страховые, буферные) запасы;
Рис. 4. Виды запасов на производственном предприятии
Текущие запасы обеспечивают непрерывность поступления материальных ресурсов в производственный процесс, а также возможность непрерывной реализации готовой продукции предприятиями–изготовителями и организациями торговли в период между поставками. Текущие запасы составляют основную часть производственных и товарных запасов. При длительных сроках реализации заказа объем переходного запаса будет значительным. Для оценки среднего количества переходных запасов в данной системе в целом используется следующая формула: J = S*T, где S – средняя норма продаж (потребления) запасов в определенный период, T – среднее время транспортировки. Например, при среднем уровне спроса на данный товар в 200 изделий в неделю и сроке поставки, равном 2 неделям, общий объем переходного запаса этого товара составит 400 изделий.
Резервные запасы предназначены для непрерывного снабжения продукцией потребителя в случае неожиданного повышения спроса или для обеспечения потребностей производства в материалах и сырье в случае задержки в поставках. Сложно прогнозировать сроки реализации заказов, в связи с этим предприятия вынуждены создавать резервные запасы. Объем резервного запаса будет зависеть от возможного колебания сроков восстановления уровня запасов, колебания спроса на товары на протяжении срока реализации заказа, от стратегии компании по обслуживанию заказчиков.
Подготовительные запасы вызваны необходимостью их подготовки к отпуску потребителям или дополнительной подготовки перед использованием в производстве (сушка древесины).
Сезонные запасы образуются при сезонном характере производства, потребления или транспортировки продукции. Сезонные запасы должны обеспечить нормальную работу организации во время сезонного перерыва в производстве, потреблении или в транспортировке.
Объем запаса будет зависеть от специфической роли материального запаса в отрасли. Так, предприятие, выпускающее железнодорожные локомотивы, не будет создавать запас дизельных двигателей, так как вся продукция в этой отрасли производится строго под заказ. В швейной промышленности запасы готовой продукции минимальны, а средства вкладываются в незавершенное производство – полуфабрикаты, которые заготавливаются для быстрой реакции на изменение потребностей рынка.
По времени запасы подразделяются на:
— максимальный желательный уровень запаса;
Максимальный желательный запас определяет уровень запаса, экономически целесообразный в данной системе управления запасами. Этот уровень может превышаться. В различных системах управления максимальный желательный запас используется как ориентир при расчете объема заказа.
Пороговый уровень запаса(точка заказа) используется для определения момента времени очередного заказа.
Текущий запассоответствует уровню запаса в любой момент учета. Он может совпасть с максимальным желательным уровнем, пороговым уровнем или гарантийным запасом.
Страховой запас (гарантийный или резервный) предназначен для непрерывного снабжения потребителя в случае непредвиденных обстоятельств.
