Как исправить неточности и ошибки в трудовой книжке
Все исправления в трудовой книжке условно можно разделить на группы, в зависимости от места внесения того или иного изменения. Это титульный раздел, раздел сведений о работе и раздел сведений о награждениях.
Изменение личных данных
Наиболее часто встречающиеся исправления в титульном разделе – перемена фамилии сотрудницы по причине официального брака или изменение данных об образовании/профессии.
Имейте в виду: Внесенные работодателем сведения о работнике (Ф.И.О., дата рождения) должны быть досконально проверены самим владельцем книжки и заверены его подписью на титульной странице.
Смена персональных данных (фамилии, имени или отчества) осуществляется следующим образом:
В качестве обоснований могут выступать документы, выдаваемые ЗАГСом и фиксирующие изменение гражданского состояния работника (свидетельство о браке/расторжении брака, свидетельство о рождении, о перемене фамилии/имени/отчества) или иные официальные бумаги.
Смена профессии и вида образования
Первая трудовая книжка заполняется на сотрудника, только начинающего свой профессиональный путь. За годы работы человек может закончить ВУЗ и получить иную специальность.
Для внесения обновленных данных в титульном разделе трудовой книжки предусмотрены дополнительные строки. Предыдущие записи не перечеркиваются, а во второй строке следует сделать дополняющую запись. Никаких ссылок на документы об образовании на левой стороне разворота делать не следует.
Если допущена ошибка в данных владельца книжки
Сложнее обстоит дело с исправлением ошибок, допущенных в написании персональных сведениях о работнике. Двоякое написание некоторых имен или неправильное воспроизведение отчества – довольно распространенные просчеты при заполнении титульного раздела трудовой книжки.
В нормативных документах не содержатся никаких рекомендаций по поводу исправления ошибок в фамилиях или именах владельцев трудовых книжек.
Практика кадрового делопроизводства предлагает следующий алгоритм действий:
Важно! Дубликат трудовой книжки не является копией той, в которой обнаружены неточности в написании фамилии/имени работника. Сведения о стаже должны вноситься не по «старой» трудовой книжке, а по правильно оформленным документам с предыдущих мест работы.
В практической работе кадровых служб встречается тот же подход, который предусмотрен для изменения сведений о работнике по официальным документам – перечеркивание неверной записи и внесение правильных данных.
Такие действия являются неправомерными и впоследствии могут стать причиной проблем у работника с Пенсионным фондом.
Исправления в данных о трудовой деятельности
Все записи в этом разделе должны иметь сквозную нумерацию и оформляться в четком соответствии с Правилами по заполнению и ведению трудовых книжек. Запись о приеме на работу, переводе или увольнении должна иметь номер, ссылку на соответствующую статью трудового законодательства и реквизиты (дата, номер) приказа.
Нужно знать: перечеркивать неправильные записи и сверху вписывать верные данные в подразделе трудовой книжки, фиксирующем сведения о работе и поощрениях, нельзя.
Ошибка, допущенная в сведениях о работе, может быть исправлена:
Внесение правильной записи оформляется следующим образом:
В 4-й колонке, где записывается номер приказа-основания, применяются реквизиты изначального распоряжения. Если издается приказ, предписывающий внести изменения в трудовую книжку на основании судебного решения, то записывается номер и дата этого документа.
Следует знать: если корректировке подлежит последняя запись в трудовой книжке, то кадровый работник вносит изменения в сведения о работе под следующим порядковым номером. Такая запись не требует заверения подписью и печатью. Следующие исправления, производимые после внесения записей об изменениях в трудовой деятельности, должны быть удостоверены подписью уполномоченного лица и печатью организации.
Внесение исправлений в трудовую книжку допускается только на основании официального документа, предоставленного той организацией, где была допущена ошибка. Зачастую вопрос о корректировке сведений о работе требуется спустя много лет, когда предприятие прекратило свое существование.
В таких случаях работник должен обратиться к правопреемнику, а при его отсутствии – в отдел кадров по последнему месту работы. Актуальный работодатель внесет правильные сведения, а в качестве основания укажет реквизиты исходного приказа.
Изменение названия или правовой формы организации
В раздел трудовой книжки, посвященный трудовой деятельности сотрудника, обязательно вносятся записи о переименовании или реорганизации работодателя. Такие перемены фиксируются в графе 3, без указания номера и даты записи. Основанием для переименования или смены организационно-правовой формы компании служит приказ по предприятию, номер и дата которого вносится в трудовую книжку.
Исправления при неправомерном увольнении
Работник, уволенный по «плохой» статье ТК и восстановленный на своей должности по решению суда, вправе настаивать на избавлении от порочащей его записи в трудовой книжке. При таких обстоятельствах работодатель, на основании личного письменного заявления сотрудника, обязан за свой счет выписать ему дубликат трудовой книжки.
Помните: дубликат трудовой книжки при незаконном увольнении выдается по последнему месту работы сотрудника. Если работник после увольнения «по статье» устроился на другую работу, а к прежнему работодателю предъявил судебный иск на восстановление, то выписывать дубликат следует по новому месту работы.
Энциклопедия решений. Исправление записи в трудовой книжке и вкладыше в нее
Исправление ошибок в трудовой книжке и вкладыше в нее
Смотрите в этом материале:
Согласно п. 27 Правил в случае выявления неправильной или неточной записи в трудовой книжке, либо во вкладыше в трудовую книжку работника следует внести исправления:
— либо по месту работы, где была внесена соответствующая запись;
— либо по новому месту работы на основании официального документа работодателя, допустившего ошибку. Работодатель обязан в этом случае оказать работнику при его обращении необходимую помощь.
С целью предоставления документов:
— сотрудник самостоятельно обращается в организацию, которая допустила в трудовой книжке ошибку, и там ее исправляют в установленном порядке;
— либо организация, где сотрудник трудится сейчас, направляет запрос предыдущему работодателю и на основании его официального ответа вносит в трудовую книжку исправления. Это можно делать на основании копий приказов о приеме на работу, переводе и увольнении, об отмене этих приказов, а также справок и выписок из документов, в которых данные приказы упоминаются (личная карточка, лицевой счет, книга регистрации приказов и т.п.).
Если организация, которая внесла неправильную или неточную запись в трудовую книжку, была реорганизована, запись об исправлении вносит ее правопреемник. Исправления должны быть сделаны по новому месту работы в случае, если организация была ликвидирована, либо запись в трудовой книжке сделал предприниматель, который прекратил свою деятельность (п. 28 Правил). Данное правило подтверждено судебной практикой (см. определение Верховного Суда Республики Хакасия от 21.06.2016 по делу N 33-1962/2016) и ответами специалистов Роструда.
Напомним, что свидетельские показания не могут служить основанием для исправления внесенных ранее записей, за исключением записей, в отношении которых имеется судебное решение, а также случаев, предусмотренных п. 34 Правил.
Итак, сведения рекомендуется вносить на основании официального документа работодателя, допустившего ошибку. При этом ни в Инструкции, ни в Правилах не уточняется, какими именно документами необходимо подтвердить стаж, а также не установлено каких-либо требований как к самому документу, так и сроку его выдачи.
При этом, законодатель также не ограничивает какими-либо сроками право работника на обращение к работодателю с заявлениями о внесении исправлений в трудовую книжку (см. определение Верховного Суда Чувашской Республики от 02.10.2017 по делу N 33-4978/2017).
Правилами и Инструкцией предусмотрены три способа изменения внесенных данных:
Признание записи недействительной
Зачеркивание предусмотрено п. 2.3 Инструкции только для изменения на титульном листе записей о фамилии, имени, отчестве и дате рождения
Недействительными признаются неточные или неправильные записи, внесенные раздел «Сведения о работе» или раздел «Сведения о награждении» (п. 30 Правил, п. 1.2 Инструкции)
Сведение о полученных новых образовании, профессии, специальности вносятся на титульный лист путем дополнения имеющихся записей (п. 2.4 Инструкции)
Внимание
Ошибки, допущенные при первичном заполнении титульного листа трудовой книжки и вкладыша в нее, исправлять нельзя. Нужно оформить новую трудовую книжку или вкладыш, а испорченные при заполнении бланки подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта (п. 42 «Правил).
Исправление ошибок на титульном листе
Пример 1. Исправление ошибки на титульном листе:
А как быть если обнаружены другие неверные записи на титульном листе трудовой книжки или вкладыша трудовой книжки?
Заметим, что способ исправления неверных записей об образовании, профессии, специальности, даты заполнения нормативными актами не регламентирован, в то же время норм, прямо запрещающих исправлять неправильные или неточные записи на титульном листе трудовой книжки или вкладыша правовые акты также не содержат. Из чего, по нашему мнению, можно заключить, что предусмотренный п. 2.3 Инструкции механизм исправления неправильной или неточной записи в полной мере может быть применен и к ситуации, когда допущена ошибка в других сведениях, содержащихся на титульном листе трудовой книжки и (или) вкладыша трудовой книжки (см. например, определение Костромского облсуда от 23.11.2016 по делу N 33-2632/2016). Аналогичное мнение высказано в ответах, размещенных на информационном портале «Онлайнинспекция.РФ».
Пример 2. Исправление неверной записи об образовании:
Исправления в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждениях»
В отличие от исправлений в титульном листе, зачеркивание неточных или неправильных записей в разделах трудовой книжки, содержащих сведения о работе или награждении, не допускается. Изменение записей производится путем признания их недействительными и внесения правильных записей (п. 30 Правил и п. 1.2 Инструкции). Иных способов изменения записей в трудовой книжке не предусмотрено (см. письмо Минтруда России от 01.11.2018 N 14-0/В-868).
В таком же порядке производится изменение записи об увольнении работника (переводе на другую постоянную работу) в случае признания увольнения (перевода) незаконным. При наличии в трудовой книжке записи об увольнении или переводе на другую работу, признанной недействительной, работнику по его письменному заявлению выдается по последнему месту работы дубликат трудовой книжки, в который переносятся все произведенные в трудовой книжке записи, за исключением записи, признанной недействительной.
Исправление записей в разделе «Сведения о работе»
Руководствуясь п. 1.2 Инструкции в случае необходимости внесения исправлений в запись о приеме на работу следует поступать следующим образом.
При этом указаний на то, что для сохранения хронологии необходимо признать недействительными все записи, следующие за неверной записью, Правила и Инструкция не содержат. Поэтому недействительной будет признана только неправильная запись о приеме сотрудника на работу (см. ответ с информационного портала Онлайнинспекция.РФ). Тот факт, что в результате таких исправлений запись об увольнении будет предшествовать корректной записи о приеме на работу, законодательству не противоречит. Кроме того, специалисты Роструда считают правомерным также при необходимости в рамках одной исправительной записи исправить сразу нескольких предшествующих записей.
Пример 3. Признание недействительной записи о приеме на работу:
В случае, если ошибка была обнаружена работодателем после внесения записи об увольнении (пример 4), либо работник обнаружил неверные записи уже после трудоустройства к другому работодателю и в его трудовой появились новые записи (пример 5), прежнему работодателю следует:
— указать наименование организации в графе 3. Заметим, что согласно п. 3.1 Инструкции в графе 3 раздела «Сведения о работе» в виде заголовка указывается полное наименование организации, а также сокращенное наименование (при его наличии).
— в графе 1 под этим заголовком в поставить следующий порядковый номер вносимой записи;
— в графе 2 проставить дату внесения изменений;
— в графе 3 сделать запись: «Запись за номером таким-то недействительна». После этого произвести правильную запись;
Правомерность данных действий подтверждается специалистами Роструда в ответах на вопросы на информационном портале «Онлайнинспекция.РФ».
Пример 4. Ошибка замечена после внесения записи об увольнении сотрудника:
Пример 5. Исправление неправильной записи, обнаруженной после увольнения работника и его трудоустройства к другому работодателю:
Аналогичным образом признаются недействительными записи об увольнении, пе реводе на другую постоянную работу (в случае признания судом или контрольно-надзорным органом незаконности увольнения и восстановления на прежней работе или изменения формулировки причины увольнения) (см. ответы с информационного портала «Онлайнинспекция.РФ»).
Как правильно внести запись об отмене увольнения?
В том случае, если работник отозвал свое заявление об увольнении в последний рабочий день, однако запись об увольнении в трудовую книжку уже была внесена, заверена подписью и печатью, следуя в том числе разъяснениям специалистов Роструда, полагаем, что исправить запись об увольнении нужно следующим образом (пример 6):
— в графу 1 раздела «Сведения о работе» вносится порядковый номер записи;
— в графе 3 пишется: «Запись за номером таким-то недействительна как внесенная ошибочно»;
— в графе 4 делается ссылка на приказ (распоряжение) или иное решение работодателя об отмене ранее изданного приказа об увольнении.
Пример 6. Запись об отмене увольнения сотрудника:
Исправление ошибочной записи о наименовании организации
В п. 1.2 Инструкции в качестве примеров приводятся только записи, содержащие фразу «Запись за номером таким-то недействительна». Вместе с тем запись о наименовании организации не нумеруется, в связи с чем признать ее недействительной с формулировкой, приведенной в Инструкции, не получится.
В письме от 01.11.2018 N 14-0/В-868 отражена позиция Минтруда России по вопросу о порядке внесения изменений в запись о наименовании организации в трудовой книжке. В ведомстве напомнили, что согласно п. 30 Правил ведения и хранения трудовых книжек в разделах трудовой книжки, содержащих сведения о работе или сведения о награждении, зачеркивание неточных или неправильных записей не допускается. Изменение записей производится путем признания их недействительными и внесения правильных записей. Иных способов изменения записей в трудовой книжке не предусмотрено.
Таким образом, полагаем, что не будет нарушением в случае необходимости исправления ошибки, допущенной в наименовании работодателя, внести в трудовую книжку запись: «Запись о наименовании организации недействительна» и следующей строкой внести запись с верным наименованием организации; графы 1, 2 и 4 следует оставить пустыми (пример 7) (см. также ответы c информационного портала «Онлайнинспекция.РФ).
Пример 7. Исправление ошибки в наименовании организации, сделанной до записи о приеме на работу:
Если же при заполнении трудовой книжки сделана неточная запись о наименовании работодателя и есть запись о приеме на работу, то в этом случае специалисты Роструда советуют запись о приеме на работу признать недействительной и заново написать верное наименование организации и запись о приеме на работу (пример 8).
Пример 8. Исправление ошибки в наименовании организации, сделанной после записи о приеме на работу:
Исправление записей в разделе «Сведения о награждениях»
В разделе «Сведения о награждениях» недопустимо вносить исправления путем зачеркивания (п. 30 Правил и п. 1.2 Инструкции). Поэтому при выявлении ошибки запись признают недействительной и ставят либо верную, либо указываю причину отмены. Такого же мнения придерживаются и специалисты Роструда, при этом полагая, что «Запись за номером таким-то недействительна» можно объединять с текстом новой правильной записи или же ее можно вносить с индивидуальным номером записи в графе (пример 9).
Пример 9. Исправление ошибки в записи о награждении:
Анализ судебной практики показывает, что внесение работодателями записей о работе, подлежащих внесению в раздел «Сведения о работе», в другой раздел трудовой книжки является нарушением трудового законодательства и основанием привлечения к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ (решения Центрального райсуда г. Хабаровска Хабаровского края от 14.08.2019 по делу N 12-799/2019, Тульского облсуда от 15.04.2016 по делу N 21-68/2016, Пятигорского горсуда Ставропольского края от 18.04.2014 по делу N 12-34/14). Поэтому запись о работе, внесенную в раздел «Сведения о награждениях», необходимо признать недействительной, а затем перенести эту запись во вкладыш в трудовую книжку в раздел «Сведения о работе». Аналогичный порядок исправления записи предложен в разъяснениях специалистов Роструда (пример 10 и пример 11).
Поскольку все записи в трудовой книжке должны иметь в пределах соответствующего раздела свой порядковый номер, то первой записи о награждении в разделе «Сведения о награждениях» (независимо от порядкового номера, признанной недействительной записи о работе) должен быть присвоен порядковый номер 1 (пример 10).
Пример 10. Трудовая книжка. Запись о работе с порядковым номером 19 внесена в раздел «Сведения о награждении»:
Пример 11. Вкладыш в трудовую книжку. Запись за номером 19 о переводе сотрудника из раздела «Сведения о награждении» в Трудовой книжке перенесена во Вкладыш в трудовую книжку:
Напомним, что п. 11 Правил предусматривает последовательную (прямую возрастающую) нумерацию записей в пределах соответствующего раздела, т.е. присвоение каждой вносимой в трудовую книжку записи очередного порядкового номера.
Что делать если допустил ошибку в трудовой книжке
III. Внесение изменений и исправлений
в трудовую книжку. Дубликат трудовой книжки
26. Изменение записей о фамилии, имени, отчестве и дате рождения, а также об образовании, профессии и специальности работника производится работодателем по последнему месту работы на основании паспорта, свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов.
27. В случае выявления неправильной или неточной записи в трудовой книжке исправление ее производится по месту работы, где была внесена соответствующая запись, либо работодателем по новому месту работы на основании официального документа работодателя, допустившего ошибку. Работодатель обязан в этом случае оказать работнику при его обращении необходимую помощь.
(абзац введен Постановлением Правительства РФ от 01.03.2008 N 132)
29. Исправленные сведения должны полностью соответствовать документу, на основании которого они были исправлены. В случае утраты такого документа либо несоответствия его фактически выполнявшейся работе исправление сведений о работе производится на основании других документов, подтверждающих выполнение работ, не указанных в трудовой книжке.
Свидетельские показания не могут служить основанием для исправления внесенных ранее записей, за исключением записей, в отношении которых имеется судебное решение, а также случаев, предусмотренных пунктом 34 настоящих Правил.
30. В разделах трудовой книжки, содержащих сведения о работе или сведения о награждении, зачеркивание неточных или неправильных записей не допускается.
Изменение записей производится путем признания их недействительными и внесения правильных записей.
В таком же порядке производится изменение записи об увольнении работника (переводе на другую постоянную работу) в случае признания увольнения (перевода) незаконным.
31. Лицо, утратившее трудовую книжку, обязано немедленно заявить об этом работодателю по последнему месту работы. Работодатель выдает работнику дубликат трудовой книжки не позднее 15 дней со дня подачи работником заявления.
32. При оформлении дубликата трудовой книжки, осуществляемом в соответствии с настоящими Правилами, в него вносятся:
а) сведения об общем и (или) непрерывном стаже работы работника до поступления к данному работодателю, подтвержденном соответствующими документами;
(в ред. Постановления Правительства РФ от 01.03.2008 N 132)
(см. текст в предыдущей редакции)
б) сведения о работе и награждении (поощрении), которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы.
Общий стаж работы записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения работодателя, периодов работы и должностей работника.
(в ред. Постановления Правительства РФ от 01.03.2008 N 132)
(см. текст в предыдущей редакции)
Если документы, на основании которых вносились записи в трудовую книжку, не содержат полных сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в этих документах сведения.
33. При наличии в трудовой книжке записи об увольнении или переводе на другую работу, признанной недействительной, работнику по его письменному заявлению выдается по последнему месту работы дубликат трудовой книжки, в который переносятся все произведенные в трудовой книжке записи, за исключением записи, признанной недействительной.
Трудовая книжка оформляется в установленном порядке и возвращается ее владельцу.
В таком же порядке выдается дубликат трудовой книжки, если трудовая книжка (вкладыш) пришла в негодность (обгорела, порвана, испачкана и т.п.).
34. При массовой утрате работодателем трудовых книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций (экологические и техногенные катастрофы, стихийные бедствия, массовые беспорядки и другие чрезвычайные обстоятельства) трудовой стаж этих работников устанавливается комиссией по установлению стажа, создаваемой органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации. В состав такой комиссии включаются представители работодателей, профсоюзов или иных уполномоченных работниками представительных органов, а также других заинтересованных организаций.
(в ред. Постановления Правительства РФ от 01.03.2008 N 132)
(см. текст в предыдущей редакции)
Если работник до поступления к данному работодателю уже работал, комиссия принимает меры к получению документов, подтверждающих этот факт.
(в ред. Постановления Правительства РФ от 01.03.2008 N 132)
(см. текст в предыдущей редакции)
По результатам работы комиссии составляется акт, в котором указываются периоды работы, профессия (должность) и продолжительность трудового стажа работника.
Работодатель на основании акта комиссии выдает работнику дубликат трудовой книжки.
В случае если документы не сохранились, стаж работы, в том числе установленный на основании свидетельских показаний, может быть подтвержден в судебном порядке.
Что делать если допустил ошибку в трудовой книжке
Дата публикации 27.10.2021
Правила внесения изменений в трудовую книжку регулируются Порядком ведения и хранения трудовых книжек, утвержденным приказом Минтруда России от 19.05.2021 № 320н, далее – Порядок № 320н.
При внесении неточных и неправильных записей в трудовую книжку их необходимо исправить (п. 12 Порядка № 320н).
Исправлять можно только собственные записи. Записи, сделанные по прежнему месту работы, исправлять нельзя, за исключением случаев, когда (абз. 2, 3 п. 30 Порядка):
Как исправить неправильную запись на титульном листе?
В отличие от остальных записей в трудовой книжке, отдельные записи на титульном листе можно зачеркивать (абз. 2 п. 7 Порядка).
При внесении изменений в титульный лист одной чертой можно зачеркнуть прежнюю фамилию или имя, отчество (при наличии), а также дату рождения. Следом записываются новые данные.
Изменения этих сведений производятся на основании (п. 7 Порядка):
На внутренней стороне обложки трудовой книжки необходимо указать данные документа, на основании которого внесены изменения. Эта ссылка заверяется подписью работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью организации (или печатью кадровой службы) при ее наличии (п. 7 Порядка).
При получении нового (дополнительного) образования, профессии или специальности, в титульный лист вносится дополнение без зачеркивания старой записи (п. 8 Порядка).
Если запись об образовании была внесена некорректно, то, по нашему мнению, допускается ее зачеркнуть.
Как исправить сведения о работе и о награждениях?
В разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждении» не допускается зачеркивание ранее внесенных неточных и неправильных записей.
Записи об увольнении и переводе, признанные недействительными в судебном порядке или комиссией по трудовым спорам, исправляются путем выдачи дубликата трудовой книжки по письменному заявлению работника (п. 30 Порядка № 320н).
Подробнее о порядке выдачи дубликата трудовой книжки в этом случае см. статью.
Если сотрудник не подал такого заявления, то по нашему мнению, допустимо исправить эту запись в порядке, описанном ниже.
Порядок № 320н не описывает последовательности и содержания записей при исправлении в трудовой книжке. Поэтому считаем допустимым применять порядок, который использовался до вступления в силу Порядка № 320н.
Ошибочные записи в трудовой книжке необходимо сначала признать недействительными, а потом внести корректную запись.
Далее вносится корректная запись (при необходимости) с указанием в графе 4 приказа (распоряжения), на основании которого была произведена неточная запись.
Если ошибка была в самом приказе (распоряжении), то в графе 4 будет указан новый документ.
При внесении новой записи, в графе 2 необходимо указывать:
Если у работодателя меняется наименование, то об этом вносится запись отдельной строкой (п. 13 Порядка № 320н):
По нашему мнению, в аналогичном порядке должны вноситься записи при различных формах реорганизации работодателя. В этом случае в графе 4 необходимо указывать реквизиты решения о реорганизации, либо дополнительного соглашения к трудовому договору или приказа, в которых установлено правопреемство в трудовых отношениях.
Заверять записи в трудовой книжке в силу п. 36 Порядка № 320н необходимо только при увольнении сотрудника. Поэтому, по нашему мнению, исправленные записи, а также запись о переименовании работодателя отдельно заверять подписью ответственного лица и печатью работодателя (при наличии) не нужно.
