Должностная инструкция торгового представителя
Торговый представитель занимается продвижением товаров и отвечает за взаимодействие организации с клиентами. Он выявляет степень надежности поставщиков и следит за исполнением контрактных обязательств. За счет деятельности этого сотрудника предприятие получает сведения о состоянии рынка и актуальном спросе-предложении на поставляемую продукцию. Поскольку такие специалисты могут отвечать за разные рыночные области, каждому из них требуется должностная инструкция торгового представителя.
Образец должностной инструкции торгового представителя
Общие положения
К соискателю на должность торгового представителя предъявляются следующие требования:
Торговый представитель должен владеть следующей информацией:
Торговый представитель должен обладать знаниями в области:
Должностные обязанности
К числу должностных обязанностей торгового представителя относятся следующие:
Права
Торговый представитель наделен следующими полномочиями:
Ответственность
К действиям, которые повлекут за собой ответственность торгового представителя относятся следующие:
Порядок составления должностной инструкции
Должностная инструкция не имеет жестких требований к оформлению. Предприятия оформляют ее в соответствии с внутренними стандартами. Поэтому сотрудники, которые занимают одну и ту же должность в разных компаниях, могут обладать разными задачи и областью компетенции. Несмотря на уникальность инструкций, их составители придерживаются общего плана. План включает четыре основных раздела:
Этот минимальный список позволяет дать сотруднику исчерпывающее представление о том, чего от него ожидает руководство. При желании, к нему можно добавлять дополнительные разделы – если требуется уточнение прочих условий. К примеру, в некоторые инструкции включаются главы, которые касаются взаимодействия работника с подчиненными.
Ознакомление с должностной инструкцией
Каждый сотрудник организации должен обладать инструкцией – в единственном экземпляре. Если в компании значится несколько работников, которые выполняют схожие функции, документ копируется и выдается каждому из них. Доказательством того, что сотрудник прочел инструкцию и усвоил информацию, является поставленная в ней подпись. Кроме того, инструкция подписывается двумя другими лицами:
При наличии всех трех подписей документ обретает юридическую силу и может использоваться в судебных разбирательствах (если есть необходимость).
Структура должностной инструкции
Верхняя часть первой страницы документа отводится руководителю организации. В ней содержатся сведения о его должности, ФИО, наименовании компании и подписи. По центру документа располагается название.
Общие положения
Общие положения открывают инструкцию и дают общие сведения о должности:
При указании сотрудников, которые уполномочены замещать торгового представителя, указываются не имена конкретных работников, а занимаемые ими должности.
Должностные обязанности
Должностные обязанности отображают спектр задач, выполнение которых отводится торговому представителю. Задачи могут варьироваться – в зависимости от торговой сферы предприятия. К примеру, инструкции торговых представителей продуктовой и косметической областей отличаются между собой. Эти отличия необходимо учитывать – в противном случае в процессе работы возникнут проблемы при взаимодействии сотрудников.
Права
Полномочия торгового представителя распространяются на несколько сфер:
В правах расписывается характер взаимодействия сотрудника с прочими подразделениями организации – если такое взаимодействие имеет место.
Ответственность
Сфера ответственности определяет те поступки, за которые торговый представитель столкнется с наказанием. Существуют разные градации наказания – от выговора до судебного разбирательства. Степень серьезности наказания зависит от степени ущерба, который неправомерные действия работника причинили компании. Среди действий, которые приводят к наступлению ответственности для торгового представителя относятся:
Заключительная часть
В завершении должностной инструкции помещаются данные сотрудника, которому документ предназначается. Приводятся следующие сведения:
Печать предприятия на должностной инструкции не ставится.
Идеальный торговый представитель. Каким он должен быть?
Автор: Евгений Кладченко, Аналитик отдела АБП
Торговый представитель (далее — ТП) стал неотъемлемой частью большинства компаний, занимающихся продажами и на данный момент эта тема весьма актуальна.
Инструменты торгового представителя
Основные требования к ТП:
1. Знание товарного ассортимента.
ТП необходимо знать товарный ассортимент своей компании, сроки и условия хранения, обладать информацией об особенностях их использования и эксплутации.
2. Планирование работы на территории.
ТП надо знать все торговые точки, расположенные на его территории. Информация обо всех торговых точках необходимо своевременно заноситься в базу и содержать актуальную на текущий момент информацию.
ТП следует выполнять посещения торговых точек по маршрутному листу. Маршрутный лист необходимо составлять, учитывая оптимальный путь. Также необходимо заранее учитывать такие факторы как час пик и наличие парковочных мест.
3. Подготовка к работе.
ТП следует заранее подготовить все необходимые для работы документы (бланки, договоры, сертификаты, прайс-листы) и рабочие инструменты (каталог, ноутбук, планшет или смартфон).
Также необходимо иметь при необходимости достаточное количество для размещения в торговой точке POS-материалов.
Личные качества ТП:
1. Организованность.
ТП необходимо иметь опрятный внешний вид и носить утвержденную в компании форму (при наличии таковой). Также необходимо четко следовать регламентам и стандартам компании и соблюдать корпоративную этику.
2. Организация времени.
ТП должен быть пунктуальным, никогда не опаздывать и выполнять всю работу вовремя. Необходимо заранее организовывать время работы. Это позволить существенно сэкономить время.
3. Самоанализ и самообучение.
ТП должен адекватно давать оценку своей работе. Необходимо уделять внимания самообучения, повышать качество своей работы и профессиональные навыки.
Посещение торговой точки.
Перед посещением:
1. Планирование.
Чтобы существенно повысить свою производительность, ТП необходимо заблаговременно планировать рабочий день. При этом план необходимо составлять в соответствии с маршрутом, а также задачами и целями, которые были поставлены супервайзером. ТП должен заранее продумать все возможные проблемы и пути их решения, которые могут возникнуть во время работы с тем или иным клиентом.
2. Подготовка.
Перед посещением ТП обязан подготовить все необходимые инструменты (каталог, ноутбук, планшет или смартфон).
Во время посещения:
1. Остатки товара.
ТП должен уметь сходу уметь оценить ситуацию в торговой точке, оперативно заполнять необходимую информацию и проверять остатки товара, как в торговом зале, так и на складе.
2. Выяснение потребностей клиента.
ТП должен уметь максимально быстро выяснять потребности клиента и максимально комфортно выстраивать с ним диалог.
3. Презентация.
ТП должен уметь презентовать клиенту максимально подходящий его потребностям товар, его преимущества, выгоду и уникальные свойства. Также необходимо грамотно использовать необходимые в данный момент инструменты для визуальной презентации (каталог, ноутбук, планшет или смартфон).
4. Работа с возражениями.
ТП должен быть внимательным, не перебивать клиента и не спорить с ним. Необходимо уметь работать с возражениями и соответствующим образом преодолевать их.
5. Работа с наличием.
ТП должен заранее предугадать какое количество товара необходимо заказать, учитывая остатки. Для этого используются различные формулы и расчеты. Также при расчетах необходимо учитывать сезонность и другие показатели, которые могут влиять на спрос товара.
6. Дебиторская задолженность клиентов.
ТП должен отслеживать дебиторскую задолженность по клиентам. При фиксации случаев отсутствия оплаты, необходимо вовремя информировать начальство. Также в обязанности ТП может входить инкассация клиента и сдача денег в кассу.
7. Мерчендайзинг.
ТП должен владеть искусством мерчендайзинга. Это позволит максимально выгодно повысить интерес к продукции компании и повысить продажи.
8. Коммуникация с клиентом.
ТП должен поддерживать хорошие отношения с клиентами. Необходимо чтобы торговый представитель знал клиента и наоборот.
По завершению посещения:
1. Анализ.
ТП должен проводить контроль своей работы. На основании это информации, можно оценить, были ли достигнуты запланированные цели и задачи. В случае их не достижения необходимо определить возможные причины, которые могли этому препятствовать. Также эта информация позволит понять, на что необходимо уделить внимание во время самообучения.
2. Отчетность.
ТП следует заполнять всю необходимую информацию во время посещения торговой точки. Собранную информацию можно использовать как дополнительный инструмент для проведения анализа.
Как работает торговый представитель
Торговый представитель – сотрудник торгового либо производственного предприятия, который рекламирует продукт или группу товаров компании и способствует их продаже.
Обязанности представителя
Торговый представитель – выездная работа, 90 % которой проводится за пределами офиса. Специалист находится в постоянных разъездах между торговыми точками, что требует от него большой активности, продуктивности и выносливости. Основная цель торгпреда – сделать так, чтобы торговая точка закупила предложенный представителем товар. Но не все так просто.
Рабочий день специалиста обычно ненормированный, и даже если есть определенная норма в 8 часов, на практике торгпреду приходится уделять взаимодействию с клиентами заметно больше времени. Этот недостаток нивелируется тем фактом, что благодаря системе сложного оклада с бонусами, чем больше работает представитель, тем больше денег он в итоге зарабатывает.
Стандартные обязанности торгового представителя включают в себя:
Также в список обязанностей торгового представителя входит активное участие в формировании маркетингового плана компании, разработка программ лояльности с бонусами и скидками для клиентов, контроль над исполнением клиентом его финансовых обязательств перед компанией-работодателем. Это сложная и многогранная работа – не такая, как кажется на первый взгляд.
В ряде компаний обязанности торгпреда дополняются работой с дебиторской задолженностью и обучением продавцов клиентов особенностям и правилам реализации тех или иных товаров.
Сферы деятельности
Профессия торгового представителя востребована во всех компаниях, которые занимаются продажей товаров и услуг. Товары могут быть самые разные:
По сути, торговые представители могут продвигать совершенно любые товары, и выше указана лишь малая часть возможных категорий. Профиль торгпреда может быть узким, когда он занимается продвижением одной группы товаров, и широким – несколько групп товаров/услуг.
Требования к торгпреду
Что касается знаний, торговый представитель должен хорошо разбираться в продажах и знать регион, в котором он работает. Большим плюсом будет понимание психологии, настойчивость, уверенность в себе. После трудоустройства от торгпреда требуется отличное знание ассортимента и особенности реализуемой продукции.
Правильная мотивация
Есть масса программ мотивации сотрудников отдела продаж. Рассмотрим самые популярные:
Достаточно широкое применение нашла схема сложного оклада. Она состоит из твердого оклада, который выплачивается торгпреду при любых обстоятельствах, мягкого оклада за выполнение ключевых показателей KPI, и бонусов за дополнительные заслуги. При такой схеме представитель заинтересован работать эффективно, так как заработок напрямую зависит от его продуктивности.
В целом заработная плата торгового представителя определяется следующими факторами:
За перевыполнение плана представителя ждут бонусы, а за невыполнение – штрафные санкции, если они предусмотрены политикой компании работодателя.
Достоинства
Работа торговым представителем имеет ряд неоспоримых преимуществ:
У торгпреда есть возможность карьерного роста до супервайзера или начальника отдела продаж.
Недостатки
Кроме достоинств работа торгпреда связана с некоторыми неудобствами:
Устроиться в крупную компанию, где будет большой доход, не имея при этом опыта и высшего образования сложно. С другой стороны, начальный опыт можно получить в небольшой компании.
Ошибки в работе торгпреда
В стремлении получить максимальные показатели торговые представители и их руководство совершают серьезные ошибки, которые только откладывают достижение целей отдела продаж. Рассмотрим три основные проблемы, создающие препятствие нормальной работе представителя.
Не продавец, а почтальон
Нет ничего хуже пассивного торгового представителя. Это человек, который выполняет работу почтальона – приходит к потенциальному клиенту, берет заказ и уходит, а если заказа нет, то и вовсе уходит с пустыми руками. Заниматься такой работой может и почтальон либо секретарь.
Задача представителя – продавать. Каждый контакт с клиентом должен заканчиваться заказом. Пассивный режим не годится, нужно активно продвигать продукт, периодически анализировать историю продаж, отслеживать товарные остатки на точке и постоянно самосовершенствоваться.
Неумение работать с отказами
Работа с сомнениями и возражениями – одна из ключевых частей деятельности представителя. При отказе нужно, как минимум, поинтересоваться о причинах такого ответа. Часто для одобрения надо совсем немного усилий.
Возможно, заказчик хочет получить скидку или другие лояльные условия, либо хочет заказать партию товара, но сомневается. Принимать отказ можно только в случае, если ничего не помогло.
Низкий уровень подготовки
Реактивное поведение – признак недостаточного профессионализма представителя. Перед тем, как посещать торговую точку и коммуницировать с ее владельцами, необходимо хорошо подготовиться. Специалист должен уделить время и продумать следующие моменты:
Перечисленные ошибки далеко не единственные, встречающиеся в работе представителя. В их числе сильное давление на заказчика или наоборот, чрезмерно невнимательное поведение во время контакта. Знать об этих ошибках и исправлять их должен как торгпред, так и руководитель.
Хороший торговый представитель – не просто продавец, а специалист с пониманием психологии, менеджмента и торговли. Это сложная и ответственная работа, в которой большую роль играет активность и заинтересованность самого торгпреда.
Как работает торговый представитель – плюсы и минусы
Кто такой торговый представитель
Торговый представитель является сотрудником компании, который занимается представлением, продвижением и продажей ее товаров. На практике это заключается в поездках по точкам продаж, предложении товаров, переговорах, заключении сделок, отслеживание количества продаж в магазинах, с которыми уже идет работа. Следующие ступени карьеры торгового представителя – это менеджер по развитию или коммерческий директор.
Вакансия торгового представителя может быть практически в любой компании, занимающейся товарами или услугами, например, продуктами питания (молоком, мясом, снэками и так далее), медикаментами, электроникой, бытовой техникой, автомобильными аксессуарами или расходными материалами, строительными товарами, и многим другим.
Обязанности торгового представителя
В его обязанности входит:
Как стать успешным торговым представителем
Чтобы добиться успеха в этой профессии, нужно обладать определенным складом характера или не останавливаться перед изменениями в поведении, так как скромные, молчаливые и некоммуникабельные люди не смогут получать высокие результаты.
Чтобы преуспеть, нужно быть разговорчивым, быстро реагировать на происходящее, обладать навыками формирования положительного впечатления, быстрой оценки ситуации и разработки оптимального плана. Навыки торгового представителя должны помогать ему в убеждении продавцов в доходности, популярности и качестве товаров, которые он предлагает.
Если от природы нужные качества вам не даны, то стоит рассчитывать на силу воли, самоорганизацию, самоконтроль и способы бесконфликтного ведения разговора. Этому можно научиться с помощью учебников и тренингов.
Первую работу этой области стоит искать по вакансиям производителей, а не дистрибьюторов, плюс такой работы в предоставлении автомобиля, топлива и мобильной связи. Кроме того, с работы на производителя стоит начинать карьеру из-за простоты, ведь у дистрибьютора меньше заработок, требуется свой автомобиль, и другие минусы, но трудоустроится к нему сложнее.
Единственный способ стать профессионалом в этой области – это с первых дней максимально стараться, стремиться во всем разобраться и нацеливаться на результат.
Требования к работе торгового представителя
Одно из основных требований – это умение водить автомобиль, ведь торговый представитель должен быстро перемещаться между точками на территории, которую за ним закрепили, чтобы использовать время для переговоров с клиентами, а не стояние в пробках или поиски парковочного места.
Далее, нелишним будет способность к установлению контакта, эффективной коммуникации, стремление к поиску компромисса, быстрое принятие решений и защита от манипуляций, так как товароведы точек обычно не настроены на длинные обсуждения, а ваш прайс-лист скорее всего будет очень велик.
Также стоит научиться тайм-менеджменту, так как работать придется и в офисе, и в поле, с напряженным графиком работы, поэтому без эффективного планирования и расписания не обойтись.
Плюсы и минусы работы торговым представителем
Положительные моменты этой работы в отсутствие необходимости проводить целый день в офисе, в большой свободе действий и способов работы. Еще один плюс – это зависимость заработка оттого, каковы ваши способности и настойчивость. Эта работа подойдет тем, кому нравится общение и налаживание связей, она поможет в их самосовершенствовании, поможет с полезными знакомствами, научит разбираться в людях и убеждать.
Основной минус является одновременно продолжением достоинства этой работы, так как зарплата будет зависеть от продаж, если ваши клиенты предпочтут другую компанию или другого представителя, понадобится время на налаживание новых отношений, и зарплата будет минимальной.
Также минус в необходимости постоянной собранности и постоянного движения. Кроме этого, торговому представителю необходимо одновременно быть водителем, психологом и бухгалтером, ваше профессиональное развитие не должно останавливаться, ведь есть необходимость в постоянном посещении презентаций и обучающих курсов.
Еще важна стрессоустойчивость, ведь вам придется сталкиваться с заносами на дорого, плохим настроением клиентов, ненормированным рабочим днем с неоплачиваемыми переработками.
Алгоритм работы торгового представителя
Отзывы
«Я начал работу в торговле 3 года назад, до этого работал на заводе, зарплата была маленькой, поэтому решил попробовать себя в неизвестной профессии. Сначала волновался из-за необходимости перевозить большие суммы денег и общаться с конфликтными людьми, но зарплата выросла в четыре раза. Сейчас я продаю кондитерские изделия и ни капли не жалею, что решил работать торговым представителем. Я получил бесценный опыт и, несмотря на случающиеся неприятности, считаю такую работу лучше пассивного сидения в офисе.» – рассказывает Олег.
Родион советует выбирать крупные компании, выбирающих торговых представителей для определенных направлений. Желательно, чтобы эта компания была прямым покупателем завода-изготовителя. На собеседовании стоит уточнять, какие расходы компания оплачивает, а за что нужно платить самому, ведь если на торговом представителе лежат все расходы, то по факту большая зарплата оказывается не такой уж и большой.
Владимир рассказывает, что в сферу торговли попал после института, торговым представителем стал не сразу, сначала работал на складе, потом мерчандайзером. За два года и без того высокая зарплата выросла в два раза, после регулярных перевыполнений плана начальство предложило ему повышение до супервайзера, но сам Владимир, набравшись опыта и приобретя полезные знакомства, хочет открыть свое дело.
Профессию торгового представителя считает выгодной самой по себе, отлично подходящей людям с активной жизненной позицией, дающей опыт общения с людьми и решения конфликтных ситуаций, который может пригодиться в будущем.
Людмила считает: «Работа торговым представителем отлично подойдет энергичным, целеустремленным людям, но при этом морально измотает. Высокая зарплата, но при этом равнодушие начальства к проблемам нервная обстановка, все это подойдет не каждому.»
Как работает торговый представитель — перспективы профессии
Представитель данной профессии является связующим звеном между, производящей товар, организацией или ее оптовым дистрибьютором и торговыми сетями или точками продаж. Помимо этого, он проводит рекламацию, продаваемых им, товаров и продуктов, с помощью прямой демонстрации свойств и фактического применения. Чем продуктивнее его работа, тем выше показатели продаж в его компании, а, соответственно, и устойчивее связь производителя или оптовика с торговой сетью.
Цель работы — активное продвижение его товарной группы на рынке, для увеличения прибыли компании.
Данные договорные отношения закрепляются договорами поставок. Без активной жизненной позиции и умения налаживать отношения с людьми тут не обойтись.
Что делает:
Достоинства и недостатки работы торговым представителем
К безусловным достоинствам данной профессии можно отнести:
Несмотря на множество плюсов такой работы, она сопряжена и с недостатками:
Основные типы торговых представителей
Работа на дистрибьютора
Печально, но факт, большинство дистрибьюторских компаний, мягко говоря, не ценят свой «полевой штат». Для них он не более, чем разменная монета. Им присущи ситуации когда неожиданно меняются:
После такого желание работать снижается ниже отметки «0». Такая работа не приносит удовлетворения, не в материальном плане, не в психологическом. А значит «текучка» неизбежна. Чаще всего руководство дистрибьюторских организаций не предусматривает для своих сотрудников пакет компенсации. Такой представитель — одинокий воин в поле. Ему тяжело, но если он не сломается, то заработает намного больше, чем его коллега, работающий на производителя.
Но нельзя всех грести одной гребенкой.
Работа на производителя
А вот тут у такого работника, окладная часть заработной платы выше и стабильнее. Помимо, этого компания предоставляет ему:
Статус работы торговым представителем на производственной компании выше, чем на аналогичной профессии, но у дистрибьютора. Ему в помощь идет мощнейшая маркетинговая компания производителя. Однако, чтобы попасть в такую организацию вы должны быть уже известным специалистом в данной области или нереальным везунчиком.
Работая на производителя, забудьте о свободе действий. Все ваши шаги контролируются, жесткий контроль за соблюдением рабочего времени. В общем, все прелести «жерновов» корпоративной трудовой машины. Дресс-код также строго определен, и даже в поле вы должны ехать в костюме, в отличие от коллеги из дистрибьюторской компании.
Виды каналов работы торгового представителя
Розница
«Пехота» торговых представителей — это работа по рознице. В его торговый арсенал входят как крупные магазины не сетевого плана, так и киоск на городской конечной трамвая. Главное правило — в них должен быть спрос на его торговую группу. Заказы не являются в общем понимании оптовыми, чаще всего-то мелкооптовая соборная. Рабочий день такого «пехотинца» длиннее и насыщеннее, чем у его коллег. Да и полевой разброс большой. Ну, скучной ее также нельзя назвать.
Сетевые партнеры или ключевые клиенты — отдельная группа клиентов. Тут нужно ежесекундно держать руку на пульсе, лавируя в быстро меняющей торговой политике сетевиков. Ваша основная деятельность будет сведена к мерчендайзингу, неукоснительному соблюдению пунктов договора, контролю заказов, остаткам по ним и срокам доставок. Последний пункт самый капризный. Но, с другой стороны, вам не надо:
Основная задача — идти по проторенному пути договора и неукоснительно его соблюдать. Вы элитарный представитель своей профессии.
HORECA
Кто же тут ваши клиенты? А это:
Безусловно, ассортиментная группа у них ограничена, и цель — поставлять сюда только свой товар или пусть он будет преимущественным. Решение об ассортименте в таких заведения принимают их владельца. Вот тут и нужны ваши незаурядные личностные качества для убеждения их в исключительности вашего товара, условий поставок и расчетов.
В этом виде деятельности намешано, и элитарность сетей, и розничный пехотный марафон. Ну, и ночной график вашего трудового дня, ведь это время их работы.
В чём заключается суть работы торгового представителя
У каждого торгового представителя есть, установленный его руководством, план продаж, который он должен выполнить для процветания компании и себя лично. Для достижения чего он должен активно продавать свою товарную группу наработанным партнерам, и искать новых.
Что делает торговый представитель:
Сфера деятельности работы
Личностные качества хорошего торгового представителя
Требования работодателей к соискателю
Перспективы профессии торгового представителя
Они зависят только от конкретного человека, его способностей и показателей работы. Если все делать как надо, не расслабляться, то шесть месяцев такой работы и вас попросят занять место супервайзера, инструктора, бренд-менеджера. А тут год-другой успешной работы, и вы уже региональный или территориальный представитель. Еще пару лет и руководитель торговой организации или ее филиала.
