ПРИМЕРНОЕ ПОЛОЖЕНИЕ О КАНЦЕЛЯРИИ 1.
Канцелярия осуществляет функции работы с документами в организации и является его самостоятельным структурным подразделением. 1.2.
Канцелярию возглавляет начальник канцелярии, подчиненный непосредственно руководителю организации. 1.3.
Начальник канцелярии назначается и освобождается от занимаемой должности руководителем организации. 1.4.
Канцелярия в своей деятельности руководствуется: действующим законодательством,
распорядительными материалами государственных и вышестоящих организаций,
положением о данной организации,
инструкцией по документированию управленческой деятельности, утвержденной руководством организации,
Положением о канцелярии. 2.
Основные задачи и функции: 2.1.
Основной задачей канцелярии является обеспечение четкой организации работы с документами. 2.2.
Для осуществления указанной задачи на канцелярию возлагаются следующие функции:
обеспечение своевременного рассмотрения входящей, исходящей и внутренней документации;
организация работы заседаний при руководстве предприятия и контроль за выполнением принятых ими решений;
осуществление систематического контроля за своевременным исполнением документов;
оформление и рассылка распорядительных документов, контроль за правильным и своевременным составлением и оформлением до* кументов, формирование их в дела, рациональная организация переписки;
осуществление приема, регистрации, хранения, учета, доставки по подразделениям и рассылки поступающей, исходящей и внутренней корреспонденции, а также подготовка дел к сдаче на государственное хранение;
организация работы по приему руководителем посетителей по личным вопросам. 2.3.
Функции между структурными подразделениями канцелярии распределяются следующим образом:
Секретариат (включая референтов):
рассматривает и подготавливает к докладу руководству поступающую корреспонденцию;
подготавливает по указанию руководителя проекты отдельных приказов, писем, справок и других документов и согласовывает их со структурными подразделениями;
осуществляет анализ справок и докладов структурных подразделений и дает заключения и предложения по ним;
составляет проекты планов работы Совета на основе предложений членов Совета и начальников структурных подразделений и представляет их на рассмотрение и утверждение Совету организации;
готовит материалы к заседаниям, а также соответствующие предложения руководству учреждения, разрабатываемые структурными подразделениями;
обеспечивает своевременную рассылку материалов, подлежащих рассмотрению на заседаниях Совета, и извещает о времени их проведения;
производит оформление протоколов заседаний Совета, рассылку протоколов и выписок из них;
осуществляет контроль за исполнением решений Совета; обеспечивает подготовку соответствующих материалов к совещаниям, созываемым руководством организации;
разрабатывает и внедряет мероприятия по совершенствованию службы документации в аппарате управления;
разрабатывает инструкцию по документированию управленческой деятельности в своей организации и обеспечивает ознакомление с ней сотрудников аппарата управления;
разрабатывает перечень нерегистрируемых документов; составляет сводную номенклатуру дел и представляет ее руководству на утверждение.
Подразделение по контролю исполнения:
осуществляет контроль за своевременным исполнением документов и информирует руководство организации о ходе исполнения Документов;
осуществляет контроль за сроками исполнения структурными подразделениями поручений руководства организации;
анализирует контроль исполнения документов и составляет соответствующие справки для руководства.
Подразделение по учету и регистрации корреспонденции: осуществляет учет и регистрацию документов; подготавливает для доклада руководству поступающую в его адрес корреспонденцию;
наблюдает за правильностью составления и оформления документов, проверяет качество подготовки документов, представляемых на подпись руководителю организации;
обеспечивает методическое руководство по организации работы с документами, в том числе в подведомственных ему организациях;
организует подготовку и повышение квалификации работников служб документации;
осуществляет учет документов «Для служебного пользования», находящихся в структурных подразделениях учреждения;
производит оформление и рассылку распорядительных документов по указанию начальника канцелярии и его заместителей;
составляет номенклатуру для канцелярии, формирует дела в соответствии с номенклатурой, подготавливает дела к сдаче их в архив учреждения;
осуществляет прием и регистрацию заявлений и жалоб граждан; направляет корреспонденцию в структурные подразделения на исполнение;
осуществляет контроль за соблюдением сроков исполнения писем, извещает о результатах их рассмотрения заявителей и организации, от которых письма поступили;
совместно с секретарем организует прием посетителей. Подразделение по приему и отправке корреспонденции: осуществляет прием поступающей корреспонденции и распределяет ее по структурным подразделениям;
осуществляет количественный учет документов, на основе которого составляет по установленной форме сводки об объеме документооборота;
производит отправку исходящей корреспонденции; осуществляет доставку корреспонденции в структурные подразделения учреждения и адресатам города. Архив:
производит прием, учет, хранение и использование дел; осуществляет контроль за правильностью составления номенклатуры дел в структурных подразделениях учреждения;
оказывает методическую помощь в оформлении дел, подлежащих сдаче в архив организации и государственный архив;
осуществляет контроль за правильным формированием, хранением и использованием дел в структурных подразделениях;
ведет централизованный учет дел, хранящихся в архивах подведомственных организаций, и оказывает методическую помощь подведомственным архивам.
осуществляет работу по перепечатке служебных документов для всех структурных подразделений организации с оригинала; осуществляет считку и правку перепечатанного материала; производит стенографирование выступлений участников заседаний коллегии и совещаний с последующей расшифровкой текста. 3.
Права, обязанности и ответственность начальника канцелярии: 3.1.
Начальник канцелярии руководит всей деятельностью канцелярии, несет ответственность за выполнение предусмотренных задач и функций согласно Положению о канцелярии. 3.2.
Начальник канцелярии имеет право:
требовать от работников организации справки и другие материалы, необходимые руководству организации, а также информацию о выполнении заданий руководства;
привлекать по согласованию с начальниками соответствующих структурных подразделений отдельных работников к подготовке проектов документов для руководства организации;
вносить руководству учреждения предложения по улучшению работы канцелярии;
разрабатывать должностные инструкции работникам канцелярии. 3.3.
На начальника канцелярии возлагается: организация работы с документами;
рассмотрение всей корреспонденции, поступающей в адрес руководства учреждения;
выборочная проверка качества оформления всех документов, Представляемых на подпись руководителю организации;
организация подготовки материалов, касающихся деятельности организации и подлежащих рассмотрению на заседаниях Совета;
проверка выполнения отдельных указаний руководителя работниками аппарата организации;
организация подготовки по указанию руководителя организации проектов отдельных приказов, писем, справок и других документов и согласование их в структурных подразделениях. 3.4.
Начальник канцелярии несет ответственность за осуществление возложенных на канцелярию задач, надлежащую организацию ее работы, правильный подбор и расстановку работников, за своевременное и квалифицированное выполнение порученных канцелярии заданий, за порядок и дисциплину в канцелярии. 3.5.
Начальник канцелярии определяет круг вопросов, входящих в обязанности работников канцелярии, исходя из задач и функций подразделения.
Работа канцелярии строится так, чтобы руководители и специалисты организации были в максимальной мере освобождены от рутинных операций по документационному обслуживанию. 10.2.
Учет и оприходование канцтоваров, на каком счете необходимо учитывать канцелярские товары
Каждому бухгалтеру необходимо знать, на каком счете(субсчете) все же учитывать канцтовары, чтобы правильно вести учет и вовремя снимать закончившиеся материалы с остатков. Только на первый взгляд может показаться, что это мелочи, с которыми не придется возиться. Но на самом деле даже опытные специалисты допускают массу ошибок, когда пытаются отразить все перемещения канцелярии. Причем разные профессионалы говорят о различном, и каждый из них обосновывает свое решение законами и требованиями налоговой. Давайте вспомним об общих правилах, которыми стоит пользоваться, чтобы избежать нареканий и штрафов со стороны проверяющих органов и разберемся, как же лучше отражать подобные операции.
Оприходование канцтоваров: что к ним относится
В соответствии с Инструкцией №157 и пунктом 118 к канцелярии можно отнести:
Это основные предметы, которые всегда можно отнести к канцелярским товарам, но в реальности их намного больше. Иногда их определяют как изделия, которые применяются для переписки или оформления документов, но это не полная формулировка.
В соответствии с ней к канцелярии относят:
Кроме всего этого, работа предприятия почти всегда связана с печатями и подготовкой материалов к хранению. Поэтому сюда причисляют также:
Отдельно стоит отметить еще несколько предметов инвентаря, которые тоже относят к категории КТ:
Учет канцтоваров в бухгалтерии
Стоит отметить, что если нефинансовый актив отнести к канцелярии, то это еще не значит, что его следует автоматически причислять к категории матзапасов. Главным критерием того, засчитывать его на основные средства или все же на запасы, относится срок использования. Важно понять, предмет будет использоваться постоянно, многократно или лишь однажды.
Как правильно вести
Обычно их принимают в формате МПЗ (материально-производственные запасы), зачисляют по реальной стоимости закупки, другими словами – по сумме потраченных на покупку денег:
Прием оформляют по ПКО (приходно-кассовый ордер), который имеет форму №М-4. Движение будет отражаться в карточках учета по ф. №М-17. Все делится по видам, товарным группам и другим признакам. Заполняет эти документы кладовщик по приходно-расходной документации, которую ему предоставляют в тот день, когда совершается хозоперация. В конце месяца подсчитывают остатки, их подписывает бухгалтер после сверки данных аналитики с фактически имеющимися.
Готовые решения для всех направлений
Мобильность, точность и скорость пересчёта товара в торговом зале и на складе, позволят вам не потерять дни продаж во время проведения инвентаризации и при приёмке товара.
Ускорь работу сотрудников склада при помощи мобильной автоматизации. Навсегда устраните ошибки при приёмке, отгрузке, инвентаризации и перемещении товара.
Скорость, точность приёмки и отгрузки товаров на складе — краеугольный камень в E-commerce бизнесе. Начни использовать современные, более эффективные мобильные инструменты.
Повысь точность учета имущества организации, уровень контроля сохранности и перемещения каждой единицы. Мобильный учет снизит вероятность краж и естественных потерь.
Повысь эффективность деятельности производственного предприятия за счет внедрения мобильной автоматизации для учёта товарно-материальных ценностей.
Первое в России готовое решение для учёта товара по RFID-меткам на каждом из этапов цепочки поставок.
Исключи ошибки сопоставления и считывания акцизных марок алкогольной продукции при помощи мобильных инструментов учёта.
Получение сертифицированного статуса партнёра «Клеверенс» позволит вашей компании выйти на новый уровень решения задач на предприятиях ваших клиентов..
Используй современные мобильные инструменты для проведения инвентаризации товара. Повысь скорость и точность бизнес-процесса.
Используй современные мобильные инструменты в учете товара и основных средств на вашем предприятии. Полностью откажитесь от учета «на бумаге».
Как это закреплено законодательно
Есть методические рекомендации, которые указывают, как учитывать эти ценности. Это все вписано в 49 пункт указаний:
Всю документацию придется вести МОЛ (материально ответственное лицо) на основании бумаг прихода и расхода с проставленной датой, когда именно произошла хозяйственная операция, чтобы можно было учесть КТ по этой стоимости.
Поступление проходит по дебету 10, который именуется «Материалы». Затем по Инструкции организация может самостоятельно определить субсчета каждому виду из МПЗ. Поэтому в одном бухучете значится 10.01, отвечающий за КТ, а в другом это 10.09, необходимый для прочих товаров.
Таблица, на каком субсчете допускается учитывать и как правильно оприходовать разнообразные канцтовары
Выплачено поставляющей компании
ТН, заполняется по ф. М-4
Учитывается входящий НДС
К предыдущему добавляется СФ
Еще одна счет-фактура
Работникам, которые отправляются в командировку, выдаются деньги
Принятие канцелярии от командировочного лица
Выписывается товарный чек, подкрепляется к делу
Возвращаются денежные средства, которые подотчетные лица не потратили
На какой из счетов отнести канцтовары и как принять их к учету
Основной – 10, под названием «Материалы». Их появление должно быть зафиксировано по дебету на субсчете 10.09, но есть и другие варианты.
Каким бы типом ни прошла оплата, проводки следует вписать в подобном виде:
В соответствии с чем
Прикрепляется документация от банка
Все переносится в складские помещения
ПКО ф. М-4 либо накладная от поставщика с подписью МОЛ
НДС на приобретение канцелярии
СФ от поставляющей организации
Учет входящего НДС
Бумаги, которые подтверждают приход
Чек, в котором выведен НДС отдельно
На какой субсчет отнести канцтовары и каким образом потом их оприходовать
В работе организации применяют два разных способа:
Стоит помнить, что 1 способ более достоверный, к нему нет вопросов у налоговых органов. Его просто использовать, если приобретается много канцелярии, но в расход сотрудникам она отправляется постепенно, небольшими порциями. Еще один плюс метода – можно рассчитывать потребность для обеспечения нормального рабочего процесса.
Основные проводки будут связаны со счетами Дт 10 и Кт 60 и 71. Нет большой разницы в том, на какой субсчет все зачислять, главное – отразить свое желание вести дела определенным способом в УП.
Засчитываем весь приход как одну штуку
Если был выбран этот вариант, то все зачисляется как 1 единица и списывать будут так же. Чтобы пользоваться подобным путем, нужно издать приказ, на его основании канцелярия будет приниматься и сразу же уходить на нужды.
В этом случае ПКО скрепляется с копией товарной накладной от поставщика, это позволит при необходимости отследить поступление.
Чтобы снять с учета, крепят заявки работников к накладной или другому подобному документу.
Среди плюсов – удобство применения. Но этот метод способен спровоцировать массу вопросов у налоговой инспекции.
Приемка по количеству
Это еще один вариант, который используют не так часто. Здесь считать будут только купленный объем, без названий и формы. Выглядеть это будет как «Канцелярка, 15 шт.». Это удобно, но может создать вопросы из-за большой разницы в стоимости. Например, списание одного кресла обойдется во много раз дороже, чем шариковой ручки.
Как вести учет без счета 10
В практике иногда бухучет ведется без «Материалов». Обычно данный способ избирается, когда планируется тут же использовать КТ на нужды компании. И эти расходы допускается записывать в виде услуг на затраты. Все это расписывается бухгалтерскими проводками, где Дт 25-26 и 44, а Кт считается как 60 и 71.
Если в этом алгоритме будут использоваться только незначительные суммы, то у налоговых служб не появляется вопросов. Но если на это регулярно тратится много денег и статья часто повторяется, то подобная ошибка спровоцирует интерес проверяющих.
Трудности могут появляться и в случае, если необходимо вычесть сумму входного НДС, ведь покупку не приняли к учету по правилам.
Еще одна сложность заключается в попытке отследить, что именно и в какой цех или отдел было потрачено. При проверке будет очень сложно понять, какие работники заказывают слишком много, приобретение для какого подразделения обходится дорого и неоправданно.
Как это будет выглядеть в бухгалтерии — основные проводки
Какой бы способ не был выбран, его предстоит вписать в УП фирмы. В любом случае бухучет проводится, как указано выше. Обязательно потребуется бухгалтерская проводка Дт распространенных 25, 26 и в отдельных случаях 44 счетов, а Кт 60 и иногда 71.
Как документально оформить покупку и использование канцелярии
Есть два варианта приобретать и приходовать:
Заранее определенный способ следует отметить в учетной политике компании и всегда его придерживаться.
Когда КТ передаются ответственному по материалам лицу, приходится делать определенное действие:
Во втором случае ответственный работник должен поставить подпись в этом документе. Себестоимость использованных товаров будет расходами по ПБУ 10/99, то есть считается, что это обычные виды деятельности организации.
Когда они выдаются сотрудникам, то списываются в соответствии с составленным требованием-накладной по ф. М-11.
Для упрощения работы и повышения эффективности стоит иметь соответствующие программы, которые облегчат оформление документации. Чтобы было проще выбрать среди многообразия ПО, советуем обратиться в «Клеверенс». Наши специалисты помогут найти подходящее программное обеспечение для вашего бизнеса, автоматизирующее рабочие процессы за счет обьединения работы учетных систем и оборудования, например, терминалов сбора данных. Так, для тех, кто использует 1С:Бухгалтерию есть программный продукт «Инвентаризация ОС».
Списание канцтоваров
Осталось разобраться, на какой счет учета отнести израсходованные канцелярские товары. Тут стоит помнить, что эта группа материальных ценностей напрямую участвует в основной деятельности. Поэтому списать можно на сч. 26, который отвечает за общехозяйственные расходы, и на 44, в котором отражают затраты на продажу.
Когда их дают работникам, то берут со склада. Для этого необходима накладная-требование, которая заполняется по ф. М-11. Еще один вариант – воспользоваться типовой формой, которую разработали в компании специально для этой задачи, но в этом случае документ должен быть вписан в учетную политику и применяться всегда. Следует обязательно указать стоимость КТ на дату, в которую осуществлялась выдача.
На каком счете в бухгалтерии отразить канцтовары, подлежащие списанию
Бухгалтерская запись будет выглядеть следующим образом:
У «упрощенки» алгоритм немного другой. Им можно по закону списывать все затраты в стандартную и основную деятельность сразу же после приобретения. По этой причине они не оформляют передачу сотрудникам. Все суммы будут признаны после оплаты.
Как будут выглядеть проводки по списанию канцелярии – образцы актов
Если «канцелярка» была учтена как производственные запасы, то предприятие имеет право полностью снимать их с баланса, когда их выдадут сотруднику. Дальше контроль уже не ведется. Оформляется это как Дт 91-94 и Кт 209.
Как мы уже говорили, если предмет выдается со склада, то заполняется форма М-11, которая станет основанием, чтобы составить акт списания. Его можно писать в произвольном виде, главное, чтобы его подписали МОЛ. Также в нем важно указать все наименования и стоимость принадлежностей.
Порядок, в котором будет списываться КТ
После того как мы разобрались, на какой счет относить канцелярские товары, стоит выяснить, как происходит их снятие с учета. Когда письменные принадлежности переходят со склада ответственным сотрудникам, необходимо оформить бумаги:
Иногда бухгалтерия относит сюда же заправку картриджей, но это неверный подход. Об этом говорит пп. 2 из п. 1 в статье 254 НК РФ. Эти затраты следует переводить на материальные.
Осталось понять, на какой счет учета относить канцелярию, которая отслужила свое. Сначала составляется соответствующий акт. В нем обязательно вписывается:
Действительно ли канцелярия и отдел делопроизводства не отличаются друг от друга, одинаковы ли выполняемые ими функции?
В опрос о приведении названия службы делопроизводства в соответствие с ее предметной областью «делопроизводство», зоной ответственности и выполняемыми функциями поставлен очень верно. Но конкретные названия служб делопроизводства в настоящее время не устанавливаются ни в одном регламентирующем документе. Понятия «служба делопроизводства», «служба документационного обеспечения управления» используются в качестве родовых понятий.
И канцелярия, и отдел делопроизводства должны быть, как правило, самостоятельными структурными подразделениями организации, осуществляющими функцию по организации и ведению (или просто ведению) делопроизводства (п. 3 постановления Правительства РФ от 15.06.2009 № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти»; п. 4 Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти).
«Канцелярия» как название специального делопроизводственного структурного подразделения было закреплено в Генеральном регламенте Петра I (1720 г.) и существует до настоящего времени. В нормативно-методических документах по делопроизводству (Единая государственная система делопроизводства (ЕГСД) М., 1974; Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) М., 1991) было закреплено, что наименование и структура службы делопроизводства устанавливаются в соответствии с их принадлежностью к определенной группе организаций и в зависимости прежде всего от двух важнейших критериев:
В министерствах и ведомствах создавалось управление делами; на предприятиях, в институтах и в других организациях – отдел документационного обеспечения управления или канцелярия, а в организациях, не имеющих службы делопроизводства, работу с документами должен был выполнять секретарь или другое специально назначенное лицо.
В акционерном обществе структура организации, выбор и утверждение типов и схем организационной структуры – это зона ответственности исполнительных органов. При отсутствии современных регламентирующих документов общегосударственного уровня рекомендуем подойти к вопросу выбора и закрепления названия службы делопроизводства с позиций соблюдения общих правил разработки организационной структуры.
Все руководители, а особенно вышестоящие, понимают, что каждое направление деятельности или функция организации должны быть закреплены за конкретным подразделением, службой, чтобы в организации были обеспечены ответственность за дело и управляемость. Во избежание дублирования функций осуществляется контроль за тем, чтобы для выполнения одной функции создавалась одна служба, а все процессы взаимодействия подразделений по выполняемым ими функциям были строго регламентированы с определением конкретных зон ответственности. Конечно, соблюдаются нормы управляемости, т.е. в управлении у каждой службы должно быть не более 6-7 объектов.
На этих основах строится организационная структура, при разработке которой обязательно соблюдаются иерархичность функций и подразделений и унификация наименований структурных единиц одного и того же уровня (даже при матричных, маркетинговых, «клиентских» и т.п. нелинейных оргструктурах).
Если самостоятельную инфраструктурную функцию управления персоналом закрепляют в организации за Управлением кадрами, то находящиеся на том же уровне подразделения (например, подчиняющиеся первому лицу) называются Управление делами, Управление бухгалтерского учета, Юридическое управление, Управление ИТ-технологий и т.п.
В новой системе стандартов ИСО по управлению документами (Management System for Records; MSR) отражен именно такой современный подход к службе управления документами, которая отнесена к инфраструктурным службам организации.
