5 ошибок в акте сдачи‑приёмки работ, которые мешают вовремя получить оплату
Акт сдачи-приёмки работ подписан, замечаний нет, и исполнитель спокойно ждёт, пока заказчик перечислит оплату. Но время идёт, а денег не видно. Конечно, заказчик понимает, что исполнитель может пойти в суд, и в первую очередь сошлётся на подписанный акт. Поэтому для заказчика ошибки в этом документе или при его составлении — неплохой способ потянуть время, оспорить акт и на законных основаниях сэкономить на оплате работ. Чаще всего придирки к документам начинаются, когда денег нет или платить по договору не хочется.
1. Акт составили, а про другие документы забыли
Акт сдачи-приёмки работ считается основным документом, которым «закрывается» исполнение сделки. Но иногда требуются и другие. Например, договор может обязывать провести осмотр объекта, освидетельствование или экспертизу работ и результатов. Либо нужно сопровождать акт составлением и подписанием отчёта о выполненных работах, предоставлением технических документов.
Как избежать проблемы:
1. Чётко соблюдайте порядок сдачи работ, который указан в договоре.
2. Вовремя составляйте, направляйте, подписывайте все исполнительные документы.
2. Подписали акт другим числом
Абсолютно неважно, что послужило причиной подписания акта задним или будущим числом — если это обнаружится, документ будет недостоверным. Если заказчик откажется платить, не избежать споров по мелочам, затрат на экспертизу, юристов и судебный процесс.
Заодно подписание документа задним числом будет считаться подделкой документа, а за неё штрафуют по ст. 19.23 КоАП.
3. Акт подписан не тем, кем нужно
Кто и как подписывает акт — указывают в договоре. Если это не оговорено, акт подписывает руководитель компании, лично предприниматель или лицо, которое имеет право такой подписи по доверенности. На практике же бывает, что акты подписывает кто угодно, но не тот, кто должен: бухгалтеры, мастера и т.д.
Отдельный разговор — комиссионный порядок приёмки работ. В этом случае в акте должны стоять подписи всех членов комиссии. И пока порядок не соблюден, работы считаются не принятыми, даже если составлен акт.
4. Акт «забраковала» бухгалтерия
Акт выполненных работ относится к первичным документам учёта. После его подписи через какое-то время он передается в бухгалтерию — она-то и должна сделать расчёт с исполнителем. И вот тут могут возникнуть проблемы. Бухгалтеру важно, чтобы к сделке, акту и взаиморасчётам не придралась налоговая инспекция. И если такая вероятность есть, акт придётся переделывать. К сожалению, заказчик может воспользоваться ситуацией и тянуть время. Чтобы быстрее получить оплату, всегда интересуйтесь причиной задержки взаиморасчёта. Если заказчик отмалчивается — готовьте и направляйте письменную претензию.
Новым ИП — год Эльбы в подарок
Год онлайн-бухгалтерии на тарифе Премиум для ИП младше 3 месяцев
5. Нарушения формы и содержания акта
Многие акты составляют в свободной форме. Для них нет установленного порядка, кроме того, который указан в договоре. На практике часто используют типовые формы или образцы из интернета.
Однако есть сделки, в которых закон обязывает применять унифицированные формы. Пример — формы КС2 и КС3, которые используют в строительстве. Замена таких форм на свободные — нарушение закона, что уже делает акты недействительными. Неправильное заполнение унифицированных форм — тоже нарушение.
Даже если используется свободная форма, в акте должны быть отражены:
1. Вид договора, по которому составляется акт.
2. Место и дата составления документа.
3. Стороны сделки и их представители, уполномоченные подписывать акт.
4. Перечень и описание выполненных работ.
5. Срок выполнения работ — установленный договором и фактический.
6. Другие сведения, определённые условиями договора о порядке сдачи и приёмки работ (объем, качество работ, мероприятия по оценке работ и пр.)
7. Цена и стоимость работ, НДС.
8. Сведения об авансовом платеже, его зачёт в окончательную оплату, итоговая сумма, подлежащая выплате исполнителю.
9. Выявленные недостатки.
10. Наличие/отсутствие претензий, их суть.
Форму и содержание акта можно определить договором — приложением к нему. В этом случае стороны обязаны использовать согласованный вариант. Этот способ уменьшает вероятность претензий сторон друг к другу по поводу акта.
Статья актуальна на 04.02.2021
Получайте новости и обновления Эльбы
Подписываясь на рассылку, вы соглашаетесь на обработку персональных данных и получение информационных сообщений от компании СКБ Контур
Ошибка в акте приема передачи квартиры от застройщика, проблема с адресом
1) подписанный акт приема-передачи квартиры у застройщика, в котором адресе вместо слова «дом» указано «здание»
3) кадастровый учет: на рос реестре в адресе вместо слова «дом» указано «здание»
5) застройщик, говорит, что это в Архитектуре неправильно назвали и будут переделывать
В связи с эти ряд вопросов, после того, как решат вопрос с переименованием «дома» на «здание»:
как нам быть с актом приема-передачи, должен ли он переделываться по-закону или может доп соглашение? застройщик не отвечает на этот вопрос, утверждая, что проблемы из-за расхождения в написании адресов быть не должно, хотелось бы иметь юридическое обоснование для решения этого вопроса
Если имеется ввиду Акт, который подписывается во исполнение обязательств застройщиком из ДДУ, то Вы вправе не подписывать акт приема-передачи квартиры, сославшись на несоответствие сведений, содержащихся в техническом плане, сведениям, указанным в Акте со ссылкой на ч. 5 ст. 8 Федерального закона от 30 декабря 2004 г. N 214-ФЗ «Об участии в долевом строительстве многоквартирных домов и иных объектов недвижимости и о внесении изменений в некоторые законодательные акты Российской Федерации»:
5. Участник долевого строительства до подписания передаточного акта или иного документа о передаче объекта долевого строительства вправе потребовать от застройщика составления акта, в котором указывается несоответствие объекта долевого строительства требованиям, указанным в части 1 статьи 7 настоящего Федерального закона, и отказаться от подписания передаточного акта или иного документа о передаче объекта долевого строительства до исполнения застройщиком обязанностей, предусмотренных частью 2 статьи 7 настоящего Федерального закона.
Если же Акт уже подписан, то рекомендую обратиться в адрес застройщика с заявлением в письменном виде с требованием исправить Акт и выдать его заново с корректными данными, соответствующими технической и проектной документации.
Что делать если в акте приема передачи есть ошибки
Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Законодательство не предусматривает возможности отзыва, отмены, аннулирования или признания недействительным акта сдачи-приемки выполненных работ.
Заказчик вправе возражать против требования подрядчика или выдвигать ему собственные требования, несмотря на подписание указанного акта без возражений.
Обоснование вывода:
Исходя из буквального прочтения п. 2 ст. 720 и п. 4 ст. 753 ГК РФ акт сдачи-приемки работ, выполненных по договору строительного подряда, является документом, удостоверяющим такую приемку, то есть факт передачи результата работ подрядчиком и факт его принятия заказчиком. Возможности отзыва, отмены, аннулирования и т.п. акта сдачи-приемки выполненных работ законодательством не предусмотрено.
Полагаем, это логически следует из того, что указанный акт является лишь документом, подтверждающим, доказывающим исполнение сторонами обязательств по договору. Это мнение соответствует сложившейся в правоприменительной практике позиции, согласно которой отсутствие акта не лишает подрядчика права на оплату работ, если имеются иные доказательства ее выполнения (определение СК по экономическим спорам Верховного Суда РФ от 30.07.2015 N 305-ЭС15-3990, постановление Тринадцатого ААС от 25.03.2019 N 13АП-2758/19, постановление Семнадцатого ААС от 18.03.2019 N 17АП-152/19).
Из вышесказанного следует, что обязательство заказчика по оплате выполненных работ возникает из самого факта их надлежащего выполнения, доказательством чего по умолчанию служит наличие подписанного акта сдачи-приемки этих работ. Соответственно, подписание этого акта не является действием, из совершения которого возникают, изменяются либо прекращаются какие-либо права и (или) обязанности, что не позволяет квалифицировать его как сделку (ст. 153 ГК РФ). А гражданское законодательство включает в себя положения, которые позволяют признать недействительными сделки, решения собраний, акты органов государственной власти и местного самоуправления (ст. 12, ст. 13, ст. 166-181, ст. 181.3-181.5 ГК РФ), но не содержат норм, позволяющих признавать недействительными доказательства, в том числе и акты приема-передачи выполненных работ. Это объясняет, почему суды не признают возможность признания недействительными актов сдачи-приемки выполненных работ и заявления такого требования в качестве самостоятельного предмета первоначального или встречного иска (определения ВАС РФ от 22.10.2010 по делу N А47-8999/2009, от 03.05.2011 N ВАС-4840/11, от 11.05.2011 по делу N А33-8059/2010, постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 22.03.2010 по делу N А27-9746/2009, постановление АС Московского округа от 20.07.2017 по делу N А40-137467/2016).
Отметим, правда, что судебная практика иногда употребляет выражение «признание недействительным» в отношении акта приема-передачи (смотрите п. 14 информационного письма Президиума ВАС РФ от 24.01.2000 N 51). Однако анализ соответствующего разъяснения показывает, что в нем речь идет об оценке судом возражений заказчика относительно правомерности подписания акта подрядчиком в одностороннем порядке, то есть фактически об оценке доказательств, а не сделки.
Однако из сказанного выше логически следует и то, что акт сдачи-приемки выполненных работ сам по себе не является абсолютным доказательством факта надлежащего выполнения работ подрядчиком. Если подрядчик вправе требовать оплаты выполненных работ, основываясь не только на указанном акте, но и на иных доказательствах, то должно быть верно и обратное: заказчик вправе возражать против того, что работы были выполнены надлежащим образом, независимо от наличия подписанного акта, основываясь на иных доказательствах. Именно такие разъяснения даны в п. 12 и п. 13 Информационного письма Президиума ВАС РФ от 24.01.2000 N 51, согласно которым наличие акта приемки работ, подписанного заказчиком, не лишает заказчика права представить суду возражения как по объему и стоимости работ, так и по их качеству.
Таким образом, полагаем, законодательство не предусматривает возможности отзыва, отмены, аннулирования или признания недействительным акта сдачи-приемки выполненных работ постольку, поскольку законодатель не видит в этом необходимости: заказчик вправе возражать против требования подрядчика или выдвигать ему собственные требования, несмотря на подписание указанного акта без возражений.
Считаем необходимым отметить также следующее.
Согласно п. 1 ст. 424 ГК РФ исполнение договора оплачивается по цене, установленной соглашением сторон. В предусмотренных законом случаях применяются цены (тарифы, расценки, ставки и т.п.), устанавливаемые или регулируемые уполномоченными государственными органами и (или) органами местного самоуправления. Цены на строительные работы законодательством не регулируются. Цена выполнения строительных работ определяется сметой (п. 1 ст. 743, п. 1 ст. 746 ГК РФ), которая, однако, является только отражением определенного способа расчета цены, иного значения закон ей не придает (п. 3 ст. 709 ГК РФ).
Как следует из общих принципов свободы договора и необходимости исполнения обязательств в соответствии с их условиями (ст. 1, 309 и 421 ГК РФ), цена договора, определенная по правилам п. 1 ст. 424 ГК РФ, является обязательной для сторон договора. Ее изменение, в том числе и одностороннее, допустимо лишь в случаях и на условиях, предусмотренных договором, законом либо в установленном законом порядке. Безусловно, цена по договору подряда может быть приблизительной или твердой, но при отсутствии других указаний в договоре подряда цена работы считается твердой (п. 4 ст. 709 ГК РФ). Более того, в силу прямого указания закона (п. 6 ст. 709 ГК РФ) заказчик не вправе требовать уменьшения твердой цены, в том числе в случае, когда в момент заключения договора подряда исключалась возможность предусмотреть полный объем подлежащих выполнению работ или необходимых для этого расходов. При этом, как определено ст. 710 ГК РФ, если фактические расходы подрядчика оказались меньше тех, которые учитывались при определении цены работы, подрядчик сохраняет право на оплату работ по цене, предусмотренной договором, если заказчик не докажет, что экономия повлияла на качество выполненных работ.
При этом если цена определена за весь объем работ или за определенные этапы, то обязанность по оплате возникает из факта передачи предусмотренного договором результата работ (результатов работ по этапам). В связи с этим заметим, что согласно ответу на вопрос 1, данному в письме Федеральной службы государственной статистики от 31.05.2005 N 01-02-9/381, если по договору подряда стоимость поручаемых подрядчику строительных или ремонтных работ определяется согласованной в договоре фиксированной ценой и расчеты за выполненные работы и затраты производятся в пределах указанной твердой договорной цены, реквизиты, относящиеся к единичным расценкам, в форме N КС-2, не заполняются (гр. 4 «Номер единичной расценки» и гр. 7 «Выполнено работ; цена за единицу, руб.»), в них проставляется прочерк.
Иными словами, фактическое выполнение подрядчиком работ, предусмотренных условиями договора, порождает обязанность заказчика по их оплате по твердой цене, согласованной сторонами. На это обращают внимание и суды (решение Арбитражного суда г. Москвы от 14.09.2020 по делу N А40-80264/2020 (оставлено без изменений постановлением Девятого ААС от 04.12.2020 N 09АП-60691/20)*(1), постановление Девятого ААС от 22.10.2020 N 09АП-48473/20 по делу N А40-32225/2020*(2), постановление Шестнадцатого ААС от 12.01.2021 N 16АП-3141/20 по делу N А15-5534/2019, постановление Двадцать первого ААС от 03.06.2020 N 21АП-170/20).
Сказанное, безусловно, не означает, что при установлении твердой цены заказчик должен произвести оплату работ, которые были предусмотрены сметой, но фактически не выполнялись. Наличие арифметической разницы между твердой ценой и стоимостью фактически выполненных работ без подтверждения факта выполнения подрядчиком работ на большую сумму не может являться основанием для оплаты такой разницы, если речь не идет об экономии подрядчика, возникшей за счет усилий подрядчика по использованию более эффективных методов выполнения работы (постановление АС Уральского округа от 27.06.2016 N Ф09-4563/16).
Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Серков Аркадий
Ответ прошел контроль качества
Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.
————————————————————————-
*(1) Обратите внимание, что суд первой инстанции отклонил довод истца о том, что ответчик при определении локальных смет допустил арифметические ошибки в сторону завышения. Как указал суд, руководствуясь принципом свободы договора, истец подписал договор на оговоренных в нем условиях, то есть согласился с ценой. Суд апелляционной инстанции также отметил, что цена работ проверяется и согласовывается при заключении договора, соответственно, при выполнении согласованного сторонами объема работ и подписания актов их приемки на стороне подрядчика не возникает неосновательного обогащения. Причем не имеет правового значения, кем составлялась смета и расчеты, которые легли в основу определенной в договоре цены.
*(2) В этом примере истец просил взыскать излишне уплаченную, по его мнению, часть цены, мотивируя это тем, что по результатам экспертного определения достоверной сметной стоимости она была завышена в несколько раз.
Риелторы назвали основные ошибки при приеме квартиры в новостройке
Момент получения ключей от квартиры в сданной новостройке — важный и ответственный для покупателя. Но желание поскорее въехать в новую квартиру может стоить слишком дорого. Лучше с первого раза не подписать акт приема-передачи, чем потом долгие месяцы исправлять недоделки застройщика, считают эксперты компании «Метриум».
Специалисты компании назвали основные ошибки, которые чаще всего совершают покупатели при приеме квартиры в новостройке.
Ошибки при приеме квартиры от застройщика
Одна из главных ошибок при приеме квартиры в новостройке — подпись акта без точной даты. В этом случае застройщик получит возможность поставить там любой, а не реальный день передачи готовой квартиры, сообщили аналитики риелторской компании «Метриум».
Например, застройщик сдает жилье на полгода позже установленного срока, но по документам задержка составляет только три месяца. Соответственно, компенсацию вы получите не за весь срок. Если в акте приема-передачи нет даты, то официально квартира вам еще не принадлежит, напоминают риелторы.
Вторая распространенная ошибка — это подпись акта под давлением застройщика, особенно в случае, если вы обнаружили недостатки. Нужно требовать устранения дефектов и повторного проведения приемки. Этот вариант гарантирует, что недоделки будут исправлены и застройщику придется поторопиться, чтобы успеть к сроку, пусть даже ключи вы получите чуть позже, пояснили риелторы.
Третья ошибка при приеме квартиры — это отказ от помощи экспертов и спецприборов. Лучше всего взять с собой на приемку специалиста, знающего нюансы. Но при желании можно сэкономить и справиться самостоятельно, посвятив пару вечеров инструкциям в интернете. Кроме доступных подручных средств в виде зажигалки, лампочки и фонарика, для грамотной оценки квартиры понадобятся лазерный построитель плоскостей или лазерный нивелир для проверки стен и полов; тепловизор для проверки в холодное время года наружных стен и окон на промерзание; дозиметр для оценки уровня радиации и индикатор электромагнитных излучений.
Еще одна ошибка — это случай, когда при приемке квартиры в новостройке граждане не учитывают площади за ее пределами. По закону застройщик не обязан показывать двор, а вот подъезд относится к совместному имуществу жителей, и вы вправе требовать, чтобы он сдавался в готовом виде, без дефектов. Начинайте осмотр именно с мест общего пользования. Если застройщик позволил себе оставить трещины на стенах в подъезде, отколотую плитку, сломанную дверь или другие недоработки, то велика вероятность, что недоделки будут и в самой квартире, отметили аналитики «Метриума».
Дольщик и представитель застройщика проводят совместный осмотр квартиры, если речь идет о покупке в новостройке. Составляется акт осмотра, в котором фиксируются выявленные недостатки в отделке. В нем указывается срок, в течение которого застройщик обязуется устранить недостатки. Он не может превышать 45 дней.
Что делать если в акте приема передачи есть ошибки
Барбой А. Я.,
налоговый консультант, аудитор, лектор профессиональных семинаров
Ошибки в актах приема-передачи
Правильность оформления первичных документов, поступивших от партнеров, является важным моментом в работе бухгалтера. А все потому, что учет ведется на основании документов, составленных и подписанных контрагентами. На них бухгалтер прямого влияния не имеет. Он лишь может вступить в переговоры с партнерами по поводу некачественного документа, но это не значит, что контрагент пойдет навстречу и согласится исправить найденные неточности. Акт приема-передачи не является исключением.
В разных сферах деятельности возникают ситуации, требующие документирования именно в форме акта приема-передачи. Различают множество разновидностей этого документа как по его назначению, так и по содержанию. Это могут быть акты приема-передачи материальных ценностей, денежных средств и других ценностей, документов, работ и т. п., которые могут быть оформлены между бывшим и будущим правообладателями в случае продажи, при взносе в уставный капитал, при закреплении права оперативного управления (хозяйственного ведения) и при иных основаниях смены правообладателя на передаваемые ценности.
При этом необходимо учесть, что согласно п. 3 ст. 455 и ст. 506 ГК РФ существенные условия договора поставки (такие, как наименование товара и его количество) считаются согласованными, если они указаны в актах приема-передачи с указанием ссылки на договор.
ПОЛЕЗНО ЗНАТЬ
Акт приема-передачи – это официальный документ, подтверждающий факт приемки или передачи товарно-материальных ценностей и документов либо фиксирующий завершение выполнения условий договора.
По сути форма документа на законодательном уровне не установлена, поэтому с легкостью можно варьировать с графами документа. Однако отдельные разновидности этого документа имеют свои особенности составления и оформления. Для многих разновидностей актов возможно использование унифицированных форм, несмотря на то что с 2013 года отменено их обязательное применение. В любом случае акты приема-передачи должны быть оформлены на бланке организации и утверждены распорядительным документом руководителя организации.
Заметим при этом, что при всем многообразии актов имеется ряд общих правил, которых необходимо придерживаться при их составлении. Обозначим основные из них.
Так, все акты составляются коллегиально (должно быть не менее двух составителей). Главное при составлении этих документов – четкое определение фактического состояния дел и правильное отражение его в акте.
Обязательными реквизитами акта являются те, которые установлены для оформления первичных документов. Напомним их: название организации, название вида документа (например, «Акт приема-передачи основного средства»), дата составления, место составления, регистрационный номер, заголовок по тексту, подписи составителей с указанием их должностей и при необходимости места работы. Акт приема-передачи должен быть оформлен грифом его утверждения.
В результате начиная с момента подписания соответствующего договора (например, купли-продажи) у обеих сторон, участвующих в сделке, возникают определенные материальные обязанности и права по отношению друг к другу. При этом подписанный сторонами акт приема-передачи официально подтверждает исполнение в полном объеме всех материальных условий сделки, тем самым усиливая юридическую сторону события.
Заметим также, что в акте приема-передачи как основного средства, так и оборудования, товара и других материальных ценностей, как ни в каком другом документе, подробно рассматриваются качественные и количественные характеристики предмета происшедшей передачи и получения ценностей.
ПОЛЕЗНО ЗНАТЬ
При передаче основного средства в акте приема-передачи для цели правильной организации бухгалтерского учета объекта ОС следует обязательно указать такие дополнительные сведения, как остаточная стоимость, амортизационная группа, срок эксплуатации.
Обозначим еще один, на наш взгляд, существенный момент. Акт приема-передачи уместно использовать также при перемещении любых ценностей с одного склада на другой, в том числе на сохранение, в рамках не только разных организаций, но и в пределах одной организации. Данный документ необходимо хранить в бухгалтерии.
Стоит заметить, что Налоговый кодекс РФ не предусматривает обязательное использование акта приема-передачи, например, при поставке товаров. Однако использование утвержденного организацией документа позволяет организации избежать множества проблем, которые могут возникнуть в результате проверки ее деятельности контролирующими органами.
Напомним, что для минимизации бухгалтерских и налоговых рисков важнейшая роль принадлежит грамотно оформленным первичным документам, а акт приема-передачи – настоящая панацея для организации в части документального оформления передачи и получения товарно-материальных ценностей.
При этом заметим: существует мнение, что при наличии накладной в случае перемещения товарно-материальных ценностей отпадает необходимость в оформлении акта приема-передачи. Отчасти с этим мнением можно согласиться.
Однако стоит понимать, и подчеркнем это еще раз, что акт приема-передачи ТМЦ является единственным подтверждающим документом, в котором прописываются все характеристики передаваемых ценностей, в том числе и имеющиеся дефекты в случае их наличия. В результате этот документ способствует не только урегулированию возникших спорных ситуаций с контрагентами, но и направлен на проведение успешных сделок.
ПОЛЕЗНО ЗНАТЬ
Акт приема-передачи оформляется обычно на бумажном носителе, однако совсем недавно появились форматы, которые позволяют направлять этот документ в электронном виде не только контрагентам, но и в налоговую инспекцию.
В связи с тем, что уже в январе текущего года появились форматы для передачи данных о ТМЦ и сведений о работах и услугах в электронном виде, в силу положений Налогового кодекса РФ акты приема-передачи, истребуемые, например, налоговым органом, можно отправить по телекоммуникационным каналам связи. Однако такой способ допускается только в том случае, если документы составлены по форматам, установленным ФНС РФ. В противном случае в инспекцию следует представить на бумажном носителе копию этого документа, заверенную организацией, с отметкой о том, что документ снабжен квалифицированной электронной подписью (см. приказ ФНС России от 30.11.2015 № ММВ-7-10/551@, приказ ФНС России от 30.11.2015 № ММВ-7-10/552@).
При этом сделаем оговорку, что в случаях, предусмотренных законодательством РФ или договором, когда акт приема-передачи необходимо представить на бумажном носителе, организация обязана подготовить таковой именно на бумажном носителе.
Часто встречаемые ошибки
Так, зачастую ошибки возникают со стороны того продавца, который к составлению документа подходит формально, а покупатель при приеме этих документов не проявляет должной осмотрительности.
Да, при обнаружении ошибок в первичных документах, в том числе и в актах приема-передачи, можно внести исправления. Но если документ носит двусторонний характер, то сделать это можно лишь по согласованию с участниками соответствующей хозяйственной операции путем заверения исправительных записей подписями лиц, подписавших эти документы, с указанием даты внесения исправлений.
В отдельных случаях продавец имущества с целью исправления ошибочных записей может подготовить дополнительное соглашение к уже имеющемуся акту приема-передачи, который необходимо оформить юридически грамотно. Форма этого соглашения, как и основного акта приема-передачи, должна иметь необходимые реквизиты и графы, должна быть утверждена руководителем организации и заверена подписями лиц, составивших этот документ. Желательно порядок исправления ошибок в первичных документах изложить в учетной политике организации.
ПОЗИЦИЯ ФНС
Допускаются незначительные помарки в первичных учетных документах. Однако должно соблюдаться условие: эти неточности не помешают инспекторам выявить продавца и покупателя товаров, наименование и стоимость продукции.
Порой может случиться и такой казус, когда стороны, заключая безвозмездные договоры, полагают, что, поскольку движения денежных средств не происходит, подобные операции не влияют на налогообложение «упрощенца», и к подготовке первичных документов относятся, мягко говоря, безответственно.
Так, если продавец основного средства отнесется формально к составлению акта приема-передачи основного средства, то в этот документ могут «вкрасться» ошибки. В частности, предыдущим собственником основного средства может быть неверно определен код ОКОФ, как следствие, будет неверно установлена амортизационная группа передаваемого объекта основного средства, и в результате у покупателя при этом могут возникнуть определенные финансовые последствия.
Отдельные ошибки могут быть выявлены и при налоговых проверках, проводимых у новых правообладателей товарно-материальных ценностей.
Порядок исправления ошибок, допущенных в актах приема-передачи ТМЦ, рассмотрим на практических примерах.
Пример 1.
ООО «Стандарт», применяющее УСН с объектом налогообложения «доходы», продает офисную мебель и является учредителем ООО «Восток», которое также применяет УСН с объектом налогообложения «доходы». Доля ООО «Стандарт» в уставном капитале ООО «Восток» составляет 20%.
13 января 2016 года ООО «Стандарт» приобрело для перепродажи партию письменных столов, каждый из которых стоимостью 37 600 руб., в т. ч. НДС – 5760 руб. 22 января по акту приема-передачи один стол стоимостью 32 000 руб., без учета НДС – 5760 руб., был безвозмездно передан ООО «Восток».
Бухгалтер организации ООО «Восток» данную хозяйственную операцию не отразил ни в бухгалтерском, ни в налоговом учете, ввиду того, что состоялась всего лишь безвозмездная передача. Правильно ли поступил бухгалтер ООО «Восток»?
Нет, неправильно. И вот почему.
Во-первых, поскольку ООО «Стандарт» владеет только 20% доли в уставном капитале ООО «Восток», бухгалтер должен отразить в доходах стоимость безвозмездно полученного от учредителя имущества согласно пп. 11 п. 1 ст. 251 НК РФ.
Во-вторых, обратим внимание на цену, указанную в первичном документе, т. к. в акт приема-передачи «вкралась» ошибка, которую организация-продавец исправила. Для этого им было подготовлено дополнительное соглашение, оформленное к акту приема-передачи, которым изменена стоимость переданного имущества, ибо стоимость безвозмездно переданного стола должна включать в себя НДС, т. к. ввиду применения УСН налог нельзя принять к вычету, поэтому в дополнительном документе следует указать его фактическую цену с учетом НДС – 37 600 руб. Этот документ необходимо подготовить на бланке организации и заверить подписями сторон.
Утверждаю:
ген. директор ООО «Стандарт»
В. И. Антонов
ДОПОЛНИТЕЛЬНОЕ СОГЛАШЕНИЕ № 1
к договору № 5 от «09» января 2016 г.
«О внесении изменений в акт приема-передачи № 5 от 25 января 2016 года»
ООО «Стандарт», в лице генерального директора В. И. Антонова, действующего на основании Устава, с одной стороны, и ООО «Восток»», в лице генерального директора И. А. Власова, действующего на основании Устава, с другой стороны, подписали настоящее дополнительное соглашение № 5 (далее – Соглашение) о нижеследующем:
1. Пункт 3 Акта приема-передачи изменить и изложить в следующей редакции: «Стоимость офисного стола определяется в соответствии с представленными Исполнителем счетами и составляет 37 600 руб. (тридцать семь тысяч шестьсот руб. с учетом НДС).
2. Настоящее Соглашение является неотъемлемой частью договора № 5 от «09» января 2016 г.
3. Во всем остальном, что не оговорено настоящим Соглашением, стороны руководствуются положениями договора № 5 от «09» января 2016 г.
4. Настоящее Соглашение составлено в двух экземплярах, имеющих одинаковую юридическую силу, по одному для каждой из сторон.
В-третьих, в бухгалтерский учет необходимо внести изменения. Эту хозяйственную операцию следует отразить в виде следующих бухгалтерских записей:
| Дебет | Кредит | Сумма (руб.) | Операция |
|---|---|---|---|
| 60 | 91 | 37 600 | Получен внереализационный доход |
| 10 | 60 | 37 600 | Получено имущество |
В-четвертых, в налоговом учете также необходимо внести изменения. Эта величина должна найти отражение в Книге доходов и расходов в размере 37 600 руб.
Это связано с тем, что в бухгалтерском учете должны находить отражение все хозяйственные операции, проводимые в соответствии с полученными первичными документами (Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ в ред. от 04.11.2014). А в налоговой базе согласно п. 1 ст. 346.15 НК РФ должна отражаться не только выручка от реализации, но и внереализационные доходы, поименованные в ст. 250 НК РФ. Согласно п. 8 ст. 250 НК РФ стоимость безвозмездно полученного имущества должна быть определена исходя из рыночных цен. Поскольку в нашем примере известна фактическая цена приобретения, то она и будет участвовать при налогообложении у приобретателя имущества. Следовательно, 22 января 2016 года, в день подписания акта приема-передачи, согласно п. 1 ст. 346.17 НК РФ нужно было отнести на доходы 37 600 руб. Из-за того, что бухгалтер этого не сделал, база по единому налогу на эту сумму оказалась заниженной, в итоге налог не доплачен на 2256 руб. (37 600 руб. х 6%).
Из этого примера сделаем вывод, что основой налогового учета являются первичные документы, используемые в бухгалтерском учете.
Следовательно, ошибки, имеющиеся в первичных документах, приводят к искажению данных как бухгалтерского, так и налогового учета.
При этом стоит заметить, что налоговую систему организации можно рассматривать как одного из пользователей бухгалтерской информации.
ПОЗИЦИЯ МИНФИНА
Организация вправе самостоятельно разработать способы внесения исправлений в первичные учетные документы, составленные на бумажном носителе и в виде электронного документа, исходя из требований, установленных Законом № 402-ФЗ, нормативными правовыми актами по бухгалтерскому учету, и принимая во внимание особенности документооборота.
Пример 2.
ООО «Сигма» применяет УСН «доходы минус расходы». В январе 2016 года организация приобрела у ООО «Магнит» бывший в эксплуатации электродвигатель. Объект основного средства принят к учету 25 января по его первоначальной стоимости в размере 177 000 руб. с учетом НДС. В этот же день сторонами был подписан акт приема-передачи по форме ОС-1. Согласно акту, представленному продавцом, прежний владелец относил рассматриваемое имущество к четвертой амортизационной группе со сроком полезного использования 75 месяцев. До реализации объект ОС находился в эксплуатации у предыдущего собственника 15 месяцев.
Однако исходя из технических характеристик и документации к передаваемому объекту ОС следует, что данный объект ОС нужно включить в пятую амортизационную группу, минимальный срок полезного использования которого составляет 85 месяцев.
К тому же на балансе ООО «Сигма» уже числятся приобретенные ранее у других поставщиков подобные электродвигатели. В соответствии с классификацией ОС при вводе их в эксплуатацию они были включены в пятую амортизационную группу. Согласно учетной политике амортизация в организации начисляется линейным методом.
Возникает вполне резонный вопрос: нужно ли вносить изменения в акт приема-передачи, подписанный с ООО «Магнит»?
Как ни странно, официальных разъяснений компетентных органов по рассматриваемой проблеме немного, и те не едины в своем мнении. Арбитражная практика, к сожалению, по этому вопросу также немногочисленна. К тому же мнения судей разных округов не отличаются единством, а на высшем уровне подобная проблема пока не рассматривалась.
Однако полагаем, что выход из сложившейся ситуации все-таки есть.
Так, с одной стороны, приобретая объекты ОС, можно положиться на грамотность продавца, ибо у нового собственника нет обязанности исправлять ошибки предыдущего. Но, с другой стороны, отсутствие обязанности не свидетельствует об отсутствии права. И это право, очевидно, может возникнуть при ухудшении финансового положения покупателя.
В этой ситуации считаем, что нужно внести изменения в акт приема-передачи, на основании которого можно четко обозначить пятую амортизационную группу. Если бывший собственник не пожелает вносить изменения или не захочет представить новый документ, сопровождающий сделку, то ООО «Сигма» может смело установить срок полезного использования приобретенного объекта исходя из классификации ОС и его технических характеристик. Однако в данном случае, на наш взгляд, следует запастись доказательствами того, что организация пыталась заполучить нужные документы.
Вывод. Реальный и документально подтвержденный срок эксплуатации бывшего в эксплуатации приобретенного объекта ОС «упрощенцу» нужно установить для цели бухгалтерского учета, ибо это окажет влияние не только на величину остаточной стоимости объекта, но и отразится в конечном итоге на величине финансового результата деятельности организации.
Что касается налогового учета, то в связи с тем, что объект ОС приобретен для производственной деятельности организации, то согласно п. 4 ст. 346.16 НК РФ расходы на приобретение амортизируемых основных средств включаются в расходы для цели налогообложения «упрощенца» независимо от группы амортизации.
ПОЗИЦИЯ МИНФИНА
Ошибки в первичных учетных документах, не препятствующие налоговым органам при проведении налоговой проверки идентифицировать продавца, покупателя товаров (работ, услуг), имущественных прав, наименование товаров (работ, услуг), имущественных прав, их стоимость и другие обстоятельства документируемого факта хозяйственной жизни, обуславливающие применение соответствующего порядка налогообложения, не являются основанием для отказа в принятии соответствующих расходов в уменьшение налоговой базы. Полагаем, что и для целей бухгалтерского учета могут использоваться аналогичные критерии существенности ошибок.
Нужно ли подписывать акт при оказании услуг?
Скажем сразу, что гл. 39 ГК РФ не только не содержит указаний о необходимости составлять акты приема-передачи в подтверждение исполнения договора возмездного оказания услуг, но и не содержит обязательных требований к тому, какими доказательствами должен обосновываться факт оказания услуг. К тому же подчеркнем, что положения ст. 779 ГК РФ даже не предусматривают документа, свидетельствующего о передаче результатов работы заказчику в случае, если определенная деятельность исполнителя не имеет овеществленного результата. К сожалению, и судебная практика не предоставляет нам единого мнения по этому вопросу.
Остается констатировать тот факт, что в договоре возмездного оказания услуг необходимо предусмотреть пункт, согласно которому результаты работы будут переданы заказчику двусторонним актом приема-передачи услуг. При этом, по нашему мнению, согласно п. 2 ст. 346.16 и п. 1 ст. 252 НК РФ обозначенный акт приема-передачи услуг признается надлежаще оформленным, если в нем приведены не только названия оказанных услуг, но и их конкретное описание, объем и цель оказания этих услуг. Суды исходят из того, что акт приема-передачи услуг, оформленный ненадлежащим образом, не может подтверждать произведенные расходы для цели налогообложения. В поддержку этой позиции можно привести постановление ФАС Северо-Западного округа от 27.02.2014 № А42-7952/2012. Аналогичные выводы содержат постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 12.09.2013 № А46-29654/2012, постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 09.12.2009 № А33-15933/2008 и др.
ПОЗИЦИЯ СУДА
Действия налогоплательщика, подписавшего акт, в котором не конкретизированы виды и способы предоставления услуг, сроки и периодичность их приема-сдачи, а также отсутствуют сведения о фактическом объеме оказанных услуг и порядке определения их стоимости, направлены на получение необоснованной налоговой выгоды.
— Постановление ФАС Волго-Вятского округа от 24.04.2014 № А79-3311/2013.
Акт приема-передачи документов
Так, существует вид актов приема-передачи, который подразумевает перемещение документов. Это документ, который обладает юридической силой, и он является обязательной составляющей договора по документообороту. Ведь многие организации обмениваются очень серьезными документами, оформление которых стоит дорого, и их наличие регламентирует особые виды деятельности. Утеря таких бумаг чревата закрытием бизнеса. Поэтому передача лицензий, свидетельств, разрешений и пр. должна происходить только с оформлением актов приема-передачи, ибо в них вносится полный список документов, подлежащих передаче, с указанием названия, серии и номера. Также обязательно нужно указывать вид документа – подлинник это или копия.
Причем необходимо учесть, что любое перемещение документов подразумевает составление акта. При этом движение документов не только в одну сторону, но и в другую, т. е. обратно.
Таким образом, передаем на хранение – составляем акт, передаем назад владельцу – также составляем акт. Заметим при этом, что на акте в обязательном порядке указываются фамилия и должность того лица, который проводил сверку передаваемых документов, и дата их передачи.
Исходя из изложенного, можно сделать вывод, что в целях минимизации бухгалтерских и налоговых рисков важнейшая роль принадлежит юридически грамотно оформленным первичным документам, ибо первичные документы находятся в самом начале цепочки учетного процесса.
