7 советов по организации успешного мероприятия
Ивент — это индустрия, отличающаяся высокой многозадачностью, поэтому тех, кому больше по душе сосредотачивать все свое внимание на одном объекте, здесь не ждут. Как оказалось, лишь 10% людей обладают «цезарской» способностью делать несколько дел одновременно; к сожалению, остальные просто не вписываются в безумный ритм этого рынка.
Если вы не любите рутину, предпочитаете активный образ жизни и готовы справляться с высокими нагрузками — добро пожаловать в ивент! Возможно, именно эта статья разбудит в вас творческий потенциал и даст толчок к развитию в сфере ивента.
1. Внимание к мелочам
Мелочи, как известно, составляют целый образ, а одна маленькая деталь способна разрушить имидж целого мероприятия. Очевидным доказательством этой непреложной истины является один интересный случай. Как-то раз во время организации одного мероприятия в автосалоне начинающий ивентор забыл предупредить моделей-участниц события о цвете туфель, которые надо было взять с собой. Для каждой был подобран и составлен отдельный красивый вечерний образ с коктейльным платьем, шикарной укладкой и до мелочей продуманным бьюти-образом, но из-за мелкого недочета в работе новичка-организатора образы моделей остались незавершенными. Двадцать девушек пестрили обувью разных расцветок, и если атмосфера мероприятия в целом не была испорчена этой неприятностью, то осадок в душе стилистов и организаторов, безусловно, остался.
Стоит ли говорить, что в процессе подготовки мероприятия нужно не только погружаться с головой, но и тщательно учитывать каждую деталь при его организации. Необходимо продумать и предотвратить все возможные варианты, которые могут помешать в организации события. Для организатора мероприятия должно быть важно мнение каждого участника, будь то обслуживающий персонал или самые почетные гости. Вклад каждого человека в проводимое событие должен быть по достоинству оценен и замечен с тем, чтобы, во-первых, подтвердить свой профессионализм и, во-вторых, работать на свой личный бренд, имидж и репутацию, которые так важны в сфере ивент-бизнеса.
2. Хочешь сделать хорошо — сделай это сам
«Мероприятие оказалось на редкость скучным. Если бы во время обеда в комнату заглянул инопланетянин, он бы решил, что гуманоиды общаются между собой посредством звяканья вилок о ножи», — Уильям Сатклифф.
Главная проблема всех начинающих организаторов — это отсутствие обширной базы утвержденных подрядчиков и опытной, грамотной команды, поэтому контроль за процессом организации следует еще более ужесточить и осуществлять буквально 24 часа в сутки. К чему нужно быть готовым, если собираешься стать профессионалом-ивентором?
Во-первых, отвыкни от сна. Накануне запуска проекта ивентор редко может позволить себе понежиться в постели, вместо этого нередки случаи, когда бедолага вынужден сорваться ночью в типографию, чтобы убедиться в цвете печати баннера, к примеру. Ответственный организатор-новичок при выборе кавер-группы, с которой можно будет заключить контракт на мероприятие, заранее придет на выступление группы, чтобы определить, подходит ли она для сотрудничества. При отсутствии наработанной базы по кейтерингу организаторам необходимо проводить тест-фуд для проверки качества предоставляемых блюд.
Все это необходимо для того, чтобы в дальнейшем избежать недопониманий и разногласий с клиентом, но трудности меркнут перед тем, какое вы создаете себе имя в результате кропотливой работы, как мечтают работать именно с вами и с каким множеством интересных, одиозных, неоднозначных, но, безусловно, захватывающих людей вы знакомитесь.
3. Стрессоустойчивость
«Кто не падает – тот не встает», – сказал как-то боксер Федор Емельяненко после поражения своему бразильскому коллеге Фабрисио Вердуму.
Что-то подсказывает, что афоризм, который необходимо выучить наизусть во избежание лишней нервотрепки, – не только спорт. Ошибки и провалы – лучшие учителя в жизни при условии, что вы хорошо усваиваете ее уроки. Главное – вовремя собраться, признать свое поражение и постараться исправить его последствия. Горячее сердце и холодный разум всегда подскажут правильный выход из любой ситуации.
4. Пунктуальность
Время – важнейший ресурс в ивенте. Ивентор должен взять за правило приезжать на проект раньше всей остальной команды, что свидетельствует о высоком профессионализме работника. Стоит организатору лишь один раз опоздать на мероприятие – и его репутация будет испорчена, доверие к нему утрачено, а команда и участники станут позволять себе халатное отношение к проекту.
5. Скорость
Время перед мероприятием пролетает как одна секунда, поэтому просто необходимо, чтобы площадка, приглашенные звезды и ведущие были полностью подготовлены и проинструктированы в день проведения, а все детали проекта были уже улажены и оговорены. Для того чтобы быть спокойным хотя бы за техническую сторону мероприятия, стоит провести генеральную проверку хотя бы за два часа до его начала. Event-менеджер обязан быть общительным, активным, постоянно контролировать ситуацию, мгновенно решать возникающие вопросы и быстро реагировать на непредвиденные сложности. Хочется разорваться на несколько частей? Ускоряйтесь!
6. Постоянное обучение
Учитесь, учитесь и еще раз учитесь. Процесс развития не должен останавливаться, ведь именно оставаясь в курсе самых последних тенденций и новостей из самых разных сфер, вы повышаете собственную квалификацию. Стремитесь первыми узнавать веяния моды, находить самых лучших подрядчиков, запоминающихся артистов, креативных стилистов и записывать все необходимые контакты. Ваш ежедневник должен пестрить новыми записями и идеями — только так можно идти в ногу со стремительной event-индустрией.
Учитесь у лучших: посещайте лекции, мастер-классы, презентации и семинары по событийному бизнесу и интересуйтесь всем на свете. Предупрежден – значит вооружен в наш век информационного бума, когда владение информацией означает уже полпобеды над остальными конкурентами. С другой стороны, никто не отменял взаимопомощь и доверие, и, помогая своим конкурентам сегодня, вы можете рассчитывать на руку помощи завтра.
Прежде всего стоит оставаться человеком и не стремиться перегрызть глотку всякому, кто вздумал встать у вас на пути. Задумайтесь: чем может быть одинаково полезно вам обоим знакомство друг с другом? Чем можно поделиться? Что приобрести? Налаживание деловых контактов, в конце концов, –основа современной бизнес-дипломатии.
7. Внешний вид
Не оставайтесь «сапожником без сапог»: следите за деталями своего образа, имиджа и репутации. Личный бренд выстраивается точно так же, как и бренд продукта или компании, – неповторимый стиль в одежде, вкус, ухоженность, поставленная речь, опрятность, харизматичность и позитивный настрой сослужат вам верную службу. Как показывают исследования, на подсознательном уровне люди больше прислушиваются к мнению внешне привлекательного человека. Ваши советы будут иметь особую ценность в глазах окружающих, если вы позаботитесь о собственным внешнем виде и не будете упускать из виду ни малейшей детали.
Будьте всегда на шаг впереди клиента. Определяйте его цели и задачи, которые он хочет реализовать. Думайте об итогах своей работы. Вдохновляйте и вдохновляйтесь, ищите новые идеи и расширяйте горизонты. Забудьте об ограничениях, штампах и шаблонах, стремитесь к гармонии и целостности, пристально всматривайтесь в мелочи, так как из них и состоит окружающий нас мир. Тщательно подбирайте и развивайте участников своей команды, чтобы в дальнейшем ее действия были слаженными, а результаты работы — впечатляющими. Не только доверяйте, но и проверяйте. Совершенствуйте навыки для того, чтобы стать лучшим. Любите свою работу и выкладывайтесь на сто процентов — и вы всегда будете чувствовать отдачу.
Кто такой event-менеджер и как им стать
Это вам не Data Science! Можно быстро войти в профессию, за год прокачаться в ней и получать до 150 тысяч рублей в месяц.
У любого мероприятия — и дня рождения, и бизнес-конференции — есть организатор. Чем больше мероприятие, тем сложнее организация: много задач, нужны помощники, растёт ответственность… С развитием индустрии событий появилась профессия event-менеджера — творческого многозадачного специалиста с крепкими нервами.
Чтобы стать event-менеджером, не нужно высшее образование. Если вы когда-либо организовывали семейный праздник или собственную свадьбу, то немного познакомились с этой профессией. Достаточно изучить все нюансы специальности и попрактиковаться на реальных событиях, и тогда вы сможете устроиться на работу в event-индустрию. В статье я рассказываю, как это можно сделать, и привожу примеры из своего опыта.
Редактор, хозяйка интернет-магазина кофе. Пишет о SMM, электронной коммерции и блогосфере. Помогает предпринимателям разобраться с маркетингом.
Я организовала своё первое мероприятие, когда работала PR-менеджером в агентстве интернет-рекламы, — это был «Байкальский интернет-форум 2012» в Иркутске. Задач у форума было две — познакомить предпринимателей с инструментами продвижения в интернете и сформировать имидж агентства, которое успешно ведёт рекламные кампании.
По неопытности я взяла на себя все функции организатора: продавала билеты, вела страницы в соцсетях, работала со спонсорами, спикерами, волонтёрами, СМИ, фотографами, типографией. За неделю до форума я перестала спать — столько дел нужно было успеть сделать одной! Это была моя самая большая ошибка.
На форум пришло 300 человек — было невероятно сложно одновременно делать кучу дел. К следующему году я взяла себе помощников, а ещё через год — нашла коллегу, с которой организую форум до сих пор. Мы поделили функции между собой и прекрасно справляемся, привлекая волонтёров — студентов, которые получают опыт и могут работать в ивентах. Сегодня «Байкальский интернет-форум» — самостоятельная конференция, которую ежегодно посещает 400–500 человек, а мы зарабатываем на продаже билетов и спонсорских пакетах.
Где работают event-менеджеры и сколько они зарабатывают
Event-менеджеров могут искать в агентства, которые занимаются мероприятиями, или в штат крупных компаний. Специалист также может начать своё дело — организовывать собственные ивенты или любые другие на заказ.
Судя по вакансиям HeadHunter в ноябре 2020, зарплата организатора мероприятий может колебаться от 30 до 150 тысяч рублей в месяц. Сумма зависит от опыта и объёма работ: так, новичкам могут платить всего 20–30 тысяч. Но бояться этого не нужно, потому что уже на первых мероприятиях можно получить серьёзный опыт и стать специалистом.
Менеджеры, отвечающие за подготовку мероприятий, нужны в разных сферах:
По запросу «Менеджер по организации мероприятий» можно найти и других специалистов, в обязанности которых входит event-менеджмент. Из текстов вакансий видно, что такие навыки нужны PR-менеджерам и маркетологам, HR-специалистам и продажникам. Они могут организовывать бизнес-завтраки, промоакции, тренинги, выставки, конференции, корпоративное обучение или праздники. Опыт с ивентами — дополнительный плюс в резюме таких специалистов.
В чём особенности работы event-менеджера
Исходя из цели, event-менеджер продумывает концепцию будущего события. Оно может пройти в формате конференции, выставки, вечеринки или даже выездного тура; совмещать официальную часть и отдых; быть бесплатным для участников или наоборот.
Одну и ту же задачу можно решить разными способами. Например, однажды, чтобы начать продажи квартир, мы проводили конкурс на название для нового микрорайона. В течение месяца работали над его освещением в СМИ, принимали варианты от участников. Итоги подвели прямо на фоне стройки, где организовали гостям экскурсию, показали планировки домов и квартир, и в конце торжественно перерезали красную ленточку в честь открытия. Победитель получил сертификат 500 тысяч рублей на покупку новой квартиры.
Запуск продаж можно было организовать и по-другому. Например, собрать на стройплощадке блогеров и провести для них тур, представить новый микрорайон на ежегодной ярмарке недвижимости, организовать промоакцию в популярном торговом центре. После мозгового штурма с командой мы выбрали концепцию с конкурсом, потому что она позволяла бесплатно попасть в СМИ и гарантированно привлечь внимание людей за счёт крупного приза.
На Астанинском экономическом форуме в 2018 году я курировала работу digital-подрядчика, который отвечал за продажу билетов и охват бизнес-аудитории Казахстана и стран-участниц форума. Вместе мы запустили сайт, оформили страницы в соцсетях, наполнили их контентом и запустили платную рекламу. Как заказчик я контролировала сроки, собирала для сайта нужную информацию, следила за результатами. Здесь пригодился мой опыт в маркетинге — очень важно разговаривать с подрядчиком на одном языке, только так может получиться действительно эффективное сотрудничество.
Event-агентства могут брать на себя мероприятие под ключ, если у компании-организатора нет собственного отдела или менеджера или событие запланировано в другом городе. Работая в агентстве, ивентщик брифует клиентов (выясняет цели и бюджет мероприятия), а затем предлагает возможные концепции, составляет коммерческие предложения и проводит переговоры.
Дальше составляется смета события и начинается сама организация:
В день мероприятия event-менеджер (один или с коллегами) контролирует работу сотрудников и подрядчиков, занятых в организации процесса, и оперативно решает возникающие проблемы.
Как стать event-менеджером
Event-менеджер — одна из немногих профессий, в которой можно сначала себя попробовать, а потом уже решить, подходит она вам или нет. Для этого достаточно поработать волонтёром или стажёром на одном или нескольких мероприятиях — посмотреть, как устроена работа команды организаторов изнутри, «примерить» на себя роль ивентщика.
Помощники всегда нужны на крупных событиях: от городских и государственных (например, на Московском полумарафоне или Чемпионате мира по футболу) до коммерческих (например, на мероприятии The Village или Московском цифровом форуме).
Несколько советов, как организовать волонтёрство или стажировку:
Учиться event-менеджменту можно на своих ошибках, но лучше всего — у практиков индустрии: они знают о мероприятиях всё и помогут избежать провалов, это сэкономит время и нервы.
Кто такой event-менеджер, чем он занимается и как им стать
Здравствуйте, уважаемые читатели и читательницы!
Все мы любим праздники. Нам нравится участвовать в них, веселиться, получать подарки и свою порцию позитивных эмоций. А вот организовывать мероприятия любит не каждый, да и не у всех это получается. Поэтому и нужны event-менеджеры – короли вечеринок. Но не обманитесь названием. Эту профессию сопровождает ряд минусов, а не только безудержное веселье. Взять хотя бы только тот факт, что в 2016 году эта специальность заняла 5 место в рейтинге самых стрессовых профессий.
Кроме того, большинство людей и не знает, что есть такое направление деятельности, а если кто и слышал, то, скорее всего, имеет неправильное представление о работе этого человека. Поэтому сегодня мы проведем обзор профессии, узнаем, кто такой event-менеджер, чем он занимается, какие требования предъявляют к нему работодатели, плюсы и минусы специальности и как им стать.
Особенности деятельности event-менеджера
Event-менеджер – это “настройщик” событийного механизма. Говоря простыми словами, это человек, который организует и несет ответственность за различного рода мероприятия. Это могут быть спортивные, деловые или торжественные события, заказанные целыми компаниями или частными лицами. Исходя из сути деятельности специалиста, его еще могут называть менеджером по мероприятиям или событийным менеджером.
Но не думайте, что его работа – это сплошной праздник и веселье. Организовывать мероприятие и участвовать в нем – разные вещи. У event-менеджера, бывает, и минутки нет отдохнуть, не говоря уже о том, чтобы веселиться. Наоборот, он должен следить, чтобы все остальные присутствующие хорошо проводили время, невзирая на отсутствие собственного комфорта и усталость.
Специалист должен разработать концепцию, придумать сценарий, договориться с другими компаниями и отдельными специалистами об участии, например, с фотографами или поварами, и сделать мероприятие идеальным.
Конечно, создать вечеринку для друзей и знакомых не так сложно, особенно если участников не так много. А вот для незнакомых людей организовать торжество, да еще и угодить каждому, достаточно тяжело. Надо иметь гибкость и умение подстраиваться под любого человека и ситуацию.
Но различные компании, специализирующиеся на организации праздников и мероприятий, берут на себя это нелегкое дело. В них чаще всего и работают event-менеджеры. Они заботятся о том, чтобы их клиенты не думали о трудностях создания праздничной атмосферы, а просто наслаждались торжеством.
Event-менеджеры не просто продумывают декор зала, развлекательную программу и общее настроение, но еще и берут на себя заказ еды и напитков, да и вообще все мелочи, которые понадобятся на мероприятии.
Некоторые специалисты работают отдельно от компаний. С ними можно договориться индивидуально.
Торжества, которые может организовать менеджер по мероприятиям:
Часть торжеств можно отнести к PR-акциям. Их цель либо улучшение имиджа предприятия, либо повышение сплоченности коллектива, т. е. тимбилдинг. В этом случае специалисту необходимо осветить событие в прессе, что ведет за собой привлечение СМИ и медиаспонсоров.
Кроме этого, ивент-менеджер приглашает ведущих, музыкантов и певцов, дизайнеров, осветителей, официантов, поваров и остальных специалистов. Он же и контролирует их работу. Также в обязанности event-менеджера входит заключение договоров с гостиницами, бизнес-центрами, ресторанами, концертными залами, типографиями, фирмами, предоставляющими оборудование и транспорт. Расчет бюджета тоже на нем.
И одна из главных задач работника – разработка концепции торжества. Необходимо учесть все пожелания заказчика, проявить креативность и понять целевую аудиторию.
Ивент-менеджер может трансформироваться сразу в нескольких специалистов, исполняя их обязанности. Профессии, которые тесно связаны с деятельностью организатора мероприятий:
А теперь поговорим о том, кем ивент-менеджер не является. Его часто путают с некоторыми другими специалистами. Давайте разбираться, с какими именно.
Во-первых, это организатор свадеб. Чаще всего именно с этим человеком путают event-менеджера. Да, ивент-менеджеры могут организовывать и свадьбы, но это особый тип торжества, где требуются свои методы. Управленческие и организаторские способности, креатив и нестандартный подход к задачам присущи обоим работникам. А вот, например, навыки пиарщика или продажника необязательны для специалиста по организации свадеб, а для ивент-менеджера эти пункты крайне важны.
С другой стороны, работа wedding-менеджера более личная. Этот специалист может и предсвадебный мандраж невесты устранить, и с танцем новобрачных помочь. Поэтому между этими двумя профессионалами мы не ставим знак равенства.
А во-вторых, ивент-менеджера могут принять за сотрудника места проведения мероприятия или кейтерингового агентства. Он сотрудничает с этими компаниями, а не трудится в них.
Также отмечу, что работа event-менеджера – долгий и упорный труд. Если вы организовывали вечеринку для друзей, банкет с партнерами для вашего начальника или мероприятие для футбольной команды брата – это еще не делает из вас профессионального специалиста.
Обязанности специалиста
Event-менеджмент – это симбиоз творчества и организационного процесса. Творчество заключается в создании концепции, атмосферы, придумывании развлечений и декора. А организация всей деятельности, контроль за выполнением обязанностей нанятых специалистов – это и есть вторая часть работы менеджера по мероприятиям.
Конечно, в крупных компаниях по организации торжеств есть специалисты, которые отвечают за креатив, и есть те, кто занят организацией. Но мы поговорим обо всех обязанностях event-менеджера в целом.
Задачи и функции специалиста:
Навыки, знания и личные качества профессионала
Менеджер event-проектов – это энергичный и общительный человек, обладающий креативной жилкой, работоспособностью и имеющий крепкую нервную систему. Теперь обо всем подробнее.
У event-менеджера должны быть следующие профессиональные навыки:
Кроме этого, специалист должен быть на связи 24/7, не бояться нестандартных задач и форс-мажоров, которые всегда случаются в самый неподходящий момент.
Личные качества, которыми должен обладать ивент-менеджер:
А вот когда не стоит выбирать профессию менеджера по организации мероприятий:
Возможная заработная плата
В среднем заработная плата менеджера по организации торжеств находится на уровне от 40 000 до 150 000 руб. В Москве и Санкт-Петербурге доход выше – от 50 тыс. до 200 тыс. руб. В регионах, наоборот, ниже – 35–100 тыс. руб.
Заработная плата зависит и от компании, в которой работает специалист. Если это крупное рекламное агентство или фирма по организации праздников, то и заказчики будут платить больше. Самостоятельным специалистам трудно выйти на высокий доход, только если они не достаточно известны в своих кругах.
Для многих специалистов зарплата сезонная, т. е. большинство мероприятий устраивают в честь крупных праздников или событий. Например, Новый год или выпускной бал в школе или университете.
Претендентам на высокую заработную плату необходимо иметь внушительное портфолио, положительные отзывы от прошлых заказчиков и опыт работы от 3 лет.
Плюсы и минусы профессии
Хоть внешняя оболочка профессии и кричит о вечном позитиве, атмосфере праздника и веселья, но на самом деле, как и везде, event-менеджер испытывает на себе и букет недостатков работы.
Но начну с положительных моментов:
И негативные стороны:
Как стать event-менеджером
Для того чтобы начать работать по этой специальности, необходимо обладать рядом навыков и знаний, т. е. надо пойти учиться. И тут возникает вопрос: “А где учиться?”
Какие есть варианты обучения:
Многие работодатели в первую очередь смотрят не на образование и “корочки”, а на опыт работы. Поэтому хорошо, если у специалиста к моменту отклика на вакансию будет хотя бы какой-нибудь опыт в организации мероприятий. Кроме этого, менеджеру по организации торжеств необходимо владеть английским языком.
Работать также можно в компаниях, которые не организуют праздники, а нуждаются в них сами. То есть там, где нужен специалист по организации внутренних корпоративных мероприятий, семинаров или конференций для презентации новых товаров. Либо непосредственно в агентствах, специализирующихся на проведении мероприятий. Или можно открыть собственную фирму, но это в большинстве своем подходит уже для опытных event-менеджеров.
Заключение
Ивент-менеджмент – это особая и очень интересная, но вместе с тем сложная сфера деятельности. Специалисты, которые работают над созданием праздников и торжеств для других людей, востребованы сейчас на рынке и получают вполне достойную заработную плату.
Правда и минусов не избежать. Особенно хочется выделить высокий уровень стресса, что не каждый выдержит, ненормированный рабочий график и вероятность столкновения с людьми различных характеров и мировоззрений.
Если вам понравилась эта профессия и вы подходите к ней по всем пунктам, то записывайтесь на курсы или попробуйте устроиться помощником менеджера. Главное – не бойтесь начать.
Профессия «Организатор мероприятий»
Предисловие: по причине некой стагнации сайта, хотелось бы начать серьезную серию авторских постов. Проект может послужить не только приятным утренним чтивом за завтраком, но и просветительской литературой для подрастающего поколения, которое не слышало о хэдхантере, силе соотношения знание-опыт, опыт-оплата труда. Самое главное – не слышало о невероятном разнообразии профессий и должностей.
Тысячи выпускников вузов, получив заветный диплом, не имеют ни малейшего представления, кем они хотят стать, читать «работать». И только для самых пробивных слова «стать» и «работать» тождественны.
Представления выпускников о профессиях все еще традиционны – это «преподаватель», «врач», «программист», «кондитер», «летчик» и так далее. Под каждой из этих профессий скрывается с десяток узких специальностей, и только 1-2 будут подходить конкретному специалисту. А ведь есть еще та, какая-то странная профессия, которая они не знают, как называется, но когда по телевизору или в кино показывают, там все весело и дружно сидят и сочиняют слоганы. Ну, как в фильме «99 франков». Или вон есть там за сценой на концерте какие-то ребята, что-то делают, вроде как работают. И Марина Петровна каким-то образом привозит огромное количество американских туристов на теплоход, сидит с ними за столиком в ресторане, общается. Это что за работа такая? Где такому учат?
Одним словом, как мне заниматься тем, чем я хотел заниматься с самого детства? Теми странными вещами, которыми не учат в вузе, а когда спрашиваешь преподавателей, они разводят руками.
В какой-то прекрасный вечер я посмотрела фильм «Выпускник» с Дастином Хоффманом. Тот самый, в котором Миссис Робинсон. Вы знаете, что люди очень по-разному трактуют концовку фильма? Я смотрела его позже с подругой, которая, глядя на уезжающих в автобусе главных героев, улыбалась. Для нее концовка была романтичнее некуда. Меня же «Выпускник» заставил действовать – я не могла себе представить что-то хуже, чем слоняться по родительскому дому, без работы, без опыта, без профессии. Когда тебя спрашивают – ну, что дальше? А ты еще не решил. Фильм «Выпускник», он о безысходности. И в конце, когда герои едут в автобусе, на их лицах так и видно понимание, что они только что натворили какую-то фигню и теперь сами не поймут, что делать дальше.
Я не хотела быть «выпускником», поэтому у меня была «моя» профессия еще до гос экзаменов. Не журналист, преподаватель, переводчик, а то, что я хотела.
Если вы родители, то советую вам как можно раньше познакомить детей с сайтом хэдхантер. С названиями специальностей, требованиями к резюме, а самое главное – требованиями к соискателям.
Изначально я искала работу в концертной деятельности. Была готова даже переехать в Москву, если бы меня взяли хотя бы стажером в компанию типа SAV Entertainment. От работы в клубах меня отговорила знакомая, резюме в ведущее концертное агентство города отклонили (причем, и в последующие разы, когда резюме было уже с большим опытом работы). Попалась одна единственная вакансия – организатор мероприятий. Компания крутая (как впоследствии выяснилось, одна из лучших, если не лучшая). Почему взяли: ожидаемая зарплата – 20 тысяч рублей. Все, кто удивится, поверьте – для зеленого сотрудника, который не умеет чуть меньше, чем ничего – это красная цена. Другие причины сложно назвать – одни соискатели на собеседовании нравятся, другие – нет. Видимо представления работодателя о соискателе и мои представления о работе совпали. Спросили, когда я готова начать. Я сказала – сейчас. Работала я в тот же день, вернее вечер. Поехала с одним из руководителей на презентацию машины. Помогала раздавать подарки, приглядывала за кейтерингом, гладила кимоно.J Все начинается с очень малого и доходит до серьезных масштабов.
Теперь самая суть поста – работа организатора мероприятий. Я пользуюсь русским названием профессии, потому что 80% не понимает, что такое event manager, producer или, о боже, mice manager (об этом позже). Разберем типичную вакансию с хэдхантера на должность организатора. Требования стандартные у всех агентств. Разберем то, с чем столкнется новичок (оригинальный список требований взят с хэдхантера и выделен курсивом):
Поиск и привлечение клиентов/партнеров. – Вообще, это задача аккаунт-менеджера. Если в вакансии есть такое требование, то агентство очень маленькое – вам придется и делать проекты, и заниматься клиентом. Совмещать эти две обязанности может только очень опытный менеджер.
Поддержка и развитие клиентской базы – Задача ньюбиза/аккаунта (менеджер по развитию бизнеса и привлечению клиентов)
Проведение встреч и переговоров, согласование условий и параметров предложений. – Менеджеры часто ездят на встречи с клиентом, но все же в 90% случаев в сопровождении аккаунт-менеджера.
Составление коммерческих предложений (разработка планов мероприятий, полный расчет стоимости) – а вот это 50% вашего времени. Привет, excel.
Консультирование клиентов по вопросам, связанным с организацией и проведением мероприятий – опять же, аккаунтинг. Однако, эту задачу иногда также передают менеджеру.
Высшее образование – здесь несколько вариантов: диплом по маркетингу, по пиару, рекламе, режиссуре. Однако, специфики этой профессии не передает ни одна профессия.
Опытный пользователь MS Office, Internet. – Явно необходимо заменить на «Опытный пользователь Excel». Поверьте, я мыслю сметами J Судя по тому, что вакансия свежая, требование к знанию офиса и интернета немного смешны.
Опыт активных продаж – приветствуется – это ньюбиз!
Умение работать в коллективе – очень важно, ваш коллектив будет вашей семьей
Обучаемость.- нужно принять то, что вы очень мало знаете и умеете. Будет много критики, но она будет нацелена на ваше развитие
Широкий кругозор. – Скорее, креативность, поиск новых фишек, заинтересованность в жизни. Никому не интересен организатор, который предлагает их мероприятия в мероприятие одно и то же, просто потому что не знает ничего нового.
Если вы видите, что заработная плата не указана и в вакансии о ней вообще ничего не сказано – отправляйте резюме. Вполне возможно, что руководитель захочет вас взять и обучить всему с нуля.
Допустим, вас взяли. Обрисовали радужные перспективы. Запомните, что вся эта радуга для тех, кто готов работать. «Не столько удачи, сколько пахоты». Это слова организатора сочинской олимпиады 😉
Работа организатора не знает графика 9.00-18.00. Звонить могут в любое время, особенно во время реализации проекта. Также в клиентах может быть завод, который работает с 7.30 до 16.00. Либо Владивосток.J Либо, если вы уже крутышка, США. J Очень важно научится не дуться, не воспринимать это в штыки. Хорошие компании заботятся о сотрудниках и корректируют им расписание, поощряют.
Загрузка менеджера очень важна, если она слишком высокая, то менеджер может совершить ошибку. А ошибки в этой профессии всегда завязаны на очень больших деньгах. В своем первом агентстве я могла в течение дня заехать в OBI за реквизитом, поехать на встречу с клиентом, заехать в офис написать сценарий, поехать вечером на мероприятие – свое или чужое. Питалась кейтерингом. Может показаться безумной суматохой, но я любила эту часть. Во время такой работы вы знакомитесь с кучей самых интересных людей города – лучшие фотографы, музыканты, режиссеры. Ваша телефонная книжка пестрит известными именами. Но следует также запомнить, что вы работаете с этими людьми, они оценивают вас за ваш профессионализм, следуют за вами. Работа организатора требует предельной точности и просвещенности. Вы несете ответственность за техническую группу от 15 до 100 человек и еще за те 500 гостей, которые захотели после юбилея компании прыгнуть в речку.
Проект. Набравшись опыта, я понимаю, что самое главное для организатора мероприятий – это грамотный аккаунт-менеджер. Аккаунт-менеджер – это человек, который продает проект. Это человек, который доказывает клиенту, что вы именно те, кому нужно отдать проект. Это ваш добытчик. Он может принести вам диетическое блюдо, либо сочный пряный шашлык.
С чего начинается работа на проекте. Аккаунт-менеджер приносит вам свежий, хрустящий бриф (техническое задание) = список того, что и когда хочет клиент, переведенный на ваш язык. Например, одна из реплик: «400 детям в парке нужно показать такой-то ролик». Грамотный менеджер знает, как это можно сделать. Грамотный аккаунт-менеджер знает, как обосновать клиенту, что это нельзя сделать за 20 тысяч рублей. Нет, за 30 тоже нельзя.
Берем бриф, открываем excel. Параллельно креативщик открывает power point, чтобы написать концепцию мероприятия, «рассказать» клиенту, что тот сможет увидеть за те деньги, которые готов предложить. Именно на этой стадии можно увидеть тот самый момент из 99 франков – создание слогана мероприятия, идеи и фирменного стиля. Этот момент называется «мозговой штурм» или «давайте вместе поштормим». Если мероприятие несложное, то менеджер сам пишет и «обсчитывает» концепцию. Если мероприятие очень сложное, то к работе привлекается режиссер-постановщик.
Обычно предложение подготавливают за неделю. Если задание дали за 2-3 месяца до сдачи, ждите, что его 42528975 изменят и переделывать придется опять-таки за неделю, а то и за 2 дня (субботу и воскресенье, ага).
Сдали проект, ждем ответ. Варианты ответа: да, берем, приступаем (10%), да, берем, приступаем, но втрое дешевле сделайте и добавьте нам хэдлайнера (70%), не берем, мы сделаем это сами (10%), не берем, агентство Пупкин и Ко сделает нам дешевле, а слоган и фирменный стиль и что вы там еще проработали мы возьмем, ну просто потому что законами об авторском праве никто не защищен (10%). Опытные организаторы знают, что есть еще несколько очень неприятных вариантов.
Что же мы делаем, если проект взят. Берем все, что у нас понапёсано, и активно всем звоним-договариваемся. Далее – тонкости реализации, коих куча. Дни и ночи без сна перед проектом, ночной монтаж, дневной ливень и вся остальная романтика.
Это тяжелая работа, но моменты, когда вы стоите за сценой, а перед вами танцует целое поле людей – бесценны. Вы получаете огромный заряд позитива и энергии. Негативные моменты забываются, потому что вы подарили людям настроение.
Виды мероприятий. В начале статьи я писала об инязе, репетиторстве и переводе. Это мои основные и очень сильные навыки. Я пока не встречала организатора со знанием такого количества иностранных языков. Поэтому когда я начала работать днями и ночами в ивенте, отсутствие практики языка стало очень большим минусом. Немного разобравшись в профессии, я узнала о зарубежных мероприятиях – Meeting Incentive Corporate Event, короче – MICE. Такую работу найти очень сложно, особенно если у вас нет опыта в зарубежных мероприятиях (замкнутый круг, да).
Из-за отсутствия языковой практики я уволилась из своей первой компании. Было трудно, становилось очень скучно, работа в туристической компании разительно отличалась от того, к чему я привыкла. Бывший руководитель привлекал к проектам, звал назад, но раз уж ты один раз ушел. А вот теперь начинается самое интересное – знакомства. Если вы хороший специалист, то знакомые о вас говорят. Меня порекомендовали в очень амбициозное московское агентство. С очень высокими требованиями, высокой зарплатой и выгодными условиями. Не бойтесь не соответствовать абсолютно всем требованиям работодателя. В моем случае требованием было «от 3 лет работы в сфере». 3 лет не было, был почти год, но был также огромный список проделанных за этот год проектов. Меня взяли после первого очень долгого собеседования. Второе решили не проводить. А через месяц работы дали в руки мой первый зарубежный проект.
Об оплате труда. Я писала выше о стартовых 20 тысячах. На тот момент я была еще студенткой без диплома. Зарплата в организаторском бизнесе немного отличается от обычной. Агентство выплачивает ставку (те же 20,30, 40 тысяч) и платит бонусы за реализацию проектов. Ивент-менеджер как раз на бонусы и кормится. Смысла расписывать бонусы в цифрах нет, они разнятся от проекта к проекту. Но ваша оплата зависит от того, что вы умеете. Есть ребята, которые организуют все одни, под ключ. Есть целые маркетинговые агентства-полигоны, в которых задачи расписаны на каждого человека и прибыль с проекта делится на 5-6, а то и большее количество человек. Вывод один – хороший менеджер очень хорошо зарабатывает.
Виды специализаций в организации мероприятий, с которыми пришлось столкнуться: event (общие событийные мероприятия – корпоративные мероприятия, частные праздники), свадьбы, b2b (деловые мероприятия), btl (промо-акции), mice (зарубежные выездные или просто выездные мероприятия, например, из Москвы в Питер, на Байкал и т.д., сюда же входят поощрительные поездки победителям акций), детские праздники, концерты, шоу.
Где учат: скорее нигде. Учатся с опытом. Есть компании, которые требуют профильное образование в сфере пиара. Я знаю людей, которые работают в ивенте с 16 лет и уже сейчас за их плечами опыт организации крупнейших фестивалей мира. Образование какое-то. Самое лучшее, что слышала и что кажется уместными – специальность режиссер-постановщик (если вы хотите делать шоу), ну и маркетинг и реклама (если вы нацелены рекламировать продукт клиента и делать промо события).
В концертной и фестивальной деятельности я себя пока никак не реализовала. Если кто-то из вас занимается подобными вещами, то я с интересом вас почитаю, так как одна из причин, по которой я пока не рвусь в концерты – деньги. Ивент предлагает большие деньги, постоянную загрузку проектами, концерты – не знаю. Геморроя они, явно, предлагают больше. J Но я же авантюрист, меня все равно туда тянет.
Где еще почитать – event.ru. Это как adme для организаторов, залипаешь надолго.
Если у вас есть вопросы по профессии, буду рада ответить.
