что делать если авансовый отчет сдан не вовремя
Как быть, если подотчетное лицо не отчиталось в срок
Если подотчетное лицо не отчиталось в срок, бухгалтеру необходимо предпринять ряд действий согласно определенному алгоритму. О нем мы и расскажем в этой статье.
Порядок предоставления денежных средств под отчет
Нередко в компании возникают ситуации, когда сотрудник должен самостоятельно закупить материалы для производства, расплатиться за какие-либо услуги наличными средствами либо получить командировочные (как на руки, так и безналичным путем). Все это превращает обычного сотрудника в подотчетное с точки зрения бухгалтерии лицо.
Выдача денежных средств под отчет регламентируется указанием Банка России «О порядке ведения кассовых операций юрлицами. » от 11.03.2014 № 3210-У.
В данном документе указано, что сотрудник получает деньги из кассы на основании собственного заявления или распоряжения руководителя организации, в котором прописывается:
С 30.11.2020 в заявлении на выдачу денег под отчет не обязательно указывать сумму аванса и срок, на который выдают подотчетные суммы. Также работодателям разрешили оформлять один приказ на несколько выдач наличных денег одному или нескольким работникам. В этом случае нужно указать фамилию, сумму и срок, на который выдают деньги, по каждому работнику.
Отчитаться за потраченные средства подотчетник должен в течение установленного работодателем срока. Требование о представлении авансового отчета в трехдневный срок исключили указанием Банка России от 05.10.2020 № 5587-У. То есть в бухгалтерии должен появиться авансовый отчет с приложением подтверждающих бумаг. Проверку документа необходимо произвести в сроки, установленные внутренними распоряжениями.
Также стоит отметить, что, по мнению налоговых органов, на предприятии должен существовать приказ, в котором будут указаны все лица, имеющие право получать денежные средства под отчет, и сроки представления ими отчета.
Нарушение сроков представления авансового отчета
Нередко случается, что авансовый отчет поступает в бухгалтерию гораздо позднее заявленного срока.
Например, Макаров А. И. был в командировке в Калининграде с 20 по 22 июля 20ХХ года. Оргнизацией установлен 3-х дневный срок для представления отчета. Это значит, что не позднее 27 июля он должен был отчитаться о потраченных средствах. Авансовый отчет был отдан на проверку только 3 августа 2020 года.
Чем это грозит предприятию:
3. Также будут нарушены правила ведения кассовых операций.
Важно! Работодатель вправе принять решение об удержании денег из заработной платы работника не позднее месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса, и при условии, что работник не оспаривает основания и размер удержания (ст. 137 ТК РФ), а уже потом, после сдачи отчета, вернуть ему денежные средства.
Итак, что делать бухгалтеру во избежание подобной ситуации:
Итоги
Непредставление сотрудником авансового отчета в срок — вопрос больше внутренней дисциплины, чем нарушения бухгалтерских норм. При этом следует помнить, что отсутствие каких-либо «затратных» документов ставит под вопрос правомерность принятых к учету расходов.
Хватит гуглить ответы на профессиональные вопросы! Доверьте их экспертам «Клерка». Завалите лучших экспертов своими вопросами, они это любят!
Ответ за 24 часа (обычно раньше).
Вся информация про безлимитные консультации здесь.
О том, что делать бухгалтеру, если работник не отчитался вовремя по подотчетной сумме, рассказали финансисты
 |
| karnavalfoto / Shutterstock.com |
Чтобы не было разногласий с проверяющими, организуйте работу с подотчетными лицами с учетом последних разъяснений Минфина России и ФНС России (письмо Минфина России от 1 февраля 2018 г. № 03-04-06/5808).
1. Регулярно проверяйте наличие просроченной дебиторской задолженности, числящейся по счету 208 00. Например, можно проводить такой контроль два раза в месяц при начислении зарплаты. Дебиторка считается просроченной, если подотчетник нарушил установленный в учреждении срок возврата денег. Причем по командировочным расходам установлен единый срок представления авансового отчета и окончательного расчета – в течение 3 рабочих дней по возвращении из командировки.
2. О всех случаях просрочки докладывайте руководителю учреждения. С согласия работника руководитель может принять решение об удержании подотчетной суммы не позднее 1 месяца со дня окончания срока возврата аванса. Размер удержания при каждой выплате зарплаты не может превышать 20%.
3. Если работник не согласен на удержание из зарплаты долга по подотчетной сумме, по истечении 1 месяца со дня окончания срока возврата аванса исчислите с этой суммы НДФЛ и начислите страховые взносы. Если не удержите НДФЛ, вероятно, придется отстаивать свою позицию в суде. Причем суды не всегда поддерживают в этом вопросе работодателей.
4. Если впоследствии работник все-таки добровольно вернет деньги, можно провести перерасчет взносов и подать уточненный Расчет по страховым взносам в налоговую. Однако, при проверке налоговики могут поставить под сомнение законность такого перерасчета. Дело в том, что Налоговым кодексом возможность подобных корректировок прямо не предусмотрена – есть только разъяснения Минтруда России, ПФР и ФСС России, основанные на утративших силу нормах Федерального закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования».
5. Если сотрудник уволился, а долг по подотчетной сумме полностью не погашен, сделайте проводку: Дебет 0 209 30 560 Кредит 0 208 ХХ 660. Продолжайте учитывать эту просроченную дебиторку по счету 209 30 до ее погашения бывшим сотрудником в добровольном или судебном порядке. Если вернуть деньги не получится, спишите дебиторку с баланса в общем порядке.
Что делать, если авансовый отчет не сдан вовремя
Организация имеет право производить расчеты с другими лицами (и юридическими, и физическими) как в безналичном порядке, так и наличными деньгами (п. 2 ст. 861 ГК РФ).
Расчеты в безналичном порядке чаще всего производятся платежными поручениями (ст. 862 ГК РФ).
При расчетах платежным поручением банк обязуется по поручению плательщика за счет средств, находящихся на его счете, перевести определенную денежную сумму на счет указанного плательщиком лица в этом или в ином банке (п. 1 ст. 863 ГК РФ).
Для расчетов наличными деньгами (если только получатель не приходит за ними непосредственно в кассу организации) плательщик должен выдать определенную сумму своему сотруднику.
Такая выдача наличных денежных средств называется подотчетной. Под отчет могут выдаваться, в частности, деньги на командировочные, хозяйственные, представительские и другие расходы.
Сотрудник, произведя в установленный срок расчеты, должен отчитаться перед родной конторой в целевом расходовании полученных им денежных средств, то есть подтвердить оправдательными документами, что деньги были потрачены именно на те цели, на которые и были выданы*.
*Индокитайский проиграл в польский банчок 7384 рубля 03 коп. казенных денег. Как Индокитайский ни вертелся, как ни доказывал в соответствующих инстанциях, что 03 коп. он израсходовал на пользу государства и что он может представить на указанную сумму оправдательные документы, ничто ему не помогло.
И. Ильф, Е. Петров. «Золотой теленок», глава XI
Не позднее трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы подотчетные деньги (или со дня выхода на работу после возвращения из командировки) получивший их работник должен предоставить авансовый отчет о расходовании полученных денежных средств и приложить к нему подтверждающие (оправдательные) документы.
После проверки авансового отчета в бухгалтерии, подписания его главным бухгалтером и утверждения руководителем организации перерасход (если денег было потрачено больше, чем получено) выплачивается сотруднику.Если денег было потрачено меньше — остаток вносится в кассу.
Но далеко не всегда подотчетники свято блюдут кассовую дисциплину. И где-то кто-то кое-где порой нарушает установленный срок сдачи авансовых отчетов (на несколько дней, недель, месяцев, а то и лет).
По мнению Минтруда России (письмо от 12.12.2014 № 17-3/В-609), и Роструда (письмо от 24.01.2020 № ПГ/37606-6-1) в случае нарушения срока предоставления авансового отчета или невозврата остатка подотчетных средств работодатель вправе по окончанию месяца, следующего за месяцем, в котором сотрудник должен был отчитаться по полученному авансу, удержать эти деньги из его заработной платы (ст. 137 ТК РФ). Если сотрудник вернулся из командировки, например, в середине сентября, и так и не представил авансовый отчет, то удержание можно будет произвести при расчете его зарплаты за октябрь, то есть в ноябре.
Если такового удержания в ноябре (из октябрьской зарплаты) произведено не будет, то данную подотчетную сумму, по мнению чиновников, следует считать доходом сотрудника также за октябрь со всеми вытекающими последствиями — удержанием НДФЛ и начислением страховых взносов.
Таких же выводов придерживается и финансовое ведомство (письма Минфина России от 01.02.2018 № 03-04-06/5808, от 16.12.2019 № 03-04-06/98341).
Однако, по нашему мнению, право удержать остаток невозвращенного подотчета из зарплаты не означает обязанность это сделать. Кроме того, следует принять во внимание, что ст. 230 НК РФ, которая однозначно определяет дату признания дохода, из которого необходимо удержать НДФЛ, такого критерия, как месяц, следующий за месяцем истечения срока подачи авансового отчета, не содержит.
И несоблюдение сотрудником (да и руководством) требований Порядка ведения кассовых операций, равно как и требований п. 26 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 еще не означает бесспорного получения им дохода, равно как и обязанности работодателя удержать из этого дохода НДФЛ.
Доход возникнет, когда работодатель примет решение (оформленное распорядительным документом) считать эти деньги доходом.
При этом также следует иметь в виду, что складывающаяся арбитражная практика все-таки признает, что выданные в подотчет сотрудникам (чаще всего — руководителям) денежные средства следует признать их доходом в случае их невозврата либо непредоставления оправдательных документов в течение длительного времени. (Постановление Президиума ВАС РФ от 05.03.2013 № 14376/12 по делу № А53-8405/2011, Постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 01.12.2015 № Ф02-6431/2015 по делу № А78-7155/2015, Определение ВС РФ от 09.03.2016 № 302-КГ16-450 по делу № А78-7155/2015, Постановление ФАС Северо-Западного округа от 14.07.2016 № Ф07-5021/2016 по делу № А66-8581/2015 и еще ряд других).
Но во всех этих делах речь, во-первых, идет о довольно крупных суммах (миллионах, а то и десятках миллионов рублей), и, во-вторых, действительно длительных сроках — полутора-двух, а то и больше годах.
То есть руководители организаций (зачастую они же и собственники), перепутав личную шерсть с государственной, и считая, что деньги его конторы — его личные, попросту брали их в кассе. Кассир (или бухгалтер), естественно, не мог отказать хозяину. Напомнить лишний раз, что деньги надо вернуть, или хотя бы отчитаться в их использовании, сами понимаете, нешуточный шанс лишиться работы. А уже предложение удержать с них НДФЛ повышает вероятность увольнения еще больше.
Но когда речь идет о сотнях или тысячах рублей, за которые сотрудник, допустим, мотающийся месяцами по командировкам без заезда в родную контору, физически иногда не успевает отчитаться, возможность отбиться от претензий налоговиков несколько выше. Хотя дать стопроцентной гарантии, естественно, нельзя.
Возможно, и для организации, и для сотрудника, будет проще, если остаток подотчетной суммы в полторы-две тысячи рублей, которые он действительно израсходовал по делу, но не получил подтверждающих документов, удержать из его зарплаты (либо присоединить к его облагаемому доходу). Потом это можно будет компенсировать премией.
Но выбор, как всегда, за руководством организации.
Хватит гуглить ответы на профессиональные вопросы! Доверьте их экспертам «Клерка». Завалите лучших экспертов своими вопросами, они это любят!
Ответ за 24 часа (обычно раньше).
Вся информация про безлимитные консультации здесь.
Незакрытый «подотчет»: Верховный суд решил, надо ли начислять НДФЛ и взносы
Если работник не представил работодателю авансовый отчет и не вернул неиспользованные подотчетные средства, то полученные суммы облагаются НДФЛ и страховыми взносами. На это указал Верховный суд в определении от 11.02.21 № 307-ЭС20-23792.
Суть спора
Работодатель систематически выдавал из кассы и перечислял на банковские карты работников (директора и главного бухгалтера) денежные средства. При этом приказы и заявления на выдачу денег под отчет не оформлялись. Документов, подтверждающих приобретение за счет подотчетных сумм товарно-материальных ценностей и их оприходование, организация не представила.
По мнению налоговиков, подотчетные средства, по которым работники не отчитались (более 39 млн руб.), являются их доходом и объектом обложения страховыми взносами. На этом основании на невозвращенную сумму были начислены НДФЛ и взносы.
Решение суда
Суды всех инстанций, включая Верховный суд, признали доначисление правомерным. Обоснование такое. Лицо, которому были выданы подотчетные средства, обязано предъявить в бухгалтерию отчет об израсходованных суммах. Документами, подтверждающими материальные затраты подотчетного лица, могут служить товарные чеки, накладные с приложением кассовых чеков или квитанции к приходным ордерам, подтверждающие оплату товара (работы, услуги).
В постановлениях Президиума ВАС от 05.03.13 № 14376/12 и 13510/12 указано: при отсутствии доказательств, подтверждающих расходование подотчетных денежных средств, а также оприходование организацией ТМЦ, указанные денежные средства в силу статьи 210 НК РФ считаются доходом подотчетного лица.
В рассматриваемой ситуации у организации не было документов, подтверждающих оплату товарно-материальных ценностей за счет подотчетных средств. Значит, спорная сумма в размере 39 млн рублей является доходом работников, облагаемым НДФЛ. Также указанную сумму следовало включить в базу для расчета страховых взносов, как выплаты, производимые в рамках трудовых отношений (ст. 420 НК РФ).
Сроки сдачи авансового отчета подотчетным лицом
Сроки предоставления в бухгалтерию авансового отчета подотчетным лицом
Напомним, что за полученные денежные средства на расходы, необходимые для хозяйственной деятельности предприятия или ИП, работник — подотчетное лицо должно было отчитаться согласно п. 6.3. указаний «О порядке ведения кассовых операций. » от 11.03.2014 № 3210-У в течение 3 рабочих дней:
Также, в соответствии с п. 26 постановления «Об особенностях направления работников в служебные командировки» от 13.10.2008 № 749, необходимо было отчитаться в бухгалтерии на протяжении 3 дней после приезда из командировки.
Но с 30.11.2020 указанием Банка России от 05.10.2020 № 5587-У данное требование было изменено. Теперь организация вправе самостоятельно устанавливать срок, на который выдаются денежные средства в подотчет.
Подробнее о нововведениях узнайте из материалов КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе К+ и бесплатно переходите к комментариям экспертов к Указанию ЦБ от 05.10.2020 № 5587-У.
Своей подписью на заявлении работодатель утверждает подотчетную сумму и срок сдачи авансового отчета.
ВАЖНО! В заявлении работнику желательно указать цель, на которую необходимы деньги. Так руководителю будет легче определиться со сроком, а бухгалтеру — сделать соответствующую проводку.
Чтобы работник в своем заявлении обоснованно указывал период, на который ему потребуются средства, рекомендуется разработать внутренний документ, где будут определены сроки для типовых нужд фирмы. С 30.11.2020 деньги под отчет могут выдаваться нескольким физлицам по одному распорядительному документу. В этом документе также должна быть указана сумма и срок, на который она выдается работнику.
Если у вас есть доступ к КонсультантПлюс, проверьте правильно ли ваши сотрудники оформляют и своевременно ли сдают авансовые отчеты. Если доступа нет, получите пробный онлайн-доступ к правовой системе бесплатно.
Проверка авансовых отчетов подотчетных лиц
Для того чтобы отчитаться за полученные и потраченные средства, подотчетнику нужно составить авансовый отчет и приложить к нему документы, которые будут служить основанием для принятия проведенных расходов — чеки, БСО, счета-фактуры, проездные билеты, слипы (при расчетах банковской картой) и т. д.
Как оформляется авансовый отчет, читайте в этой статье.
Если аванс был выдан перечислением на зарплатную или подотчетную карту работника, то в платежном поручении нужно указать, что перечисленные деньги являются подотчетными. Для получения подотчетных сумм на банковскую карту работнику рекомендуется написать заявление с просьбой о выдаче денег на определенное время и указанием реквизитов карты — об этом говорится в письме Минфина от 25.08.2014 № 03-11-11/42288. В этом же письме чиновники сообщают о том, что порядок выдачи аванса на хознужды безналичным путем и оформления авансового отчета желательно разработать и закрепить в учетной политике предприятия.
Бланком для авансового отчета может служить форма АО-1, утвержденная Госкомстатом России от 01.08.2001 № 55. Она не является обязательной, поэтому разрешается разработать свою форму отчета за полученный аванс с учетом специфики предприятия и соблюдением всех требований для заполнения необходимых реквизитов согласно п. 2 закона «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ.
Бланк авансового отчета и образец его заполнения ищите здесь.
В бланке отчета должны быть отведены места для заполнения работником и бухгалтером. Документ имеет лицевую и оборотную стороны. Сначала работник заполняет на лицевой стороне предназначенную для него часть, в которой указывает сведения о себе, цели полученного аванса. Затем на оборотной стороне он перечисляет все оправдательные документы с указанием их названий, номеров, дат, сумм (по каждому отдельно). Подсчитывается и указывается итог. Документы прикладываются к отчету. Для удобства работы их можно пронумеровать в соответствии с порядковым номером, присвоенным в авансовом отчете.
Заполненный бланк с приложенными оригиналами о расходах сотрудник передает бухгалтеру, который проверяет полученный документ:
ВАЖНО! После получения авансового отчета от подотчетника бухгалтер должен выдать ему расписку о том, что он принял отчет с приложенными документами на проверку.
Проверенный и подписанный бухгалтером и главным бухгалтером отчет передается для утверждения руководителю или уполномоченному лицу. Своей подписью директор дает согласие считать обоснованными произведенные затраты.
Срок сдачи авансового отчета в бухгалтерию для проверки и утверждения отчета за аванс на нужды для хозяйственной деятельности устанавливаются руководителем по его усмотрению. Рекомендуется закрепить их в учетной политике. На основании утвержденного отчета в бухгалтерии подотчетные суммы списываются в установленном законом порядке.
Утвержден авансовый отчет подотчетного лица: проводка
Если согласно авансовому отчету потрачено больше полученного аванса, работнику выдается перерасход. Если же не все подотчетные деньги были израсходованы, остаток должен быть возвращен в кассу предприятия (на него бухгалтер выпишет приходный ордер, корешок отдается подотчетнику).
Работник также может потратить личные деньги на покупку чего-то необходимого для компании, например ГСМ для служебной машины. В таком случае сначала сдается отчет, а потом возмещаются средства. Такое действие также должно быть разрешено внутренним нормативным документом.
В случае если подотчетное лицо не укладывается в установленный на предприятии срок сдачи авансового отчета и не возвращает остаток подотчетных сумм, работодатель вправе возместить задолженность из его заработной платы (ст. 137 ТК РФ).
На момент проверки авансового отчета выданные деньги отражаются на Дт 71 «Расчеты с подотчетными лицами». После утверждения его руководителем бухгалтеру нужно сделать проводки по Кт 71 в корреспонденции со счетами произведенных затрат: