Как заставить контрагента вернуть первичные документы
Первичные документы – важная часть любой коммерческой сделки, фактор, подтверждающий ее законность. Причины, по которым бизнес-партнер не возвращает подписанные документы, могут быть различными. Результат один: проблема, которую нужно решить в короткие сроки, как правило, до сдачи отчетности по периоду. Мы расскажем, как это сделать.
Договариваться или требовать?
Прямой законодательной нормы, к которой могла бы обратиться одна из сторон при возникновении конфликта и истребовать документы, не существует. Чтобы разобраться, какие практические шаги необходимо предпринять, рассмотрим такую ситуацию: поставщик не отдает покупателю его экземпляры, при этом требует оплатить поставку, ссылаясь на положения договора. В противном случае поставщик угрожает арестом груза, разрывом договорных обязательств.
Обратите внимание на важный момент: поставщик апеллирует к двустороннему договору, в котором прописана своевременная оплата поставки, а покупатель аналогично поступить не может, поскольку положения, касающиеся обмена документами между организациями, в нем отсутствуют.
Из этого следует очевидный вывод: механизм и сроки обмена документацией обязательно должны быть зафиксированы в договоре. Необходимо прописать и санкции за нарушение документооборота. В случае если он был подписан ранее, а проблема невозврата документов возникла только сейчас, требуйте заключения допсоглашения к договору. Не играет роли, какую из сторон представляет ваша компания, поставщика или покупателя. В обоих случаях урегулирование вопроса возврата документов другой стороной официально возможно только посредством договора.
На заметку! При подписании основного договора или допсоглашения не забудьте отдельным пунктом зафиксировать, кто из контрагентов оплачивает пересылку документов. Это особенно актуально при наличии больших расстояний между двумя компаниями. Почтовые расходы на пересылку могут быть весьма существенными.
В договоре ни слова о возврате первичных документов, а контрагент в очередной раз игнорирует все сроки подписания и передачи «первички»? Придется договариваться. Свяжитесь с ним и попросите прислать по факсу либо электронно подписанные копии. Таким способом можно ускорить процесс подписания, если ваши экземпляры находятся «в долгом ящике» у партнеров, либо убедиться, что подписи уже поставлены и задержка связана с временем пересылки (передачи) пакета. В отдельных случаях, если стало ясно, что документы утеряны, необходимо оформление дубликатов. Однако следует помнить, что сканирование копий – вынужденная полумера. Поясним далее, почему.
Вопрос: Организация при приобретении четырех мешков продукции по 25 кг каждый получила от поставщика накладную и счет-фактуру, в которых указаны разные единицы измерения. В накладной отмечено в основных единицах измерения 4 шт. и дополнительно — 100 кг, в счете-фактуре — только 100 кг и единица измерения кг. Исправлять документы поставщик отказывается. Возможно ли принять НДС к вычету, если в накладной и счете-фактуре стоят разные единицы измерения? Возможно ли обязать продавца внести исправления в счет-фактуру?
Посмотреть ответ
С позиции поставщика
Поставщик признает доходы в НУ в периоде подписания им документов (когда была поставка или оказание услуг по договору). Об этом сказано:
Из текстов указанных документов следует, что поставщику не обязательно ждать, когда покупатель подпишет пакет и вернет его.
В целях НУ поставщик отражает НДС сразу как только выписал счет-фактуру (по правилам ст. 167 НК РФ). В данном случае тоже не требуется ждать ответной реакции контрагента.
Вместе с тем возможна ситуация, при которой покупатель имеет претензии к поставщику и в связи с этим не подписывает документы. Например, его может не устраивать качество поставленного товара или услуги, либо он может не признать поставку как таковую.
Последствия для поставщика могут наступить на основании ГК РФ (ст. 395, ст. 15) в виде требований о возмещении убытков и уплаты процентов.
Кроме того, расчет налоговой базы придется корректировать. Другие последствия при отсутствии оформленных оригиналов «первички» могут наступить, согласно ст. 120 НК РФ, за грубое нарушение правил учета доходов (расходов). Штраф предусмотрен в размере 10-30 тыс. руб. При этом для налоговиков не важен факт признания дохода компанией.
Вопрос: Организация получила от контрагента первичные учетные документы, подтверждающие факт оказания им услуги (и, соответственно, осуществления организацией расходов) в прошлом году, а бухгалтерская (финансовая) отчетность за этот год уже представлена в налоговый орган. Можно ли данные этих документов отразить в бухгалтерском учете в текущем периоде, то есть в периоде, когда документы получены?
Посмотреть ответ
С позиции покупателя
Налоговая служба не признает законными расходы, подтвержденные копиями документов. Необходимо иметь на руках оригиналы, на основании которых рассчитывается налоговая база. Кроме того, и к покупателю могут быть применены санкции, согласно ст. 120 НК РФ, по тем же основаниям, что и к продавцу.
Контрагент, несмотря на просьбы, затягивает передачу оригиналов, или отвечает отказом — обратитесь к нему с официальным письмом.
Текст обращения может быть таким:
Руководителю (наименование компании-контрагента)
Настоящим письмом сообщаем Вам, что на основании договора (реквизиты договора) Вашей организации были оказаны услуги (наименование услуг) на сумму (стоимость услуг). Одновременно сотруднику Вашей организации (ФИО) был передан пакет документов на подпись – вторые экземпляры (перечисляются переданные документы). До настоящего времени подписанные экземпляры документов в наш адрес не поступили.
Имеет место нарушение условий двустороннего договора (указать, какие пункты договора нарушены).
Исходя из вышеизложенного, просим Вас в течение (…) рабочих дней с момента получения письма подписать документы и предоставить их в адрес нашей компании, во избежание применения санкций по двустороннему договору.
Приложение: (дубликаты переданных на подпись документов).
Письмо подписывается руководителем, указываются контактные данные ответственных лиц организации. Отправляется почтой, с описью вложения, курьером, по ЭКС — с использованием цифровой подписи, т.е. любым способом, подтверждающим факт получения его контрагентом.
Еще несколько полезных советов
Кто отвечает за документы
Обсуждая вопрос, как наладить эффективный документооборот компании, чтобы все документы контрагентов попадали вовремя к конечному лицу — бухгалтеру, нельзя не сказать об ответственности служб: бухгалтерской и службы менеджмента.
Если в организации не отрегулировано и не закреплено разделение обязанностей, работники могут перекладывать ответственность друг на друга: истребовать документы порой бывает не так просто, а последствия для фирмы в виде санкций ФНС вполне реальны.
Выход кроется в исполнении положений ПБУ1/2008 (утв. Приказом №106 н Минфина от 06/10/08 г.). Согласно ему, утверждая учетную политику предприятия, необходимо утвердить и правила документооборота на ней (п. 4). В них целесообразно детально прописать прохождение документов, ответственность сотрудников, в том числе и в части истребования документов, удерживаемых контрагентами: кто обязан составлять письменные требования о возврате и отслеживать их, кто будет вести при необходимости телефонные переговоры, осуществлять личные контакты с представителями контрагента.
Подводя итоги
Основным документом, регламентирующим документооборот между двумя контрагентами, в том числе и возврат подписанных экземпляров другой стороне, является двусторонний договор. На основании его фирма может законным порядком требовать возврата «первички». В иных случаях придется договариваться с представителями компании-партнера о добровольной передаче.
Локальными нормативными актами хозяйствующего субъекта должны определяться ответственные сотрудники, которые будут вести переговоры, составлять письменные требования и отслеживать поступление подписанных документов от партнеров.
Как бороться с невозвратом первичных документов? Традиционные и цифровые способы
Федеральный закон N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» обязывает подтверждать факт финансово-хозяйственной операции первичными учетными документами. За их отсутствие или отсутствие подписей обеих сторон сделки налоговая взымает приличные штрафы. Как бороться с невозвратом и могут ли помочь в этом технологии?
Почему контрагент не спешит возвращать документы?
1. Незаинтересованность бизнес-партнера в возврате ПУД. Контрагент в полной мере оказал услуги, деньги на счет поступили – его все устраивает. А отправка или возврат первичных документов – это дополнительные усилия, трудоемкость опять же, всегда найдутся дела поважнее.
2. Экономия на отправке документов. Одно заказное письмо обходится примерно в 60 рублей с НДС. Если сумму умножить на количество контрагентов, как правило, статья расходов становится приличной. Многие небольшие компании предпочитают экономить на почтовых расходах.
3. Плохая организация документооборота. В потоке бумажных документов, которые кочуют от стола к столу, некоторые экземпляры просто теряются или попадают в корзину для бумажного мусора.
4. Уклонение от договорных обязательств. Заказчик (покупатель) может преднамеренно затягивать подписание документов, чтобы не платить за услугу (товар) или, как минимум, отсрочить платеж.
Небольшая фирма обслуживает и ремонтирует офисную технику. Большая часть клиентов – юридические лица, сумма с каждой оказываемой услуги хоть и небольшая, но заказов много, соответственно, и документов тоже. Однако вовремя возвращают подписанные первичные документы чуть более половины заказчиков – примерно 60%.
Случаются ситуации, когда от заказчика приходит представитель или курьер, оставляет технику для ремонта или сразу получает услугу, забирает с собой документы с обещанием подписать их или хотя бы просто передать в бухгалтерию. Но на следующий раз все повторяется. Фирма оказывает услуги, предоставляет документы, а вот принимать их и, соответственно, оплачивать услуги клиенты не торопятся.
Руководство сервисной компании вынуждено время от времени проводить мероприятия по возврату документов: звонки, сообщения и письма, личные встречи, повторная печать документов. И даже при таких усилиях, документы получается вернуть не всегда.
Чем грозит невозврат документов?
В Федеральном законе «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 N 402-ФЗ в статье 9 четко прописано, что каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Документ должен содержать наименование должности лица, совершившего сделку, операцию и ответственного за ее оформление, а также подписи лиц с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.
То есть на руках у исполнителя (поставщика) в обязательном порядке должен быть, подписанный заказчиком, экземпляр ПУД.
В статье 120 НК РФ устанавливается ответственность за грубое нарушение правил учета доходов, расходов и объектов налогообложения. Таковым нарушением является и отсутствие первичных документов, и это влечет за собой взыскание штрафа от 10 000 до 30 000 рублей.
Если же нарушение повлекло за собой занижение налоговой базы, тогда штраф составит 20% от суммы неуплаченного налога, но не менее 40 000 рублей.
Если нет первичных документов (накладной ТОРГ-12, УПД или товаросопроводительных документов, которые бы подтвердили факт получения товара), подписанных покупателем, взыскать долг и штрафы с него сложно.
Как защитить себя от невозврата ПУД?
1. Особые условия в договоре. Порядок возврата документов прописывается в отдельном пункте договора, указывается, кто берет на себя почтовые расходы, какая ответственность ложится на стороны за несвоевременный возврат документов.
2. Четкое определение ответственного. Регламентами компании закрепляется ответственность сотрудника за контроль возврата документов. Таким ответственным может стать менеджер, который заключал договор, бухгалтер, секретарь.
3. Оплата доставки документов. Вместе с документами контрагенту отправляется оплаченный конверт с обратным адресом, ему останется только дойти до почты.
1. Задание-контроль ответственному. Если процесс автоматизирован и в работе используется система электронного документооборота (СЭД), то сама система будет напоминать об отправке документа контрагенту или необходимости проконтролировать возврат. Напоминание оформляется как задача, при необходимости можно настроить автоматическую отправку электронного письма контрагенту с просьбой вернуть подписанные экземпляры.
2. Юридически значимый обмен электронными документами с контрагентами. Используя сервис обмена цифровыми документами, компания сокращает стоимость доставки, может обезопасить себя от потери, а контрагенту подписать документ будет так же легко – всего пара кликов.
Цифровые процессы внутри компании помогают упорядочить документооборот, отражая регламенты и единые принципы работы. Переход на электронный юридически значимый обмен документами с контрагентами исключает проблемы с доставкой и хранением. Найти нужный первичный учетный документ в электронном архиве существенно проще, что особенно актуально при подготовке к налоговой проверке.
Попробуйте цифровые процессы бесплатно – воспользуйтесь специальным предложением от Directum.
Что значит способ возврата документов
V. Прием документов, необходимых для поступления
46. Поступающий на обучение по программам бакалавриата или программам специалитета вправе подать заявление (заявления) о приеме одновременно не более чем в 5 организаций высшего образования и участвовать в конкурсе не более чем по 3 специальностям и (или) направлениям подготовки в каждой из указанных организаций.
47. По каждой из указанных в пункте 46 Порядка специальностей и направлений подготовки в каждой из указанных в пункте 46 Порядка организаций поступающий вправе одновременно подать заявление (заявления) о приеме по результатам конкурса для обучения в организации высшего образования и для обучения в ее филиале (филиалах) или для обучения в нескольких филиалах, по различным формам обучения, по различным программам бакалавриата в пределах направления подготовки (программам специалитета в пределах специальности) либо по различным совокупностям программ бакалавриата в пределах направления подготовки (совокупностям программ специалитета в пределах специальности), по которым проводятся конкурсы, а также по различным видам приема, указанным в подпункте «г» подпункта 2 пункта 11 Порядка.
48. При намерении одновременно поступать в организацию по различным условиям поступления поступающий подает одно заявление о приеме на обучение либо несколько заявлений в соответствии с правилами приема, утвержденными организацией самостоятельно. В заявлении (заявлениях) поступающий указывает свои предпочтения по приоритетности поступления на обучение по различным условиям поступления.
49. Поступающий использует каждое из следующих особых прав при поступлении на обучение по программам бакалавриата или программам специалитета за счет бюджетных ассигнований только в одну организацию высшего образования только на одну имеющую государственную аккредитацию образовательную программу по выбору поступающего (вне зависимости от количества оснований, обусловливающих соответствующее особое право):
указанное в пункте 33 Порядка право на прием без вступительных испытаний;
указанное в пункте 34 Порядка право на прием в пределах квоты приема лиц, имеющих особое право;
указанное в подпункте «а» пункта 37 Порядка право на прием без вступительных испытаний.
Поступающий может одновременно подать заявление (заявления) о приеме:
50. Одновременно с подачей заявления о приеме на обучение с использованием каждого из особых прав, перечисленных в пункте 49 Порядка, поступающий вправе подать заявление (заявления) о приеме на обучение без использования указанных особых прав в ту же организацию высшего образования на те же и (или) другие образовательные программы, а также в другие организации высшего образования.
51. Поступающий может использовать особое право, указанное в подпункте «б» пункта 37 Порядка, и преимущество, указанное в пункте 39 Порядка, одновременно подав заявление (заявления) о приеме на обучение по итогам нескольких отдельных конкурсов, предусмотренных подпунктом 2 пункта 11 Порядка. Поступающий использует каждое из имеющихся у него оснований для предоставления указанных особого права и преимущества в рамках каждого конкурса, в котором он участвует, в отношении одного вступительного испытания по его выбору.
52. Поступающий не может одновременно подать заявление (заявления) о приеме на обучение на базе среднего общего образования и на базе профессионального образования в одну и ту же организацию высшего образования на одну и ту же образовательную программу.
53. Прием документов, необходимых для поступления, проводится в зданиях организации, а также при необходимости в зданиях ее филиалов. Прием указанных документов может также проводиться уполномоченными должностными лицами организации в порядке, установленном правилами приема, утвержденными организацией самостоятельно, или иным локальным нормативным актом организации, в зданиях иных организаций и (или) в передвижных пунктах приема документов.
54. Документы, необходимые для поступления, представляются (направляются) в организацию одним из следующих способов:
а) представляются поступающим или доверенным лицом в организацию, в том числе:
по месту нахождения филиала;
уполномоченному должностному лицу организации, проводящему прием документов в здании иной организации или в передвижном пункте приема документов;
б) направляются в организацию через операторов почтовой связи общего пользования либо в электронной форме (если такая возможность предусмотрена в организации).
55. В случае, если документы, необходимые для поступления, представляются в организацию поступающим или доверенным лицом, поступающему или доверенному лицу выдается расписка в приеме документов.
56. В случае направления документов, необходимых для поступления, через операторов почтовой связи общего пользования или в электронной форме указанные документы принимаются, если они поступили в организацию не позднее срока завершения приема документов, установленного правилами приема, утвержденными организацией самостоятельно.
58. При приеме документов, необходимых для поступления, запрещается взимание платы с поступающих (доверенных лиц), а также требование представления документов, не предусмотренных Порядком.
59. В заявлении о приеме на обучение поступающий указывает следующие сведения:
а) фамилия, имя, отчество (при наличии);
в) сведения о гражданстве (отсутствии гражданства);
г) реквизиты документа, удостоверяющего личность, в том числе реквизиты выдачи указанного документа (когда и кем выдан);
д) сведения об образовании и документе установленного образца, отвечающем требованиям, указанным в пункте 6 Порядка;
е) перечень условий поступления на обучение с указанием приоритетности поступления на обучение по различным условиям поступления;
к) сведения о намерении сдавать вступительные испытания, проводимые организацией самостоятельно, на языке субъекта Российской Федерации (с указанием перечня вступительных испытаний);
л) сведения о необходимости создания для поступающего специальных условий при проведении вступительных испытаний в связи с его ограниченными возможностями здоровья или инвалидностью (с указанием перечня вступительных испытаний и специальных условий);
м) сведения о месте сдачи вступительных испытаний с использованием дистанционных технологий;
о) сведения о наличии или отсутствии у поступающего потребности в предоставлении места для проживания в общежитии в период обучения;
п) почтовый адрес и (или) электронный адрес (по желанию поступающего);
р) способ возврата поданных документов в случае непоступления на обучение (в случае представления оригиналов документов).
60. В заявлении фиксируются с заверением личной подписью поступающего следующие факты:
1) ознакомление поступающего (в том числе через информационные системы общего пользования):
с копией лицензии на осуществление образовательной деятельности (с приложением);
с копией свидетельства о государственной аккредитации (с приложением) или с информацией об отсутствии указанного свидетельства;
с информацией о предоставляемых поступающим особых правах и преимуществах при приеме на обучение по программам бакалавриата и программам специалитета;
с датами завершения представления поступающими оригинала документа установленного образца на каждом этапе зачисления на места в рамках контрольных цифр, с датами завершения представления поступающими сведений о согласии на зачисление на места по договорам об оказании платных образовательных услуг;
(в ред. Приказа Минобрнауки России от 13.05.2014 N 517)
(см. текст в предыдущей редакции)
с правилами подачи апелляции по результатам вступительных испытаний, проводимых организацией самостоятельно;
2) согласие поступающего на обработку его персональных данных;
3) ознакомление поступающего с информацией об ответственности за достоверность сведений, указываемых в заявлении о приеме, и за подлинность документов, подаваемых для поступления;
4) при поступлении на обучение на места в рамках контрольных цифр:
Часть 15 статьи 108 Федерального закона от 29 декабря 2012 г. N 273-ФЗ «Об образовании в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2012, N 53, ст. 7598; 2013, N 19, ст. 2326; N 30, ст. 4036; N 48, ст. 6165; Российская газета, 2014, 5 февраля).
5) при поступлении на обучение по программам бакалавриата и программам специалитета:
подтверждение одновременной подачи заявлений о приеме не более чем в 5 организаций высшего образования, включая организацию, в которую подается данное заявление;
6) при поступлении на обучение по имеющим государственную аккредитацию программам бакалавриата и программам специалитета на места в рамках контрольных цифр на основании особых прав, указанных в пунктах 33 и 34 Порядка и в подпункте «а» пункта 37 Порядка:
подтверждение подачи заявления о приеме на основании соответствующего особого права только в данную организацию высшего образования;
61. В случае подачи документов, необходимых для поступления, в соответствии с подпунктом «а» пункта 54 Порядка заявление и факты, фиксируемые в нем в соответствии с пунктом 60 Порядка, заверяются личной подписью поступающего либо подписью доверенного лица, если поступающим предоставлено доверенному лицу соответствующее полномочие.
62. При подаче заявления о приеме на обучение поступающий представляет:
а) документ (документы), удостоверяющий личность, гражданство;
(в ред. Приказа Минобрнауки России от 13.05.2014 N 517)
(см. текст в предыдущей редакции)
о) документы, подтверждающие индивидуальные достижения поступающего, результаты которых учитываются при приеме на обучение в соответствии с правилами приема, утвержденными организацией самостоятельно (представляются по усмотрению поступающего);
п) иные документы (представляются по усмотрению поступающего);
В случае подачи заявления о приеме в одну организацию поступающий представляет оригинал или копию документа установленного образца, в случае одновременной подачи заявлений о приеме в несколько организаций поступающий представляет в каждую из указанных организаций копию документа установленного образца.
Поступающий представляет оригинал документа установленного образца в случае подачи заявления о приеме:
а) на основании особого права, указанного в пункте 33 Порядка;
б) на основании особого права, указанного в подпункте «а» пункта 37 Порядка;
в) на места в пределах квоты приема лиц, имеющих особые права;
г) на места в пределах квоты целевого приема.
64. В случае одновременной подачи заявлений о приеме в соответствии с двумя или более подпунктами пункта 63 Порядка в различные организации высшего образования поступающий представляет оригинал документа установленного образца при подаче заявления о приеме в одну из организаций высшего образования, а в остальные организации высшего образования представляет копию документа установленного образца с указанием организации высшего образования, в которую представлен оригинал документа установленного образца.
Поступающий может представить при подаче документов, необходимых для поступления, документ, указанный в подпункте «д», или «и», или «к» пункта 62 Порядка, срок действия которого истекает ранее дня завершения приема документов и вступительных испытаний, но не ранее дня подачи заявления о приеме. При этом соответствующие права предоставляются поступающему в случае, если до дня завершения приема документов и вступительных испытаний включительно он представил документ, срок действия которого истекает не ранее указанного дня.
Если в документе, указанном в подпункте «в», или «г», или «д», или «и», или «к» пункта 62 Порядка, не указан срок его действия, срок принимается равным году, начиная с даты получения документа.
67. В случае представления поступающим заявления, содержащего не все сведения, предусмотренные Порядком, а также в случае представления неполного комплекта документов и (или) несоответствия поданных документов требованиям, установленным Порядком, организация возвращает документы поступающему.
Собрание законодательства Российской Федерации, 2013, N 33, ст. 4398.
Зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 21 октября 2011 г., регистрационный N 22111.
В случае непредставления поступающим либо недействительности медицинской справки, отсутствия в ней полностью или частично сведений о проведении медицинского осмотра, соответствующего требованиям, установленным приказом Минздравсоцразвития России, организация обеспечивает прохождение поступающим медицинского осмотра полностью или в недостающей части в порядке, установленном указанным приказом. Информация о времени и месте прохождения медицинского осмотра размещается на официальном сайте.
69. В случае если у поступающего имеются медицинские противопоказания, установленные приказом Минздравсоцразвития России, организация обеспечивает его информирование о связанных с указанными противопоказаниями последствиях в период обучения в организации и последующей профессиональной деятельности.
70. Поступающий несет ответственность за достоверность сведений, указанных в заявлении о приеме, и подлинность поданных документов. Приемная комиссия осуществляет проверку достоверности указанных сведений и подлинности указанных документов. При проведении указанной проверки приемная комиссия вправе обращаться в соответствующие государственные информационные системы, государственные (муниципальные) органы и организации.
71. При поступлении в организацию поданных документов формируется личное дело поступающего, в котором хранятся указанные документы, материалы сдачи вступительных испытаний, в том числе документы, связанные с апелляцией, а также оригиналы и (или) копии доверенностей, представленные в организацию доверенными лицами.
72. Поступающий имеет право отозвать поданные документы, подав заявление об их отзыве способом, указанным в подпункте «а» пункта 54 Порядка, с указанием способа возврата документов (передача лицу, отозвавшему поданные документы, или доверенному лицу, направление через операторов почтовой связи общего пользования).
73. Поданные документы возвращаются одним из следующих способов:
а) если в заявлении об отзыве документов указано на необходимость передачи поданных документов лицу, документы которого отозваны, или доверенному лицу, комплект поданных документов передается указанному лицу. Указанное лицо имеет право получить указанные документы:
Здесь и далее отсчет рабочих дней осуществляется исходя из пятидневной рабочей недели с двумя выходными днями.
б) если в заявлении указано на необходимость направления поданных документов через операторов почтовой связи общего пользования, возврат поданных документов осуществляется только в части оригиналов документов.
