Как установить статус «Занято» для Google Календарей: готовый скрипт и инструкция
Недавно я в очередной раз столкнулся с тем, что встреча в одном календаре не отобразилась как занятое время в другом. В результате у меня было два приглашения на одно и то же время в двух календарях. Плюс, у меня есть личный календарь, который я тоже веду. И очень неудобно, когда тебе делают приглашение на время, когда ты записан к стоматологу.
Я пытался найти нормальное решение, чтобы коллеги видели во всех календарях, в какое время я занят. Но так ничего и не нашел, поэтому сделал такое решение сам. И хочу поделиться им с вами.
Скрипт и инструкция
Так выглядит таблица по умолчанию
ВАЖНО: выполнять скрипт нужно будет под пользователем, у которого в календаре Google будут добавлены все остальные нужные календари.
Что под капотом
Скрипт проходится по календарям, «выгребает» все события, кроме тех, где в названии есть “Busy from” или по которым есть отказ от участия. И создает в нужных календарях неинформативное событие, просто чтобы было отражено — в это время пользователь занят. Если к календарю есть доступ, то автоматически придет отказ или же это отразится для расшаренного календаря.
Триггер раз в час проверяет будущие события. И для всех встреч, у которых еще нет соответствующего «двойника», создает его. Второй триггер сносит все дубли раз в 12 часов и создает заново, чтобы убрать дубли по отмененным задачам. Дубли создаются без уведомлений.
Возникли вопросы по работе скрипта? Задайте их нам в комментариях.
Table of Contents:
Значение по умолчанию «свободен / занят» в Microsoft Outlook можно изменить с помощью расширенной функции в программе, называемой формами. Статус может быть изменен для новых встреч, поэтому вам не нужно менять его каждый раз. Это экономит ваше время и хлопоты при вводе многих встреч. Настройка по умолчанию для большинства встреч бесплатна, но для всех новых встреч она может быть отключена, предварительна или бесплатна.
Шаг 1
Нажмите «Пуск> Все программы> Microsoft Office> Microsoft Outlook». Откройте раздел календаря на панели задач слева.
Шаг 2
Нажмите меню «Инструменты» вверху, затем выберите «Формы> Дизайн формы». Выберите «Встреча> Открыть».
Шаг 3
Рядом с «Показывать время как» используйте раскрывающееся меню, чтобы изменить состояние на то, что вы хотите установить по умолчанию для новых встреч. Нажмите кнопку «Опубликовать форму», которая представляет собой изображение линейки, дискеты и прямого угла.
Шаг 4
Введите имя для этой формы и нажмите «Опубликовать». Используйте статус в качестве имени файла, например, свободен, занят или не на работе. Не сохраняйте изменения в форме при появлении запроса.
Шаг 5
Щелкните правой кнопкой мыши имя вашего календаря в списке «Мои календари» слева и выберите «Свойства». Рядом с «При публикации в этот файл используйте», используйте раскрывающееся меню, чтобы изменить опцию на имя файла, которое вы использовали для сохранения формы.
Шаг 6
Нажмите «ОК». Параметр состояния по умолчанию для новых встреч теперь установлен на выбранный вами вариант.
Как изменить настройки Microsoft Paint по умолчанию
Как восстановить настройки устройства Android на заводские настройки по умолчанию
Что означает сброс к заводским настройкам в Android? Что оно делает? Как перезагрузить смартфон или планшет с Android 6 Marshmallow или Android 5 Lollipop?
Как установить вид по умолчанию в календаре Google
30 Ultimate Outlook Tips and Tricks for 2020 (Декабрь 2021).
Добавление сведений о вашем отсутствии в календари Outlook коллег
Вы можете легко отметить время как «Занят» или «Нет на месте» в календаре Outlook. Но что делать, если вы не используете Microsoft 365 и у вас не включен общий доступ к календарю, но вам нужно, чтобы ваше время было видно вашим коллегам? В этой статье рассказывается, как использовать приглашения на собрания, занимающие целый день, для оповещения коллег, не влияя при этом на свободное время в их календарях.
О том, как предоставить общий доступ к календарю, читайте в статье Предоставление общего доступа к календарю Outlook другим пользователям.
Чтобы научиться отправлять ответы об отсутствии на рабочем месте, см. статью Отправка автоматических ответов об отсутствии на рабочем месте из Outlook.
Оповещение об отпуске через приглашение на собрание выполняется в два этапа. Во-первых, сообщите коллегам, что вы будете отсутствовать, добавив свой отпуск в их календари. Затем укажите отпуск в своем календаре.
Шаг 1. Добавление времени отпуска в календари коллег
Если пометить время в календаре как «Нет на работе», коллеги увидят эту пометку при попытке запланировать собрание с вами. Но нельзя ли заранее оповестить всех сотрудников о своем отсутствии, не загромождая их календари и не изменяя сведения о доступности? Это можно сделать, отобразив в календарях событие на целый день, которое, в отличие от обычного события на целый день, будет отображаться как свободное время. Такое событие не будет влиять на доступность коллег.
Примечание: Приглашения на собрания рассчитаны на отправку и получение пользователями Outlook. Возможность видеть расписания других пользователей при создании приглашений в Outlook зависит от наличия в организации Microsoft Exchange Server.
В календаре на вкладке Главная нажмите кнопку Создать собрание.
Сочетание клавиш Чтобы создать приглашение на собрание, нажмите клавиши CTRL+SHIFT+Q.
Введите описание в поле Тема и при необходимости укажите место.
С помощью списков Время начала и Время окончания задайте интервал времени, в течение которого вы будете отсутствовать на работе. Для отпусков обычно задаются целые дни. В этом случае следует установить флажок Целый день.
Примечание: По умолчанию Outlook использует для планирования часовой пояс, заданный на компьютере. Чтобы спланировать время отсутствия на основе другого часового пояса, в группе Параметры выберите Часовые пояса.
В группе Участники в группе Параметры ответав кнопке «Запросить ответы» отпишитесь.
В группе Параметры в раскрывающемся списке Показать как выберите Свободен. Если вы уже указали, что это событие на целый день, для параметра Показать как автоматически задается значение Свободен.
Убедитесь, что параметр Показать как имеет значение Свободен. Это позволит получателям принять приглашение на собрание и добавить ваш отпуск в свой календарь, но при этом не блокировать время в своем календаре. Получатель по-прежнему будет доступен во время вашего отпуска.
Если выбрать событие на целый день, оно будет начинаться в полночь. Чтобы коллеги не получали оповещения в неудобное время, задайте для параметра Напоминание значение Нет.
Введите любые сведения, предназначенные для получателей.
Укажите получателей в строке Кому.
Чтобы оповестить коллег о повторяющихся отпусках, в группе Параметры выберите Повторение, укажите шаблон повторения и нажмите кнопку ОК.
Нажмите кнопку Отправить.
Если отправить приглашение на собрание, установив для параметра Показать как значение Свободен, то событие будет отображаться наверху каждого дня в календарях Outlook ваших коллег. Это позволяет создать наглядное напоминание без блокировки рабочего времени.
Примечание: Если флажок Целый день не был установлен, то событие отображается во временной сетке и не выводится вверху каждого дня. Однако оно по-прежнему помечается как свободное.
Шаг 2. Блокировка времени отпуска в календаре
Если вы выполнили действия, описанные в предыдущем разделе, отправленный запрос на собрание помечается как свободное время, чтобы предотвратить блокировку времени в календарях других пользователей. Однако это время также помечается как свободное в вашем календаре. Необходимо создать дополнительную встречу, чтобы коллеги видели, что вы недоступны в указанное время.
Типичной ошибкой является открытие приглашения на собрание в календаре после отправки исходного запроса и задание для параметра Показать как значения Нет на работе вместо Свободен. При этом всем получателям исходного приглашения отправляются обновления, изменяющие состояние Свободен на Нет на работе, что нежелательно. Необходимо создать копию встречи в собственном календаре, задав для параметра Показать как значение Нет на работе.
Когда сотрудники планируют собрания и другие события в календаре Outlook, они видят сведения о вашей доступности, если вы не заблокировали эту возможность. Обычно для встреч, собраний и событий параметр Показать как имеет значение Занят. Также можно создавать элементы, выбирая для параметра Показать как значение Нет на работе. Элементы с пометкой Нет на работе интерпретируются так же, как элементы с пометкой Занят: они указывают на недоступность пользователя в определенный период времени. Визуально элементы двух типов отличаются: элементы с пометкой Нет на работе выделены фиолетовым цветом, а элементы с пометкой Занят — синим. Это различие помогает определить причину недоступности пользователя. Например, можно переместить элемент с пометкой Занят, но элемент с пометкой Нет на работе (используемый, например во время отпуска) перемещать нежелательно.
В календаре на вкладке Главная нажмите кнопку Создать встречу.
В поле Тема введите название отпуска.
В полях Время начала и Время окончания щелкните нужные даты.
Установите флажок Целый день.
Задайте для параметра Показать как значение Нет на работе.
Нажмите кнопку Сохранить и закрыть.
Примечание: Можно удалить (только из собственного календаря) исходное приглашение на собрание, отправленное другим пользователям. Однако если вы оставите его в календаре, можно будет в случае необходимости легко разослать обновление или отменить приглашение.
Важно: Office 2007 больше не поддерживается. Перейдите на Microsoft 365, чтобы работать удаленно с любого устройства и продолжать получать поддержку.
Шаг 1. Добавление времени отпуска в календари коллег
Если пометить время в календаре как «Нет на работе», коллеги увидят эту пометку при попытке запланировать собрание с вами. Но нельзя ли заранее оповестить всех сотрудников о своем отсутствии, не загромождая их календари и не изменяя сведения о доступности? Это можно сделать, отобразив в календарях событие на целый день, которое, в отличие от обычного события на целый день, будет отображаться как свободное время. Такое событие не будет влиять на доступность коллег.
Примечание: Приглашения на собрания рассчитаны на отправку и получение пользователями Outlook. Возможность видеть расписания других пользователей при создании приглашений в Outlook зависит от наличия в организации Microsoft Exchange Server.
В меню Файл наведите указатель мыши на пункт Создать и выберите Приглашение на собрание.
Сочетание клавиш Чтобы создать приглашение на собрание, нажмите клавиши CTRL+SHIFT+Q.
Введите описание в поле Тема и при необходимости укажите место.
С помощью списков Время начала и Время окончания задайте интервал времени, в течение которого вы будете отсутствовать на работе. Для отпусков обычно задаются целые дни. В этом случае следует установить флажок Целый день.
Примечание: По умолчанию Outlook использует для планирования часовой пояс, заданный на компьютере. Чтобы спланировать время отсутствия на основе другого часового пояса, на вкладке Собрание в группе Параметры выберите Часовые пояса.
В группе Параметры в раскрывающемся списке Показать как выберите Свободен. Если вы уже указали, что это событие на целый день, для параметра Показать как автоматически задается значение Свободен.
Убедитесь, что параметр Показать как имеет значение Свободен. Это позволит получателям принять приглашение на собрание и добавить ваш отпуск в свой календарь, но при этом не блокировать время в своем календаре. Получатель по-прежнему будет доступен во время вашего отпуска.
Если выбрать событие на целый день, оно будет начинаться в полночь. Чтобы коллеги не получали оповещения в неудобное время, задайте для параметра Напоминание значение Нет.
Введите любые сведения, предназначенные для получателей.
Укажите получателей в строке Кому.
Чтобы оповестить коллег о повторяющихся отпусках, на вкладке Собрание в группе Параметры выберите Повторение, укажите шаблон повторения и нажмите кнопку ОК.
При добавлении шаблона повторения к приглашению на собрание название вкладки Собрание изменяется на Повторяющееся собрание.
На вкладке Собрание в группе Показать нажмите кнопку Встреча.
Нажмите кнопку Отправить.
Если отправить приглашение на собрание, установив для параметра Показать как значение Свободен, то событие будет отображаться наверху каждого дня в календарях Outlook ваших коллег. Это позволяет создать наглядное напоминание без блокировки рабочего времени.
Примечание: Если флажок Целый день не был установлен, то событие отображается во временной сетке и не выводится вверху каждого дня. Однако оно по-прежнему помечается как свободное.
Шаг 2. Блокировка времени отпуска в календаре
Если вы выполнили действия, описанные в предыдущем разделе, отправленный запрос на собрание помечается как свободное время, чтобы предотвратить блокировку времени в календарях других пользователей. Однако это время также помечается как свободное в вашем календаре. Необходимо создать дополнительную встречу, чтобы коллеги видели, что вы недоступны в указанное время.
Типичной ошибкой является открытие приглашения на собрание в календаре после отправки исходного запроса и задание для параметра Показать как значения Нет на работе вместо Свободен. При этом всем получателям исходного приглашения отправляются обновления, изменяющие состояние Свободен на Нет на работе, что нежелательно. Необходимо создать копию встречи в собственном календаре, задав для параметра Показать как значение Нет на работе.
Когда сотрудники планируют собрания и другие события в календаре Outlook, они видят сведения о вашей доступности, если вы не заблокировали эту возможность. Обычно для встреч, собраний и событий параметр Показать как имеет значение Занят. Также можно создавать элементы, выбирая для параметра Показать как значение Нет на работе. Элементы с пометкой Нет на работе интерпретируются так же, как элементы с пометкой Занят: они указывают на недоступность пользователя в определенный период времени. Визуально элементы двух типов отличаются: элементы с пометкой Нет на работе выделены фиолетовым цветом, а элементы с пометкой Занят — синим. Это различие помогает определить причину недоступности пользователя. Например, можно переместить элемент с пометкой Занят, но элемент с пометкой Нет на работе (используемый, например во время отпуска) перемещать нежелательно.
В Календаре в меню Файл выберите пункт Создать, а затем щелкните Встреча.
В поле Тема введите название отпуска.
В полях Время начала и Время окончания щелкните нужные даты.
Установите флажок Целый день.
Задайте для параметра Показать как значение Нет на работе.
Нажмите кнопку Сохранить и закрыть.
Примечание: Можно удалить (только из собственного календаря) исходное приглашение на собрание, отправленное другим пользователям. Однако если вы оставите его в календаре, можно будет в случае необходимости легко разослать обновление или отменить приглашение.
Что значит статус занят свободен в календаре
Outlook: отображение календаря как занятого, свободного, предварительного просмотра и отсутствия на работе
Как пользователь Exchange в Microsoft Outlook, вы можете установить разрешение для других на просмотр информации о свободном / занятом времени в вашем календаре. Таким образом, другие пользователи могут подбирать свободное время для группового расписания, например для встреч. Помимо разрешения на просмотр информации о свободном / занятом времени, вам необходимо отметить свои встречи как занятые, свободные или другие. В этой статье вы узнаете, как отображать встречи в календарях как занятые, свободные, предварительные или отсутствующие в Microsoft Outlook.
Следующие шаги помогут вам показать свои встречи как занятые, свободные, предварительные или отсутствующие.
Шаг 1. Создайте новую встречу:
Шаг 2. В окне встречи щелкните значок Показать как: коробка в Доступные опции группы на Назначение меню.
В раскрывающемся списке есть пять вариантов Показать как: box: Свободно, Под вопросом, Занят, Нет на рабочем месте и Работаю в другом месте. Вы можете выбрать один из них, исходя из ваших потребностей.
Шаг 3. Составьте встречу и нажмите Сохранить и закрыть кнопку.
Затем эти встречи будут отмечены и показаны как Свободные, Занятые, Предполагаемые или Нет на рабочем месте как в вашем Outlook, так и в Outlook других пользователей Exchange, которые совместно используют данные вашего календаря. См. Снимок экрана:
Свободное/занятое время в помощнике по планированию отображается в виде строк с косой чертой
Последнее обновление: 10 апреля 2018 г.
Если пользователь локальной версии Outlook открывает помощник по планированию, чтобы организовать собрание, сведения о доступности пользователей облачной версии отображаются в виде строк с косой чертой.
Обычно такое происходит, когда в календаре пользователя, добавленного в собрание в Exchange Online, есть заблокированное время со статусом доступности «Работаю в другом месте». «Работаю в другом месте» — вариант доступности в Outlook 2013 и 2016.
СОСТОЯНИЕ: ВРЕМЕННОЕ РЕШЕНИЕ
Сейчас в службе развертывается исправление. В качестве временного решения вы можете использовать Outlook Web App для планирования собрания или попросить пользователя Exchange Online с состоянием доступности Работаю в другом месте изменить его на Свободен или Занят.
Чтобы найти элементы с доступностью Работаю в другом месте, измените представление списка по умолчанию в Outlook. Откройте Календарь, а затем перейдите в меню Вид. Нажмите кнопку Изменить представление, а затем выберите Список. Чтобы добавить столбец, щелкните правой кнопкой мыши имя любого столбца и выберите Выбрать поля В раскрывающемся списке выберите Все поля встречи. Перетащите «Свободен/занят» в столбцы.
Эта проблема будет устранена в сборках 15.20.694.000 и более поздних версий. Ожидается, что исправление будет развернуто в мае 2018 г. Чтобы проверить версию службы, посмотрите версию сервера в диалоговом окне «Состояние подключения Outlook». Для этого нажмите клавишу CTRL и правой кнопкой мыши щелкните значок Outlook на панели задач компьютера с облачной учетной записью, затем выберите пункт Состояние подключения.
Дополнительные ресурсы
Общение с экспертами
Обращайтесь к экспертам, обсуждайте последние новости, обновления и рекомендации для Outlook, а также читайте наш блог.
Задавайте вопросы агентам поддержки, MVP, инженерам и другим пользователям Outlook и находите решения.
Предложение новых функций
Мы будем рады вашим отзывам и предложениям. Вам наверняка есть, что сказать. Поделитесь с нами своими мыслями.
