Что входит в понятие «сопроводительные документы»
Содержание статьи
Сопроводительное письмо
К передаваемым официальным документам практически всегда прилагается сопроводительное письмо. В нем указываются реквизиты отправителя, адресат, описание отправляемых документов и материалов. Желательно также отметить из какого количества листов состоит направляемый документ. Сопроводительное письмо оформляется в виде отдельного документа на двух листах, один из которых остается у отправителя. В организациях на сопроводительных письмах проставляется исходящий номер и дата. Данные меры необходимы для того, чтобы все документы в полной сохранности были получены адресатом. Также это является в определенной мере страховкой отправителя.
Сопроводительные документы при перевозке товаров
В транспортную накладную вносятся необходимые сведения о грузе (его наименование, количество, способ определения веса и др.), грузоотправителе, грузополучателе, расстоянии перевозки, ее стоимости. Она является основным документом перевозки и определяет взаимоотношения грузоотправителя, перевозчика игрузополучателя.
Коносамент является также и ценной бумагой, подтверждающей право его держателя на распоряжение указанным в коносаменте грузом и получение груза после его перевозки. На основании погрузочного документа перевозчик оформляет коносамент, в котором грузоотправитель указывает наименование отправителя и получателя, необходимые сведения об отправляемом грузе, размер платы за перевозку (фрахт). За неточность сведений и все связанные с ней последствия отправитель груза отвечает перед перевозчиком.
Транспортная накладная подтверждает прием товара к перевозке и сопровождает его в течение всего пути следования. Далее она вместе с товаром передается перевозчиком получателю.
Транспортная накладная во всех видах перевозки, кроме железнодорожной, составляется в трех и более экземплярах для того,чтобы у каждой стороны оставался экземпляр накладной на случай возникновения спорных моментов.
Отправитель груза должен предоставить грузоперевозчику кроме транспортной накладной также все документы, которые требуются по санитарным, таможенным, карантинным и другим правилам.
Виды товаросопроводительных документов
Перевозка любого коммерческого груза требует наличия определенных товаросопроводительных документов. Их назначение заключается в идентификации товара и его свойств, а также задействованных в перевозке лиц и последующей оплате за доставку.
Комплект документов формируется под конкретную продукцию и может дополняться иными бумагами, касающимися ее особенностей. Также более широкий перечень составляется для международных перевозок.
Виды товаросопроводительных документов
Сопровождающие груз документы делятся на необходимые для следующих целей:
Транспортные документы для погрузки
Груз может перевозиться на различном транспорте. Исходя из этого, документы делятся на применяемые при перевозках на автомобилях, поездах, судах и самолетах.
Для автоперевозок требуются:
1. Товарно-транспортная накладная (форма 1-Т). Документ готовится отправителем груза в трех экземплярах и содержит в себе следующие данные:
2. Акт взвешивания автомобиля. Он не имеет утвержденной формы и заполняется по правилам, установленным для обычной документации, в трех экземплярах. Необходим для фиксирования перевозок и их оплаты.
3. Акт контрольной проверки правильности погрузки. Он также не имеет установленной формы. Является дополнением к ТТН и указывает, сколько товаров находится в автомобиле. Готовится в двух экземплярах.
Для доставки на поезде потребуются:
1. Транспортная железнодорожная накладная по установленным формам, выбор которых зависит от доставляемого груза и типа контейнера. Составляется в четырех экземплярах и фиксирует факт заключения договора на перевозку. В ней указывается следующее:
Накладная состоит из нескольких листов: непосредственно накладной, дорожной ведомости, корешка к ней и квитанции о приеме груза.
2. Пересылочная накладная. Выписывается получателем груза в одном экземпляре для отдельных типов товаров по специальным формам. Является подтверждением полной очистки вагона.
3. Опись на перевозку грузов. Оформляется по специальной форме в трех экземплярах. В документе отражаются данные железнодорожной накладной, сведения о месте убытия и прибытия, кто будет получать груз, сколько предметов перевозится и данные о них, в том числе их объявленная стоимость. Опись необходима, чтобы подтвердить перевозимое количество груза.
Авиаперевозка предполагает наличие следующих документов:
1. Грузовая авианакладная. Составляется в 8-12 экземплярах и отражает следующие сведения:
Наличие накладной означает, что договор авиаперевозки заключен.
2. Грузовая ведомость. Необходима для таможенного оформления. Составляется перевозчиком в двух экземплярах и отражает данные о перевозимом на борту грузе. В ней указываются сведения о номере и месте отправления рейса, об авианакладных, о количестве, весе, виде и свойствах продукции, о местах разгрузки, а также наименование участников перевозки.
3. Почтово-грузовая ведомость. Оформляется в пяти экземплярах. Содержит информацию о месте, дате вылета и прилета, рейсе и продукции, ее количестве и характеристиках, а также реквизиты участников процесса перевозки.
Речным транспортом можно перевозить различные материалы.
В зависимости от типа груза выделяют:
1. Накладные для перевозки сухогрузов по установленной форме. Составляется в одном экземпляре и обязательна к предъявлению совместно с грузом в порту.
Содержит обязательные реквизиты:
В качестве дополнения оформляется перечень грузов по форме ГУ-1а. В нем отражается количество занимаемых грузом мест, во что он упакован, как называется, сколько весит и за какую плату провозится.
2. Накладная для грузов в универсальных контейнерах. Ее также оформляет в одном экземпляре отправитель. Выписывается на один или несколько контейнеров, следующих по одному адресу и к одному получателю груза.
3. Накладная для перевозки наливных грузов по форме ГУ-3. Выписывается отправителем в одном экземпляре и содержит сведения, аналогичные данным формы ГУ-2, за некоторыми исключениями, касающимися особенностей груза.
Для морских перевозок потребуется заполнить:
1. Морскую накладную в одном или нескольких экземплярах. В ней необходимо обязательно отразить сведения о времени и месте погрузки, перевозчике, отправителе груза и его получателе, характеристики и наименование груза, данные о его упаковке, сведения о выданных коносаментах.
Допускается отражать иную информацию по соглашению сторон. Данный документ подтверждает, что между сторонами заключен договор перевозки и груз принят для транспортировки.
2. Линейную накладную. Порядок оформления аналогичен морской накладной. Отличие в том, что применяется при линейных перевозках, когда имеется заранее известный маршрут с определенными остановками в нескольких портах.
Приемка товара: 10 шагов от договора до продажи
Закон не регламентирует приемку товара в магазине и на складе. Владелец магазина договаривается с поставщиком об условиях поставки и сам решает, как будет принимать товары. Поэтому порядок приемки в торговых точках сильно различается. Предприниматели часто ошибаются в этом процессе, теряют время и деньги. Рассказываем о правилах приемки товаров, которые помогают магазину экономить. Поставщик
Приемка
Учет
Ценники
Этикетки
Прибыль
Порядок приемки товара
По закону магазин принимает товар, когда поставка соответствует договору. После этого осматривает, проверяет количество и качество товаров. Обо всем остальном поставщик и магазин договариваются перед первой поставкой. Приемка товара в Гражданском кодексе
Эти документы давно не имеют юридической силы, но на них ссылаются в договорах поставки. В суде магазин и поставщик опираются на условия договора поставки и советские инструкции.
Шаг 1. Договор поставки
| Проблема Предприниматель ремонтирует помещение и договаривается о поставке холодильников с газировкой. Оборудование и воду не привозят к открытию. | Как правильно Предприниматель заключает договор с поставщиком, в нем указывают сроки. Холодильники привозят вовремя: владелец магазина будет судиться и взыщет потери из-за задержки. |
Шаг 2. Заказ
Инструкции не описывают процесс заказа товаров. Условия стороны описывают в договоре. Обычно в нем прописано, как именно магазин заказывает товар у поставщика: ему звонит сотрудник, присылают письмо или поставщик должен сам приехать за заказом.
Магазин заказывает товары — поставщик составляет перечень, собирает груз и готовит сопроводительные документы. Уточняет, когда будет поставка.
| Проблема Магазин не вовремя заказывает самый популярный товар — молоко в мягкой упаковке. Покупатели уходят к конкуренту. | Как правильно Сотрудники магазина заносят товары в товароучетную систему, следят за остатками и заказывают популярные товары заранее. |
Шаг 3. Оплата и поставка
Условия оплаты товаров тоже прописывают в договоре. Обычно товары привозят после оплаты. Но если стороны давно работают и доверяют друг другу, поставщик может открыть своего рода «кредитную линию»: товар поставляют раз в два дня, а платит магазин в конце месяца.
После оплаты сотрудники поставщика привозят товар к оговоренному времени в магазин или на склад.
Если магазин не организовал приемку, возникают проблемы. Сотрудники заняты в зале — принимать груз некому. Ответственный работник путается в процессе приемки и не проверяет количество товаров. Груз разместят где придется: стиральные порошки рядом со свежим мясом.
| Проблема Поставщик привозит груз, когда все сотрудники заняты в зале. Водитель ждет полчаса и нервничает. | Как правильно В договоре стороны прописывают, что водитель предупреждает о приезде за полчаса. Сотрудники успевают подготовиться и освободить склад. |
| При приемке сотрудники суетятся — товар ставят где попало. Мясо размещают рядом с бытовой химией. | Магазин размечает маркерами складские зоны: где принимаемая продукция, где принятая. Для товаров, которые нельзя ставить рядом, выделяют отдельные зоны. |
| Новый сотрудник путается в процессе приемки и подписывает сопроводительные документы, не считая товар. Товар заносят в базу, его оказывается меньше, чем заказывали. | Владелец магазина составляет и вывешивает чек-лист приемки. Сотрудник сначала постоянно туда заглядывает, чтобы не ошибиться, а потом делает всё на автомате. |
Шаг 4. Сопроводительные документы
Вместе с товаром поставщик привозит сопроводительные документы. Обычно это накладные и счет-фактура, но возможны варианты.
Накладная ТОРГ-12 — главный документ, в котором описывают товары, их количество и цены. Накладная удостоверяет, что одна сторона поставила груз, а вторая приняла.
Накладную ТОРГ-12 используют магазины и поставщики, которые не перешли на универсальный передаточный документ
Товарно-транспортная накладная (ТТН) нужна, когда товар доставляют на склад на машине. В ТТН два раздела, в первом описывают товар и называют контрагентов, во втором — указывают маршрут и состав транспортных услуг.
Вторая часть товарно-транспортной накладной — транспортный раздел
Все накладные оформляют в двух экземплярах, для магазина и поставщика.
Счет-фактура — свидетельство того, что поставщик доставил груз, а магазин его оплатил. Счет не нужен магазину на упрощенке. Но полезен организациям, которые платят НДС. Магазин хранит их, чтобы приложить к декларации и платить меньше налогов. Печать в счете-фактуре не ставят, достаточно подписи бухгалтера и директора магазина.
Счет-фактуру печатают в одном экземпляре — для магазина.
Магазин прикладывает счета-фактуры к налоговой декларации, чтобы сократить НДС
Универсальный передаточный документ (УПД) объединяет товарную накладную и счет-фактуру. С ним магазин обходится одним документом вместо двух. УПД подходит для сопровождения товара и отчета перед налоговой.
| Проблема Организация на общей системе налогообложения управляет магазином. Она по закону платит НДС, но принимает товары без счетов-фактур. Налог приходится платить дважды — поставщику при закупке и в налоговую. | Как правильно Организация на общей системе платит НДС и собирает счета-фактуры. Она прикладывает документы к декларации и платит налоги за вычетом уже оплаченного НДС. |
| У магазина проблемы с сопроводительными документами от поставщиков. Накладные и счета-фактуры забывают привезти, в них ошибки, часто нет второго экземпляра накладной. | Магазин договаривается с поставщиком принимать товары по универсальному передаточному документу. Сопроводительных документов меньше, а значит, и ошибок. |
Шаг 5. Приемка по количеству и качеству
Сотрудник магазина сверяет груз с накладной и убеждается, что все сходится: наименование товаров, их количество, артикулы и цены. Для этого вскрывают все транспортные упаковки или несколько на выбор, если к поставщику есть доверие.
Если товара не хватает, обычно из накладной вычеркивают строки с товарами, которые забыли поставить. У каждой пометки ответственный сотрудник ставит подпись. Потом документ заменяют на верный. У документа с правками нет юридической силы, суд его не примет.
Такой акт потребуется, если масса и количество товара не совпало с накладной или вместо свежего хлеба привезли плесневелый.
Проверить качество товара магазин может и после поставки: в течение суток — у скоропортящихся продуктов, до 10 дней — у остальных товаров.
| Проблема Сотрудник магазина принимает товар и подписывает акт не глядя. Потом оказывается, что бутылок заказывали больше, а вместо свинины говядину. | Как правильно Сотрудник магазина принимает товар, вскрывает упаковку, пересчитывает продукты и сверяет с накладной. Если есть ошибки — составляет акт расхождения. |
Шаг 6. Подпись
Если с товаром все в порядке, накладную нужно подписать и поставить печать. Это делает материально ответственное лицо. По умолчанию это директор магазина, он может оформить доверенность на подчиненного.
| Проблема Директор магазина принимает товары от поставщика сам. Когда его нет, приемка невозможна. | Как правильно Директор магазина оформляет доверенность на сотрудника, который отвечает за приемку. |
Шаг 7. Оприходование
Чтобы контролировать продажи, магазин фиксирует принятые товары и их количество, а потом убирает проданные. Для этого нужна товароучетная система или хотя бы тетрадка. Магазины, которые платят НДС, обычно ставят товароучетку — это нужно для отчетов в налоговую.
После приемки товар нужно оприходовать — создать новый товар в базе или изменить количество у существующего. В товароучетных системах каждый товар описывают по нескольким атрибутам: наименование, тип товара, цена, размер НДС и другие. Если товаров много, процесс упрощает сканер: сотрудник не вводит названия товаров, а пробивает штрихкоды.
Товар появляется на балансе магазина — его можно продавать и вести учет.
| Проблема Сотрудник магазина оприходует товар после приемки полтора часа — надо вбить каждую строку из накладной и не ошибиться. | Как правильно В магазине есть сканер, которым сотрудник пробивает товары после приемки. На процесс уходит 15 минут. |
Принимайте товары в Кабинете Дримкас
Сотрудник магазина принимает товары по накладной — сервис добавляет их в базу для учета остатков. Можно сразу установить цену, скидку и напечатать ценники.
Замените товароучетную систему, Excel и другие программы одним сервисом.
Шаг 8. Розничная цена
Когда товар заносят в базу, для него рассчитывают розничную цену. Для этого используют общую наценку для одной категории товаров, например 20% для алкоголя, или назначают стоимость каждому товару в отдельности.
Какую розничную цену ставить, решает руководство магазина. Исключение — товары, для которых определена минимальная или максимальная розничная цена (МРЦ). Такое ограничение есть, например, на табак. Магазин может продать пачку дешевле МРЦ, чтобы выделиться среди конкурентов, но цена по закону не может быть ниже 75% от установленной. Цену на пачку с МРЦ 100 ₽ можно снизить максимум на 25 ₽, до 75 ₽.
| Проблема Директор магазина устанавливает розничные цены на товары после приемки. Это занимает до 40 минут. | Как правильно Директор магазина изучает цены конкурентов и определяет уровень наценки — розничную цену меняют в зависимости от оптовой. На отдельные товары наценку снижает, чтобы продать быстрее. |
Шаг 9. Ценники на товар
Когда сотрудники магазина добавили товары в базу и сделали наценку, они печатают ценники. Мы подробно рассказывали о том, как выглядят правильные ценники:
Если коротко, ценник ставят у каждого товара. В них указывают название, сорт товара, если он есть, и цену. Все в едином стиле. Важно, чтобы цена на кассе и в ценнике совпадали.
Такие ценники соответствует закону, сотрудникам магазина легко ориентироваться в них благодаря дате и штрихкоду
| Проблема Магазин не относится к ценникам серьезно. Пропустили — покупатель спросит цену на кассе. Въедливый клиент жалуется на нарушения в Роспотребнадзор, магазин штрафуют. | Как правильно Магазин печатает новые ценники сразу после приемки товара — с актуальными ценами и в одном стиле. Сотрудники следят, чтобы они соответствовали товарам. |
Шаг 10. Выкладка
Когда с приемкой закончили, часть товаров остается на складе, другие выставляют товар на продажу. Сотрудник аккуратно расставляет продукты на места, рядом размещает ценники. Если новые цены еще не загрузили на кассу, замену ценников откладывают до конца смены.
| Проблема Магазин после приемки ставит ценники на товары, на кассе остаются старые цены. Покупатель жалуется в Роспотребнадзор. | Как правильно Магазин дожидается конца смены, загружает новые цены на кассу и только тогда печатает ценники. Расхождений нет. |
Что нужно знать о приемке товара в магазине
Всё от приемки товара до печати ценников
Кабинет Дримкас помогает владельцам касс принимать товары от поставщиков, вести учет остатков на складе и следить за эффективностью продаж.
Если магазин продает маркированные товары, в сервисе есть все необходимое — от приемки до списания.
Сопроводительные документы: комплект документов, необходимых для реализации внешнеторговой сделки
На основе сопроводительных документов, в частности, заполняется таможенная декларация. Законодательством предусмотрена обязанность декларанта указывать в графе 44 декларации на товары (далее – ДТ) сведения о документах, на основании которых декларация заполнена.
Сопроводительные документы зачастую являются предметом запросов таможенных органов при проведении таможенного контроля в форме проверки документов и сведений. Проверка документов и сведений может быть начата как до выпуска товара в соответствии с ст. 325 ТК ЕАЭС, так и после выпуска товаров в соответствии со ст. 326 ТК ЕАЭС, что обязывает участников ВЭД обеспечивать возможность представления документ даже после их выпуска под таможенную процедуру. Вследствие этого п.2 ст. 320 ТК ЕАЭС установлен срок хранения документов, необходимых для проведения таможенного контроля, в течение 5 лет с момента выпуска, независимо от того, были ли данные документы представлены в ходе таможенного декларирования или нет.
Исключением, позволяющим не представлять таможенным органам документы, является возможность в соответствии с п. 2 ст. 80 ТК ЕАЭС получения таможенными органами сведений о документах из информационных систем таможенных органов, а также из информационных систем государственных органов (организаций) государств-членов в рамках информационного взаимодействия таможенных органов и государственных органов (организаций) государств-членов.
1. Документы, подтверждающие соблюдение запретов и ограничений, мер защиты внутреннего рынка
К документам, подтверждающим соблюдение запретов и ограничений, в частности, относят:
Наличие данных документов является необходимым условием выпуска. Как правило, информацию о разрешительных документах таможенные органы могут получить путем взаимодействия с другими федеральными органами исполнительной власти (ФОИВ) через систему межведомственного электронного взаимодействия (СМЭВ).
Обращаем внимание, что несоблюдение действующих в ЕАЭС и РФ запретов и ограничений является административным нарушением, предусматривающим значительные штрафы для юридических лиц в соответствии со ст. 16.3 КоАП РФ: от 50 тысяч до 300 тысяч рублей с конфискацией товаров, явившихся предметами административного правонарушения, или без таковой либо конфискацию предметов административного правонарушения.
2. Транспортные (перевозочные документы)
– документы, используемые в ходе оказания услуг по перевозке товара, фактически подтверждающие наличие договора перевозки между перевозчиком и отправителем, получателем.
Формы документов, применяемых при транспортировке грузов, зависят от видов транспорта. В международной практике разработан ряд международных соглашений, закрепляющих основные требования и правила применения отдельных видов транспортных документов.
3. Документы, подтверждающие совершение сделки с товарами, или иные документы, подтверждающие право собственности.
Заключение внешнеторгового договора не требуется по российскому законодательству, однако его наличие является необходимым условием при контроле со стороны таможенных и иных государственных органов. Вместе с тем, доказать наличие факта сделки и обоснованности совершения трансграничных хозяйственных операций при условии, что договор не составлен, помогут первичные документы: накладные, акты выполненных работ или оказанных услуг, отчеты исполнителей, передаточные акты, счета на оплату, а также счетов фактур, технических заданий, заявок и др.).
Вместе с тем, таможенное законодательство допускает осуществление таможенного декларирования в случае отсутствия отдельных документов, подтверждающих сведения, заявленные в декларации, в форме предварительного таможенного декларирования (ст. 114 ТК ЕАЭС). При экспорте товаров из ЕАЭС в случае, если поставщиком выступает участник ВЭД государства-члена ЕАЭС. Допускается также применение неполного таможенного декларирования при условии, что неизвестны сведения о получателе, стране назначения, о транспортных средствах. Неполное декларирование и порядок его применения определяются ст. 115 ТК ЕАЭС.
К данной категории также можно отнести иные документы, подтверждающие право собственности, в случае, если сделка являлась односторонней (к примеру, дарение, выдача иностранным лицом доверенности, отказ покупателя от заказанного товара до момента его получения и т.д.).
Данный раздел также включает в себя документы, на основании которых перешло право пользования объектом интеллектуальной собственности, к примеру – лицензионный договор, договор на использование товарного знака, договор франчайзинга и т.п.), которым присвоен код 03021.
4. Коммерческие документы и документы, подтверждающие заявленную таможенную стоимость.
Обращаем внимание участников ВЭД, что в расчет таможенной стоимости ввозимых на территорию ЕАЭС товаров не включаются суммы перевозки, страхования, совершения грузовых операций, имевших место на территории ЕАЭС.
5. Документы о происхождении товаров.
Подтверждение страны происхождения товара является крайне важным обстоятельством, учитывая санкции, введенные в 2014 г. в качестве контрмеры на ограничения для России со стороны ряда государств Европейского союза, а также США. Более того, подтверждение страны происхождения необходимо для представления тарифных преференций в порядке, установленном ст. 36 Договора о ЕАЭС.
Традиционно, в качестве документа, подтверждающего страну происхождения товара, применяются декларации о происхождении товара или сертификаты о происхождении товара. В Российской Федерации данные документы выдаются Торгово-промышленной палатой.
Для возможности идентификации товара в ходе таможенного контроля, декларант также может предоставить различные схемы, каталоги, чертежи, сведения технической документации. Графически материалы, в зависимости от своей категории, указываются в гр. 44 ДТ под кодами 09020 – 09023.
Все вышеуказанные документы являются минимально необходимыми для обеспечения реализации внешнеторговой сделки с минимальными рисками. Специалисты ООО «ЦПО групп» также рекомендуют фиксировать в договоре перечень документов, которые поставщику надлежит направить покупателю, а также сроки и способы направления данных документов.
