что делает личный секретарь
Личный помощник руководителя: обязанности и требования
Главный ресурс любой организации – ее сотрудники. Именно они способствуют росту и процветанию производства. Грамотные начальники ценят своих работников. Среди прочих значимых должностей, особенно выделяется помощник руководителя. Обязанности и значение которого трудно переоценить. Это правая рука и главный советник, организатор мероприятий и координатор встреч. Без хорошего ассистента топ-менеджеру будет очень сложно управлять предприятием.
Отличительные особенности и специфика деятельности ассистента
Нет такой должности, которая была бы столь противоречива и неоднозначна по требованиям, как помощник руководителя. Обязанности сотрудников занятых этим видом деятельности включают в себя довольно много пунктов. Кроме того, личных ассистентов часто путают с секретарями или офис-менеджерами. Это хоть и схожие, но разные виды деятельности.
Функциональные обязанности помощника руководителя:
Этот список гораздо шире и секретарских, и администраторских обязанностей. Однако специфика с которой сталкивается сотрудник на должности «личный помощник руководителя», обязанности и нюансы деятельности будут разными у разных работодателей.
Бывает так, что это, в основном, секретарская работа. Либо ассистент занят исключительно обеспечением комфорта и порядка у начальника. Некоторые помощники являются полноценными заместителями и имеют в подчинении своих сотрудников.
Профессиональные запросы работодателя к кандидату на должность «помощник руководителя», обязанности и требования к образованию
Требования к базовому образованию и опыту работы будут отличаться, в зависимости от представлений руководства. Чаще всего данную вакансию рассматривают как стартовую в карьере. Однако серьезный топ-менеждер будет искать себе в ассистенты человека с определенным профессиональным и жизненным опытом.
Минимальное требование – среднеспециальное образование, связанное с администрированием или юриспруденцией. Кроме этого, работодатели ожидают от соискателей следующих профессиональных качеств:
Это минимум требований к претенденту на должность «личный помощник руководителя». Обязанности также могут быть дополнены, в зависимости от сферы деятельности организации. На некоторых предприятиях обязательным условием приема на такую работу считается профильное или смежное образование. Кроме того, большим плюсом считается дополнительное бизнес-образование или курсы повышения квалификации.
Требования к личным чертам ассистента
Кроме профессиональных, к ассистентам топ-менеджеров предъявляют ряд личностных требований. Специфика должности «помощник руководителя», обязанности и особенности работы предполагают особый склад характера.
Это лишь основные, базовые черты характера, необходимые каждому помощнику руководителя для успешной профессиональной деятельности. Но самое главное личностное требование – темперамент и особенности поведения шефа и ассистента не должны диссонировать, а в идеале дополнять друг друга.
Общие обязанности помощника руководителя
Ассистент работает непосредственно с руководством организации, выполняя и личные поручения, и профессиональные обязанности. Они обычно включают в себя:
Дополнительные обязанности ассистента руководителя организации
Личный помощник руководителя с дополнительными обязанностями и функциями – самая распространенная вакансия для этой сферы деятельности. Чаще всего руководство ищет довольно многопланового сотрудника, способного к расширению обязанностей.
Наиболее частые дополнительные обязанности, это:
Режим работы личного ассистента
Одна из основных особенностей данной деятельности – зависимость продолжительности рабочего времени работника от руководства. Конечно, нормативно прописан трудовой день восемь часов. По факту же ассистенты сопоставляют свой режим с начальством.
Эта «размытость» рабочего времени, и необходимость всегда поддерживать связь с руководством, зачастую отпугивает выпускников от этих вакансий. На самом деле, трудиться приходится не больше чем в любом другом месте. Просто время отдыха и работы становятся непостоянными.
Должностная инструкция помощника руководителя
Структура должности «помощник руководителя», обязанности, требования к образованию и опыту работы должны быть прописаны в должностной инструкции. Это документ, обеспечивающий прозрачность требований руководства и легкий контроль за исполнением обязанностей работника.
Должностная инструкция носит нормативный характер и обязательна к исполнению. В этом документе прописываются все тонкости работы помощника руководителя. Это практически руководство к действию. Документ включает в себя не только обязанности, но и права, ответственность и особенности решения трудовых споров.
В связи со спецификой деятельности помощника руководителя, к составлению его должностной инструкции надо отнестись с особым вниманием. Обязательно следует прописать особенности работы, нюансы организации времени труда и отдыха, компенсации за переработки.
Следует отличать должностную инструкцию ассистента от того же документа на должность «помощник руководителя проекта». Обязанности последнего часто временные, как и сама работа.
Кроме того, в должностной инструкции следует четко прописать название должности. Чаще всего указывают «секретарь», «секретарь-референт», «менеджер по направлению». Внимательно следите за тем, чтобы эта запись соответствовала действующим нормативным актам и была актуальна.
Что указать в резюме помощника руководителя
Должность личного ассистента – прекрасный старт для карьеры выпускника. Таким образом, можно получить свою первую работу и получить ни с чем не сравнимый профессиональный опыт. Однако и для соискателей с опытом эта вакансия может показаться интересной. Особенно если вы планируете сменить сферу деятельности.
Зная основные обязанности помощника руководителя, резюме составить не сложно. Данный документ предполагает, что вы ознакомились с теоретической частью вопроса и готовы приступить к работе. Внимательно изучите требования к соискателю и приступайте к написанию текста.
Данные, которые необходимо указать в резюме на соискание вакансии «ассистент» или «личный помощник руководителя»:
Правильно составленное резюме не останется без внимания работодателя.
Обязанности помощника руководителя подразделения
Обычно соискатели ищут работу личного ассистента руководителя. Но проще начать продвижение в данной карьерной нише, с должности «помощник руководителя отдела продаж». Обязанности этого сотрудника не так объемны, но опыт и перспективы несравнимо больше.
Основное отличие ассистентов руководителей подразделений в их более специфической и узконаправленной деятельности. Они выполняют работу, связанную с определенным направлением производства или управления. Этот опыт бесценен для дальнейшего продвижения по карьерной лестнице.
Обязанности помощника руководителя подразделения включают в себя все тоже, что и таковые у начальника предприятия. Но есть и особая специфика:
Перспектива карьерного роста личного ассистента
Молодые люди рассматривают эту должность как старт карьеры. Однако надо различать, какого именно продвижения вы хотите. Горизонтального или вертикального? На данном предприятии, или это лишь начальная строчка в будущем резюме? От ответов на эти вопросы зависит и стратегия дальнейших действий.
Руководство ценит хороших ассистентов, и это, к сожалению, плохо сказывается на их карьерном росте. Начальник не хочет отпускать идеального сотрудника, соглашается повышать зарплату и дает дополнительные льготы – это вариант горизонтальной карьеры. Наиболее распространен среди личных помощников.
Проще всего продвинуться по карьерной лестнице в конкретной организации с должности ассистента руководителя подразделения. На такие должности часто берут именно с перспективой узнать сотрудника лучше и обучить. Если вы хотите вертикальной карьеры – то это ваш путь.
Должность помощник руководителя – не заметная внешнему взгляду, но очень значимая для организации. Грамотный ассистент способен улучшить работоспособность начальства и обеспечить, тем самым, больше прибыли предприятию.
Функции помощника руководителя
Сформулировать функции помощника руководителя в полном объёме, пожалуй, невозможно: точный список требований к соискателю на должность ассистента директора во многом определяется спецификой деятельности компании, а также зависит от субъективных предпочтений руководителя. Одно можно сказать наверняка: помощник должен стремиться к постоянному повышению своей личной продуктивности и обладать безукоризненными морально-этическими качествами, ведь он будет иметь практически неограниченный доступ не только к корпоративной, но и личной информации о высшем руководстве.
Неудивительно, что подобная вакансия достанется скорее кандидату со скромным послужным списком, но умеющему «поймать волну» шефа, чем блестящему профессионалу, не сумевшему расположить к себе руководителя при первичном знакомстве.
Кто такой «личный помощник руководителя» и чем он занимается?
Ассистентами руководителя зачастую становятся хорошие секретари, делопроизводители, офис-менеджеры, то есть сотрудники, которые переросли уровень своего непосредственного функционала, однако не имеют возможности традиционного вертикального продвижения в организационной схеме компании. Нередко помощь руководителю совмещается с выполнением других обязанностей, например, юриста или переводчика.
Роль ассистента директора в любой компании огромна: от уровня его профессионализма зависит эффективность рабочего времени первых лиц предприятия. Труд ассистента подразумевает, что гендиректор может разгрузить свой рабочий день от значительной части задач, не требующих личного участия, переложив их на помощника.
Не только у выпускников вузов, но даже у более опытных соискателей должность персонального помощника ассоциируется в первую очередь со скучной секретарской работой, однако на деле ассистент может выполнять различные административные роли.
Специфика профессии
Наверное, редкая должность сравнится по уровню противоречивости и размытости требований, как работа личного помощника, которая должна быть не столько профессией, сколько призванием.
Специфика должности «личный ассистент» такова, что невозможно заранее просчитать все нюансы, особенности, полный функционал, поскольку конкретный круг обязанностей по большей части зависит от индивидуальных потребностей работодателя. Иногда директору требуется человек, который избавил бы его от «бумажной работы», порой ассистент занят выполнением личных поручений. Некоторые директора предпочитают нанимать двух помощников для различных видов деятельности, а в крупных компаниях помощник может выполнять роль главы специального отдела и даже иметь собственных подчинённых.
Общие обязанности ассистента
Функциональные обязанности работников, занятых данным направлением деятельности, включают в себя немало пунктов:
В некоторых компаниях ассистент может отвечать за документооборот всей организации или руководить отделом секретариата.
Дополнительные функции помощника руководителя
Обычно список обязанностей бизнес-ассистента значительно шире, чем функционал секретаря или администратора. Личный помощник, на которого возлагаются дополнительные обязанности, — обычное дело для данной сферы деятельности.
Чаще всего руководителю требуется сотрудник с разноплановыми способностями и талантами. Круг обязанностей должности личного помощника может подразумевать перевод документов с иностранного языка, а также сопровождение руководителя на деловых встречах в качестве переводчика: порой на переговорах озвучивается такая информация, которую нельзя доверить стороннему лицу. На ассистента могут возлагаться заботы о бытовых потребностях директора: заказ такси, гостиничного номера, организация питания, оформление необходимых для поездки документов. Словом, каждый руководитель предъявляет свои особенные требования к кандидату на роль правой руки первого лица компании.
Профессиональные запросы к соискателю на должность личного ассистента руководителя
Профессию помощника часто рассматривают как карьерный старт, возможность получить управленческий опыт и вникнуть в практические тонкости выбранной отрасли. Молодому выпускнику имеет смысл рассматривать предложения средних организаций, поскольку серьёзный топ-менеджер наверняка предпочтёт кандидата, обладающего определённым жизненным опытом и профессиональными навыками. Впрочем, не бывает правил без исключений, иногда вакансия крупной корпорации достаётся молодым, но талантливым соискателям.
Требования к опыту и образованию ассистента
Соискатель на должность личного помощника должен обладать как минимум средним профессиональным, а лучше — высшим образованием, связанным с администрированием или (в отдельных случаях) со спецификой деятельности предприятия.
Обычно к кандидатам предъявляются следующие профессиональные требования:
Минимальный перечень требований к претенденту на должность персонального помощника может быть расширен в зависимости от размера, сферы деятельности и иных особенностей конкретной компании. Многие организации называют конкурентным преимуществом наличие у соискателя дополнительных курсов или образования по различным бизнес-направлениям.
Личные качества, необходимые помощнику главы компании
Специфика такой ответственной и многогранной профессии, как личный помощник руководителя, требует особого склада характера. Ассистент должен уметь подстраиваться под распорядок дня, психологические особенности, личные предпочтения начальника. Основное требование к ассистенту — его темперамент и модели поведения должны дополнять личность руководителя, а не вступать в диссонанс.
Помощник топ-менеджера должен обладать следующими качествами:
Однако самым главным достоинством личного помощника является безусловная лояльность и стремление соблюдать интересы работодателя.
Нормативно-правовые аспекты должности личного помощника
Квалификационный справочник относит должность личного ассистента к категории руководящих постов. Следовательно, административно-организационные обязанности ассистента расцениваются и регламентируются подобно функционалу руководства (как минимум линейного уровня).
Режим работы
Продолжительность рабочего дня личного помощника зачастую зависит от рабочего распорядка его руководителя. Строгое соблюдение прописанных в нормативных документах рамок трудового дня возможно разве что для вспомогательных должностей, вроде офис-менеджера, а помощник рангом выше обычно вынужден сопоставлять свой график с режимом начальства.
Размытость рабочего дня, а также необходимость всегда оставаться на связи и пребывать в состоянии «боевой готовности» зачастую отпугивает кандидатов, хотя в совокупности рабочие часы составляют не больше времени, чем на любой другой хорошо оплачиваемой должности. Однако необходимо учитывать, что, как на всяком руководящем посту, граница между рабочим и личным временем заметно стирается.
Должностная инструкция
Законодательство РФ не регламентирует процесс разработки должностной инструкции и не предъявляет жёстких требований к её содержанию. Поэтому большинство работодателей самостоятельно определяют круг задач и полномочий для той или иной вакансии.
Должностная инструкция представляет собой структурированное разъяснение смысла конкретной должности, этот нормативный документ содержит не только обязанности, но и права сотрудника.
Учитывая специфику деятельности ассистента, к составлению должностной инструкции следует подойти с предельным вниманием. Не стоит довольствоваться типовым образцом, который не может учесть все нюансы работы на конкретном предприятии. Кроме того, важно различать должности личного помощника и помощника руководителя проекта: обязанности последнего обычно имеют временный характер.
Советы соискателям на должность личного ассистента гендиректора
Как правило, соискатели рассматривают предложения по вакансиям личного помощника гендиректора или владельца бизнеса. Если вы не имеете должного опыта или сомневаетесь в своей способности справиться с обязанностями и функциями помощника руководителя компании, тогда, возможно, стоит попробовать начать свою карьеру с должности ассистента линейного менеджера, например, начальника отдела продаж. Пусть это не столь престижная должность, однако она даёт прекрасную возможность получить необходимый опыт.
Что написать в резюме
Прежде всего, не стоит составлять резюме из шаблонных фраз, подглядывая значение того или иного навыка в интернет-поисковике. Опытный рекрутер раскусит вас на стадии телефонного экспресс-интервью. Недостаток опыта можно компенсировать рассказом о своих личных достижениях, полезных чертах характера, профессиональных знаниях.
Следует помнить, что резюме с фотографией обрабатываются в первую очередь, однако не нужно прикреплять к документу первый попавшийся автопортрет: фото с вечеринки, в тёмных очках, слишком сильно отретушированное и с другими странностями скорее насторожит, чем привлечёт внимание к вашей кандидатуре.
Примерные пункты резюме:
Заполняя графу «Контакты» перечислите все возможные способы связаться с вами: телефон, адрес электронной почты, ссылки на страницы в социальных интернет-порталах. И, кстати, приведите страницу в порядок, так как серьёзные работодатели обращают пристальное внимание на личные странички соискателей. Почистите шок-контент, удалите сомнительные фото, избавьтесь от двусмысленных высказываний.
Карьерный рост личного помощника
Парадокс, свойственный должности личного ассистента руководителя, заключается в том, что, чем лучше показывает себя сотрудник, тем меньше у него шансов сделать карьеру. Хороший помощник обычно продвигается наверх вместе со своим руководителем. Поскольку сотрудник данной должности ценен в первую личными качествами, которым, в отличие от профессиональных навыков, обучить невозможно, директора и топ-менеджеры весьма неохотно отпускают своих помощников строить карьеру.
Впрочем, если ваш руководитель дорожит вами, он постарается по возможности компенсировать ваши неудобства: повышая зарплату, предоставляя дополнительные льготы, улучшая условия труда, подчёркивая ваш статус перед коллективом. Это называется «горизонтальная карьера»: ваша значимость увеличивается при неизменности занимаемого положения.
Заключение
Как любая профессия, должность личного помощника имеет свои плюсы и минусы. Мы уже упоминали ненормированный рабочей день; к недостаткам можно отнести также возрастные ограничения: многие работодатели предпочитают принимать сотрудников не моложе двадцати пяти лет.
Однако возможность тесного сотрудничества с управленцем высшего звена — это неоценимая возможность получить руководящий опыт, который пригодится в любой сфере деятельности, и, может быть, даже открыть собственное дело.
«Рабочий день идет, пока не заснешь»: сколько зарабатывает ассистент руководителя
В Воронеже
Героиня этого выпуска мечтала, как в фильме «Дьявол носит Prada», стать ассистентом очень важного человека и бегать по всему городу, выполняя его поручения. В итоге сменила несколько мест работы и устроилась в компанию с руководителем-экспатом. Она рассказала, чем работа с иностранцем отличается от работы с российскими начальниками, каково работать 24/7, без каких качеств не стать хорошим ассистентом и как получить максимальную выгоду от такой работы.
Это история читателя из Сообщества Т—Ж. Редакция задала наводящие вопросы, бережно отредактировала и оформила по стандартам журнала.
Выбор профессии
Я окончила Воронежский государственный университет по специальности «международные отношения». Поступать было несложно: я отличница-медалистка, у меня были хорошие баллы по ЕГЭ. Поступила на платное отделение, так как бюджетное место было только одно и, конечно, не для меня. Обучение стоило 75 000 Р в год и дорожало с каждым курсом. В итоге для работы из вуза не пригодилось почти ничего — разве что курс «Экселя» на парах по информатике.
После окончания университета я поехала в Москву. Планировала, что найду работу и останусь там навсегда. Собрала все — от носков до подушек и одеял, забила свой маленький хэтчбэк до потолка, взяла попутчика на сервисе поездок, чтобы сэкономить на бензине, и уехала.
Остальное время в Москве я потратила на собеседования. Искала вакансии, близкие к моей специальности, но их было немного, а у меня не было опыта, я из глубинки, без жилья в Москве и связей — шансов найти что-то подходящее не было. Я откликалась на сайтах по поиску работы, ходила на все собеседования, куда приглашали. В основном это были вакансии в госструктурах — например, специалист в пенсионный фонд или в МФЦ, вакансии секретаря или помощника руководителя.
Я мечтала, как в фильме «Дьявол носит Prada», носиться по всему городу и решать нелепые, но очень важные задачи.
За три с лишним месяца в Москве я посетила около 100 собеседований. В день у меня было от одной до четырех встреч — максимум я успевала посетить, только если места были недалеко друг от друга. В 80% случаев я получала отказы, в 20% — отказывалась сама из-за маленькой зарплаты, которой не хватило бы даже на аренду квартиры, или из-за странных предложений. Например, однажды я откликнулась на вакансию секретаря директора, а на собеседовании оказалось, что нужны интимные услуги. Один раз попала к мошенникам, которые обещали устроить стюардессой на борт, но с условием оплаты обучения в школе стюардесс. Еще был офис микрозаймов, где надо было выдавать кредиты под огромные проценты.
В Москве я жила у родственников за оплату коммуналки, на расходы давали деньги родители. Все, на что их хватало, — проезд в метро, печенье из банана и овсянки на завтрак и гречка на ужин.
В итоге мои ресурсы иссякли, работы не было, и мне пришлось вернуться в Воронеж. Оказалось, что там проще найти работу: через два месяца после возвращения я устроилась помощником депутата. Собеседование прошла за пять минут: руководитель задал пару вопросов, посмотрел, так сказать, на адекватность, а на следующий день я уже вышла на работу.
Меня долго не оформляли официально, зарплату давали в конверте. Мы работали с 10:00 до 17:00. Ну как работали — сидели, это же чиновничий аппарат, в 17:01 в офисе уже гулял ветер. Хотя не все депутаты ленивые и толстые — есть идейные и преданные своему делу. Но работа была очень скучная: принеси, подай, сходи в магазин. Зато научили пользоваться дыроколом и офисным МФУ.
Я проработала там ровно год — для престижной записи в резюме. Параллельно училась в магистратуре ВГУ на направлении «государственное и муниципальное управление». Когда поступала, я еще планировала жить в Москве и приезжать только на сессии, так что училась заочно.
После работы в Думе я устроилась помощником к одному крупному застройщику, там платили больше и нужно было думать головой, а не просто сидеть. Эта работа как раз была похожа на фильм «Дьявол носит Prada»: надо было носиться по всяким глупым делам, а когда прибегал, оказывалось, что это уже не нужно, делай что-то другое.
Левой рукой звони, правой пиши, носом печатай, ногой держи сумки.
И все это на нервяках, потому что шеф кипел, просто если не так стоишь или громко дышишь. Там было регламентировано, что начальник должен услышать не больше двух гудков, когда звонит тебе. Я проработала там четыре месяца, ушла на сессию и уже не вернулась.
Личный помощник руководителя: обязанности и критерии подбора
Вопросы, рассмотренные в материале:
Наверняка многие слышали о такой должности, как личный помощник руководителя. Но какие функции он выполняет и чем отличается от того же секретаря, знают немногие.
По сути, личный помощник – это главный ассистент, можно сказать, правая рука руководителя, организатор его мероприятий, без которого вечно занятому боссу пришлось бы очень туго. Если вы хотите лучше разобраться в этой профессии, узнав её плюсы и минусы, а также ключевые особенности, читайте далее нашу статью.
Личный помощник руководителя – кто это и чем отличается от секретаря
Итак, давайте определим для начала, кто же такой личный помощник руководителя. У многих может сложиться впечатление, что секретарь, офис-менеджер и личный помощник — это один и тот же человек. Естественно, обязанности данных должностей в чем-то схожи, но есть существенные отличия.
Личный помощник, или, как некоторые называют, ассистент руководителя — это не только профессионал своего дела, но еще и человек, который помнит всё и всегда до мельчайших деталей.
От правильного выбора кандидата на должность личного помощника зависит успех всего дела. Для нее подойдет человек, который сможет поставить интересы шефа выше своих собственных.
Одной из основных задач личного ассистента можно считать решение всех административных и организационных вопросов деятельности руководителя. Помощник должен сделать рабочий процесс своего босса максимально комфортным.
Далее давайте выясним основные отличия личного помощника руководителя от других административных должностей. Для того чтобы избежать путаницы, стоит четко определить виды административных позиций и их основные функции.
Бизнес-ассистент (ВА) (персональный ассистент (РА) или личный помощник) – в таком сотруднике нуждаются руководители или собственники крупных корпораций (российских и международных). Подчинение происходит напрямую генеральному директору.
Правая рука, лицо, приближенное к руководителю, составляет рабочий план на день, неделю, месяц и т. д., ведет бизнес-календарь, является связующим звеном с внешним миром. Этот универсальный человек может быть няней, домоуправляющим, туристическим агентом, прогнозом погоды. Зачастую он также выполняет некоторую работу за руководителя, естественно, результаты которой босс с легкостью присваивает себе. Обладает специальными знаниями, имеет профильное образование в той же сфере, что и руководитель. Может самостоятельно принимать решения. 
Секретарь есть практически в каждой компании, от мелкой до крупной. Его функционал достаточно прост: работа с документопотоком, обработка корреспонденции, встреча гостей, организация кофе-пауз, хозяйственное обеспечение деятельности офиса, телефонные переговоры, исполнение поручений руководителя и его заместителей. Подчиняется, как правило, всем топ-менеджерам организации.
Основные требования, чаще всего предъявляемые к кандидатам на должность секретаря: возраст до 30 лет, образование высшее или среднее профессиональное (зависит от масштаба компании), опыт работы необязателен, уверенный пользователь ПК и оргтехники, знание делового этикета, владение иностранным языком (в качестве дополнительного требования). Личные качества: способность выполнять однотипную работу, доброжелательность, ответственность и исполнительность.
Секретарь-помощник работает в компании с численностью сотрудников не более 50 человек. Подчиняется напрямую директору (собственнику) организации. В данном случае работник совмещает функции секретаря и помощника руководителя. В его обязанности входит выполнение несложных поручений топ-менеджеров.
Основные требования к кандидату: образование неоконченное высшее или высшее, возраст от 25 до 32 лет, уверенное владение различными средствами оргтехники, высокая скорость печати.
Личные качества: ответственность, исполнительность, дисциплинированность, способность выполнять однообразную работу. 
Офис-менеджер – сотрудник с такими функциональными обязанностями необходим для средних компаний с численностью свыше 30 человек. Подчинение офис-менеджера происходит как руководителю, так и остальному управленческому составу. К основным функциям относятся: материально-техническое обеспечение работы офиса, обработка и ведение первичной документации, частичное выполнение функций секретаря (таких как встреча гостей, телефонные звонки и организация документооборота).
Основные требования к кандидату: образование высшее, возраст о 25 до 35 лет, обязательно наличие организационных навыков и опыта аналогичной работы.
Личные качества: доброжелательность и коммуникабельность.
Секретарь на ресепшен. Его наличие просто необходимо в компаниях с численностью сотрудников более 50 человек и высоким трафиком посетителей. Может быть в подчинении офис-менеджера, помощника руководителя, административного директора или всего руководящего состава. Его функции – выполнение простых технических задач: встреча гостей, организация кофе-брейков, прием входящих звонков, взаимодействие с курьерами и водителями.
Основные требования к кандидату: привлекательная внешность, возраст от 22 до 27 лет, опыт работы необязателен, владение оргтехникой.
Личные качества: коммуникабельность, доброжелательность, стрессоустойчивость и улыбчивость.
Как мы можем заметить из описания основного функционала рассмотренных административных должностей, между ними есть существенное различие: основной задачей секретаря является управление информационным потоком, а личного помощника – управление продуктивностью руководителя.
Обязанности личного помощника руководителя
1. Общие обязанности ассистента
Перечень функциональных обязанностей данной категории работников достаточно обширен и содержит следующие пункты:
В некоторых компаниях личный помощник руководителя также отвечает за весь документооборот организации, а иногда и руководит секретариатом.
2. Дополнительные функции ассистента 
Как правило, перечень обязанностей помощника гораздо шире, чем у администратора или секретаря. Возложение на него дополнительного функционала — обычное дело.
Зачастую для того, чтобы занять должность личного помощника, требуется отыскать человека с большим количеством разноплановых способностей и талантов. Он должен обладать отличными коммуникативными навыками, уметь переводить документы с иностранного языка или выполнять функцию переводчика на деловой встрече руководителя с партнерами, если это подразумевается кругом обязанностей. Также личный ассистент должен быть тем человеком, которому можно, не опасаясь, доверять конфиденциальную информацию.
Кроме этого на него часто возлагаются задачи по решению бытовых потребностей директора компании: организация питания, оформление поездок (заказ билетов, гостиничного номера, трансфера, составление необходимых сопутствующих документов). То есть каждый руководитель предъявляет индивидуальные требования к кандидату на должность своей «палочки-выручалочки» и «правой руки».
3. Подробный разбор обязанностей
Далее более подробно рассмотрим каждую из обязанностей.
Организация рабочих мероприятий:
Выполнение функций заместителя (функции второго лица):
Поддержание деловых контактов:
Личное сопровождение руководителя. Название должности «личный помощник» совсем не случайно звучит именно так: в его обязанности входит не только решение ежедневных деловых задач, но и выполнение личных поручений босса.
Минусы работы личным помощником руководителя
Должностная инструкция личного помощника руководителя
Основные требования к должности личного помощника руководителя, круг обязанностей, функций и порядок решения возможных спорных ситуаций прописываются в должностной инструкции. Это внутренний нормативный документ организации, на основании которого легко осуществлять контроль выполнения работником своих обязанностей. Должностная инструкция – это своеобразное руководство к действию. Она обязательна для исполнения.
В связи с тем, что работа в этой должности имеет ряд существенных особенностей, к составлению должностной инструкции стоит подойти со всей ответственностью и серьезностью, чтобы прописать все нюансы рабочего времени и отдыха, компенсацию за переработки и др.
Ни в коем случае не стоит путать должностную инструкцию личного помощника руководителя и помощника руководителя проекта. Должность последнего, как правило, временная и ограничивается периодом реализации конкретного проекта.
Также в должностной инструкции стоит грамотно и четко прописать название должности, при этом внимательно следить за актуальностью и соответствию действующим нормативным актам.
Как за 1 неделю заработать больше, чем за месяц? Разбор от Петра Осипова: тест ниш | Бизнес Молодость
Удалённый личный помощник руководителя – кому нужен и какие функции выполняет
Сейчас достаточно легко найти себе личного помощника на биржах фриланса. Он будет выполнять свою работу онлайн. Существенный плюс для соискателя — ему не нужно будет тратить время, чтобы добраться до офиса. Более того, он сможет работать из любой точки мира.
1. Кому требуется удалённый личный помощник
В эпоху интернета существует множество онлайн-магазинов, сервисов, тренинговых центров, агентств, которые осуществляют свою работу удаленно. В каждом подобном бизнесе явно найдется человек, который выполняет самостоятельно весь объем обязанностей.
Давайте на примерах рассмотрим, к кому вы сможете устроиться личным помощником.
2. Обязанности и функции
Весь круг обязанностей личного помощника руководителя мы можем поделить на три группы:
Все перечисленные группы, безусловно, связаны между собой. Каждый предприниматель сам определяет круг задач, которые он готов передать помощнику.
Ранее было принято считать, что секретарь должен всегда находиться рядом, на расстоянии вытянутой руки, ну или максимум за стенкой кабинета. Теперь же пришло время ассистентов, работающих в онлайн-режиме.
Что может выполнять этот сотрудник:
К плюсам можно отнести то, что такой специалист может выполнять и ряд задач профильного направления: от редактирования фотографий до составления текстов. Этот вид удаленной занятости позволяет развиваться в профессиональной сфере и получать прибыль. Бесспорно, организовать и настроить работу офиса реального намного сложнее, чем виртуального.
3. Карьерный рост удаленного работника
Офис-менеджер, выполняя работу онлайн, может как продвинуться по карьерной лестнице, так и повысить свой уровень дохода за счет расширения спектра своих занятий. Либо он может найти себе более крупного заказчика. Можно выполнять свои функции даже без определенного опыта. Несомненным плюсом данной работы можно считать то, что постоянно меняющиеся задачи позволят вам овладеть новыми навыками и обучаться чему-то новому. Благодаря этому ваш багаж знаний непрерывно пополняется. В дальнейшем вы можете менять место работы.
Бытует мнение коучей профессионального развития и HR-менеджеров, что для того, чтобы достичь высокого результата, работая удаленно, нужно сотрудничать только с одним заказчиком продолжительное время.
4. Какова заработная плата личного помощника руководителя, работающего удаленно
Средняя стоимость услуг такого специалиста в месяц составляет от 30 до 35 тысяч рублей. При работе в офлайн-режиме прибавляем к этому официальное трудоустройство, 40-часовую рабочую неделю и оплачиваемый отпуск. С каждым кандидатом уровень заработной платы может обсуждаться индивидуально и будет зависеть от его компетенций. Если рассматривать столицу, то там можно встретить предложения от 60 000 рублей.
Но тогда сразу оговариваются следующие условия:
Есть несколько способов мотивации личного помощника руководителя, они бывают указаны в описании вакансии. К наиболее распространенным относятся:
Рассмотрим стоимость услуг и перечень основных задач для помощников (взяты на основе данных с бирж фриланса):
Основные задачи
Оплата
Отвечать на письма, телефонные звонки (базовые задачи — БЗ)
от 50 рублей за час
БЗ + составление списка клиентов и работа с ними
20 тыс. рублей за месяц
БЗ + продвижение продукта, реализация маркетинговых мероприятий, ведение социальных сетей, рассылка объявлений, обзвон холодной базы
от 25 тыс. руб. до 30 тыс. рублей за месяц
БЗ + спичрайтер, имиджмейкер, индивидуальный психолог
с каждым кандидатом проговаривается индивидуально, от 200 долларов за месяц
БЗ + разработка стратегии развития
от 25 000 рублей + % с продаж
БЗ + развитие сайта заказчика, подготовка и проведение рекламной кампании
от 30 000 до 35 000 рублей за месяц
Размер вознаграждения зависит как от масштаба компании, решения руководителя, так и от определенных результатов работы сотрудника за конкретный промежуток времени. Удаленная работа позволяет вам зарабатывать из любой точки мира. Дальнейший рост и развитие вас как специалиста не ограничены территориями, что, несомненно, является большим преимуществом.
5. Плюсы и минусы профессии
Давайте теперь подытожим и посмотрим, какие же преимущества и недостатки имеет профессия личный помощник руководителя при удаленной работе. Основные преимущества:
В качестве недостатка удаленного должности личного помощника руководителя можно отметить следующий фактор: в основном вы подстраиваетесь под график работодателя, иногда жертвуя своим временем, так как вы должны быть на связи в режиме 24/7.
Требования к кандидату на должность помощника руководителя
Требования, предъявляемые к такому специалисту, достаточно высоки. Сюда входит высшее образование, иногда и несколько, наличие опыта работы на аналогичных должностях от 2 лет, активная жизненная позиция, хорошо развитые коммуникативные и организаторские способности, высокий уровень стрессоустойчивости, самоорганизации и умение разрешать конфликтные ситуации.
Также кандидат должен обладать грамотной устной и письменной речью, свободно общаться и писать на английском языке, в совершенстве знать деловой этикет, компьютерные программы.
В среднем получается, что заработная плата такого специалиста от 800 евро, но, опять же, это зависит от сложности выполняемых им заданий и поручений.
Кому точно не стоит доверять поиск личного помощника?
Ни в коем случае не поручайте поиск одного из нескольких помощников уже работающему ассистенту. Он будет воспринимать всех кандидатов в качестве потенциальных конкурентов и отберет человека, который будет выполнять рутинную однообразную работу. В нужный момент времени, когда действительно от него потребуется помощь команде, он не сможет оказать должную поддержку остальным сотрудникам.
При отборе кандидатов на должность личного помощника руководителя обязательно как можно более подробно стоит уточнять у генерального директора компании, какого именно человека он хотел бы видеть на этой должности, вплоть до мельчайших деталей: не только профессиональные навыки и умения, но и особенности характера. Это облегчит задачу подборщику. Он не будет отнимать время руководителя на беседу со всеми подряд и в то же время не отклонит кандидатов, подходящих или не подходящих только лишь по одному критерию.
Как уже говорилось ранее, специфика работы личного помощника руководителя предполагает еще и обладание рядом личностных характеристик из-за особенности работы.
В первую очередь это:
Это самые основные черты характера, которые необходимы каждому личному помощнику руководителя для выполнения своей деятельности. В идеальном варианте – основные черты характера шефа и его ассистента должны гармонично дополнять друг друга, а не противоречить друг другу.
Так в итоге, какими качествами должен обладать личный помощник руководителя
Хороший личный помощник:
КАК ИЗМЕНИТЬ СВОЮ ЖИЗНЬ?! ЖЕСТКИЙ РАЗБОР с Петром Осиповым и Михаилом Дашкиевым | Бизнес Молодость