Когда первичка выцвела
Проверьте авансовые отчеты прошлого года. На всех ли кассовых чеках можно разобрать надписи? Возможно, вас постигла та же участь, что и нашу читательницу – кассовые чеки превратились в чистые листки бумаги. Но не все так безнадежно, как кажется.
– Я в шоке! – сходу заявила мне по телефону моя подруга Ирина Солнечная, главный бухгалтер одной из столичных фирм. Ирина не паникерша, поэтому я попыталась спокойно выяснить, в чем же, собственно говоря, дело.
– У нас скоро налоговая проверка, мы в графике, – начала свой рассказ Ирина. – По такому случаю я еще раз решила просмотреть наличие первичных документов и правильность оформления авансовых отчетов. И, о ужас! Во многих авансовых отчетах обнаружила не просто плохо читаемые кассовые чеки, а обыкновенные белые листочки.
Первой мыслью было сделать новые чеки по образу и подобию исчезнувших. Я даже и про программы специальные прочитала, и умельцев этого дела нашла.
– За подделку документов наказывают.
– Да знаю я, не маленькая, – отмахнулась Ирина. – Лишением свободы на срок до двух лет. А использование заведомо подложного документа – арестом на срок от трех до шести месяцев. Уголовный кодекс, статья 327. Но чеки-то ведь настоящие есть, хоть и поблекшие изрядно!
– Составь акт сверки с поставщиком на суммы, не видимые в чеке.
– С оптовиками, пожалуй, так и сделаю. Тем более что они обычно еще и квитанцию к приходнику выдают.
А вот как поступить с розницей, ума не приложу. Ладно еще, если товарные чеки написаны от руки или напечатаны на принтере. Здесь хоть какой-то оправдательный документ имеется. А что делать, если товарный чек отпечатан на термобумаге, чем грешат многие супермаркеты? Или товарника нет вообще, как, например, при покупке бензина?
– Ну, на будущее могу сказать, что с чеков можно ксерокопии снимать, а потом у нотариуса заверять: от трех до пяти рублей за чек. Оптом, может, и дешевле. Или непосредственно у поставщика. Посчитать только надо, что будет менее накладно – нотариальные услуги или транспортные расходы.
– Ксерокопия – дело хорошее. У нас сейчас секретарь в поте лица копии всех чеков снимает. Только мы решили отделаться малой кровью. Копии заверяем своей печатью и подписями.
– Учти, что надо еще приказ издать, где указать причину, по которой переделываете первичку. Ну а потом и копии заверяйте.
Вместо чека – чистая бумага
– Проблема в том, что не все чеки можно отксерокопировать, – продолжила моя подруга. – Некоторые выцвели настолько, что разобрать первоначальный текст так просто не удастся. Сумму еще можно по авансовому отчету угадать. А поставщика и его реквизиты – увы!
– Да не расстраивайся ты так. Может, еще удастся с налоговиками договориться. Они ведь тоже люди! К тому же, если повезет, удовлетворятся этим и глубже копать не станут.
– Все бы хорошо, – вздохнула Ирина, – только сумма уж очень приличная для нашей фирмы получается. И ведь обидно-то как! Ладно бы за ошибки свои или халатность. А тут.
– Может, вы условия хранения чеков не соблюдали?
– Да вроде в спирте не вымачивали, под ультрафиолет не клали, все чеки подшиты в папочки вместе с авансовыми отчетами. Да и кто ж теперь разберет, кто прав, кто виноват?
– Знаешь, технологии, позволяющие восстановить практически любое изображение, существуют довольно давно (см. справку «Отец судебной фотографии»). И думаю, что наука не стоит на месте. Так что можете просто восстановить угасший текст.
– Директор вряд ли разорится на экспертизу, сколько бы она не стоила. Скорее всего он захочет дождаться окончательного решения налоговиков. А потом уж и будет решать, стоит ли овчинка выделки.
Экспертиза за счет налоговиков
«Вот интересно, если налоговики оштрафуют нас за отсутствие первичных документов, да еще и налоги пересчитают, а фирма их решение оспорит в суде, то за чей счет будет проводиться экспертиза?» – поинтересовалась Ирина.
С этим вопросом мы обратились к эксперту бератора «К вам пришла проверка» Антону Лужнову. «Сумму, необходимую для проведения экспертизы, вносит на депозитный счет та сторона судебного дела, которая будет настаивать на этом. Если инициатива будет исходить от обеих сторон, то расходы поделят поровну.
Экспертизу, назначенную по инициативе арбитражного суда, проводят за счет денег федерального бюджета. Поэтому практика показывает, что суды не спешат это делать по собственной инициативе. Обычно в такой ситуации судьи указывают, что экспертиза назначается по инициативе какой-либо стороны или по ходатайству обеих сторон, и соответственно этому распределяют расходы по оплате услуг экспертов.
Однако, подчеркиваю, в конечном итоге расходы на проведение экспертизы будет возмещать тот, не в пользу кого окажутся ее результаты. В случае если иск удовлетворен частично, судебные расходы делятся между участниками дела пропорционально размеру удовлетворенных исковых требований.
А так как экспертиза явно подтвердит подлинность кассового чека, суд должен будет обязать налоговиков возместить вам расходы на нее», – заверил Антон Лужнов.
Секреты долголетия кассового чека
Чтобы изображение с кассового чека, отпечатанного на термобумаге (она тоньше и белее обычной, слегка просвечивается), не исчезло ближайшие пять лет, эксперты советуют хранить этот важный документ в особых условиях.
Прежде всего, это температура 18–24 оС и относительная влажность воздуха не более 68 процентов. Даже тепла от батареи отопления будет достаточно для того, чтобы потерять информацию. Ни в коем случае не позволяйте прямым солнечным лучам попадать на чек. Нельзя хранить чеки в куче, изображением друг к другу.
Необходимо также избегать попадания на бумагу различных химикатов, спиртов, других растворителей. Чеки «боятся» клея на жидкой основе. При оформлении авансовых отчетов пользуйтесь клеем-карандашом, а лучше степлером. И никогда не держите чеки под прессом.
Родоначальник метода восстановления угасших текстов – русский ученый Евгений Буринский. Этот способ он впервые применил для восстановления надписей XIII века на кусках кожи, найденных при раскопках в Московском Кремле.
Применив для работы фотопластинки, Буринский изготовил несколько одинаковых черно-белых негативов с каждого документа. Затем, сняв эмульсионные слои с негативов и сложив их вместе один на другой, он получил более контрастное негативное изображение. Далее с каждого негатива получил своего рода слайды и наложил их друг на друга. Последовательно увеличивая контраст негативов, Буринский получил фотоснимки, на которых невидимые и полустертые буквы стали доступны для чтения. Российская академия наук в 1898 году присудила Буринскому Ломоносовскую премию «За метод исследования, равный значению микроскопа».
Выгорел чек РРО под авансовым отчетом: все пропало?
История с выгоревшими чеками «долгоиграющая». Практически все кассовые аппараты в магазинах печатают чеки на термобумаге. Такая печать действительно очень недолговечная: символы стираются, легко исчезают при перепаде температур, выгорают на солнце. Вот и получается, что через какое-то время под авансовым отчетом (АО) вы видите чистый прямоугольный листочек бумаги. Поэтому бухгалтеры делают правильно, когда копируют чеки и подкладывают их под те же АО для подстраховки. Что это дает?
С точки зрения НДС
В п. 198.6 НКУ указано, что не относятся к НК суммы налога, уплаченного (начисленного) в связи с приобретением товаров (услуг), которые не подтверждены налоговыми накладными (НН), таможенными декларациями или другими подобными документами согласно п. 201.11 НКУ. В случае, если на момент проверки налогоплательщика суммы налога, предварительно отнесенные к НК, остаются неподтвержденными документами, налогоплательщик несет ответственность в соответствии с законом (санкции смотрите ниже).
Кассовый чек (КЧ) является одним из тех документов, который может заменить собой НН ( п.п. «б» п. 201.11 НКУ) и подтвердить НК (подробнее см. «Налоги и бухгалтерский учет», 2016, № 60, с. 4). Для этого нужны две вещи:
— КЧ должен содержать сумму полученных товаров/услуг, общую сумму начисленного НДС, фискальный номер и налоговый номер продавца;
— с целью начисления НК максимальная сумма чека не может превышать 200 грн. в день (без учета НДС).
Если же максимальная сумма превышена, то НН просто необходима. Причем требовать от поставщика НН следует сразу же в день совершения покупки. В противном случае продавец может составить «итоговую» НН и вы утратите право на НК безвозвратно ( п. 14 Порядка заполнения налоговой накладной, утвержденного приказом Минфина от 31.12.2015 г. № 1307).
Однако наличие НН на НК, которая не подтверждена документом (чеком), — не повод «расслабляться». Так как налогоплательщикам запрещается формирование показателей налоговой отчетности на основании данных, не подтвержденных первичными документами, другими документами, связанными с исчислением и уплатой налогов и сборов, ведение которых предусмотрено законодательством ( п. 44.1 НКУ). Вот и получается: если чек испорчен (к примеру, выгорел), то оснований для отражения НК у налогоплательщика нет.
С точки зрения налога на прибыль
Начиная с 01.01.2015 г. налог на прибыль рассчитывается по бухгалтерским правилам ( п. 134.1 НКУ). В п. 44.2 НКУ установлено, что для расчета налога на прибыль плательщик налога использует данные бухгалтерского учета и финансовой отчетности по доходам, расходам и финансовому результату до налогообложения. В свою очередь, основанием для бухгалтерского учета хозопераций являются первичные документы, фиксирующие факты осуществления таких операций ( ст. 9 Закона Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» от 16.07.99 г. № 996-XIV).
И до внесения этих изменений в НКУ расходы учитывались на основании первичных документов, подтверждающих осуществление налогоплательщиком расходов, обязательность ведения и хранения которых предусмотрена правилами ведения бухгалтерского учета ( п. 138.2 НКУ в редакции до 01.01.2015 г.).
Одним словом, первичный документ — это основа хозяйственной операции в бухгалтерском учете, и его наличие обязательно для расчета налога на прибыль.
Увы, если чек испорчен, то вам придется пожертвовать не только расходами и НК.
С точки зрения кассовой дисциплины
Так, при проверке отчетов об использовании средств для решения хозяйственных вопросов особое внимание уделяется наличию оригиналов подтверждающих документов, их погашению и т. п. В противном случае их отсутствие приведет к плохим последствиям (см. ниже).
С точки зрения НДФЛ
Кроме того, при проверке могут не признать АО с выгоревшими чеками. В итоге сумма, которая получена в качестве аванса на командировку или под отчет и не возвращена в срок, будет считаться излишне израсходованными денежными средствами ( п. 170.9 НКУ). Базу налогообложения по излишне израсходованным денежным средствам будут определять с применением «натурального» коэффициента из п. 164.5 НКУ. Что касается военного сбора, то он рассчитывается от суммы, уже пересчитанной на коэффициент. Все эти суммы должны быть удержаны с работника-подотчетника.
К сожалению, идеальных решений проблемы с выгоревшим чеком не существует, но у вас есть один аргумент — копия чека! И, возможно, он сработает, если вы сделаете дополнительные шаги, которые мы вам хотим предложить.
Спасательный круг
Точнее, круги, ибо их несколько.
1. Наличие копии фискального чека — это уже что-то! Ведь, скорее всего, на кассовом чеке есть такие обязательные реквизиты, как наименование и адрес хозяйственной единицы. Обратитесь к продавцу с просьбой заверить сделанную вами копию. Обычно документ заверяется продавцом так: ставится надпись «копия верна», подпись должностного лица (Ф. И. О., должность), печать предприятия (при ее наличии).
В то же время имейте в виду, что продавец не обязан заверять копию выданного им чека, это его право, а не обязанность.
2. Неплохо, если у предприятия есть какие-либо дополнительные документы к фискальному чеку, к примеру, накладные (в том числе и приходные накладные, составленные самим предприятием для оприходования ТМЦ, купленных за наличку).
Наличие правильно оформленных первичных документов, возможно, поможет вам с признанием расходов и НДС при проверке. Однако все такие документы не являются расчетными, т. е. такими, которые бы подтверждали факт уплаты денежных средств продавцу. Поэтому постарайтесь заверить копию чека у продавца.
Важно! Мы не можем исключить того, что легитимность заверенной копии чека остается под сомнением. Ведь копия — это не оригинал. Поэтому при проверке многое будет зависеть от лояльности проверяющих и ваших аргументов для признания расходов, НК и факта израсходования средств подотчетным лицом.
3. Этот поможет тем, кто проводил расчет с продавцом через терминал с использованием корпоративной либо личной платежной карточки (подробнее см. в «Налоги и бухгалтерский учет», 2016, № 46). Банк по запросу клиента может предоставить выписку по текущему счету. Согласны, в квитанции терминала или в выписке не приводится информация о количестве проданного товара (услуги). И рассматривать ее как расчетный документ нельзя. Однако наличие заверенной продавцом копии чека и полученной выписки, будем надеяться, сделает налоговиков более снисходительными при проверке.
Штрафные санкции
Что дает вам знание штрафных санкций?
Во-первых, вы узнаете, на какую сумму «попали».
Во-вторых, вы просчитаете возможные варианты расходов по восстановлению, к примеру, заказать экспертизу (дорогой вариант).
В-третьих, вы можете согласно п. 44.5 НКУ уведомить контролирующий орган по месту учета об утрате, повреждении или досрочном уничтожении документов. На их восстановление вам отводится 90 календарных дней со дня, следующего за днем поступления сообщения. В то же время посчитайте сами, стоит ли заранее признаваться. Может быть, с учетом информации о штрафах и сложности восстановления просто понадеяться, что этот чек не найдут.
Штрафы, если испорчен чек РРО
Нарушение
Основание
Санкция
Если контролирующий орган самостоятельно определяет сумму НО, уменьшение суммы бюджетного возмещения и/или отрицательного значения суммы НДС плательщика налогов
25 % суммы определенного НО, завышенной суммы бюджетного возмещения
При повторном нарушении в течение 1095 дней
50 % суммы определенного НО, завышенной суммы бюджетного возмещения
По результатам деятельности в 2015 году штрафные (финансовые) санкции к плательщикам налога на прибыль предприятий за нарушение порядка исчисления, правильности заполнения налоговых деклараций по налогу на прибыль предприятий и полноты его уплаты не применяются
За превышение срока использования выданной под отчет наличности
25 % от суммы, выданной под отчет
За проведение расчета с подотчетным лицом без наличия подтверждающих документов под АО
100 % от выданной под отчет суммы
К физлицу-подотчетнику за излишне израсходованные денежные средства ( п. 170.9 НКУ) с применением «натурального» коэффициента ( п. 164.5 НКУ)
18 % от излишне израсходованной суммы (рассчитанной с применением коэффициента)
Вот такой неслабый перечень штрафов за выгоревший чек. И это без учета админштрафов и пени.
Когда первичка выцвела
Проверьте авансовые отчеты прошлого года. На всех ли кассовых чеках можно разобрать надписи? Возможно, вас постигла та же участь, что и нашу читательницу – кассовые чеки превратились в чистые листки бумаги. Но не все так безнадежно, как кажется.
– Я в шоке! – сходу заявила мне по телефону моя подруга Ирина Солнечная, главный бухгалтер одной из столичных фирм. Ирина не паникерша, поэтому я попыталась спокойно выяснить, в чем же, собственно говоря, дело.
– У нас скоро налоговая проверка, мы в графике, – начала свой рассказ Ирина. – По такому случаю я еще раз решила просмотреть наличие первичных документов и правильность оформления авансовых отчетов. И, о ужас! Во многих авансовых отчетах обнаружила не просто плохо читаемые кассовые чеки, а обыкновенные белые листочки.
Первой мыслью было сделать новые чеки по образу и подобию исчезнувших. Я даже и про программы специальные прочитала, и умельцев этого дела нашла.
– За подделку документов наказывают.
– Да знаю я, не маленькая, – отмахнулась Ирина. – Лишением свободы на срок до двух лет. А использование заведомо подложного документа – арестом на срок от трех до шести месяцев. Уголовный кодекс, статья 327. Но чеки-то ведь настоящие есть, хоть и поблекшие изрядно!
– Составь акт сверки с поставщиком на суммы, не видимые в чеке.
– С оптовиками, пожалуй, так и сделаю. Тем более что они обычно еще и квитанцию к приходнику выдают.
А вот как поступить с розницей, ума не приложу. Ладно еще, если товарные чеки написаны от руки или напечатаны на принтере. Здесь хоть какой-то оправдательный документ имеется. А что делать, если товарный чек отпечатан на термобумаге, чем грешат многие супермаркеты? Или товарника нет вообще, как, например, при покупке бензина?
– Ну, на будущее могу сказать, что с чеков можно ксерокопии снимать, а потом у нотариуса заверять: от трех до пяти рублей за чек. Оптом, может, и дешевле. Или непосредственно у поставщика. Посчитать только надо, что будет менее накладно – нотариальные услуги или транспортные расходы.
– Ксерокопия – дело хорошее. У нас сейчас секретарь в поте лица копии всех чеков снимает. Только мы решили отделаться малой кровью. Копии заверяем своей печатью и подписями.
– Учти, что надо еще приказ издать, где указать причину, по которой переделываете первичку. Ну а потом и копии заверяйте.
Вместо чека – чистая бумага
– Проблема в том, что не все чеки можно отксерокопировать, – продолжила моя подруга. – Некоторые выцвели настолько, что разобрать первоначальный текст так просто не удастся. Сумму еще можно по авансовому отчету угадать. А поставщика и его реквизиты – увы!
– Да не расстраивайся ты так. Может, еще удастся с налоговиками договориться. Они ведь тоже люди! К тому же, если повезет, удовлетворятся этим и глубже копать не станут.
– Все бы хорошо, – вздохнула Ирина, – только сумма уж очень приличная для нашей фирмы получается. И ведь обидно-то как! Ладно бы за ошибки свои или халатность. А тут.
– Может, вы условия хранения чеков не соблюдали?
– Да вроде в спирте не вымачивали, под ультрафиолет не клали, все чеки подшиты в папочки вместе с авансовыми отчетами. Да и кто ж теперь разберет, кто прав, кто виноват?
– Знаешь, технологии, позволяющие восстановить практически любое изображение, существуют довольно давно (см. справку «Отец судебной фотографии»). И думаю, что наука не стоит на месте. Так что можете просто восстановить угасший текст.
– Директор вряд ли разорится на экспертизу, сколько бы она не стоила. Скорее всего он захочет дождаться окончательного решения налоговиков. А потом уж и будет решать, стоит ли овчинка выделки.
Экспертиза за счет налоговиков
«Вот интересно, если налоговики оштрафуют нас за отсутствие первичных документов, да еще и налоги пересчитают, а фирма их решение оспорит в суде, то за чей счет будет проводиться экспертиза?» – поинтересовалась Ирина.
С этим вопросом мы обратились к эксперту бератора «К вам пришла проверка» Антону Лужнову. «Сумму, необходимую для проведения экспертизы, вносит на депозитный счет та сторона судебного дела, которая будет настаивать на этом. Если инициатива будет исходить от обеих сторон, то расходы поделят поровну.
Экспертизу, назначенную по инициативе арбитражного суда, проводят за счет денег федерального бюджета. Поэтому практика показывает, что суды не спешат это делать по собственной инициативе. Обычно в такой ситуации судьи указывают, что экспертиза назначается по инициативе какой-либо стороны или по ходатайству обеих сторон, и соответственно этому распределяют расходы по оплате услуг экспертов.
Однако, подчеркиваю, в конечном итоге расходы на проведение экспертизы будет возмещать тот, не в пользу кого окажутся ее результаты. В случае если иск удовлетворен частично, судебные расходы делятся между участниками дела пропорционально размеру удовлетворенных исковых требований.
А так как экспертиза явно подтвердит подлинность кассового чека, суд должен будет обязать налоговиков возместить вам расходы на нее», – заверил Антон Лужнов.
Секреты долголетия кассового чека
Чтобы изображение с кассового чека, отпечатанного на термобумаге (она тоньше и белее обычной, слегка просвечивается), не исчезло ближайшие пять лет, эксперты советуют хранить этот важный документ в особых условиях.
Прежде всего, это температура 18–24 оС и относительная влажность воздуха не более 68 процентов. Даже тепла от батареи отопления будет достаточно для того, чтобы потерять информацию. Ни в коем случае не позволяйте прямым солнечным лучам попадать на чек. Нельзя хранить чеки в куче, изображением друг к другу.
Необходимо также избегать попадания на бумагу различных химикатов, спиртов, других растворителей. Чеки «боятся» клея на жидкой основе. При оформлении авансовых отчетов пользуйтесь клеем-карандашом, а лучше степлером. И никогда не держите чеки под прессом.
Родоначальник метода восстановления угасших текстов – русский ученый Евгений Буринский. Этот способ он впервые применил для восстановления надписей XIII века на кусках кожи, найденных при раскопках в Московском Кремле.
Применив для работы фотопластинки, Буринский изготовил несколько одинаковых черно-белых негативов с каждого документа. Затем, сняв эмульсионные слои с негативов и сложив их вместе один на другой, он получил более контрастное негативное изображение. Далее с каждого негатива получил своего рода слайды и наложил их друг на друга. Последовательно увеличивая контраст негативов, Буринский получил фотоснимки, на которых невидимые и полустертые буквы стали доступны для чтения. Российская академия наук в 1898 году присудила Буринскому Ломоносовскую премию «За метод исследования, равный значению микроскопа».
Авансовые отчеты и поддельные чеки. Как не попасть на штрафы от ФНС?
У предпринимателей есть затраты, которые неудобно проводить через расчетный счет. Это небольшие, но необходимые покупки за наличные средства: кофе в офис, номер в гостинице, ужин в ресторане для партнеров. Все это оформляется с помощью авансовых отчетов и чеков. Иногда чеки оказываются поддельными. Рассказываем к чему это приводит и как этого избежать.
Для чего нужны авансовые отчеты?
У компаний на УСН и ОСНО есть расходы, которые уменьшают сумму налога. Но эти расходы не всегда удобно оплачивать с расчетного счета. Например, какие-то строительные материалы для срочного ремонта. Или бензин, который внезапно понадобился на трассе.
В этих ситуациях проще отправить сотрудникам деньги на карту, чтобы они оплатили сами, либо выдать наличными и оформить расходный кассовый ордер. В бухгалтерии эта операция называется «выдача под отчет». Подотчетные деньги учитываются на 71-м бухгалтерском счете.
Просто вернуть чеки за покупки недостаточно. Нужно сделать авансовый отчет. В нем данные о расходах, которые указывают в корреспонденции с 71 счета. После этого их можно учесть при уменьшении суммы налога.
Кстати, про чеки. По закону их нужно хранить 3 года, но они выцветают за пару месяцев. Поэтому копируйте и прикрепляйте к отчету. Если будет проверка, то покажете чеки проверяющим.
Основные ошибки при трате подотчетных средств
Если сотрудники потратили подотчетные средства и не отчитались, то у собственников появятся вопросы. Потому что в балансе будут видны долги подотчетных лиц. В этом случае сотрудника просят отчитаться и он приносит чеки.
Но бывает другая ситуация, когда не рядовые сотрудники, а директор (часто он же собственник) берет деньги компании на свои нужды: на бензин или просто на жизнь. В результате на 71 счете возникают задолженности. И потом у ФНС могут появиться сомнения насчет назначения выданных денег. Налоговики могут решить, что это незадекларированные доходы. Собственника заставят заплатить 13% НДФЛ, компании начисляют дополнительные 30% на страховые взносы, пени и штраф за неуплату НДФЛ.
Есть ситуация, когда директор или собственник тратит деньги на свои нужды, но потом отчитывается. Такие расходы нельзя отнести к затратам бизнеса и на эти суммы не уменьшают налог. Но так тоже делать не совсем правильно. Для налоговой это может быть и нормально, но если собственники решат продать бизнес, то покупатели обязательно проверят бухгалтерию и появятся вопросы к необоснованным тратам.
Дополнительно предприниматели должны внимательнее относиться к корпоративным картам. Иногда банки вводят в заблуждение, что для оплат такими картами не нужны авансовые отчеты. Это неправда. Оформлять авансовые отчеты на покупки все равно надо.
Почему нельзя делать фальшивые авансовые отчеты?
Подотчетные деньги провоцируют обманывать государство или собственников. Например, водитель фуры покупает на трассе дизельное топливо за 43 рубля за литр, а чеки предоставляет, где цена — 46 рублей. Разницу себе в карман. Или так может делать ИП, но обманывать уже государство.
Несмотря на онлайн-кассы и ОФД, все еще есть компании, которые продают чеки. К сожалению, у них есть техническая возможность делать подделки. Правда, это не освобождает предпринимателя от проблем.
Не так давно в Татарстане налоговики устроили выездную проверку компании и стали проверять авансовые отчеты. Нашли чеки от ликвидированных компаний или от фирм с несуществующим ИНН. Руководители компании повели себя странно и дали новые чеки, где все данные были такими же. Не знаем, как было на самом деле, но похоже на то, что пошли и купили чеки подороже (от компаний, которые существуют).
Если хотите избежать обмана со стороны сотрудников, то у ФНС есть приложение «Проверка чеков ФНС России». Можете использовать его, чтобы не попасть на штраф или доначисление налогов. Плюс некоторые предприниматели просят фотоотчеты о затратах. То есть показывать заправки, гостиницы или кафе.
