Излишки денежных средств в кассе: причины, оприходование
Работа с кассой организации требует особой внимательности и постоянного подсчета, но все равно при инвентаризации иногда обнаруживают излишек денежных средств. То есть фактически денег больше, чем зафиксировано на бухгалтерском счете 50.
Причины образования излишка в кассе
Излишек в кассе по серьезности ничем не уступает недостаче. Собственники бизнеса иногда думают, что найти в кассе деньги — это лучше, чем их недосчитаться. Но фактически излишки или недостачи говорят о несоблюдении кассовой дисциплины.
За ведение кассы отвечает материально-ответственное лицо — кассир или бухгалтер-кассир. Он обязан обеспечить достоверность учета всех поступлений и расходов денежных средств. Причины образования излишков могут быть разные, например:
Обычно излишек в кассе связан с ошибкой в бухгалтерском учете какой-либо операции. Поэтому закрывать глаза на найденные деньги не стоит.
Инвентаризация кассы для обнаружения излишков
Излишек в кассе обычно выявляют в результате инвентаризации. Сроки и порядки инвентаризации кассы организация устанавливает самостоятельно, но есть три ситуации, когда инвентаризация денежных средств обязательна:
Инвентаризацию можно запланировать, а можно провести внезапно. К первому варианту бухгалтер-кассир может подготовится и устранить все нарушения. А второй вариант обычно вскрывает всю правду. Например, внеплановая проверка может показать, что сотрудник несвоевременно отражает кассовые операции в бухгалтерском учете. Из-за этого остаток кассы на конец дня может быть постоянно недостоверен.
Ограничений не внеплановую проверку нет. Ее можно проводить ежедневно. Поводом могут служить жалобы покупателей, сотрудников и так далее.
Порядок проведения инвентаризации
Для проведения инвентаризации руководитель издает приказ, в котором утверждает состав инвентаризационной комиссии и причину проверки. При инвентаризации перед составлением годовой бухгалтерской отчетности приказ издавать не нужно.
На инвентаризации кассы вместе с комиссией присутствует материально-ответственное лицо — кассир. Перед началом проверки он передает комиссии приходные и расходные кассовые ордера и подтверждает, что он оприходовал все поступившие в кассу ценности и списал выбывшие. Факт передачи и отражения всех операций фиксируется распиской.
В дальнейшем комиссия приступает к пересчету денежных средств и документов. По результатам составляют инвентаризационную опись по форме ИНВ-15.
Подробнее про инвентаризацию кассы и ее результаты мы писали в статье «Инвентаризация кассы».
При обнаружении излишка комиссия должна установить причины их образования.Поэтому она запрашивает у сотрудников, ответственных за ведение кассы, объяснительную записку.
Объяснительная записка при обнаружении излишка
Материально-ответственное лицо не может отказаться от предоставления пояснений. Записку сотрудник составляет в свободной форме, где расписывает все обстоятельства и факты, которые привели к образованию излишка.
Объяснительная состоит из двух частей. Первая — фактическая. Здесь описывают сам факт инвентаризации: дату проведения, состав комиссии, сумму излишка.
Вторая часть — пояснительная. Здесь ответственное лицо указывает причины, по которым была допущена недостача. Кассир расписывает сугубо факты, домыслы и предположения недопустимы.
В документе обязательно указывают следующие реквизиты:
Составляют пояснительная записка в двух экземплярах. Каждый экземпляр визирует руководитель. Один экземпляр остается у него, а второй — у кассира.
Оприходование излишков денежных средств
Основанием для оприходования денежных средств служит акт инвентаризации по форме ИНВ-15. Излишек денег включают в прочие доходы компании (п. 5.1 Методических указаний по инвентаризации, утвержденных Приказом Минфина РФ от 13.06.1995 № 49).
Найденные деньги в налоговом учете фиксируют на дату оформления результатов инвентаризации как внереализационный доход (п. 20 ст. 250, п. 1 ст. 271 НК РФ).
При оприходовании излишков налички бухгалтер делает следующую проводку:
| Дебет | Кредит | Описание |
|---|---|---|
| 50 | 91 | Оприходован излишек налички в кассе |
Штраф за излишки
Излишек в кассе не говорит о том, что сотрудники похищают деньги компании. Однако это говорит о нарушении кассовой дисциплины со стороны персонала, то есть о несоблюдении должностных обязанностей по ведению кассы.
Например, если факт неоприходования налички в кассу обнаружит налоговый инспектор, он вынесет штраф по статье 15.1 КоАП РФ в следующих размерах:
Поэтому кассиру, допустившему нарушение кассы, тоже можно вынести штраф, предупреждение или выговор на усмотрение руководителя.
Для учета операций с наличными деньгами рекомендуем вам облачный сервис Контур.Бухгалтерия. Программа проста и понятна для использования, по кассовым операциям будет проще совершать правильные проводки, а с помощью оборотно-сальдовых ведомостей в сервисе вы сможете найти ошибки в учете. Всем новичкам мы дарим бесплатный пробный период на 14 дней.
Лишних денег в кассе не бывает
Найти в кассе фирмы неучтенные деньги налоговые инспекторы считают удачей. Но только до тех пор, пока вы их в этом не разубедите
Проверка кассы без пересчета наличных денег – явление редкое. Если по ее итогам у фирмы обнаружатся лишние деньги, готовьтесь к обороне. Такие факты без внимания ревизоры не оставляют.
Скажите им «до свидания»
Получить доступ к наличным деньгам инспекторы могут, проверяя применение фирмой контрольно-кассовой техники. Свое право пересчитать деньги в кассе ККМ ревизоры объясняют статьей 7 Федерального закона от 22 мая 2003 г. № 54-ФЗ. Дело в том, что эта статья разрешает налоговикам «осуществлять контроль за полнотой учета выручки». Однако конкретные полномочия инспекторов в ходе этих проверок законодательство не устанавливает. Поэтому они стараются использовать свои возможности по максимуму.
Сначала инспекторы требуют представить им все документы, связанные с работой на кассовой машине. Это журнал кассира-операциониста, контрольные ленты, Z-отчеты, акты возврата неиспользованных чеков и т. п. Затем ревизоры сверяют показания на контрольной ленте с кассовой выручкой. Для этого они снимают показания X-отчета. Разница между пробитой в нем суммой на момент проверки и суммой на начало рабочей смены (по записи в журнале кассира-операциониста) – это выручка, которую фирма пробила по ККМ в день проверки. Эта сумма должна совпадать с количеством наличных денег в кассовом ящике машины.
Однако законных оснований взыскивать эти штрафы у налоговой инспекции нет. Подтвердить это можно такими аргументами.
Начнем со штрафа по статье 14.5 КоАП. Назначить его инспекция может, только если фирма вообще не использует кассовый аппарат. Случаи, которые говорят об этом нарушении, четко прописаны в постановлении Президиума ВАС РФ от 31 июля 2003 г. № 16 (их перечень вы можете посмотреть на стр. 34 этого номера журнала). Такого пункта, как хранение в кассе ККМ лишних денег, в этом перечне нет. Поэтому штрафовать фирму за неприменение ККМ на этом основании инспекция не имеет права.
Теперь о штрафе за неоприходование наличной выручки. Этот штраф также нельзя признать законным. Дело в том, что, назначая его по итогам проверки применения фирмой ККТ, инспекция превышает свои полномочия. Объясним почему. Как известно, правила оприходования наличной выручки установлены Порядком ведения кассовых операций (утвержден решением совета директоров Центрального банка России от 22 сентября 1993 г. № 40). Этот документ не относится к законодательству о контрольно-кассовой технике. Поэтому за нарушение установленных в нем требований нельзя оштрафовать по итогам проверки соблюдения фирмой законодательства о ККТ.
В департаменте организации налогового контроля МНС России считают, что выяснять, приходует ли фирма наличную денежную выручку, инспекторы должны в рамках полномочий, установленных Налоговым кодексом. Как известно, там предусмотрены два вида проверок: камеральные и выездные. Таким образом, оштрафовать фирму за неоприходование наличной выручки инспекция может только по их итогам. Эту позицию МНС подтверждает и документально (письмо от 27 апреля 2004 г. № 33-0-11/311). Правда, это письмо адресовано Управлению МНС России по Республике Башкортостан. Поэтому обязательным к исполнению оно является только для инспекций этого региона. В то же время позиция главного налогового ведомства в нем выражена четко, поэтому в споре с ревизорами вы можете на это сослаться. Если же ваша налоговая инспекция откажется следовать приведенным в нем разъяснениям, можно поступить и так. Направьте в МНС официальный запрос от имени своей фирмы. В нем опишите свою конкретную ситуацию, укажите название фирмы, ее реквизиты, а также поставьте подпись, печать и дату составления письма. Чиновники из МНС должны будут рассмотреть его в течение месяца. Ответ они пришлют вам по почте заказным письмом. Такое письмо поможет вам выиграть спор с вашей инспекцией.
Чтобы опротестовать незаконно назначенный штраф, действуйте так. Когда инспектор предложит вам подписать составленный им протокол, сделайте в нем оговорку о своем несогласии с результатами проверки. В графе «Объяснение нарушителя» запишите свои аргументы. Если после этого инспекция все же предъявит вам постановление о наложении штрафа, вы можете обжаловать его в вышестоящем налоговом органе или арбитражном суде.
Поговорим при встрече
Таким образом, реальная возможность оштрафовать фирму за неоприходование наличных денег появляется у инспекции только при выездной налоговой проверке. В ходе нее ревизоры имеют право провести инвентаризацию имущества. Для этого налоговый инспектор предъявляет руководителю фирмы распоряжение о проведении инвентаризации. В нем должны быть указаны причины и сроки инвентаризации, состав комиссии и перечень имущества, которое подлежит пересчету.
Инвентаризация кассы проходит так. Сначала вас попросят представить все кассовые документы. Это приходные и расходные ордера, кассовая книга, а также бумаги, связанные с работой на ККМ, – журнал кассира-операциониста, контрольные ленты, Z-отчеты и т. п. На них налоговики поставят свою визу с пометкой «до инвентаризации».
Затем кассиру предложат дать расписку о том, что к началу инвентаризации все кассовые документы сданы в бухгалтерию или переданы комиссии, все поступившие в кассу деньги оприходованы, а выданные из кассы – списаны в расход. Имейте в виду: кассир может отказаться давать эту расписку – никакой ответственности за это не предусмотрено.
По результатам инвентаризации налоговики составляют ведомость. В ней они указывают сумму денег, которая находится в кассе на момент проверки. Если по итогам проверки в кассе обнаружится излишек, ревизоры могут расценить его как неоприходованную наличную выручку. Результат этого вывода предсказуем: инспекция снова попытается оштрафовать вас по статье 15.1 Кодекса об административных правонарушениях. Однако и в этом случае сделать это будет непросто.
Сначала инспекции придется доказать, что лишние деньги в кассе – это действительно неучтенная наличная выручка. Установить это можно, выявив, что сумма принятых в кассу денег не соответствует количеству проданных товаров. Для этого нужно сопоставить первичные кассовые документы с документами по движению товаров и материалов на складе (накладными, товарными отчетами и т. п.). Если же налоговая инспекция не проведет такую работу, то оснований для штрафа у нее не будет (постановление ФАС Северо-Западного округа от 11 августа 2003 г. по делу № А13-1896/03-23АП).
Михаил Соломин, главный госналогинспектор департамента организации налогового контроля МНС России:
«Неоприходованную денежную наличность можно обнаружить только в главной кассе организации. Поэтому неучтенные деньги в кассе ККМ еще не говорят о нарушении по статье 15.1 КоАП. Кроме того, выявлять нарушения по этой статье инспекторы могут только в рамках Налогового кодекса, то есть при выездной налоговой проверке».
Дмитрий Северов, адвокат:
«То, что в кассе лежат неучтенные деньги, еще не значит, что фирму оштрафуют по статье 15.1 КоАП. Прежде чем сделать выводы о нарушении, инспектор должен учесть все свидетельские показания. Это условие помогает многим фирмам избежать проблем при проверке.
Делается это так. Прикиньте максимальную сумму лишних денег, которая может оказаться в кассе фирмы. Затем оформите от имени кассира заявление на имя руководителя. В нем кассир обращается с просьбой разрешить ему хранить в кассе свои личные сбережения. В качестве суммы укажите количество денег, достаточное для подстраховки. Все это благополучно скрепите разрешительной подписью директора.
Таким образом, кассир в любой момент может объяснить, что неучтенные деньги в кассе принадлежат ему. А на все заявления инспектора о том, что это не положено, отвечайте: мол, извините, мы не знали, так получилось и т. п. Дело в том, что такое нарушение кассового порядка – не более чем дисциплинарный проступок. Никаких санкций за него законодательство не предусматривает».
В. Селиверстов, юрист
ПРАКТИЧЕСКАЯ ЭНЦИКЛОПЕДИЯ БУХГАЛТЕРА
Полная информация о правилах учета и налогах для бухгалтера.
Только конкретный алгоритм действий, примеры из практики и советы экспертов.
Ничего лишнего. Всегда актуальная информация.
Кассовая дисциплина и ответственность за ее нарушение
Контрольно-кассовая дисциплина в 2020–2021 годах
Наиболее широким в целях наличных расчетов является понятие кассы (операционной кассы), через которую фирма или ИП производит расчеты наличными деньгами. Чаще всего это такие операции, как выплата зарплаты, получение-сдача денег в банк, расчеты с подотчетными лицами, выдача-возврат займов. В кассу также может поступать наличная выручка.
Получение наличной выручки обязывает к применению контрольно-кассовой техники (п. 1 ст. 1.2 закона «О ККТ. » от 22.05.2003 № 54-ФЗ). Хотя в ряде случаев допускается ее неприменение:
Полный перечень случаев, когда разрешено работать без ККТ, с разъяснениями по неоднозначным моментам, смотрите в КонсультантПлюс. Пробный полный доступ к системе предоставляется бесплатно.
Количество используемых кассовых аппаратов или иных пунктов получения денег способами, допускающими неприменение ККТ, не ограничено. Но в конце рабочего дня поступившая выручка должна быть оприходована в кассу фирмы или ИП.
Таким образом, соблюдение кассовой дисциплины в 2020–2021 годах предполагает выполнение правил ведения приходно-расходных операций, проводимых по кассе юрлица или ИП, и правил работы с ККТ или документами, которые оформляются при неприменении ККТ.
Кассовая дисциплина обязательна для всех.
В чем состоит соблюдение кассовой дисциплины
Соблюдение кассовой дисциплины сводится к исполнению правил, установленных следующими документами:
Подробнее о законе № 290-ФЗ и последствиях его вступления в силу читайте в материалах:
В отношении операционной кассы основные правила таковы:
Можно ли расходовать из кассы (минуя расчетный счет) остаток аванса, неиспользованного подотчетником, см. здесь.
Подробнее о лимите расчетов между юрлицами читайте здесь.
Об определении величины лимита остатка кассы читайте в этом материале.
Примеры расчета лимита остатка наличных денег в кассе от КонсультантПлюс
5.1. Пример расчета лимита кассы с учетом объемов поступлений
Наличная выручка ООО «Рассвет» от продажи товаров за расчетный период с 01.09.2020 по 30.11.2020 (64 рабочих дня) составила 2 385 648 руб. Выручка сдается ежедневно (один раз в день).
Для расчета лимита остатка наличных денег в кассе с учетом объемов поступлений воспользуйтесь формулой.
Все примеры расчета кассового лимита и образцы оформляемых при этом документов смотрите в К+. Пробный доступ можно получить бесплатно.
Что надо знать о работе с ККТ
Требования к применяемой в 2020–2021 годах ККТ определяет обновленный закон № 54-ФЗ.
С 01.02.2017 на учет в ИФНС начали ставиться только кассы нового образца (онлайн-кассы). С 01.07.2019 такой вид касс стал обязательным для использования практически всеми хозсубъектами.
Онлайн-кассы принципиально отличаются от применявшихся ранее касс с фискальным накопителем. Соответственно, и требования к ним предъявляются совершенно другие.
Об общих требованиях, которым должны удовлетворять онлайн-кассы, читайте в статье «Где и по какой цене можно купить онлайн-кассу?».
Иными стали и проблемы, возникающие при их работе.
Ответы на многие вопросы, связанные с применением онлайн-касс, вы найдете в нашей рубрике «Онлайн-кассы ККТ ККМ».
На чем базируется знание порядка оформления кассовых документов
Изменения, внесенные в закон № 54-ФЗ законом № 290-ФЗ, не только отразились на требованиях к применяемой кассовой технике, но и привели к обновлению требований к формируемым этой техникой документам: кассовым чекам и БСО. При этом БСО стал документом, при оформлении которого должны применяться устройства, аналогичные онлайн-кассам. Соответственно, одинаковым оказался и перечень реквизитов для документов, формируемых новыми кассами (ст. 4. 7 закона № 54-ФЗ).
В операционной кассе оформляются 2 вида действий:
Формы ПКО и РКО установлены постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88 и обязательны к применению в РФ при оформлении приходно-расходных операций. На каждую операцию оформляется свой отдельный документ.
Все ПКО и РКО, выписанные в течение дня, фиксируются в кассовой книге формы КО-4, в которой подводятся итоги работы за день (обороты по приходу и расходу) и выводится сумма остатка на конец дня.
ПКО, РКО и кассовая книга содержат отсылку к счетам бухучета, указание которых обязательно для фирм и необязательно для ИП, которые не должны вести бухучет (подп. 1 п. 2 закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).
Дополнительно могут также заполняться такие формы кассовых документов, как журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов формы КО-3 и книга учета принятых и выданных другим кассирам денежных средств формы КО-5.
Порядок заполнения кассовых документов приведен в постановлении Госкомстата № 88 и указании Банка РФ № 3210-У.
О правилах заполнения кассовых ордеров читайте в материалах:
Кто осуществляет контроль за соблюдением кассовой дисциплины
Контролировать правильность действий по осуществлении кассовых операций должны все работники, связанные с их выполнением. Если в организации есть главный бухгалтер, то за контроль работы бухгалтерии и входящей в ее состав операционной кассы отвечает он. Общую ответственность за деятельность фирмы несет ее руководитель, а за деятельность ИП отвечает сам ИП.
Проверку кассовой дисциплины в 2020–2021 годах, которая может закончиться для проверяемого лица административным штрафом или последующей выездной проверкой, осуществляют налоговые органы (п. 1 ст. 7 закона РФ от 21.03.1991 № 943-I).
Цели этой проверки заключаются в выявлении фактов:
Как проводится проверка кассовой дисциплины
Проверка кассовой дисциплины в 2020–2021 годах проводится по решению руководителя ИФНС в порядке, установленном приказом Минфина РФ от 17.10.2011 № 133н. В процессе проверки изучаются:
При этом проверяющим предоставляется неограниченный доступ к ККТ, в том числе к ее паролям и к наличным денежным средствам.
При проверке могут запрашиваться любые другие документы, имеющие отношение к предмету проверки, а также пояснения.
Как проверяет кассовую дисциплину банк, узнайте в Готовом решении от КонсультантПлюс. Если у вас еще нет доступа к этой правовой системе, пробный полный доступ можно получить бесплатно.
Ответственность за ведение кассовых операций с нарушениями
Ответственность за нарушение кассовой дисциплины является административной. Сроки привлечения к ней (ст. 4.5 КоАП РФ):
Своевременно выявленное нарушение приведет к достаточно высоким штрафам, поскольку законом № 290-ФЗ с 2016 года штрафы за нарушение кассовой дисциплины, а точнее ответственность за неприменение ККТ, серьезно увеличены. Административная ответственность за неприменение ККТ влечет за собой:
Если организация или ИП попадется вторично на неприменении ККТ, то в случае, когда сумма расчетов без применения ККТ составит (в том числе в совокупности) 1 млн руб. и более, это повлечет:
Ответственность за нарушения в ведении кассовой дисциплины в 2020-2021 годах в виде применения ККТ, которая не соответствует установленным требованиям, применения контрольно-кассовой техники, используемой с нарушением установленного законодательством РФ порядка и условий ее регистрации и перерегистрации предусматривается ответственность в виде:
Закон № 290-ФЗ внес и другие основания для привлечения к ответственности за нарушения в применении ККТ. Например:
Но даже если в момент проведения проверки кассовой дисциплины ИНФС не сможет привлечь нарушителя к ответственности в виде административного штрафа (из-за истечения срока давности), радоваться не стоит. Обнаружение нарушений в применении ККТ послужит поводом для более пристального внимания к налогоплательщику и при выявлении еще каких-либо проблем в его работе может привести к досрочной выездной проверке. Однозначный интерес налоговиков вызовут неполнота и несвоевременность оприходования выручки, а также выявление несоответствий документальных и фактических остатков денег в кассе.
О том, как можно избежать ответственности за совершенное правонарушение или снизить размер штрафа, вы можете узнать из Готового решения от КонсультантПлюс. Переходите по ссылке и получите пробный доступ к К+ бесплатно.
Факт выдачи крупных денежных сумм под отчет на неоправданно длительные сроки может привести к доначислению НДФЛ с этих сумм (постановление президиума ВАС РФ от 05.03.2013 № 14376/12).
Итоги
Принятие наличной денежной выручки, как правило, обязывает ее получателя иметь кассовый аппарат, выдающий документ о принятии соответствующей суммы. В настоящее время обязательными для применения стали ККТ нового типа — онлайн-кассы. На них формируются не только кассовые чеки, но и БСО. Соответственно, поменялись требования к новым ККМ и документам, выдаваемым ими.
В части документов, формируемых по операционной кассе, изменений в 2020–2021 годах нет. Как нет и перемен в инстанции, проверяющей состояние кассовой дисциплины (т. е. соблюдение правил работы с наличными деньгами), — ею остается ИФНС. Несмотря на ограниченность срока привлечения к ответственности за совершение нарушений при работе с кассой, выявление таких нарушений чревато последствиями в виде выездной налоговой проверки.
Сама же административная ответственность с 2016 года существенно увеличена: выросли размеры штрафов, расширены виды ответственности за неприменение ККТ, в связи с началом работы с кассовой техникой нового типа введены новые основания для привлечения к ответственности.
Как избежать штрафа, если кассир ошибся?
Что бывает, если продавец забыл выбить чек или по ошибке обозначил в чеке меньшую сумму? В этой ситуации фактическая выручка магазина превышает выручку, о которой ФНС знает по сведениям с кассы. У налоговой появляется основание считать, что вы не применяли онлайн-кассу. Узнайте, как действовать кассиру в разных случаях и скачивайте шпаргалку.
Штраф за неприменение ККТ обозначен в п. 2 ст. 14.5 КоАП РФ. ИП штрафуют на четверть суммы, проведенной без кассы, но не меньше 10 тыс. рублей. Штраф для юрлиц составит три четверти суммы расчета, проведенного без ККТ, но не меньше 30 тыс. рублей. Неоднократные нарушения караются приостановлением деятельности на срок до 90 суток.
Чтобы избежать штрафа, нужно самостоятельно выявить и устранить ошибку до того, как о вашем нарушении узнает ФНС. Если налоговая уже выявила факт неприменения онлайн-кассы, придется не только исправить ошибку, но и заплатить штраф.
Исправление ошибки заключается в том, что кассир оформляет соответствующий чек, и ФНС получает его от кассы. Тип чека зависит от причины ошибки и от того, присутствует ли покупатель в момент исправления ошибки. Шпаргалка для скачивания.
Какие ошибки может совершить кассир и что делать
При расчете не применили ККТ. Например, касса не работала из-за отключения электричества или продавец провел оплату через эквайринговый терминал и забыл создать кассовый чек.
Создайте чек коррекции
Если ФНС уже зафиксировала факт нарушения и прислала вам предписание, коррекция происходит иначе и от штрафа она не защищает.
Создавайте чеки коррекции, чеки при продажах, возвратах, авансовых платежах. Попробуйте бесплатно один месяц.
Расчет был через ККТ, но сумма в чеке отличается от полученной. Кассир пробил неверную сумму, например 100 рублей, а получил 500 — в кассе возникла неучтенная выручка. Продавец мог указать не тот способ оплаты или несколько раз отбил один и тот же чек, потому что касса замяла чековую ленту.
Создайте чек «Возврата прихода»
Обычно кассир создает такой чек, когда покупатель возвращает товар.
Если покупатель присутствует при оформлении
Если покупатель ушел
Расчет был через ККТ, но сумма чека оказалась больше суммы оплаты. Например, кассир указал в чеке 500 рублей, а получил 100 — в кассе недостача.
Чек не нужен
Недостача не оформляется чеками, ФНС не считает эту ситуацию нарушением и санкций не применяет.
Не пропустите новые публикации
Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.
