Руководитель проекта: должностная инструкция, права и обязанности
При запуске нового проекта высшее руководство обязательно определяет ответственного за его планирование и организацию работ. У данной должности существует множество названий, которые упоминаются в теории и практике. Самым распространенным является «руководитель проекта». Подробно остановимся на его обязанностях, нюансах профессии и трудностях.
Должность «руководитель проекта». Как и кем назначается?
Руководитель проекта наделяется соответствующими полномочиями инвестором, заказчиком или генеральным подрядчиком. Он занимается менеджментом всех фаз и процессов, включая координацию и контроль за любыми действиями участников. Естественно, на руководителе лежит полная ответственность за управление проектами. Со специалистом заключают контракт, в котором прописаны основные функции, обязанности, ответственность и, естественно, система оплаты.
Такого соискателя редко приглашают со стороны, чаще всего это сотрудник данной компании. Остановимся на достоинствах и недостатках подобных назначений.
Плюсы и минусы назначения «своего» руководителя проекта
Достоинства такого решения являются очевидными.
Минусы назначения руководителя проекта из «своих».
В-третьих, «своему» сотруднику сложно рассматривать данный проект комплексно и объективно. Обычно он начинает лоббировать местнические интересы, подвергаясь воздействию формальных или неформальных групп. Причем чаще всего он принадлежит к одной из них.
Плюсы и минусы назначения «чужого» руководителя проекта
Можно выделить следующие достоинства.
Недостатки назначения менеджера по проектам из «чужих».
Задачи руководителя проекта
Остановимся на основных из них.
Обязанности специалиста
Руководитель проекта должен:
Более подробно ответственность, функции, права и обязанности, которые должен выполнять руководитель проекта, инструкция типовая содержит. Естественно, ее всегда можно дополнить.
Трудности работы руководителя проекта
На практике менеджер должен решать много проблем.
Требования к соискателю на должность
Основными критериями являются следующие.
Данный специалист должен иметь опыт и знание управленческой работы. Идеальным вариантом будет, если соискатель работал в профильной области нескольких лет и овладел практическими навыками управления проектами. Предпочтение обычно отдается менеджерам с высшим экономическим или техническим образованием. Естественно, специалист должен быть мотивирован и понимать, ради чего он будет работать.
Вспомогательными качествами являются следующие: обладание лидерскими качествами, умение управлять конфликтами и наличие навыков работы на персональном компьютере.
Что должен уметь руководитель проекта?
Особенности работы руководителя проекта в строительстве
Данный специалист отвечает за успешное протекание процессов инициирования, планирования, исполнения и закрытия проекта в строительстве.
Менеджер должен обладать рядом общих навыков. Речь идет о способности разрешать межличностные конфликты, иметь навыки планирования, управления и контроля. Помимо этого, существуют специфические навыки.
Руководитель проекта в строительстве должен понимать, что его деятельность будет непосредственно связана с риском на протяжении всей работы. Он возникает, как правило, в ситуации неопределенности. Менеджер должен уменьшать риски, регулировать эмоциональное состояние коллектива и нести полную ответственность за все свои решения. Именно данные положения определяют, как правило, то, насколько будет успешен руководитель проекта. Обязанности прописываются в типовой должностной инструкции.
Менеджеры по проектам в строительстве очень часто используют программное обеспечение. Благодаря этому можно более эффективно организовать свою деятельность и направления работы сотрудников. Программное обеспечение позволит руководителю получить отчет и план в течение пары минут, избавит от сложных вычислений.
Заключение
Следовательно, работа руководителя проекта не такая простая, как кажется на первый взгляд. Специалисту необходимо быть достаточно стрессоустойчивым, чтобы выполнять ряд обязательных мероприятий.
Однако, необходимо учитывать один немаловажный факт.
Для того чтобы стать успешным, менеджер проекта должен заручиться поддержкой и авторитетом высшего руководства.
Руководитель проекта
Должность руководителя во все времена считалась престижной. Этот труд всегда востребован и хорошо оплачивается, но для многих людей это не самое главное. Для умелого руководства требуется «солидный багаж», состоящий из опыта, знаний, таланта и определенных человеческих качеств. Владелец такого «багажа» достоин уважения и пользуется авторитетом в обществе.
Проект, не зависимо от сферы деятельности, представляет собой достижение цели. Насколько успешным будет результат, какое время и затраты понадобятся для его реализации зависит от умелого руководства.
Есть основное правило: чем раньше команда во главе с лидером вовлекается в проект, тем больше они смогут сделать для его выполнения.
Что подразумевает данная должность? Ее актуальность и развитие
Руководитель (или менеджер) проекта – понятие в России довольно новое. Иногда в организацию на вакансию «Руководитель проекта» требуется начальник отдела либо менеджер по продажам.
В итоге многие компании не могут правильно сформулировать свои требования к кандидату, и поиски достойного претендента занимают много драгоценного времени. Так что же необходимо знать и уметь проектному руководителю?
Данная профессия стала набирать популярность в ХХ веке, в период роста и развития экономики, несмотря на то, что лидеры и вожди существовали значительно раньше.
На сегодняшний день эта должность является востребованной во множестве отраслей:
Как правило, методы решения заказчика не интересуют, для него важен результат и выполнение установленных им требований:
Перед тем, как приступить к выполнению проекта, руководителю необходимо обдумать и просчитать все нюансы. Только будучи уверенным в способности удовлетворить все требования заказчика и не понести собственных убытков, стоит браться за работу.
Итак, проектный руководитель – это главный специалист, ответственный за все процессы и успешный итог внедрения проекта.
Квалификационные и личностные требования
Требования к претенденту на должность руководителя проекта (далее РП) напрямую зависят от деятельности организации – заказчика.
Однако существуют общие критерии отбора:
Проектный руководитель редко работает один. Главным его достижением является создание квалифицированной команды и правильное распределение обязанностей среди ее членов. Основная цель руководителя проекта – привести свою команду к успешным результатам и получению прибыли.
Чаще всего, уход из организации лидера влечет за собой потерю всей команды.
Должностные обязанности и функции
Для успешного выполнения работы необходимо четко знать свои функциональные обязательства.
Проектный руководитель (РП) может быть зачислен в штат организации, либо являться внештатным сотрудником. Обязанности первой категории продиктованы должностной инструкцией предприятия, для второй – предусмотрены условиями контракта.
В любом случае обязанности будут зависеть от направления деятельности и служебной необходимости, однако существуют общепринятые стандарты.
РП обязан:
Проектный руководитель должен знать как свои обязанности, так и каждого участника проекта. Иначе качественно контролировать ситуацию будет просто невозможно.
Права
Помимо обязанностей у РП есть права, которые так же определяются должностной инструкцией либо условиями контракта.
Руководитель проекта имеет право:
Умелый РП, ставший настоящим лидером проектной команды способен выстроить рабочий процесс так, что время выполнения работ пролетает не заметно, а коллектив постоянно готов на трудовые подвиги и не знает усталости. Такие показатели непременно приведут к успеху всех участников проекта.
Ответственность, возлагаемая на данную должность
Руководитель, управляющий проектом, несет установленную законодательством и предусмотренную условиями проекта ответственность за:
В зависимости от рода деятельности число и содержание пунктов может меняться, но обязательно в рамках действующего законодательства. Информация об ответственности РП, наряду с правами и обязанностями должна быть представлена в виде документа и подписана ответственным лицом. Не стоит легкомысленно относиться к формальностям, когда речь идет об ответственности, ведь в процессе работы могут произойти негативные события, и никто от этого не застрахован.
Хороший руководитель успехи приписывает команде, а промахи себе. Способность понести ответственность – важная черта лидера. Только осознав собственные ошибки, можно их исправить и не допустить в будущем.
Что нужно указать в резюме кандидату на данное место
Любая карьера начинается с подачи резюме, и от этого первого шага зависит очень многое. Каждый соискатель, желающий получить должность, старается преподать себя в виде «вкусной конфеты», но не у всех получается.
Претенденту на роль проектного руководителя, помимо стандартных персональных данных, непременно надо сообщить работодателю:
Перехваливать себя все же не стоит, указывать надо только правдивую информацию, в которой работодатель сможет убедиться. Здесь опять же все зависит от его запросов, то есть указать нужно то, что хотят увидеть. Рекомендуется посидеть на сайтах компании работодателя, изучить специфику, внимательно прочитать требования к соискателю.
Особенности работы и требований к кандидату на данную должность в разных сферах
Информационные технологии
Данная область подвержена постоянным изменениям, поэтому для РП наиболее важным качеством является способность идти в ногу со временем и быстро ориентироваться.
Основная цель руководителя в этой сфере – способность к самообразованию и умение обучать свою команду.
Строительство
Здесь помимо строительного образования необходимы навыки юриста и финансиста, а так же знание офисных программ Смета.ру, Автокад и др, умение читать сметы и чертежи, знание архитектуры. Способность к прогнозированию и планированию.
Интернет
В этой области необходимы: уверенное пользование ПК, умение создавать сайты и заинтересовать их посетителей. Личностные качества: коммуникабельность, остроумие, дар оратора и аналитический склад ума. Согласно статистике 65% руководителей интернет проектов владеют английским языком. Способность к прогнозированию и эффективному мониторингу.
Разумеется, любой руководитель должен уметь общаться с людьми, так же он является лицом, мозгом и сердцем проекта. Большинство РП считают свою деятельность стилем жизни и отсутствие интересного проекта для них – творческий голод. Их работоспособность вызывает уважение, а успехи достойны аплодисментов.
О том, кто такой руководитель проекта в сфере ИТ, рассказано в следующем видеосюжете:
Что делает руководитель проекта
Полномочия от умеренных до высоких
Полномочия от высоких до практически абсолютных
Руководитель проекта – это человек, который согласно своим должностным обязанностям в компании управляет командой проекта и несет ответственность за его успех, то есть за достижение поставленных целей. При этом он должен плотно сотрудничать с руководителем программы и/или портфеля для того, чтобы в комплексе достичь не только целей своего проекта, но и стратегических целей, стоящих перед компанией (например, цели портфеля проектов). Таким образом, руководитель проекта обеспечивает связь между стратегией компании и конечными сотрудниками в лице команды проекта, а значит становится необходимым звеном в структуре организации. Схема работы руководителя проекта выглядит следующим образом:
Рисунок 1 – Схема работы руководителя проекта
Из схемы видно, что при правильном построении взаимоотношений руководителя проекта и команды проекта, за ним остаются только функции контроля, организация взаимодействия и управление рисками.
Функции руководителя проекта можно разделить на семь основных групп:
В каждой из групп находится перечень основных задач руководителя проекта, которые продемонстрированы на рисунке 2:
Рисунок 2 – Функции руководителя проекта [2]
Для того, чтобы выполнять рассмотренные задачи, которые ставятся перед руководителем проекта, необходимо чтобы он обладал такими личностными качествами как:
Для успешной реализации проекта, руководителю необходимо иметь вышеперечисленные личностные качества, а должен ли он разбираться в предметной области проекта? Множество споров возникает по данному вопросу и тут мнения разделились. Часть опытных руководителей проектов (и стандарт PMI) говорят о том, что достаточно уметь анализировать интересы ключевых участников и особенности окружения проекта, выстраивая доверительные отношения со специалистами в данной области, которые помогут ему в технической части реализации проекта. Однако большинство руководителей компаний все же склонны к тому мнению, что руководитель проекта должен обладать знаниями в предметной области проекта и видеть всю ситуацию в комплексе. Руководителю проекта необходимо обязательно разбираться в общих вопросах в области реализации своего проекта, нюансы же можно возложить на компетентных сотрудников. Это необходимо, чтобы общаться с заказчиками на уровне эксперта, стразу понимать суть проблемы и поставленных перед ним целей, грамотно осуществлять планирование и контроль.
Когда приглашают руководителя проекта в организацию, в первую очередь рассчитывают на то, что он с помощью своих знаний и навыков управления увеличит эффективность и конкурентоспособность организации через качественное выполнение проектов. Вот что пишет в своей книге Ильин В.В., имеющий опыт управления проектами внедрения информационных систем:
«Я твердо уверен в том, что тот, кто берется управлять проектом, обязан предварительно поработать в нескольких таких проектах исполнителем — хотя бы для того, чтобы не наступать на грабли, давно уже давшие по лбу предшественникам. РП, вышедшие из инженеров, реально представляют себе все «подводные камни» проекта, знают на практике плюсы и минусы каждой методики и стараются в первую очередь создать нормальные рабочие условия, а не миф о том, как быстро и дешево будет выполнен проект.» [3]
Действительно, в современных реалиях руководителю проекта необходимо знать и техническую сторону проекта и хорошо разбираться в управлении проектами. Поэтому некоторые организации «растят» своих менеджеров проектов, считая, что он должен пройти путь от рядового сотрудника через всю иерархию до руководителя. Например, IT-компании считают, что для того чтобы стать опытным и востребованным руководителем проекта необходимо пройти следующие стадии:
Прохождение всех стадий развития руководителя проекта необязательно должно занимать равное количество времени, главное, чтобы был получен нужный всесторонний опыт. Такой подход применим в любых организациях, например, в строительных компаниях руководителями проектов часто становятся главные инженеры проекта (ГИПы):
Проектировщик –> ГИП –> Заместитель руководителя проекта –> Руководитель проекта
Такая схема считается идеальной для подготовки руководителя проекта, потому что сотрудник сначала сам поработал специалистом высшей квалификации и понимает работу, выполняемую другими специалистами, но кроме этого он имеет опыт в управлении.
Руководить проектом очень непросто. Нередко в проектную группу входят люди, которые выше по рангу и обладают большим опытом работы, нежели руководитель. Также в команде могут присутствовать люди разных вероисповеданий и различных типов культуры. Очень важно чтобы руководитель осознавал, что наладить нормальный рабочий процесс можно всегда, главное, соблюдать этичность и подобрать правильный подход. Для это необходимо сочетать разные стили управления и понимать в какой ситуации какой применим:
Руководитель проекта должен выстраивать свою работу с командой проекта таким образом, чтобы демонстрировать ценность управления проектом, укреплять признание управления проектом в организации и действенность офиса управления проектами (PMO). Нередко опытных руководителей проектов приглашают в организацию для «вытягивания» проектов. При этом делясь своим опытом, они рассказывают о том, что приходится сотрудникам таких компаний демонстрировать рабочий процесс, так как большинство из них даже не пытаются выполнять свои должностные обязанности, и при истечении сроков проекта всегда находится целая гора причин и отговорок, из-за которых проект не удалось выполнить. И тут немаловажную роль начинают играть личностные качества руководителя проекта. Прежде всего, ему требуется отранжировать свалившиеся на него проекты по степени важности, чтобы получить в будущем положительные результаты для компании. После этого, каждому сотруднику дать конкретные задачи и мониторить рабочий процесс их выполнения. Встречаются даже такие случаи, когда руководителю проекта приходится постоянно наблюдать за каждым сотрудником, показывая насколько важна его работа в общем вкладе команды или самому выполнять работу за сотрудника. И тут практика показывает, что в команду необходимо привлечь двух-трех новых специалистов, у которых будет желание работать над проектом, а также дать мотивацию всей команде. Не обязательно это должны быть финансовые поощрения, достаточно раз в неделю проводить совещания, на которых обсуждать успехи каждого из членов команды. Матерые сотрудники обычно начинают возмущаться в такой ситуации, но потом понимают, что они ничуть не хуже и начинают работать наравне с новыми, а если их вклад остается на первоначальном уровне, на их место приглашают новых специалистов. Но важным фактором, при котором данная схема работает на практике, является желание высшего руководства компании поддерживать такие перемены, осуществлять должный контроль и достигать поставленных стратегических целей в организации.
Успешное выполнение проекта и единовременное достижение стратегических целей компании во многом определяется личностью руководителя проекта. Его возможности сильно зависят от закрепившейся позиции в организации и в команде проекта. Нет устоявшегося мнения о том, какие конкретно обязанности должен выполнять руководитель проекта, так как во многом они определяются типом компании и установленными порядками в ней, однако важно понимать, что все вопросы его проекта – он обязан решать.
Одним из важнейших навыков для руководителя проекта являются все же коммуникации. Исследования показали, что именно на них руководитель проекта тратит от 50 до 90 % своего времени. Обладающие большим опытом и превосходными коммуникативными навыками, успешные руководители проектов могут точно вычислять влиятельных людей как внутри так вне компании, превращая их в союзников. Глубокое понимание интересов партнеров, умелое влияние на коллег и подчиненных помогают им заручиться необходимой поддержкой, а также получить согласие других заинтересованных сторон, для активных действий в нужном направлении и достижения целей проекта. Такие руководители всегда являются ценными сотрудниками.
Нельзя недооценивать роль руководителя проекта в работе организации, так как его влияние на перспективы компании довольно ощутимо. Таким образом, выполнение проектов является стратегически важной дисциплиной, а руководитель проекта – лицом, обеспечивающим ее успех.
Руководитель проекта и требования к нему
Проект является сложным объектом, поэтому для эффективной реализации проектов необходима система управления, позволяющая достичь целей и запланированных результатов. И главным звеном в данной системе является руководитель проекта, или как его еще называют менеджер проекта (от англ. project manager).
Руководитель проекта — это лицо, которому заказчик делегирует полномочия по руководству работами и распоряжению ресурсами и которое отвечает за достижение результата.
Опыт управления проектами
Главным требованием к руководителю проекта является подтвержденная способность грамотного управления проектами, т.е. наличие опыта ведения проектов в разных сферах деятельности и наличие не менее 1-го завершенного проекта.
«Управление проектом – это процесс применения особых знаний, навыков, методов, средств и технологий к проектной деятельности с целью достижения или превышения ожиданий участников проекта».
Управление проектом включает в себя следующие функции, которые являются основой для формирования перечня обязанностей менеджера проекта:
При этом менеджер проектов совершенно не обязан знать специфические особенности каждого процесса. Он должен использовать свой опыт и знания для подбора и наиболее эффективного распределения специалистов внутри проекта, а также для качественного взаимодействия со всеми участниками проектной деятельности (поставщиками, подрядчиками, проектировщиками, консультантами и другими).
«Из всего, что я делал в жизни, самым важным я считаю управление талантливыми людьми, которые работали на нас, направление их к нужной цели» — Уолт Дисней
Дополнительные требования к руководителю проекта в части опыта:
Компетенции руководителя проекта
Для эффективного управления проектами руководитель проекта должен обладать следующими компетенциями (знаниями):
Методы (такие как метод календарно-сетевого планирования и метод критического пути) и инструменты проектного менеджмента значительно облегчают работу руководителя проекта и проектной команды в целом. Они позволяют распределять ресурсы, планировать мероприятия и нивелировать риски. При этом методы проектного управления используются на всех этапах жизненного цикла проекта и во всех процессах управления проектами, т.е. управления:
Таким образом, управление проектом требует результативного управления всеми его процессами с применением вышеуказанных функций управления. И чтобы достичь цели проекта с учетом установленных ограничений, руководитель проекта должен обладать знаниями во всех вышеперечисленных областях..
Общие требования к руководителю проекта
Требования к руководителю и менеджеру проектов при приеме на работу зависят от сферы деятельности компании. Однако широкораспространенными требованиями являются:
Таким образом, хороший руководитель проекта – это руководитель, способный:
Как стать руководителем проекта
Чтобы стать руководителем проекта, нужно сначала научиться управлять проектами. А для этого нужно получить соответствующие знания в области проектного менеджмента. Это можно сделать разными способами:
Однако недостаточно иметь сертификат проджект-менеджера, нужно еще получить опыт реализации проектов, начиная с малых проектов.
Руководителями проектов вырастают снизу, постепенно набирая знания и опыт:
Требования к руководителю проекта высокие, но вполне понятные: умение управлять людьми и процессами, а также иметь лидерские качества и опыт ведения проектов, подкрепленный соответствующим знаниями.
Профессия руководителя проекта сложная, но очень интересная в силу неповторяемости каждого проекта, уникальности полученных результатов и постоянно накапливающихся знаний и опыта, применимых в любых даже жизненных ситуациях.
