potok: помощь
14 самых часто задаваемых вопросов о potok’е
Что такое potok?
potok — это облачная система автоматизации рекрутмента. Такого рода системы также называют ATS — applicant tracking system. Что можно перевести как «система управления кандидатами».
Если сильно-сильно упростить описание, то мы бы сказали, что это гибкая и быстрая база кандидатов с полной историей взаимодействия, которую можно синхронизировать с почтовыми сервисами, социальными сетями и настроить для себя и компании.
У potok’а есть стандартные функции ATS, и если вы когда-нибудь пользовались «коробочным» решением вроде кхе-стаффа, то уже понимаете, как это работает.
Зачем мне нужен potok?
Если вопрос подбора новых кадров в компании актуален, и вы хотите продвигать HR-бренд, то potok создан для вас:)
Платформа позволит вам оптимизировать отбор: размещать вакансии одновременно на разных ресурсах, собирать отклики и добавлять кандидатов, общаться с ними и коллегами, а также анализировать эффективность процесса. И многое другое.
Чем potok отличается от других подобных систем?
Можно ли потестировать систему перед покупкой?
Разумеется! Оставьте заявку на демо-доступ, мы вышлем данные для входа. Вы сможете в течение недели бесплатно пользоваться системой. Ничего «устанавливать» не нужно. Открываем браузер, вводим данные, работаем.
Использовать платформу можно только с рабочего компьютера?
Нет, с любого вашего устройства. Вводите e-mail и пароль и можете работать. Данные всегда в облаке, а не на устройстве.
А еще у нас есть мобильная версия — зайдите со своего смартфона в potok, она запустится автоматически.
Можно ли переместить мою базу кандидатов в potok?
Да. У нас уже есть опыт перенесения из самых разных систем. Все кандидаты переезжают в potok безболезненно.
А если мы прекратим использование системы, можно ли будет выгрузить базу?
Конечно! Здесь можно узнать, в каком виде мы выгрузим вашу базу кандидатов.
Можно ли публиковать вакансии из potok’а на HH, например?
А также объединить potok со своими социальными сетями (Facebook, VK, LinkedIn) для публикации вакансий на разных страницах. Все отклики оттуда будут автоматически попадать в систему. Постоянно обновлять HH теперь не нужно.
Можно ли подключить мою рабочую почту к potok’у, чтобы я мог(ла) писать кандидатам и получать ответ прямо в системе?
Да, мы синхронизируем почту и календари Gmail или Microsoft Exchange. То есть вы пишите кандидату письмо из системы, а оно приходит с вашего e-mail’а, а встречи автоматически падают в календарь. Если вы написали письмо из системы, оно появится в папке «Отправленные».
Ответы кандидатов тоже будут прямо здесь, всегда на виду.
Можно ли работать и общаться с коллегами в potok’е?
Конечно. В системе предусмотрено четыре типа прав пользователей: Суперадмин, Админ, Рекрутер и Заказчик. Разделение происходит на уровне всей системы. Подробнее о разделении прав можно узнать здесь.
Что насчет хранения персональных данных?
Об этом мы позаботились. Все наши сервера расположены в России, мы полностью соответствуем требованиям 152-ФЗ «О персональных данных» и у нас три уровня бэкапов. Это значит, что ваши данные под надежной защитой.
Можно ли настроить систему под нашу компанию или лично для себя?
Мы отличаемся гибкостью, так что смелое «ДА»!
Вы можете создать свою карьерную страницу, шаблоны писем, причины отказа кандидатам, источники, а также этапы отбора. А еще мы можем донастроить роли в системе или добавить новые, только скажите:)
Лично для себя вы также можете настроить уведомления, подключить социальные сети, почту и календарь, добавить фото и подпись для писем.
Можно ли добавлять резюме кандидатов с работных сайтов?
Можно. И не только с работных сайтов (HH, Superjob, Avito и так далее), но ещё из социальных сетей и специфических ресурсов (например, с Github).
Вы устанавливаете расширение, которое можете использовать, когда переходите в профиль интересующего кандидата. В расширении автоматически заполняется информация о нем. Вы можете сразу отправить соискателя для рассмотрения на определенную вакансию или просто в резерв.
Есть ли в системе аналитика?
Разумеется. У нас 6 визуальных аналитических отчетов: Активность подбора, Источники кандидатов, Воронка подбора, Время на закрытие вакансии, Продуктивность команды и каждого рекрутера, Аналитика по отказам. А ещё можно выгрузить все данные в Exсel.
13 вопросов о potok’е, которые задают нам чаще всего
Готовы отвечать снова и снова 🙂
Что такое potok?
potok — это облачная система автоматизации рекрутмента. Такого рода системы также называют ATS — applicant tracking system. Что можно перевести как “система управления кандидатами”.
Если сильно-сильно упростить описание, то мы бы сказали, что это гибкая и быстрая база кандидатов с полной историей взаимодействия, которую можно синхронизировать с почтовыми сервисами, социальными сетями и настроить для себя и компании.
У potok’а есть стандартные функции ATS, и если вы когда-нибудь пользовались “коробочным” решением вроде кхе-стаффа, то уже понимаете, как это работает.
Зачем мне может быть нужен potok?
Если вопрос подбора новых кадров в компании актуален и вы хотите продвигать HR-бренд.
Платформа позволит вам оптимизировать отбор: размещать вакансии одновременно на разных ресурсах, собирать отклики и добавлять кандидатов, общаться с ними и коллегами, а также анализировать эффективность процесса. И многое другое.
Чем potok отличается от других подобных систем?
Можно ли потестировать систему перед покупкой?
Разумеется. Оставьте заявку на демо-доступ, мы вышлем данные для входа, а вы сможете в течение двух недель бесплатно пользоваться системой. Ничего “устанавливать” не нужно. Открываем браузер, вводим данные, работаем.
Работать можно только с рабочего компьютера?
Нет, с любого вашего устройства. Опять же: вводите данные и можете работать. Данные всегда в облаке, а не на устройстве.
Мы также готовим к выходу также мобильную версию, которая позволит работать прямо на смартфоне.
Можно ли переместить мою базу кандидатов в potok?
Да. У нас уже есть опыт перенесения из самых разных систем. Все кандидаты переезжают в potok безболезненно.
А если мы прекратим использование системы, можно ли будет выгрузить базу?
Можно ли публиковать вакансии из potok’а на HH, например?
Да, вы можете соединить (интегрировать) систему и Headhunter.
А также объединить potok со своими социальными сетями (Facebook, VK, LinkedIn) для публикации вакансий на странице компании. Все отклики оттуда будут автоматически попадать в систему. Постоянно обновлять HH теперь не нужно.
Можно ли подключить мою рабочую почту к potok’у, чтобы я мог(ла) писать кандидатам и получать ответ прямо в системе?
Да, мы синхронизируем почту и календари в Gmail или Outlook. То есть вы пишете кандидату письмо из системы, а оно приходит от вашего email’а, а встречи автоматически падают в календарь. Если вы написали письмо из системы, оно появится в папке “Отправленные”.
Ответы кандидатов тоже будут прямо здесь, всегда на виду.
Можно ли работать и общаться с коллегами в potok’е?
Что насчет хранения персональных данных?
Об этом мы позаботились. Все наши сервера расположены в России, мы полностью соответствуем требованиям 152-ФЗ «О персональных данных» и у нас три уровня бэкапов. Это значит, что ваши данные не потеряются.
Можно ли настроить систему под нашу компанию или лично для себя?
Мы отличаемся гибкостью, так что смелое — да!
Вы можете создать свой карьерный сайт (это вообще супер уникальная функция), шаблоны писем, причины отказа кандидатам, а также этапы отбора.
Лично для себя вы также можете настроить уведомления, подключить социальные сети и почту (уже писали про Outlook и Gmail), добавить фото и подпись для писем.
Можно ли добавлять резюме кандидатов с работных сайтов?
Можно. И не только с работных сайтов (HH, Superjob, Avito и так далее), но ещё из социальных сетей и специфических ресурсов (например, с Github).
Вы устанавливаете расширение, которое можете включать тогда, когда переходите в профиль интересующего кандидата. В расширении автоматически заполняется информация о кандидате, вы можете сразу отправить его для рассмотрения на определенную вакансию или просто в резерв.
Есть ли в системе аналитика?
Разумеется. У нас 5 визуальных аналитических отчетов: интенсивность отклика, источники кандидатов (пассивный и активный рекрутмент), воронки отбора кандидатов, продуктивность работы команды и каждого рекрутера, время закрытия вакансии. Скоро будем анализировать и причины отказа.
potok: помощь
Как начать пользоваться системой Potok
Получение доступа
Для того, чтобы получить доступ к системе Potok, необходимо завести заявку SC 648_A. При заведении заявки, вам необходимо указать одну из предложенных ролей:
Роли «Рекрутер», «Супер рекрутер» и «Администратор» предоставляются только сотрудникам, занимающимся подбором персонала, а роль «СБ и Комплаенс» – только сотрудникам, занимающимся проверкой кандидатов.
После исполнения заявки вы получите доступ в Potok. Система доступна по ссылке: https://app.potok.io/users/sign_in во браузерах Google Chrome и Yandex, а также через VDI.
Для входа в систему используйте корпоративную почту и пароль от «Улья».
Как заполнить личный профиль
После входа в систему вам необходимо заполнить личный профиль, а именно указать ваше ФИО (1), часовой пояс (2), а также загрузить вашу фотографию (3). Обратите внимание, что ваша фотография будет отображаться рядом с совершенными вами действиями, в карточке кандидата. Поэтому установка фото помогает вашим коллегам более легко ориентироваться в истории действий по кандидату.
Как настроить уведомления
Также рекомендуем вам настроить уведомления, которые вы сможете получать от системы. Сделать это можно перейдя в раздел «настройка уведомлений» в личном профиле.
Далее найдите события, о которых система будет вас оповещать (или не будет) — отметьте галочкой нужные. Выберите тот тип оповещений, который вам удобен. В системе есть три типа уведомлений:
ВАЖНО: Чтобы получать push-уведомления, дополнительно нажмите «Включить» в разделе «Push-уведомления».
В конце не забудьте сохранить внесенные изменения.
Как синхронизировать potok с MS Outlook (MS Exchange)
Для того, чтобы синхронизировать почту и календарь MS Outlook (MS Exchange) с Potok, перейдите в «Личный профиль» в выпадающем меню в левом нижнем углу. Найдите раздел “Настройка почты и календаря”.
Необходимо будет заполнить поля:
Синхронизация с календарем настраивается аналогично.
После ввода всех данных в разделе «Почта» и в разделе «Календарь» обязательно нажмите на кнопку «Сохранить».
Как подключить профиль HeadHunter и SuperJob к системе
Наш сервис позволяет вам публиковать вакансии прямо из системы в ваш профиль работодателя на работных сайтах. Например, на HeadHunter и Superjob. А также подключать к Potok’у вакансии, которые у вас уже опубликованы на этих работных сайтах.
Для этого нужно сначала произвести интеграцию сервисов.
ВАЖНО: Проверьте, авторизованы ли вы в системе HH или на SJ в качестве работодателя в данный момент — то есть вошли ли вы в систему. Далее перейдите в Potok.
Зайдите в раздел «Личный профиль» с помощью выпадающего меню в левом нижнем углу. В блоке «Аккаунты на других сайтах» нажмите “Подключить” напротив интересующего вас работного сайта.
Возможно, вы будете автоматически перенаправлены на HH (или SJ), где система запросит доступ к вашим персональным данным. Нажмите “Продолжить”. После этого вы вернетесь в Potok и ваша почта будет отображаться напротив сайта, под названием сайта, с которым проводилась интеграция, появится статус «Подключено».
Если вы не будете переадресованы, то почтовый адрес, на который зарегистрирован ваш профиль работодателя, появится в том же блоке в системе Potok, где ранее была кнопка “Подключить”.
Вы можете начинать публиковать вакансии на работном сайте.
Чтобы отвязать свой аккаунт от Potok, нажмите иконку «мусорки».
Подключение уже опубликованных вакансий
Подключение уже существующих вакансий к Potok’у позволит сэкономить и избежать повторной публикации.
Если вы подключаете вакансию с Headhunter‘а, то в Potok импортируются кандидаты из папок «Неразобранные» и «Подумать«.
Если вы подключаете вакансию с Superjob, то в Potok импортируются кандидаты из папок «Входящие», «Приглашенные» и «На рассмотрении».
Чтобы прикрепить уже существующую вакансию на Headhunter или Superjob к вакансии в Potok’е надо:
1. Проверить интеграцию с работным сайтом в разделе “Личный профиль” — именно так система понимает, от лица какого пользователя публиковать вакансию.
2. Создать такую же вакансию в Potok’е (а может она у вас уже есть). Перейти в редакторе вакансии в раздел “Публикация”. В окне публикации на HH или SJ вы увидите новую кнопку “У меня уже есть опубликованная вакансия”. Кликните на неё, выберите вакансию из списка (показываются только те вакансии, которые в открытом доступе) и нажмите на кнопку “Привязать к вакансии на сайте”.
Мы не рекомендуем подключать вакансии на Headhunter, на которых у вас уже более 500 кандидатов. Это связано с лимитом просмотров, установленных HH и приведет к тому, что вы не сможете просматривать резюме. Советуем подключать такие вакансии вечером или в пятницу.
Как интегрировать социальные сети и Potok
Для того, чтобы вы могли в один клик публиковать вакансии на ваших страницах в социальных медиа, нужно подключить профили к сервису. Сделать это очень просто по аналогии с привязкой работных сайтов.
ВАЖНО: Убедитесь, что вы авторизованы в социальных сетях — то есть вошли ли вы в систему. Далее перейдите Potok.
В меню в левом нижнем кликните на “Личный профиль”. Здесь найдите раздел “Аккаунты на других сайтах».
Подключите необходимые страницы в социальных сетях, нажав “Подключить”. Теперь можете постить вакансии в ваших группах и сообществах.
База знаний
Если при работе в Potok у вас будут возникать вопросы, касающиеся функционала системы, вы можете воспользоваться Базой знаний, в которой вы сейчас находитесь, ссылка на нее находится в левом нижнем углу интерфейса Potok.
В базе знаний вы можете, в зависимости от вашей роли, выбрать интересующий вас раздел или воспользоваться функцией поиска, чтобы найти нужную вам информацию.
Как ДОМ.РФ с помощью Potok стал быстрее нанимать сотрудников
Если компания быстро масштабируется, это хорошо. Если при этом не получается быстро нанимать новых сотрудников и формировать кадровый резерв под дальнейший рост — плохо.
Рассказываем, как наша ATS помогла группе ДОМ.РФ сделать процесс найма сотрудников прозрачным, понятным и сэкономить 45% времени на работе с соискателями.
Кто такие ДОМ.РФ
ДОМ.РФ — большой финансовый институт, который работает в сфере жилищного строительства, ипотечного кредитования и аренды недвижимости.
Это они разработали индекс, который определяет качество городской среды, и стандарты для безопасного и комфортного города, а также реализуют бесплатную образовательную программу Архитекторы.рф.
А еще ДОМ.РФ помогает реализовывать крутые проекты в сфере урбанистики. Например, в сотрудничестве с конструкторским бюро “Стрелка” создают современную городскую среду и превращают унылые и серые застройки городов по всей России в места, где приятно и удобно жить и работать.
Почему понадобилась ATS?
В больших компаниях рекрутинг — местами неповоротливая медленная система. Ранее ДОМ.РФ не успевал обрабатывать обращения соискателей, проводить качественные собеседования с кандидатами и набирать новых сотрудников в том темпе, который был необходим для обеспечения интенсивного роста группы компаний.
Стояла задача: обеспечить рост численности сотрудников в несколько раз по всей группе компаний за год, а по некоторым функциям за 1-2 месяца.
Ситуация до внедрения системы управления кандидатами:
Компания искала online-систему с быстрым подключением к процессу. Чтобы можно было вести полный цикл подбора с учетом большого количества заказчиков в разных городах и иметь качественную аналитику для оценки прогресса.
ДОМ.РФ внедрил potok и выступил с этим кейсом на конференции HR Expo.
С Potok удобно:
Почему долго внедряться — плохо?
Практически в любом крупном бизнесе отмечается медленное внедрение, долгая адаптация продукта под нужды компании и сложности с обучением персонала.
В среднем, с момента встречи с исполнителем до начала внедрения системы в крупных компаниях проходит около 12 месяцев. Плюс требуется время на собственно внедрение, адаптацию сотрудников и решение технических задач по сбору отзывов и докрутке.
И в момент, когда уже пора бы приступить к работе в системе, вы обнаружите, что:
Мы интегрировали и докрутили potok в формате быстрого старта для ДОМ.РФ всего за 3 недели.
Мы любим: внедрять быстро, гибко и с уважением к потребностям заказчика.
Примеры задач, которые мы решили:
1. Работа со студентами: стажерами и практикантами
2. Взаимодействие с заказчиками и кандидатами
Проблема. Могли упускать высокопрофессиональных специалистов из-за потери анкет и откликов, неудобного и долгого общения с кандидатами по e-mail. Не было единой схемы работы рекрутеров.
3. Аналитика
Результаты
Мы сделали подбор сотрудников для ДОМ.РФ быстрым за счет автоматизации всех процессов: от публикации вакансии до выхода успешного кандидата на работу.
Внедрение и отладка нужных процессов заняла рекордные 3 недели. За это время многие только согласуют ТЗ.
В базе ДОМ.РФ теперь хранится и обрабатывается больше 250 000 анкет соискателей.
В том числе после внедрения ATS potok удалось набрать в 10 раз больше сотрудников, чем было к началу периода.
Быстрый и грамотный рекрутинг позволил ДОМ.РФ обеспечить развитие группы компаний, сформировать новые направления бизнеса и эффективные команды, которые ими управляют.
Хотите подбирать нужный персонал быстро и без лишних движений, контролировать процесс на любой стадии и получать качественных кандидатов, но пока страшно переходить на ATS? Попробуйте potok в демо-доступе бесплатно.
potok: помощь
Как собрать отклики с карьерного сайта компании
У вас уже есть карьерный сайт, и вы хотите, чтобы отклики сразу попадали в potok. Легко!
Есть два способа интеграции вашего карьерного сайта с системой:
Виджет
Виджет представляет собой блок с опубликованными на карьерной странице вакансиями. Он будет встроен на ваш карьерный сайт.
Для добавления такого виджета зайдите в «Настройки компании», затем — в «Интеграция с карьерным сайтом». Доступ к нему есть у пользователей с ролями «суперадмин», «админ» и «рекрутер». Там вы найдете код для вставки на сайт. С этим вам поможет системный администратор.
Это действие нужно выполнить всего один раз, после чего синхронизация вакансий будет происходить автоматически.
Важно: внешний вид виджета изменить не получится — нельзя поменять шрифт, цвет, размер, очередность вакансий и т.д. Если вы хотите редактировать внешний вид, то вам подойдет интеграция по API.
API интеграция позволит вашему карьерному сайту получить доступ к данным в potok. Проще говоря, вы также сможете публиковать вакансии из системы и собирать отклики. НО при этом кастомизировать внешний вид.
Для интеграции администратору вашего сайта нужно изучить документацию и сгенерировать токен. Сделать это можно самостоятельно в настройках компании в разделе «Генерация токенов». Введите название, чтобы не запутаться, для чего он нужен, и нажимаете «Создать токен». Готово! Просто скопируйте его для работы.
Если хотите удалить токен, то нажмите на корзинку рядом с ним.
